EL METAPLAN

LEER ESTE MATERIAL Y APLICAR ESTA TCNICA

Pgina No Qu es metaplan?3Qu es visualizacin?4Qu es el moderador?9Cul es el perfil del moderador?12Cmo moderar con metaplan?13El encuadre13Inicio del trabajo15Manejo del tiempo18Las presentaciones18Cmo se aplica fuera de la capacitacin?21Cules son las reglas del juego?22Cules son las reglas para el grupo?23Indice del ContenidoEl presente material ha sido adaptado por Fabin Cruz en base al documento del Dr. DieterHubenthalcon el fin apoyar las actividades de los docentes del Proyecto Regional de Capacitacin.Manual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan2Tradicionalmente se estilaba que las reuniones con grupos de trabajo estuvieran a cargo de eruditos en el tema lo cual limitaba sustancialmente las intervenciones de los miembros de los grupos de trabajo debido a que sus opiniones aparentemente carecan de sentido frente a las expuestas por el experto en la materia.A raz de esto y especialmente en la poca de posguerra, surge en Alemania la tcnica de moderacin, y una de las herramientas utilizadas para la ejecucin de esta tcnica es el Metaplan, a cuya definicin nos aproximamos en el siguiente recuadro:Es una tcnica de moderacin que permite que un grupo de personas tenga a la vista los contenidos de sus reflexiones, intercambios de opiniones y todos los elementos para que en colectivo y de manera participativapuedan arribar a conclusiones o decisiones comunes.La Tcnica se basa en la visualizacin de los resultados de los trabajos de grupo, lo cual promueve un proceso participativo escribiendo ideas en tarjetas las cuales antes de ser presentadas a la plenaria se ordenan con un criterio de prioridad.La visualizacin en Metaplan marca una notoria diferencia frente al tpico trabajo que se suele hacer en los pepelgrafos los cuales terminan convirtindose en una pgina de cuaderno debido a la cantidad difusa de texto que casi siempre se utiliza y que a la prctica resulta muy difcilManual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan3de transmitir durante a la plenaria. Para la visualizacin se utiliza un kit de trabajo formado por un conjunto de materiales que mas adelante detallaremos.Para fines de visualizacin el kit de materiales pone a disposicin del usuario cartulinas de diferentes formas tamaos y colores:A travs de la creativa manipulacin de estas formas los grupos de trabajo van visualizando sus resultados y siempre suele ocurrir que en los primeros talleres los participantes son muy conservadores en el uso de los materiales; sinManual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan4embargo, a medida que avanza el trabajo se observa como las personas y los grupos progresan significativamente , se vuelven mas imaginativos lo cual incluso les conduce a elaborar sus propias figuras recortando las cartulinas, dndose un ambiente de sana competencia entre ellos respecto a la presentacin de una mejor visualizacin.El trabajo de visualizacin se realiza de preferencia en los tableros o paneles los cuales estn forrados con un papelgrafo en el cual se va pegando o pinchando las diferentes cartulinas, ya que una vez que concluye cada taller el papelgrafo del grupo se convierte en el documento o la memoria que luego permite presentar en la plenaria y documentar el trabajo final.A mas de las cartulinas y el tablero, el kit contiene tambin los siguientes materiales:Manual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan5Cinta adhesiva, puntos adhesivos, barras de pega, tijeras, caja de alfileres de cabeza gruesa, marcadores de cartulina, papelgrafos.Recuerde que la regla bsica es la visualizacin, y esto no se debe precisamente al intento de adornar las presentaciones, va mucho mas all, esto se sustenta en principios de aprendizaje con argumentos tan slidos como los que mencionamos a continuacin: Una imagen dice ms que 1000 palabras La mayora de las personas son personas visuales Ms del 80% de lo que sabemos llega al cerebro mediante canales visualesMediante la visualizacin: Se concentra la atencin del receptor Informaciones son asimilados ms fcilmenteManual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan6 Se resalta lo ms importante Participantes pueden orientarse mejor No se gasta mucho tiempo en discursos Se fomenta una colaboracin ms comprometida Se recuerda mejor a