Ejemplo de Una Auditoria Administrativa

TTULO:

AUDITORA

ADMINISTRATIVA

AL

ASADERO POLLO TEJANO, DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO PARA DETERMINAR LAS FALENCIAS PARA Y LA

ESTABLECER

ESTRATEGIAS

TOMA DE DECISIONES, PERODO 2011 AUTORA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN

INDICE

RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................... VII SUMMARY................................................................................................. X INTRODUCCIN ..................................................................................... XII CAPITULO I ............................................................................................... 1 GENERALIDADES ASADERO POLLO TEJANO ...................................... 1 1.1. ANTECEDENTES ......................................................................... 1 1.2. FILOSOFA INSTITUCIONAL ......................................................... 2 1.2.01. MISIN ................................................................................... 2 1.2.02. 1.2.03. 1.3.02. 1.3.03. 1.4.02. 1.4.03. 1.5.02. 1.5.03. VISIN ............................................................................... 3 FILOSOFA ......................................................................... 3 PRINCIPIOS ....................................................................... 3 VALORES ........................................................................... 4 LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO ...................... 5 ORGANISMOS DE CONTROL ........................................... 6 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ..................................... 8 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ........................................... 9

1.3. PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES ........................... 3

1.4. BASE LEGAL ASADERO POLLO TEJANO ................................. 4

1.5. ORGANIZACIN DEL ASADERO POLLO TEJANO .................... 8

1.6. UBICACIN GEOGRFICA ....................................................... 12 1.7. POLTICAS DEL ASADERO POLLO TEJANO ........................... 13 1.7.02. 1.7.03. POLTICAS DE COMPRA ................................................. 14 POLTICAS DE VENTA .................................................... 14

1.8. PROVEEDORES ........................................................................ 14 1.9. CLIENTES .................................................................................. 16 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. HORARIO DE TRABAJO ........................................................ 16 RECURSOS TECNOLGICOS (Ver Anexo N3) ................... 17 PRODUCTOS Y SERVICIO QUE OFRECE ............................ 17 ANLISIS FODA ..................................................................... 19

CAPITULO II ............................................................................................ 21 FUNDAMENTACION TERICA .............................................................. 21 2.1. GENERALIDADES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........... 21

2.1.01. CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ................ 23 2.1.02. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........... 23 2.2. HABILIDAD PARA PENSAR EN TRMINOS ADMINISTRATIVOS ............................................................................................................. 25 2.3. ALCANCE ..................................................................................... 25 2.4. CAMPO DE APLICACIN ............................................................. 26 2.5. FACTORES Y METODOLOGAS.................................................. 31 2.6. METODOLOGA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........ 34 2.6.01. PLANEAMIENTO .................................................................. 34 PLANIFICACIN DE LA AUDITORA .................................................. 45 EJECUCION DE LA AUDITORIA ......................................................... 48 2.6.02. EJECUCIN ........................................................................ 49 2.6.03. ELABORACIN DEL INFORME ....................................... 56 2.7. PAPELES DE TRABAJO ............................................................ 59 2.7.01. ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ............. 60 2.7.02. 2.7.03. CARACTERSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.. 61 ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO ................... 61

2.8. FORMATOS DE PAPELES DE TRABAJO ................................. 66 2.8.01. PLANIFICACIN PRELIMINAR............................................ 66 2.8.02. TCNICAS DE RECOLECCIN ....................................... 68 2.8.03. TIPOS DE INFORME A PRESENTAR ................................. 83 2.9. INDICADORES ........................................................................... 85 2.9.01. INDICADORES DE GESTIN ............................................. 86 2.10. 2.11. 2.12. COMUNICACIN DE RESULTADOS ..................................... 90 SEGUIMIENTO Y MONITOREO ............................................. 91 ESTRATEGIA .......................................................................... 94

CAPITULO III ........................................................................................... 96 AUDITORA ADMINISTRATIVA AL ASADERO POLLO TEJANO, DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO PARA DETERMINAR LAS FALENCIAS Y ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES, PERODO 2011. ....................................... 96 3.1. INTRODUCCIN........................................................................... 96 3.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. .......................................... 97

A PARTIR DE ESTO SE VA A DESARROLLAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA LA QUE NOS VA AYUDAR A OBTENER RESULTADOS OBTENIDOS PODREMOS ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA EL FUNCIONAMIENTO ADECUADO DEL NEGOCIO. ........................................................................................... 98 3.3. JUSTIFICACIN ........................................................................... 99 3.4. OBJETIVOS ................................................................................ 100 3.4.1. OBJETIVO GENERAL .......................................................... 100 3.4.2. OBJETIVOS ESPECFICOS. ................................................ 101 3.4.3. PROCEDIMIENTOS ............................................................. 101 3.5. PLANEACIN DE LA AUDITORIA.............................................. 102 3.5.01. OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION ................................ 103 3.6. FACTORES A REVISAR ............................................................. 104 3.6.01. ETAPAS DEL PROCESO ADNMINISTRATIVO ................. 104 3.6.02. ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ......................................................................... 106 3.7. FUENTES DE INFORMACION A UTILIZAR ............................... 108 3.8. INVESTIGACION PRELIMINAR.................................................. 109 3.9. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORA ................... 109 3.9.01. PROPUESTA TCNICA ..................................................... 109 3.9.02. INSTRUMENTACIN ......................................................... 113 3.9.03. PAPELES DE TRABAJO .................................................... 115 3.10. PLANIFICACION PRELIMINAR ................................................ 133 3.11. PLANIFICACIN ESPCIFICA ................................................. 170 3.11.01. PROGRAMA DE AUDITORA........................................... 170 3.11.02. TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA ........ 172 3.11.03. PAPELES DE TRABAJO .................................................. 174 3.11.04. CDULAS DE OBSERVACIONES ................................... 204 3.11.05. CDULAS DE SEGUIMIENTO ......................................... 215 3.12. COMUNICACIN DE RESULTADOS ....................................... 221 3.12.01. SUPERVISIN DEL TRABAJO DE AUDITORIA .............. 222 3.12.02. INFORME DE AUDITORIA ............................................... 225 3.12.03. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES .................... 253 3.13. ACTUACIN DEL AUDITOR .................................................... 261 3.14. CONTROL DE AUDITORA ...................................................... 263

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................... 264 GLOSARIO DE TERMINOS .................................................................. 278 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................... 286

INDICE DE GRAFICOS GRAFICO N1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GRAFICO N2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL GRAFICO N 3 UBICACIN GEOGRAFICA GRAFICO N 4 PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA GRAFICA N 5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA GRAFICA N 6 ANALISIS DE TIEMPO GRAFICO N 7 EJECUCION DE LA AUDITORIA INDICE DE CUADROS CUADRO N 1 PROVEEDORES CUADRO N2 LISTA DE PRECIOS CUADRO N3 MATRIZ FODA CUADRO N 4 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CUADRO N 5 TECNICAS DE AUDITORIA CUADRO N 6 TIPOS DE EVIDENCIA CUADRO N7 ELEMENTOS ESPECIFICOS DE LA ADMINISTRACION LISTADO DE ANEXOS

PAG. 8 PAG. 9 PAG. 13 PAG. 45 PAG. 46

PAG.47 PAG. 48

PAG. 15 PAG. 18 PAG. 20 PAG. 22 PAG. 50

PAG. 51

PAG. 107

ANEXO N1 ANEXO N2 ANEXO N3 ANEXO N4

PAG. 268 PAG. 269 PAG. 271 PAG. 275

RESUMEN EJECUTIVOEl Asadero Pollo Tejano es un negocio que naci hace 3 aos, y su principal actividad en la venta de servicio de restaurant, satisfaciendo las necesidades de los consumidores y generando recursos, adems de fuentes de empleo para la ciudad de Riobamba.

El desarrollo de esta tesis est basado en una Auditora Administrativa al Asadero Pollo Tejano. Para esto se desarroll una investigacin sobre las debilidades existentes en dicho negocio.

