EL CONTROL INTERNO COMO ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO …
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EL CONTROL INTERNO COMO ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INVENTARIO EN EL SECTOR BANANERO BLEIDYS JAYLETH MARTELO GONZALEZ MARIA ALEJANDRA HERNANDEZ GUERRERO WENDY PAOLA BLANCO BARRIOSNUEVO UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO INTERNACIONAL CONTADURÍA PÚBLICA SANTA MARTA 2019
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EL CONTROL INTERNO COMO ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DEL
SISTEMA DE INVENTARIO EN EL SECTOR BANANERO
BLEIDYS JAYLETH MARTELO GONZALEZ
MARIA ALEJANDRA HERNANDEZ GUERRERO
WENDY PAOLA BLANCO BARRIOSNUEVO
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL
CONTADURÍA PÚBLICA
SANTA MARTA
2019
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EL CONTROL INTERNO COMO ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DEL
SISTEMA DE INVENTARIO EN EL SECTOR BANANERO
BLEIDYS JAILETH MARTELO GONZALEZ
MARIA ALEJANDRA HERNANDEZ GUERRERO
WENDY PAOLA BLANCO BARRIOSNUEVO
DRA. GREGORIA POLO DE LOBATON
Asesor
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL
CONTADURÍA PÚBLICA
SANTA MARTA
2019
3
Nota de aceptación
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________ Asesor
________________________________ Evaluador
_________________________________ Evaluador
4
Santa Marta, 24 de Mayo del 2019
DEDICATORIA Y AGRADECIMIENTOS.
A Dios todo poderoso; por llenarnos de paciencia, fuerza, sabiduría y voluntad para
salir triunfante ante la adversidad.
A nuestras familias, madre, padre y hermanos que día a día me han dado fortaleza y
ayuda en todo lo que he necesitado para alcanzar mis logros.
A la universidad cooperativa de Colombia donde aprendí tantas cosas, donde viví
mis mejores momentos de juventud.
A los profesores de esta gran carrera que escogí, de la cual muchas veces me arrepentí, pero siempre estuve esforzándome por ser las mejores en lo que hago
y lo que me gusta, en esta carrera tan hermosa como lo es la contaduría pública.
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Contenido
RESUMEN ....................................................................................................... 9
Palabras claves: Control interno, Inventarios, Procesos, Riesgos........ 9
INTRODUCION ............................................................................................. 10
1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................... 12
1.1 Formulación del problema.............................................................. 12
1.1.1 Pregunta problema. ................................................................... 14
1.2 Objetivos .......................................................................................... 15
1.2.1 General........................................................................................ 15
1.2.2 Específicos ................................................................................. 15
1.3 Justificación .................................................................................... 16
1.4 Delimitación ..................................................................................... 18
1.4.1 Delimitación temporal y espacial ............................................. 18
1.4.2 Delimitación sustantiva ............................................................. 19
1.4.3 Delimitación teórica ................................................................... 19
2 MARCO REFERENCIAL ......................................................................... 20
2.1 Antecedentes de la investigación .................................................. 20
2.2 Marco conceptual ............................................................................ 23
2.2.1 Inventarios .................................................................................. 23
2.2.2 Control interno ........................................................................... 24
2.2.3 Procesos ..................................................................................... 26
2.2.4 Riesgos ....................................................................................... 27
2.2.5 Control de inventarios ............................................................... 28
2.3 Matriz de categorización ................................................................. 29
3 METODOLOGIA ...................................................................................... 31
3.1 Tipo de investigación ...................................................................... 31
3.2 Método de estudio ........................................................................... 32
3.3 Fuentes de información .................................................................. 32
3.4 Técnicas para la recolección de la información ........................... 33
3.5 Análisis de la información .............................................................. 36
4 RESULTADOS ........................................................................................ 37
4.1 Proponer estrategias para el desarrollo del sistema de inventario en el sector bananero. ........................................................................................ 37
4.1.1 Identificar la importancia del control interno en los inventarios, en organizaciones del sector Bananero ........................................................ 38
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4.1.2 Procesos en el sistema de control interno para el manejo de los inventarios (caracterización, y uso) ............................................................... 40
4.1.3 Identificar estrategias que permitan el desarrollo de un sistema de control interno ............................................................................................ 42
5 CONCLUSIÓN ......................................................................................... 46
Bibliografía ................................................................................................... 47
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Índice de cuadros
Cuadro 1: Tipos de Riesgo en los Inventarios .......................................... 28
Cuadro 2: Matriz de Categorización ........................................................... 30
Cuadro 3: Componentes del COSO III ....................................................... 35
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Índice de Figuras
Figura 1: Proceso Genérico ........................................................................ 40
Figura 2: Proceso en el Control de Compras ............................................ 43
Figura 3: Recepción de Inventarios ........................................................... 44
Figura 4: Administración de la existencia ................................................. 44
Figura 5: Producción ................................................................................... 45
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RESUMEN
El presente trabajo de grado, tiene como propósito la verificación de los sistema
de control interno en las empresas del sector bananero en el Departamento del
Magdalena, para dar cumplimiento al proyecto se plantearon una serie de objetivos
consecuentes y desarrollados mediante el estudio del método deductivo y cualitativo
el cual se encamino a la investigación documental, donde se realizó un análisis
general de las empresas basándose en el informe C.O.SO. Y teniendo en cuenta los
cinco componentes que integran a este, en donde se identificó la importancia del
control interno en los inventarios, en las organizaciones del sector bananero, para sí
proponer estrategias para el desarrollo de un sistema de inventario a este sector.
En la construcción del sistema de control interno se consideró la necesidad de
establecer un adecuado sistema de control interno en las empresas dedicadas a la
producción y comercialización del banano, y teniendo en cuenta las regularidades que
se pueden presentar por no implementar un adecuado sistema de control interno que
propicie seguridad en las distintas actividades realizadas por la organización.
El análisis desarrollado permitirá establecer un sistema de control en base al
marco de procesos y actividades que permitan implementar los diferentes controles y
actividades necesarias para el buen manejo de los inventarios. Por otro lado se podrá
establecer indicadores financieros que permitan observar el crecimiento de la
compañía los cuales servirán para la toma de decisiones, así mismo, un sistema de
control que permita velar por la adecuada aplicación de los procesos contables, el
riesgo oportuno y adecuado, seguimiento y control de los hechos económicos.
Palabras claves: Control interno, Inventarios, Procesos, Riesgos
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INTRODUCION
El enfoque principal que requiere la profesión de la contaduría pública desde
diferentes ámbitos es plasmar una herramienta esencial que le permita a los
Contadores Públicos enfrentarse a nuevos desafíos, donde prima la reflexión frente a
las necesidades sociales, relacionadas con la medición, la valuación, información y
control de actividades económicas y no económicas, a través de los dispositivos con
que cuenta la teoría contable y que están disponibles para construir modelos y
sistemas que den solución a dichas necesidades.