los contenidosCabe resaltar as mismo que la visualizacin exige de por s un esfuerzo de anlisis y sntesis de los participantes ya que deben reflejar lo esencial y adems las ideas que quieran transmitir deben ser susceptibles de dibujarse de manera que se entienda en la plenaria y se deje en el ambiente al percepcin de una idea o mensaje que probablemente es importante para el grupo.Se recomienda no subestimar la visualizacin, esta es la regla bsica cuando se trabaja con Metaplan ya que mediante el uso de las cartulinas se hace visible el proceso de pensamiento del grupo.El esfuerzo de visualizacin adems es necesario porque si bien se puede hacer uso libre de las cartulinas, existen sin embargo, ciertas reglas en el uso de las mismas que es muy importante tener en cuenta:CartulinasTodas las ideasse deben escribir enuna cartulinaSolamente una ideapor cartulinaEscribir especialmentelas palabras calvesMximo tres lneaspor cada tarjetaDarle criterio aluso de los coloresTodas las tarjetas deben hacerse pblicasMuchas veces puede ocurrir que no se dispone de todo el kit de materiales, esto ocurre sobretodo cuando hay que realizar el trabajo en reas rurales o simplemente porque no se tienen los materiales; no obstante, esto no significa queManual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan7NO SE PUEDA TRABAJAR CON METAPLAN, ya que la comprensin y buen uso de la tcnica permite hacer el trabajo utilizando los materiales bsicos: cartulinas, pega y papelgrafos, el resto del procedimiento se mantiene intacto, a la final lo nico de lo que se prescinde son los tableros.Entre las ventajas del uso de Metaplan se puede destacar: Mayor fijacin de la informacin Facilita la memorizacin de las ideas y la concentracin en el tema de discusin Permite la expresin simultnea de las ideas Canaliza la participacin grupal hacia lo ms importante y significativo Mantiene la motivacin grupal y estimula la creatividad ya que todos participan por igual Permite la recuperacin sistemtica de la informacin en cualquier momento del procesoEl uso correcto de esta tcnica tiene entres sus mritos evitar las discusiones largas y tediosas que suelen caracterizar a los grupos que centran su trabajo solamente en el debate, as mismo la interaccin que se logra con el uso de la tcnica ayuda a eliminar posiciones radicales permitiendo: Que todos expresen libremente sus ideas Evita monopolizacin de las intervenciones Da rapidez a los procesos Dinamiza el trabajo de los gruposMetaplan ayuda tambin a la presentacin concreta de las ideas sin informaciones superfluas, rescata los masManual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan8importante asegurando una secuencia lgica de resultados, manteniendo el hilo conductor hacia los objetivos propuestos y facilitando la transferencia de los resultados a terceros.Se puede utilizar Metaplan para trabajar en: Talleres de todo tipo, por ejemplo:o Diagnsticoo Planificacino Aprendizajeo Escenarios del futuroo Comunicacin Seminarios Cursos Presentaciones y conferenciasSe ha sealado que Metaplan es una tcnica de moderacin, ahora, para complementar el sentido de este trabajo es necesario comprender el papel del moderador el cual es de por s fundamental ya que de ello depende en gran medida el xito o fracaso de una moderacin utilizando Metaplan.El Moderador, es en estricto sentido la persona que preside o dirige un evento, debate, foro, asamblea o mesa redonda; sin embargo ya en el trabajo de campo asume de manera simultnea varios roles que se hace necesario ejecutarlos a fin de conducir adecuadamente los trabajos de grupo y la plenaria, as por ejemplo, elManual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan9moderador es: un gua, una autoridad, un ayudante, un especialista entre otros.As mismo, hay que precisar lo que no es un moderador, esto es necesario debido a que en trabajos grupales a veces se suele tener la percepcin equivocada respecto a que todo el trabajo est en manos del moderador, y no solo eso, sino que adems es su responsabilidad, y que por lo tanto los grupos deben limitar su esfuerzo. Esto, de ninguna manera es as, ya veremos en las funciones del moderador que este no es responsable de la calidad de los resultados, por ahora sealaremos algunos aspectos que hay que tomar en consideracin:NO ES UN MAGO, el moderador no es un