LECTURA 2

EL HÁBITO DE PLANEAR

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EL HÁBITO DE PLANEAR

ÍNDICE

3.2 Planeación y programación del tiempo

CÓMO GESTIONAR TU TIEMPO DE FORMA FÁCIL Y SENCILLA

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3.2 Planeación y programación del tiempo

Es necesario reconocer que manejar bien el tiempo no significa trabajar en mayor

cantidad o con más prisa, también ha quedado claro que atender varias cosas a la vez no le da

efectividad a la manera en que dispones de tu tiempo y que esto nunca es suficiente para hacer

todo lo que se tiene que hacer, por lo que siempre hemos de elegir lo que corresponde realizar

diferenciando lo urgente de lo importante.

Cada persona debe tener todas las actividades del día organizadas para tener control

de lo que harán en la jornada y de sí mismas de tal manera que no vivan atareadas por lo que

se van demandando, sino ocupando en lo que es de interés para ellas, en lo que las llevará a

dónde quieren llegar. Establecer las prioridades semanales no es sinónimo de trabajar como un

robot manejado por un planificador de actividades; por el contrario, te da la libertad de elegir lo

que es verdaderamente importante.

Comúnmente las personas argumentan que no tienen tiempo para planear y esto hace

que su tiempo se consuma en actividades sin utilidad. Es como una loca carrera conduciendo

un automóvil donde no quieres parar a cargar gasolina porque no llegarías a tiempo a tu

destino, pero sabes que sin gasolina no solo no llegarás a tiempo sino que simplemente no

llegarás.

¿Por qué es importante la planeación?

Es común escuchar que la actitud es la piedra angular del éxito de las personas, pero es

difícil alcanzar el éxito si no se impone orden y disciplina en el trabajo. De acuerdo a Alex

Arroyo (2015), las personas consideradas “de acción” no tienen entre sus fortalezas esta

habilidad, mientras que aquellas que son demasiado analíticas abusan de la planeación y dejan

de lado lo operativo. Como todo en la vida, el equilibrio resulta lo mejor. Si eres una persona

impulsiva que cree que no necesita planear y que esta actividad representa una pérdida de

tiempo te invito a reconsiderar formarte este hábito para que disfrutes de los beneficios que

ofrece. Seguramente después de hacerlo te preguntarás cómo has vivido tanto tiempo sin

hacerlo. En su blog, Alex Arroyo escribe las ventajas que tiene la planeación, las cuales

describimos a continuación:

1. Cuando planeas tus actividades en el tiempo visualizas con claridad cuál es el

camino que tienes que seguir y no perderás tu objetivo.

2. Aun cuando tienes todo previsto te encontrarás con obstáculos en el camino. La

previsión hará que ganes seguridad y será más fácil resolver lo que se presente.

3. Utilizas tu tiempo de manera inteligente priorizando tus actividades. Sabrás que

momento es el correcto para hacer cada cosa y con ello ganarás autoestima.

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4. Tú dominas las situaciones porque estás viendo al futuro y tienes mayor control

de tu tiempo.

5. Teniendo un plan sabrás lo que estás buscando y tendrás más certeza para

lograrlo. Te darás cuenta que estás siguiendo los pasos que tú fijaste y

cosecharás más éxitos, ganando así energía.

6. Es ineludible que en el trabajo diario tengas subidas y bajadas emocionales.

Cuando llegan las dificultades, el plan de trabajo es una excelente guía para que

no te pierdas en los pensamientos negativos.

7. Si no planificas andarás saltando de un asunto a otro sin orden ni disciplina.

Planificando sabes qué hacer ahora y con qué seguir después, lo que te dará

tranquilidad.

8. Al destinar tu tiempo en acciones previstas y planeadas te concentrarás más a

fondo en lo que estás realizando. Esto te proporcionará concentración mental.

9. Al tener mayor concentración en el trabajo tienes mayor capacidad para tomar

las acciones correctas, haciéndote más eficiente.

