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Departamento de Informática Tributaria 1Departamento de Informática Tributaria.

El Expediente Electrónico en la AEAT

Carlos Marcos

6-6-07

Departamento de Informática Tributaria 2

Expediente Electrónico

INTRODUCCIONINTRODUCCION

NORMATIVANORMATIVA

CARACTERCARACTERÍÍSTICASSTICAS

GESTIGESTIÓÓN DE LOS EXPEDIENTESN DE LOS EXPEDIENTES

DIGITALIZACIDIGITALIZACIÓÓNN


Introducción


Documento Electrónico: Conceptos

- Documento: Información u objeto registrado que se puede tratar como una unidad con independencia del soporte.

- Documento de Archivo: Documento o documentos (Anexos) elaborados o recibidos por una organización en el curso de su actividad y conservados por esa organización, con independencia del soporte o formato. NO SE PUEDE MODIFICAR

- Documento electrónico: Es un documento de archivo en forma electrónica, porque se ha creado con un programa informático o porque se ha digitalizado.

- Metadatos: Información estructurada que permite la creación, gestión y utilización de documentos de archivo a lo largo del tiempo.


Introducción: Objetivos- Posibilitar la gestión íntegra de los expedientes desde la

Intranet de la AEAT, independientemente de su soporte y su localización.

- Promover la eliminación del intercambio y manipulación del soporte papel (atención especial: Órganos Jurisdiccionales).

- Facilitar que todos los procedimientos, se tramiten con aplicación específica o no, dispongan de expedientes electrónicos.

- Impulsar que todos los documentos tratados por la Agencia lo sean en formato electrónico (BDE).


Introducción: Definición

Colección ordenada de ficheros binarios autentificados, correspondientes a los documentos que forman el expediente y al índice de los mismos.

Expediente Electrónico


Normativa


Introducción: Normativa (I)Art. 45 RJPAC 30/1992 30/1992 (Incorporaci(Incorporacióón de medios tn de medios téécnicos)cnicos)

5. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes.


Introducción: Normativa (II)

Art. 46 RJPAC 30/1992 30/1992 (Validez y eficacia de documentos y copias)(Validez y eficacia de documentos y copias)

2. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que éstos siempre que exista constancia de que sean auténticas.

3. Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.


Introducción: Normativa (III)Art. 96 LGT 58/2003 58/2003 (Utilizaci(Utilizacióón de tecnologn de tecnologíías informas informááticas y telemticas y telemááticas)ticas)

...

5. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por la Administración tributaria, o los que ésta emita como copias de originales almacenados por estos mismos medios, así como las imágenes electrónicas de los documentos originales o sus copias, tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por la normativa aplicable.

...


Introducción: Normativa (IV)Resolución de 16-4-2004, de la D.G. AEAT(Generaci(Generacióón y archivo de documentos electrn y archivo de documentos electróónicos a partir de documentos en soporte papel)nicos a partir de documentos en soporte papel)

...Ámbito: cualquier documento en soporte papel que se derive

de los procedimientos desarrollados por la AEAT.Generación de documentos electrónicos:

- Digitalización (resolución mínima 200x200 ppp)fichero binario [Conversión a formato estándar]

- Garantía de autenticidad, integridad y no manipulación posterior: sello electrónico automático archivado con el documento

Emisión de copias en papel (cotejo electrónico)Comprobación de las copias...


Introducción: Huella Digital, Sello Electrónico y Firma Electrónica

Documento Electrónico(Fichero Binario)

Función HashMD5

Función MACDES

Sello Electrónico16 caracteres alfa#

HuellaDigital 128 bits

Digest

RSA

FirmaElectrónica

Clave Privada delCertificado de Usuario

AEAT

Gestión de certificados revocados

Clave de SelladoElectrónico Privada

de la AEAT

RSA

Clave Pública delCertificado de Usuario

AEAT

HuellaDigital

Integridad

Autenticidad


Introducción: Normativa (V)Art. 48 LJCA 29/1998 LJCA 29/1998 (Remisi(Remisióón del Expediente por parte de la Administracin del Expediente por parte de la Administracióón)n)

...

4. El expediente, original o copiado, se enviará completo, foliado y, en su caso, autentificado, acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga. La Administración conservará siempre el original o una copia autentificada de los expedientes que envíe. Si el expediente fuera reclamado por diversos Juzgados o Tribunales, la Administración enviará copias autentificadas del original o de la copia que conserve.

...


Características


Tipificación de Documentos

• Tipo de Procedimiento: Procedimiento en el que se originó el documento (gestión, recaudación, inspección...)