mago que pueda resolver todos los problemas que se plantean durante el evento, tampoco conviene que intento resolver aquellos que no competen a sus tareas ya que corre el riesgo de asumir compromiso que luego tendra dificultades de cumplir.Manual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan10NO ES UN ORADOR, El moderador tampoco es un orador llamado a exponer una ctedra indiscutible en la que nadie puede intervenir.NO ES UN COCINERO, Aunque este paralelismo puede resultar gracioso, es importante tener en cuenta que el moderador no es un cocinero que tiene recetas para todos los planteamientos y propuestas que se realicen en el evento, recordemos una vez mas, que no le corresponde intentar resolver problemas que son de entera responsabilidad del grupo.NO ES UN EXHIBICIONISTA, el moderador no puede hacer uso del escenario para hacer exhibiciones dirigidas a buscar fama y popularidad.NO ES UN POLICIA, el moderador no puede hacer las veces de polica y dedicarse a identificar a los miembros indisciplinados del evento, tampoco puede destinar el tiempo ha frecuentes llamadas de atencin, es importante sealar que cuando los eventos empiezan con un encuadre inicial apropiada y con las reglas del juego claras, los mismos grupos generan una disciplina interna que hacen que el evento se desarrolle con respeto y normalidad.En este sentido si bien no existe una regla explcita, hay que considerar que quien haga de moderador se enfrenta deManual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan11inicio a un grupo de personas que abrigan sus expectativas personales y que eventualmente no estaran dispuestos a sacrificar sus posiciones tan solo porque as lo recomienda el moderador.Como en cualquier actividad de grupo hay en el ambiente altas probabilidades de conflicto y la experiencia nos dice que el moderador debera reunir el siguiente perfil:SeguridadpersonalEntusiasmoMotivacinPreparacinCapacidadde escuchaCapacidadde anlisisCapacidadde sntesisPuntualidadIntuicinLiderazgoManual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan12Una vez que hemos comprendido las caractersticas de la tcnica en cuestin y el papel y funciones del moderador, procederemos a detallar paso a paso un proceso de moderacin con Metaplan:El encuadrePaso 1Al iniciar el evento el moderador debe esperar a que se haga la presentacin institucional y que se lo presente tambin a l, una vez que esto ha ocurrido se procede con la presentacin de los participantes a quienes es recomendable preguntarles a cerca de su profesin con el fin de empezar a tener una pista de la direccin que eventualmente tomaran las discusiones en funcin de los intereses profesionales de los participantes.El encuadre supone la presentacin de la institucin, el moderador, los participantes, la presentacin de los objetivos del evento y el establecimiento por parte del moderador de las reglas del juegoDependiendo del tema del evento, el conocer las profesiones de los participantes tambin ayuda a identificar quin o quienes podran ocasionar conflicto bajo el supuesto de que ellos son los expertos en la materia y que el moderador no sabe nadaSe recomienda cierto nivel de formalidad en este paso del encuadre debido a que es importante que la audiencia sepa desde el primer momento que se trata de un evento serio y que por lo tanto requiere de ellos la misma seriedad y el compromiso del caso.Manual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan13Concluidas las presentaciones y una vez que el moderador ha tomado la direccin del evento, ste debe proceder a la presentacin de los objetivos, lo cual es de especial importancia ya que este paso se conecta directamente con la evaluacin al final del evento toda vez que como lo veremos mas adelante.PRESENTACIONESDe la InstitucinDel ModeradorDe losobjetivosDe las reglasdel juegoTerminada la presentacin de los objetivos, se procede a presentar las reglas del juego, cules son stas?, en general sern aquellas que le faciliten al moderador mantener el control del evento desde el punto de vista de sus funciones, en todo caso nos permitimos sugerir algunas: Para intervenir es necesario solicitar la palabra Mientras una participante habla, el resto debe escuchar Todas las intervenciones merecen el mximo respeto Deben cumplirse los tiempos asignados para intervenciones.Muchas