Elaboración de Planes de

Desarrollo Académico Alineado

a los Planes Estratégicos

Institucional y Sistémico

Academia de directores de departamento

29 de marzo de 2017

Preparado por:

Dra. Geissa Torres

Dra. Soriel Santiago

Visión a largo plazo y liderato

son críticos para ejecutar cambios

Objetivos del Taller

• Explicar el proceso de alineamiento y planificación institucional y departamental; y su importancia

• Presentar el Ciclo de Avalúo de Efectividad Institucional

• Definir los componentes y los pasos para desarrollar el plan de desarrollo académico

• Iniciar el borrador del Plan de Desarrollo Académico por Departamento

Plan Sistémico 2017-2022: Una Nueva Era de Innovación y Transformación

para el Éxito Estudiantil (Cert. 50-2016-17 JG)

Asuntos Estratégicos

● Innovación Académica

● Investigación y Creación

● Cultura Tecnológica

● Gestión Sostenible

Innovación Éxito

Estudiantil

Transformación

Plan Estratégico: Horizonte 2020 (Cert. Núm. 2014-15-12 del Senado Académico de UPRA y Cert. Núm.

2014-15-46 de la Junta Administrativa de UPRA

Alineamiento

© María Lizette Candelaria, Ed. D.

Alineamiento del Proceso de Avalúo,

Planificación y Presupuesto

Ciclo de Avalúo de Efectividad Institucional

Efectividad

Institucional

1. Evaluación y análisis del

entorno interno y externo

Misión/Visión

Análisis FODA

Análisis de brechas

2. Formulación de metas y

objetivos estratégicos prioritarios

3. (Asignación e integración del

presupuesto)

4. Operación diaria de la

Institución

Ejecución de acciones

estratégicas prioritarias

5. Avalúo de los logros o

resultados obtenidos (Informe

Anual y Avalúo)

6. Toma de decisiones

informadas en la planificación y

asignación de recursos del

próximo ciclo (acciones

correctivas)

7. Renovación institucional

Incorporar un proceso de

seguimiento y evaluación de

logros y metas

Mejora continua

Importancia del Plan de Desarrollo

Académico

• Parte de la Misión del Departamento en el contexto de la Misión Institucional.

• Establece claramente las metas y objetivos, que a su vez, se nutren de los resultados del avalúo.

• Asigna la responsabilidad del mejoramiento y asegura la rendición de cuentas (accountability).

• Guía a los departamentos académicos en la toma de decisiones.

• Sirve para la planificación y la distribución de recursos a nivel institucional y de las unidades.

• Evidencia los esfuerzos del departamento para su mejoramiento.

• Requiere la participación de los miembros de la facultad, de los estudiantes , del personal de apoyo y de los egresados.

ANÁLISIS SITUACIÓNAnálisis y diagnóstico: Dónde

estamos y cuál es el entorno

DEFINICIÓN ESTRATÉGICAQué objetivos estratégicos,

cómo y cuando los alcanzaremos

PLANIFICACIÓNPlanes operativos

y presupuesto

SEGUIMIENTO

8. Determinar e implementar acciones correctivas para el mejoramiento sostenido y el éxito estudiantil

1. Evaluación del Ambiente Interno y Externo

3. Formulación de Metas y Objetivos

4. Desarrollar el Plan de Desarrollo Académico

5. Preparar el Plan de Trabajo Anual a base de prioridades

6. Elaborar los informes anuales (Avalúo, Cumplimiento e Informe de Logros )

2. Análisis FODA para identificar prioridades o factores críticos

7. Avalúo de la Efectividad del Plan de Desarrollo - Departamental y toma de decisiones a base de los Indicadores

8. Determinar e implementar acciones

correctivas para el mejoramiento sostenido

y el éxito estudiantil

Mis

ión

, V

isió

n y

Val

ore

sEstructura (Pasos) para Plan de Desarrollo

Puntos de Partida en la Planificación

Académica

Planificación Académica

Evaluaciones de programas y

revisiones curriculares Propuestas de

Fondos Externos

Investigación y Creación

Mejoramiento profesional de

la Facultad

Plan de Retención

Acreditaciones especializadas y profesionales

Plan de Reclutamiento

Educación General

Estrategias de redistribución

de horarios

Integración de la Tecnología

Puesta al día de salones y

laboratorios

Partimos de la Misión

Misión:

¿Qué es?

