El pronóstico de ventas es uno de los pilares que conforman el buen funcionamiento de una empresa. Como si de la Antigua Grecia se tratase, el Partenón de Atenas no fue construido por arte de magia. Para llevar a cabo la construcción de semejante monumento se sentaron unas bases. Una de ellas, el resultado que querían conseguir. Marcaron unos objetivos, trabajaron duro y consiguieron lo pronosticado: el mayor templo construido para la diosa griega Atenea.

¿Quieres que tu equipo también logre los objetivos que les has marcado?, ¿quieres que construyan su propio templo? Necesitas dibujarles un plano, necesitas una estrategia… necesitas, a fin de cuentas, un pronóstico de ventas. Un plan a seguir. Un conjunto de objetivos que tu equipo tiene y debe alcanzar.

La finalidad de este Ebook es ayudar y poner las cosas fáciles a todos los directores comerciales que lo necesiten. Buscaremos darte tips en torno a la visibilidad de tu proceso de ventas y la precisión de tus datos, intentaremos mostrarte las técnicas más utilizadas además de sentar las bases para que consigas tener el mejor pronóstico de ventas posible.

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LOS PILARES DE TU PRONÓSTICO

¿POR DÓNDE EMPEZAMOS?

EL SUAVIZAMIENTO EXPONENCIAL VS. OTROS MODELOS

DATOS PRECISOS, PRONÓSTICOS PRECISOS

EL EQUIPO COMERCIAL A EXAMEN

¿CÓMO CONSEGUIMOS DATOS PRECISOS?

¿QUÉ OPINAN NUESTROS CLIENTES?

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ÍNDICE

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LOS PILARES DE TU PRONÓSTICO

• Planificación financiera• Presupuesto de marketing• Producción• Operaciones• Valor de las acciones• Cartera de inversión

Tu pronóstico no solo es importante en ventas, toda la empresa va a verse afectada de una manera u otra si no coincide con los resultados obtenidos. Por ejemplo, si la cuota de ventas que has fijado en base a los datos derivados del pronóstico es inalcanzable, lógicamente, y por mucho empeño que pongas, tu equipo no va a conseguirlo. Y eso os afecta a todos:

La solución al problema es sencilla y está al alcance de tus manos. Para obtener pronósticos reales, necesitas precisión en los datos analizados mediante una mayor visibilidad en la gestión de las ventas.

Volvamos a Grecia y sigamos con nuestro templo. ¿Qué pasaría si los griegos hubieran hecho un mal pronóstico?, ¿seguiría existiendo hoy en día el Partenón?, incluso ¿sería Patrimonio de la Humanidad? Pues lo más probable es que no. No solo habría fallado el Partenón, ¡habría fallado toda la Acrópolis de Atenas! Si nos marcamos unos objetivos equivocados que no se adecuan a la realidad es imposible alcanzarlos, ya sean los griegos en la Época Clásica, como tú y tu equipo comercial en el próximo trimestre.

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NO

¿POR DÓNDE EMPEZAMOS?

¿Fijar objetivos reales?, ¿analizar si los datos son precisos?

Empecemos por el principio.

Si por ejemplo estás trabajando en una empresa que acaba de empezar y necesitas realizar una serie de pronósticos, para asegurarte el éxito de tus próximos movimientos, no vas a disponer de muchos datos de ventas. Para ello tienes los métodos cualitativos, basados en feedback subjetivo, suposiciones y opiniones de expertos de la industria en cuestión.

• Estudios de mercado• Juicios de opinión• Método Delphi• Encuestas al consumidor

Por el contrario, si tienes a mano datos de ventas, considera el uso de los métodos cuantitativos.Este tipo de pronósticos utiliza modelos matemáticos de series de tiempo con los que analizan los datos de ventas pasados y así predecir los resultados futuros.

• Run rate• Promedio móvil simple• Tasa de crecimiento medio• Regresión lineal• Suavizamiento exponencial

Tanto cuantitativos como cualitativos son igual de útiles.Pero nuestra recomendación es, sin lugar a dudas, el método de suavizamiento exponencial al ser uno de los más precisos y más utilizados entre los directores comerciales.

Antes de elaborar un pronóstico de ventas has de escoger cuál se adapta a las necesidades de tu negocio, siempre en función de tus datos, tus objetivos y el foco empresarial.

