El Escribano. Página Junio 2011 EL ESCRIB ANO...integrarán bases de datos ... Lista de chequeo...
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EL ESCRIBANO Junio 2011 Institucional Ins�tucional Para depurar información sobre �erras Supernotariado e INCODER integrarán bases de datos Con el propósito de evitar los trámites irregulares con resoluciones de adjudicación de baldíos del INCODER, a par�r de la fecha estas disposiciones serán enviadas directamente por el Gerente General de esta en�dad, Juan Manuel Ospina, al Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, para que proceda a ordenar la respec�va inscripción en el registro de instrumentos públicos. Así quedó es�pulado en uno de los convenios de cooperación que suscribieron hoy estas dos en�dades para evitar la usurpación de �erras del Estado. Actualmente el adjudicatario llevaba directamente a la oficina de registro de instrumentos públicos la copia de la Resolución de adjudicación del INCODER pero este procedimiento permi�a que personas inescrupulosas falsificaran disposiciones de esta índole para hacerse a los baldíos de propiedad del Estado. El otro convenio contempla la revisión de las inscripciones en el registro de las Resoluciones del desaparecido INCORA y del INCODER, de los úl�mos 20 años, para confrontar los archivos de ambas en�dades y verificar que coincidan. Según el Superintendente de Notariado y Registro, “al no estar conectadas las dos en�dades hubo personas que falsificaron estos documentos para apoderarse de predios y los notarios y registradores no tenían la información para verificar su validez”. “Vamos a revisar uno a uno estos �tulos”, manifestó.
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EL ESCRIBANOEL ESCRIBANOEL ESCRIBANOEL ESCRIBANOJunio 2011
InstitucionalIns� tucional
EL ESCRIBANOEL ESCRIBANOEL ESCRIBANOPara depurar información sobre � erras
Supernotariado e INCODER integrarán bases de datos
Con el propósito de evitar los trámites irregulares con resoluciones de adjudicación de baldíos del INCODER, a par� r de la fecha estas disposiciones serán enviadas directamente por el Gerente General de esta en� dad, Juan Manuel Ospina, al Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, para que proceda a ordenar la respec� va inscripción en el registro de instrumentos públicos.
Así quedó es� pulado en uno de los convenios de cooperación que suscribieron hoy estas dos en� dades para evitar la usurpación de � erras del Estado.
Actualmente el adjudicatario llevaba directamente a la ofi cina de registro de instrumentos públicos la copia de la Resolución de adjudicación del INCODER pero este procedimiento permi� a que personas inescrupulosas falsifi caran disposiciones de esta índole para hacerse a los baldíos de propiedad del Estado.
El otro convenio contempla la revisión de las inscripciones en el registro de las Resoluciones del desaparecido INCORA y del INCODER, de los úl� mos 20 años, para confrontar los archivos de ambas en� dades y verifi car que coincidan.
Según el Superintendente de Notariado y Registro, “al no estar conectadas las dos en� dades hubo personas que falsifi caron estos documentos para apoderarse de predios y los notarios y registradores no tenían la información para verifi car su validez”.
“Vamos a revisar uno a uno estos � tulos”, manifestó.
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Cali será la sede de este evento que tendrá como tema central “La Notaría Digital para la Comunidad, 2011” y como países invitados a Perú, España y México. La Jornada es organizada por la Unión Colegiada del Notariado Vallecaucano y del Suroccidente Colombiano, Univoc, Unión Colegiada del Notariado Colombiano - U.C.N.C. y auspiciado por la Superintendencia de Notariado y Registro.
Del 7 al 9 de julio de 2011
III Jornada Internacional de Derecho Notarial
Ver formulario de Inscripción, programa y cuadro hotelero en el siguinete vínculo:
Ver link
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La Comisión Primera del Senado de la República aprobó en primer debate la inicia�va por medio de la cual se expide el Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos. El Ministro del Interior y de Jus�cia, Germán Vargas Lleras, mostró su beneplácito por la aprobación de esta inicia�va que permite la implementación del uso de medios electrónicos en la prestación del servicio de registro.
“Es un paso muy importante para modernizar la Superintendencia y las oficinas de registro y avanzar en el proceso de supresión de trámites”, destacó Vargas Lleras.
Aprobado por unanimidad proyecto que adopta nuevo
Estatuto Registral
El ministro calificó como gran avance la norma que permite la apertura de matrículas inmobiliarias a predios baldíos, porque cons�tuyen una importante herramienta para op�mizar el proceso de res�tución teniendo en cuenta que según las inves�gaciones de la Superintendencia de Notariado y Registro la principal víc�ma del despojo es el Estado.