• Tipo de documento: existe un catalogo de documentos: Por ejemplo, declaración, diligencia, informe...

• Descripción del documento. Libre para una descripción amplia de cada documento concreto.


Tipificación de Expedientes

NORMALIZACION en la CREACION, FORMACION y TRAMITACION de los Expedientes conforme a criterios CORPORATIVOS


Tipificación de expedientes

EXPEDIENTE 1

DOCUMENTO OBLIGATORIO

RELEVANTE (para la

Vista/Cierre del Expediente

TIPO PROCEDIMIENTO

(anexo I)

TIPO DOCUMENTO

(anexo II)

DIGITALIZACIÓN (Punto Digit. / Centro Digit. / Electrónico)

CONSERVACIÓN (archivo/almacén

/destrucción)

DISPONIBILIDAD (on-line/diferida/

back-up)

DOC1 SI SI Embargo Diligencia Electrónico / Punto digitalización

No procede / 1 – 10 – S 4 – 10 - 50

DOC2 SI SI Notificación Acuse Punto digitalización 1 – 10 – S 4 – 10 - 50 DOC3 SI SI Embargo Anexo Punto digitalización 1 – 10 – S 4 – 10 - 50

DOC4 SI SI Embargo Notificación diligencia Electrónico No procede 4 – 10 - 50

DOC5 NO NO Embargo Levantamiento Electrónico No procede 4 – 10 - 50


Copia Electrónica: Ejemplo

Documento Electrónico Firmado

Otro Expediente

Índice del Expediente

Documento Digitalizado

Acuse de Recibo Digitalizado

e e

e e


Copia Electrónica: Definición XML


Subsistemas

GESTIÓNEXPEDIENTES

ELECTRÓNICOS

APLICACIÓN(TRAMITACIÓNEXPEDIENTES)

CATÁLOGODOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS

GESTIÓNDOCUMENTOS

REGISTROINTERNOAUXILIAR

SISTEMACAPTURA

NORMALIZADA

Usuario


Catalogación. Criterios

REG. SCED

RIA

GNREG.

TRAMI

TES

TRAMI

TES

TRAMI

TES

Sistema consolidado deentrada de datos

Reg.generalReg. telemático

Reg.generalReg. telemático

Entradas al S.I:

Registro internoauxiliar

Gestión de notificaciones

Salidas del S.I


Catalogación. Criterios

En el catálogo los documentos de entrada tendrán:

- Clave del registro

- Clave del expediente de tramitación destino (referencia de la aplicación que utiliza el documento electrónico)

En el catálogo los documentos de salida tendrán:

- Clave de registro

- Clave del trámite o expediente (referencia de la aplicación que produce el documento electrónico)


Trámite

RegistroGeneral

• Identificación (NIF)• Asunto• Área Funcional• Procedimiento• Carátula

Digitalizar

¿ Procedimientodeterminado?

Área Funcional

Informática

Registro

Almacén - Adm. Económica

Calificación2º Nivel

No

Sí

Tramitador


Gestión de Expedientes Electrónicos


Incorporación Doc-e

ALTA(Registro Auxiliar)

APLICACIÓN(ExpedienteElectrónico)

Catalogación del DocumentoSolicitanteUbicación Física

Nº Registro

OAM

Catálogo

CARÁTULAControlCalidadScanner||||| |||| ||

IMPORTACIÓN(Registro Auxiliar)

INCORPORACIÓNDE IMÁGENES A

UN REGISTRO(Registro Auxiliar)

DIGITALIZA(Sistema de Captura

Normalizada)

Documento

SOLICITUDINCORPORACIÓN(Registro Auxiliar)

?

Papelo

fichero

1

2

3

4

3


Organización y administración de documentos


Hfe5

H5

H4

Hda3

H3

H2

Cierre del Expediente

ee Cierre

Índice del Expediente

(2) Concatenar Huellas ysellos

(1) Generar y Añadir el Índice

ee

D1

D2

D3

D4D5

(3) Firma electrónicaCon la clave privadadel Certificado de la AEAT

... O del órgano competenteen procedimientos externos(por ejemplo, una REA o RCA)

ee

Hda1

H1

Hi


FORMATO ORIGINAL(Interno y orientado a

las aplicaciones)

FORMATO NORMALIZADO (Público, orientado a las relaciones exteriores

y garantizar su migración tecnológica)

DOCUMENTOCARTÁCEO

REGISTRO INTERNOAUXILIAR

+DIGITALIZA

DOCUMENTOELECTRÓNICO

(PDF) SELL

OE

LEC

TRÓ

NIC

O

HU

ELL

A


(presentadotelemáticamente) FI

RM

AP

RE

SE

NTA

DO

R

JUS

TIFI

CA

NT E

PR

ES

EN

TAC

I ÓN

(SE

LLO

Ele

ctr ó

n ico

)

Declaraciones --- PKCS #7 ---- htmlXML -- XML dsig

............. ...........