veces estas reglas de juego pueden causar molestia o incomodidad a ciertos participantes quines suelen argumentar que sus intervenciones y lo que tienen que decir es muy importante como para limitar el tiempo,Manual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan14suele escucharse tambin argumentos como no podemos esperar ha que termine para rebatir lo que est diciendo, debemos hacerlo cuando se necesario, en cualquiera de los casos el moderador debe tener la suficiente firmeza para no deja que estos argumentos se impongan ya que el resultado inmediato se reflejar en grupos de trabajo que nunca llegan a conclusiones y en plenarias totalmente anrquicas y sin ninguna capacidad de aporte.A fin de mantener las reglas de juego presentes en la percepcin de os participantes, se recomienda que se exhiban durante todo el evento para lo cual resulta de mucha utilidad escribirlas en las cartulinas y fijarlas en algn lugar especialmente visible para todos, de esta manera cuando se estn incumpliendo el moderador debe llamar la atencin de los participantes hacia el lugar en donde se encuentran las cartulinas.El inicio del trabajoPaso 2Una vez que ya se han dado todas las indicaciones iniciales, llega el momento de iniciar el trabajo con los participantes, de manera que al estar utilizando la tcnica de Metaplan, el moderador debe proceder a un primer taller, el cual consiste concretamente en organizar grupos de trabajo cuyo nmero depender del nmero de participantes; sin embargo se recomienda no mas de 4 grupos los cuales a su vez tendran 6 personas por cada grupo.No es conveniente formar muchos grupos de trabajo ya que las presentaciones se extienden demasiado, pueden inclusoManual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan15volverse repetitivas y casi siempre se agota el tiempo mas pronto de lo que parece sin haber cumplido los objetivos propuestos.Para los fines consiguientes el moderador debe generar una dinmica breve para romper el grupo inicial en el cual las personas conocidas acostumbran a sentarse juntas en funcin de su afinidad original, ya sea porque pertenezcan a la misma cooperativa o porque se conocen previamente.Se puede utilizar una dinmica de colores de cartulinas en la cual el moderador entrega al azar cartulinas de 4 diferentes colores a todos los participantes para que luego se integren grupos en funcin de los colores comunes.Ya formado los grupos, el taller consiste en que al interior cada grupo haya una nueva presentacin y que despus procedan a darle un nombre al grupo y seguidamente a incorporar un lema o eslogan que los identifique diferencia de los otros grupos.En este taller el facilitador debe inducir el uso de los materiales de metaplan de manera que los participantes vayan ganando destreza en el empleo de la tcnica, Manual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan16inmediatamente despus se hace una plenaria en la que los grupos hacen sus respectivas presentaciones.El moderador debe procurar que este primer trabajo salga lo mejor posible ya que de ello depende que los participantes rompan la barrera mental del yo trabajando con cartulinitas para lograr mas bien que se sientan en confianza de trabajar con creatividad la cual ha de reflejarse en la visualizacin de los siguientes trabajos.Es recomendable que el moderador se acerque a los grupos y les vaya dando pequeas instrucciones respecto al uso de los materiales, por ejemplo, la forma de escribir en las cartulinas, las formas y colores que se deben utilizar, la necesidad de que elaboren sus propios materiales entre otros. As mismo, se debe estar pendiente de aquellos participantes que de alguna manera se muestran resistentes a trabajar con la tcnica e inducirles a colaborar con el grupo.Manual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan17Manejo del tiempoPaso 3Recuerde que el uso de metaplan para efectos de moderar una actividad de capacitacin implica necesariamente que dicha capacitacin traiga consigo una planificacin en la cual el trabajo prctico de los participantes ocupe un lugar importante, de ah que es necesario prestarle atencin la manejo del tiempo con el fin de que las exposiciones del moderador o especficamente del facilitador no superen los veinte minutos por tema luego de lo cual se darn las instrucciones del caso ara continuar