El Momento De incorporar el ERP a la empresa

8/18/2019 El Momento De incorporar el ERP a la empresa

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La invitación esta hecha: es el momento de incorporar ERP a mi empresa.

Entre los empresarios sin importar el tamaño de la empresa, el uso de la

tecnología tiene casi siempre dos opiniones: los que la ven como una solución que

implica antes que nada grandes gastos; y otros que piensan que, de acuerdo a suforma de trabajo, es muy complicado utilizar redes de computadoras y nuevos

sistemas de información.

as adquisiciones de equipo y soft!are son por lo general resultado de

promociones de proveedores ante el dueño o los departamentos de compras con

el visto bueno de un especialista de inform"tica, que por lo general, no se

contempla esta participación cuando se le contrata y no cubre un perfil para #acer

un plan de $%&, en la empresa.

as primeras iniciativas se dan, ya sea porque en un departamento est"n

fastidiados de trabajar #asta muy tarde, porque la vieja computadora tarda muc#o

en #acer los c"lculos; o porque los costos de inventarios son elevados debido a

que el sistema de registro no esta suficientemente automatizado. os proveedores

pueden ampliar el an"lisis, pero por lo general, primero 'miden al cliente( y

presentan la información con equipos y soft!are de línea sofisticado, e incluyen

sendas advertencias que tanto #ard!are como soft!are, debe ser instalado por

especialistas, así que las propuestas son elevadas. En ocasiones por falta de

invertir tiempo en an"lisis, en la parte de soft!are, el proveedor cotiza el costo por

#ora de desarrollo de sistemas, dato tomado de un tercero )outsourcing*, m"s un

sobreprecio.

a reacción del empresario es pedir algo que no sea tan caro, pero a+n no

sabe o no repara en que es tambin importante prever el tiempo de implantación

de las alternativas propuestas. -i el proveedor solo maneja una marca de soft!are

y #ard!are, no le quedar" m"s remedio que reducir la capacidad de estos, que

solo en ocasiones resulta lo correcto. /arece que si es complicado, verdad0,

que #ay que #acer0


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/rimero, definir el tamaño de la empresa en función de cuantas personas

manejan información que representan transacciones y que se pueda operar

independientemente; y cuantas para tomar decisiones. &on esto tenemos una idea

de donde debe #aber equipo para alimentar información, a la vez que se da

asignación de responsables de coordinar la alimentación del sistema.

uego estos responsables dan la información procesada a sus superiores y

colegas por dos vías, de acuerdo al alcance del sistema. -i el alcance del sistema

es amplio y la implantación se #a logrado en toda el "rea tendr" un catalogo de

reportes predefinidos viable a imprimir. -i un ejecutivo requiere consultar detalles,

se le dan equipo y privilegios para acceder. -i el alcance del sistema es modesto,

tendr", con diferentes grados de intensidad de trabajo, recuperan información y

procesarla con #erramientas comerciales )#oja de c"lculo* y una vez procesada,

presentarla a papel o #acerla accesible a consultas directas.

/osteriormente es importante que lo que trabaje cada "rea donde #aya

transacciones deber" poder interconectarse con los sistemas de otros

departamentos, para compartir información. 1abr" tambin "reas que procesan el

resultado de las transacciones e igualmente puedan operar independiente, como

por ejemplo &ontabilidad.

&onforme se van conjuntando estas piezas, se le va dando forma a un

sistema integral.

2sí en el caso de un distribuidor de 1olcim 2pasco, en el "rea de 3entas,

tendríamos:

$ransacciones de 4acturación

&at"logo de clientes

5eporte de 3entas por periodo y por vendedor.


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Este desglose, se puede #acer para &ontabilidad, %nventarios, &ompras

etc., la idea central de lo que #asta aquí #emos comentado, consiste en que el

sistema de información que su empresa necesita no tiene porque ser tan grande o

completo desde el principio. 6espus conforme el empresario perciba los

beneficios y las nuevas necesidades, puede pedir la integración de nuevos

reportes, consultas, o el uso de una parte del sistema prevista para la interacción

de datos de diferentes "reas, por ejemplo reporte de productos m"s vendidos en

trminos de pesos no de unidades de producto.

