ELABORACIÓN DE LA PROFORMA PRESUPUESTARIA PRO-GAF …

PROCEDIMIENTO

Coordinación General Financiera Versión 3.1

Agosto – 2020

ELABORACIÓN DE LA PROFORMA PRESUPUESTARIA PRO-GAF-FIN-003

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA PROFORMA PRESUPUESTARIA PRO-GAF-GPR-003

Gestion de Presupuesto Coordinación General Financiera

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ELABORACIÓN DE LA PROFORMA PRESUPUESTARIA PRO-GAF-GPR-003

PRO-GFI-GP-EP-005

ELABORACIÓN DE LA PROFORMA PRESUPUESTARIA

PRO-GFI-GP-EP-005

VERSIÓN 003

RUBRO CARGO FIRMA FECHA

APROBADO POR:

Ing. Patricio López Aguilar

COORDINADOR GENERAL FINANCIERO

REVISADO POR:

Mgs Gloria Larenas COORDINADORA GENERAL DE PLANIFICACION

Ing. Mauricio Sarabia SERVIDOR LEGISLATIVO

ELABORADO POR:

Ing. Gissela Ocaña LIDER DE GESTIÓN DE PRESUPUESTO

Ing. Cecilia Flores ANALISTA GESTIÓN DE PROCESOS Y CALIDAD

PROCEDIMIENTO:

ELABORACIÓN DE LA PROFORMA PRESUPUESTARIA

PRO-GAF-GPR-003

Procedimiento

Elaboración de Proforma Presupuestaria PRO-GAF-FIN-003

Gestión Presupuestaria Pág. 3 de 13

Coordinación General Financiera

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Proceso Nivel 1: Gestión Administrativa Financiera

Proceso Nivel 2: Gestión Financiera

Proceso Nivel 3: Gestión Presupuestaria

Responsable: Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria

Versión del documento: 3.1 Frecuencia de Ejecución: Bajo demanda

TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO

Versión Descripción de la versión

(motivos y cambios) Realizado / autorizado por

Fecha de elaboración

(mmm-aaaa)

Documentos que se dan de baja con la vigencia de

este documento

1.0 Actualización de Documento NO DISPONIBLE

2.0 Elaboración de la Proforma Presupuestaria

Ing. Gabriela Bedón GESTIÓN PRESUPUESTARIA

Mgs. Franklin Plaza Andrade

COORDINADOR GENERAL FINANCIERO

Agt - 2016

No aplica

3.0 Elaboración de la Proforma Presupuestaria

Ing. Patricio López Aguilar COORDINADOR GENERAL

FINANCIERO

Ing. Gissela Ocaña LIDER DE GESTIÓN PRESUPUESTARIA

Ing. Cecilia Flores

ANALISTA DE PROCESOS Y CALIDAD

Ene-2020 AP-FIN-FIN-GPR-02

3.1

Actualización:

• Cambio de formato

• Inclusión de virtualidad Servidor que participa en la elaboración del documento, y no dispone de firma electrónica y tampoco pueden firmar en forma manuscrita: Carló Del Vecchio, Yila Franccesca

Ing. Patricio López COORDINADOR GENERAL

FINANCIERO

Ing. Gissela Ocaña LIDER DE GESTIÓN PRESUPUESTARIA

Ing. Andrés Chanabá LÍDER DE GESTIÓN DE PROCESOS

Y CALIDAD

Ago-2020 PRO-GAF-FIN-003 v3.0

Procedimiento




ÍNDICE

1. OBJETIVO .......................................................................................................................................................................... 5

2. ALCANCE ........................................................................................................................................................................... 5

3. NORMAS Y DISPOSICIONES .............................................................................................................................................. 5

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................. 5

4.1. CONCEPTUALIZACIÓN ........................................................................................................................................ 6

4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN ..................................................................................................................... 7

4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................................................... 8

4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ......................................................................................................... 9

5. MEDICIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................... 11

6. TERMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................................................................ 11

7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS ................................................................................................................................ 13

7.1. FORMATOS ....................................................................................................................................................... 13

7.2. REGISTROS ........................................................................................................................................................ 13

7.3. ANEXOS ............................................................................................................................................................ 13

