BIKEMANIA (GRUPO 4)

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, manejar con total precisión todo lo relacionado con las operaciones de una empresa es de vital importancia para el crecimiento de las mismas; por tal motivo es imprescindible conocer el correcto uso de herramientas y técnicas que nos ayuden a tal fin.

Dentro de estás técnicas podemos encontrar la metodología de Pareto; la cual nos exige tener un orden para poder desarrollar y atacar los problemas que se nos presenten, dándole un grado de prioridad a cada uno de ellos y a su vez asignándole una metodología a ser aplicada para la resolución de los mismos.

En el presente escrito, el lector podrá observar el correcto desarrollo de dicha metodología por medio de un caso práctico; en donde lo llevaremos a través del proceso de un cronograma de compras de artículos para la venta; en particular, el de una empresa que se dedica a la compra y venta de partes de tracción de las bicicletas llamada: “BIKEMANIA TRACTION PARTS”.

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INDICE

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MARCO TEÓRICO

Diagrama de Pareto

Concepto

El principio de Pareto o la regla del 80/20 ha sido descubierto por Vilfredo Pareto, quién observo que, en Italia, el 20 por ciento de la población poseía el 80 por ciento de la propiedad.

Aunque no hay que tomar los números 80 y 20 literalmente (también puede ser 60 y 40), se puede observar el principio de Pareto en muchas situaciones. En muchas empresas, el 80% de la facturación viene de solo 20% de los clientes y los departamentos técnicos saben que un 20% de los usuarios causan el 80% de los problemas.

Para poder mejorar tu productividad personal es importante saber que solo 20% de las tareas ya dan el 80% del resultado. El truco está en identificar el 20% y enfocarte en esas tareas. Si por ejemplo quieres limpiar tu casa pero no tienes tiempo para limpiar todas las habitaciones, no tiene sentido limpiar la habitación de invitados que casi nunca utilizas. La cocina y el baño serán tu primero objetivo, porque se usan estos espacios mucho.

Si eliminas el 80% de las tareas no-productivas te puedes concentrar en las tareas realmente importantes. Mira por ejemplo en la buzón de correo. ¿Puedes identificar el 20% de los mensajes más importantes? Entonces dales más atención a estos correos y contesta el resto más rápido. ¿Y son todas las reuniones de esta semana igual de importante?

El Diagrama de Pareto consiste en un gráfico de barras similar al histograma que se conjuga con una ojiva o curva de tipo creciente y que representa en forma decreciente el grado de importancia o peso que tienen los diferentes factores que afectan a un proceso, operación o resultado.

El principio de Pareto no solo actúa en las tareas, pero también está presente en tus proyectos, áreas de responsabilidad y metas. Puede ser que

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estás trabajando en proyectos que te van a costar mucho tiempo y que no te darán muchos resultados. ¿Puedes parar estos proyectos?

Si sabes aplicar el principio de Pareto, tu vida pudría cambiar. Si te interese saber más sobre la regla de 80/20, te consejo leer el libro La semana laboral de 4 horas  , que tiene un capitulo entero dedicado a Pareto.

Tipos de Diagrama de Pareto

Existen dos tipos de Diagramas de Pareto:

Diagramas de Fenómenos: Se utilizan para determinar cuál es el principal problema que origina el resultado no deseado. Estos problemas pueden ser de calidad, coste, entrega, seguridad u otros.

Diagramas de Causas: Se emplean para, una vez encontrados los problemas importantes, descubrir cuáles son las causas más relevantes que los producen.

Consejos para elaborar y usar los diagramas de Pareto

No es conveniente que la categoría de “otros” represente un porcentaje de los más altos. De ser así, se debe realizar un método diferente de clasificación.

Es preferible representar los datos (si es posible) en valores monetarios. Si un factor se puede solucionar fácilmente debe afrontarse de inmediato aunque sea de poca importancia. Es imprescindible realizar un diagrama de causas si se quieren realizar mejoras.

 

Manual de Codificación:

ayudar con la definición

.

Tipos de Codificación:

• Alpha (solo utiliza letras)

• Numérica (solo utiliza números)

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• Alpha Numérica (combinación de ambas)

Clasificación ABC

El análisis ABC es un procedimiento de planificación para clasificar un gran número de datos (de productos o de procedimientos). Se ofrecen los datos utilizando criterios como las ventas, los beneficios, el precio de compra, el consumo anual de producción o las necesidades en las tres categorías, lo que representa un alto (clase A), medio (clase B) o baja (clase C) del valor del consumo de los productos o procesos. El análisis ABC, muestra sólo una imagen de la situación real, por ejemplo en relación a las siguientes preguntas:

¿Qué productos y servicios son importantes para el volumen de negocios?

¿Qué cuentas clave (cliente principales) o proveedores están en la empresa?

Una vez que estas preguntas se responde, se centran los objetivos y medidas estratégicas en las respuestas.

Es importante verificar la vida útil del producto y de aquí proceder a clasificar de la siguiente manera:

• PEPS : primeras entradas primeras salidas. Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén o a la producción serán las primeras en salir.