Se inici con la Planificacin Preliminar donde se elabor un programa de auditora para recopilar y obtener informacin til y conocimiento

preliminar sobre el desempeo de la empresa, a fin de que a travs de una evaluacin de control interno se determine si amerita o no realizar la auditora, la misma que se present en un informe preliminar o una carta a gerencia.

Una vez determinada la necesidad de realizar una auditora se procedi a realizar una planificacin especfica que permiti procesar y obtener informacin suficiente, competente, relevante, para determinar y

desarrollar los hallazgos encontrados y a travs de un borrador de informe se present las conclusiones y recomendaciones del caso.

Se detectaron debilidades en cada una de las reas que conforman el negocio. As se determin que falta planificacin dentro de las actividades que se desarrollan y por ende no existe una buena organizacin a lo cual se recomend disear un plan dentro de la administracin que contenga estrategias que ayuden a cumplir con los objetivos del negocio.

De la misma manera de detecto dentro de la direccin

falta de

comunicacin por lo que existen malos entendidos y las disposiciones no se cumplen, a lo cual se recomienda realizar renes con los empleados donde se exponga las necesidades de ellos y del local.

Al igual se descubri que las funciones no estn bien distribuidas y las responsabilidades de cada empleado no estn claras lo que conlleva a un atraso en las actividades a desarrollarse, se recomienda disear manuales de funciones y de procesos.

No existe un buen sistema de control interno para obtencin de informacin veraz y oportuna, se recomienda adquirir sistemas de control informticos que colaboren en el desarrollo de la informacin y as la toma de decisiones.

Una vez emitidas las recomendaciones a cada una de las debilidades encontradas se elabor una matriz de seguimiento para asegurar la implantacin correcta de las mismas, con el fin de realizar un seguimiento que asegure el cumplimiento oportuno por parte de la administracin y el personal de la empresa.

SUMMARYThe Asadero Tollo Tejano is a business that was born 3 years ago, and its main activity is the sale of restaurant service, meeting the needs of consumers and generating resources, and sources of employment for the city of Riobamba. The development of this thesis is based on an administrative audit to Asadero Pollo Tejano. For this we developed research weaknesses in the business. began with the preliminary planning which produced an audit program to gather and obtain useful information and preliminary knowledge on the performance of the company, so that through an evaluation of internal control is warranted to determine whether or not to the audit, the same as was presented in a preliminary report to management. Once determinated the need to make for an audit proceeded to perform a specific planning process that allowing get information sufficient, competent, and relevant, to identify and develop findings through a report presenting the conclusions and recommendations thereon Weaknesses were found in each of the areas that make up the business. So it was determined that absence of planning within the activities that develop and therefore there is no good organization for which it was recommended a plan within the administration that contains strategies that help meet business objectives

By the same token was detected within the address a lack of communication so there are misunderstandings and the provisions are not met, it is recommended to hold meetings with employees where they expose their needs and local. As it was found that the functions are not well distributed and the responsibilities of each employee are not clear what that leads to a backlog of activities to develop, was recommend make functions manuals and processes. There is not a good system of internal control to obtain accurate and timely information, we recommend purchasing computer control systems to assist in the development of information and decision making. Once the recommendations issued to each of the weaknesses found was drawn up a matrix to ensure proper implementation of them, to follow up to ensure timely compliance by the management and staff of the company.

INTRODUCCINComo es conocimiento de todos, en nuestro Pas hoy en da se presentan grandes cambios en los diferentes mbitos, tanto en lo econmico, poltico y social; razn suficiente y necesaria de hacer cambios y anlisis dentro de los establecimientos que estn en funcionamiento ya que la competencia es ms dura y se presenta con rapidez; de la misma manera es imprescindible para poder llegar a mejorar los procesos internos de la empresa y as determinar algunos errores que se pueden estar produciendo, a la vez cambiar nuestros objetivos y metas para optimizar el desarrollo de las actividades dentro del ente productivo, conociendo con los resultados obtenidos desventajas. a la competencia sus ventajas y

Teniendo como conocimiento que la base primordial de una organizacin es la parte administrativa ya que de all nacen los objetivos y metas a los cuales se quiere llegar adems las decisiones ms importantes para el desenvolvimiento normal de todos los procesos que se realizan dentro de la empresa, por ello la Auditoria Administrativa es la que estudia, analiza el desempeo de la parte directiva de una organizacin y nos revela el nivel organizacional de la misma.

En el primer captulo vamos a presentar como est constituido el local, sus objetivos, metas adems presentaremos la organizacin actual, como est conformado legalmente.

El segundo captulo veremos el marco terico de la Auditoria Administrativa y todos los conceptos que necesitemos para el

desenvolvimiento de nuestra investigacin.

El tercer captulo comprende de la propuesta de una auditoria administrativa, para determinar las falencias y establecer estrategias para la toma de decisiones. Finalmente se realizan las respectivas

conclusiones y recomendaciones de la investigacin.

CAPITULO I GENEREALIDADES

CAPITULO I GENERALIDADES ASADERO POLLO TEJANO

1.1.

ANTECEDENTES

El presente negocio abri sus puertas a la ciudadana de Riobamba el 11 de Mayo del 2009, el mismo nace de la necesidad de encontrar una nueva fuente de ingresos para la familia Ruiz Borja.

El Ing. Xavier Ruiz y su esposa la Sra. Jenny Borja en su bsqueda constante de nuevas formas de ingreso y siempre con la visin de generar fuentes de empleo, busca nuevas alternativas de negocio de all surge la idea de instalarse el asadero de pollos, realizando con anterioridad un anlisis de todos los posibles riesgos que esto conlleva, ya que hay una fuerte competencia; teniendo como fortaleza el respaldo de una gran empresa como es AVITALSA, con su producto POLLO ANDINO que provee de materia prima principal para el asadero.JENNY SANDRA BORJA GERMAN.

1


El negocio fue creado con capital propio y se ubica en la Av. Daniel Len Borja, y el mismo que ha llegado a tener una buena clientela a por su sabor, la atencin al cliente y la salubridad que existe.

1.2. FILOSOFA INSTITUCIONAL

1.2.01. MISIN1

POLLO TEJANO es un negocio que se dedica a la preparacin y comercializacin del deliciosos pollo asado al carbn, que ofrece todos los das a nuestra distinguida clientela. Todo eso lo hace a base de constancia y sacrificio para poder ofrecer a nuestros clientes un producto que cumpla con sus expectativas.

Poniendo como prioridad el trabajo, honestidad y calidad cumpliendo con todos los requisitos sanitarios siendo el Permiso del Ministerio de Salud Pblica (Ver Anexo No. 1) que exige un negocio como el nuestro para poder cumplir con la gente que nos acoge

1

PROPUESTA: Jenny Borja

JENNY SANDRA BORJA GERMAN.

2


1.2.02.

VISIN

2

Ser reconocidos como un restaurante slido y profesional, con calidad y principios ticos, que ofrece un servicio y producto de excelencia. Logrando ser una empresa altamente productiva, innovadora, competitiva y dedicada para la satisfaccin plena de nuestros clientes

1.2.03.

FILOSOFA

Procurar la satisfaccin de la sociedad mediante la venta de productos de consumo rpido de calidad y precios accesibles, con una atencin gil, amable y personalizada.

1.3.

PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES

El Asadero Pollo Tejano, guiar y desarrollar sus procesos por medio de los siguientes principios y valores: 1.3.02. PRINCIPIOS orienta sus esfuerzos hacia el cumplimiento de los

El negocio

objetivos planteados. Constituye una microempresa abierta a cambios que permite un desarrollo y crecimiento slido. La bsqueda permanente de calidad en sus productos para satisfacer al cliente.

