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1 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2017 Instituto de Deportes y Recreación Alcaldía de Medellín Versión 4 (Ver justificación de cambios en la Resolución 0647 de 2017 publicada en página web)
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO
2017
Instituto de Deportes y Recreación
Alcaldía de Medellín
Versión 4
(Ver justificación de cambios en la Resolución 0647 de 2017 publicada en
página web)
2
Contenido
1. Introducción ...................................................................................................... 3
2. Descripción INDER de la Alcaldía de Medellín ................................................ 4
3. Antecedentes Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano ....................... 5
4. Marco Normativo y de Referencias .................................................................. 7
5. Desarrollo Componentes en el INDER ............................................................. 8
5.1 Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción ....... 8
5.1.1 Diagnóstico primer componente ........................................................ 10
5.1.2 Estrategias primer componente 2017 ................................................ 10
5.2 Racionalización de Trámites........................................................................ 12
5.2.1 Diagnóstico segundo componente ..................................................... 13
5.2.2 Estrategias segundo componente 2017 ............................................ 13
5.3 Rendición de Cuentas ................................................................................. 14
5.3.1 Diagnóstico tercer componente ......................................................... 16
5.3.2 Estrategia tercer componente 2017 .................................................. 17
5.4 Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano .................................. 18
5.4.1 Diagnóstico cuarto componente ........................................................ 20
5.4.2 Estrategia cuarto componente 2017 .................................................. 21
5.5 Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información ................... 22
5.5.1 Diagnóstico quinto componente......................................................... 23
5.5.2 Estrategia quinto componente 2017 .................................................. 24
5.6 Otras iniciativas ........................................................................................... 25
6. Anexos ........................................................................................................... 27
3
1. Introducción
El Instituto de Deportes y Recreación (INDER) de la Alcaldía de Medellín formuló el
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para el año 2017 en cumplimiento
del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, en el cual “toda entidad del orden territorial
deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de
atención al ciudadano”. En este sentido, el plan está desarrollado conforme a los
lineamientos contenidos en la segunda versión del documento Estrategias para la
Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano1 (en adelante
EPAAC), el cual es parte integrante del Decreto 2641 de 2012, al igual que se
incluirán los documentos CONPES, guías y manuales que serán detallados en el
desarrollo de cada uno de los componentes.
En este sentido, desde la elaboración en el año 2012 de la primera versión del
documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención
al Ciudadano, el INDER ha logrado integrar en la planeación institucional las
estrategias contenidas para la lucha contra la corrupción y para el año 2017 se prevé
continuar con el desarrollo de actividades que conlleven al cumplimiento de metas
para el logro de los objetivos institucionales.
Por tanto, para la elaboración del presente plan se presentará, en primer lugar, una
caracterización del INDER de la Alcaldía de Medellín que incluya una descripción
de la entidad en cuanto a la misión, visión y los valores institucionales. Por otra
parte, se realizará una descripción de los antecedentes del Plan Anticorrupción y de
1 Este documento es elaborado por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).
4
Atención al Ciudadano. Posteriormente se presentará el marco normativo y de
referencias tomadas en cuenta para el desarrollo de cada componente. Por último,
se abordará cada uno de los componentes presentando: una descripción de cada
uno, un diagnóstico con respecto al año 2016 y las actividades y los resultados que
se esperan realizar en la presente vigencia.
2. Descripción INDER de la Alcaldía de Medellín
Misión
Fomentar el deporte, la actividad física, la recreación y el aprovechamiento del
tiempo libre, mediante la oferta de programas, en espacios que contribuyan al
mejoramiento de la cultura ciudadana y la calidad de vida de los habitantes del
Municipio de Medellín.
Visión
El Instituto de Deportes y Recreación INDER Medellín será un agente de formación
de cultura ciudadana y transformación social, líder en el desarrollo del deporte, la
actividad física y la recreación, dinámico, altamente eficiente y el principal referente
en la proyección, construcción y administración de infraestructura deportiva,
recreativa y de actividad física para una ciudad equitativa, incluyente y respetuosa
de la vida.
5
Valores Institucionales
Entendidos como ciertas formas de ser, pensar y actuar, en la medida que
responden a las necesidades de la especie del ser humano, convirtiéndolas en
normas de comportamiento. La práctica real de los valores redundará en excelencia
corporativa, todo lo bueno y favorable que tiene el ser humano, que permite su
desarrollo y realización, lo hará mejor persona.
Estos son los valores que deberán ser entendidos como acuerdos, compromisos o
protocolos éticos institucionales, del INDER Alcaldía de Medellín:
Responsabilidad
Transparencia
Compromiso
Honestidad
Confianza
Rectitud
Respeto
3. Antecedentes Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Con el objetivo de tomar medidas de lucha contra la corrupción, el gobierno nacional
creó en el año 2011 la Ley 1474 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer
los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública”, en la cual, los artículos 73 y 76 fueron
6
reglamentados por el Decreto 2641 de 2012, que integró el documento Estrategias
para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y en el
cual se integraron cuatro componentes:
Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para
su manejo.
Estrategia Antitrámites.
Rendición de cuentas.
Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Además se agregaba un capitulo que presentaba los estándares para la atención
de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.
En el año 2015, el gobierno nacional elaboró la segunda versión del documento
Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, al cual se anexionaron dos componentes, el primero de ellos que
contiene los mecanismos para la transparencia y acceso a la información y el
segundo las iniciativas adicionales. Por lo cual, el documento quedo estructurado
por componentes de la siguiente manera:
a. Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos Corrupción
b. Racionalización de Trámites
c. Rendición de Cuentas
d. Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano
e. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
f. Iniciativas Adicionales
7
4. Marco Normativo y de Referencias
En este capítulo se presentaran las leyes, los decretos, CONPES, guías, manuales,
entre otros documentos, tenidos en cuenta para la elaboración del Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano INDER Medellín 2017. Por tal motivo, se
relaciona la figura 1 en la cual, se presentan los documentos por cada componente.
Figura 1: marco normativo y de referencia por componente
Rendición de Cuentas
CONPES 3654: Política de Rendición de Cuentas
de la rama ejecutiva a los ciudadanos.
Manual de Rendición de Cuentas.
Gestión del Riesgo de Corrupción/Mapa de
Riesgos de Corrupción
Guía para la Administración del Riesgo Versión 3.
Guía para la gestión del riesgo de corrupción 2015.
Estrategia de Racionalización de
Trámites
Guía para la inscripción y racionalización de
trámites y servicios de la administración pública y
manual del usuario, SUIT.
Guía para la Racionalización de Trámites.
Componente Documento
8
5. Desarrollo Componentes en el INDER
5.1 Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción
Este componente le permitirá al INDER identificar, analizar y controlar los posibles
hechos generadores de corrupción, tanto internos como externos. Para esto, el
instituto ha elaborado la Matriz del Mapa de Riesgos de Corrupción, y ha ratificado
su compromiso de lucha contra la corrupción estableciendo controles a los riesgos
identificados en los procesos de la entidad.
Mecanismos para la Transparencia y Acceso a
la Información
Ley 1712 de 2014: "Por medio de la cual se crea
la ley de la transparencia y del derecho de acceso
a la información pública nacional y se crean otras
disposiciones".
Estrategia Gobierno en línea 2012-2015 para el
orden territorial.
Mecanismos para la Mejora en la Atención al
Ciudadano
CONPES 3785: Política nacional de eficiencia
administrativa al servicio del ciudadano.
CONPES 3649: Política nacional de servicio al
ciudadano.
Metodología para el mejoramiento de sistemas de
servicio al ciudadano en entidades públicas
(2016).
Decreto 1081 de 2015: “Por medio del cual se
expide el Decreto Reglamentario Único del Sector
Presidencia de la República”.
9
El documento EPAAC2 contiene cinco subcomponentes (ver figura 2), de los cuales
se presentaran las metas a desarrollar por el instituto y que se explicarán más
adelante.
Figura 2: subcomponentes de la Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de
Riesgos de Corrupción
Tomado de: documento estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano Versión 2.
2 Versión 2 de 2015.
Política de Administración del Riesgo de Corrupción
Construcción de Mapa de Riesgos de Corrupción
Consulta y Divulgación
Monitoreo y Revisión
Seguimiento
10
5.1.1 Diagnóstico primer componente
Durante el año 2016 se realizó la revisión y actualización de la Matriz del Mapa de
Riesgos de Corrupción de la entidad, la cual se encuentra compuesta por 116
riesgos, que han sido catalogados como riesgos de corrupción.
Por otro lado se desarrollaron actividades encaminadas a la revisión y actualización
de la política de administración del riesgo. Con respecto a esta política se avanzó
en el ajuste de riesgos a ser priorizados, evaluación a los controles y seguimiento
de la Matriz del Mapa de Riesgos.
5.1.2 Estrategias primer componente 2017
Durante el año 2017 el INDER pretende desarrollar cinco (5) actividades, con igual
número de metas encaminadas a fortalecer los cinco (5) subcomponentes vistos
con anterioridad. Para esto el instituto planea realizar acciones para su
cumplimiento, que son presentadas en la figura 3.
11
Figura 3: Actividades por subcomponente de la gestión del riesgo
Tomado de: documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano Versión 2.
En primer lugar, la entidad publicará la Matriz del Mapa de Riesgos de Corrupción
el 31 de enero de 2017 en la página web del INDER3 y posteriormente se
establecerán en guía o manual los periodos de monitoreo a la Matriz.
Adicionalmente, se prevé realizar una revisión a la política de administración del
riesgo y proponer los cambios requeridos con las guías y normatividades
relacionadas a la gestión del riesgo. Por otro lado, se pretenden realizar campañas
3 www.inder.gov.co
•Alinear Política de Administración del Riesgo con la planificación estratégica del INDER y socializar la actualización con los usuarios del instituto.
1. Política de Administración de Riesgos
•Actualizar la Matriz del Mapa de Riesgos de Corrupción para su publicación en la página web del INDER.
2. Construcción Mapa de Riesgos de Corrupción
• Implementar una estrategia de socialización que integre a los actores internos y externos del INDER.3. Consulta y Divulgación
•Realizar monitoreo a los riesgos de corrupción establecidos en la Matriz del Mapa de Riesgos Institucional.