Uno de los pilares básicos del Contador Público en su formación parte desde las
bases brindadas por la Universidad donde permite al ser humano convertirse en un
profesional integral en todo el sentido de la palabra, De tal manera este trabajo de
grado se realiza basándonos en una investigación que consta de 4 capítulos que se
desarrollan de la siguiente manera:
El primer capítulo desarrolla el planteamiento del problema donde se expone la idea
principal de este trabajo de grado que a través de una secuencia a desarrollar como
la pregunta problema, los objetivos específicos y generales que llevaran a la solución
de la problemática, se encuentra en este capítulo la delimitación que ayudara al
desarrollo del mismo.
El segundo capítulo que desarrolla el Marco Conceptual donde se expone los
antecedentes de esta investigación que fueron el eje principal de este trabajo de
grado, ya que a través de fuentes de información destacadas pudimos resaltar los
más importantes, se desarrolla la matriz de categorización que consta de los criterios
utilizados para el desarrollo del trabajo.
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Por otro parte el capítulo tres desarrolla la metodología en donde resalta fuentes
importantes como el tipo de investigación, el método de estudio y fuentes de
información que respaldan la investigación del trabajo. Y por último el capítulo cuatro
donde podremos evidenciar los resultados de este trabajo de grado acompañado de
las conclusiones obtenidas como resultado final.
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1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 Formulación del problema
La base para el buen manejo de los costos de una empresa es la del buen uso
de los inventarios, para esto se debe poseer un sistema de control y procesos que
permitan que los costos que se manejen en el proceso de producción, recolección y
corte sea el adecuado, que las distribuciones de estos estén acorde a la actividad que
se desarrolla y que puedan estar soportados y sustentados en el manejo que se le
den en la compañía, (Ortega, Padilla, Ruz, & Torres, 2017, pág. 1), mencionan, “que
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aquí la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también
conocer al final del periodo un estado confiable de la situación económica.”,
Con base a lo mencionado, un buen control interno de inventario permite que
se faciliten los procedimientos de verificación, además de una estructura
administrativa y contable confiable, que permitan una generación veraz de la
información que se está manejando en la empresa teniendo en cuenta los costos
derivados de los inventarios, de las pérdidas de estos y los riesgos inherentes que
puedan surgir.
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Un buen control interno debe estar comprendido de manuales de procesos, y
estrategias que permitan mejorar las condiciones en las que se les da manejo a estos,
así mismo de actividades y dinámicas para el uso eficiente del inventario, teniendo en
cuenta la destinación que se le puede dar, como lo menciona (Ortiz, 2012), un buen
control interno de inventario permite que se faciliten los procedimientos de
verificación, además de una estructura administrativa y contable. Demostrando con
esto que es una organización confiable frente a los fraudes y que, además, cuenta
con la eficiencia y la eficacia operativa. En este orden de ideas, el control interno de
inventario comprende todo el plan de la organización y los manuales de
procedimientos para dicho control.
Por otro lado, Cabe recordar que el control en los inventarios es necesario para
saber la existencia y evitar el desorden para dar un concepto más amplio (Cantor &
Lagos, 2008, pág. 12) afirma que los inventarios son: “la cantidad de bienes o activos
fijos que una empresa mantiene en existencia en un momento determinado, el cual
pertenece al patrimonio productivo de la empresa” en cuanto al control se refiere a: la
evolución de proceso planificados.
Teniendo en cuenta lo anterior se puede mencionar que las faltas de control
interno en las empresas puedan dar partida a la generación de riesgos que afectan
los procedimientos, procesos y actividades de la empresa generando pérdidas,
muchas de las causas que pueden afectar el rubro de activos de inventarios y generar
pérdidas se deben a; Personal interno sin conocimiento de algún método para llevar
el control en los inventarios en las empresas, falta de conocimiento en la necesidad
de preparación a los funcionarios de estas aéreas para que tengan el conocimiento y
puedan tener un eficaz sistema de control.
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Estos se pueden dar como consecuencia, Desvíos de recursos por descontrol
en los inventarios, al no implementar un sistema de control de inventario la empresa
estaría expuesta a la extinción, se afectaría el control de costos y bajarían la calidad
del producto.
Dentro de este contexto, (Ortega, Padilla, Ruz, & Torres, 2017, pág. 2)
mencionan que, “un error en su evaluación puede ocasionar una distorsión de alta
incidencia en la situación financiera y en la determinación de los resultados de las
operaciones.”
Así mismo, el no tener un control interno en las empresas, y un conocimiento
escaso de las tendencias del mercado, pueden generar una gestión errónea del
manejo de los inventarios, compras excesivas y una rotación de los productos, lo cual
conlleva a una acumulación innecesaria de inventario, y aumento de los costos,
afectando la liquidez de la compañía. (Jimenez & Fernandez, 2017)
De esta manera se hace una revisión sobre el control interno utilizado por las
empresas Bananeras en el Departamento del Magdalena, con el fin de establecer
parámetros que permitan generar un conocimiento sobre la adecuada
implementación del sistema del control interno y los manuales correspondientes a
estos, lo cual permitirá a las empresas generar planes de contingencias que puedan
servir para la toma de decisiones.
1.1.1 Pregunta problema.
Teniendo en cuenta lo mencionado en la formulación del problema se puede
establecer la siguiente pregunta problema la cual servirá como base para el desarrollo
de la investigación; ¿Cuáles serían las estrategias para el desarrollo del sistema de
inventario en el sector bananero?
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1.2 Objetivos
1.2.1 General
Proponer estrategias para el desarrollo del sistema de inventario en el sector
bananero
1.2.2 Específicos
Identificar la importancia del control interno en los inventarios, en
organizaciones del sector Bananero
Conocer los procesos de control interno que suelen utilizar las empresas
Bananera para el manejo de los inventarios.
Caracterizar el proceso requerido para los inventarios en las empresas del
sector Bananero.
Identificar estrategias que permitan el desarrollo de un sistema de control
interno
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1.3 Justificación
La justificación explica de forma convincente el motivo por el qué y para qué
se va a realizar una investigación o un proyecto, La justificación de un proyecto
identifica y explica las diferentes maneras para resolver un problema planteado. Se
trata de una expresión cualitativa sobre el por qué debemos empezar un determinado
proyecto, por qué merece la pena y cuál será su alcance o impacto en su entorno
socioeconómico. (Sanchez & Reyes, 1986)
En este sentido, ante la necesidad de establecer un adecuado sistema de
control interno en las empresas dedicadas a la producción y comercialización del
banano, y teniendo en cuenta las irregularidades que se pueden presentar por no
implementar un adecuado sistema de control interno que proporcione seguridad en
las distintas actividades realizadas por la organización, se establece la necesidad del
presente trabajo, en el cual se tratara e establecer la importancia que tiene un sistema
de control interno en el manejo de los inventarios de las Bananeras.
Desde una parte, social se considera que la producción y exportación del
banano es una de las principales fuente de ingresos para muchas familias a nivel
regional, nacional, de esta manera vemos la necesidad de incorporar un sistema de
control interno acorde a las actividades realizadas dentro de estas empresas, debido
a la falta de organización, partiendo de la concepción de que nuestra fortaleza se
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aferra al agotamiento de medidas estructurales ante nuestros competidores
considerados riesgos para nuestro desempeño empresarial, beneficiando a los
pequeñas empresas bananeras, e inversionistas.