2

PROPUESTA: Jenny Borja


3


Siempre busca mantener la conservacin, defensa y cuidado del medio ambiente. Existe comunicacin permanente para dar soluciones oportunas. 1.3.03. VALORES

Lealtad: Los empleados mantienen un compromiso integral con el negocio, ya que se sienten identificados con el ejercicio de sus funciones. Confianza: Existe una estabilidad laboral que permite al personal sentirse seguros en el desarrollo de las actividades. Honestidad: Siempre transparentes en la gestin administrativa e identificada con un compromiso hacia la sociedad, el estado y el medio ambiente. Eficiencia: Se posee la capacidad de alcanzar los objetivos y metas planteadas con los recursos y tiempo disponible en cada una de las actividades encomendadas para lograr as la optimizacin. Responsabilidad: Existe un compromiso del personal de cumplir con sus actividades en los plazos y formas pactadas, para brindar un excelente producto a los clientes.

1.4.

BASE LEGAL ASADERO POLLO TEJANO

La base legal con la que cuenta y es administrado el negocio es la siguiente:


4


1.4.02.

LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

SERVICIO DE RENTAS INTERNAS Esta ley regula las relaciones jurdicas provenientes de los tributos, entre sujetos activos y los contribuyentes o responsables de aquellos. Se aplicarn a todos los tributos: nacionales, provinciales, municipales o locales o de otros entes acreedores de los mismos, as como las situaciones que se deriven o se relacionen con ellos.3

Esta ley tiene por objeto establecer bajo la direccin del Servicio de Rentas Internas SRI el registro, conciliacin, declaracin y pago de tributos sobre los ingresos de fuente ecuatoriana que generan las personas naturales y jurdicas en el ejercicio de sus actividades laborales, manifestados mediante tasas, impuestos y controles especiales generar una renta que estimule la inversin, la reinversin, el ahorro y empleo para el desarrollo econmico, social del Estado.

El Asadero Pollo Tejano para realizar su actividad econmica cuenta con el RUC 1713282877001 (Ver Anexo No. 2), es una persona natural no obligada a llevar contabilidad por cuanto no pasa los montos establecidos

3

Cdigo Tributario, Pg. 1A


5


por el SRI. Sus obligaciones tributarias son la declaracin mensual del IVA y la declaracin del impuesto a la Renta

1.4.03.

ORGANISMOS DE CONTROL

Ministerio de Salud Pblica Ejecuta la Rectora del Sistema Nacional de Salud a fin de garantizar el derecho a la salud de los ecuatorianos, por medio de la promocin y proteccin de la salud, seguridad alimenticia, salud ambiental y acceso permanente e interrumpido a los servicios de salud.

El Ministerio de Salud controla y proporciona un marco de referencia al negocio ASADERO POLLO TEJANO, a travs de la emisin de disposiciones sanitarias de alimentos que controlen el adecuado y buen manejo de los alimentos con el fin de preservar y mejorar la salud humana.

Ministerio de Trabajo El Ministerio de Trabajo ejerce la rectora y normalizacin de los sectores de trabajo por medio de la implementacin de polticas activas de empleo tendientes al desarrollo de los recursos humanos regulando las relaciones


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laborales y la participacin de los diferentes actores sociales para disminuir los ndices de desempleo y subempleo, mejorando las condiciones de vida de los ciudadanos ecuatorianos.

Para nuestro establecimiento constituye un rgano rector y regulador de las relaciones laborales existentes entre empleador y trabajador.

El Asadero Pollo Tejano tiene obligaciones con el Ministerio de Trabajo ya que estn bajo su dependencia a cuatro empleados los mismos que tienen su respectivo contrato de trabajo.

Instituto de Seguridad Social El Instituto de Seguridad Social es una entidad cuyo objetivo es la proteccin de la poblacin urbana y rural que mantiene o no una dependencia laboral contra enfermedades, riesgos de trabajo,

maternidad, discapacidad, cesanta, muerte.

El Asadero Pollo Tejano cumple con la afiliacin a sus empleados al IESS, por lo cual son acreedores a todos los beneficios establecidos dentro de la seguridad social del Ecuador. (Ver Anexo No. 3)


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1.5.

ORGANIZACIN DEL ASADERO POLLO TEJANO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

1.5.02.

Representacin grfica que comprende la distribucin de las funciones, puestos, reas y relaciones de una empresa. GRAFICO N1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ASADERO POLLO TEJANO

CONTADORA

FUENTE: Pollo Tejano ELABORADO: Jenny Borja


8


1.5.03.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Representacin grfica que indica la manera como est distribuida la responsabilidad por cada funcin o actividades en las reas de una empresa. GRAFICO N2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ASADERO POLLO TEJANO

PREPARACION: RECIBE, PREPARA, MANTIENE, ALIA, COCINA EL POLLO.

ASISTENCIA TRIBUTARIA: PAGO DE IMPUESTOS DECLARACIONESGERENCIA: PLANIFICACION, ORGANIZACIN,DIRECCION, COMTROL, Y EVALUACION.

CAJA:COBRAR. ATENCION AL CLIENTE.

COCINA: PREPARA TODO LO REFERENTE AL ACOMPAAMIENTO DEL PLATO PARA EL POLLO.

FUENTE: Pollo Tejano ELABORADO: Jenny Borja


9


GERENCIA: Ing. Xavier Ruiz Encargada de: La conexin entre los objetivos de venta del negocio y las personas que laboran en el. Velar por el bienestar del negocio y sus colaboradores. Establecer un plan de organizacin y polticas administrativas. Elaborar el presupuesto de gastos e inversiones acerca del negocio para su futuro crecimiento. Control de inventarios de materia prima y suministros. Arqueo de facturas, caja chica y cheques. Coordinar el pago a proveedores. Responsable de cumplir y hacer cumplir las polticas de control establecidas por el negocio. Asistencia Tributaria Responsable de: Revisar la legalidad y veracidad de la documentacin sustentatoria de las transacciones del negocio. Realizar las declaraciones de los impuestos que se realiza de manera mensual y anula respectivamente.


10


PREPARACIN: Sra. Targelia Cepeda Aqu se realiza todo lo que se refiere a la transformacin de materia prima principal del plato para la venta. La persona ingresa a las 8:30 a.m. su funcin principal es la preparacin del pollo que es la materia prima principal del negocio; realiza los cortes y alia debidamente para que sea colocado en el horno de asar. Adems colabora con la limpieza del local y preparacin de salsas o aderezos para el plato. COCINA: Sra. Alicia Copa Sra. Juana remache Aqu trabaja una persona que inicia sus labores a las 8:30 a.m. e encarga de preparar el consom, arroz, ensalada, aj que son el complemento para la venta del plato; por otro lado deja listo todo para la venta de la tarde, ya que sus labores del da terminan a las 4:30 p.m. e ingresa la otra colaboradora para la venta de la tarde.


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CAJA: Srta. Nataly Martnez Srta. Elizabeth Borja En esta rea se encuentra la duea del local de lunes a jueves y los fines de semana tenemos una persona encargada, la misma que es responsable de: Tener una presentacin impecable Recibir al cliente de manera amable y respetuosa Ser paciente con los comensales que llegan a nuestro

establecimiento. Cobrar los pedidos que realice el cliente Despachar el producto 1.6. UBICACIN GEOGRFICA

El Asadero Pollo Tejano para realizar su actividad econmica se encuentra ubicado en la Av. Daniel Len Borja y Carlos Zambrano, Parroquia.


12


GRAFICO N3 UBICACIN GEOGRFICA ASADERO POLLO TEJANO

FUENTE: Investigacin de Campo ELABORADO: Jenny Borja

1.7.

POLTICAS DEL ASADERO POLLO TEJANO

El negocio actualmente viene desarrollando su actividad principal en base a disposiciones internas que se entienden como normas o polticas las mismas que regulan la compra de materiales y la venta del producto.


13


1.7.02.

POLTICAS DE COMPRA

Toda compra de materia prima directa o indirecta que ingresa al local y que entregue el proveedor debe ser respaldado con su respectiva factura legal, nota de compra (en el caso de mercado). Es responsabilidad del propietario documentar todas las

operaciones de compra para realizar las declaraciones. Todas las compras se cancelan con cheque, excepto las del mercado. El crdito mximo que se tiene con las empresas proveedoras es de 15 das.

1.7.03.