con los trabajos de grupo.Se debe considerar as mismo que nos encontramos en medio de un proceso de capacitacin y/o de trabajo con adultos y desde el punto de vista andraggico es muy importante que el adulto participe caso contrario se disipa su atencin y poco a poco se va desconectando de la actividad para la cual fue convocado.Las presentacionesPaso 4En el paso 2 ya nos referimos brevemente a las primeras presentaciones de los grupos de trabajo; sin embargo, en este paso 4, debemos hacer nfasis ciertos procedimientos que son importantes a fin de lograr resultados homogneos entre los grupos, as entonces, se recomienda lo siguiente:Manual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan18 Cada grupo de trabajo debe nombrar a su interior un moderador el cual tendr como tarea la de guiar el trabajo de su grupo procurando que la metodologa se cumpla Cada grupo de trabajo debe nombrar tambin un relator quien tendr como tarea la presentacin en la plenaria de los resultados del grupo El relator debe limitarse a presentar estrictamente el contenido del trabajo del grupo y abstenerse de proponer otros temas a la plenaria. En muchos casos el moderador hace tambin las veces de relator, no existe inconveniente en la medida que se respete el mandato del grupo El relator debe hacer una presentacin ajustada al tiempo del que dispone y buscar en todo momento ser muy concreto a partir del contenido de las cartulinas de su trabajo con metaplan.Manual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan19La documentacinPaso 5Sea que se est haciendo una actividad de capacitacin, un seminario, un taller o cualquier otra actividad participativa en la que previamente se decidi utilizar la tcnica de metpalan, el moderador y/o facilitador debe tener en cuenta que las presentaciones de los grupos de trabajo son en estricto sentido el testimonio en base al cual se redactarn informes, diagnstico o cualquier otro trabajo que sea utilizado para documentar la actividad en cuestin.Se recomienda entonces recoger los diferentes papelgrafos para su documentacin; no obstante, hoy en da se puede simplificar ese trabajo haciendo una foto digital de cada uno de los trabajos con el fin de convertirlos en anexos del informe final, de ah que pensando en la posible foto digital se debe procurar en todo momento el uso adecuado de las cartulinas para que luego de pueda leer su contenido.Manual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan20Hasta ahora se ha venido enfocando el uso de la tcnica bsicamente para moderar actividades de capacitacin; sin embargo recuerde que puede servir tambin para levantar diagnsticos participativos y en general para reuniones con grupos de trabajo.En cualquiera de los casos entes mencionados, debe asegurarse de contar con los materiales bsicos necesarios y cuando inicie la reunin de trabajo dar a los participantes una brevsima instruccin del uso de la tcnica, el uso de los materiales y las reglas del juego.No olvide recordarles la necesidad de escribir con la mayor claridad posible en las cartulinas, recuerde el tema de la documentacin y la importancia de poder leer todas las tarjetas. En general y dependiendo de las condiciones fsicas en las que va a trabajar, necesitar como mnimo disponer de una pared para fijar el papelgrafo y proceder con la moderacin.Manual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan21Como se sealo en un prrafo anterior es muy importante que los participantes estn en conocimiento de las reglas del juego del uso de la tcnica, estas son diferentes de las reglas del juego mencionadas en las tcnica de encuadre ya que all mas bien nos referimos a los aspectos organizacionales, ahora en cambio hacemos nfasis en las que se relacionan con metaplan.Recomendamos entonces las siguientes:Lema: Nadie sabe todo, todos saben algoVisualizar todoGrupo debe interpretar respuestasPalabras claves en tarjetasFormar clustersPreguntar mas que hablarFormular de manera precisa las tareasTodos ayudan a todosManual de Aplicacin de la Tcnica Metaplan22Trabajar en subgruposDiscutir solo lo que se escribe en tarjetasPresentar solo el resultado del grupoLimitar el tiempo de intervencinNo justificarse en la presentacinMarcar los conflictos con un signo de rayoPresentar solo el resultado del grupoNo entrar en conflicto con la plenaria