1asta aquí, #emos #ablado de: tecnología, personas, información, recursos

financieros y tiempos. os primeros son recursos empresariales, su perspectiva

temporal es su planeación o programación. os sistemas comerciales

desarrollados y7o vendidos en 89ico, dirigidos a soluciones empresariales #an

ido madurando y #an logrado llegar a la categoría E5/ )enterprise resources

planning*, que no solo es una #erramienta para una mejor administración, sino que

es la base de diferenciación para ser m"s competitivo. a implantación de un E5/

en un distribuidor de 1olcim 2pasco, debe ser de acuerdo a precisamente a la

e9periencia previa en sistemas integrales, o a uso de #erramientas de escritorio

)#ojas de c"lculo*, o controles manuales.

6e acuerdo a e9periencias del programa desarrolla$ 4undes 2pasco, en

un caso, el E5/, permitió por ejemplo la mejor preparación de recorridos de

cobranza, al proporcionar información de clientes clasificados como solventes,

pero a la vez, con un nivel alto de saldo, teniendo control de los días que estos

abren su caja a proveedores.

En otro e9tremo, un distribuidor inicio el uso de su E5/, para facturar

autom"ticamente las ventas recuperando descripción y precio de un catalogo de

apro9imadamente


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a aplicación de E5/=s cumple con la diversidad operativa de amplia gama

de giros de negocio de los distribuidores de 1olcim 2pasco. oa E5/=s cuentan

con módulo de producción, así que si un distribuidor fabrica bloc>s, puede

controlar su manejo de materiales. &uando tiene al día las compras y ventas en el

sistema, alimentando inventario físico, la intercone9ión del módulo de producción,

dar" en autom"tico el control de e9istencias de los materiales usados.

&on este enfoque de implantar un E5/ por partes, tenemos importantes

ventajas al momento de que dos o m"s "reas se interconecten:

- &ertidumbre sobre a veracidad de la información, porque las distintas

"reas manejan la misma información.

- &apacidad de interpretación de resultados derivado de la e9periencia.

- 8ejor comunicación interdepartamental debido a que se eliminan

supuestos respecto a informaciones duplicadas y distintas.

-

?ueno, pues la incorporación de $%&@s y en particular la de un E5/, no parece tan

complicado, pero la verdad es que a+n no #emos terminado. El factor de 9ito, es

el mismo que en otros proyectos: el factor #umano.

2#ora bien, la alta dirección o en pocas palabras los dueños de casas de

materiales, #an aprendido a llevar la gestión de sus negocio sin tanta tecnología

En el programa desarrolla$, despus de #acer los levantamientos y an"lisis del

diagnóstico, en varias ocasiones se identificó la automatización o reimplantación

de sistemas como "rea crítica o de oportunidad para la empresa distribuidora de


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1olcim 2pasco. 2quí entraba un factor #umano: la edad y las oportunidades del

dueño de desarrollar #abilidades en el manejo de tecnologías. Esto llevaba a en

unos casos, dejar el proyecto de implantación en manos de sus #ijos, en otros

poner al consultor en contacto con los usuarios. 2mbos esquemas son

insuficientes

En el caso de que se deje a los #ijos la implantación del E5/, #ay condiciones no

laborales intrínsecas: no trabajan en la empresa o lo #acen solo de 'medio(

tiempo; tienen en la mente el E5/ que su universidad ofrece dentro de una o

varias de sus clases, y son vistos como 'jefes( ajenos por el personal. El proyecto

nace cuando se les #ace una presentación de un producto E5/, simulan agrado y

depositan en su descendencia, a+n ocupados en estudios universitarios, la

posibilidad de modernización. El resultado de su intervención en el mejor de los

casos, si tienen suerte de empezar por lo m"s f"cil, es que incorporar tan

lentamente las "reas del E5/, que cuando a+n no terminan la segunda, la primera

ya requiere de cambios. Esta forma es muy desgastante y no asegura el 9ito. El

empresario, no va a poner el grito en el cielo, porque su inters es que su #ijo se

involucre en la empresa. /ero m"s adelante, desec#ar" todo lo que tiene que ver

con tecnología como una estrategia de inversión para mejorar la competitividad.

a realidad es que sin importar la edad, los dueños deben tambin invertir tiempo

suficiente en capacitarse, para estar convencido de que est"n tomando la decisión

correcta.

