El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA
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El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA Normalización de la descripción archivística: hacia un modelo conceptual Subdirección General de los Archivos Estatales Madrid, 12 de abril de 2013 CNEDA Javier Barbadillo Alonso (Archivo Municipal de Guadalajara y CNEDA)
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El modelo conceptual de descripciónarchivística de la CNEDA
Normalización de la descripción archivística: hacia un modelo conceptual
Subdirección General de los Archivos EstatalesMadrid, 12 de abril de 2013
CNEDA
Javier Barbadillo Alonso(Archivo Municipal de Guadalajara y CNEDA)
El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA
Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística.
Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad - Parte 2: Relaciones (18-06-2012).
- 283 páginas.
- 91 páginas de texto expositivo.
- El resto son ejemplos...
http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf
El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA
Descripción archivística
Elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en su caso, de otras entidades archivísticas: agentes, funciones, etc.
- Un proceso continuo.
- Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo.
- Mediante el registro de información estructurada sobre el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo.
Búsqueda, localización, intercambio, reutilización, comunicaciín y comprensión delos documentos de archivo.
¿Cómo?
Información organizada en redes, sistemas, bases, tablas, registros y campos (o elementos) de datos
Búsqueda, localización, intercambio, reutilización, comunicaciín y comprensión delos documentos de archivo.
Búsqueda, localización, intercambio, reutilización, comunicaciín y comprensión delos documentos de archivo.
Búsqueda, localización, intercambio, reutilización, comunicación y comprensión delos documentos de archivo.
El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA
Una representación gráfica de los tipos de entidad tratados por los sistemas de descripción archivística y de las relaciones posibles entre dichos tipos.
Una representación gráfica de los tipos de entidad tratados por los sistemas de descripción archivística y de las relaciones posibles entre dichos tipos.
El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA
Una representación que sigue las pautas del modelo entidad-relación para la planificación de bases de datos.
Una representación que sigue las pautas del modelo entidad-relación para la planificación de bases de datos.
El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA
El modelo E-R
- Entidades y tipos de entidades
- Relaciones entre tipos de entidades
Los tipos de entidad del MCDA
- Tipos de entidades
- Subtipos de entidades.
Las relaciones en el MCDA
- Tipos de relaciones
- Subtipos de relaciones
Perfiles de aplicación
- Sistemas básicos y complejos
- Sistemas simples y relacionales
El modelo E-R
El modelo entidad-relación
El Universo está formado por cosas (entes o entidades):- El planeta Marte.- La catedral de Burgos.- Mi sastre.
Las cosas tienen atributos o características propias:- El planeta Marte es de color rojo.- La catedral de Burgos es un edificio religioso.- Mi sastre es rico.
RicoEspañol
La catedral de BurgosMi sastre
Edificioreligioso
Por convención, en el modelo E-R:
- Un rectángulo representa una cosa.
- Un círculo representa un atributo.
Cosas, entes o entidades naturales o artificiales, corporales o espirituales, reales o irreales.
El modelo entidad-relación
Las cosas o entidades que poseen un mismo atributo o grupo de atributos pueden agruparse en clases o tipos de entidades:
- Planetas rojos.
- Edificios religiosos.
- Personas ricas.
Se llama relación genérica a la relación entre una clase superior, que es el "género", y las subclases, que son "especies" de ese género.
- Planetas
- Edificios
- Personas
Edificioseducativos
Edificios residenciales
Edificios
Edificiosreligiosos
El modelo entidad-relación
Las cosas pueden formar parte de otras cosas:
- Un planeta es parte de un sistema planetario.
- Una catedral forma parte del patrimonio histórico de un país.
- Un sastre pertenece a un gremio de sastres.
La relación jerárquica entre una cosa y las partes que la componen se llama relación todo-parte.
- Los atributos del todo son diferentes a los atributos de las partes y viceversa.
Catedral de Segovia
Catedral de Burgos
Patrimonio histórico
Catedral de Toledo
El modelo entidad-relación
Para facilitar la comprensión del modelo, la CNEDA ha adoptado algunas convenciones terminológicas. Entre ellas:
Terminología informática estándar
Terminología
Ocurrencia, caso, instancia, ejemplar
Una clase de cosas Una cosa concreta
Programación orientada a objetos
Clase Objeto
Entidad
MCDA Tipo de entidad Entidad
visita
El modelo entidad-relación
Las cosas (entes o entidades) se asocian (se relacionan) con otras cosas:
Una relación es un hecho (un evento) que sucede en un momento del tiempo o a lo largo de un período de tiempo. Las relaciones también tienen atributos.
