El workflow: una solución de gestión desmaterializada de los flujos
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flujosflujos
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flujosflujos
Que es el workflow? Métodos y técnicas que permiten organizar los procesos
productivos o administrativos alrededor de documentos electrónicos.
El Workflow reúne la Gestión Electrónica de documentos (GED) y
la Gestión Electrónica de Proceso (GEP)
Introducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflow
Documentos
Un protagonista 1
Un protagonista 2
Un protagonista 3
Distintos tipos de workflow Workflow Documental
Tiene por único objetivo la circulación de los documentos convertidos hasta su (s) destinatario (s) en la empresa. No se adapta a la
automatización completa de un proceso de la empresa sino puede no
obstante facilitar una parte.
Introducción al WorkflowIntroducción al WorkflowIntroducción al WorkflowIntroducción al Workflow
Distintos tipos de workflow Workflow procesal permite administrar :
Distintas etapas de cada proceso,
Tareas a realizar a cada etapa
Normas de transición entre cada una ellas.
Es estructurado y por tanto estructurante para la organización, pero sigue siendo adaptable a las normas de organización de la empresa
Introducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflow
El workflow procesal: el concepto de proceso
Conjunto estructurado:Por acontecimientos,
Por operaciones,
Resultados consecutivos
Quienes contribuyen a la elaboración de un producto o de un flujo
Acontecimiento desencadenante
Resultado final
proceso
Introducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflow
Finalidades de un workflow: Optimizar el tiempo de distribución,de investigación y de
consulta de los documentos Organizar la gestión de los documentos originales…
Mejorar la calidad del servicio ofrecido Sobre los plazos de respuesta a los clientes o usuarios Favoreciendo la creación de las solicitudes y respuestas
en soportes multimedia…
Introducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflow
Finalidades de un workflow: Identificar y mantener los procesos
Armonizar las normas de gestión Evolucionar la organización de los servicios…
Mejorar el seguimiento y el control de las actividades de producción Evolucionar las prácticas de la dirección de
proximidadDisponer datos de seguimiento de producción
fiables e instantáneo…
Introducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflow
Funcionamiento de un workflow Garantiza laGarantiza la distribucióndistribución luego elluego el tratamiento tratamiento
desmaterializado dedesmaterializado de cada expediente de cada expediente de conformidad con lasconformidad con las normasnormas yy procedimientos de procedimientos de lala empresaempresa
Workflow utiliza laWorkflow utiliza la estructura de gruposestructura de grupos en en términos detérminos de protagonistasprotagonistas yy papelespapeles
Asigna las tareas a los protagonistasAsigna las tareas a los protagonistas habilitadoshabilitados a medida del avance de los trabajos a medida del avance de los trabajos ((planificación y distribución delplanificación y distribución del trabajo)trabajo)
Introducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflow
Principios de funcionamiento de un workflow ConectaConecta automáticamente lasautomáticamente las llamadas a las llamadas a las
herramientas de automatización o informáticosherramientas de automatización o informáticos Mantiene y vuelve accesible todos losMantiene y vuelve accesible todos los
documentos electrónicosdocumentos electrónicos útiles al tratamiento de útiles al tratamiento de cada casocada caso
Tiene una contabilidad detallada de laTiene una contabilidad detallada de la ejecución ejecución de las tareasde las tareas y proporcionay proporciona estadísticasestadísticas sobre las sobre las actividades de los protagonistas.actividades de los protagonistas.
Introducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflow
Funcionalidades de un workflow
Modelización: Los procesos están representados gráficamente (gráfico de tipo diagrama de Estados).
Seguimiento: ¿Antecedentes de las tareas realizadas para un asunto (Quién? ¿Cuándo? Qué?).
Estadísticas: ¿Cuánto documentos tratados por unidad de tiempo, por protagonista, por papel, por unidad de organización? Rebasamiento medio de los plazos…
Tablero de borde: ¿Dónde están los asuntos en curso? Existencias de documentos en curso
Introducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflowIntroducción al workflow
Presentación general de VATIOPresentación general de VATIO
Vatio (WATT): Workflow de Asistencia a las Tareas Técnicas
Es un workflow de distribución y procesamiento, para el tratamiento de las demandas cotizantes en Urssaf, que estén en formato papel o en un formato desmaterializado.
¿Quién es VATIO?¿Quién es VATIO?
Vatio se coloca en la familia de aplicaciones “imagen”, que en la Recaudación, agrupa: LAD (MOZO DE CUADRAS SWT), aplicación de lectura
automática de los documentos, GED (DOCUBASE), gestión electrónica de documentos,
requisito previo a su instalación en Urssaf
¿Quién es VATIO?¿Quién es VATIO?
