El Programa de Procuración de Fondos: Dividiendo la tarea, multiplicando el éxito · 2014. 1....

23/01/2014

1

El Programa de Procuración de Fondos:Dividiendo la tarea, multiplicando el éxito.

Mtra. Deborah San Roman, CFRE. Fundación ABC/ Centro Médico ABC

Temas2.

El Departamento de Desarrollo y la Cultura

Filantrópica

3. Los actores y sus

papeles en la procuración de fondos

4. Un caso de éxito, la

campaña para empleados

2

1. El Plan

23/01/2014

2

Segmento 1:El Plan

3

Planear el trabajo y trabajar del Plan

• METAS: La razón de ser del trabajo.

• OBJETIVOS: Lo que queremos lograr, para cuando y como se va a medir el éxito

• ACCIONES: Las actividades principales

a realizar y la persona responsable

• ASIGNACIÓN DE RECURSOS:• Recursos materiales• Recursos humanos / autoridad• Recursos financieros• El tiempo

4

23/01/2014

3

Segmento 2:El Departamento de

Desarrollo y la Cultura Filantrópica

5

Segmento 2A:El Departamento de Desarrollo: creando estructura práctica y

funcional

6

23/01/2014

4

7

Creando Estructura

1. Define la estrategia de administración quefuncionará mejor para tu organización en suactual etapa.

2. Basado en los objetivos, enumera las actividadesque hay que realizar, organízalas, y crea un cargo para realizarlas.

3. Determina cuales funciones corresponden a voluntarios, cuales al staff y cuales a consultores externos.

8

Creando Estructura

4. Escribe una descripción de puesto para cada cargo.

5. Crea un organigrama de cargos que ilustre quien reporta a quien.

6. Establece políticas para medir el desempeño.

7. Crea manuales con información acerca de la organización, políticas, procedimientos, etc.

23/01/2014

5

9

2010‐2014

2002

Gerente de Desarrollo Filantrópico

Coordinadora de Campañas

Directora Fundación ABC

Jefe de Campañas

Permanentes

Becario(s)

Coordinadora Administrativa

Asistente Ejecutiva

EJERCICIO:

Llena el formato del plan para lograr el departamento de

desarrollo ideal para tu organización

10

23/01/2014

6

Segmento 2B:La Cultura Filantrópica:

nuestro objetivo principal

11

12

En una organización con cultura filantrópica:

• La misión y los beneficiarios son el enfoque principal de la organización.

• La procuración de fondos permea a todos los niveles.

• Todos conocen “El Caso” y lo pueden articular para identificar a nuevos socios, alianzas y donantes.

• Se opera con un enfoque “donante‐céntrico”. • El liderazgo participa activamente en la procuración

de fondos.• Los miembros del Consejo/Patronato aportan sus

donativos.

23/01/2014

7

EJERCICIO:

Califica a tu organización en cuanto a su nivel de Cultura

Filantrópica

13

14

Se inicia desde adentro

• Una cultura filantrópica empieza desde adentro con los más involucrados con la organización.

• Hay que educar a todos acerca del proceso de desarrollo.

• Es conveniente crear un ejercito de promotores.

• La perspectiva del donante es primero

23/01/2014

8

15

Para crear una cultura filantropìca:

• Tu, el staff, los volunarios, el Patronato y los ejecutivos deben ser los primeros donantes en montos importantes de acuerdo a su capacidad para hacerlo.

• Hay que compartir historias de éxito y de compromiso.

• Enfoque hacia fortalecer relaciones a largo plazo.

• Hay que agradecer e incentivar la lealtad.

16

Para crear una cultura filantropìca:

Recuerda las reglas básicas de la procuración de fondos:

• Si no pidas, no te darán• Las personas le dan a ortras personas• Es más fácil renovar un donativo que

conseguir uno nuevo

23/01/2014

9

EJERCICIO:

Desarrolle los puntos clave para la creación de un plan

para crear/fortalecer la Cultura Filantrópica

17

Segmento 3:Los Actores y sus

papeles

18

23/01/2014

10

19

“ A mi no me corresponde…”

¿Quién hace la procuración de fondos?

