Elaboración de presentaciones orales y escritas...dominio de su material que parece que están...
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Elaboración de presentaciones orales y escritas ALVAREZ SOTO ANA LILIA CAMACHO TREJO ANGELA CARDENAS VILLEGS FERNANDO ADRIANA RIVERA BASILIO
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Elaboración de
presentaciones orales y
escritas ALVAREZ SOTO ANA LILIA
CAMACHO TREJO ANGELA
CARDENAS VILLEGS FERNANDO
ADRIANA RIVERA BASILIO
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llo d
e h
ab
ilid
ad
es Elaborar presentaciones
orales atractivas y que causen una buena impresión
Escribir de manera clara y persuasiva
Responder de forma adecuada a preguntas y
retos
Elaboración de
presentaciones
orales y escritas
Según Barret, Mambert,
Sanford y Yeager, Wilcox .
Los directivos tienen que
dominar los elementos
básicos de la
comunicación publica y
ser los suficientemente
flexibles para adaptarlos a
diversas situaciones.
• Discursos .
• Documentos
escritos.
Capacidad de
comunicarse
• Compañeros
de trabajo
• Clientes
ELEMENTOS ESCENCIALES DE
LAS PRESENTACIONES
FISICAS
FORMULA UNA ESTRATEGIA
DESARROLLA UNA ESTRUCTURA
CLARA
SUSTENTAR LAS IDEAS
PREPARA EL MATERIAL PARA
CREAR UN ESTILO
COMPLEMENTAR LA
PRESENTACION CON RESPUESTAS
“Conozca su objetivo,
conozca a su audiencia.
Parece fácil,
pero en realidad se trata del
arte más difícil de la
comunicación”
Con base en esta recomendación, antes
de reunir información o escribir notas,
debe aclarar cuál es su objetivo general
para hablar o escribir. ¿Está tratando de
motivar, informar, persuadir, demostrar o
enseñar?
Cuando su propósito es informar, le interesa
la transmisión y retención de ideas y hechos.
cuando intenta motivar a los empleados para lograr
una mayor producción, convencer a los demás de
adoptar sus ideas o estimular un sentimiento de orgullo
en la empresa, su objetivo general es persuadir.
La persuasión requiere del uso de un lenguaje
motivador y argumentos convincentes, así
como de adaptarse a la audiencia.
Su objetivo general afectará la forma en que
estructura su mensaje y cómo complementa sus
ideas y su estilo de presentación.
DETERMINAR EL
OBJETIVO
Adaptar el mensaje a la audiencia específica
Entendimiento y receptividad de la audiencia
Saber cual es el conocimiento de sus receptores sobre el tema
Considerar actitudes de la audiencia sobre nuestro mensaje
Si la audiencia es hostil , comenzar por fijar metas realistas
Compartir valores
En caso de tener una audiencia poco comprometida es importante desarrollar un mensaje bidireccional
Lenguaje neutral
Calmado ,justo ,razonables y bien informados
Nivel de formalidad
1 Mensajes bidireccionales y
unidireccionales Debe utilizar mensajes unidireccionales cuando: • Su audiencia ya esté a favor de su posición.
• Su audiencia, en general, no tenga un nivel educativo muy alto o
no esté bien informada acerca del tema.
• Usted requiera de un compromiso público por parte de su
audiencia.
Debe utilizar mensajes bidireccionales cuando: • Su audiencia inicialmente esté en desacuerdo con su posición.
• Su audiencia, en general, tenga un alto nivel educativo o esté bien
informada acerca del tema.
• Su audiencia experimente un efecto contrario a la persuasión
acerca del tema.