La catedral de BurgosMi sastre visita
Rico
La catedral de BurgosMi sastre
12 deabril
12:00EdificioreligiosoEspañol
visita
El modelo entidad-relación
Las relaciones entre clases de cosas (entre tipos de entidades) son clases o tipos de relaciones (no relaciones concretas). Un modelo que representa clases o tipos de cosas y clases o tipos de relaciones es un modelo abstracto: un modelo conceptual.
En un modelo conceptual los atributos son propiedades sin un valor previo.
Nombre
EdificioPersona
FechaHora Nombre
Origen
El modelo entidad-relación
La cardinalidad de una relación se indica mediante el número mínimo y máximo de entidades que pueden estar asociadas a ambos lados de la relación. Desde este punto de vista hay tres tipos básicos de relación:
Empresa tiene NIF
Empresa tiene Órganos
Empresa hace ProductosDe muchos a muchosN:M
De uno a muchos1:N
De uno a uno1:1
hace
El modelo entidad-relación
Por tanto, en el ejemplo que hemos visto sobre las visitas a edificios, existe una relación de muchos a muchos:
ProductoEmpresa
FechaHora Nombre
NIFNombre
Una empresa puede hacer muchos productos. Un producto puede ser fabricado por muchas empresas.
El modelo entidad-relación
Un modelo conceptual para una web municipal
ConcejalÁrea dirección
Servicioinclusión
Procedimiento
inclusión
Formulario iniciación administración
Oficina
El modelo entidad-relación
Pero el tiempo no pasa en vano. A lo largo del tiempo un área o sector de actividad puede depender de distintas concejalías, etc.
ConcejalÁrea dirección
Servicioinclusión
Procedimiento
inclusión
Formulario iniciación administración
Oficina
El modelo entidad-relación
Ahora un poco de Archivística
ProductorFunción realización
Servicioinclusión
Seriedocumental
testimonio
Unidaddocumental
inclusión administración
Gestoradministrativo
El modelo entidad-relación
Ahora un poco de Archivística
ProductorFunción realización
Servicioinclusión
Procedimiento
inclusión
Seriedocumental
expresión administración
Gestoradministrativo
De paso: esto es un sistema de series
Tipos de entidaddel MCDA
Tipos de entidad del MCDA
El proceso de selección de los tipos de entidad
- Se seleccionaron tipos de entidad relacionados con la estructura, contexto y contenido de los documentos de archivo.
- Se seleccionaron tipos de entidad empleados en sistemas archivísticos concretos o propuestos en diversas normas y modelos de descripción.
Guías de trabajo
- Todos los conceptos se definen y utilizan siempre de forma precisa y exclusiva con respecto a otros conceptos.
- Se determinan las restricciones de utilización de los tipos de entidad. Por ejemplo, restricciones sobre la posición jerárquica que pueden ocupar algunos subtipos de entidad.
- Pero no se impone ninguna combinación previa como "el mejor sistema descriptivo posible". Los tipos de entidad reflejan diversas soluciones a problemas diversos en centros diversos, con diferentes problemas y recursos.
Tipos de entidad del MCDA
Sea C el conjunto formado por todos los tipos de entidad que son objeto de los sistemas de descripción archivística:
Sistema de descripción archivística
Sistema de información orientado al control intelectual de los documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la descripción por parte del archivero, como en lo referente a la búsqueda y localización por parte del usuario de los documentos que sean de su interés.
Tipos de entidad del MCDA
Tratamos por separado los documentos de archivo, que constituyen el tipo principal de entidad de los sistemas de descripción archivística:
Documentos de archivo (tipo de entidad)
Agrupación documental (fondo, grupo de fondos, serie, colección, etc.), unidad documental simple o componente documental.
Tipos de entidad del MCDA
Tratamos por separado los agentes relacionados con los documentos de archivo, cuyas descripciones explican el contexto de tales documentos.
Agente
Institución, familia o persona responsable o involucrada en la creación, producción, gestión documental, etc. de documentos de archivo.