4. Monitoreo y Revisión
•Auditorías Internas
•Seguimientos a la Matriz del Mapa de Riesgos de Corrupción.
5. Seguimiento
Subcomponente Actividad
12
para conocimiento, consulta y participación en la gestión del riesgo de la entidad.
Por último, se planea realizar procesos de autoevaluación por medio de
seguimientos y auditoría a la Matriz del Mapa de Riesgos del instituto4.
5.2 Racionalización de Trámites
La política de racionalización de trámites del INDER busca brindarles a los
ciudadanos mayores facilidades a la hora de acceder a los trámites y servicios que
tiene la entidad. Por tal motivo, se han implementado acciones de mejora en la
simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización de
trámites existentes. Para esto el instituto busca continuar con el desarrollo de las
fases con las cuales se pueden simplificar los trámites en la entidad y que son
presentadas en la figura 4.
Figura 4: fases de la racionalización de trámites
Tomado de: documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano Versión 2.
4 Para mayor conocimiento de las actividades y los productos y metas de este año ver el anexo 1
de este documento.
Identificación de Trámites
Inventario de Trámites en el
Sistema
Priorización de Trámites
Cronograma de
Actividades (Estrategias de
Racionalización)
Racionalización de Tramites
Trámites Optimizados
Interoperabilidad
Cadena de Trámites
Ventanillas únicas
13
5.2.1 Diagnóstico segundo componente
Durante el año 2016, el INDER desarrolló la estrategia de racionalización de
trámites siguiendo las fases presentadas con anterioridad, con las cuales, se
realizaron procesos de racionalización ante el SUIT y que dejo como resultados:
Dos (2) trámites inscritos ante el SUIT: reconocimiento deportivo a clubes
deportivos, clubes promotores y clubes pertenecientes a entidades no
deportivas- apoyo a clubes deportivos y renovación del reconocimiento
deportivo a clubes deportivos, clubes promotores y clubes pertenecientes a
entidades no deportivas- apoyo a clubes deportivos
Cinco (5) OPA (Otros Procedimientos Administrativos) inscritos ante el SUIT
y a espera de generar mecanismos de racionalización.
Veintiséis (26) procedimientos del instituto rechazados para ser inscritos ante
el SUIT5.
Seis (6) procedimientos sin ningún tipo de resultado.
5.2.2 Estrategias segundo componente 2017
Durante el año 2017 se planea desarrollar cinco (5) actividades para el logro de las
metas propuestas por el instituto. En primer lugar, el 31 de enero de 2017 se
publicará la Estrategia de Racionalización de Trámites en la página web del instituto,
además se prevé revisar los trámites y Otros Procedimientos Administrativos (OPA)
5 El rechazo de racionalización de trámites por parte del SUIT tuvo la siguiente respuesta “…los
procedimientos que adelanten las autoridades de oficio o en revisión no son objeto de registro en el
SUIT”.
14
existentes en la entidad y los posibles procedimientos a inscribir ante el SUIT para
realizar acciones para su racionalización y posterior divulgación y socialización.
Por tanto, durante la presente vigencia se revisarán los trámites y los OPA con que
cuenta la entidad, con el fin de aplicar mejoras en costos, tiempos, pasos, procesos
y procedimientos, incluyendo los medios tecnológicos para su realización. Dentro
de esta búsqueda, se pretende revisar e incluir los factores internos y externos que
inciden sobre los resultados de gestión del instituto y con ello actualizar la Matriz de
Priorización de Trámites y Servicios. Por otra parte, se requieren desarrollar
actividades normativas, administrativas y tecnológicas para la racionalización de
trámites. Por último, se busca aplicar la cadena de trámites y la ventanilla única
virtual para fortalecer actividades entre el INDER y otras entidades6.
5.3 Rendición de Cuentas
La rendición de cuentas es un ejercicio permanente y transversal orientado a
fortalecer la relación entre el Estado y la ciudadanía, caracterizado por ser un
proceso continuo y bidireccional que propicia diálogos entre el INDER y los
ciudadanos sobre asuntos de interés público, que trasciende de ser un simple
evento unidireccional de entrega de resultados.
La estrategia para la Rendición de Cuentas del INDER durante el 2017 pretende
tomar en cuenta los tres elementos presentados en el documento EPAAC, los
6 Para mayor conocimiento de las actividades y los productos y metas de este año ver el anexo 2
de este documento.
15
cuales son: información (incluye que esta sea presentada en lenguaje comprensible
al ciudadano), dialogo e incentivo, que son explicados en la figura 5.
Figura 5: definición elementos rendición de cuentas
Tomado de: documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano Versión 2.
Para la realización de la Estrategia de Rendición de Cuentas del instituto, se tomará
en cuenta el documento CONPES 3654 de 2010 y el Manual Único de Rendición de
Cuentas, en donde se encuentran los pasos fundamentales para la formulación de
la estrategia (ver figura 6).
INFORMACIÓN
En este elemento entra la generación de datos y contenidos sobre la gestión, los resultados y el cumplimiento de mestas misionales y planes de desarrollo.
