EJERCICIO COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

1-Elaborar la siguiente carta modelo

Bucaramanga. 29 de octubre de 2017.

Nos encontramos en plena campaña de promoción de prendas para el

hogar. Queremos hacerle llegar nuestro saludo, adjuntándole el catálogo

actualizado de nuestros productos.

Quedamos a su disposición

Mirian Olarte

Directora.

Calle 45 No. 4- 22 Col. Del Valle

Tel. 55757421

Guarda el documento anterior como carta

2 En una hoja de Excel elabora la Base de datos de los clientes, iniciando desde la primera CELDA:

Nombre Dirección Ciudad Saludo

María de los Ángeles Lázaro Martínez

Calle 43 32 11 Madrid Querida amiga:

María del Carmen Castilla Pérez

Calle 11 65 22 Málaga Querida amiga:

Luisa Martínez Lorenzo

Dg 87 45 33 Apto 45 Vigo Estimada amiga:

María del Pilar Martínez Casares

Av 98 # 12 65. Bogotá Muy Respetada señora:

Guarda este archivo de Excel en Mis Documentos con el nombre Clientes y cierra

Excel

Para leer y comprender Combinar correspondencia: En la oficina te han pasado el borrador de una circular anunciando una oferta

especial dirigida a todos aquellos clientes de la empresa que realizan más de 10 pedidos al año. Tu trabajo consiste en hacer llegar dicha circular a todos esos clientes. Consultas la base de datos de clientes de la empresa y encuentras que 100 clientes cumplen esa condición. ¿Qué harás?; ¿escribir cien cartas distintas?; ¿escribir una y copiarla 99 veces en otros tantos documentos, habiendo de cambiar a mano nombres, direcciones, etc.?

No es necesario. Si dispones de una lista con todos los datos de los clientes, bastará

escribir la carta una sola vez y combinar la carta modelo con los datos de la lista. Si no tienes esa lista, la puedes crear sin salir de Word.

Resultado: con sólo dos documentos (la carta y la lista) podemos imprimir cuantas

copias queramos de la carta en cuestión. ¿Cómo hacerlo?: con la opción Herramientas, Combinar correspondencia de Word.

COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

Para culminar el trabajo debes seguir en orden los siguientes pasos, ojo leer

bien, está muy bien explicado no tiene pierde

PASOS PARA REALIZAR UNA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

1. Abrir Microsoft Word, luego procedemos a escribir la carta ( esto ya se hizo)

2. Luegos nos dirigimos a la barra de herramientas donde buscamos la opcion Correspondencia.

3. Luego nos dirigimos a la opción Iniciar Combinación de Correspondencia donde se despliega

un menú y luego seleccionamos Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia

donde nos guiaran paso a paso como hacerlo.

4. Después de haber seleccionado la opción Paso a paso por el Asistente para

combinar correspondencia aparece un recuadro en la parte derecha de Word donde ahí

nos pregunta que deseamos hacer donde escogeríamos la opción Cartas ya que en

nuestro caso sería escribir una carta y luego presionamos Siguiente

5. Después de haber presionado siguiente aparece este recuadro que es seleccionar los tipos de

documento donde tenemos tres opciones.

1. usar el documento actual (el que está activo) 2. Una plantilla (un documento que previamente se hizo para trabajar). 3. un documento que podemos tener guardado y que hicimos previamente.

Ahí escogemos utilizar el documento actual ya que ya se creó la carta luego

procedemos a darle siguiente

6. Después de haberle dado siguiente aparece este recuadro nos pregunta si deseamos

• usar una lista existente. (En caso que tengamos una base de datos previa con todos los datos necesarios para trabajar.

• Seleccionar de los contactos de Outlook, para mandarles correos personalizados. • Escribir una lista nueva.

Como ya tenemos la base de datos creada en Excel , escogemos la opción

usar una lista existente.

7. Después de haber seleccionado utilizar una lista existente procedemos a Cliquear en

Examinar , escogiendo el archivo de clientes guardada en Mis documentos

ahí abre un recuadro donde tengo que buscar la base de datos en Excel después de haber

encontrado el documento le damos en la opción Abrir.

8. Después de haberle dado en la opción Abrir abre este recuadro donde seleccionamos la hoja

1 del archivo que creamos y por ultimo seleccionamos aceptar.

9. Finalmente, nos muestra todos nuestros destinatarios de la correspondencia, le damos

aceptar y podemos continuar con el siguiente paso

10. En este siguiente paso, necesitamos elegir la opción de Mas elementos para ver todos los

campos que incluimos en nuestra base de datos e insertarlos en la carta, donde sustituirán a los

nombres que habíamos puesto y que verás resaltados con otro color y con el símbolo << >> en la

hoja. Así

Bucaramanga. 29 de octubre de 2017.

«Nombre»

«Dirección»

«ciudad»

«Saludo»

Nos encontramos en plena campaña de promoción de prendas para el

hogar. Queremos hacerle llegar nuestro saludo, adjuntándole el catálogo

actualizado de nuestros productos.

Quedamos a su disposición

Mirian Olarte

Directora.

Calle 45 No. 4- 22 Col. Del Valle

Tel. 55757421

11. Después de la opción Más elementos abre un recuadro donde insertaremos los campos de

base de datos que creamos después vamos al siguiente paso.

12 Una vez la carta ya tenga los 4 elementos adicionados, Nombre, Dirección

,Ciudad y Saludo habilitar en su orden paso 4, paso 5 y culminando con la edición de cartas individuales

El ejercicio culmina con Editar

cartas Individuales y deben generarse 4 cartas diferentes y personalizadas para cada cliente