PDF

OTROS DOCUMENTOSEN FORMATO

ELECTRÓNICO

COPIAELECTRÓNICA

REPRESENTABLE(PDF) SE

LLO

ELE

CTR

ÓN

ICO

HU

ELL

A


ORIGINAL SELL

OE

LEC

TRÓ

NIC

O

HU

ELL

A

O

COPIA ELECTRÓNICAREPRESENTABLE

(PDF) SELL

OE

LEC

TRÓ

NIC

O

HU

ELL

A

-GN –DILIGENCIACONTENIDO

(PDF)

SELL

OE

LEC

TRÓ

NIC

O

HU

ELL

A

-GN –NOTIFICACIONES

(PDF) SELL

OE

LEC

TRÓ

NIC

O

HU

ELL

A

Incluye Diligencia Autenticidad

GN –ÍNDICE(PDF) SE

LLO

ELE

CTR

ÓN

ICO

HU

ELL

A

FIRMA AEAT

CIERRE EXPEDIENTE

XADes (BES)

TXTXLSDOC

ExpedienteAuténtico

Completo yfoliado

(Concatenación huellas)

Garantía autenticidadmediante Cotejo en www.aeat.esPDF-A (ISO 19005)

Garantía de acceso universaly de migración tecnológica

El EXPEDIENTE contiene:-El documento con el índice-Información sobre los documentos normalizados:Clave del catálogoHuellaSello ElectrónicoFormato, peso,...

Tamaño > Límite(contabilidad, dec.Informativa, video,...)

Incluye Diligencia Autenticidad

Garantía de Integridad verificablepor el destinataro

Documento Electrónico y Expediente


Cierre del Expediente


eeExpediente en formación “ee”Antes de la Puesta de Manifiesto

veeNuevo Expediente “vee” Cerrado(Vista del Expediente “ee”)

Índice de la vista

Inclusión de la vista en el expediente

Generación de la vista del expediente

Expediente en formación “ee”Tras la Puesta de Manifiesto

Vista incluida

ee

veeDiligencia dePuesta de Manifiesto


Garantíasy

Medios de Prueba

Características: Remisión de Expedientes

Foliado :

(Art. 48.4 LJCA) … se enviará completo, foliado y, en su caso, autentificado, acompañado de un índice, asimismo autentificado…

BDE

Completo y Autentificado :

☼

“Se firmará la concatenación de las huellas digitales de todos los documentos electrónicos que lo componen”

“Queda garantizado a través de la concatenación ordenada de las huellas digitales de los documentos electrónicos que componen el expediente”


Remisión de Expedientes

A.E.A.T.

1

ENTIDAD

Identificación del expedienteRegistro de Salida AEAT

Aviso

Entrégame Oficio de remisión

Entrégame el expediente X

Entrégame el documento Y

Notificación …

• Comunicaciones seguras con autenticación a través de Certificados de la FNMT usando protocolo https• Intercambios mediante web services (WSDL 1.0): basados en SOAP 1.1. y web services security.• Los mensajes XML firmados lo serán mediante XADES-BES (AEAT: con su certificado de persona jurídica)

2

3

4

6

Identificación del expediente Registro de Entrada ENTIDAD

Acuse derecibo5

Petición Documentación Complementaria …7


Necesidad de Normalización

DIGITALIZA

Organización de los Centros

Digitalización


• El escáner es un dispositivo que requiere cierta atención si se quiere obtener un resultado válido y de calidad, de modo que las imágenes obtenidas sean:– No repudiables (legibles, selladas, firmadas).

– Localizables, a través de un sistema de indexación eficaz.

– Óptimas en cuanto a tamaño, formato.

• Resolución de 16 de abril de 2004 de la Dirección General de la AEAT (BOE del 7 de mayo), obliga a producir imágenes homologadas.

• Lo digitalizado hoy puede ser consultado, incluso por primera vez, después de meses o años, por lo que hay que garantizar su calidad y el no repudio en el momento de su captura.

Digitalizar no es fotocopiar


• Garantizar la calidad y el no repudio de las imágenes

• Especialización de las funciones

• Integración con el resto del Sistema de Información (Expediente Electrónico)

• Eficiencia (funcional y económica)

• Dos posibles escenarios de captura

• Centros de Digitalización masiva

Necesidad de un Modelo de Digitalización Normalizada


Qué aporta DIGITALIZA

1. Garantía de calidad y no repudio

DIGITALIZA:

Aplicación para la la digitalización de documentos en soporte papel para el Expediente Electrónico.