Tabla A.1
Satisfacer las demandas de la
situación
El nivel de formalidad ( Ser más formales)
Los escenarios de las presentaciones de negocios podrían crear diversas restricciones que deben anticipar
El lenguaje también se ve afectado por la situación
Nuestro lenguaje debe ser más intenso que el de la audiencia
DESARROLLAR UNA ESTRATEGIA CLARA
Comenzar con un pronóstico
Una introducción logra 3 cosas
Capta la atención
Da razones a la audiencia para escuchar o leer
Da un camino y una rápida captación al mensaje
Elegir un patrón de organización adecuado
La organización de un mensaje es fundamental
Un mensaje organizado tiene más posibilidades de ser recordado e influye en el receptor
Ordenar nuestros pensamientos con base en procesos continuos
Considere la orientación de su audiencia
Técnica del emparedado(3pasos)
Ventajas del plan
Evaluar riesgos
Reforzar los beneficios
Patrones comunes de organización
Estrategia Explicación
Cronológica Establece el orden de los acontecimientos
Espacial Ordena las ideas principales en términos de distancia física
Causal Desarrolla ideas a partir de la causa hasta el efecto o los
resultados causados
Temática Menciona los aspectos del tema
Secuencia motivada
de Monroe
1. Captar la atención
2. Mostrar una necesidad
3. Presentar una solución
4. Visualizar los resultados cuando se implementa la solución
5. Llamar a la acción para poner en marcha la solución
Familiaridad/orden
de aceptación
Comienza con lo que la audiencia sabe y cree, y se dirige
hacia ideas nuevas.
Orden de indagación Desarrolla el tema en pasos
Pregunta-respuesta Plantea y responde una serie de preguntas de la audiencia
Problema-solución Primero establece que existe un problema y luego desarrolla
un plan para resolverlo.
Orden de eliminación Investiga todas las soluciones disponibles y elimina cada
posibilidad hasta que queda una
SUSTENTE SUS IDEA ELIJA DIVERSOS APOYOS
Existen muchas razones para utilizar materiales de
apoyo, o evidencia, conforme desarrolla su mensaje.
SUSTENTE SUS IDEAS
ELIJA DIVERSOS APOYOS
SUSTENTE SUS IDEAS CONSIDERE A SU AUDIENCIA CUANDO ELIJA EL APOYO
Los tipos de materiales de apoyo que elija dependen en parte de su
audiencia.
Si la evidencia es nueva para ellos, tendrá mayor efecto.
Las cintas de video, las grabaciones o las fotografías también tienen
un efecto importante.
La gente tiende a creer en evidencias que coinciden con su propia
postura más que con las que no concuerdan
SUSTENTE SUS IDEA
SUSTENTE SUS IDEAS UTILICE AUXILIARES VISUALES COMO APOYO
Los auxiliares visuales sirven para que los individuos
procesen y recuerden datos
Mejorar la comprensión y la memoria
Incrementar el efecto de persuasión de sus ideas si
comprometen a los receptores activamente en el
intercambio de comunicación.
Su credibilidad y su capacidad de persuasión mejoran
mediante auxiliares visuales adecuados.
Con estas funciones en mente, recuerde que los
auxiliares visuales deben ser simples, claros y
profesionales
La finalidad de un auxiliar visual es mejorar su
presentación, no remplazarla ni actuar como distractor.
SUSTENTE SUS IDEAS
UTILICE AUXILIARES VISUALES COMO
APOYO
ESTILO EN COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA
Los presentadores eficaces se distinguen por una aparente falta de esfuerzo. Algunos oradores tienen tal dominio de su material que parece que están improvisando
Las presentaciones improvisadas son adecuadas porque son naturales y flexibles,
y se aplican a la mayoría de las situaciones
Para prepararlas, copie las palabras clave en tarjetas de notas para estimular la memoria; las páginas estándar a menudo distraen. Escriba citas, datos estadísticos o cualquier información que requiera palabras exactas o cifras.
Si la ocasión es formal y demanda palabras exactas o una prosa exquisita, debe preparar un manuscrito palabra por palabra para memorizarlo o leerlo.
DIFERENCIAS DE HABLAR EN PUBLICO Y UNA CONVERSACION
Hablar en público es una labor
mucho más estructurada.
Requiere de una planeación y
un desarrollo más detallados. Se
pueden imponer límites
específicos de tiempo, y el
orador no tiene la ventaja de
ser capaz de responder en
forma individual a quienes lo
escuchan.