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EL SUAVIZAMIENTO EXPONENCIAL VS. OTROS MODELOS

¿Qué tienen que envidiarle el resto de modelos al suavizamiento exponencial? El suavizamiento exponencial tiene en cuenta la inestabilidad de las ventas, al contrario del resto de modelos de series de tiempo que solo funcionan cuando las series son estables y no están sujetas a grandes cambios o fluctuaciones.

Teniendo en cuenta dichos fenómenos y a diferencia de otros modelos cuantitativos que utilizan una cantidad fija de los últimos datos disponibles de las series de tiempo, la técnica de suavizamiento exponencial incorpora datos de un periodo de tiempo mucho mayor, dando una mayor ponderación a los valores más cercanos en el tiempo. Y, ¿qué dicen los expertos al respecto? SI NO CONSIGUES UN PRONÓSTICO REAL UTILIZANDO

EL SUAVIZAMIENTO EXPONENCIAL, ENTONCES TUS DATOS, PROBABLEMENTE, SON IMPREDECIBLES

Mark Blessington

Paso 1Añade los datos de tus ventas en un una gráfica estándar antes de poder analizarlos con este módulo

Si quieres utilizar esta técnica en tus pronósticos, Excel tiene su propio módulo de suavizamiento exponencial, espero que esta guía te resulte útil:

Paso 2Después vas a tener que clicar en la ventana de Datos en la parte superior de tu hoja de Excel (entre Fórmulas y Revisar) lo que hará que aparezca un menú desplegable. Dirígete a la esquina superior derecha y selecciona la pestaña Análisis de datos.

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Paso 3

Paso 4

Al hacer clic en la pestaña de Análisis de datos, se te pedirá que completes un cuadro con diferentes fórmulas de análisis. Sigue adelante y haz clic en suavizamiento exponencial.

Es la hora de rellenar el cuadro. El rango de entrada serán tus cifras de ventas así que selecciona las celdas de la B2 a la B13 en el espacio asignado.El siguiente paso es agregar el “factor de suavización”. Tiene un valor comprendido entre 0 y 1 (siendo 1 los datos de ventas más recientes).El último paso en el proceso es seleccionar dónde quieres que vayan los resultados del suavizamiento exponencial, así que haz clic en la celda C2. Verás el gráfico lineal y el conjunto de resultados.

¡ASÍ DE FÁCIL!

Paso 5Para calcular el forecast para el mes 13, simplemente haz clic en la parte de abajo a la derecha del valor pronosticado para el mes 12, y arrastra hacia abajo.

¿No tienes la función de Análisis de datos habilitada en Excel?No te preocupes, es muy fácil instalarla:Ves a Archivo > Opciones > Complementos > Complementos de Excel > Herramientas para análisis ¡Completa el cuadro y acepta!

Luego se te pedirá que completes el siguiente cuadro:

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Si un deportista de alto rendimiento prepara, entre otras cosas, un plan de alimentación con productos ultraprocesados para su próxima competición, ¿crees que conseguirá los mismos resultados que aquel que tiene una dieta rica en carbohidratos, proteínas y vitaminas?

Probablemente no. En el mundo deportivo una buena nutrición puede marcar la diferencia, lo mismo pasa en ventas.

Si alimentas tu sistema con datos poco precisos lo que vas a recibir a cambio serán resultados erróneos.

Los datos se han convertido en el núcleo de cualquier negocio. Es necesario y de vital importancia centrar los esfuerzos en conseguir mecanismos para poder registrarlos como es debido y con ello analizarlos mediante las métricas que mejor se adaptan a tu negocio.

Recuerda que tu habilidad para pronosticar futuras ventas de forma correcta y efectiva dependerá, en gran parte, de la calidad de los datos que tu equipo comercial sea capaz de registrar.

DATOS PRECISOS, PRONÓSTICOS PRECISOS

Todos y cada uno de los pronósticos quieren predecir (y acertar) lo que sucederá en un futuro. Para conseguirlo, necesitas estar seguro de que los datos que vas a analizar son lo más exactos, precisos y reales posibles. Recuerda que sin ellos, ni el pronóstico de ventas más sofisticado puede darte buenos resultados.

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EL EQUIPO COMERCIAL A EXAMEN

Te has preguntado alguna vez, ¿por qué los resultados finales no son igual a los pronosticados?