La información debe elaborarse en lenguaje comprensible al ciudadano.
DIALOGO
Se refiere a las sustentaciones, explicaciones y justificaciones generadas por la administración ante las inquietudes de los ciudadanos relacionadas con los resultados y las decisiones que tome la entidad.
Estos deben realizarse preferiblemente donde exista un contacto directo con la población.
INCENTIVO
Son los premios y controles encaminados a reforzar el comportamiento de los servidores públicos y ciudadanos respecto al proceso de rendición de cuentas.
16
Figura 6: pasos para la formulación de la estrategia de rendición de cuentas
Tomado de: documento Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano Versión 2
5.3.1 Diagnóstico tercer componente
Durante el año 2016 el componente de rendición de cuentas tuvo 14 actividades,
que entre otras, contaba con la realización de concursos externos e internos. Entre
los primeros, se preguntaba a la ciudadanía como se quería fuera la rendición de
cuentas en cada comuna, e internamente como se quería fuera la rendición de
cuentas del plan de acción. De igual manera, se crearon documentos como la
estrategia de comunicación para la rendición de cuentas.
Análisis del estado del proceso de
Rendición de Cuentas
Definición del equipo que lidere el
proceso de rendición de cuentas
Diagnóstico del estado de la
rendición de cuentas en la entidad
Caracterización de los ciudadanos
y grupos de interés
Identificación de necesidades de información y valoración de
información actual
Capacidad operativa y
disponibilidad de recursos
17
Por otro lado, se procedió a la elaboración de los contenidos de acuerdo a las
necesidades de los grupos de interés y conforme a los medios institucionales
existentes, por tanto estos fueron elaborados de acuerdo al calendario de rendición
de cuentas o según demanda de los grupos de interés.
5.3.2 Estrategia tercer componente 2017
Dentro de las actividades a desarrollar en la estrategia de rendición de cuentas se
encuentra la elaboración de la Estrategia de Rendición de Cuentas del INDER 2017.
Para esto se propone realizar un balance de las debilidades y fortalezas al interior
de INDER conforme a las acciones de rendición de cuentas realizadas en el año
2016, con el fin de focalizar la estrategia según la necesidad de información de los
grupos de interés.
Con el fin de consolidar el proceso de rendición de cuentas de carácter transversal
y permanente, el instituto pretende realizar acciones encaminadas, en primer lugar,
a mejorar los atributos de la información que desde el INDER se entrega a la
ciudadanía, para que esta sea comprensible, actualizada, oportuna, completa y
disponible en los canales internos y externos del instituto. Para ello se tomarán las
actividades que el documento CONPES 36547 propone para el fomento de dialogo
con los ciudadanos. En segundo lugar, fomentar el diálogo y la retroalimentación
entre el INDER y los ciudadanos, para el cual se proponen metas como foros,
reuniones zonales y comunales y asambleas comunitarias propuestas en CONPES
7 Literal C-numeral 2
18
36548. En tercer lugar, se planea generar incentivos para la rendición de cuentas
del INDER hacia los ciudadanos y para que estos pidan cuentas.
Por último, se propone realizar un Informe de Evaluación de la estrategia del
proceso de Rendición de Cuentas del INDER, para ser publicado en página web
institucional, con su respectivo plan de mejoramiento para el fortalecimiento
institucional9.
5.4 Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano
Con el componente de mejora de los mecanismos de atención al ciudadano se
busca mejorar la calidad y el acceso a los trámites y servicios de las entidades
públicas, mejorando la satisfacción de los ciudadanos y facilitando el ejercicio de
sus derechos.
En este sentido el INDER planea elaborar un diagnóstico del estado actual del
servicio de atención al ciudadano, con el fin de realizar acciones en los elementos
donde se puedan aplicar oportunidades de mejora, para lo cual se tomarán en
cuenta aspectos como los presentados en la figura 7.
8 Literal C-numeral 3
9 Para mayor conocimiento de las actividades y los productos y metas de este año ver el anexo 3
de este documento.
19
Figura 7: lineamientos metodológicos para el diagnóstico del estado del
servicio al ciudadano
Tomado de: documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano Versión 2
Una vez realizadas las acciones de diagnóstico anteriormente mencionadas, el
Instituto presentará acciones encaminadas a “mejorar la calidad y accesibilidad de
los servicios que se prestan al ciudadano” (PAAC 2015, p. 34), tales como los
presentados en la figura 8:
Dia
gnó
stic
o (
revi
sió
n in
tegr
al)
de
l est
ado
act
ual
de
l se
rvic
io
de
ate
nci
ón
al c
iud
adan
oIdentificar Nivel de
Cumplimiento Normativo
Realizar encuestas de percepción de ciudadanos
Realizar encuestas de percepción a los
servidores públicos
20
Figura 8: subcomponentes estrategia de mecanismos para la mejora en la
atención al ciudadano
Tomado de: documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano Versión 2
5.4.1 Diagnóstico cuarto componente
Para el INDER Medellín la atención al ciudadano es un elemento de alta relevancia
que garantiza su satisfacción con la gestión y promueve la construcción
participativa. Es por ello que desde el INDER se han dispuesto diversos canales de
atención al ciudadano, tales como, el escrito, el personal, telefónico, página web,
redes sociales y buzones.