20

CEO

Staff Staff Staff

Director de Desarrollo

STAFF

23/01/2014

11

El CEO (ideal)

•Actor clave para el éxito del programa de desarrollo

•Posiciona a la filantropía como prioridad para la organización

•Pone el ejemplo para todos los empleados y para el Patronato/Consejo también

•Apoya al desarrollo con recursos institucionales y tiempo personal

•Forma parte del equipo de liderazgo para la procuración de fondos

21

El Director de Desarrollo

•Tiene la responsabilidad final para lograr los objetivos de procuración de fondos

• Impulsa la creación de una Cultura Filantrópica

•Pone el ejemplo con su donativo personal, su entusiasmo y su compromiso

•Capacita, motiva, y facilita el trabajo de los voluntarios

•Administra eficientemente los recursos•Es el defensor de la práctica ética de la procuración de fondos

22

23/01/2014

12


23

VOLUNTARIOS

Presidentes de campañas

Comité de Desarrollo

Patronato / Consejo


24

VOLUNTARIOSPresidente de la Campaña


Patronato / Consejo

CEO

Staff Staff Staff

Director de Desarrollo

STAFF

23/01/2014

13

VOLUNTARIOS CLAVE PARA LA PROCURACIÓN DE FONDOS

Patronato / Consejo


Equipo de Campaña

Voluntariado

Responsabilidades del Patronato / Consejo

• Dar y conseguir •Aprobar las metas y planes de la PdeF•Estabelcer políticas para guiar la PdeF•Reclutar un CEO dispuesto a apoyar a la PdeF•Reclutar algunos Patronos/Consejeros dispuestos a solicitar recursos.

•Asistir a eventos para la PdeF•Evaluar los esfuerzos de PdeF

26

23/01/2014

14

El Comité de Desarrollo

27

•Se comprometen a dar y ayudar a conseguir donativos

•Validan el Plan de Desarrollo a largo plazo• Implementan y evalúan actividades•Se encargan de la búsqueda constante de prospectos

•Canalizan información al Departamento de Desarrollo

•Ayuden a calificar a prospectos a donativo

•Conoce y está comprometido con la organización y el proyecto.

•Es prospero e influyente y dispuesto a usar su posición para lograr el éxito de la campaña.

•Acepta las responsabilidades de la descripción de puestos

28

El Líder del Comité / Campaña

23/01/2014

15

Presidente del Comité/Campaña: Descripción del Puesto

•Ser un promotor entusiasta de la institución y la campaña•Convocar juntas del comité •Reclutar a voluntarios para participar en la campaña•Representar al Comité ante el Patronato y reportar avances•Solicitar algunos donativos personalmente•Aportar un donativo significativo para la campaña

Reflecionemos:

“La selección del mejor liderazgo voluntario es, probablemente, el factor mas importante para asegurar el éxito de cualquier campaña financiera.”

Alex Carroll

23/01/2014

16

El Voluntariado

•Realiza colectas•Organización de eventos especiales/venta de boletos•Solicitud de donativos menores y en especie•Promoción y relaciones públicas•Actividades emprendedoras

Palabras sábias:

“La motivación del voluntariado es difícil de definir, pero lo que SI sabemos es que el factor más

motivante es el éxito.”

Mike C. Kriffer

23/01/2014

17

Apoyo del Departamento de Desarrollo

•Preparación y actualización de documentos

•Capacitación de voluntarios•Organización y logística de juntas•Preparación y envío de cartas, materiales y

recibos•Control y documentación•Actualización de bases de datos•Estándares, ética y profesionalismo

Capacitación

INFORMACIÓN•Principios básicos•Explicación del Plan de Procuración de Fondos/ Campaña•El Caso Institucional•Investigación de prospectos

PRÁCTICA•Expresión personal del Caso•Técnicas de solicitud

23/01/2014

18

“Por favor… no me hagas pedir dinero.”

Consejero anónimo de una ONG

$

EMBAJADOR

Hacer Amigos

SOLICITADOR

Conseguir Donativos

PROMOTOR

Difundir

el Caso

Kay Sprinkel Grace, 2005

AMBASSADOR

ASKERADVOCATE

23/01/2014

19

EjercicioEn un post‐it escriba una actividad o acción que,

como EMBAJADOR, PROMOTOR o SOLICITADOR, un Consejero puede realizar para contribuir al

proceso de desarrollo.

Pégala en la hoja correspondiente al rol que está desempeñando con esa acción.

Actividades de un

EMBAJADOR = Hacer Amigos

•Identificar y ayudar a reclutar a nuevo voluntarios.

•Agradecer a los donantes personalmente.

•Compartir los nombres de personas quienes puedan

interesarse en la misión de la institucion.

23/01/2014

20

Actividades de un

PROMOTOR = Difundir el Caso

•Participar en una capacitación acerca de como comunicar la misión y proyectos de la organización.

•Aprovechar eventos sociales para platiar acerca de los logros de la institución.

•Acompañar al personal al hacer presentaciones a prospetos.