Debe de ser frustrante... Marcas unos objetivos a tu equipo y aseguras al resto de departamentos que vais a triplicar las ventas el próximo trimestre. Llega la hora de la verdad y, ni hay crecimiento ni hay nada. ¿Qué ha pasado? Lo que ha pasado es que si no estás al corriente de lo que hace tu equipo, no tienes visibilidad y no estás recibiendo feedback real, no puedes acertar en los resultados.

Lo primero que deberíamos hacer es ponernos en el lugar de nuestro equipo. Debido a la naturaleza de su trabajo, los comerciales de campo pasan la mayor parte del tiempo en la carretera desplazándose entre visita y visita. A estas alturas tenemos que ser completamente conscientes de que una de las tareas que más les cuesta es recopilar los datos obtenidos a lo largo del día.

¿Cuándo crees que van poder actualizar el CRM?El lunes a primera hora, el viernes al final del día…o quizás lo actualizan solo cuando tú les pides información relativa a una venta en concreto. Tanto si lo actualizan como si no, sabes que esos datos nunca van a ser exactos si tu pronóstico, al final del trimestre, no coincide con los resultados obtenidos.

• Datos incompletos• Datos imprecisos• Datos fuera de fecha

PRONÓSTICO DE VENTAS*47% afirma que sus datos no tienen la calidad suficiente para completar un

Si los representantes de ventas de campo utilizan CRM TRADICIONALES

DE LAS EMPRESAS

*Informe KPMG –

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¿CÓMO CONSEGUIMOS DATOS PRECISOS?

Conseguimos datos precisos proporcionando al equipo comercial una herramienta móvil de gestión de ventas. Los CRM tradicionales no están hechos para las ventas de campo, el comercial necesita un asistente personal que lo acompañe fuera de la oficina y le ayude con cada cliente, visita y venta. Tan sencillo como sacar el móvil del bolsillo, abrir la app, registrar los datos clave de la primera reunión, preparar los datos para la próxima, guardarlo en el bolsillo, y así sucesivamente.

ForceManager nace para ayudar al equipo de ventas y así poder centrar todos sus esfuerzos en lo que realmente importa: crear relaciones con el cliente. Una herramienta de ventas móvil que proporciona todas las capacidades de un CRM desde una tablet, smartphone o smartwatch, diseñada por y para el comercial de campo. Gracias a su movilidad y su intuitiva interfaz los comerciales registran los datos y acceden a toda la información de ventas cuándo y dónde lo necesiten. Verás que habrá diez veces más datos reportados, y el incremento no solo se verá en cantidad, sino que también en calidad.

Recuerda, cuanta más información tengas de tu equipo y sus ventas, más soporte podrás darles, más detallado será el plan de acción y, como consecuencia, habrá menor margen de error en los resultados pronosticados.

Adopción del usuario

Datos en tiempo real

Información integrada en una sola pantalla

Control por voz

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La teoría no te sirve, si no la pones en práctica: echa un vistazo a cómo las empresas que han confiado en ForceManager han transformado su fuerza de ventas.

“Ahora nuestros vendedores no tienen ningún problema cuando intentan ingresar datos o navegar por el sistema. ForceManager va directo a lo importante y nos permite hacer un seguimiento de toda la información clave en nuestras ventas: antes, después y durante una llamada de ventas”.

Phil HarveyDirector de Ventas en

“Además de ser una aplicación fácil de usar y que nos proporciona la visibilidad sobre los procesos de venta de los vendedores que queríamos, hemos incrementado el número de visitas a clientes potenciales y actuales”.

Mario GranadoDirector de Administración y Control de Gestión en

“Gracias a ForceManager las visitas de prospección han aumentado un 80% respecto al año pasado”.

Ferran OliverDirector Comercial y de Marketing en

“Con ForceManager ha sido posible impulsar nuestra eficiencia en ventas incrementando nuestra cobertura de cartera en un 68%. También hemos reducido el número de comunicaciones no productivas dentro de la unidad de negocio”.

Josep Maria PieraDirector de Operaciones en

¿QUÉ OPINAN NUESTROS CLIENTES?

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NUESTRO EQUIPO ESTÁ DISPONIBLE PARA RESOLVER

TUS DUDAS, AYUDARTE Y GUIARTE DURANTE EL PROCESO.

Si tus pronósticos de ventas no coinciden con la realidad de tu equipo, ¿por qué no pruebas ForceManager?

@forcemanager