En este sentido, durante el año 2016 se focalizaron las acciones a:
Estructura Administrativa y Direccionamientio Estrategico
Fortalecimiento de los Canales de Atención
Talento Humano
Normativo y Procedimental
Relacimiento con el Ciudadano
21
El control de los canales personal y redes sociales
Monitoreo en la respuesta a peticiones presentadas en la entidad.
Formalización de política de atención al ciudadano
5.4.2 Estrategia cuarto componente 2017
En la presente vigencia se pretende actualizar el Manual de Atención al Ciudadano
y el manual de PQRSC. Entre los cambios a presentar se encuentra la adopción del
Decreto 1166 de 2016, por el cual desde el 30 de enero de 2017 se adiciona “lo
relacionado a la presentación, tratamiento y radicación de las peticiones
presentadas verbalmente” en el instituto.
El INDER pretende fortalecer la institucionalidad del servicio al ciudadano por medio
de adiciones presupuestales para su gestión. Para esto se pretende fortalecer los
canales de atención del Instituto en aspectos relacionados a la accesibilidad, la
gestión y en tiempos de atención.
Por otro lado, se planea fortalecer el cumplimiento normativo al interior del INDER
en temas de tratamiento de datos personales, acceso a la información, trámites y
PQRSC, cuyas metas estarán enfocadas a revisar y actualizar la gestión de PQRSC
y la elaboración periódica de informes de PQRSC, en procura de mejorar la
prestación del servicio de atención al ciudadano e identificar, documentar y
optimizar los procesos relacionados a trámites y PQR, entre otras.
22
Por último, el INDER prevé fortalecer las acciones de relacionamiento con el
ciudadano, con el fin caracterizar y conocer las necesidades de la población objetivo
para el conocimiento de las expectativas, intereses y percepción respecto al servicio
recibido, con ello se obtendrán productos como encuestas de percepción tanto de
usuarios como de funcionarios del instituto para conocer aspectos de mejora en el
servicio de atención al ciudadano, caracterización de población objetivo y
mediciones periódicas sobre la percepción ciudadana respecto al servicio, entre
otras10.
5.5 Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
Con este componente se pretende realizar acciones encaminadas al fortalecimiento
del derecho de acceso a la información pública, tanto en la gestión administrativa,
como en los servidores públicos y ciudadanos. Por tanto, se tomará en cuenta los
lineamientos establecidos en la Ley 1712 de 2014, con el cual en su artículo primero
“se regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para
el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información“.
En la elaboración de las acciones de este componente, se ha tomado en cuenta las
cinco (5) estrategias presentadas en el documento ECPAAC (2015, p. 42)
presentadas en la figura 9.
10 Para mayor conocimiento de las actividades y los productos y metas de este año ver el anexo 4
de este documento.
23
Figura 9: estrategias generales para garantiza la Transparencia y Acceso a la
Información
Tomado de: documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano Versión 2
5.5.1 Diagnóstico quinto componente
En el año 2016, en la estrategia de transparencia y acceso a la información se
llevaron a cabo acciones como la publicación de la información mínima obligatoria
de la Ley 1712 de 2014. De igual manera se presentaron avances en la evaluación
de la calidad de la información obligatoria publicada en términos de claridad,
contenido, formatos, y forma. Además, se presentó un diagnóstico de datos
Transparencia activa
Transparencia pasiva
Instrumentos de Gestión de la Información
Criterio diferencial de accesibilidad
Monitoreo
24
susceptibles de ser abiertos a la comunidad y la información adicional a publicar al
ciudadano.
Por otra parte, se realizó evaluación y normalización de los estándares de contenido
y oportunidad de respuesta de acceso a información pública y fue realizada una
emisión y comunicación de acto administrativo con mecanismos de adopción y
actualización de:
El registro o inventario de activos de Información.
El esquema de publicación de información.
El Índice de información clasificada y reservada.
5.5.2 Estrategia quinto componente 2017
Durante el año 2017 el INDER planea definir los requerimientos de publicación y
divulgación de la información correspondiente a su estructura, procedimientos,
servicios y funcionamiento, datos abiertos, contratación pública y Estrategia de
Gobierno en Línea, cuya actualización será publicada en página web. Por otro lado,
se pretende revisar y actualizar la Matriz de Autodiagnóstico para medir el grado de
implementación de la ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015 y Resolución MinTIC
3564 de 2015 en el INDER de Medellín. Asimismo, se planean Implementar
herramientas de publicación y divulgación de acuerdo a los requerimientos de la ley
1712 de 2014.
25
Por otra parte, se prevé tener en cuenta las directrices respecto a la gestión de
solicitudes de información estipuladas en el Decreto 1081 de 2015 con respecto a
la actualización y divulgación de los documentos internos relacionados con gestión
de solicitudes de información.