Procedimiento




1. OBJETIVO Estandarizar, simplificar y adecuar las actividades que permitan elaborar de modo concertado la proforma presupuestaria institucional y su programación anual, en concordancia con la normativa legal vigente y las directrices emitidas por el Ente Rector de las Finanzas Públicas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los servidores responsables de la formulación de la proforma presupuestaria desde la consolidación de la Planificación Anual de la Política Pública (PAPP), hasta la distribución de los ítems presupuestarios de la proforma presupuestaria aprobada. 3. NORMAS Y DISPOSICIONES a) Las normas de este documento son de aplicación obligatoria para todos los asambleístas y/o servidores de la Asamblea

Nacional, en el ámbito de su competencia, en tanto guarden conformidad con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y resoluciones vigentes al momento de su ejecución.

b) El servidor legislativo que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de este documento, así como

las leyes y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.

c) La normativa interna y externa que respalda la ejecución de este documento se encuentra en la sección 7.3. Anexos,

Anexo 1: Matriz de normatividad. d) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este documento deben ser complementados

o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente. a) El responsable de Gestión Presupuestaria cumplirá las disposiciones legales, reglamentarias y políticas

gubernamentales que aplican al ciclo presupuestario en las fases de elaboración, formulación y programación de la proforma presupuestaria.

e) Para la elaboración de la proforma presupuestaria y distribución de los ítems presupuestarios se considerará la

Planificación de la Política Pública (PAPP) consolidada, elaborada y remitida por la Coordinación General de Planificación que contemplará las necesidades institucionales definidas y priorizadas para el ejercicio fiscal.

f) El Código de Planificación y Finanzas Públicas se asegurará de que se aplique “la necesidad de que se requieran, al

menos dos revisiones” para la Elaboración de la Proforma Presupuestaria de la siguiente manera: ▪ El Coordinador General Financiero se asegurará de que en la Matriz de PAPP Consolidada enviada por la

Coordinación General de Planificación existan las firmas de responsabilidad para posteriormente disponer al Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria su atención.

▪ El Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria registrará la información presupuestaria contenida en la Matriz de PAPP Consolidada enviada por la Coordinación General Planificación y sumillada por el Coordinador General Financiero previa al registro en la herramienta de gestión financiera.

g) El presente documento acoge los esquemas de teletrabajo indicados en el memorando AN-SG-2020-0111-M y

Resolución CAL-2019-2021-213 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Procedimiento




4.1. CONCEPTUALIZACIÓN

Procedimiento




4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

Procedimiento




4.3. DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento




4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# Actividad Descripción

1. Enviar la PAPP El Coordinador General de Planificación envía a la Coordinación General Financiera la Planificación Anual de la Política Pública (PAPP) consolidada, que contempla las necesidades institucionales priorizadas para el ejercicio fiscal.

2. Revisar la PAPP

El Coordinador General Financiero revisa la Planificación Anual de la Política Pública (PAPP), sumilla y remite a Gestión Presupuestaria. CONTROL: Revisar información consolidada enviada por parte de la Coordinación General de Planificación referente a las actividades de coordinaciones y unidades administrativas. RESPONSABLE: Coordinador General Financiero FRECUENCIA: Anual

3. Revisar directrices de Ministerio de Finanzas

El Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria revisa las directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas para la elaboración de la proforma presupuestaria. Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria verifica que la Planificación Anual de la Política Pública (PAPP) consolidada guarde consistencia con las directrices emitidas por el órgano Rector de las Finanzas Públicas.

4 Analizar la PAPP

El Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria analiza la Planificación Anual de la Política Pública (PAPP) consolidada y determina los ítems presupuestarios que debe contener la proforma presupuestaria de acuerdo a las estructuras programáticas que defina el Ministerio de Finanzas. Esta información se genera en línea en la herramienta de gestión financiera del Ministerio de Finanzas – e SIGEF, de acuerdo al clasificador presupuestario de ingresos y gastos del sector público y los techos presupuestarios asignados.

5 Consolidar Información de la PAPP

El Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria consolida la información de la Planificación Anual de la Política Pública (PAPP) registrada en la matriz recibida Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria genera los reportes de la distribución de los ítems presupuestarios definidos en cada gestión de la institución y se remite al Coordinador General Financiero.