Vatio es desarrollado por medio de: Lotus Notes y de Docubase (herramientas de conexión)
¿Quién es VATIO?¿Quién es VATIO?
¿Quién es VATIO?¿Quién es VATIO?
El Proceso de
desmaterialización
¿Quién es VATIO?¿Quién es VATIO? Vatio y el medio ambiente GED
OrganizaciónOrganización generalgeneral
DocumentosDocumentoscontribuyendocontribuyendo
@@FichaFicha
multimediamultimedia
2 - PreAjuste
RMRRMRDNSDNS
1 - Numeración
5 - Tratamiento asuntosen los circuitos de workflow
3 - Generacióndocumentos
4 - Distribución
6 - Archivado de los
asuntos
+
+ ++
++ ++++ ++
++ ++
Vínculos inter aplicativosVínculos inter aplicativosVínculos inter aplicativosVínculos inter aplicativos
VATIO
DOCUBASESNV2
VEGA32Autómatas STAR
BCC
DCL
MOZO DE CUADRAS
Investigación global
Gestión de las cuentas que contribuyen
Lectura automática de documentos
Gestión Electrónica de documentos
Sistema de integración de servicios de
automatización Aplicación de ofimática
Consulta de la cuenta contribuyendo en línea
Investigación GED bases multi,
criterios multi y multi organismos
Worklow de distribución y procesal
Plataformasmultimedia
Gestión de la relación telefónica con el que contribuye
El referencial documentalEl referencial documentalEl referencial documentalEl referencial documental
El plano de clasificación documental
Los índices tienen una parte preponderante en el éxito del Workflow: son la prenda de una definición y de una localización correctos en el circuito VATIO ad hoc
El plan de clasificación determina también la estructura de archivado y los métodos de investigación en la base GED
Principios de codificación
Disponer de una codificación de los documentos VATIO distinta o no de la codificación GED Gestión de una tabla de los sinónimos WATT/GED
Enmendar el referencial documental existente de las características propias de los documentos VATIOEntrantes generadores o Adjuntos salientes
Tipología de documentos adjuntos
El referencial documentalEl referencial documental
El referencial documentalEl referencial documentalEl referencial documentalEl referencial documental
Cualificación de un documento VATIO Generador
Generadorde asunto VATIO
Un correo papel convertido
Fax
Una ficha multi medios de comunicación
agarrada por un gestor (telf., visita…)
Una ficha llama por teléfono transmitida por un centro de llamada
Correo electrónicos (DCL)Un mismo código
tipode documento
El referencial documentalEl referencial documentalEl referencial documentalEl referencial documental
Cualificación documento VATIO Adjunto
Adjunto a un asunto VATIO
en curso
Documentos transmitidos por el cotizante
Interface VATIO/ ofimática
Proyección auto. del asunto sobre
fijación V2
Piezas
justificantes Correos libres
Un código modelo por naturaleza de documento
Un código modelo
genérico o por familiaUn código modelo por
modelo de correo
Un código modelo por naturaleza de producto V2
Notificaciones V2
Correos de automatización
BCC y VEGA 32
La Referencia Nacional Documental (R.N.D.)Una codificación basada en el RFP5 caracteres, 6 para la función 10 (Control y
Comunicación)
Los criterios de clasificación: responsabilidad director/ agente-contable, duración de archivado, autorización de destrucción del papel
La utilización posible de códigos genéricos
El referencial documentalEl referencial documentalEl referencial documentalEl referencial documental
..........
..........
......
..........
..........
......
..........
..........
......
Documentos papeles
GED
Ficheros desmaterializados (TIFF) indexados, sellados
..........
..........
...... .......................... ..........
..........
......
VATIO
Apoyo de Archivado
Destrucción
el papel
Apoyo de
almacenamiento Intermedio asegurado
Workflow Docubase
Workflow
LAD SWT
Conversión referencial local RND
..........
..........
...... ..........................
Selección de los
documentos papeles
..........
..........
......
..........
..........
...... ..........................
..........
..........
......
Aproximación de los documentos
GEDés para generación de los
apoyos
El proceso de desmaterialización orienta
El referencial documentalEl referencial documentalEl referencial documentalEl referencial documental
Las operaciones clave Apertura y definición del correo
ØIdentificación parcial o total del correo según organización decidida, competencias para realizar esta operación, cultura imagen existente….