Por último, se planea articular los instrumentos de gestión de información
establecidos en el INDER con los lineamientos del Programa de Gestión
Documental., además de establecer los criterios diferenciales de acceso a la
información pública con acciones como adecuar los medios electrónicos del INDER
para permitir la accesibilidad a población específica (niños), entre otros. Por último,
generar informes de solicitudes de acceso a la información con criterios como:
número de solicitudes recibidas, número de solicitudes trasladadas a otra
institución, tiempos de respuesta a cada solicitud y número de solicitudes en las que
se negó el acceso a la información11.
5.6 Otras iniciativas
En la lucha contra la corrupción se pueden tomar acciones adicionales a los cinco
componentes vistos con anterioridad. Por tanto, durante la presente vigencia se
formularon cuatro acciones encaminadas a la:
11 Para mayor conocimiento de las actividades y los productos y metas de este año ver el anexo 5
de este documento.
26
Actualización de la Matriz legal en términos de Seguridad y salud en el
trabajo, donde se socializa en reuniones, se divulga por medio diferentes
medios de comunicación del INDER Medellín.
Sensibilización a servidores públicos del INDER en el derecho a la
información, su relación con la gestión pública y la lucha contra la
corrupción12.
12 Para mayor conocimiento de las actividades y los productos y metas de este año ver el anexo 6
de este documento.
27
6. Anexos
Anexo 1: Estrategia de Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción/Mapa de Riesgos de Corrupción
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada
Política de Administración de
Riesgos 1.1
Alinear la Política de Administración del Riesgo con la
planificación estratégica del INDER y socializar la
actualización con usuarios internos y externos del instituto
Actualización Política de Administración del riesgo en
manual o guía
Oficina Asesora de Planeación
15 de diciembre de 2017
28
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción/Mapa de Riesgos de Corrupción
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada
Construcción Mapa de Riesgos de Corrupción
2.1 Actualizar la Matriz de Riesgos de Corrupción para su
publicación en la página web del INDER.
Implementar una estrategia de socialización que integre a los actores internos y externos del
INDER.
Publicación en página web de la matriz y sus actualizaciones
Campañas para conocimiento, consulta y
participación en la gestión del riesgo de la entidad
Oficina Asesora de Planeación
31 de enero de 2017
22 de diciembre de 2017
Consulta y Divulgación 3.1
29
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción/Mapa de Riesgos de Corrupción
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada
Monitoreo y Revisión 4.1
Realizar monitoreo a los riesgos de corrupción establecidos en la Matriz de Riesgos Institucional
del INDER
Establecer en guía, procedimiento o manual
periodos de monitoreo a la Matriz de Riesgos de
Corrupción
Oficina Asesora de Planeación
30 de abril de 2017
31 de agosto de 2017
31 de diciembre de 2017
Seguimiento 5.1 Auditorías Internas
Seguimientos a la Matriz de Riesgos de Corrupción
Informe de Auditoría Informes de seguimiento
Oficina de Control Interno
10 primeros días hábiles de mayo de 2017
10 primeros días hábiles de septiembre de 2017
10 primeros días hábiles de enero de 2018
(Anexo 1, cont.)
30
Anexo 2: Estrategia de Racionalización de Trámites (planeación de la estrategia disponible en página web del
INDER).
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 2: Estrategia de Racionalización de Trámites
Fase Actividades Meta o Producto Responsable Fecha
programada
Gestión de Trámites 1.1 Elaboración y socialización de la Estrategia de Racionalización de
Trámites del INDER
Publicación de la estrategia en la página web de la entidad
Oficina Asesora de Planeación
31 de enero de 2017
31
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 2: Estrategia de Racionalización de Trámites
Fase Actividades Meta o Producto Responsable Fecha
programada
Identificación de Trámites
2.1
Revisar el estado de los trámites existentes y verificar requerimientos de
nuevos trámites con probabilidad de registro en el Sistema Único de
Información de Trámites (SUIT) y socializarlo en página web
Actualización de la Matriz de identificación de Trámites y
Servicios
Oficina Asesora de Planeación
31 de octubre de 2017
Priorización de Trámites 3.1
Determinar los factores internos y externos que inciden sobre los
resultados de la gestión del instituto, de acuerdo a la efectividad de los trámites
identificados
Elaboración y socialización de la Matriz de Priorización de Trámites y
Servicios
Oficina Asesora de Planeación
31 de octubre de 2017
32
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 2: Estrategia de Racionalización de Trámites
Fase Actividades Meta o Producto Responsable Fecha
programada
Racionalización de Trámites
4.1
Desarrollar actividades normativas, administrativas y tecnológicas de
racionalización de trámites para facilitar la relación del INDER con el ciudadano
Administrativas:
Ajustes de horarios de atención Dar a conocer los puntos de
atención Optimización de procesos o
procedimientos internos
Oficina Asesora de Planeación
Área de
tecnologías de la Información
15 de diciembre de 2017
33
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 2: Estrategia de Racionalización de Trámites
Fase Actividades Meta o Producto Responsable Fecha
programada
Interoperabilidad 5.1
Fortalecer los canales de interoperabilidad para fortalecer las actividades entre el INDER y otras
entidades
Enlaces directos en página web de: Cadena de trámites
Oficina Asesora de Planeación
Área de
Tecnología de la Información
15 de diciembre de 2017
(Anexo 2, cont.)