Desde el punto, de vista académico se puede decir que es necesario la
implementación de un sistema de control interno para dichas empresa, para que se
pueda mantener un alto grado de competitividad a nivel nacional e internacional, con
la colaboración del área contable e investigación de la universidad cooperativa de
Colombia sede santa marta la cual se encuentra interesada en la mejora constante
de este sector de la población, y de esta manera la universidad dar a conocer su
sistema de investigación y proyectos. En la parte práctica los estudiantes y bananeros
se beneficiarán por la elaboración de las nuevas estrategias de control, medición y
respaldo de los inventarios, los estudiantes podrán aplicar los conocimientos
adquiridos en la parte de control, proyectos y presupuesto, y los empresarios tendrán
nuevas herramientas que le permitan generar un valor agregado
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1.4 Delimitación
La delimitación del problema es la duda o interrogante que tiene el investigador,
y que desea resolver, el cual se plantea para dar un criterio a la ausencia de
conocimiento, rectificación de lo que se conoce, y ratificar el conocimiento establecido
en la investigación, a través de la delimitación se establecen los motivos llevaron al
problema, las razones por la cual se realiza. (Orejel, 2003)
Por otro lado, (Moreno, 2013) menciona que “delimitar un tema de estudio
significa, enfocar en términos concretos nuestra área de interés, especificar sus
alcances, determinar sus límites. Es decir, llevar el problema de investigación de una
situación o dificultad muy grande de difícil solución a una realidad concreta, fácil de
manejar.”
La delimitación del presente trabajo se encuentra dividido en temporal,
espacial, sustantiva, teórica y práctica.
1.4.1 Delimitación temporal y espacial
El trabajo se desarrollará en el departamento del Magdalena, en la ciudad de
Santa Marta, donde se encuentra ubicada la Universidad Cooperativa de Colombia
(UCC). Este se llevará a cabo en el transcurso del periodo académico y tendrá como
base de investigación las diferentes empresas del sector Bananero ubicadas en el
departamento antes mencionado.
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1.4.2 Delimitación sustantiva
En el presente trabajo se realizará un análisis en base a la importancia que
tienen los sistemas de control interno para el desarrollo económico y financiero de las
empresas Bananeras, centrándose en el estudio de los sistemas de inventarios que
utilizan, al momento de realizar un análisis de los inventarios, todas las políticas y
procedimientos establecidos se deben llevar a cabo. A partir de esta, se determina
que el control interno del inventario es el adecuado y se verifica que los procesos
operativos son efectivos.
1.4.3 Delimitación teórica
La delimitación teórica del trabajo estará basada en la línea de investigación
Contabilidad, Gestión e Innovación, este también abordara la línea de aseguramiento
y control, el cual nos servirá como una guía para la evaluación de los diferentes
sistemas de control que pueda utilizar una organización, dándole un énfasis
investigativo al presente trabajo, en este sentido, a través de la delimitación teórica
se dará una secuencia lógica y deductiva, a los temas ejes que forman parte del marco
teórico en la que circunscriben las variables del problema de investigación.
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2 MARCO REFERENCIAL
2.1 Antecedentes de la investigación
Los antecedentes, son todos aquellos trabajos de investigación que preceden
al que se está realizando, pero que además guarda mucha relación con los objetivos
del estudio que se aborda. En estos se muestran los diferentes proyectos que serán
tomados como ejemplos o base para dar solución a la pregunta problema establecido,
es decir sirven para realizar un estudio previo de conocimiento en información
recolectada, (Molina, 2012) menciona que existen tres perspectivas diferentes que
sirven para dar comienzo al estudio del estado del arte, estas pueden estar resumidas
en la metodología, y se pueden desarrollar en tres pasos fundamentales como; la
clasificación teórica, contextualización del tema, y categorización, lo cual se convierte
en la esencia del estado del arte permitiendo enlazar las temáticas tratadas.
Por otra parte, los antecedentes indican la magnitud en la cual algunos estudios
anteriores han investigado el problema de manera exitosa, ayudan a informar sobre
las áreas en las cuales existen huecos y el estudio actual quiere concentrarse, así
mismo los antecedentes se expanden en los puntos claves declarados al principio de
la introducción, pero sin embargo no deben ser el enfoque principal del trabajo.
(Hernandez, Fernandez, & Baptista, 1999)
De esta forma para el desarrollo del trabajo se tendrán en cuenta diferentes
trabajos que tuvieron como objetivo el análisis y elaboración de un sistema de control
interno en el proceso de inventarios, es así como se puede citar a;
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El trabajo realizado por (Bustamante & Valencia , 2008), “Propuesta de un
modelo de sistemas de inventarios para el mejoramiento de gestión de estos en las
áreas de almacenamiento, distribución y ventas de productos terminados en el sector
comercial en la línea de ropa deportiva, en la zona centro de la ciudad de Cali”, el cual
tiene relación con el problema de investigación que se está abordando, debido a las
falencias en la forma de administrar los inventarios que se presentan en las empresas
bananeras, caso que se observa en el sector comercial y agricultor, ya sea por falta
de conocimiento o porque no existe un procedimiento en la forma de administrar los
mismos.
Los autores buscaron plantear una propuesta basada en un sistema de control
de inventario, que permitiera a los comerciantes de la zona centro de la ciudad de Cali
una buena gestión en el control de la mercancía, por número de referencia, lo que
arrojó como resultado que en el sector comercial de prendas de ropa deportiva la
demanda fuese variable y dependiera de la temporada; lo cual ratifica la necesidad
de implementar el sistema trabajado por los autores.
Por otra parte, se puede citar el trabajo “Diagnóstico del sistema logístico de
inventarios y plan de mejoramiento para una empresa comercializadora de música de
la ciudad de Cali” realizado por (Bedoya & Peña, 2003), realizando un análisis al
trabajo se puede evidenciar que hay una alta relación con el problema de
investigación, en este se detallan una serie de factores que ocasionan que no exista
una planeación adecuada en la compra de la mercancía, ocasionando una alta
existencia de productos de poca rotación, lo cual conlleva a que exista mucha
incertidumbre en el momento de hacer un nuevo pedido, creando un déficit en los stop
totales de inventarios, y generando que muchos de estos al no ser rotados se dañen
o venzan, en la tesis se habla sobre la necesidad de establecer indicadores de
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rotación en el área de inventarios; recomendando una óptima utilización del software
para la compra de mercancía, así como el manejo de inventarios.
Así mismo, (Calvache & Sarmiento, 2015), en su trabajo “Propuesta de
mejoramiento en los procesos de compra y de gestión de inventarios para la empresa
Abraxas Distribuciones S.A.S.”, el trabajo abarca una relación con el problema que se
está abordando en este proyecto, puesto que la propuesta de mejoramiento es un
punto en común y a su vez asegura que el proceso de gestión de inventarios sea
eficiente. Con la finalidad de establecer lineamientos precisos que puedan brindar a
los trabajadores una visión clara en la ejecución de su trabajo, en este proyecto, los
autores buscaron establecer procedimientos que garantizaran una buena gestión en
el proceso de compras y de inventarios al evidenciar la falta de claridad en los
procesos
Por otra parte el trabajo realizado por (Garcia, Medina, Serrano, & Zuluaga,
2011), “Propuesta para control de inventarios de insumos en la compañía Agrícola
Díaz”, el trabajo mantiene una relación con el proyecto debido a que existe una la
necesidad de reforzar el manejo y control de los inventarios e insumos que se
manejan en la compañía, los autores tratan de establecer criterios que les permitan
mantener un control sobre la gestión de compras, encontrándose en el manejo de
inventarios de insumos, directamente relacionados con la actividad de la compañía,
con el cual se trata de mejorar el uso de los recursos de la empresa agrícola.