Hablar en público requiere de un
lenguaje más formal. El uso de
expresiones coloquiales, jerga y
gramática deficiente disminuye la
credibilidad del orador, incluso en las
situaciones de discursos informales.
Los que escuchan suelen reaccionar
de forma negativa ante malas
elecciones del lenguaje.
Hablar en público requiere un
método diferente de
transmisión. Se debe ajustar el
volumen y la proyección de la
voz del orador, la postura debe
ser correcta, y se deben evitar
los ademanes y hábitos verbales
que distraen.
Es adecuado que ensaye su
presentación en condiciones
simuladas (en una habitación
similar, con una audiencia que le
pueda dar sugerencias para
mejorar).
Tome el tiempo de su presentación
para que sepa si es necesario
ampliar o recortar sus ideas.
Las investigaciones revelan que
practicar un discurso por periodos
breves durante el transcurso de
varios días es más útil para reducir
la ansiedad y para mejorar la
memoria que una práctica
concentrada.
Practique el discurso para usted
mismo durante el desayuno, en su
descanso, mientras se dirige a una
reunión a media tarde y antes de
dormir
La práctica distribuida es más
eficiente y arroja mejores
resultados que la práctica
continua.
Quítese el saco si hace demasiado calor, cierre la ventana,
levante la voz si el auditorio no lo puede escuchar o haga
pausas para lograr que se capte una idea compleja.
Mientras practica, piense cómo canalizará su ansiedad.
Prepárese con mucha anticipación para el discurso (desarrolle
sus ideas, susténtelas y practique la manera en que las
expresará).
Cierre los ojos, relájese y piense cómo se va a sentir y cómo serán
los miembros de su audiencia mientras lo miran.
Espere sentir un poco de pánico momentáneo mientras se
levanta para hablar, pero éste desaparecerá conforme avance
su discurso.
Recuerde pensar en sus ideas y no en lo nervioso que se siente.
Concéntrese en el mensaje
Transmita un entusiasmo controlado
por su tema Hable de pie; si es posible, muévase en ocasiones y utilice ademanes para
comunicar una actitud de honestidad.
Recuerde que su audiencia se contagiará de su entusiasmo. Aunque el entusiasmo es importante, debe ser controlado.
No confunda el entusiasmo con el escándalo. Una buena regla es utilizar tonos de voz e inflexiones vigorosas, pero adecuadas para una conversación.
Evite vociferar o sermonear a su auditorio. Asegúrese de que puede ser escuchado con facilidad y que su tono es lo suficientemente empático para transmitir con eficacia el significado.
En general, su discurso debe parecerse a una conversación animada o vivaz.
El contacto visual es la herramienta más importante para
captar la atención de la audiencia.
Mantener el contacto visual también es la principal fuente de
retroalimentación de la audiencia durante su presentación.
Es importante utilizar el espacio físico y los movimientos del
cuerpo para enriquecer su mensaje.
Hay que alternar movimientos y permanecer estático, hablar y
escuchar, hacer y pensar.
Agregue algún condimento a su presentación al incluir
anécdotas personales, referencias a miembros del grupo,
hechos inusitados, información vital e imágenes vibrantes.
De ser posible, arregle el área del podio y la forma en que se
sentará el auditorio, para eliminar cualquier distracción.
Evite cualquier ademán o movimiento que distraiga de su
mensaje.
Desarrolle precisión mecánica en su escritura
Su imagen profesional se juzga
por la apariencia de su
comunicación escrita.
Tachones, borrones, errores
tipográficos o cualquier otro
descuido demerita su mensaje
escrito, al igual que los
ademanes torpes pueden
distraer la atención de su
mensaje oral.
También se requiere precisión
gramatical: errores de
ortografía, de puntuación y
gramaticales son señales de
escritores con escasa
educación.
Las violaciones a las reglas
gramaticales y de puntuación pueden
afectar más que la credibilidad.
También podrían interrumpir a su
lector. Si el lector se distrae por errores
tipográficos, gramática confusa o
pronombres ambiguos, sus ideas
podrían perderse y esos errores
afectarían el efecto de su mensaje.