10. Planificando te enfocarás en lo que es importante para ti y evitarás desperdiciar

esfuerzo corrigiendo lo que ya hiciste porque has adquirido enfoque.

Planeación y programación

La planeación es una de las buenas costumbres que todo el mundo recomienda y pocas

personas llevan a cabo de manera correcta. Esta actividad significa decidir qué se ha de hacer

y los recursos que se van a utilizar para hacerlo. Una de sus partes más importantes se centra

en la definición de los objetivos, que le dan sentido a lo que planeas, te centran en lo que es

realmente importante y evitan las actividades que te hacen perder el tiempo.

Programar implica la utilización de los recursos indicados en la planeación y uno de

esos recursos es el tiempo. Un programa de trabajo establece lo que debes hacer y en cuánto

tiempo lo vas a realizar. Si la planeación representa la intención de hacer algo, la programación

representa la orden ejecutiva para realizarlo. La programación es entonces el medio para hacer

efectiva la acción de planear. Programar y agendar son dos cosas muy diferentes; la primera

significa idear las acciones que se necesitan para realizar un proyecto o alcanzar una meta,

mientras que agendar es reservar un tiempo específico con anticipación para llevar a cabo las

acciones que completen nuestros objetivos o para estar presentes en algún evento.

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El organizador del cuadrante II

En la Lectura anterior se resaltó la importancia que tiene el cuadrante II de la Matriz de

la Administración del Tiempo de Covey (1990) pues en él es donde te conviertes en una

persona efectiva en la administración del tiempo estableciendo tus prioridades.

Durante mucho tiempo fue suficiente hacer simples listas de pendientes en las que se

tachaban las tareas conforme estas quedaban terminadas. La necesidad de optimizar el tiempo

llevó luego a utilizar agendas de trabajo donde se registraban con anticipación lo que se tenía

que hacer con el propósito de no olvidar ningún asunto. Pero esas herramientas no han sido

suficientes pues atienden a las actividades de los cuadrantes I (crisis) y III (cosas urgentes que

se confunden con importantes). Se requiere entonces de un instrumento centrado en principios

y que amplíe la visión con un estilo del cuadrante II. A continuación revisaremos en lo que resta

de esta Lectura las propuestas en torno a cómo realizar una organización en torno al cuadrante

II de Covey (1990).

Un organizador de tiempo que gire en torno al cuadrante II debe satisfacer al menos

seis criterios importantes que ya se han mencionado en la Lectura anterior.

Figura 1. Criterios para organizar el tiempo en torno al cuadrante II.

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Según Covey (1990), una organización del tiempo con foco en el cuadrante II requiere

cuatro actividades claves con las que se llena un formato de organización. A continuación

ahondaremos en esas actividades y la forma en que se colocan en el formato.

1. Identificación de roles. La primera tarea es pensar en los roles claves de tu

vida y ponerlos por escrito. Tienes roles sociales y roles laborales. En los

primeros hay que decidir qué roles incluyes en tu organizador de tiempo: tu rol

como padre o madre, como esposo o esposa, como miembro de alguna

asociación en tu entorno social, entre otros. Debes considerar en tu formato

aquellas áreas en las que deseas invertir tiempo y energía de modo regular y

anotarlos en los recuadros específicos para ello. Esta acción te ayudará a

orientar tu tiempo y tu trabajo en lo que realmente quieres.

Figura 2. Formato de organización con la columna donde se determinan los roles.

2. Selección de metas. Una vez que hayas determinado tus roles debes pensar en

dos o tres resultados importantes que pienses que tienes que lograr en cada rol

durante los siete días siguientes. Asegúrate de que estas metas reflejen

actividades del cuadrante II, es decir, que sean importantes pero no urgentes y

que le den forma a tu visión personal. Debes establecer dos o tres objetivos

trascendentales para cada uno de tus roles.