POLTICAS DE VENTA

Todas las ventas son al contado y se marcara debidamente en la caja registradora entregando su ticket al cliente. El producto que es para la venta ser revisado por el cliente en el momento del despacho. En contratos que se realicen se recibir un anticipo del 50% del valor acordado y la diferencia en el momento de la entrega del pedido. 1.8. PROVEEDORES

El Asadero Pollo Tejano para la venta de pollos al carbn a sus clientes dispone de los siguientes proveedores: 14



CUADRO N1 ASADERO POLLO TEJANO PROVEEDORES

EMPRESA

PRODUCTO

DIRECCIN

TELFONO

Aceite

KM.5 Va Manta-Montecristi (Manta)

052920091

LA FABRIL

Avitalsa S.A.

Pollo

Chambo , Barrio El Carmen (Chambo)

33013211

Pronaca

Pollo

Parque Industrial Av. Antonio Santilln Lote 2(Riobamba)

2953053

Alios

Av 6 de Diciembre N39-29 y el Telgrafo (Quito)

2451562

GODOY RUIZ S.A.

Salsas

Km 1 Va Pillaro S/N y Secundaria

032451318

MARC SEAL

Compras General DICOSAVI

Guayaquil 2124 y 5 de Junio ( Riobamba)

2965237

PLASTIMAS

Plsticos

5 de Junio 2134 y Guayaquil (Riobamba)

2942754


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Desechables

Ruiz Catalina Esperanza

Alios

Espejo2146 y 10 de Agosto

2960094

Desinfectantes

Calle Azuay0136 y Oriente (Ambato)

092872612

SOLIS DIEGO

Mercado Mayorista

Legumbres

Riobamba

Arroz

Carabobo 1640 y Colombia

2940532

MEGASUCASA

Arca Ecuador S.A.

Gaseosas

Av. Monseor Lenidas Proao (Riobamba)

2600173

FUENTE: Facturas Proveedores Asadero Pollo Tejano ELABORADO: Jenny Borja

1.9.

CLIENTES

Los clientes del asadero Pollo Tejano son los habitantes de la ciudad de Riobamba, as nios, jvenes y adultos por la atencin y su sabor.

1.10. HORARIO DE TRABAJO El horario de trabajo se distribuye de la siguiente manera:


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La entrada es a las 8:30 am del primer grupo de trabajo hasta las 4:30 pm; y a partir de esta hora ingresa el otro grupo de trabajo en otro horario de 4:30 pm a 10:30 pm.

1.11. RECURSOS TECNOLGICOS (Ver Anexo N3) Dispone: Horno para asar con capacidad de 24 pollos Freidora de papas Americana de papas Cocina industrial tres hornillas Peladora de papas industrial Microondas Caja Registradora

1.12. PRODUCTOS Y SERVICIO QUE OFRECE El Asadero Pollo Tejano ofrece a su distinguida clientela los siguientes productos:


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CUADRO N2 ASADERO POLLO TEJANO LISTA DE PRECIOS PRODUCTOS Pollo Entero Medio Pollo Cuarto de Pollo Pollo Entero Solo Medio Pollo Solo Cuarto de Pollo Solo Combo presa + papas +ensalada Combo presa +papas+ensalada+cola Combo salchipapa+cola Pocin de arroz Porcin de papas Porcin de ensalada Cola pequea PRECIOS $ 9,80 $ 5,50 $ 2,75 $ 9,00 $ 4,50 $ 2,30 $ 1,80 $ 2,00 $ 1,60 $ 0,50 $ 0,80 $ 0,40 $ 0,50


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Cola mediana 1lt Cola familiar 3lt Agua Te Limonada Cola pequea desechableFUENTE: Asadero Pollo Tejano ELABORADO: Jenny Borja

$ 1,00 $ 2,00 $ 0,40 $ 0,70 $ 0,50 $ 0,60

1.13. ANLISIS FODA Es una matriz que nos va a servir para ordenar la informacin

recolectada del entorno interno (Fortalezas y Debilidades) y externo (Amenazas y Oportunidades)

El Asadero Pollo Tejano a continuacin

presenta sus fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas, obtenidas de la encuesta realizada a sus empleados y clientes


19


CUADRO N 3 ASADERO POLLO TEJANO Matriz FODA

FORTALEZAS

DEBILIDADES

El sabor del producto La proveedura directa de la empresa AVITALSA con su producto el pollo crudo procesado.

Las

competencias

centrales

son deficientes. Falta de capacitacin al

personal que labora en el negocio. Falta de control Falta de capital para la

La maquinaria necesaria para la preparacin del producto.

Ubicacin estratgica del local dentro de la ciudad.

reinversin

Buen ambiente de trabajo

OPORTUNIDADES Crecimiento con innovacin de productos Diversificacin de otras lneas de productos A travs del anlisis de informacin optimizar la organizacin que permita la implementacin de mejoras Tecnologa

AMENAZAS No poseer patentes Inestabilidad Econmica del pas Polticas Gubernamentales Aumento de costos en la materia prima Ingreso de nueva competencia

FUENTE: Encuesta ELABORADO: Jenny Borja


20

CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

CAPITULO II FUNDAMENTACION TERICA

2.1.

GENERALIDADES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 4

Nosotros para poder hablar de Auditoria Administrativa necesitamos primero conocer que la administracin es la forma eficiente de las diferentes actividades personales y de grupo, es el proceso que ayuda a coordinar actividades de los trabajadores para obtener optimizacin y calidad en el manejo de los recursos materiales, humanos, financieros y tcnicos, se asocia con un beneficio para la organizacin y el personal.

Dentro del estudio y aplicacin de la administracin tenemos que sealar los principios bsicos de la misma, los cuales dentro de este proceso nos

4

SOTOMAYOR, Alonso Amador


21


permiten llegar a cumplir con los objetivos de la organizacin de acuerdo con su mbito y giro, siempre y cuando haya vigilancia y continuidad; los cuales son: CUADRO N 4 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION

PLANEACIN

ORGANIZACIN

DIRECCIN

CONTROL

Metas

Estructura

Comportamiento

Normatividad

Objetivos

Niveles

Liderazgo

Vigilancia

Estrategias

Jerarquas

Motivacin

Medicin

Polticas

Esbeltez

Decisiones

Evaluacin

Programas

Compactacin

Sensibilidad

Informe

Hoy en da es primordial que las organizaciones cuenten con la actividad de auditoria para conocer la veracidad tanto de la informacin financiera que se han generado como de las actividades relacionas con el rea administrativa.

En caso de una auditoria administrativa se consideran aspectos muy variados que toman en cuenta la eficiencia y eficacia de las operaciones.


22


2.1.01. CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Una auditoria administrativa es la revisin analtica total o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.

2.1.02. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA5 Por sus caractersticas, la auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las

organizaciones, toda vez que permite detectar en qu reas se requiere un estudio ms profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstculos, como imprimir mayor cohesin al funcionamiento de dichas reas y, sobre todo, realizar un anlisis causaefecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas. De control Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la auditoria y evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad

5

SOTOMAYOR, Alonso Amador


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Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin Determinar que el curso de la auditoria apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones, y procesos a travs del manejo eficaz de la delegacin de la auditoria y del trabajo en equipo. De servicio Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativamente y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad Disponen a que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio Transforman la auditoria en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje Permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.


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De toma de decisiones Traducen la puesta en prctica y los resultados de la auditoria en un slido instrumento de soporte del proceso de gestin de la organizacin. De interaccin Posibilitan el manejo inteligente de la auditoria en funcin de la estrategia para relacionar a la organizacin con los competidores reales y potenciales, as como los proveedores y clientes. De vinculacin Facilitan que la auditoria se constituya en un vnculo entre la organizacin y un contexto globalizado. 2.2. HABILIDAD PARA PENSAR EN TRMINOS ADMINISTRATIVOS El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. 2.3. ALCANCE Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:

Naturaleza jurdica 25



Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

2.4. CAMPO DE APLICACIN En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social.


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En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:

Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) Entidad Paraestatal Organismos Autnomos Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) Comisiones Intersecretariales Mecanismos Especiales En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas:

Tamao de la empresa Sector de actividad Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: Microempresa Empresa pequeaJENNY SANDRA BORJA GERMAN.