Actividades de un

SOLICITADOR = Conseguir Donativos

•Conversar con posibles donantes con el fin de evaluar su interés en hacer un donativo.

•Acompañar a staff y/o a otros voluntarios en visitas para solicitar o renovar un donativo.

•Contactar a sus amistades en empresas o fundaciones para conseguir patrocinios.

23/01/2014

21

Como usar la herramienta

•Crea la lista de actividades.•Haz una presentación al Consejo.•Pídale a cada Consejero marcar las actividades que está dispuesto a llevar a cabo.•Agradéceles su compromiso.•Prepare un matriz con los nombres y las actividades de cada consejero.•Dale seguimiento, involucrándoles en las actividades de desarrollo.

“Claro que no… pero hazme el

favor de llenar este checklist…”

Director de Desarrollo de una ONG

23/01/2014

22

El Director de Desarrollo

43

El procurador de fondos deben de liderear con su

ejemplo y servir como el promotor de la

procuracicón de fondos ante todo el personal y los

integrantes del Patronato/Consejo.

Administrando hacía arriba

•¿Cuáles son los retos más grandes para administrar al CEO y al Patronato/Consejo?

44

23/01/2014

23

Para poder administrar hacía arriba hay que:

•Predicar con el ejemplo•Consolidarse como profesional

•Demostrar competencia•Capacitarse continuamente•Defender a toda costa la transparencia y prácitca ética

•Inspirar confianza•Justificar tu existencia

45

Para poder administrar hacía arriba hay que:

•Ser tanto líder como administrador•Aprender a trabajar con voluntarios

•Ofrecerles experiencias positivas•Aprovechar la fortalezas de cada persona

•Capacitarles y aconsejarles•Pedir no exigir

•Agradecer y alagar/ evitar aceptar el crédito por el éxito

46

23/01/2014

24

EJERCICIO:

Desarrolle el plan para involucrar a todos los

actores en la procuración de fondos

47

Segmento 4:La Campaña de

Empleados

48

23/01/2014

25

Propósito: Financiar la construcción y equipamiento del Centro de Cáncer ABC y crear un fondo patrimonial para apoyar a proyectos del centro.

Meta: $16,000,000 USD

Tema:

Fase preparativa: septiembre 2005 – mayo 2007

Inicio: junio 2007

Duración: 3 ½ años

Campaña de Capital

Divisiones Externas

•Donativos “Pacesetter”

•Donativos Mayores

•Donativos Significativos

Divisiones Internas

•Liderazgo (Patronato, Consejo Fundación ABC)

•Médicos

•Empleados

• 2271 prospectos a donativo

•18 voluntarios

•Planeación: enero, 2008

•Campaña: abril-agosto, 2008

Campaña Imagina...

23/01/2014

26

Elaboración del plan de campaña

1. Sensibilizar a los empleados sobre la importancia del proyecto y su participación y asistencia a las sesiones informativas para que conozcan el proyecto.

2. Conseguir que los empleados sean los principales promotores de la campaña.

3. Lograr la colaboración de las empleados para la construcción del puente peatonal.

4. Estrechar los vínculos entre el personal y el CMABC.

5. Propiciar una actitud positiva, participativa y comprometida del personal hacia la procuración de fondos.

6. Validar el proyecto desde adentro hacia la comunidad.

7. Fomentar la cultura filantrópica y reforzar el sentido de pertenencia de los empleados involucrándolos como promotores y donantes.

Objetivos

Elaboración del plan de campaña

•Asistencia del 100% de los empleados a las sesiones informativas.

• 681 Empleados donantes (30% del mercado)

•Participación del 100% de Directores y jefes.

Metas FinancierasBuena: $ 1,500,000 pesosMejor: $ 1,750,000 pesosÓptima: $ 2,000,000 pesos

Metas de participación

23/01/2014

27

Tabla de Rangos

META BUENA

Rango de donativo mensual

# de donativos necesarios

Anual Por 3 años

$1,000 2 $24,000.00 $72,000.00

$800 2 $19,200.00 $57,600.00

$500 3 $18,000.00 $54,000.00

$400 4 $19,200.00 $57,600.00

$200 10 $24,000.00 $72,000.00

$100 82 $98,400.00 $295,200.00

$80 128 $122,880.00 $368,640.00

$50 130 $78,000.00 $234,000.00

$40 132 $63,360.00 $190,080.00

$20 138 $33,120.00 $99,360.00

Total 631 $500,160.00 $1,500,480.00

Espacio de Nombramiento: El Puente

23/01/2014

28

Plan de Comunicación: Diseño y elaboración de materiales

Lema y Logo

Folleto


23/01/2014

29

Teasers


Poster


23/01/2014

30

• Aprobación de la Dirección General

• Reunión con Recursos Humanos y Sindicato para visto bueno y solicitud de apoyo.

