El OFICIO

MIRANDA RUIZ , BRIZELAOCMIN, ERNESTO

MIRANDA RUIZ , BRIZELAOCMIN, ERNESTO

*DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Todo documento administrativo es una comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración publica como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución Política , las leyes y las normas internas de cada entidad o institución.

*OFICIO

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.

*ÁREA DE DIFUSIÓN*A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargos directivos.

*A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución

* FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

*Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces. abandonando asuntos específicos del trabajo.

*Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.

*UTILIDAD Y FINES

*Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita.

*El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento.

*PARTES DEL OFICIO

* ENCABEZAMIENTO.-Damos el nombre del encabezamiento al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.

* TEXTO.- Denominamos texto a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de secciones, cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento.

* TÉRMINO.

1)Membrete

2)Nombre del año3)Lugar y fecha

4)Código

5) Destinatario 6)Asunto

7)Referencia

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

1 Antefirma

2 Firma

3 Postfirma

4 Sello

5 Anexo

6 “con copia”

7 Pie de pagina

Texto

Encabezamiento

Término

*1. PARTES DEL ENCABEZADO

1. MEMBRETE:

Es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento. Ejemplo:

MINISTERIO DE EDUCACIÓNINSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PÚBLICO

“LUIS E. VALCARCEL” DE ILO

2. NOMBRE DEL AÑO.

En nombre de año es la denominación que da el gobierno a cada año calendario, mediante ley o decreto supremo. Ejemplo:

2009 “AÑO DE LA UNION NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA”.

3. LUGAR Y FECHA.El lugar y la fecha es la parte que indica dónde y cuándo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el día, el mes y el año de su elaboración.

Lima, 21 de noviembre de 2009.Lima, noviembre 23 de 2009.

En documentos de circulación interna, se puede abreviar la fecha de diferentes maneras:

21 noviembre 09 21/11/09 21-11-09 09-11-21

4. CODIGO.

El código es la parte que individualiza al documento e identifica a la institución y/o dependencia de la referencia. Esta compuesta por:

El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra “numero”, con mayúsculas. Por ejemplo: OFICIO No.

El número correlativo asignado al documento, integrado por tres dígitos, que se renuevan anualmente: 001.

Las dos ultimas cifras del año calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones: - 09-.

Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guión o barra inclinada. UJCM-DREMO.

OFICIO Nº. 001-09-UJCM-DREMO

5. DESTINATARIO.

Es la parte que identifica a la persona, dependencia, institución o empresa a quien se remite el documento

6. ASUNTO.Es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen. Está integrado por los siguientes elementos:

La palabra asunto seguida de dos puntos; y,Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa, tipo telegrama.

Asunto: Concurso de plazas docentes

7. REFERENCIA

Es la parte que hace mención a los antecedentes del documento que se elabora.

Es una parte complementaria porque su uso es opcional. La llevan únicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores. Esta parte comprende:

El termino referencia (completo o abreviado) seguido de dos puntos; yEl código y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedente. Por ejemplo:

Ref.: Ofic. No. 123-09-ORDE 21 de nov. de 2009

1. NOTA SOBRE EL VOCATIVO.

Es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de empezar la redacción del texto.

Actualmente manuales de correspondencia moderna y normas internas de los organismos del Sector Público, no consideran al vocativo parte del documento administrativo.

Señor DirectorMuy señor míoDe mi mayor consideración

3. PARTES DEL TEXTO

2. CUERPO O TEXTO.

Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.

Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de nuestra Institución, se realizó las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectuó con toda normalidad y éxito, confraternizando deportivamente toda la familia del ISTLEV, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para este evento.

2. DESPEDIDA.

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima personal.

*3. PARTES DEL TERMINO1. ANTEFIRMA.-Es la palabra o frase de cortesía

que se emplea cuando se ha concluido la redacción del texto de un documento administrativo, precede a la firma del responsable de la comunicación. Pueden ser:

Atentamente,Cordialmente,Afectuosamente, entre otros.

2. FIRMA.- Comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rúbrica establecida y estilizados de la persona que se responsabiliza el documento.

3. POSFIRMA.- La postfirma es la parte que identifica al responsable de la comunicación. Esta compuesta por los siguientes elementos:

Profesión o grado académico, en forma abreviada.Nombre(es) y apellidos del con mayúsculas.

Lic. CARLOS GUTIERRES PORTALES

Cargo que desempeña, cuyos sustantivos y adjetivos se escriben con letra inicial mayúscula:

Jefe de Planificación

4. SELLO.-EL sello es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se envía: refrenda la firma del responsable de la comunicación. Este es de forma circular en los organismos dependientes del Estado. Lo usan las personas que tienen cargos directivos. Lleva el nombre de sello de legalización.