El segundo caso, comienza cuando un consultor vende bien un proyecto, se

supone le #an contratado un buen n+mero de #oras y los usuarios est"n

dispuestos a dar tiempo e información. os E5/ son fle9ibles porque permiten

distintas formas de trabajar; por ejemplo a las ventas a crdito, puede o no

preverse la aplicación de intereses moratorios, y esto se puede a+n dividir en

diferentes tasas. -in embargo, si una diferencia se da entre el "rea de ventas y la

de cobranza, respecto a un cliente un día y al otro día, bajo las mismas


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circunstancias, el proceder es distinto, esto no lo va a resolver el E5/, ni es

responsabilidad del consultor en implantación, sugerir la #omologación de

criterios, )y si lo #iciera, quin diría la +ltima palabra, el de ventas o el de

finanzas0*.

2lgo que es importante al incorporar un E5/ es que debe de #aber un

responsable de su implantación dentro de la empresa, sin importar el tamaño de

esta y la dirección, interna, e9terna o una combinación de estas, del proyecto. -i

se contrata un consultor, no es suficiente #acer reuniones, pedir la colaboración el

personal, etc., para que el especialista e9terno #aga e9itoso el proyecto. -e

requiere, que de parte de la empresa #aya alguien a quien todos identifiquen como

el depositario de dudas, e9pectativas a la vez que sea guía en cambios para

mejorar o crear procedimientos a la luz del ambiente de precisión en el trabajo,

que e9ige un E5/.

&on un distribuidor de 1olcim 2pasco, con varios giros de negocio y de gran

tamaño, durante meses se tuvieron reuniones para la reimplantación de un E5/,

#ubo presión para convertir diagnósticos en reprogramación del E5/, pero en

tanto no #ubiera una cabeza que en el día a día asumiera la responsabilidad de

lograr el cambio, no valía la pena que especialistas del E5/, se lanzaran arecopilar detalles operativos y modificaran las condiciones de automatización del

E5/, si a la vuelta de la esquina los usuarios, los acusarían de #acer cambios que

ya no les permiten obtener información de forma deductiva, pero supuestamente

eficaz.

El contar con el líder interno a#orra muc#os escollos, en disputas

interdepartamentales, en autorizaciones de compras de equipo de cómputo y de

comunicaciones. 6ebe tener amplio conocimiento del negocio y entender las

bases de las $ics al momento de que el proveedor presente el proyecto por

escrito. o m"s importante para que las cosas se #agan de la mejor forma, es que

el responsable debe tener credibilidad y lealtad de los subordinados y el dueño se

convierta en su sponsor. Este personaje no se pretende eternizar, solo tomar" esa

responsabilidad en tanto dure la implantación.


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4inalmente otro elemento del factor #umano necesario para el 9ito de la

implantación del E5/, es desarrollar una cultura tecnológica, que en el caso de los

distribuidores 1olcim 2pasco es muy variada, pero por el lado de su interrelación

con el fabricante, se puede establecer su e9istencia debido a sus procedimientos

de levantamientos de pedidos, revisión de estados de cuenta, etc, a travs del

portal de 6irecta. as obligaciones fiscales, igualmente est"n dirigiendo a las

/A8E- al uso de portales, para realización de pagos, envió de información etc.

por internet. os E5/ del mercado me9icano, de los +ltimos B años ala fec#a,

incorporan módulos &58 )&ostumizer 5elations#ips 8anegement* con lo que se

pretende integrar una comunicación sistematizada con los clientes, dando

seguimiento a estas, #asta que se concreten en pedido. $ambin #an incorporado

el concepto ecommerce, con módulos accesibles en el men+ principal o por fuera,

para publicar la información de los productos que implantadas las "reas de

inventarios y ventas, ya tienen toda la información para ofrecerse por internet.

&onclusión

-i los distribuidores a+n no cuentan con un E5/ o al menos con sistema de

arranque de gestión administrativa )por ejemplo un soft!are de caja para venta en

mostrador, o de facturación si no #ay venta directa al p+blico*, deben de incluirlo

como elemento de discusión en el pró9imo presupuesto de las empresas. 1ay que

visualizar que quienes cuenten con una aplicación de este tipo tendr"n una mejor

gestión de información y velocidad de respuesta, que pueden ser la clave para

competir. 2dem"s para la obtención de certificación %-C los distribuidores que

entren en ese proceso, deber"n contar con un soft!are de control de gestión.

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