1. Garantía de calidad y no repudioLa imagen será siempre legible, independien-temente del tipo y condiciones del papel.

Debe crearse simultánea-mente con su huella digital y debe ser firmada.

Debe poder sustituir al papel en todos los casos y ante todas las instancias.

No se puede conseguir este resultado con escáneres sencillos y con aplicaciones estándar.




2. Especialización de las funciones


• El Gestor tiene toda la información necesaria para la correcta indexación (catalogación) de la documentación y el conocimiento de la aplicación gestora.

• El personal de digitalización estáespecializado en el manejo de papel (tratamiento y custodia) y conoce el escáner, sus peculiaridades, su mantenimiento.

• La carátula ofrece la perfecta unión entre ambas funciones (véase la experiencia con el SGD).






3. Integración con el resto del Sistema de Información: Expediente Electrónico


• El Expediente Electrónico debe ser el marco de referencia para la digitalización de documentos, en formato papel, relevantes para la Gestión de los Tributos o la Gestión Interna.

• El almacenamiento necesario para la gestión y custodia de las imágenes sólo puede realizarse integradamente

• Se están generando millones de imágenes que deben permanecer muchos años en el Sistema; AODIT: Sistema de Almacenamiento de Objetos del DIT.

• De este modo se garantiza la ubicuidad de la documentación, en tiempo y forma, y el necesario control.

• La garantía es la misma que para el resto del Sistema de Información.

3. Integración con el resto del Sistema de Información


Aplicación GestoraMódulo de Alta de un Registro

Auxiliar sin imágenes

Generación Nº de Registro (código de barras)

Datos para entrada a AODIT

Módulo de incorporación de imágenes a

un Registro Auxiliar

Sistema Normalizadode Digitalización“DIGITALIZA”

AODIT

Aplicación Imágenes

Datos registrales

Nº Registro

Nº Registro

RetornoDOC 1+

CARAT 1

DOC 2+

CARAT 2

DOC n+

CARAT n

CARÁTULA

(HTML)

Centro de Digitalización

Expediente

Electrónico

Integración





3. Integración con el resto del Sistema de Información: Expediente Electrónico

4. Eficiencia (funcional y económica)


• Una sola aplicación, homologada, universal, garantiza su operatividad plena, reduciendo la curva de aprendizaje y los costes de su gestión y mantenimiento.

• Esa homogeneidad no se puede conseguir con soluciones comerciales, que varían con el modelo de escáner (y su software) y con el tiempo.

• Esta solución incluye digitalización simultánea a doble página, con detección de doble alimentación y con aceleradores hardware, que permite una explotación por documentos o lotes en lugar de página a página.

• La inmediata indexación garantiza que las imágenes siempre se van a encontrar (experiencia SGD).

• Además, los millones de imágenes a producir deben estar optimizadas físicamente, ya que de lo contrario no hay sistema de comunicaciones ni sistema de almacenamiento que lo soporten.

4. Eficiencia (funcional y económica)


DIGITALIZA – Descripción (1)

• Sistema único y normalizado de captura masiva o puntual de documentos en formato papel, integrado en el Sistema de Expediente Electrónico de la Agencia Tributaria.

• Eficiencia funcional y económica frente al modelo de diferentes soluciones en función del modelo de escáner:– Reducción de la curva de aprendizaje, respecto a la funcionalidad.– Reducción de los costes de su gestión y mantenimiento, en cuanto a

la económica.• Utiliza escáneres de documentos de gama alta, media y baja, en

función del volumen.• Se apoya en un software de procesamiento de imágenes que trata de

garantizar de forma automática la mejor calidad posible de la imagen.


DIGITALIZA – Descripción (2)

• Procesa lotes de documentos separados mediante una carátula.• Carátula de Registro.

– Obligatoria para todos los documentos.– Asegura la Indexación correcta.– Permite la especialización de funciones.– Facilita un cierto control de calidad (Nº de Hojas).– Incorpora ciertos controles de seguridad en el Código de Barras

como:• Código de Aplicación específico.• Validación de un Dígito de Control.• Por supuesto, la existencia previa del Número de Registro.

– Permite la existencia de un circuito de papel.– La carátula no forma parte del documento. Se obtiene el contenido

del CB’s y se desecha la imagen.