Es la razón de ser de una organización/ departamento /

programa u oficina.

Guía las decisiones de la oficina y la realización de

actividades específicas.

Defina la interrelación entre la oficina o departamento y

sus miembros: estudiantes, profesores, comunidad, redes

de apoyo y el medio ambiente o entorno.

Debe ser un compromiso compartido por todos en la

oficina.

Las declaraciones

de la misión son:

● Claras, precisas y concisas

● Cortas – pocas líneas o un párrafo corto

● Motivadoras e inspiradoras

● Captan la identidad de la organización/oficina

Práctica 1:

Evaluación de la Misión Departamental

1. Refleja la misión:

•¿Quiénes somos?, ¿Qué hacemos? y ¿para quiénes?

•¿Cómo la misión del programa se relaciona con la misión

Institucional y Sistémica?

•¿Está la misión de sus programas alineada a la misión del

departamento?

Misión del Departamento de Ciencias Sociales

Promover, mediante la docencia y la investigación, la producción y desarrollo de un conocimiento integral donde se destacan la economía, la política, la geografía, la sociología, la antropología, la psicología y la historia que conduzcan a la formación de un estudiante con una perspectiva crítica, comparativa y multidisciplinaria.

Recursos Humanos

Recursos Físicos

Oferta Académica

(Programas y Cursos)

Calidad de los Servicios

Infraestructura Tecnológica,

Informática y Científica

Cultura Organizacional

• Equipamiento inadecuado• Reducción en los ingresos a UPR

● Poca cultura de divulgación en Investigación

● Limitado conocimiento y uso en recursos tecnológicos

● Producto o servicio sin características diferenciadoras

● Bajas tasas de graduación

● Baja calidad y agilidad en el servicio al estudiante

● Burocrática

● Poca disponibilidad de espacios para la enseñanza

● Limitado mantenimiento diferido

ASP

ECTO

S A

EV

ALU

AR

EJEM

PLO

S

Recursos Humanos

Recursos Fiscales

● Enfoque gerencial académico

● Empleados con conocimiento institucional

● Salarios o beneficios marginales inadecuados / riesgo

● Equipamiento inadecuado

● Reducción en los ingresos a UPR

● Reducción de Fondos y Programas Federales

Paso 1. Análisis de Ambiente Interno

Paso1. Análisis de Ambiente Externo

Legal y Político

● Reducción de la población y aumento de

envejecientes

● Necesidad de adiestramiento a otros sectores de

la población

● Deterioro en la calidad en educación y salud

Tecnológico

Económico

● Crisis fiscal e inestabilidad económica

● Pocas (o muchas) subvenciones o ayudas

● Reducción de fondos federales

● Aumento en demanda en los sectores de turismo

y aeronáutica

● Cambio en regulaciones estatales y federales

● Reforma Laboral

Sociodemográfico

Demanda Externa

● Requerimientos de empleabilidad

multidisciplinarios

● Pocas alianzas entre industria, agencias y

universidad

● Sector empresarial local subdesarrollado

● Internalización de programas y servicios

● Bajos niveles de inversión e innovación

Competencia ● Competencia local y a distancia significativa

● IES en peligro de desaparecer

● Ventajas competitivas bajo amenazas

AS

PE

CT

OS

A E

VA

LU

AR

EJE

MP

LO

S

Strengths = Fortalezas

Aspectos fuertes de la

Institución que pueden

proporcionar ventajas

competitivas

Weaknesses = Debilidades

Aspectos débiles de la organización que se consideran elementos de riesgo

Opportunities = Oportunidades

Threats = Amenazas

Paso 2. Análisis SWOT

Kotler (2001); Robbins (2004); Johnson (2006)

S

W

O

T

Matriz para Análisis FODA

Ejemplo Programa de Humanidades

Cambios de Paradigmas…

Escuela de Negocios y Empresarismo de UT

Antes

• Escuela de Administración de Empresas

• Enfoque a Enseñanza

• Orientación regional

• Cursos presenciales

Ahora

• Escuela de Negocios y Empresarismo

• Enfoque a Enseñanza e Investigación

• Orientación Internacional

• Nuevas modalidades educativas

Práctica 2: Análisis SWOT e identificación

de Prioridades o Asuntos Críticos

Paso 3. Formulación de Metas y Objetivos

MetasFinalidad que se desea alcanzar a mediano plazo. Tienen que estar en armonía con el logro de la misión institucional

• Aportan al logro o adelanto de los postulados de la misión y visión.