• UEPS : Ultimas entradas primeras salidas. este método se basa en la suposición de que las ultimas unidades en entrar al almacén o a la producción serán las primeras en salir.

Esta clasificación se centra en el valor cuantitativo mas importante del articulo o problema; llámese costo, tiempo, ect. Siempre buscando el valor cuantitativo más importante a la hora de tomar una decisión al respecto. La manera de establecer si un producto es A,B o C depende del porcentaje acumulado que este represente sobre el total de artículos o problemas estudiados; es decir, en una lista de artículos se ordenan de mayor a menor

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según el valor cuantitativo estudiado, luego se saca que porcentaje acumulado representa cada articulo sobre el total de los mismos, y por último se asigna la clasificación A,B o C de la siguiente manera:

% INICIAL % FINAL CLASIFICACIÓN

de 0% a 80% A

de 81% a 95% B

de 95% a 100% C

Clasificación 123

En esta clasificación se toma en cuenta el valor cualitativo de los artículos, situaciones o problemas determinados de estudio; por ejemplo: la importancia que tiene un articulo para la empresa, ya sea por su importancia en el proceso productivo o por el movimiento que tenga el mismo dentro de la empresa. La clasificación puede ser la siguiente:

1 ó Liebre: producto o articulo de rápido movimiento 2 ó Pelicano: producto o articulo de mediano movimiento. 3 ó Tortuga: producto o articulo de poco movimiento.

Clasificación α,β,ɣ

En esta última clasificación se realiza una combinación de las dos clasificaciones anteriores de la siguiente manera:

De esta manera se define el mayor grado de importancia establecido para la toma de decisiones; llevándolos al contexto de los inventarios se podrá establecer los modelos de compras que serán utilizados para cada uno de los artículos clasificados de la siguiente manera:

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Clasificación MDC Con Déficit MDC Sin Déficit

α

β

ɣ

Modelos de Compras de acuerdo a la clasificación del Artículo

Modelo de Compra con Déficit

El modelo de compra que permite déficit tiene como base las siguientes suposiciones:

• La demanda se efectúa a tasa constante.

• El reemplazo es instantáneo (la tasa se reemplazo es infinita).

• Todos los coeficientes de costos son constantes.

Este modelo tiene costos normales (costo unitario del producto, costo de ordenar una compra, costo de mantener en inventario) pero además tiene un costo adicional, el costo por unidad de faltante.

En este modelo es posible diferir un pedido, de manera que una vez recibida la cantidad pedida desaparece el déficit, esto se representa claramente en el siguiente esquema.

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FORMULAS DEL MDCCD:

Im = Inventario MáximoS = reservaQ = Im + ST1 = Tiempo de Duración de InventarioT2 = Tiempo de duración reservaD = demanda constanteN = numero de pedidos

Im = (0.80) * (Q)S = (0.20) * (Q)

T1 = (0.80) * (T)T2 = (0.20) * (T)

Modelo de Compra sin Déficit

Este modelo tiene como bases el mantener un inventario sin falta de productos para desarrollar las actividades de cualquier empresa.

Este es un modelo de inventarios que se encuentra basado en las siguientes suposiciones:

• La demanda se efectúa a tasa constante.

• El reemplazo es instantáneo (la tasa se reemplazo es infinita).

• Todos los coeficientes de costos son constantes.

En este modelo no se permite la falta de productos para la venta, es decir, una empresa que maneje este modelo de inventario no se puede quedar sin mercancías para la venta.

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FORMULAS DEL MDCSD:

Q = cantidad a pedirT = Tiempo del articulo en existencia

D = demanda constanteN = numero de pedidos

C1 = Ccosto unitarioC2 = Costo de OrdenarC3 = Costo de Almacenaje

CT = (C1 * D ) + ( C2 * X ) + ( C3 * Y )

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MARCO METODOLÓGICO

Como se describe con anterioridad, se aplicará todo lo relacionado con el Pareto a la empresa “BIKEMANIA” que se dedica a la venta de partes relacionada con todo lo que tenga que ver con tracción de bicicletas; es decir, llantas, pedales, cadena, entre otras; a nivel nacional e internacional.

Dicha empresa cuenta con varios clientes; por tal motivo, los cálculos de las cantidades de los artículos se basan en la requisición anual por parte de nuestro mejor cliente multiplicado por tres, puesto que ha sido la relación que se ha obtenido durante los últimos 3 años.

Para efectos del manual de codificación de los artículos se establece el siguiente orden en la concepción de los códigos por artículos:

1. Inicial del articulo final, que en este caso seria B de Bicicleta.2. Si es para Adulto (A), niño (N) o no aplica (X).3. Si es de Paseo (P) de Cambio (C) o no aplica (X).4. Tipo de articulo: si es Caucho (C), Ring (R), Eje (E) o Tracción (T).5. Inicial doble del articulo: si es un nombre único se repite la inicial

dos veces, si es un nombre compuesto se coloca la inicial de las dos primeras palabras.

6. La medida del articulo con 3 dígitos, en caso de no tener medida establecida para identificarlo se colocara 000.

7. Un numero de tres dígitos para dividir los artículos parecidos entre las marcas; para ejemplo practico diremos que únicamente se está manejando una sola marca, por tanto, los 3 últimos dígitos para este ejercicio siempre serán 001.