• Invitación personalizada a empleados de diversas áreas a participar en el Comité de Empleados (descripción de puesto).

• Formación del Comité de Empleados (2 Copresidentes, 18 miembros).

Recursos Humanos y Liderazgo

• Botón de campaña

• Pin de donante

• Yoyo “Yo ya dejé huella”

• Pantuflas para la rifa

• Cojín

Recursos Materiales: Promocionales de Campaña

23/01/2014

31

Preparación del paquete - invitación para todos los empleados:

• Carta – invitación personalizada firmada por el Director Gral.• Boleto de acceso a la sesión – participación en rifa• Folleto de la Campaña Imagina• Folleto de la Campaña “Dejemos Huella”• Hoja de promesa con opción de descuento por nómina.

Planeación de las sesiones informativas

Junta de Jefes

Lanzamiento de la Campaña

23/01/2014

32

Logística de las sesiones

• Invitación a servirse un snack (bolsitas y vasos etiquetados con el logo de la campaña).

• Avances de películas alusivas a filantropía y a cáncer.• Presentación del proyecto, presidida por un miembro del Comité de

Empleados y Staff de la Fundación.• Rifa pantuflas.• Entrega de botones de asistencia.

Recepción de donativos

• Pago en una sola exhibición en efectivo, cheque, con tarjeta de crédito y/o débito.

• Descuento por nómina por el plazo que el empleado determine (pudiendo ser hasta de 3 años).

• Cargo automático mensual a tarjeta de crédito y/o débito por el plazo que el empleado determine (pudiendo ser hasta de 3 años).

23/01/2014

33

Seguimiento de la sesión

• Captura de donativos y programación de cobranza

• Control de asistencia

• Difusión de las sesiones mediante avisos y horarios en la cafetería y tableros de empleados.

Juntas del Comité de Empleados

• Juntas semanales• Acuerdos y tareas• Elaboración de reportes y gráficas de avances

(asistencia a sesiones, # de sesiones, # empleados donantes, % meta)• Ideas• Asignación de sesiones

23/01/2014

34

Agradecimientos y Reconocimientos

Por Asistir a la Sesión Informativa:

• Entrega de un botón con el logo de la campaña.

• Rifa de unas pantuflas al concluir cada sesión.


Por Ser Donante de la Campaña:

• Carta de agradecimiento

• Porta gafete (yoyo) metálico, “YO YA DEJE HUELLA”.

• Pin de Imagina…

• Nombre incluido en la placa de donantes del puente del Centro deCáncer ABC.

• Reconocimiento a las áreas que logren el 100% de participacióncomo donantes.

• Fiesta de cierre de campaña

- rifa de premios

23/01/2014

35

Recorridos por las instalaciones de ambos campus para repartir dulces a quienes portaran su botón de asistencia a las sesiones.


FOTOS LUCY


Reconocimiento a las áreas con cumplimiento del 100% de su personal como donantes.

23/01/2014

36


Boletines y revistas internas


23/01/2014

37

Posters de avances


Reconocimiento al comité


23/01/2014

38

Fiesta de cierre

Vid

eo

Invitación

Fiesta de cierre

Recorridos Diversión

Rifas

23/01/2014

39

Poster final con logros y agradecimiento

Video

Inauguración del Puente

Corte de listón

Develación de placa

23/01/2014

40

Recepción

Inauguración Puente

Placa de reconocimiento

Inauguración Puente

23/01/2014

41

EJERCICIO:

Apunta los elementos clave de una campaña de empleados

para tu organización

81

Temas2.

El Departamento de Desarrollo y la Cultura

Filantrópica

3. Los actores y sus

papeles en la procuración de fondos

4. Un caso de éxito de una

campaña para empleados

82

1. El Plan

23/01/2014

42

¡Ajá’s!

83

D. R. ©Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de MonterreyAv. Eugenio Garza Sada 2501Col. Tecnológico, C.P. 64849Monterrey, N.L.México, 2013

“Se prohíbe la reproducción total o parcial de este documento por cualquier medio sin el previo y expreso consentimiento por escrito del ITESM”

84

El Programa de Procuración de Fondos: Dividiendo la tarea, multiplicando el éxito · 2014. 1....

Documents

Transcript of El Programa de Procuración de Fondos: Dividiendo la tarea, multiplicando el éxito · 2014. 1....