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A su vez, el Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, destacó que la inicia�va permite sistema�zar la totalidad de la información de la propiedad inmobiliaria y llamar a concurso a los registradores del país.
“Regularemos el funcionamiento de la Unidad Móvil para llegar a las zonas más apartadas con el propósito que los campesinos inscriban en el registro sus �tulos”, manifestó Vélez.
Otro de los obje�vos del proyecto es la reglamentación de la inscripción en las oficinas de registro de los terrenos baldíos.
Principales puntos de este Proyecto:
• Se moderniza el sistema o proceso de registro con el fin de prestar un mejor servicio al ciudadano.
• La radicación y pagos de los servicios podrán hacerse a través de medios electrónicos.
• Se establece un mecanismo novedoso de apertura de folios de matrícula inmobiliaria para predios baldíos. Con esto, los baldíos adjudicables ingresarán a un Sistema de Registro Inmobiliario, en donde el propietario inscrito será la Nación. Con esto se pretende dificultar el despojo de que ha sido víc�ma la Nación en los úl�mos años, en donde se abrieron folios de matrícula a par�culares sobre terrenos baldíos de propiedad de la Nación.
• Se fusionan y agrupan los dis�ntos círculos registrales en cinco (5) círculos regionales: Caribe, Región Pacífica, Central, Andina y Orinoquía- Amazonía, con el fin de poder ejercer un mejor control de las oficinas de registro y movilidad.
• Se amplían las funciones de inspección, vigilancia y control y se faculta a la Superintendencia de Notariado y Registro para hacer intervenciones de oficinas de registro de instrumentos públicos y designar un interventor que asuma las funciones de registrador durante el �empo que dure la intervención.
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VUR en proceso de Reingeniería
Una nueva plataforma tecnológica que permi� rá agilizar los procesos de la Ventanilla Única de Registro VUR fue puesta en funcionamiento. Así lo dio a conocer el Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, en el evento de socialización del proyecto que se llevó a cabo el 21 de mayo de 2011 en la sede de la Cámara de Comercio de Bogotá en El Salitre.
Indicó que esta es una nueva etapa del proyecto en la que están involucrados todos los actores e invitó a los asistentes a apropiarse del mismo adoptando el slogan “Yo soy parte de VUR”.
Destacó la presencia masiva en el evento de notarios, registradores de instrumentos públicos y funcionarios de la superintendencia, ofi cinas de registro y notarías de Bogotá y manifestó que próximamente realizará reuniones de socialización en Barranquilla, donde ya funciona el VUR, y en Manizales y Valledupar en donde entrará a operar.
Esta ac� vidad también estuvo liderada por el Presidente de la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, Álvaro Rojas Charry, y la Gerente (e) del VUR, Ana María Silva.
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Para Ver Fe Pública
En las úl�mas emisiones los televidentes han visto los avances de la en�dad sobre la polí�ca de �erras.
Así mismo, los trámites y servicios en línea que se ofrecen a través de nuestro portal, en los Supercades y entre oficinas de registro.
Véalo los domingos a las 9:30 p.m. por el Canal Ins�tucional.
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Para Ver Fe Pública Avanza proyecto de Interrelación La Superintendencia de Notariado y Registro conjuntamente con el Ins� tuto Geográfi co Agus� n Codazzi convocaron en Bogotá a una reunión de trabajo a registradores de diferentes zonas del país, con el propósito de avanzar en la redacción del proyecto de decreto de homogeneidad de áreas de catastro y registro.
La mesa asesora de registradores del proyecto de interrelación estuvo integrada por Leonardo Calderón Perdomo, Registrador de Cáqueza, Eduardo Cas� llo Sirtori, Registrador de Ciénaga, Edgar Villamizar Bueno, Registrador de Bucaramanga, Wilmar Antonio Rojo Zapata, Registrador de Medellín Zona Sur y Luz Edith Marín Rodríguez, Registradora de Medellín Zona Norte, Martha Lucía Bedoya Marín, Registradora de Santa Rosa de Cabal, Ramón Henry Sánchez Méndez, Registrador de Garzón y Luis Javier Muñoz, Registrador de Abejorral. Par� ciparon funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro y el IGAC.
Chat con el Superintendente El Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, atendió las inquietudes de los cibernautas en el chat ins� tucional que se llevó a cabo el miércoles 11 de mayo de 9:00 a 10:00 a.m.