6 Revisar Información

El Coordinador General Financiero revisa la información. De existir observaciones solicitará al Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria se incluyan las mismas. Caso contrario se deriva a la actividad 7 “Remitir a la Administración General para trámite de aprobación”. CONTROL: Revisar información consolidada (consistencia entre ítems presupuestarios y actividades de coordinaciones y unidades administrativas generadas por el Líder de Gestión de Presupuestaria) RESPONSABLE: Coordinador General Financiero FRECUENCIA: Anual

7 Remitir proforma presupuestaria

El Coordinador General Financiero remite la proforma presupuestaria a la Administración General para el trámite de aprobación correspondiente. Si el Consejo de Administración Legislativa (CAL) aprueba la proforma presupuestaria, deriva a la actividad 9 “Ingresar la proforma presupuestaria anual a la herramienta de gestión financiera”. Si el Consejo de Administración Legislativa (CAL) no aprueba, deriva a la actividad 8 “Ajustar PAPP”.

8 Ajustar la PAPP El Coordinador General de Planificación ajusta la Planificación Anual de las Política Pública (PAPP) de acuerdo a la aprobación del Consejo de Administración Legislativa (CAL) y deriva a la actividad 1 “envía PAPP consolidada”.

Procedimiento




# Actividad Descripción

9 Ingresar la Proforma presupuestaria

El Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria Ingresa la proforma presupuestaria con su programación anual en la herramienta de gestión financiera de acuerdo al instructivo para programación y formulación del presupuesto para las entidades públicas emitido por el Ministerio de Finanzas.

10 Enviar información oficial a Ministerio de Finanzas

El Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria envía de manera oficial al Ministerio de Finanzas a través de la herramienta de gestión financiera la Proforma institucional a nivel de ítem presupuestario en estado “Solicitado”. Si el Ministerio de Finanzas, rechaza la proforma presupuestaria deriva a la actividad 11 “Incorporar observaciones solicitadas”. Si el Ministerio de Finanzas no rechaza la proforma presupuestaria, deriva a la actividad 12 “Ministerio de Finanzas aprueba presupuesto institucional”.

11 Incorporar observaciones El Líder/ Responsable de Gestión Presupuestaria Incorpora las observaciones solicitadas por el Ministerio de Finanzas en la herramienta de gestión financiera, e informa al Coordinador General Financiero y deriva a la actividad 10 “Enviar información a Ministerio de Finanzas”

12 Aprobar proforma presupuestaria Ministerio de Finanzas aprueba la proforma presupuestaria. Si se aprueba por un monto menor se deriva a la actividad 8 “Ajustar PAPP”.

Procedimiento




5. MEDICIÓN DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO PERIODICIDAD

Elaboración de la Proforma Presupuestaria

(Proforma Presupuestaria aprobada / Proforma Presupuestaria solicitada) x 100

Anual

6. TERMINOS Y DEFINICIONES ▪ Asignación presupuestaria. - Importe destinado a cubrir las erogaciones previstas en programas,

subprogramas, proyectos y unidades presupuestarias necesarias para el logro de los objetivos y metas programadas.

▪ Categorías Programáticas. - Son los niveles de presupuestación de las acciones sustantivas de una Institución, las cuales responden a la red de producción. A través de las categorías programáticas, se expresa la producción final y se determinan las unidades ejecutoras responsables del uso de los recursos y de la generación de los productos o servicios en términos de metas, unidades de medida, costos de producción e indicadores de gestión.

▪ Clasificador Presupuestario. - Es el elemento directriz del ordenamiento y organización de las as ignaciones presupuestarias, que distingue el origen y fuente de los ingresos y el objeto de los gastos identificados según su naturaleza económica. El uso del Clasificador de Ingresos y Gastos es obligatorio para todas las instituciones y organismos del sector público no financiero. Su modificación o actualización corresponde al Ministerio de Economía y Finanzas.

▪ Consolidación. - Información financiera requerida a diversos niveles de agregación de datos, según las necesidades de la administración pública, de entidades y ciudadanía en general.