• Ayudan a focalizar los trabajos y comités departamentales.

• No ofrecen expresión cuantitativa ni establecen límite de tiempo

• Limitadas en número

Objetivos

Resultados que se deben lograr

a corto plazo para alcanzar la

meta. Deben expresar:

• qué se pretende alcanzar

(alcanzables)

• dónde se desea el

resultado (tiempo)

• cuándo se alcanzará el

mismo (medibles)

Ejemplo de Meta, Objetivo y Actividades

Meta

• Establecer un Centro de Investigación Social para promover la innovación y el desarrollo económico y social de las comunidades desventajadas, a la vez que sirva de práctica para la facultad y estudiantes

Objetivo

• Desarrollar un plan de recaudación de fondos externos para la adquisición de equipos y recursos para el Centro

Actividades

• Identificar organizaciones / programas estatales y federales con potencial de atraer fondos

• Programar visitas a municipios y entidades públicas y privadas que provean fondos para mejorar la calidad de las comunidades

• Desarrollar materiales de promoción

Práctica 3:

Formulación de Metas y Objetivos

Desarrolle una meta y un objetivo partiendo de los resultado del análisis SWOT (prioridades identificadas)

Luego:

• Evalúe, si la meta está alineada a su misión

• Asegurarse que los objetivos:

✓Comienzan con un verbo (ver lista de verbos)

✓ Incluyen un componente medible

✓Son alcanzables (basado en punto de referencia o

“benchmarking”)

Paso 4. Preparar el Plan de Desarrollo

Académico 2017-18 a 2021-22

• Misión

• Metas y Objetivos (Alineación)

• Actividades (o estrategias) - Eventos y gestiones que contribuyen a alcanzar las metas y los objetivos trazados en la planificación

• Fecha – periodo de vigencia

• Personas responsable – Comité o funcionario encargado de que se cumpla el objetivo

• Recursos - incluyen recursos adicionales al presupuesto operacional

• Indicadores de efectividad - medidas que se utilizan para determinar desempeño

• Resultado esperado - Es la medida o proporción de desempeño de un indicador de éxito

Formato para la elaboración del

Plan de Desarrollo

Paso 5. Preparar el Plan Anual

• Documento que identifica los proyectos,

actividades e iniciativas de su Plan de

Desarrollo a los que dará prioridad en cada

ciclo de planificación y petición

presupuestaria anual

• Establece las acciones (estrategias,

actividades, proyectos) que se llevarán a

cabo durante un año académico para

adelantar o alcanzar las metas y objetivos...

Tabla del Plan de Trabajo Anual

Paso 6. Elaboración de los Informes

Anuales Departamentales

• Informe Anual del Plan Estratégico

Institucional: Horizonte 2020

• Informe de Cumplimiento del Plan de

Desarrollo Académico (Departamental)

2017-18 a 2021-22

• Informe de Avalúo del Aprendizaje (incluye

el componente de Educación General)

Ejemplo. Informe de Cumplimiento de los

Planes de Desarrollo Académico

Paso 7. Avalúo de la Efectividad Departamental, Indicadores y Toma de Decisiones

• Evaluación de los resultados (outcomes) de los

indicadores y toma de decisiones informadas para

implementar las acciones correctivas para el

próximo ciclo de planificación y la asignación de

recursos.

Efectividad institucional. Nivel en que la institución (o

departamento) está alcanzando su misión y sus metas (o conseguir

tener el efecto o impacto propuesto).

Avalúo. Es el proceso sistemático para recopilar datos cuantitativos

y cualitativos que nos permitan evidenciar cuán bien la institución o

el departamento se está desempeñando, y usar dicha información

para modificar sus operaciones de manera que su ejecución/

desempeño mejoren.

¿Cómo medimos la efectividad?

Los indicadores (outcomes) pueden ser:

❖Estadísticas o datos internos generados de informes de los

sistemas de información estudiantiles (SIS o NEXT)

❖Evidencia directa - pruebas estandarizadas, exámenes

departamentales, portafolios, proyectos

❖ Medidas directas - ETS major Fields, o pruebas de

pensamiento crítico, escritura, lectura o matemáticas, rúbricas

❖ Medidas indirectas - cuestionarios o encuestas, grupos

focales, entrevistas u otros instrumentos de avalúo

❖ Recomendaciones de las agencias acreditadoras

Definicion y Ejemplos de indicadores y

resultados esperados

Indicadores Definición Resultados Esperados

Porcentaje de profesores

con doctorado

Este indicador debe

demostrar el aumento (por

año) de profesores que

completaron estudios

doctorales o de grado

terminal.