Desde otro punto de vista se puede citar el trabajo “Nivel de importancia del
control interno de los inventarios dentro del marco conceptual de una empresa”,
realizado por (Ortega, Padilla, Ruz, & Torres, 2017), el trabajo permite hacer un
análisis sobre la importancia que tiene la implementación de un sistema de control
interno en el proceso de inventarios, los autores establecen que la base de toda
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empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia
del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la
empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del
periodo un estado confiable de la situación económica.
2.2 Marco conceptual
El marco conceptual recopila los conceptos básicos y claves que ayudaran con
el desarrollo de la investigación, según (Tafur, 2008) el marco conceptual es el
conjunto de conceptos que expone un investigador cuando hace el sustento teórico
de su problema y tema de investigación. La expresión marco conceptual, tiene
connotación metafórica, traída del empirismo humano porque los retratos se inscriben
en un marco, así también el problema y el tema de investigación se inscribe, están
incluidos en el contexto de un conjunto de conceptos induciendo a enfocarlos y
apreciarlos.
De esta forma, el marco conceptual del presente trabajo estará conformado por
conceptos, y teorías en caminadas a la descripción de los procesos de control interno
de una empresa, en el manejo de los sistemas de inventarios, que permitan identificar
su importancia, ayudando a caracterizar todos aquellos elementos que pueden ayudar
en el proceso de investigación.
2.2.1 Inventarios
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa
para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero
antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el
grupo de activos circulantes. (Ortega, Padilla, Ruz, & Torres, 2017)
El objetivo de los inventarios es tener recursos corrientes que le sirvan a la
empresa para el continuo desarrollo de sus actividades mercantiles, es decir, el
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inventario juega un papel importante en los diferentes procesos que se llevan a cabo
en la compañía, partiendo del proceso administrativo, compras, y pagos hasta llegar
al de producción y procesamiento, es de acá que nace el control de inventarios como
una herramienta fundamental para determinar el nivel financiero idóneo que permitan
un manejo de materiales, productos y desarrollo de procesos y productos terminados
según lo necesite la empresa.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de los
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del
proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. (Norberto, 2008: 37).
Por otra parte, los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta
en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes
o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además
de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías
para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios;
empaques y envases y los inventarios en tránsito. (Clavijo & Salinas, 2017)
2.2.2 Control interno
El control interno de una empresa va dirigido a mejorar los procesos que se
dan en la misma, disminuir los riesgos que puedan surgir en las actividades diarias
de la compañía, esta es base para un buen manejo administrativo y financieros, ayuda
a la salva guarda de los recursos de los inversionistas y mejora los procedimientos
que sirven como base para el desarrollo de la actividad económica de una empresa,
como lo mencionan (Auditores Internos, Coopers. & Lybrand S.A., 2007), “Los
controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier
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desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa, y de
limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida
evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y
prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el
crecimiento futuro”
En Colombia el control interno se encuentra regulado por la ley 87 de 1993;
“Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades
y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, (Congreso de la Publica,
1993) en su artículo 1 definición del control interno, establece qué; “Se entiende por
control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de
los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas
las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y
legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las
metas u objetivos previstos.
El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad,
moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de
costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera
que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos
existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan
responsabilidad del mando.
Parágrafo. El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas
por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se
cumplirá en toda la escala de estructura administrativa, mediante la elaboración y
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aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones
administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de
información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.”
Por otra parte, el control interno se divide en control interno operativo y control
interno contable, el operativo comprende el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos relacionados con la principal responsabilidad de una gerencia, los
controles operativos son todos aquellos que se refieren al control de la gestión, que
busca asegurar una ordenada y eficaz gestión de la organización. (Garcia M. , 2014)
El control interno contable, interviene directamente en la confiabilidad de los
registros contables, en la veracidad de los estados financieros y protección de los
activos de la empresa. Generalmente éste incluye controles tales como el sistema de
autorizaciones, aprobaciones con registros, reportes contables de los deberes de
operación. Ibídem
2.2.3 Procesos
Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que
se enfoca en lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de
comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para
establecer un orden o eliminar algún tipo de problema. El concepto puede emplearse
en una amplia variedad de contextos, como por ejemplo en el ámbito jurídico, en el
de la informática o en el de la empresa. Es importante en este sentido hacer hincapié
que los procesos son ante todo procedimientos diseñados para servicio del hombre
en alguna medida, como una forma determinada de accionar (Cordova, 2008)
Por otra parte, en lo que corresponde a los procesos se puede mencionar que
toda organización es un conjunto de procesos los cuales generan una cadena que
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inicia en la atención al cliente y terminando en este mismo. Por lo cual toda actividad
que se realiza en la organización es un proceso.
De acuerdo con (Bravo, 2009) la visión sistémica aplicada a la gestión de
procesos de la organización, puede obtener una amplia gama de beneficios, por
ejemplo, lograr conocer qué y cómo lo hace, adquirir una consciencia de lo que falta
en la aplicación de los procesos, así como las fortalezas ya existentes. También,
aplicar alguna fórmula de costeo a esos procesos a nivel de las actividades, y saber
realmente cuánto cuestan los productos o servicios. Finalmente afirma que se debe
realizar un mejoramiento por el solo hecho de describir un proceso.
En tal sentido teniendo en cuenta las definiciones dada sobre procesos, se
puede decir que estos son los que conllevan un acto o manera de proceder de las
funciones de la compañía o un curso de acción de estos, en tal sentido un proceso
indica un método de trabajo, estos comunican información, enlaza los trabajos que se
realizan entre los diferentes grupos de personas, son la serie de actividades
relacionadas entre sí que buscan satisfacer las necesidades nacientes de la empresa,
la cuales deben llevar una secuencia y orden determinado para la ejecución de estos
de una manera acertada.
2.2.4 Riesgos
Los posibles riesgos que se puedan dar en el inventario afectan a cualquier
empresa, en especial si en esta se da una gran rotación del mismo, estos pueden
variar desde la perdida de inventario por robo, vencimientos o daños de insumos en
bodegas, como lo menciona (Espejo, 2017), Los riesgos en la administración de
inventarios están estrechamente relacionados con las estrategias enfocadas en
definir qué eslabón de la cadena debe administrar los materiales, la frecuencia de
reposición y la preservación de niveles apropiados de stock que atiendan la demanda.
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Esto evitará el facilismo de incrementar la cobertura, ya que aumenta la probabilidad
de inmovilizar el capital, obsolescencia, vencimiento y deterioro.