34
Anexo 3: Estrategia de Rendición de Cuentas.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 3: Rendición de Cuentas
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Gestión de Rendición de Cuentas
1.1
Elaboración y socialización de la estrategia de Rendición de Cuentas del INDER 2017 según normatividad
relacionada
Documento/informe publicado en página web
Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora
de Comunicaciones
30 de abril 2017
35
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 3: Rendición de Cuentas
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
1.2
Elaborar un balance que incluya debilidades y fortalezas al interior de INDER con respecto a las acciones
de rendición de cuentas realizadas en la vigencia 2016, con el fin de
focalizarla según la necesidad de información de los grupos de interés
Documento/informe publicado en página web
Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora
de Comunicaciones
30 de abril 2017
36
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 3: Rendición de Cuentas
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Información de calidad y en lenguaje comprensible
2.1
Mejorar los atributos de la información que desde el INDER se hace entrega a la ciudadanía, para que esta sea
comprensible, actualizada, oportuna, completa y disponible en los canales
internos y externos del instituto
Elaboración de publicaciones Diseño de publicidad
Construcción y difusión de boletines y comunicados de
prensa Uso de redes sociales como
twitter, Facebook e Instagram Utilización de espacios en medios
de comunicación masiva Elaboración de carteleras o
avisos informativos
Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora
de Comunicaciones
Área de
Tecnología de la Información
30 de abril de 2017
31 de agosto
de 2017
31 de diciembre de
2017
37
Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus
organizaciones 3.1
Fomentar el diálogo y la retroalimentación entre el INDER y los
ciudadanos
Reuniones zonales y comunales
Mesas de trabajo temática Asambleas Comunitarias
Consejos o espacios formales de participación ciudadana
Oficina Asesora de Planeación
Subdirección de
Escenarios Deportivos
Subdirección de
Fomento Deportivo
30 de abril de 2017
31 de agosto
de 2017
31 de diciembre de
2017
38
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 3: Rendición de Cuentas
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Incentivos para motivar la cultura de la
rendición y petición de cuentas
4.1
Generar incentivos para la rendición de cuentas del INDER hacia los
ciudadanos y para que estos pidan cuentas
Concursos de conocimiento de la entidad
Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora
de Comunicaciones
Oficina de
Gestión del Talento Humano
15 de diciembre de
2017
39
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 3: Rendición de Cuentas
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional
5.1
Informe de Evaluación de la estrategia del proceso de Rendición
de Cuentas del INDER y de la ciudadanía ante el instituto y formular el plan de mejoramiento institucional
resultante de la evaluación
Informe publicado en la página web
Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora
de Comunicaciones
Subdirección de
Escenarios Deportivos
Subdirección de
Fomento Deportivo
22 de diciembre
2017
(Anexo 3, cont.)
40
Anexo 4: Estrategia de Atención al Ciudadano
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 4: Mecanismos para la Mejora en la Atención al Ciudadano
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Gestión en la Atención al Ciudadano
1.1
Actualización del protocolo de Atención al Ciudadano y el
manual de PQRSC y su socialización
Manual/documento Oficina Asesora de
Planeación 31 de julio de
2017
Estructura Administrativa y
Direccionamiento Estratégico
2.1 Fortalecer la institucionalidad del servicio al ciudadano al
interior del INDER
Incorporar recursos presupuestales para la mejora de servicio al ciudadano
Oficina Asesora de Planeación
15 de diciembre de
2017
41
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 4: Mecanismos para la Mejora en la Atención al Ciudadano
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Fortalecimiento de los Canales de Atención
3.1
Fortalecer los principales canales de atención del INDER en materia de
accesibilidad, gestión y tiempos de atención.
Actualización y socialización del protocolo de atención al ciudadano
Formalizar indicadores de canales de atención
Socializar por medios los canales de atención al ciudadano
Oficina Asesora de Planeación
Oficina de Gestión
del Talento Humano
Administración Documental
Área de Tecnología de la Información
Oficina Asesora de Comunicaciones
30 de abril de 2017
31 de agosto
de 2017
31 de diciembre de
2017
42
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 4: Mecanismos para la Mejora en la Atención al Ciudadano
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Talento Humano 4.1
Fortalecer el personal a cargo del talento humano al interior
del INDER en materia de sensibilización, cualificación,
vocación de servicio y gestión.