Carátula


Solución adoptada (1)

•Image Controls

•KView •KScan •KPrnt •KImgp •KForm

•Tarjeta Adrenaline

•AIPE•Adrenaline

•450/650/650i•Adrenaline•850/1700

•VirtualReScan (VRS)

Escánereshomologados

DRIVER del escánerAgilidad y Robustez

Procesamiento de la imagenRes. 16/04/2004 DG AEATLegilibilidad y no repudio

Interfaz únicoIndependiente del escáner (API)

Aplicación DIGITALIZAUniversal, dentro del Exp. Electr.

•DIGITALIZA


Solución adoptada (2)

•Una aplicación basada en Image Controls, frente a aplicaciones ISIS (QuickScan) o TWAIN (Imaging):

–Es compatible con escáneres Kofax, ISIS o TWAIN.

–Ofrece un interfaz de desarrollo común y, por tanto, nos independiza del tipo de driver del escáner.

–Permite seleccionar el escáner en función, exclusivamente, de las características funcionales del mismo.

–Permite crear una solución única.


DIGITALIZA – Procesamiento de imágenes (1)

• Procesamiento de imágenes automático:– Reducción significativa de la preparación previa de la

documentación (clasificación por tamaño, color, ...).– Obtención de la mejor calidad posible de las imágenes. Evita el

reescaneo derivado de una mala calidad de la imagen.– Optimización en la relación calidad – peso de la imagen.– Mejora la productividad del proceso de digitalización.– Evita la necesidad de disponer de personal superespecializado en el

tratamiento de imágenes.


DIGITALIZA – Interfaz de usuarioBarras de menús y herramientas

Visualizador de Imágenes

Mensajes parael operador

Páginas capturadas


DIGITALIZA – Configuración y Perfiles

•Configuración de la aplicación y perfiles de digitalización centralizados.•Se descargan de un servidor web al iniciar la aplicación.•Se eliminan al salir de la aplicación.•Uno o varios perfiles de digitalización para cada modelo de escáner.

–Normalmente PDF.–200 PPP.–A4 / A3.–Vertical (V) o Apaisado (A).–Simplex (SX) ó Dúplex (DX).–Blanco y Negro (BN).


Escenarios de Captura• Escenario 1: Centros de Digitalización.

– Digitalización diferida en el tiempo.– Digitalización masiva, por lotes de documentos.– Escáneres de medio o alto volumen.– Dependientes del Área de Informática. (Personal y equipos).– En Delegaciones, Departamentos y SS.CC.– Personal especializado.– Atención a sus propias necesidades y las de otros.

• Escenario 2: Puntos de Digitalización. – Digitalización inmediata dada la proximidad al usuario.– Escáneres de bajo o medio volumen.– Puestos no asistidos por personal especializado.– Normalmente en las oficinas de Registro y, en algunos casos, un

punto de digitalización por planta.– Para cubrir determinadas situaciones.


Escenarios de Captura – Centros de Digitalización• Los Centros de Digitalización, personal y dispositivos, dependerán del

Área de Informática, con las funciones siguientes:– Manejar los puestos de digitalización.– Realizar las tareas de mantenimiento básico de los puestos de

digitalización según el correspondiente "Plan de Actividades de Mantenimiento".

– Activar el servicio de asistencia correspondiente en caso de un mal funcionamiento de cualquiera de los componentes de los puestos de digitalización.

– Organizar el Centro y digitalizar los documentos que les vayan llegando según se el orden establecido.

– Informar periódicamente al DIT de los mantenimientos periódicos, servicios de asistencia, número de hojas digitalizadas, etc.

– Cumplir con el circuito de papel que se establezca, de modo que cada documento o conjunto de documentos ya digitalizados se envíen al archivo o destino correspondiente.

– Soporte a los Puntos de Digitalización.


Distribución de los escáneres

• Primer nivel. Centros de Digitalización.– Por Delegación Especial o por Delegación de la Agencia Tributaria,

Departamentos o Servicios Centrales y Oficinas Especiales.• Segundo nivel. Puntos de Digitalización

– En Administraciones y, en general, en cualquier punto de Registro.– En determinadas circunstancias, es necesario crear Puntos de

Digitalización por planta, cuando la relevancia de la documentación u otras consideraciones así lo aconsejen.


Escáneres homologados EE

Böwe Bell & Howell Spectrum XF 809075 hojas/minuto

Kodak i26050 hojas/minuto

Kodak i122030 hojas/minuto


Parque de escáneres EE• Registros: Kodak i1220: 351• Delegaciones (centros digitalización):

– BB&H: 48– Kodak i260: 42

• Aduanas: Kodak i1220: 17• S. Jurídico: Kodak i1220: 18• Inspección:

– Kodak i260 (centros digitalización): 16– Kodak i1220: 95

• TOTAL: 587


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