Es importante tener los hechos correctos. Si envía un memorando citando a una reunión, pero
registra una fecha incorrecta para su realización, sufrirá las consecuencias de incomodar a los
demás. La precisión es fundamental, pero ése sólo es el inicio.
Depende del escritor construir enunciados que transmitan el mensaje con toda claridad al lector.
Muchas veces los escritores conocen los hechos, pero omiten importantes detalles al escribirlos.
La omisión ocurre cuando usted conoce todos los hechos o las circunstancias, y mientras escribe,
supone que el lector también os conoce.
Escriba teniendo en mente al lector. Esto supone que usted ha analizado quiénes son sus lectores y
sabe qué información necesitan y esperan.
¿Qué información básica es importante que sus lectores conozcan para poder entender su
mensaje?
AUXILIARES VISUALES
Mejora comprensión y memoria
Ejemplos
-Graficas asistidas por computadoras
-Fotografías
-Carteles
Funciones
Mensaje 43% mas persuasivo
Presentación 50% mas memorable
Aclara información compleja y detallada
Presentación mas profesional y mejor
preparada
Aceleración de toma de decisiones en grupo
DESARROLLAR ESTRATEGIA AL
IDENTIFICAR OBJETIVOS
ESTRUCTURAR MENSAJE
SUSTENTAR IDEAS CON EVIDENCIAS
ESTILO MEJORADO
PRECISION VERBAL
Se basa en la exactitud de las palabras elegidas
para expresar las ideas.
Niveles de
significado de las
palabras:
• Denotativo
• Connotativo
Niveles de significado de las palabras
Denotativo
Significado acordado por la mayoría de las personas
que utilizan la palabra.
connotativo
Dimensión personal del significado que el receptor
da a la palabra
Preguntas fundamentales
para la precisión verbal
¿La palabra o frase transmite mi significado
sin confusión?
¿Cualquier persona que lea este comunicado
por primera vez podría comprender las ideas de manera directa o
sencilla?
Tono de escritura
Características:
• Esta directamente
relacionado con su
dicción o elección de
palabras.
• Refleja la naturaleza del
escritor como persona .
• Puede ser formal o
informal.
La comunicación oral y escrita varían en la cantidad de información que puede comunicarse en un solo esfuerzo
SI la presentación es extensa debemos usar auxiliares visuales para reforzar el mensaje
Utilizar transiciones o señales para indicar el progreso
Entregar a la audiencia un “mapa del camino” al inicio de su mensaje
Señalar cuando estemos cambiando de una idea a otra
Es fundamental que incluyamos señales durante el discurso
Debemos indicar las transiciones de las ideas
En la comunicación escrita las transiciones se señala al separar, enumerar o mediante palabras clave.
Elegir un patrón de organización adecuado(continuación])
Responda las
objeciones de manera ordenada
Replantee la
objeción.
Establezca su postura.
Ofrezca sustento a su postura
Indique el significado
de su refutación
Concluir con un comentario contundente
Hay dos importantes conceptos psicológicos (la primacía y la novedad)
En la introducción establecemos un sentimiento inicial que matiza el resto de la presentación y la impresión que creamos en la conclusión influye en la evaluación general que hace la audiencia.
Por lo general las personas recuerdan menos del 20% de lo que leen o escuchan
Las ultimas declaraciones que hagamos deben crear una sensación de cierre y añadir mas probabilidades de recordar el o los mensajes
(Ejemplos de primacía y novedad)
Tipos de introducciones y conclusiones
1. Referirse al tema u ocasión.
2. Utilizar una referencia personal o un saludo.
3. Plantear una pregunta retórica.
4. Hacer una declaración asombrosa.
5. Utilizar una cita.
6. Contar una historia divertida.
7. Utilizar un ejemplo.
8. Plantear un desafío o una exhortación.
9. Utilizar el suspenso.
10. Apelar al interés personal del receptor.
11. Utilizar un auxiliar visual.
12. Referirse a un incidente reciente.
13. Elogiar a la audiencia o a un miembro de la
audiencia.