Pero estos pueden mitigarse con la ayuda de planes y procesos internos de
manejo de inventarios que permitan tener un control del uso, movimiento y vida útil,
los cuales deben monitorearse mediante un cuadro de mando integral de indicadores
que correlacione el impacto de estas herramientas y facilite la toma de medidas
preventivas y coordinadas, ya sea con los proveedores, áreas operativas o canal de
comercialización.
Cuadro 1: Tipos de Riesgo en los Inventarios
Tipo de Riesgo Característica
Robo
El robo puede ocurrir de muchas maneras. Un ladrón puede salir de
un almacén con una caja de zapatos -algunos almacenes tienen poca
o ninguna seguridad- o conseguir acceder al interior para generar
ajustes de inventario "creativos", que muevan inventario fuera del
sistema de gestión de inventario.
Inventario de pérdidas
La pérdida se produce en muchas formas, incluyendo la pérdida
física del producto y los errores durante la recepción de un
producto. Cuando una empresa da de baja el inventario,
técnicamente reduce el capital social de la compañía.
Daño
En ocasiones, los productos se dañan durante las operaciones
normales de oficina. Algunas industrias tienen un riesgo mayor de
productos dañados que otros
Ciclo de vida
Debido al posible riesgo financiero, las empresas suelen
implementar estrictas políticas de control de inventario de los
productos que entran en las dos últimas fases de su ciclo de vida.
Todos los productos pasan por las siguientes fases de crecimiento
en el mercado: introducción, crecimiento, madurez, declive y
retiro. Estas fases se conocen como el ciclo de vida del producto
Vida útil Los productos con una vida útil plantean otro riesgo de control de
inventario.
Fuente: los autores en base a (Camara, 2016)
2.2.5 Control de inventarios
El control de inventarios busca mantener disponible los productos que se
requieren para la empresa y para los clientes, por lo que implica la coordinación de
las áreas de compras, manufactura distribución. Como (Ballou, 2004, pág. 30) lo
menciona “Los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones,
29
componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en
numerosos puntos a lo largo del canal de producción y de logística de una empresa.”
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a
muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los
productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de
inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para
desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de
un sistema de costo, y el departamento de contabilidad para la determinación de
costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios,
las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción,
almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
Por otra parte, los inventarios típicamente se gestionan para mantenerse en la
empresa, sin embargo, estos pueden encontrarse por fuera de la misma o en
condiciones de cuidado especial, por lo cual su manejo es diferente. Además de los
tipos de producto que se requieren en inventario mencionados anteriormente
(Materias primas, provisiones, componentes, producto en proceso y producto
terminado) se requiere ampliar esta clasificación a otros materiales como producto en
tránsito, producto en consignación e inventarios en cuarentena. (Zapata, 2014)
2.3 Matriz de categorización
En la matriz de categorización se pude observar los criterios que serán
utilizados para el desarrollo del trabajo de investigación, se formulan los interrogantes
que ayudaran a dar solución a la problemática planteada en el trabajo, así como las
fuentes y técnicas que podrán ser utilizadas. Se genera una perspectiva teorica,
donde se tendrán en cuenta los diferentes conceptos, problemáticas planteadas en
base al control del inventario, en las empresas bananeras, asi mismo ayudara a
30
abordar las diferentes ventajas y desventajas que puedan surgir por la
implementación de un sistema de control de control, de inventario, llevando acabo el
objetivo general del proyecto el cual se propone generar estrategias para el desarrollo
del sistema de inventario en el sector bananero.
Cuadro 2: Matriz de Categorización
General
Proponer estrategias para el desarrollo del sistema de inventario en el sector bananero
Control interno,
Inventarios, empresas Bananeras
Procesos, Riesgos, fincas, insumos
¿Cuáles son las estrategias para el desarrollo del sistema de inventario en el sector bananero?
Primarias: Revistas, Libros,
Documentos
Revisión Literaria,
bibliográfica
ITEMS OBJETIVOS CATEGORIA SUB CATEGORIAS PREGUNTA
ORIENTADORA FUENTES TECNICAS
1
Identificar la importancia del control interno en los inventarios, en organizaciones del sector Bananero
Control Interno
Importancia del Control Interno
¿Cuál es la importancia del control interno en los inventarios, en organizaciones del sector Bananero?
Bustamante, J., & Valencia , M.; Calvache,
D., & Sarmiento, J; Cabrera, J.; Garcia, F., Medina, J.,
Serrano, A., & Zuluaga, P
Revisión Literaria,
bibliográfica
2
Conocer los procesos de control interno que suelen utilizar las empresas Bananera para el manejo de los inventarios.
Control Interno
Importancia del Control Interno
¿Cuál es el diagnóstico de los procesos de control interno que suelen utilizar las empresas Bananera para el manejo de los inventarios?
Bustamante, J., & Valencia , M.; Calvache,
D., & Sarmiento, J; Cabrera, J.; Garcia, F., Medina, J.,
Serrano, A., & Zuluaga, P
Revisión Literaria,
bibliográfica
3
Caracterizar el proceso requerido para los inventarios en las empresas del sector Bananero.
Control Interno
Importancia del Control Interno
¿Cuál es el proceso requerido para los inventarios en las empresas del sector Bananero?
Bustamante, J., & Valencia , M.; Calvache,
D., & Sarmiento, J; Cabrera, J.; Garcia, F., Medina, J.,
Serrano, A., & Zuluaga, P
Revisión Literaria,
bibliográfica
Fuente: los autores
31
3 METODOLOGIA
A través de la investigación se realizará un análisis al proceso de control de
inventarios de las empresas bananeras, se profundizará en los riesgos que se puedan
generar en las empresas por la mala implementación de los procesos de control de
inventarios, en los estudios previos se encontró diferentes autores que abundan en el
tema de inventarios. Se utilizara una metodología mixta que permita abordar el
problema de investigación desde una perspectiva cuantitativa y cualitativa, donde
según (Tamayo & Tamayo, 2003, pág. 12) “Este tipo de investigaciones es apropiado
en situaciones en las que se desea estudiar intensivamente características básicas,
la situación actual e interacciones con el medio de una o unas pocas unidades tales
como individuos, grupos, instituciones o comunidades.”
3.1 Tipo de investigación
La investigación que se desarrollará en este proyecto es descriptiva, porque se
requiere investigar y caracterizar los procesos, identificando así los controles de
inventario que existen en organizaciones del sector bananero, analizando cómo se
genera el manejo de los inventarios, para así, poder diseñar un procedimiento idóneo
que permita administrar correctamente el inventario, caracterizando los procesos.