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Empresa mediana Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: Telecomunicaciones Transportes Energa Servicios Construccin Petroqumica Turismo Cinematografa Banca Seguros Maquiladora Electrnica Automotriz Editorial Arte grfico Manufactura Autocartera Textil Agrcola 28



Pesquera Qumica Forestal Farmacutica Alimentos y Bebidas Informtica Siderurgia Publicidad Comercio

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en Nacionales Internacionales Mixtas

Tambin tomando en cuenta las modalidades de: Exportacin Acuerdo de Licencia Contratos de Administracin Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas Subsidiarias


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En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: 1. Tipo de organizacin 2. Naturaleza de su funcin

Por su tipo de organizacin son: Fundaciones Agrupaciones Asociaciones Sociedades Fondos Empresas de solidaridad Programas Proyectos Comisiones Colegios

Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: Educacin Cultura Salud y seguridad social Poltica Empleo AlimentacinJENNY SANDRA BORJA GERMAN.

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Derechos humanos Apoyo a marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicacin de una auditoria administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad.

La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido.

2.5. FACTORES Y METODOLOGAS Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos.

Organizacin. 31



a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departa mentalizacin.

Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas.

Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales.

Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras.

Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces.


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Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultado.

Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin.

Equipo Fsico y su Disposicin. Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo.

Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.


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2.6. METODOLOGA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA6 La Metodologa para la auditoria administrativa comprende las siguientes fases: Planeamiento Ejecucin Informe

2.6.01. PLANEAMIENTO Se refiere a la determinacin de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades ms importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

El planeamiento garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos ya que promueve significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado.

El planeamiento se inicia al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoria

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http://www.monografias.com/trabajos61/normas-internacionales-auditoria-interna/normasinternacionales-auditoria-interna2.shtml#xmetaudadm


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Los enfoques que pueden utilizarse para la seleccin son: consideracin de los problemas y debilidades conocidas e identificacin de ares importantes no auditadas anteriormente. Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellas: a) Reuniones de trabajo, b) quejas y reclamos, e c) indicadores de rendimiento.

El inters de evaluar un programa o actividad que no ha recibido atencin en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones, puede incluirse aquellas reas en donde se anticipan problemas importantes que podran presentarse de manera inesperada.

Etapas de la Fase de Planeamiento: Revisin General Conocimiento inicial de la entidad a examinar Anlisis preliminar de la entidad Formulacin del Plan de Revisin Estratgica Ejecucin del plan Formulacin del Reporte de Revisin Estratgica Revisin Estratgica Elaboracin del Plan de Auditoria


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2.6.01.1. REVISIN GENERAL Se inicia con la obtencin de informacin sobre el sobre la entidad, sistema funcional, programa o proyecto por examinar, debindose adquirir un adecuado conocimiento de las actividades y operaciones.

2.6.01.2. CONOCIMIENTO INICIAL DE LA ENTIDAD A EXAMINAR Con el objeto de evaluar: Fines, objetivos y metas: el resultado o efecto que se desea obtener Recursos presupuestales autorizados: asignacin de fondos

autorizados, para el cumplimiento de sus fines, pueden ser medidos en dimensiones tales como costo, tiempo y calidad. Sistemas y controles gerenciales: incluyen controles para asegurar el logro de los resultados o beneficios previstos. Los controles gerenciales constituyen los medios que asegura que el sistema es efectivo y manejado en funcin de los criterios de eficiencia y economa y en armona con las leyes y reglamentos vigentes. Importancia de la auditoria y necesidades de los usuarios del Informe: guarda relacin con los objetivos de la auditora y los usuarios potenciales del informe (consideraciones sobre cantidad y calidad).


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2.6.01.3. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS DE AUDITORIAS ANTERIORES Suministra un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la administracin y su actitud frente a las recomendaciones de los auditores, lo que podra determinar su inclusin en el examen.

2.6.01.4. FUENTES DE INFORMACIN PARA EL PLANEAMIENTO Otra fuente de informacin para la etapa de planeamiento es el archivo permanente de la entidad programa y/o proyecto que est constituido por un conjunto de documentos que contienen copias o extractos de informacin de utilidad para el planeamiento de futuros exmenes tales como: leyes y regulaciones aplicables, sistema de informacin gerencial, normatividad interna. Organizacin, actividades que lleva acabo la entidad, recursos utilizados en las actividades y planeamiento.

2.6.01.5. INFORMACIN PROVENIENTE DEL RGANO DE AUDITORIA INTERNA Puede apoyar efectivamente a las tareas de planeamiento, eliminndose con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos.


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2.6.01.6. ANLISIS PRELIMINAR DE LA ENTIDAD El auditor lo elabora en base a la informacin recopilada en la etapa de revisin general y considera: Ambiente de control interno: influye en forma persuasiva en las actividades y objetivos establecidos por ella. Factores del ambiente del control interno: Integridad y valores ticos: principios morales slidos, que permiten a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad. Asignacin de autoridad y responsabilidad: refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad en la entidad para el desarrollo de las actividades operativas. Estructura organizacional. Para saber cmo planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y metas establecidos. Polticas de administracin de recursos humanos: se relacionan con la contratacin, orientacin, capacitacin, evaluacin, asesora, promocin, remuneracin del personal de la entidad. Los factores externos a considerar son los siguientes: Proveedores, competidores, factores de mercado, factores de naturaleza poltica, factores psicosociales, tecnologa y factores econmicos-financieros.


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El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar en forma negativa en el desarrollo de sus actividades. Los factores internos se refieren a: factores administrativos, factores econmicos financieros, factores tecnolgicos, factores psicosociales, y grupos de inters.

2.6.01.7. FORMULACIN DEL PLAN DE REVISIN ESTRATGICA El producto final de esta etap a es un reporte que contiene los

resultados obtenidos en la fase de planeamiento y un plan que servir de base para la formulacin de los programas de auditoria en la fase de ejecucin.

Estructura del Plan de Revisin Estratgica Origen de la revisin Objetivos y alcance de la revisin Enfoque a utilizar Analizar preliminar

Comprensin de la entidad, sistema funcional, programa o actividad. Naturaleza de las actividades y operaciones. Sistemas y controles gerenciales importantes Recursos financieros-presupuestarios autorizados


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Comprensin del ambiente de control interno Factores externos e internos Identificacin de las fuentes de criterio aplicables Revisin de informes de auditora anteriores

reas generales de revisin reas generales de revisin y criterios de seleccin Criterios para excluir del examen reas consideradas tpicas o recurrentes. Personal asignado Presupuesto de tiempo Procedimientos para la revisin estratgica

2.6.01.8. EJECUCIN DEL PLAN Una vez aprobado el Plan de Revisin Estratgica, el auditor encargado deber reunirse con el "ente", para presentar a los miembros de su equipo que tendrn a cargo el desarrollo del trabajo. Las actividades a ejecutar deben comprender los aspectos siguientes:

Aplicacin de pruebas preliminares: Revisin de los sistemas e informes sobre medicin de rendimiento, incluyendo los informes de evaluacin de resultados del programa.


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Comprensin del ambiente de control interno: el auditor debe profundizar sus conocimientos, con el fin de comprender su actitud frente al control interno y las acciones adoptadas por su alta direccin y gerencia para establecer y mantener el sistema de control interno. Identificacin de factores externos e internos: debe adquirir un adecuado conocimiento acerca de los factores externos e internos que pueden afectar el desarrollo de las actividades y operaciones en la entidad. Definicin de criterios de auditoria: son normas para la evaluacin del diseo y el desempeo de los sistemas y controles gerenciales, los criterios deben ser amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos, pero suficientemente especficos para determinarlos. Descripcin de los sistemas y controles gerenciales: incluye las entradas al sistema, el proceso y los recursos utilizados para realizar dicho proceso. Los controles gerenciales cautelan el cumplimiento de lo planeado, en funcin de los criterios de eficiencia y economa, en armona con las leyes y reglamentos vigentes.