Sensibilizar a los funcionarios del INDER en la cultura de atención al ciudadano
Oficina Asesora de Planeación
Oficina de Gestión
del Talento Humano
Administración Documental
Oficina Asesora de Comunicaciones
30 de abril de 2017
31 de agosto
de 2017
31 de diciembre de
2017
43
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 4: Mecanismos para la Mejora en la Atención al Ciudadano
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Normativo y Procedimental
5.1
Fortalecer el cumplimiento normativo al interior del
INDER en temas de tratamiento de
datos personales, acceso a la información, trámites y
PQRSC
Revisión y actualización de la gestión de PQRSC
Elaboración periódica de informes de PQRSC en procura de mejorar la
prestación del servicio de atención al ciudadano
Identificar, documentar y optimizar los procesos relacionados a trámites y PQR Elaboración y publicación de la carta de trato digno en los canales de atención al
ciudadano Implementación de formulario para la
atención de peticiones verbales Realizar campañas informativas sobre la
responsabilidad de los servidores públicos frente a los derechos de los ciudadanos
Oficina Asesora de Planeación
Oficina de Gestión
del Talento Humano
Administración Documental
Oficina Asesora de Comunicaciones
30 de abril de 2017
31 de agosto
de 2017
31 de diciembre de
2017
44
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 4: Mecanismos para la Mejora en la Atención al Ciudadano
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Relacionamiento con el Ciudadano
6.1
Conocer las características y necesidades de la población objetivo del INDER, así como sus expectativas, intereses y
percepción respecto al servicio recibido
Actualizar las Encuestas de Percepción para valorar la calidad de servicio al
ciudadano y encuestas de percepción a servidores públicos para la identificación
de aspectos a mejorar.
Oficina Asesora de Planeación
Observatorio del
Deporte
Oficina Asesora de Comunicación
15 de diciembre de
2017
(Anexo 4, cont.)
45
Anexo 5: Estrategia de Transparencia y Acceso a la Información
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 5: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Lineamientos de Transparencia Activa
1.1
Definir requerimientos de publicación y divulgación de la información del INDER
correspondiente a su estructura, procedimientos, servicios y funcionamiento, datos abiertos, contratación
pública y Estrategia de Gobierno en Línea.
Revisión, Actualización y socialización de información requerida en página web
Oficina Asesora de Planeación
Área de
Tecnología de la Información
Oficina Asesora de Comunicaciones
Oficina Asesora de
Jurídica
20 de diciembre de
2017
46
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 5: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
1.2
Revisión, actualización y socialización de la Matriz de Autodiagnóstico para
medir el grado de implementación de la ley
1712 de 2014, Decreto 103 de 2015 y Resolución
MinTIC 3564 de 2015 en el INDER de Medellín.
Matriz de autodiagnóstico actualizada y publicada en página web
Oficina Asesora de Planeación
Área de
Tecnología de la Información
Oficina Asesora de
Jurídica
30 de abril de 2017
47
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 5: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
1.3
Implementar herramientas de publicación y divulgación
de acuerdo a los requerimientos de la ley
1712 de 2014
Publicación y divulgación de la información viabilizado legalmente y herramientas definidas para tal fin
Oficina Asesora de Planeación
Área de
Tecnología de la Información
Oficina Asesora de
Jurídica
20 de diciembre de
2017
Lineamientos de Transparencia Pasiva
2.1
Tener en cuenta las directrices respecto a la gestión de solicitudes de
información estipuladas en el Decreto 1081 de 2015
Actualización y divulgación de los documentos internos relacionados con gestión de solicitudes de información para el cumplimiento del decreto 1081
Oficina Asesora de Planeación
20 de diciembre de
2017
48
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 5: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Elaboración de los Instrumentos de
Gestión de la Información
3.1
Articular los instrumentos de gestión de información
establecidos en el INDER con los lineamientos del
Programa de Gestión Documental.
Adoptar y actualizar en página web, portal Datos Abiertos y portal ISOLución
los instrumentos establecidos para la gestión de la información (el Registro o inventario de activos de Información, el Esquema de publicación de información y el Índice de Información Clasificada y
Reservada)
Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de
Jurídica
Administración Documental
Área de
Tecnologías de la Información
20 de diciembre de
2017
49
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 5: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Criterio Diferencial de Accesibilidad
4.1 Establecer criterios
diferenciales de acceso a la información pública
Adecuar los medios electrónicos del INDER para permitir la accesibilidad a
población especifica (niños)
Oficina Asesora de
Planeación
Área de Tecnologías de la
Información
10 de diciembre de
2017
50
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 5: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Monitoreo del Acceso a la Información Pública
5.1 Generar informe de
solicitudes de acceso a información
Informe de acceso a la información con criterios como:
1. Número de solicitudes recibidas. 2. Número de solicitudes trasladadas a
otra institución. 3. Tiempos de respuesta a cada
solicitud. 4. Número de solicitudes en las que se
negó el acceso a la información.
Oficina Asesora de Planeación
Área de
Tecnologías de la Información
Oficina de Gestión
Documental
Administración Documental
31 de agosto de 2017
(Anexo 5, cont.)
51
Anexo 6: Otras Iniciativas
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 6: Otras Iniciativas
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Seguridad y Salud en el Trabajo
1.1
Actualización de la Matriz legal en términos de Seguridad y salud en el trabajo, donde se socializa en reuniones, se divulga por medio diferentes medios de comunicación del INDER Medellín.
Elaboración de la Matriz legal de Seguridad y salud por medio
de una Guía técnica colombiana, que se subirá a
ISOLución.
Gestión del Talento Humano
30 de junio de 2017
52
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017
Componente 6: Otras Iniciativas
Subcomponente Nº Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Cultura organizacional 1.2
Sensibilización a servidores públicos del INDER en el derecho a la información, su relación con la gestión pública y la lucha contra la corrupción.
Evidencias de socialización. Jefe Oficina Asesora de Planeación
30 de noviembre de
2017
(Anexo 6, cont.)