ØArrojar correos según organización elegida para la numeración (por lotes de documentos + criterios de constitución de los lotes)
Numerización de correoØ Por lotes de documentos
Ø Primer almacenamiento del índice posible en esta etapa
Ø Gestión de mono-página y de multi-páginas
La gestión del correo en entradaLa gestión del correo en entrada
Las operaciones clavePreindexación de lotes
ØIdentificación de los correos efectuada hacia atrás (puede completarse a esta etapa) y de los circuitos de distribución elegidos (un complemento de ajuste puede efectuarse más tarde)
ØTratamiento del documento “Generador” y “A vincular”ØGestión de asuntos reorientados hacia la etapa preajuste
(tratamientos de excepción)
Archivado de justificantes originales
La gestión del correo en entradaLa gestión del correo en entrada
Presentación global del proceso
Apertura
Identificación
Indexación
Archivado
Recepción del correo
Selección de los correos por naturaleza de flujo
Flujo de que contribuye VATIO
Constitución de los lotes de numeración
Numeración de los lotes
Generación de los asuntos VATIO
Documentos convertidos (originales)Documentos archivados (originales)
Centralizado: servicio del Correo
Centralizado: servicio del Correo
Célula de numeración
Célula numeración - Agencia Contable
La gestión del correo en entradaLa gestión del correo en entrada… en detalle… en detalle
definición del correo Dónde? Quién?
Cómo?
¿Al servicio del correo => ordenaciones locales?
¡En descentralizado =>! circulación física de los documentos…
Personal suplementario destinado al “polo entrada” => fija a definir: ¿las tareas distintas de la definición?
¿Personal no permanente a esta unidad =>Identificar
las personas aptas o todo el personal por rotación?
Competencia sobre el conjunto del referencial documental => amplitud del referencial del organismo
Especialización por services=> gestión del turn over
La gestión del correo en entradaLa gestión del correo en entrada… con todo detalle… con todo detalle
Polo Imagen que administra toda la cadena
Célula de numeración distinta del servicio correo
Agentes especializados =>profil Controlador paso a paso LAD/GED/WATT
Nuevas tareas para algunos gestores de cuentas Tratamiento de los lotes (Docubase)
Generación de los asuntos (base VATIO): documentos
convertidos, y también Ficha Multimedia (ej. procedente de
centros de llamadas)
Gestión de los asuntos reroutées, de las generaciones de
nuevos asuntos (GNA) Control calidad imágenes archivadas en GED
La gestión del correo en entradaLa gestión del correo en entrada… con todo detalle… con todo detalle
ajuste del correo Dónde? Quién?
Cómo?
La parametrización de VATIOLa parametrización de VATIOLa parametrización de VATIOLa parametrización de VATIO
Las carterasLas carterasLas carterasLas carteras
El portafolio es el elemento que discrimina la distribución documentos en VATIO
En asocio los portafolios con las unidades de trabajo que deben recibir los documentos:
Un mismo portafolio es utilizado por tantas unidades que sean necesarias,
Una unidad puede utilizar varios portafolios
Las carterasLas carterasLas carterasLas carteras
La composición de un portafolio se traduce en VATIO por la combinación posible entre varias variables SNV2 (número de cuenta que contribuye, número de persona, nombre de contribuyente, número de grupo, categoría SNV2…)
Los portafolios VATIO deben ser coherentes con los portafolios SNV2
Reflexión sobre los portafolios SNV2 existentesReflexión sobre el código grupo que permite un único
mantenimiento del portafolio en el SNV2 y en VATIO
Los niveles de organizaciónLos niveles de organizaciónLos niveles de organizaciónLos niveles de organización
Los niveles de organización corresponden al organigrama jerárquico de los servicios
Ellos están vinculados a los portafolios, ya que a cada nivel de organización es posible asociar uno o más portafolios
Sintaxis en VATIO:
Identificador (5car. alphanum) + Redacción (50 car. alphanum.)
Los niveles de organizaciónLos niveles de organizaciónLos niveles de organizaciónLos niveles de organización
Identificar cada unidad (Puede estar compuesta de un único actor) después el modo de distribución del correo (el portafolio).
Esta no es una representación fiel de la organización, ya que puede ser necesario crear niveles de organización ficticios
Ej: Servicio recaudación (unidad): un agente tiene a cargo el recaudo amigable, otros dos agentes tienen a cargo el recaudo por vía ejecutiva.
Los niveles de responsabilidadLos niveles de responsabilidadLos niveles de responsabilidadLos niveles de responsabilidad
Los niveles de responsabilidad son equivalentes a la lista jerarquizada de las funciones (al sentido GRH)
Sintaxis en VATIO:
Identificador (5 car. num) + Redacción (25 car. alphanum.)