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Lista de chequeo ORIP
Plan de Capacitación La Superintendencia, con� nua en el proceso de capacitar a los funcionarios de la en� dad. Por ello, se expidió la Resolución No. 4159 del 25 mayo del presente año, por la cual se aprueba el Plan Ins� tucional de Capacitación PIC 2011, para funcionarios y Registradores de Instrumentos Públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Con el propósito de hacer un seguimiento efec� vo y efi ciente a la ges� ón que adelantan las ofi cinas de registro de instrumentos públicos, la Superintendencia de Notariado y Registro expidió la Circular No. 200 de 2011, mediante la cual adopta la lista de chequeo para que los registradores realicen una revisión de los procesos y procedimientos.
Esta herramienta permi� rá que la Superintendencia Delegada para el Registro haga el seguimiento en las diferentes sedes y se tomen las acciones correc� vas y de mejora correspondientes.
Se contemplan talleres sobre la nueva polí� ca de � erras, la implemenrtación del SIIF, talleres Registrales, encuentro con registradores, talleres para cajeros y ofi má� ca básica, entre otros.
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Organigrama SNR
Estadís�cas - Notariales y Registrales
La Oficina de Talento Humano de la Superintendencia de Notariado y Registro presenta el Organigrama Ins�tucional incluidos los grupos internos de trabajo con el fin de facilitar las comunicaciones de los funcionarios con las diferentes dependencias.
La Superintendencia de Notariado y Registro a través de la Oficina Asesora de Planeación – Grupo Estadís�ca Registral y Notarial, presentó el análisis estadís�co sobre la prestación del servicio de 35 Círculos de Registro durante el primer trimestre de 2011. El Escribano presenta el citado informe en el siguiente link:
h�p://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/EstadRegistrales/2011/infor1ertri2011publi.pdf
Con la estructura se permite definir la división del trabajo para el logro de los obje�vos.
Ver link: h�p://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/organigrama/organigramasnra.pdf
Grupo MECI y Calidad
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Ante el Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, tomaron posesión Zoraida Celis Carrillo, Néstor Raúl Sánchez Espi�a y Oscar Aníbal Luna, como Directores de Ges�ón Notarial, de Registro y Financiero respec�vamente.
La nueva Directora de Ges�ón Notarial estuvo al frente de la Dirección de Registro durante varios meses. Es abogada y contadora pública, especializada en derechos humanos y revisoría fiscal y auditoría externa con maestría en administración pública.
Antes de vincularse a la Superintendencia, se desempeñó como docente, conferencista y decana de escuela superior en la ESAP, Secretaria de Educación de Santander, asesora del despacho del Gobernador y Secretaria del Tesoro de Floridablanca, entre otros cargos.
Por su parte, el Director de Registro es abogado y licenciado en ciencias de la educación español – inglés, especializado en derecho administra�vo.
Ha ejercido como defensor de oficio de la Fuerza Aérea Colombiana, subgerente de operaciones y analista de �tulos en el Ci�bank y asesor de �tulos del Fondo de Empleados para Ahorro y Vivienda del Inscredial (hoy Inurbe), entre otras ac�vidades en el sector público y privado. También ha sido asesor jurídico de diferentes firmas.
Asumen Directores de Ges�ón Notarial, Registro y Financiero
Oscar Aníbal Luna se posesionó como Director Financiero en la en�dad, venía desempeñando la función en encargo, a la vez que ejercía como Coordinador del Grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda de esta en�dad. Es contador Público de la Universidad Autónoma del Caribe, con especialización en finanzas en la Universidad Externado de Colombia. En el sector privado estuvo vinculado a Ideas y Servicios Metalmecánicos Ltda. y Manufacturas de Acero y Vidrios del Caribe.
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Celebración Día de los Niños
El Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García convocó a la celebración del Día del Niño. El evento fue organizado por Colsubsidio y coordinado por la Secretaría General y el Grupo de Desarrollo Humano. Se realizaron ac�vidades como bailes, espectáculos con animación, música, recreación, juegos, pintacaritas, dumis y hubo zona de juegos inflables para los bebes de 0 a 4 años.
La celebración fue acompañada por los padres de familia.
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Resultado de las
Auditorías Internas
Las auditorías internas integrales adelantadas en el periodo comprendido entre el 11 y el 30 de mayo, del año en curso, por la Ofi cina de Control Interno de Ges� ón, y el equipo de auditores de la Superintendencia de Notariado y Registro y de las Cuatro Ofi cinas Cer� fi cadas (Bogotá Zonas Norte, Centro, Sur y Bucaramanga), formados por él ICONTEC, se cons� tuyó en una fase exitosa para el sostenimiento de la cer� fi cación, resaltando los siguientes aspectos derivados de la misma:
• Los Funcionarios que se capacitaron como auditores de calidad, por medio del ICONTEC, fi nanciados en su totalidad por la Superintendencia, tuvieron la oportunidad de aplicar los conocimientos adquiridos, bajo un escenario real, jus� fi cando plenamente la inversión en el tema de capacitación.