Según (Sampieri, Collado, & Baptista, METODOLOGIA DE LA
INVESTIGACION, 2016) los estudios descriptivos buscan especificar las
propiedades, las características y los perfiles de personas, grupos, comunidades,
procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis. Es decir,
únicamente pretenden medir o recoger información de manera independiente o
32
conjunta sobre los conceptos o las variables a las que se refieren, esto es, su objetivo
no es indicar cómo se relacionan éstas
De esta forma para el desarrollo del proyecto realizara una evaluación de los
procesos, procedimientos y actividades que realiza una empresa desde la parte del
control interno de los inventarios, partiendo desde el nacimiento de la necesidad para
realizar la compra de los inventarios hasta llegar a la colocación de estos en las
bodega correspondiente, y su salida de la misma, donde se tendrá en cuenta el
cambio cultural, social desde un punto de vista financiero, económico y social, el cual
se deriva de la implementación de nuevos procesos y herramientas que permitan el
mejoramiento del control de inventarios,
3.2 Método de estudio
El método de estudio que se utilizará para el desarrollo del trabajo será el
deductivo donde se va desde lo especifico a lo general, según (Tamayo & Tamayo,
2003), a través del método deductivo se podrá abordar desde un punto de vista lógico
dando paso a los datos en cierta forma válidos, para llegar a una deducción a partir
de un razonamiento de forma lógica o suposiciones; o sea se refiere a un proceso
donde existen determinadas reglas y procesos donde gracias a su asistencia, se
llegan a conclusiones finales partiendo de ciertos enunciados o premisas.
Se tendrá en cuenta el método deductivo debido a que existen diferentes
métodos de control interno, en los cuales se basara el proyecto para la
implementación en las empresas del sector bananero, y la evaluación de estas, que
permitan realizar un diseño adecuado para su utilización.
3.3 Fuentes de información
Para poder llevar acabo la revisión literaria se deben tener en cuenta que
existen diferentes tipos de fuentes de información; fuentes primaria, secundaria y
33
terciaria, como las clasifican (Hernandez, Fernandez, & Baptista, 2008); de esta forma
para la recolección de la información se utilizarán fuentes primarias y secundarias, las
cuales estarán segmentadas en técnicas e instrumentos como la revisión
bibliográfica, la consulta de documentos en físico y virtuales que servían como guía
del tema a desarrollar, y la aplicación de instrumentos como la entrevista,
cuestionarios y encuestas.
Fuentes primarias o directas: constituyen el objetivo de la investigación
bibliográfica o revisión de la literatura y proporcionan datos de primera mano.
Fuentes secundarias: consisten en compilaciones, resúmenes y listado de
referencias publicadas en un área de conocimiento en particular (son listados de
fuentes primarias). Es decir, representan información de primera mano.
Fuentes terciarias: se trata de documentos que compendian nombres y títulos
de revistas y otras publicaciones periódicas, así como nombres de boletines,
conferencias y simposios; nombres de empresas, asociaciones industriales y de
diversos servicios (pertinentes para la ciencia de la conducta), son útiles para detectar
fuentes no documentales como organizaciones que realizan o apoyan estudios,
miembros de asociaciones científicas, etc.
3.4 Técnicas para la recolección de la información
La recolección de datos como lo dice (Rodriguez & Valldeoriola, 2011) se
realiza una vez definido el problema de investigación, las hipótesis, el diseño de
investigación y seleccionada la muestra correspondiente, el siguiente paso en el
proceso de investigación consiste en la planificación del proceso de recogida de datos
y la selección de las técnicas más adecuadas, en función del problema, las
características de los datos y la metodología a utilizar.
34
Para la realización del proyecto de investigación se utilizarían técnicas como la
entrevista y las encuestas, según (Cabrera, 2004, págs. 32-42), la técnica es
indispensable en el proceso de la investigación científica, ya que integra la estructura
por medio de la cual se organiza la investigación, la técnica pretende los siguientes
objetivos:
• Ordenar las etapas de la investigación.
• Aportar instrumentos para manejar la información.
• Llevar un control de los datos.
• Orientar la obtención de conocimientos.
Una de las técnicas a utilizar para el desarrollo de la investigación será la
entrevista la cual según (Peláez, y otros, 2012), es un proceso de comunicación que
se realiza normalmente entre dos personas; en este proceso el entrevistado obtiene
información del entrevistado de forma directa, con fines de investigación puede ser
entendida como la conversación que sostienen dos personas, celebrada por iniciativa
del entrevistador con la finalidad específica de obtener alguna información importante
para la indagación que realiza.
Por otro lado, la entrevista en sus orígenes, fue una técnica exclusivamente
periodística y por tanto se le ha definido como la visita que se le hace a una persona
para interrogarla sobre ciertos aspectos (para después, informar al público). Sin
embargo, la entrevista se ha convertido en una herramienta utilizada en muchos
campos profesionales, por lo que se ha utilizado con el propósito de desarrollar un
intercambio de ideas significativo encaminado a una mutua ilustración. (Sampieri R. ,
2014).
Por otra parte, para poder realizar una evaluación sobre los sistemas de control
interno en los procesos y manejo de los inventarios en las empresas del sector
35
bananero, se realizará un estudio del control interno utilizando la Metodología del
COSO III, se aplicará un cuestionario tipo entrevista, lo cual implica que una persona
calificada (entrevistador) aplica el cuestionario a los participantes; el primero hace las
preguntas a cada entrevistado y anota las respuestas. Su papel es crucial, resulta una
especie de filtro. (Sampieri, Collado, & Baptista, 2016).
El objetivo del COSO se centra en dar a las organizaciones una ayuda de cómo
mejorar el control de sus actividades, esta ayuda se basa en establecer un marco
para los conceptos del control interno, el cual permita dar una definición en común del
control interno y la identificación de sus componentes. (Fernandez, 2003)
La entrevista utilizada se realizará teniendo en cuenta la estructura del informe
COSO III, el cual se encuentra compuesto por cinco componentes, que conforman un
sistema dinámico y flexible los cuales pueden reaccionar fácilmente a los cambios del
negocio ya sean externos o internos:
1. Ambiente de control
2. Evaluación del riesgo
3. Actividades de control
4. Información y comunicación
Cuadro 3: Componentes del COSO III
Componentes Descripción Factores
Ambiente de control
Es la base de los demás componentes de
control a proveer disciplinas y
estructura:
Se estructuran las actividades del
negocio, se asigna responsabilidad y
autoridad, se organiza y desarrolla la
gente, se comparten y comunican los
valores y creencias, la personal toma
conciencia de la importancia del
control.
Integridad y valores éticos,
compromiso a ser competentes,
actividades de la junta directiva y el
comité de auditoría, mentalidad y
estilo de operación de la gerencia, la
estructura de la organización,
asignación de autoridad y
responsabilidades, políticas y
prácticas de recursos humanos.
36
Evaluación del riesgo
Identificación y análisis de riesgos
relevantes para el logro de los objetivos
y la base para determinar la forma en
que tales riesgos deben ser mejorados.
Estimación de riesgo y su proceso y
de su importancia, la probabilidad
de ocurrencia, establecimiento de
controles y acciones necesarias,
evaluación periódica del proceso
anterior.
Actividades de control
Políticas y procedimientos que se
desarrollan a través de toda la
organización y garantizan que las
directrices de la gerencia se lleven a
cabo y los riesgos se administren de
manera que se cumplan los objetivos.
Actividades preventivas, detectivas,
y correctivas: diseñadas para
detectar, prevenir, y corregir
hechos, resultados, y efectos
indeseables de un hecho.
Información y
comunicación
Consiste en los métodos y registros
establecidos para identificar, reunir,
analizar, clasificar, registrar y producir
información cuantitativa de las
operaciones que realizan una entidad
económica.
