EL CONTROLEL CONTROLDR. Ing. Silvio Calves Hernández.DR. Ing. Silvio Calves Hernández.

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El controlElemento del proceso de gestion que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

Los dirigentes de cualquier organización tienen la obligación

de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y

tomar las medidas necesarias para minimizar las desviaciones con los resultados esperados.

CARACTERISTICAS DE DIRIGENTES CARACTERISTICAS DE DIRIGENTES DE ÉXITO Y EL CONTROLDE ÉXITO Y EL CONTROL

ORIENTADOS AL CLIENTE; USUARIO. BUSCAN ORIENTADOS AL CLIENTE; USUARIO. BUSCAN INFORMACIÓN DEL CLIENTE SOBRE COMO QUERÍA INFORMACIÓN DEL CLIENTE SOBRE COMO QUERÍA LAS COSAS. LAS COSAS.

CONTROL PREVENTIVO: LA CALIDAD NECESITA UN CONTROL PREVENTIVO: LA CALIDAD NECESITA UN CONTROL PREVENTIVO Y PONER ATENCION A LA CONTROL PREVENTIVO Y PONER ATENCION A LA TECNOLOGIA. TECNOLOGIA.

REVISAR LOS PRODUCTOS QUE SE LES ESTABA REVISAR LOS PRODUCTOS QUE SE LES ESTABA ENTREGANDO PARA PRODUCIR,.ENTREGANDO PARA PRODUCIR,.

CONTROL DURANTE EL PROCESO.CONTROL DURANTE EL PROCESO. CONTROL EX. POST.CONTROL EX. POST. LAS PERSONAS DE EMPRENDEDORAS TIENEN LA LAS PERSONAS DE EMPRENDEDORAS TIENEN LA

CAPACIDAD DE EXIGIR Y CONTROLAR .CAPACIDAD DE EXIGIR Y CONTROLAR .

El sistema de Control .El sistema de Control . Se diseña para limitar los Se diseña para limitar los

riesgosriesgos

Los riesgos están influenciados por .Los riesgos están influenciados por . La Misión.La Misión. Las estrategias.Las estrategias. Los Objetivos Generales.Los Objetivos Generales. Los objetivos específicos.Los objetivos específicos. La Tecnología.La Tecnología. Los Recursos Humanos.Los Recursos Humanos. La infraestructura.La infraestructura. Los suministros.Los suministros.

Para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos.Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición". (p.62).

La planificación en el ámbito de la organización es un proceso que antecede al control de gestión, el cual permite hacer el seguimiento (mediante indicadores) de los objetivos establecidos para el logro de los resultados de mayor jerarquía (Fin, Propósito y Componentes).

PLANIFICAR PARA CONTROLARPLANIFICAR PARA CONTROLAR

ANTES DE CONTROLARANTES DE CONTROLAR

QUE DEBEMOS QUE DEBEMOS SABER………..SABER………..

          ¿Dónde estamos hoy?¿Dónde estamos hoy? Análisis de la situación.Análisis de la situación. Análisis del entorno.Análisis del entorno. Análisis interno.Análisis interno. Análisis de competencia.Análisis de competencia.

¿Dónde queremos ir?Objetivos y metas a largo plazo.

 ¿Cómo podemos llegar a donde queremos ir?

Comprender el mercado.Comprender la competencia de la

organización.

El control preliminar, el El control preliminar, el concurrente y el de concurrente y el de retroalimentación.retroalimentación.

Control preliminarControl preliminar . . Tiene lugar antes de que Tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas .políticas, procedimientos y reglas .

Control concurrente.Control concurrente. Tiene lugar durante la fase Tiene lugar durante la fase de ejecución de los planes e incluye la dirección, de ejecución de los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de la marcha de las vigilancia y sincronización de la marcha de las

actividadesactividades.. Control de retroalimentaciónControl de retroalimentación,, Se enfoca en Se enfoca en

brindar la información de los resultados anteriores brindar la información de los resultados anteriores para corregir las desviaciones . para corregir las desviaciones .

PRINCIPIOSPRINCIPIOS

Equilibrio.-Equilibrio.- Se refiere a la importancia que Se refiere a la importancia que tiene el hecho de delegar autoridad y tiene el hecho de delegar autoridad y verificar que la responsabilidad conferida se verificar que la responsabilidad conferida se cumpla, y por lo tanto la autoridad se esté cumpla, y por lo tanto la autoridad se esté

ejerciendo debidamenteejerciendo debidamente. . De los objetivosDe los objetivos.- .- El control es imposible El control es imposible

si no existen normas u objetivos de alguna si no existen normas u objetivos de alguna manera prefijados y será tanto mejor cuanto manera prefijados y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean estos. más precisos y cuantitativos sean estos.

De la oportunidad.- No tiene sentido aplicar los controles en cualquier momento, trataremos de aplicarlo antes de que se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente, ya que de lo contrario disminuye el logro de los

objetivos de la organización. De las desviaciones.- Cualquier anormalidad que se presente en la ejecución de los planes, deberá ser investigada para conocer las causas que la generaron, y así poder establecer las medidas necesarias para evitarlas en un futuro,

Costeabilidad.- La implantación de controles representa un costo para la empresa, debido a ello, es importante que los beneficios que se obtengan con la implantación de éstos, sea mucho mayor que los del costo de operación de los controles.