Los papelesLos papelesLos papelesLos papeles
Cada papel resulta de la combinación entre un nivel de organización y un nivel de responsabilidad, y traduce el servicio de pertenencia y la función ocupada
Un actor puede desempeñar distintos papeles y un mismo papel puede ser tenido por varios actores
En un circuito, se asocia siempre un papel a un estado, en un modelo de distribución se asocia siempre un papel a una etapa de distribución intermedia (fuera de las etapas 1 y 9)
Los papelesLos papelesLos papelesLos papeles
Todo papel está calificado por cuatro propiedades: “dirección”
“estadísticas”
“indicadores”
“firma”
Es a este nivel que se adaptan la gestión de las ausencias por la apropiación voluntaria y la gestión de los suplentes
Sintaxis VATIO:
Identificador nivel de organización (5car. alphanum) + Redacción nivel de responsabilidad (25 car. alphanum.)
Los papelesLos papelesLos papelesLos papeles
Reflexión que debe llevarse previamente al despliegue sobre:
La gestión de los papeles de tipo empresario (estructura para la supervisión de las cestas)
La gestión de los suplentes prioritariamente en el caso de papeles mono-actores
La gestión de las apropiaciones voluntarias sobre los titulares y sobre los suplentes (siempre mono-actores)
Principio Asunto
Asunto cerrado
Estado 1 Estado 2 Estado 3 Estado n
Elección de uno Acontecimiento
Tareas a efectuar para cambiar de estado
Cada estado es asociado
a un rol
El tratamiento del asunto: El tratamiento del asunto:
principiosprincipiosEl tratamiento del asunto: El tratamiento del asunto:
principiosprincipios
CIRCUITO
Principio AsuntoSolicitud de RMR
Asunto cerrado
Examen DR Estado 2 Estado 3 Estado n
El tratamiento del asunto: El tratamiento del asunto:
ejemploejemploEl tratamiento del asunto: El tratamiento del asunto:
ejemploejemplo
Admisible,Inadmisible,Incompleta…
Transacción V2,Correspondencia
Formularios…
CIRCUITO
El tratamiento del asunto: El tratamiento del asunto:
los tipos de circuitoslos tipos de circuitosEl tratamiento del asunto:
El tratamiento del asunto:
los tipos de circuitoslos tipos de circuitos
Cortos
Largos
Medios
Circuitos que incluyen varios estados y varios papeles
Circuitos que incluyen varios estados y varios papeles con Cambios de estado automático
Distribución y circuitoimplicando 1 ó 2 Estados
Las 4 fases de tratamientoLas 4 fases de tratamiento
del asuntodel asuntoLas 4 fases de tratamientoLas 4 fases de tratamiento
del asuntodel asunto
Apropiación
de
el asunto
Apertura
de
Vatio
Seguimiento
de
el asunto
Desarrollo
de
el asunto
1. eta
pa
2. eta
pa
3. eta
pa
4.etapa
Presentación delPresentación del asunto en la asunto en la
cesta del protagonistacesta del protagonistaPresentación delPresentación del asunto en la asunto en la
cesta del protagonistacesta del protagonista
Desarrollo delDesarrollo del asunto asuntoDesarrollo delDesarrollo del asunto asunto
En todas las etapas del circuito, se asiste al actor en términos de procedimiento y herramientas
+
+
+ +
+ +
+ +
+ +
+ +
+ +
+ +
+ +
Un sistema de ayuda de decisiones Un sistema de ayuda de decisiones
para la gestión de los asuntospara la gestión de los asuntosUn sistema de ayuda de decisiones
Un sistema de ayuda de decisiones
para la gestión de los asuntospara la gestión de los asuntos
que debe seleccionarse en la lista predefinida en función
del estado
que deben efectuarse antes de pasar al estado siguiente (en función del acontecimiento
seleccionado)
actividades que debe efectuarse antes de
seleccionar un acontecimiento
La ficha técnicaLa ficha técnicaLa ficha técnicaLa ficha técnica
Asociar las referencias técnicas a los distintos Estados de un circuito o unos circuitos
El comentario del asuntoEl comentario del asuntoEl comentario del asuntoEl comentario del asunto
La ficha “comentario” no es modificable, fechada y firmada.
Los antecedentes del asuntoLos antecedentes del asuntoLos antecedentes del asuntoLos antecedentes del asunto
¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo?
Para una mejor respuesta frente al contribuyente,
antecedentes del asunto están inmediatamente
disponibles
Los correosLos correosLos correosLos correos
La expedición de los correosLa expedición de los correosLa expedición de los correosLa expedición de los correos
Los tratamientos de excepciónLos tratamientos de excepciónLos tratamientos de excepciónLos tratamientos de excepción
El actor puede, en cualquier momento, actuar sobre el circuito por tratamientos derogatorios
El seguimiento del asuntoEl seguimiento del asuntoEl seguimiento del asuntoEl seguimiento del asunto
Para la claridad del funcionamiento, VATIO pone a disposición:Una tabla de indicadores
referentes a los documentos en curso de distribución y sobre los asuntos en curso de circuito
Estadísticas
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