Tipos de entidad del MCDA
Tratamos por separado las funciones, actividades, etc. llevadas a cabo por los agentes de archivo:
Función y sus divisiones
Función, división de función, actividad/proceso o acción, realizada por uno o varios agentes y testimoniada en los documentos de archivo.
Tipos de entidad del MCDA
También pueden tratase por separado las normas de cualquier clase que regulan las entidades incluidas en el modelo.
Norma
Disposición que regula la existencia de uno o varios agentes, las funciones que éstos realizan, o los documentos de archivo.
Tipos de entidad del MCDA
Muchos sistemas de descripción necesitan controlar de forma precisa los lugares relacionados de un modo u otro con los documentos de archivo.
Lugar
Un espacio determinado: histórico o actual, geográfico o jurisdiccional, etc.
Tipos de entidad del MCDA
El tipo de entidad "Concepto, objeto o acontecimiento" sirve para agrupar a todas las entidades del conjunto C restante:
Concepto, objeto o acontecimiento
Idea o noción abstracta, cosa material, evento o suceso del que trata un documento de archivo.
Tipos de entidad del MCDA
Los tipos de entidad tratados por el modelo conceptual:
Pero el Modelo admite que un sistema de descripción pueda necesitar otros tipos de entidad u otros subtipos de entidad más precisos.
Por ejemplo; "remesa documental", "unidad de instalación", "unidad gestora", "norma de conservación", etcétera.
Subtipos de entidaddel MCDA
Subtipos de entidad del MCDA
Los subtipos del tipo de entidad documentos de archivo
Entidades documentales del MCDA
Pueden constituir el nivel superior de una jerárquía documental:
- Un fondo.
- Un grupo de fondos.
- Una colección.
- Una serie.
La implantación de la serie como nivel superior de la jerarquía documental en los grandes sistemas de archvo es la principal propuesta del sistema australiano de series.
Un sistema basado en series, y no en fondos o grupos de fondos, implica siempre un modelo relacional, en el que debe existir, al menos, además de las descripciones de series y de unidades documentales, la descripción de un agente relacionado con dichas entidades.
Entidades documentales del MCDA
Posibles soluciones en los niveles superiores de la jerarquía documental
Subtipos de entidad del MCDA
Los subtipos del tipo de entidad agente
Institución. Organización o grupo de personas identificado por un nombre propio y que actúa, o puede actuar, como una unidad, o bien un cargo institucional desempeñado por unapersona.
- Incluye organizaciones de cualquier clase y cargos institucionales.
Familia. Dos o más personas relacionadas por matrimonio, nacimiento, adopción u otrasituación jurídica similar, o bien por presentarse ellos mismos como una familia.
- Incluye dinastías, linajes o casas reales, nobiliarias, etc.
Persona. Individuo de la especie humana.
Subtipos de entidad del MCDA
Los subtipos del tipo de entidad función y sus divisiones
Función. Responsabilidad u objetivo principal asumido por la sociedad o realizado por un agente, e integrado por un conjunto de actividades o procesos.
- Una función ocupa siempre el nivel superior de una jerarquía funcional.
- Una división de función puede integrar otras divisiones de función de forma sucesiva.
- Una actividad o proceso puede integrar otras actividades o procesos.
- Una acción ocupa siempre el nivel inferior de una jerarquía funcional.
Tipos de relaciones
Tipos de relaciones
Todas las relaciones son posibles entre los tipos de entidad del MCDA.
Todas las relaciones son posibles entre los tipos de entidad del MCDA.
Tipos de relacionesTipos de relaciones estudiadas en el MCDA
Solo las relaciones que implican a agentes, entidades funcionales o entidades documentales.
Tipos de relaciones estudiadas en el MCDA
Solo las relaciones que implican a agentes, entidades funcionales o entidades documentales.
Las líneas discontinuas indican relaciones no incluidas en el Modelo.
Las líneas discontinuas indican relaciones no incluidas en el Modelo.
Tipos de relaciones
Diez tipos de relaciones
Diez tipos de relaciones
Tipos de relaciones
Diez tipos de relaciones:
- Para representar el contexto de los documentos de archivo.
- Para representar el contenido de los documentos de archivo.
- Para representar las relaciones jerárquicas o asociativas entre los principales tipos de entidad.