5. ANEXO.- ES una parte opcional. Se emplea únicamente cuando al documento que remitimos hay necesidad de acompañar objetos u otros documentos tales como: recibos, facturas, certificados, testimonios, fotografías, grabaciones, etc.

6. CON COPIA.- la con copia es la parte que identifica o hace mención a las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envían las copias del documento que se redacta.

Comprende los siguientes elementos:

Encabezamiento que vienen a ser la abreviatura de la frase “con copia”, así : c.c., y La relación de las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se remiten las copias del documento. Por ejemplo:

c.c.:DirecciónSubdirecciónArchivo.

7. PIE DE PAGINA.- el pie de pagina es la parte que identifica a los responsables de la elaboración del documento. Comprende las iniciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona que se menciona en la postfirma y de aquélla que se encargó de su mecanografiado o digitación

TCL: Dir.mzs: sec.

*ESTILOS FORMALES DE REDACCIÓN

1. BLOQUE.

El estilo bloque se caracteriza por iniciar la redacción de los párrafos del texto sin dejar sangría.

“--------------------”---o--- ---, -----------

------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------

--------------- O --------- ------- --/--

Sin sangría

* OFICIO FORMATO A

“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA “

Ilo, 18 de Junio de 2009

OFICIO N°005-09-ISTLEV.

SEÑOR : Ing. DARIO AQUINO YAPO

Director

ISTLEV - ILO

Av. La Cultura s/n

Presente

ASUNTO : Eleva Informe

De mi mayor consideración:

Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de nuestra Institución, se realizó las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectuó con toda normalidad y éxito, confraternizando deportivamente toda la familia del ISTLEV, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para este evento.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima personal.

Atentamente,

………………………………………………

Prof. TIMOTEO CUEVA LUZA.

DELEGADO DE DEPORTES

C.C.: Archivo

TCL: Dlg.

vsm: Sec.

MINISTERIO DE EDUCACIÓNINSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PÚBLICO

“LUIS E. VALCARCEL” DE ILO

2.SEMIBLOQUEÉste se singulariza por comenzar la redacción de los párrafos del texto dejando sangría, que por lo general es de 5 espacios horizontales en blanco, el cual puede aumentar o disminuir, sólo y únicamente es a inicio del párrafo.

“------------------------”-----o------- -------,-------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------

------------

o----------------------/---

Con sangría

* OFICIO FORMATO B

“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA “

Ilo, 2009 noviembre 21

OFICIO N°005-09-ESFA.

AL : Ing. DARIO AQUINO YAPO

Director

ISTLEV - ILO

Av. La Cultura s/n

Presente

ASUNTO : Eleva Informe

De mi mayor consideración:

Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de nuestra Institución, se realizó las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectuó con toda normalidad y éxito, confraternizando deportivamente toda la familia del ISTLEV, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para este evento.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima personal.

Atentamente,

………………………………………………

Prof. TIMOTEO CUEVA LUZA.

DELEGADO DE DEPORTES

C.C.: Archivo

TCL: Dlg.

vsm: Sec.

MINISTERIO DE EDUCACIÓNINSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PÚBLICO

“LUIS E. VALCARCEL” DE ILO

3. BLOQUE EXTREMOEl estilo bloque extremo se distingue por comenzar la redacción de todas las partes del documento en el margen izquierdo, a excepción del nombre del año que mantiene su ubicación habitual y del sello de legalización que se imprime al lado derecho de la firma

“-------------------”-----o-------------,-------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------,------o-----------/---

Todo al margen izquierdo

www.themegallery.com

* OFICIO FORMATO C

“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA “ Ilo, 21 de noviembre de 2009

OFICIO N°005-09-ESFA.SEÑOR : Ing. DARIO AQUINO YAPO

Director ISTLEV - ILO Av. La Cultura s/n Presente

ASUNTO : Eleva Informe

De mi mayor consideración:

Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de nuestra Institución, se realizó las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectuó con toda normalidad y éxito, confraternizando deportivamente toda la familia de la ESFAP, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para este evento.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima personal.

Atentamente,

……………………………………………… Prof. TIMOTEO CUEVA LUZA. DELEGADO DE DEPORTES C.C.: Archivo

TCL: Dlg.

vsm: Sec.

MINISTERIO DE EDUCACIÓNINSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PÚBLICO

“LUIS E. VALCARCEL” DE ILO

*TIPOS DE OFICIO *Oficio Simple o Directo .- Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona.

*Generalmente en caso de una invitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

*Oficio Múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que:

1. El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.

2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo).

Oficio de Transcripción.