Los controles gerenciales se clasifican en: Controles de actividades y operaciones: incluyen polticas y procedimientos implementados por la administracin, con el propsito de asegurar que un programa o actividad logre sus objetivos y metas. 41



Controles de confiabilidad y validez de la informacin: para asegurar que la informacin obtenida es confiable y vlida y que se mantiene y revela en forma razonable y oportuna en los reportes. Controles de cumplimiento de leyes y reglamentos: para asegurar que la utilizacin de recursos sea concordante con el marco legal vigente y con las normas relacionadas con la gestin. Controles de proteccin de recursos: comprenden las polticas, normas y procedimientos aprobados para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a los recursos o utilizacin indebida.

2.1.01.9. FORMULACIN DEL REPORTE ESTRATGICO Una vez terminado la revisin estratgica, el auditor debe formular un reporte que comunique a los niveles correspondientes, los resultados obtenidos y su propuesta de estrategias para las fases siguientes del examen.

El reporte de la revisin estratgica, como mnimo debe contener: Informacin introductoria. Comprensin de las actividades y operaciones. Criterios de auditoria identificados. Asuntos ms importantes examinados. Conclusiones. 42



Recomendaciones.

2.6.01.10. ELABORACIN DEL PLAN DE AUDITORIA En esta etapa el auditor encargado y supervisor formula el proyecto del plan de auditoria para luego presentarlo, junto con el reporte de revisin estratgica. El plan de auditoria es el documento que se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoria administrativa.

2.6.01.11. ESTRUCTURA DEL PLAN DE AUDITORIA Se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoria. Su propsito es definir el alcance global de la auditoria administrativa, en trminos generales y objetivos especficos.

Estructura del plan de auditoria Origen de la auditoria Resultado de la revisin estratgica Objetivos de la auditoria Alcance de la auditoria, metodologa 43



Criterios de auditoria a utilizarse Recurso de personal reas a ser examinadas Objetivos y alcance de la auditoria Criterios de auditoria a utilizar Fuentes de obtencin de evidencia de auditoria Equipo de trabajo Informacin administrativa Informes a emitir y fechas de entrega Estructura del informe a emitir Presupuesto de tiempo Cronograma de actividades


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GRAFICO N4 PLANIFICACIN DE LA AUDITORA


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Anlisis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de la estructura.

GRAFICO N5 ANTECEDENTES DE AUDITORA


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GRAFICO N6ANLISIS DE TIEMPO, PAPELES DE TRABAJO Y CONOCIMIENTO DE LA ESTRUCTURA.


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GRAFICO N7 EJECUCION DE LA AUDITORIA


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2.6.02. EJECUCIN La fase de ejecucin de la auditoria est focalizada en la obtencin de evidencias, suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos mas importantes aprobados en el Plan de la Auditoria.

Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecucin, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe.

2.6.02.1 ELABORACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORIAUn programa de auditoria es un plan detallado del trabajo que debe comunicar, tan precisamente como sea posible el trabajo a ser ejecutado.

2.6.02.2. PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS DE AUDITORIADurante la fase ejecucin, el equipo de auditoria se aboca a la obtencin de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y tcnicas de auditoria, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones.


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CUADRO N 5 LAS TCNICAS DE AUDITORIA MS UTILIZADAS PARA REUNIR EVIDENCIA

Tcnicas de Verificacin Ocular

Tcnicas de Verificacin Oral

Tcnicas de Verificacin Escrita

Tcnicas de Verificacin Escrita

Tcnicas Verificacin Fsica

Comparacin

Indagacin

Anlisis

Comprobacin

Inspeccin

Observacin

Entrevista

Confirmacin

Computacin

Encuesta

Tabulacin

Rastreo

Conciliacin

Revisin Selectiva

2.6.02.3. EVIDENCIAS DE AUDITORIA Y MTODOS DE OBTENCIN DE INFORMACINSe denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor.


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CUADRO N 6

TIPOS DE EVIDENCIA Evidencia Fsica Evidencia Testimonial Evidencia Documental Evidencia Analtica

La evidencia deber someterse a prueba para asegurarse que cumpla con los requisitos bsicos: Suficiente.- Si es basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de los auditores. Competente.- En la medida que sea consistente, convincente, confiable y validada por el auditor pblico. Relevante.- Cuando exista relacin en su uso para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y patente. Pertinente.- Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoria.

2.6.02.4. EVALUACIN PROGRAMAS

DE

LA

EFECTIVIDAD

DE

LOS

La evaluacin consiste en la verificacin peridica del resultado de, a la luz del grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economa que hayanJENNY SANDRA BORJA GERMAN.

51


exhibido en el uso de los recursos pblicos, axial como del cumplimiento por las entidades de las normas legales y de los alineamientos de polticas y planes de accin.

2.6.02.5. EVALUACIN GERENCIAL

DEL

CONTROL

INTERNO

El auditor debe concentrar su esfuerzo de su trabajo en reas donde el rendimiento no es satisfactorio, axial como en aquellos controles gerenciales que no funcionan apropiadamente o simplemente no existen. El control gerencial se clasifica en: Controles sobre actividades del programa Controles de cumplimiento Controles para la proteccin de recursos Controles de confiabilidad de la informacin

2.6.02.6. ELABORACIN Y REVISIN DE LOS PAPELES DE TRABAJOEl auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada, y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.


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Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su resumen, y sirven para:

Proporcionar el soporte principal del informe del auditor, incluyendo las observaciones, hechos, argumentos, entre otros. Ayudar al auditor a ejecutar y supervisar el trabajo. Presentarse como evidencia en caso de demanda legal.

Adems, deben formularse con claridad, pulcritud y exactitud; asimismo deben consignar los datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones especficos examinados, as como sobre las desviaciones que presentan respecto de los criterios y normas establecidos o previsiones presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la evidencia en que se basan las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditora.

Requisitos de los papeles de trabajo: Completos y exactos. Claros, comprensibles y detallados. Ilegibles y ordenados. Informacin relevante. 53



Es el resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin actual encontrada durante el examen a un rea, actividad u operacin.

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoria son:

Importancia relativa que amerite ser comunicado. Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo. Objetivo. Convincente para una persona que no ha participado en la auditoria. Factores que afectan el desarrollo de hallazgos Acondiciones al momento de ocurrir el hecho. Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas. Anlisis crtico de cada hallazgo importante. Integralidad del trabajo de auditoria Autoridad legal Diferencias de opinin.


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Los elementos del hallazgo de auditoria son los siguientes: Condicin: situacin actual encontrada Criterio: norma aplicable Defecto: el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada. Causa: representa la razn o razones bsicas por la cual ocurros la condicin.

2.6.02.7. DESARROLLO DE HALLAZGO DE AUDITORADurante el proceso de la auditoria, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente, para su evaluacin y consideracin en el informe correspondiente. Comunicacin de hallazgos de auditoria Terminacin de la fase de ejecucin La comunicacin de los hallazgos y la evaluacin de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase ejecucin y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el informe de auditora.


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El retiro del equipo de auditoria debe ser coordinado con los niveles gerenciales pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dar por terminado el trabajo. 2.6.03. ELABORACIN DEL INFORME

El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Por esta razn el informe de auditora cubre dos funciones bsicas: Comunica los resultados de la auditoria de gestin. Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atencin, respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones. Cada auditoria de gestin culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la entidad auditada.

El Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditoria de gestin es la siguiente: Sntesis gerencial. Introduccin. Conclusiones. Observaciones y recomendaciones.


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2.6.03.1. CARACTERSTICAS DEL INFORMESignificacin: Los asuntos incluidos en el informe de auditora de gestin deben ser de la suficiente significacin como para justificar que sean informados y, para merecer la atencin de aquellos a quienes van dirigidos.

Utilidad y oportunidad. Exactitud y beneficios de la informacin sustitutoria: La exactitud se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios del informe que su contenido es digno de crdito. Calidad de convincente. Objetividad y perspectiva. Concisin. Claridad y simplicidad. Tono constructivo. Organizacin de los contenidos del informe.

Positivismo.