De excepción.- Es necesario aplicar el control en las áreas o actividades que representan mayores beneficios a, con el fin de reducir costos y tiempos sin descuidar las áreas donde no se lograron los planes establecidos.

De la función controlada.- Este principio se refiere a quienes han de realizar las funciones de controlar. Ej. el contador de la empresa que realiza mensualmente los estados financieros, no puede ser la persona que desarrolle la auditoria de los mismos, porque definitivamente ésta persona va a dictaminar que todo se encuentra en orden de

acuerdo a los planes establecidos

LA EFECTIVIDAD EN EVITAR LAS LA EFECTIVIDAD EN EVITAR LAS DESVIACIONES DETECTADAS ESDESVIACIONES DETECTADAS ESINVERSAMENTE PROPRCIONALINVERSAMENTE PROPRCIONAL

AL NIVEL DE DIRECCION QUE CONTROLAAL NIVEL DE DIRECCION QUE CONTROLA

¿A DÓNDE VAMOS?¿A DÓNDE VAMOS?

CARACTERÍSTICAS ÚTILES PARA FIJARCARACTERÍSTICAS ÚTILES PARA FIJAR OBJETIVOSOBJETIVOS

MEDIBLE.MEDIBLE. ALCANZABLE.ALCANZABLE. REALISTA.REALISTA. ESPECÍFICA:ESPECÍFICA: ACOTADO EN TIEMPO.ACOTADO EN TIEMPO.

RETADOR.RETADOR. Si EL OBJETIVO no se expresa cualitativamente o Si EL OBJETIVO no se expresa cualitativamente o

cuantitativamente es solo un deseocuantitativamente es solo un deseo

Resultados

Tiempo

SISTEMA Ob

Ob1

Ob2Entrada

Salida

RETROALIMENTACION

CONTROL

+

-

T1 T2

EL CONTROL

¿QUE CONTROLAR?¿QUE CONTROLAR?

ACTIVIDADES:ACTIVIDADES: Acciones o Gestiones que Acciones o Gestiones que se realizan.se realizan.

PRODUCTOSPRODUCTOS. Productos y Servicios . Productos y Servicios generados o recibidos por la organización.generados o recibidos por la organización.

BUEN USO DE LOS PRODUCTOS.BUEN USO DE LOS PRODUCTOS. Empleo Empleo eficiente y efectivo por los usuarios de eficiente y efectivo por los usuarios de servicios y productos generados o servicios y productos generados o recibidos por la organización.recibidos por la organización.

LA CADENA DE RESULTADOS QUE LA CADENA DE RESULTADOS QUE PERMITEN LOGRARLOS OBJETIVOS.PERMITEN LOGRARLOS OBJETIVOS.

BASE DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL

Integridad y valores.Personales e institucionales

Competencias y conocimientosIndividuales e Institucionales

Clima organizacional,Confianza mutua y transparencia

Estructura

Asignación de Autoridad y responsabilidad

Políticas y practicas de personal

¿Como controlar?

FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL

Existen cuatro factores que deben ser considerados

al aplicar el proceso de control. a) Cantidad b) Tiempo c) Costo

d) Calidad

INDICADORESINDICADORES

• • Los indicadores nacen a partir de la definición Los indicadores nacen a partir de la definición de las variables críticas para cada objetivo.de las variables críticas para cada objetivo.

• Es importante diferenciar que unos • Es importante diferenciar que unos indicadores reflejan los resultados de la indicadores reflejan los resultados de la actuación pasada , otros describen lo que se actuación pasada , otros describen lo que se hace , y son conocidos como “inductores” hace , y son conocidos como “inductores” generalmente de corto plazo.generalmente de corto plazo.

• Los indicadores de resultados y los • Los indicadores de resultados y los indicadores de desempeño o inductores indicadores de desempeño o inductores forman una cadena en la que los resultados forman una cadena en la que los resultados del nivel inferior pueden ser los inductores del del nivel inferior pueden ser los inductores del nivel superior.nivel superior.

INDICADORES DE RESULTADOS • Reflejan resultados de decisiones pasadas

• Generalmente no son claros para el personal operativo

• Nadie se siente responsable por el resultado

Son equivalentes a las autopsias pues dan información sobre lo que ya pasó, sin que se pueda cambiar su resultado.

• Expresan cómo lo hacemos• Muestran pasos a seguir día a día• Más accesibles a gente de línea• Personal se siente responsable de las variaciones• Generalmente miden procesos o el desempeño

En contraposición a las autopsias, equivale a hacer una biopsia, para detectar que está ocurriendo y tomar acciones apropiadas para

mejorar el resultado.

INDUCTORES O INDICADORES DE DESEMPEÑO

Existe un acróstico internacionalmente conocido, el SMART, que puede ayudar a entender mejor el propósito de los indicadores.

S pecific: Dirigida a su área (Al objetivo que se busca)M easurable: Precisa y completa (Datos confiables y completos)A ctionable: Indica como actuar (Orientada a la acción)R elevance: Resultados significativos (Información sobre lo que es importante)T imely: Oportunos (En el momento que los necesita)

FINFIN

GRACIASGRACIAS