EL OFICIO1. CONCEPTO:Es un documento de carcter oficial que se utiliza en los organismos del sector pblico y por extensin en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua; por lo tanto el oficio no puede ser usado a ttulo personal, sino en representacin de una entidad o institucin, o en mrito a un cargo directivo que se ocupa, por ejemplo lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las universidades; los directores de los centros educativos, etc.; y no as los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de asignatura que no desempean algn cargo directivo.2. REA DE DIFUSIN:El oficio se difunde en dos niveles; a nivel externo, es decir, fuera de una institucin; y a nivel interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellas que ocupan cargos directivos, y A nivel interno, enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de una entidad o institucin.

3. FACULTAD PARA FIRMAR LOS OFICIOS:3.1 Los oficios de circulacin externa solo los puede firmar la mxima autoridad de la institucin o por quien hace sus veces. En caso de enviar un oficio fuera de la institucin los que dirigen rganos internos pueden redactarlos en nombre suyo y firmarlos, pero sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.

3.2 Los oficios de circulacin interna son firmados por los que desempean cargos directivos de la institucin.3.3 Los que no desempean cargos directivos no estn facultados para hacer uso del oficio, porque no representan legalmente ni a la Institucin ni a sus rganos, estas personas se comunican entre ellas mediante memorandos, informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto el oficio no puede ser utilizado a ttulo personal, sino en representacin de una entidad o institucin4. PARTES: El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:1. Membrete (nombre de la institucin o entidad que enva el oficio)

2. Lugar y fecha

3. Cdigo (hace referencia al tipo y al nmero de oficio que se expide)

4. Destinatario: tiene los siguientes elementos:

Tratamiento5. Asunto (tema a tratar)6. Texto (desarrollo del asunto), consta de 3 secciones:

a) Formula de apertura: que encabeza la redaccin del texto del oficio, tenemos: Tengo el honor, cuando el oficio el dirigido a un superior; y Tengo el agrado, si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarqua.

b) Exposicin: que desarrolla el asunto del oficio en forma clara, directa y lo ms breve posible, se inserta a continuacin de la frmula de apertura.

c) Prrafo de cierre: que como su nombre lo indica, es un prrafo que se utiliza al finalizar el texto del oficio.

Las entidades que conforman el Sector Privado la carta en vez del oficio para su comunicacin externa

El oficio y la carta cumplen funciones similares, el oficio en las entidades pblicas , las cartas en el Sector Privado