▪ Directrices presupuestarias: Son los lineamientos generales de políticas y técnicas para formular las proformas presupuestarias institucionales, que son emitidas por el Ministerio de Finanzas para cada ejercicio fiscal, sobre la base de los objetivos y políticas del Plan Nacional de Desarrollo, Programa del Gobierno Programa Macroeconómico.

▪ Ejercicio fiscal. - Es el período regular presupuestario y contable dentro del cual se hacen y se ejecutan las estimaciones de ingresos y de gastos. Comprende del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año.

▪ Estructura presupuestaria. - Distribución y orden con que está compuesta una partida presupuestaria según los elementos que la conforman.

▪ Formulación presupuestaria. - Es la fase del proceso presupuestario en la que se articulan las propuestas de acción y producción de los entes demandantes de recursos con los catálogos y clasificadores presupuestarios. Representa la estructura formal del presupuesto en los términos técnicos que el ente rector del sistema presupuestario señale. La formulación presupuestaria se expresa con la estimación o proyección cuantificada en términos monetarios de los ingresos, financiamiento, gastos y amortización, requeridos por los planes operativos anuales.

▪ PAPP. - Planificación Anual de la Política Pública, que contempla la descripción de las necesidades instituciones para un ejercicio fiscal.

▪ Presupuesto General del Estado. - Es el instrumento para la determinación y gestión de los ingresos y egresos del Estado, e incluye todos los ingresos y egresos del sector público, con excepción de los pertenecientes a la seguridad social, la banca pública, las empresas públicas y los gobiernos autónomos descentralizados.

▪ Presupuesto. - El presupuesto constituye una previsión de ingresos, financiamiento, gastos y amortizaciones. También se lo define como el instrumento por medio del cual se determinan y proyectan las fuentes de recursos, que permitirán financiar las autorizaciones máximas de gastos, para un período anual, con el propósito de ejecutar los programas de gobierno y alcanzar sus objetivos y metas, todo ello orientado a satisfacer las necesidades básicas de la población contribuyendo de esta manera al buen vivir El presupuesto a través de la asignación de recursos vincula los programas y proyectos con la planificación. El presupuesto puede tener el nivel de institucional, regional, local o nacional.

▪ Proforma Presupuestaria.- Documento preparado por el Ministerio de Finanzas y aprobado por el Presidente de la República que contiene los probables ingresos y el nivel a que podrían llegar los egresos que con cargo a ellos debe efectuarse dentro de un ejercicio fiscal. Una vez que la proforma es aprobada por la Asamblea Nacional, se convierte en el Presupuesto General del Estado

▪ Programación Cuatrimestral de Compromisos PCC.- Es el instrumento mediante el que las instituciones y sus correspondientes unidades ejecutoras guían la gen eración de sus compromisos con afectación a los presupuestos vigentes. Los montos fijados en la PCC constituyen el techo máximo para la generación de compromisos presupuestarios en el cuatrimestre.

Procedimiento




▪ Programación Institucional. - Comprende la especificación de objetivos, políticas y metas de corto, mediano y largo plazo acorde con los planes estratégicos y plurianuales institucionales y con los planes nacionales, sobre cuya base se elaboran los planes operativos a través de la correspondiente programación anual, en la que se definen las actividades y proyectos con sus respectivas metas e indicadores de gestión. La responsabilidad recae en las unidades de planificación y programación institucional.

▪ Programación Mensual de Devengado PMD.- Es la proyección del devengado mensual que la institución debe considerar para solicitar los pagos.

▪ Programación Presupuestaria.- Es la fase del proceso presupuestario en la que, sobre la base de los planes de desarrollo y las políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, se definen las propuestas de gestión de corto plazo, expresándolas en actividades y proyectos que busquen cumplir con los objetivos de la planificación.

Procedimiento




7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS 7.1. FORMATOS

Código Nombre del documento

No aplica

7.2. REGISTROS

Nombre del registro

Contenido Responsable de resguardo

Almacenamiento Indexación Control de

acceso Tiempo de retención

Ubicación física y/o electrónica

Criterio de ordenación

No aplica

7.3. ANEXOS

Código Nombre de los anexos

A01-PRO-GAF-FIN-003 Matriz de normatividad

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