Información adecuada para; Apoyo
de iniciativas estratégicas,
planificación y control, útil para la
toma de decisiones, corregir
operaciones fuera de control, apoyo
de operaciones, información sobre
cambios en el entorno
Monitoreo
Es un proceso que asegura la eficiencia
del control interno a través del tiempo y
tiene por objeto identificar si operan
bien o si necesitan ser modificado. La
existencia de un departamento de
auditoria interna o se constituye en
forma significativa en el proceso de
vigilancia
Consiste en el seguimiento continuo
de proceso diseñado para verificar
la vigencia, calidad y efectividad del
sistema de control interno de la
entidad con: buen criterio
administrativo, supervisión
independiente, auto evaluaciones,
supervisión a través de la ejecución
de operaciones.
Fuente: (Estupiñan, 2006)
3.5 Análisis de la información
En el análisis de la información se describirán los resultados obtenidos en base
a la recolección realizada con las técnicas, se describirá el proceso de clasificación
de los resultados, registro y codificación de los datos, se evaluarán las técnicas,
hipótesis utilizadas para dar respuesta al planteamiento del problema propuesto.
Por otra parte según (Galan, 2016) el análisis de la información es la
interpretación y sistematización de datos, en esta parte del trabajo, se analiza la
información a través de herramientas tecnológicas que ayudan a determinar los
resultados en base a los instrumentos utilizados para el estudio. Así mismo (Burbano,
2004), menciona que “La sistematización es un proceso teórico y metodológico que a
37
partir del ordenamiento, reflexión crítica, evaluación, análisis e interpretación de la
experiencia, pretende conceptualizar, construir conocimiento y, a través de su
comunicación, orientar otras experiencias para mejorar las prácticas sociales”
4 RESULTADOS
4.1 Proponer estrategias para el desarrollo del sistema de inventario en el
sector bananero.
Un adecuado manejo de inventarios depende de la eficiencia en el registro,
rotación y evaluación de los mismos; ya que a través de todo este proceso
determinamos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable,
pudiendo así de esta manera establecer la situación financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación. (Ortega, Padilla, Ruz,
& Torres, 2017)
Para poder proponer estrategias que permitan las mejoras el sistema de control
de inventarios en una empresa se hace necesario establecer cuáles son las áreas
que intervienen en este, los procesos utilizados, las actividades y procedimientos que
involucran los inventarios, así como los riesgos que se puedan reflejar por el mal
manejo de los mismos.
De esta manera los diferentes problemas que se pueden presentar en los
inventarios se pude derivar de (Cantor & Lagos, 2008):
1. Una demanda de ciertos artículos que, en general, es aleatoria siendo
una función del tiempo, pero que también puede conocerse y
determinarse.
2. La existencia de un inventario de esos artículos para satisfacer la
demanda; este inventario se agota y debe ser reaprovisionado o
38
renovado. El reaprovisionamiento puede ser continuo, periódico o
inclusive realizarse a intervalos cualesquiera.
3. Costos asociados a estas operaciones, inversiones, depreciaciones,
seguros, riesgos diversos y almacenamiento.
4. Objetivos a alcanzar o restricciones que intervienen en razón de la
naturaleza misma del problema.
De esta forma los resultados del trabajo de investigación servirán al
mejoramiento de los valores representados en los estados financieros, haciendo que
estos sean confiables y se acoplen a la realidad de la economía de la organización,
mejorando la toma de decisiones, ayudando a un mejor manejo del ciclo contable, así
como prevenir que los costos y gastos de la producción se vean afectados por
procesos internos (corte, cultivo, recolecta, y empaque), y externos (venta del
banano).
4.1.1 Identificar la importancia del control interno en los inventarios, en
organizaciones del sector Bananero
el desarrollo de las empresas se lleva acabo a atreves de los procesos de
compra y venta de servicios o bienes, donde el manejo de los inventarios juega un
papel importante, desde la parte contable el buen manejo de los inventarios permite
mantener un control de los costos, gastos e ingresos que entran en la compañía,
permitiendo conocer su verdadero estado económico en cada cierre contable, el buen
uso y control de los inventarios en las empresas permite tener en cuenta el nivel de
predicción con el fin de planear la capacidad y establecer un cronograma de
producción, también fluctuaciones en la demanda ósea una reserva de inventarios a
la mano que supone protección, inestabilidad de los suministros, protección de
precios, descuentos por cantidad, menores costos de pedidos.
39
En este sentido, tener un buen manejo de los inventarios asegura la estabilidad
financiera de la empresa, manejando los costos y gastos se puede llegar a una
adecuada toma de decisiones, El manejo contable del inventario permite a la empresa
poder ejercer control oportuno sobre él, como también poder contar con una
información tanto en cualquier momento como al final del período contable real,
confiable, transparente de la situación económica de la empresa. (Lopez, 2011)
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos
de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos
reportados por diversos departamentos o centros operativos., El renglón de
inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no
solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa;
de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control
interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:
Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades
excesivas de inventarios;
Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.
Al realizar la evaluación según el COSO III de los diferentes componentes de
la empresa se pudo notar que esta carecía de procedimientos o procesos de control
que permitieran un buen manejo de los inventarios de la compañía, no existen
procesos que permitan medir el nivel de perdida de inventarios, dejando este abierto
a los riesgos de perdida, obsolescencia, daño, o robo, así mismo el proceso de
comunicación, no se maneja de la forma adecuada, no existen herramientas que
40
permitan controlar la entrada y salida de los inventarios de la bodega, lo cual impedía
una toma de decisiones adecuada, los procesos en materia de costos y producción,
permiten que se generen riesgos de fraude en la empresa, que pueden terminar
afectando el desarrollo de la compañía, y sus finanzas.
4.1.2 Procesos en el sistema de control interno para el manejo de los
inventarios (caracterización, y uso)
Conocer los procesos de control interno que suelen utilizar las empresas
Bananera para el manejo de los inventarios. Los procesos en los inventarios definen
el manejo adecuado que se les puede dar, un mal proceso generara costos
innecesarios, aumentando los niveles de riesgos en la empresa, Un “Proceso” puede
definirse como un “Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados” (Cantor & Lagos, 2008), e
Figura 1: Proceso Genérico
Fuente: los autores en base a la ISO 2003
En la figura 1 se puede observar como actuaria un proceso genérico
implementado en las actividades de inventarios, se enfoca en el seguimiento y
medición de las actividades que puedan involucrarse en el manejo del inventario,
• Elementos de entrada: Requisitos especificados (incluye recursos)
Eficacia del Proceso: Capacidad para alcanzar los resultados deseados
• Actividades relacionadas o que interactuan y metodos de control
seguimiento y medicion
• Resultado: Requisitos sastisfechos (Resultado de un Proceso)
Eficiencia del Proceso: Resultado logrado frente a
los recursos utilizados
41
mejorando el uso eficiente y eficaz de estos, mejorando los resultados de su uso, y
disminuyendo los costos de procesamiento, producción o aquellos involucrados.