14. Referirse al orador anterior.
15. Solicitar una acción específica.
Utilizar la forma de transmitir su mensaje para enriquecerlo
Transmisión eficaz
Contacto visual
En la cultura occidental se valora el hecho de ser directo y honesto.
Cuanto mas pequeño el grupo más podremos mirar a las personas de la audiencia
Principal fuente de retroalimentación.
Hablar, escuchar, hacer y pensar
Arreglar el podio
Distribuir nuestro espacio
La forma de sentarnos
Postura
Evitar distracciones
Los ademanes deben ser relajados jamás rígidos
Movimiento con mas frecuencia mayor distracción
Mantenga el control de la situación
Ser lo suficientemente flexible para responder a preocupaciones legitimas
Todos los de la audiencia tienen derecho a preguntar
Como expositores aprendemos que no siempre la audiencia preguntan
porque quieren información muchos quieren atención
Tambien habrá personas que no concuerden con las ideas y empezaran a
ofender (¡no discutas con personas así!)
No quedes atrapado en una discusión con otra persona
Aliente la participación de la audiencia
APOYO
8.Elija diversos apoyos.
El apoyo más eficaz es el que no conoce su audiencia.
El apoyo incrementa su credibilidad.
Puede utilizar una amplia variedad de materiales de apoyo.
9.Considere a su audiencia cuando elija el apoyo.
Las evidencias nuevas y los videos grabados en vivo tienen mayor efecto.
La postura inicial de la audiencia determina el grado en que considerará creíble
la evidencia.
Es mejor utilizar evidencias que no hacerlo.
10. Utilice auxiliares visuales como apoyo.
Los auxiliares visuales tienen un gran efecto en la comprensión y retención.
Los auxiliares visuales también incrementan la persuasión.
Utilice auxiliares visuales sencillos y eficaces.
ESTILO EN LA COMUNICACIÓN ORAL
11. Prepare sus notas.
Recuerde que el efecto crucial está en el estilo de conversación.
La presentación informal requiere notas limitadas combinadas con la
práctica de entrega frecuente.
Las situaciones formales demandan un fraseo preciso que requiere un
discurso manuscrito o memorizado.
12. Practique su presentación.
Utilice la práctica distribuida más que la práctica continua.
Practique el uso de sus auxiliares visuales y prepá- rese para lo inesperado.
Planee para canalizar su ansiedad al hablar
ESTILO EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA
15. Desarrolle precisión mecánica en su escritura.
Proyecte una imagen profesional.
Los errores podrían distraer a sus lectores y perturbar el efecto de su mensaje.
16. Sea preciso al describir los hechos en su escritura.
La precisión garantiza que su mensaje sea comunicado con claridad.
La ambigüedad evita la precisión factual.
17. Construya mensajes escritos con precisión verbal.
Las palabras no pueden reproducir la realidad.
Considere los significados denotativos y connotativos de las palabras mientras las
escribe.
La clave para la precisión verbal es la claridad.
ESTILO EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA
18. Preste atención al tono.
El tono está directamente relacionado con la elección de las palabras.
Ajuste el tono de su mensaje a la formalidad de la situación.
El tono afecta los sentimientos de los lectores hacia el escritor.
La escritura debe expresar una cordialidad apropiada.
Es preferible utilizar frases positivas que negativas.
19. Utilice el formato adecuado.
Usted es responsable de crear una impresión de profesionalismo.
Las cartas de negocios, los memorandos y las propuestas tienen formatos especiales.
COMPLEMENTO: PREGUNTAS Y
RESPUESTAS 20. Anticipe las preguntas y prepare cuidadosamente las respuestas.
Ensaye respuestas a preguntas difíciles.
Maneje a los receptores hostiles siendo honesto y directo.
21. Responda a las objeciones en forma ordenada.
Replantee la objeción.
Establezca su postura.
Ofrezca sustento para su postura.
Indique el significado de su refutación.
22. Mantenga el control de la situación.
Equilibre las demandas de individuos específicos con el interés del grupo.
Mantenga los intercambios a un nivel intelectual.
Prepárese para algún interrogador con agenda personal.