Diez tipos de relaciones:
- Para representar el contexto de los documentos de archivo.
- Para representar el contenido de los documentos de archivo.
- Para representar las relaciones jerárquicas o asociativas entre los principales tipos de entidad.
El modelo entidad-relación
Combinaciones de los seis tipos de entidad
DOC = Documentos de archivo
AGE = Agente
FUN = Función y sus divisiones
NOR = Norma
LUG = Lugar
COA = Concepto, objeto o acontecimiento
Tipos de relaciones
Las relaciones contextuales de los documentos de archivo
Las relaciones contextuales de los documentos de archivo
Tipos de relaciones
Las relaciones jerárquicas y asociativas entre entidades del mismo tipo.
Las relaciones jerárquicas y asociativas entre entidades del mismo tipo.
Tipos de relaciones
Las relaciones de materia entre los documentos y otros tipos de entidades
Las relaciones de materia entre los documentos y otros tipos de entidades
Tipos de relaciones
Todas los tipos de relación pueden dividirse en tipos más específicos, según las necesidades de cada sistema. Por ejemplo, en el caso de las relaciones contextuales entre documentos de archivo y agentes:
- La principal relación contextual de los documentos es la relación de producción.
- Otras relaciones posibles entre los documentos de archivo y los agentes: autoría, colaboración, destino, remisión, colección, gestión documental, propiedad, etc.
Tipos de relaciones
Ejemplo de relaciones de producción en distintos niveles
Perfiles de aplicación
Perfiles de aplicación
El modelo conceptual de la CNEDA permite implantaciones flexibles y graduales:
- Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades y recursos de cada organización.
- Permitirá establecer estructuras de datos con diferentes grados de descomposición de sus elementos y diferente intensidad descriptiva.
Sin embargo;
- El modelo de la CNEDA favorece la implantación de sistemas lógicos relacionales capaces de aprovechar correctamente las posibilidades de las nuevas tecnologías.
- El modelo de la CNEDA es una guía para desarrollar sistemas descriptivos relacionales que permitan garanticen la interoperabilidad y la compartición de datos.
Sistemas básicosy sistemas complejos
Perfiles de aplicación
Un sistema descriptivo básico con un cuadro de clasificación basado en las relaciones internas entre entidades documentales
La relación entre entidades documentales también sirven para registrar relaciones asociativas, del tipo "ver además", etc.
Perfiles de aplicación
Un sistema descriptivo reforzado con índices libres de instituciones, familias, personas, lugares y materias
Con un control mínimo de los términos preferentes del lenguaje de indización.
Perfiles de aplicación
Un sistema descriptivo complejo con cuadro de clasificación, registros de autoridad y tesauros
Las entidades funcionales se tratan como materias. El tratamiento separado de las entidades contextuales facilita la compartición de datos con otros sistemas.
Perfiles de aplicación
Un sistema descriptivo complejo que registra las entidades funcionales por separado.
Un sistema frecuente en la gestión documental basada en procesos de las organizaciones actuales.
Perfiles de aplicación
Un sistema descriptivo complejo que incorpora las relaciones de regulación de todas las entidades posibles.
Todas las normas posibles o solo algún subtipo. Por ejemplo, solo las normas de gestión documental: normas de formalización, acceso, valoración, preservación, etc., de los documentos de archivo.
Perfiles de aplicación
Ejemplo de relaciones de producción en distintos niveles
Sistemas simplesy sistemas relacionales
Perfiles de aplicación
Del modelo conceptual al modelo lógico de datosCuando un modelo conceptual de datos se implementa como el modelo lógico de una base de datos, las relaciones entre los tipos de entidad se desarrollan como enlaces entre los campos identificadores o campos clave de cada tipo de entidad.
Perfiles de aplicación
Dos desarrollos "incorrectos" de un sistema de datos sobre empresas:
Es difícil controlar el valor de los datos.
No hay datos precisos.
Sin facilidad de expansión.
¿Cómo incluir las tachuelas?
Perfiles de aplicación
Un sistema de datos que cumple las reglas del método entidad-relación:
Perfiles de aplicación
Un sistema de datos que cumple las reglas del método entidad-relación:
Tres tablas de datos.
Dos formas de ver los datos y de acceder a ellos.
Son tablas "normalizadas".