2.6.03.2. REDACCIN Y REVISIN DEL INFORMELa responsabilidad de la redaccin del informe de auditora es del auditor encargado aunque tambin comparten esta responsabilidad, los


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miembros del equipo de auditoria. la misma que, no slo se limita a la redaccin del informe, sino tambin se extiende a todos los aspectos relacionados con la sustentacin documentaria de los juicios emitidos por el auditor.

2.6.03.3. ENVIO DEL BORRADOR DEL INFORME A LA ENTIDAD AUDITADAEl borrador del informe de auditora, redactado por el Jefe del equipo de auditoria y revisado por el supervisor asignado debe ser sometido a consideracin del nivel gerencial correspondiente para su aprobacin y posterior envo a la entidad auditada.

2.6.03.4. EVALUACIN DE LOS COMENTARIOS DE LA ENTIDADLos comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las actividades objeto de la auditoria, en torno a los hallazgos de auditoria comunicados, igualmente por escrito, por el auditor encargado o el jefe del rgano de Auditoria Interna, segn corresponda.


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2.6.03.5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORMEElevacin y Remisin del Informe Concluido el procesamiento del informe, este es elevado sucesivamente al nivel gerencial correspondiente para su aprobacin final.

Seguimiento de medidas correctivas El trabajo de la auditoria de gestin no sera de utilidad, si no se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe.

El acto de implementacin de recomendaciones debe ser dirigido por la alta direccin de la entidad auditada, con el apoyo de un consultor externo, si fuera el caso, a fin de establecer mecanismos de evaluacin continua, metdica y detallada del aludido proceso.

2.7.

PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el vnculo conector entre los registros del proceso administrativo y el informe de los auditores. Ellos documentan todo el trabajo realizado por los auditores y constituyen la justificacin para el informe que estos presentan, mismo que contiene observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo, apoyando as la ejecucin y supervisin del trabajo.


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Los papeles de trabajo de auditora ayudan a los auditores en diversas formas como: a) son un medio para coordinar el trabajo de auditora; b) ayudan a los supervisar y revisar el trabajo; c) sirven de soporte para el informe de los auditores; entre otras.

2.7.01. ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo tienen que elaborarse de acuerdo a los siguientes parmetros: Identificacin de la auditora Proyecto de auditora ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora Observaciones sobre el desarrollo del trabajo Apuntes acerca de asuntos relevantes Ajustes realizados en la ejecucin del trabajo Lineamientos aplicados en cada fase Reporte de irregularidades


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2.7.02.

CARACTERSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

a) Preparados en forma clara, concisa y precisa, con un lenguaje legible, referencias lgicas y un mnimo nmero de marcas. b) Realizados de forma expedita y debern ser elaborados con los datos relevantes necesarios considerados por el auditor.

c) Elaborados sin enmendaduras que permitan la permanencia de la informacin contenida en ellos.

d) Sern normados bajo medidas que garanticen su custodia y confidencialidad.

Los papeles de trabajo deben ser redactados de forma clara, concisa, ordena y objetiva, contener suficiente y relevante informacin para que cualquier persona con autorizacin previa la utilice para su anlisis, revisin y logre obtener una compresin integral de los mismos.

2.7.03.

ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

De la misma forma estos deben contener un adecuado archivo para su fcil acceso y uso. Los papeles de trabajo estarn contenidos en tres tipos de archivos:


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2.7.03.1. ARCHIVO PERMANENTEConstituye la base para la planificacin y programacin de la auditora, en l estn contenidas informacin histrica y actual de auditora. Su informacin se actualizar permanentemente durante la ejecucin de una auditora.

2.7.03.2. ARCHIVO DE PLANIFICACINContiene toda la informacin respecto a la planificacin de cada auditora que se realice dentro de una empresa, es decir existir un archivo por cada auditora que se realice actualizndose con la ejecucin de una auditora posterior.

2.7.03.3. ARCHIVO CORRIENTECorresponde a todos los papeles de trabajo realizados durante la ejecucin de la auditora. Son aquellos papeles que conforman la evidencia necesaria para que el auditor sustente los comentarios, conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe de auditora.

2.7.03.4. DENTIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJOLos papeles de trabajo deben contener una adecuada identificacin:


62


2.7.03.4.01. INDICESPermite el acceso a la informacin contenida en los papeles de trabajo por parte de los auditores y otros usuarios, adems logra un ordenamiento lgico a travs de un cdigo asignado en cada papel de trabajo compuesto por una parte literal y una parte numrica, mismo que se sita en la parte superior derecha con color rojo.

A continuacin se muestra un modelo de ndices utilizados en para clasificar los papeles de trabajo:

NDICE DE P/ TAdministracin de la Auditora Informacin Enviada Informacin Recibida AD AD1. 1/n AD2. 1/n

Archivo de Planificacin Planificacin Preliminar Programa de Auditora Preliminar Entrevista con Autoridades Entrevista con empleados Evaluacin Control Interno Matriz de Riesgos PreliminarJENNY SANDRA BORJA GERMAN.

PP PP1. 1/n PP2. 1/n PP3. 1/n PP4. 1/n PP5. 1/n 63


Reporte Planificacin Preliminar

PP6. 1/n

Planificacin Especfica Programa de Auditora Especfica Matriz de Riesgos Planificacin Especfica Reporte Especfico Establecimiento Auditado Despacho Facturacin Entrega Ventas Comunicacin de Resultados Borrador de informe Seguimiento y Monitoreo Matriz de Seguimiento

PE PE1. 1/n PE2. 1/n PE3. 1/n EA EA1. 1/n EA2. 1/n EA3. 1/n EA4. 1/n CR BI. 1/n SM SM1. 1/n

2.7.03.4.02. REFERENCIASEl equipo de auditora deber utilizar referencias que sealen en que papel de trabajo se sustenta cada comentario.


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Es importante la utilizacin de referenciacin cruzada donde junto a un determinado dato, comentario o valor por su importancia se sealar el ndice de los papeles de trabajo del que proviene o pasa.

2.7.03.4.03. MARCAS DE AUDITORAConstituyen signos, smbolos o claves de auditora que permiten identificar el tipo de tarea, procedimientos, actividad o prueba que son ejecutadas durante la ejecucin de una auditora, estas deben ser distintivas y guardar uniformidad.


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2.8.

FORMATOS DE PAPELES DE TRABAJO

A continuacin disearemos los papeles de trabajo con que vamos a realizar en la Fase I: 2.8.01. PLANIFICACIN PRELIMINAR REF

ASADERO POLLO TEJANOREA OPERATIVA PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR Inicio: 1 Junio 2011 Trmino: 30 Junio 2011

Objetivo: Procedimientos:

Nm.

Actividad del Programa

Personal Responsable

Fecha

ELABORADO POR: FECHA:

SUPERVISADO POR: FECHA:


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ASADERO POLLO TEJANOREA OPERATIVA PROGRAMA DE AUDITORA PRELIMINAR Inicio: 1 Junio 2011 Trmino: 30 Junio 2011

REF

RIESGO DE CONTROL N COMPONENTE ALTO MEDIO BAJO

ENFOQUE DE AUDITORIA

1 VENTAS

2 DESPACHO

3 FACTURACION

4 ENTREGA


SUPERVISADO POR: FECHA:


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Una vez que se ha realizado la Planificacin Preliminar, sta constituye la base fundamental para continuar con la Planificacin Especfica, debemos considerar los siguientes puntos importantes:

2.8.02.

TCNICAS DE RECOLECCIN

Este proceso debe permitir que el auditor recopile toda la informacin necesaria de forma gil y oportuna enfocada siempre al registro de cualquier hallazgo y evidencia que permita desarrollar adecuadamente la auditora.

Investigacin Documental Constituye una tcnica que permite situar, seleccionar y analizar la documentacin pertinente de la empresa con el fin de desarrollar juicios tiles para la ejecucin del examen de auditora.

Las fuentes documentales que se requieren para el anlisis respectivo son las siguientes: acta constitutiva, reglamento interno, base legal que sea aplica para este tipo de empresa, organigramas, sistemas de informacin, proyectos estratgicos, productos, reas, ingresos, clientes, precios, proveedores, proceso de compra, entre otros.