Alcanzar un 30% de

docentes con grado doctoral

Porcentaje de estudiantes

que solicitaron en primera

alternativa

Se refiere al total de

solicitantes de primera

alternativa entre el total de

solicitantes

Incremento de, al menos,

un 5% de los solicitantes en

primera alternativa

30

Métrica de desempeño / resultado esperado. Es la medida o proporción de desempeño en

un indicador de éxito. Por ejemplo, si un indicador es la satisfacción estudiantil con la oferta

programática, entonces la métrica tiene que decir qué porcentaje de satisfacción queremos

alcanzar y en cuánto tiempo.

Ejemplos de los indicadores del PEI*

Área Estratégica 1

• Programas revisados o

creados

• Porcentaje de programas

acreditados

• Grado de satisfacción de los

graduandos con la calidad

académica

• Número de cursos que se

ofrecen a distancia

• Nivel de satisfacción de los

estudiantes con los recursos

bibliográficos

• Porcentaje de usuarios que

acceden al servicio de

Referencia Virtual

Área Estratégica 2

• Número de obras creativas,

expuestas y/o publicadas

• Número de proyectos de

investigación de los

estudiantes

• Porcentaje de profesores

dedicados a la investigación o

a la creación

• Número de publicaciones en

revistas arbitradas

• Número de libros o capítulos

de libros publicados

• Número de otras

publicaciones no-arbitradas

* Cada Área Estratégica tiene un indicador de efectividad

en el PEI

Práctica 5: Identifique un Indicador de

Efectividad para un Objetivo del PDA

¿Es el indicador importante para medir la efectividad de la misión de su departamento?

Es el indicador importante para medir la efectividad (o progreso en el cumplimiento de los objetivos?

¿Comunica algo importante sobre lo que está ocurriendo en su departamento o programa?

¿Son fáciles de transmitir o de entender por los usuarios externos?

Paso 8. Determinar e Implementar Acciones Correctivas

…. para el mejoramiento sostenido y el éxito estudiantil

Referencias

Universidad de Puerto Rico, ( 2012 ), Manual de Río Piedras Manual para la Planificación Estratégica, la Asignación de Recursos y el Avalúo de la Efectividad Institucional Certificación de la Junta Administrativa No. 038, 2011-2012

Hinton, K.E., (2012). Practica to Strategic Planning in HigherEducation. Society for College and University Planning(SCUP)

Candelaria, M.L. (Octubre, 2013). Alineamiento de la planificación: proceso y producto de la planificación estratégica (Presentación). Universidad de Puerto Rico en Humacao

Definiciones

• Plan Estratégico – Establece las metas y objetivos realistas y medibles para alcanzar la misión institucional.

• Plan de Desarrollo - Establece las metas y objetivos realistas y medibles para alcanzar la misión del departamento.

• Plan de Trabajo Anual - Identifica las acciones (estrategias, actividades, proyectos y prioridades) anuales.

• Actividades o iniciativas - Son eventos y gestiones que contribuyen a alcanzar las metas y los objetivos trazados en la planificación.

• Indicadores de éxito/desempeño - Son las características, dimensiones o elementos cuantificables (en una escala de razón o de intervalo) que actúan como guía para determinar cuán bien una organización se desempeña, en su totalidad o en algunos aspectos de sus actividades; y cuáles son sus fortalezas y retos.

Definiciones

• Misión - La misión define claramente su propósito en el contexto de la educación superior e indica a quién el departamento sirve y lo que se propone alcanzar (Estándar 1-MSCHE).

• Visión - Pronunciamiento que fundamenta la dirección del desarrollo departamental que debe estar acorde a la vigencia del Plan.

¿Hacia dónde vamos o nos dirigimos?

• Meta - Es el resultado final que se desea alcanzar, que resuelve o atiende una brecha identificada (entre lo que es y lo que debe ser).

• Objetivo - Es un enunciado de un resultado parcial esperado en la consecución de una meta..