• Se trabajó de manera conjunta y armónica con la Ofi cina de Control Interno de Ges� ón, dependencia responsable de adelantar, este � po de auditorías.
• Se detectaron y evidenciaron fortalezas y debilidades de los 11 Macro Procesos, con sus respec� vos procesos y procedimientos.
• Se socializó el tema de ges� ón de la calidad en cada uno de las dependencias, con la par� cipación ac� va de cada uno de los funcionarios.
• Se generó un ambiente propicio para adelantar las etapas subsiguientes del presente proceso.
La fase subsiguiente, es la de generar los informes de las respec� vas auditorias, para efectos de socializarlas, consolidarlas e iniciar los planes de mejoramiento. Dichos planes se deben adelantar por parte de cada uno de los dueños de los procesos, con el apoyo de los auditores de calidad, la Ofi cina de Control Interno y Planeación. De manera oportuna se les indicará las directrices que al respecto, se formularán.
Ya contando con un claro esquema para adelantar las acciones de mejora, se procederá a determinar acciones, responsables, � empos e indicadores, que nos permitan subsanar las no conformidades detectadas en el proceso de auditoría interna, así como las formuladas por el organismo cer� fi cador “ICONTEC”, y que aún no se hayan cerrado.
Con los planes de mejoramiento ya formulados, se adelantará la revisión por la Alta Gerencia, con el fi n de socializarles los resultados de las auditorias y las acciones que se emprenderán, igualmente en esta reunión, se generarán observaciones y propuestas de mejoramiento con� nuo.
El Escribano. Página 13Con los planes de mejoramiento, puestos en funcionamiento, con adecuadas mediciones y controles, estaríamos preparados para recibir la auditoría de sostenimiento que �ene proyectada adelantar el “ICONTEC”, a mediados del mes de julio de presente año.
El sostenimiento de la cer�ficación, nos daría un claro mensaje de que, lo que está haciendo la Superintendencia de Notariado y Registro y Oficinas de Registro, a través de sus Funcionarios y Direc�vos, se está realizando bien y se está cumpliendo con las expecta�vas que �enen depositadas en nosotros, los usuarios del servicio registral, el Gobierno Nacional y la sociedad en general.
Los pasos citados anteriormente, se deben adelantar en breve, en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, programas a cer�ficar en el presente año, como
son las ORIPS de Medellín Zona Sur, Norte, Barranquilla, Valledupar y Manizales.
Para las demás Oficinas de Registro, el mensaje es que deben ir preparándose, en el Sistema de Ges�ón de Calidad dé manera autónoma y/o con el apoyo de la Oficinas de Control Interno y Planeación, así como con las Oficinas de Registro Cer�ficadas, las cuales pueden nutrir sus experiencias en este tema o con los funcionarios que ya están capacitados en calidad.
Cuando una En�dad implementa el tema de calidad, este proceso nunca termina y cada vez se debe difundir a más regiones, a tal punto que la calidad se cons�tuya en un elemento más de su cultura organizacional, para tal efecto contamos con la par�cipación ac�va de todos.
Aporte: Juan Carlos Torres Rodríguez – Jefe Oficina Asesora de Planeación (e)
En Medellín
Comprome�dos con la Cer�ficación
De acuerdo con el cronograma establecido por la Superintendencia de Notariado y Registro, la Orip de Registro de Instrumentos Públicos de Medellín Zona Sur, está comprome�da con la ges�ón efec�va para cumplir con el obje�vo que se adelanta en Ges�ón de Calidad con mo�vo de la cer�ficaciones IQNet The Interna�onal Ce�fica�on Network, NTC-GP 1000:2009 e ISO 9001:2008.
Con el acompañamiento del Registrador, Wilmar Antonio Rojo, el Coordinador Administra�vo, Victor Rubén Aris�zabal, el lider MECI de Medellín, Jorge Enrique Florez y los funcionarios se está trabajando para implementar el Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Ges�ón de Calidad.
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Dando cumplimneto a la norma NTCGP 1000:2009 se programó agenda de trabajo con cronograma de ac�vidades para la reunión de revisión por la Dirección, en donde estarán presentes todos los direc�vos de la SNR y los registradores de Bogotá.