Quedando nuestra tabla de codificación de la siguiente manera:

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Seguidamente desarrollamos el Inventario; presentando cada articulo con su respectivo número de ítem, descripción del artículo, código, la cantidad anual y el costo unitario.

Diagrama de Pareto:

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En este diagrama se observan los artículos ya ordenados de mayor a menor según el valor de la columna QC, la cual se calcula multiplicando la columna de Cantidad mensual por la del costo unitario; seguido se refleja la columna de Porcentaje la cual es el resultado de la columna de QC de cada articulo entre la sumatoria total de QC.

La columna de Porcentaje AC representa el porcentaje acumulado respecto al valor total de la columna QC; de Allí se obtiene la Clasificación ABC.

En La clasificación 123 tomamos en consideración el articulo que tiene mas rotación en nuestros inventarios tanto en relación a la clase de bicicleta que pertenece (montañera, ciclismo, niños) como a la durabilidad del mismo componente del cual están hechos (caucho, aluminio, metal) entre otros factores.

Por último para la clasificación ALPHA, BETA, GAMMA; se toma en consideración el cuadro que se presenta a continuación:

Modelos de Compras

Luego de haber obtenido la clasificación ALPHA, BETA, GAMMA, mediante el cuadro de Pareto se procede a realizar los cálculos pertinentes de los modelos de compras:

Modelo de Compra con Déficit (MDCCD)

Para demostrar como se calcula el MDCCD se procede a aplicar las formulas al articulo BXXTDB000-001 (Bujes). Siendo:

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D = 363,000 unidades anualesN = 12 pedidos

Se realizan los siguientes cálculos:

Q = 363,000 / 12 = 30,250 bujes mensuales.

Im = 30,250 * 0.8 = 24,200 bujesS = 30,250 – 24,200 = 6,050 bujes

T = 30,250 / 363,000 * 365 = 30 díasT1 = 30 * 0.8 = 24 díasT2 = 30 – 24 = 6 días

Modelo de Compra sin Déficit (MDCSD)

Para demostrar como se calcula el MDCSD se procede a aplicar las formulas al articulo BNPCLL012-001 (Llanta de 12 pulgadas). Siendo:

D = 44,400 unidades anualesN = 10 pedidos

Se realizan los siguientes cálculos:

Q = 44,400/ 10 = 4,440 llantas 12”.

T = 4,440/ 44,400 * 365 = 36 días

ANALISIS

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Luego de haber realizado los cuadros podemos observar el comportamiento compacto de nuestro inventario; es decir, existen una cantidad enorme de artículos ALPHA (52.94%) en comparación con otros inventarios, también es importante mencionar que los precios unitarios de los artículos son muy parecidos; de allí el resultado homogéneo del cuadro de Pareto.

En cuanto al cálculo del MDCCD elaborado para los bujes, podemos decir que para cubrir una demanda anual de 363,000 piezas, se realizaran 12 pedidos anuales. Estos pedidos tendrán que ser realizados en promedio cada 24 días cubriendo así el tiempo que debería durar el inventario máximo sin la utilización de la reserva; teniendo esta última una duración máxima de 6 días en caso de ser utilizada. Adicionalmente se puede observar que la reserva constará de 6,050 unidades.

En el caso del cálculo del MDCSD elaborado para las llantas de 12”, se observa que la demanda anual es mucho menor que la de los bujes, siendo de 44,400 unidades. Para cubrir con esa demanda se realizaran 10 pedidos anuales por una cantidad de 4,440 unidades cada 36 días.

CONCLUSIONES

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Luego de realizar los cálculos pertinentes y evaluar los resultados de los análisis efectuados se puede llegar a las siguientes conclusiones:

1. La empresa debe mantener una constante evaluación de la demanda de sus clientes, y verificar periódicamente la correcta rotación de todos los artículos dentro de su inventario, en especial aquellos de clase ALPHA, puesto que son una cantidad considerable dentro del total de los mismos.

2. Es importante resaltar que gracias a la cantidad de piezas y a la naturaleza de los artículos; un error en el cálculo de los pedidos y reservas de los artículos puede acarrear en un incremento notable del costo de almacenamiento; por ejemplo, según el cálculo realizado a los bujes; los mismos ameritan una reserva de 4,440 unidades.

RECOMENDACIONES

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En vista de los conclusiones obtenidas podemos generar las siguientes recomendaciones:

1. La empresa debe mantener personal idóneo para controlar las cuentas de los clientes, en especial del cliente mas grande puesto que todo su calculo esta basado prácticamente en los pedidos generados por el mismo.

2. Evaluar la posibilidad de realizar transportes de pedidos directo del proveedor de nosotros hacia nuestros clientes principales a la hora de pedidos grandes; para de esa manera reducir nosotros los costos de almacenamiento.

3. Establecer y ejecutar sistemas idóneos de control de inventario para evitar subir los costos de pedido o almacenamiento; así como también mantener controles estrictos sobre mermas en el inventario.