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Figura 3. Formato en el que se determinan de dos a tres metas por cada rol.

3. Programación temporal. Ahora, con las metas en mente, hay que considerar la

semana que tienes enfrente y programar el tiempo para realizar las actividades

que te has propuesto. De acuerdo a los roles que desempeñes hay que

programar las acciones que correspondan a días laborales y días de descanso.

Por lógica, los roles personales ocuparán los días u horarios que no sean

laborales y las metas de trabajo no deben ser programadas en días de

descanso. Traslada únicamente cada número de objetivo “[#]” a un día

específico de la semana y establécelo como tu prioridad, incluso puedes

asignarle un horario concreto. Te darás cuenta de que una vez que has asignado

el día y hora para lo que es prioritario para ti tendrás libertad y flexibilidad para

controlar acontecimientos imprevistos y otras actividades que pueden ser del

cuadrante I.

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Figura 4. Formato en el que se establecen las prioridades de acuerdo a los días de la semana.

4. Adaptación diaria. Ahora corresponde planificar cada uno de los días de la

semana asignando en qué horario del día programado realizarás las actividades

que no elegiste como prioritarias. Es conveniente identificar las horas en las que

tienes más productividad y programar en ellas las actividades más importantes

que cumplan con tus metas. Otra estrategia sería asignar prioridades A, B o C a

tus metas y repartirlas con criterio a través del día laboral. Traslada únicamente

cada número de objetivo no prioritario “[#]” a un día y horario específico de la

semana.

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Figura 5. Formato en el que se establecen las actividades que no son prioritarias.

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Figura 6. Ejemplo del formato totalmente lleno.

Con el siguiente esquema entenderás de manera muy sencilla la lógica que sigue este

sistema de programación de actividades semanales.

Figura 7. Explicación gráfica de la lógica que sigue el llenado de

organización del cuadrante II.

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Recuerda que tú eres quien programa, formula y vive lo que programaste aplicando tu

disciplina y tu compromiso no al servicio de las metas y horarios de corto plazo, sino al de tus

valores, que son los que les dan sentido a tus objetivos y a tu vida.

El reto es renunciar a vivir en el cuadrante I, rechazar las falsas urgencias del cuadrante

III (delegando a otros este cuadrante) y huir de la tentación de caer en el cuadrante IV que

intentará ponerse por delante de las actividades importantes del cuadrante II.

Covey (1990) explica que utilizar este sistema de programación te otorga 5 beneficios:

1. Se centra en principios. Más que adherirse al cuadrante II de una manera

superficial te permite considerar el tiempo en el contexto de lo que realmente es

importante y efectivo.

2. Está dirigido por la conciencia moral. Proporciona la oportunidad de organizar

la vida utilizando la máxima capacidad en armonía con los valores más

profundos, pero también otorga la libertad de subordinar sosegadamente los

horarios a los valores superiores.

3. Define la misión singular, incluyendo valores y metas a largo plazo. Da

dirección y propósito al modo en que transcurre cada día.

4. Ayuda a equilibrar la vida identificando roles, estableciendo las metas y

programando las actividades de cada rol todas las semanas.

5. Proporciona un contexto más amplio por medio de la organización

semanal, elevándose por encima de la perspectiva limitadora de un solo día y

poniéndonos en contacto con nuestros valores más profundos a través de la

revisión de los roles claves.

Esperamos que lo que has aprendido en estas dos Lecturas te ayude a organizar tu

tiempo de una manera efectiva, eficiente, pero sobre todo en armonía con tus valores, metas y

prioridades.

FUENTES DE

CONSULTA

Lista de referencias

Arroyo, A. (2015). 10 ventajas de planificar en Programas de Training para tu desarrollo personal y profesional. Recuperado de https://blog.lasleyesdelexito.com/10-ventajas-de-planificar/

Covey S. (1990). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. México: Editorial Paidós.

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