Reunión de revisión Por la Dirección
Agenda de Trabajo
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ORIPS Mejor Funcionario Marzo
Girardot Angélica Marcela Salcedo Mayorga San Andrés - Isla Maurie Bent BryanValledupar Nasly Berardinelli González Armero Miguel Ángel González GarcíaOcaña María Torocoroma Jácome Molina Piedecuesta Alberto García Hernández San Gil Lia Victoria Pinzón Hernández Ramiriquí Marlen Cristancho Pulido Medellín Norte Juan Gonzalo Zapata MadridFredonia José Roberto Echavarría RestrepoSilvia Cauca Jhon Jairo Zuñiga Collazos Bucaramanga Luz Mireya Ardila de Ardila Barbacoas Luis Edison Cas�llo Quiñones Puente Nacional Melida Camacho Suárez Filandia José Heliberto Arbeláez RománPurificación Román Useche Sánchez Facata�va Dabeida Mar�nez de CastroSan Vicente de Chucurí Cenaida Navarro GambaLe�cia Alexa Mosquera González Popayán Jhon Oliver Arciniegas Herrera El Bordo Eddy Esperanza Gaviria Ceron Santa Rosa de Osos Edwin Alexander Rodríguez Roldanillo María E López Rodríguez Puerto López Sandra Milena Hernandez RiveraConvención Ninfa del Rosario Lara Greco Moniquirá María Trinidad Poveda AlonsoVélez Adriana Peña Guiza Zapatoca Gabriel Man�lla Rueda Sevilla Hector Julian Diez GranadaNeira Melba Escobar BetancurCartagena Hernando Anachury VerbelBogotá Zona Centro Jannet Rodríguez Paz de Ariporo Cruz Delia Pastrana SiguaSan Andrés - Santander Pedro Pablo Jerez CastellanosRioacha María Barrios ParodyCartago Valle Janet Molina Rodríguez Miraflores Rosa María Morales Chimichagua César Beatriz Cubillos TrespalaciosGuamo Carolina Díaz TorresOrocué Blanca Pureza VargasBogotá Sur Carmen Ligia Amaya Medellín Sur Norma Elisa Aranda Novoa
Mejor Servidor
Público Mensual por dependencia mes de marzo
Valor Proac�vidad
Dependencia Mejor Funcionario Marzo Talento Humano Luis Eduardo Velázco Rincón Desarrollo Humano Beatriz Barriga Control Disciplinario Ges�ón Leyla Zoraya Guzmán Presupuesto Felipe Cas�lloTesorería y Cartera Guillermo Charry Grupo de Cuentas Henry Andrés Flórez Chavarro Recaudos y Subsidios Notariales Yolima Villate Avendaño Infraestructura Jair Alexander Rodríguez Peñuela Grupo de Reconocimiento de Pensiones Julian Maza del Valle Archivo y Correspondencia Walter Quiroga Camelo Control Disciplinario Interno Amanda Parada Herrera Secretaría General Jairo Por�lla Despacho del Superintendente Jhon Fredy González Jurídica Carlina Gómez Delegada para el Registro German Forero Or�z Servicios Generales Gilberto Cubides Divulgación Carmen Elisa Ricaute Planeación Luz Mary Ortega CarreñoInves�gación y Capacitación Nancy Giraldo
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Desarrollo Humano
En el Tolima se consultó a los servidores públicos sobre cajas de Compensación Familiar Con el obje�vo de hacer más eficaz la ges�ón de las Cajas de Compensación en el bienestar de los servidores públicos de las Oficinas de Registro del país, en el Tolima se realizó una consulta para medir el nivel de sa�sfacción de sus empleados. Los días 31 de mayo 1 y 2 de junio las cajas de compensación presentaron sus portafolios de servicio y el lunes 3 de julio se procedió a la elección quedando elegida nuevamente la caja de compensación Comfenalco con 35 votos frente a 31 votos de Comfatolima.
Fueron tres opciones que figuraron en el tarjetón para escoger entre las cajas de compensación para los 74 funcionarios según su nivel de sa�sfacción. La Caja de Compensación Comfenalco fue la elegida para ser la encargada conjuntamente con la ges�ón de los registradores del Bienestar Social, es�mulos e incen�vos.
Ac�vides-Desarrollo Humano
El Grupo de Desarrollo Humano de la Superintendencia de Notariado y Registro está realizando campañas para la Promoción y Prevención de la Salud con el fin de que los funcionarios, se realicen chequeos médicos anuales, toma de tensión mensual y lavado de manos periódicamente para la prevención de enfermedades.
Campañas:
. Medícina General:Chequeos mensuales y anualesTensión Aterial
. Aseo