Por otro lado, los procesos deberían estar alineados con los objetivos de la
organización y diseñarse para aportar valor, teniendo en cuenta el alcance y la
complejidad de la organización. La eficacia y eficiencia del proceso pueden evaluarse
a través de procesos de revisión internos o externos. En cuanto a tipos de proceso,
pueden identificarse los siguientes tipos de procesos: (Mantilla, 1998)
1. Procesos para la gestión de una organización. Incluyen procesos relativos
a la planificación estratégica, establecimiento de políticas, fijación de
objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de
recursos necesarios y revisiones por la dirección.
2. Procesos para la gestión de recursos. Incluyen todos aquellos procesos
para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos para
la gestión de una organización, la realización y la medición.
3. Procesos de realización. Incluyen todos los procesos que proporcionan el
resultado previsto por la organización.
4. Procesos de medición, análisis y mejora. Incluyen aquellos procesos
necesarios para medir y recopilar datos para realizar el análisis del
desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de
medición, seguimiento y auditoría, acciones correctivas y preventivas, y son
una parte integral de los procesos de gestión, gestión de los recursos y
realización.
Por otra parte, los procesos que ayudan a un mejoramiento en el uso de los
inventarios son los procesos operativos, que incurren en gran parte en los costos de
42
producción (corte, desflore, empaque, siembra, lavado), los cuales con los pasos que
se nombraran a continuación ayudaran el mejoramiento del control de los inventarios;
1. Análisis en la asignación adecuada de costos y gastos lo cual ayudara
a tener valores precisos.
2. Cotejo entre el costo de producción y el precio de venta, permitirá tener
resultados reales al final de cada cierre de periodo.
3. Control de existencias con el fin de conocer el estado de los insumos
para evitar compras innecesarias de los mismos.
4. Actualización constante sobre el manejo de proveedores (deudas y
compras), así como del precio de los insumos, lo cual ayudara a obtener
mejores precios, reduciendo los costos.
4.1.3 Identificar estrategias que permitan el desarrollo de un sistema de control
interno
En base a lo visto en el transcurso de la investigación se pueden generar
diferentes procesos que permitan que el mejoramiento del sistema de control de
inventarios de las empresas del sector bananero, los procesos típicos en la
administración de los inventarios son: compras, recepción, administración de la
existencia, consumos, control de la producción y salida para su venta. Dentro de los
controles de compra de materia prima e insumos, los siguientes riesgos y controles
son los más comunes:
43
Figura 2: Proceso en el Control de Compras
Fuente: los autores en base a (Ortega, Padilla, Ruz, & Torres, 2017)
En la figura 2 se puede observar los diferentes riesgos existentes en el proceso
de compras y como estos pueden ser manejados según el control especificado para
cada uno, el buen manejo de los controles en compra, ayudara a no incurrir en gastos
innecesarios, controlando también los stocks de inventarios, y generando compras al
momento de que se dé una necesidad real e importante.
Riesgo
No llevar a cabo la compra con oportunidad, comprar
por debajo de las necesidades o en exceso.
Comprar a un precio por encima del valor justo de
mercado.
Encarecer la adquisición por pagos indebidos y
comisiones ocultas.
Control
Tener determinados los mínimos y máximos
indispensables para la operación y establecer los
puntos en los que la compra tiene que ser solicitada.
Solicitar cotizaciones a por lo menos tres proveedores
diferentes.
Supervisión por personal ajeno al proceso con objeto de vigilar que la operación
sea llevada a cabo de acuerdo con las políticas de ética y conflicto de intereses
de la empresa.
44
Figura 3: Recepción de Inventarios
Fuente: los autores en base a (Ortega, Padilla, Ruz, & Torres, 2017)
Al igual que en el manejo de las compras, los controles en la recepción de
inventarios se tienen que establecer según los riesgos que puedan existir, esto ayuda
a prever la pérdida o el extravío de mercancía.
Figura 4: Administración de la existencia
Riesgos
Recibir materiales con cantidades, especificaciones o calidades diferentes a
las ordenadas
No registrar apropiadamente el tipo y cantidad del material recibido.
Valuación incorrecta del material en los sistemas de información de la empresa.
Control
Verificación por parte de personal de control de calidad de las cantidades y
características del material recibido. En su caso rechazar, devolver al proveedor y
documentar el rechazo.
Registro del material en el sistema de administración del inventario y verificación
independiente de la recepción del material.
Registro en el sistema y supervisión del mismo por personal de un área diferente
a la que recibe y custodia el almacén.
45
Fuente: los autores en base a (Ortega, Padilla, Ruz, & Torres, 2017)
Figura 5: Producción
Fuente: los autores en base a (Ortega, Padilla, Ruz, & Torres, 2017)
RiesgoPérdida por robo o extravío delmaterial en el almacén.
Pérdida de control sobre laexistencia en el almacén.
Pérdida de valor de los materialespor deterioro o lento movimiento
Control Acceso restringido al área de almacenes, registro de entradas y salidas tanto de personas como de
materiales.
Conteo físico del inventario regular por lo menos una vez al año, análisis, investigación y control de
las diferencias y explicación de las mismas. Supervisión de este proceso por un área diferente
a la de custodia de los materiales.
Seguimiento por lo menos mensual al nivel de las existencias y antigüedad de los materiales.
Autorización independiente por un nivel adecuado de las disposiciones o destrucciones del material
obsoleto o dañado
Control
Utilización de fórmulas depreparación, órdenes o planesde producción con lasespecificaciones precisas deutilización de las materias
Riesgo
Uso excesivo de materiasprimas o insumos en laproducción, desperdicio porarriba de él estándar aceptable,bajo nivel de producción enrelación con los materialesutilizados.
46
5 CONCLUSIÓN
A manera de conclusión, se puede decir que los sistemas de control interno
para el manejo de los inventarios en las empresas del sector bananero son una parte
importante del buen manejo de los procesos, y actividades que permitan un adecuado
uso de los recursos de la compañía, así mismo desde la perspectiva financiera, de
gestión y para la toma de decisiones, el buen manejo de los inventarios sirve como
guía para la elaboración de informes que permitan evaluar en el área contable
asignada al manejo de los insumos, permitiendo una comunicación con las diferentes
áreas como la de gestión humana, tributaria, y gerencia.
Por otra parte al realizar la evaluación al control de inventario en base al
sistema COSO III permitió evaluar los riesgos a los que estaba expuesto la empresa,
de este modo se pudo observar que la compañía carece de un control eficiente de los
recursos móviles, no se encuentran establecidos segregaciones de funciones, no se
cuenta con parámetros de gestión y procesos que permitan una eficiencia en los
procesos de entrega de inventarios, lo cual deja una amplia apertura al nacimiento de
riesgos.
El análisis desarrollado permitirá establecer un sistema de control en base al
marco de procesos, y actividades que permitan implementar los diferentes controles
y actividades necesarias para el buen manejo de los inventarios, en base al informe
COSO III se puede hacer una reestructuración del esquema que posee la empresa
47
en la gestión de insumos e inventarios, revaluando por componente cuales son los
cambios más importantes que se necesitan.
Por otro lado se podrán establecer indicadores financieros que permitan
observar el crecimiento económico de la compañía, los cuales servirán para la toma
de decisiones, así mismo, el sistema de control permitirá velar por la adecuada
aplicación de los procesos contables, el registro oportuno y adecuado, seguimiento y
control de los hechos económicos.
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