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2.8.02.1. CDULA NARRATIVAREF

ASADERO POLLO TEJANOAREA OPERATIVA CDULA NARRATIVA PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

AREAS: RESPONSABLE: FECHA: OBJETIVO: COMENTARIOS:



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Observacin Directa Consiste en una revisin fsica del departamento de comercializacin, para conocer, comprobar y apreciar el ambiente de trabajo,

desenvolvimiento de las diferentes actividades que en l se realizan.

2.8.02.2. ENTREVISTAEs una tcnica oportunamente planificada que consiste en el dilogo entre dos o ms personas con el fin de obtener informacin sobre una determinada situacin, evento y actividad que se desarrolla en el departamento de estudio.

Se realizar entrevistas a los directivos y personal involucrado dentro del departamento de comercializacin para poder definir el comportamiento y desempeo del mismo y de la empresa, la informacin obtenida ser posteriormente confirmada y documentada.


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ASADERO POLLO TEJANOREF AREA OPERATIVA ENTREVISTA A GERENTE PERODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

NOMBRE: CARGO: FECHA: 1. Existe un sistema de organizacin en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades?

2. Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada funcin exactamente?


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3. Se cuenta con un plan de planificacin y motivacin para el personal?

ELABORADO Por: FECHA:


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ASADERO POLLO TEJANOAREA OPERATIVA ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011 REF

NOMBRE: CARGO: FECHA: 1. Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempear?

2. Cules son sus funciones?


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3. Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo?

ELABORADO Por: FECHA:


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2.8.02.3. CUESTIONARIOSSon instrumentos que por medio de la formulacin de preguntas claras, concisas, ordenadas lgicamente permitirn obtener informacin

homognea de calidad y til, que manifieste la interrelacin existente entre las reas del departamento permitiendo evaluar el comportamiento de la empresa eficientemente.

Estas preguntas debern ser contestadas por parte de los responsables de las diferentes reas bajo examen y en el desarrollo del mismo se confirmar las respuestas divulgadas. La informacin obtenida permitir al auditor evidenciar las medidas de control existentes y aquellas reas que requieren un control. Siendo as, que la afirmacin en determinada pregunta indicar la existencia de controles y una negacin indicar una debilidad o la inexistencia de los mismos.

Es necesario que los cuestionarios se efecten siguiendo los siguientes pasos:

1. Efectuar un recuento de la documentacin como: archivos, estudios y datos estadsticos existentes. 2. Realizar una observacin directa. 3. Efectuar una propuesta de cuestionario para ser evaluado.


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ASADERO POLLO TEJANOREF AREA OPERATIVA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

RESPUESTAS N PREGUNTAS SI NO N/A OBSEERVACIONES PLANEACION 1 2 3 ORGANIZACIN 1 2 3 DIRECCCION 1 2


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3 CONTROL 1 2 3 ELABORADO POR: FECHA:


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Cdulas y Grficos Son instrumentos que se utilizan para obtener informacin en base al propsito de la auditora. Estn conformados por formularios, mismos que estn diseados con casillas, bloques, columnas que permiten la agrupacin y divisin del contenido para posteriormente analizar, revisar la informacin contenida en estas herramientas.

Permite diagnosticar y evaluar reas, variables bajo estudio as como tambin se puede apreciar la influencia de otras variables, conformado una interaccin entre las mismas para una compresin global.

La utilizacin de las cdulas y grficos respectivamente son una ayuda primordial para recopilar, ordenar y representar la informacin obtenida.

En el primer caso la informacin se ampla el rango de respuestas para conformar referencias documentales, hallazgos, evidencias, entre otros; mientras que en el segundo caso permite visualizar la informacin en cuadros y formas y presentarla en forma gil y accesible.


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2.8.02.4. HOJA DE HALLAZGOSREF

ASADERO POLLO TEJANOAREA OPERATIVA HOJA DE HALLAZGOS PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

AREA

COMENTARIO: CONDICIN: CRITERIO: CAUSA: EFECTO:

CONCLUSIN 1 RECOMENDACIN 1

CONCLUSIN 2 RECOMENDACIN 2



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ASADERO POLLO TEJANOREF AREA OPERATIVA CEDULA DE ANALISIS DOCUMENTAL PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

FECHA: RESPONSABLE:

FUNCIN:

AREA:

DOCUMENTOS

RESULTADO DE ANALISIS

PROPUESTA


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OBSERVACIONES: ELABORADO POR: FECHA:


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ASADERO POLLO TEJANOREF AREA OPERATIVA CEDULA DE DETECCIN Y REGISTRO DE HALLAZGOS PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

AREA EVALUADAASPECTOS ASPECTOS N HALLAZGO EVIDENCIA SLIDOS MEJORAR PARA OBSERVACIONES

OBSERVACIONES:

ELABORADO POR:

FECHA:


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2.8.03. TIPOS DE INFORME A PRESENTAR

2.8.03.1. INFORME GENERALResponsable: Departamento o rea encargada de realizar el informe Introduccin: Descripcin de las razones que hicieron necesario aplicar la auditora, herramientas de aplicacin y participacin de empleados para el desarrollo del examen. Antecedentes.- Exposicin de eventos, cambios, circunstancias importantes que incidieron en la implementacin de la auditora dentro de la empresa. Tcnicas empleadas.- Instrumentos, herramientas utilizadas para obtener resultados enfocados al objetivo. Diagnstico.- Determinacin de causas y efectos de la auditora, con justificaciones para adecuaciones o modificaciones. Propuesta.- Presentacin de ventajas, oportunidades, desventajas que pueden derivarse de los cambios a implementarse. Estrategia de implementacin.- Instruccin sobre los pasos, etapas necesarias para realizar o instrumentar los resultados. Seguimiento.- Definicin de mecanismos de control, evaluacin para cumplir con las propuestas realizadas por el auditor en base al trabajo realizado. Conclusiones y Recomendaciones.- Determinacin de problemas encontrados, soluciones posibles para el logro de objetivos propuestos. 83



Apndices o anexos.- Representaciones grficas o instrumentos de anlisis utilizados para fundamentar el trabajo de auditora.

2.8.03.2. INFORME EJECUTIVOResponsable.- Departamento o rea responsable de elaborar el informe Perodo de revisin.- Tiempo desarrollo de la auditora. Objetivos.- Logros que se pretende alcanzar con la auditora. Alcance.- Profundidad determinada para el examen de auditora realizado a la empresa. Metodologa.- Exposicin de tcnicas y procedimientos utilizados para reunir la evidencia suficiente con el objetivo de la auditora. Sntesis.- Relacin de los resultados y logros obtenidos con la asignacin de recursos. Conclusiones.- Resumen de aspectos prioritarios, acciones ejecutadas y propuestas para realizarlas.

2.8.03.3. INFORME DE ASPECTOS RELEVANTESMediante este informe se puede analizar y evaluar: Realizacin o no del proceso de aplicacin de auditora. Existencia o no observaciones importantes.


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Aplicacin de la auditora, reprogramacin, replanteamiento Horas Hombre utilizadas Causas y efectos de las observaciones formuladas, y presentadas. Se presentan observaciones cuando: Inobservancia de la normativa interna de la empresa. Incumplimiento de los requerimientos de los clientes. Deficiencia del servicio de proveedores. Baja rentabilidad y productividad. Necesidad de actualizar y capacitar sobre sistemas de informacin. Replanteamiento de procesos relevantes y centrales. 2.9. INDICADORES una relacin cuantitativa entre dos cantidades que

Constituye

corresponden a un mismo o diferente proceso, actividad o tarea. Se los puede comparar con otros aspectos relevantes para que permita realizar un anlisis, comparacin, juicios fundamentados sobre una evaluacin o estudio que se requiere realizar.


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2.9.01. INDICADORES DE GESTIN Es una referencia numrica creada desde una o ms variables, que refleja aspectos del desempeo del componente que est siendo auditado, para que permita evaluar la gestin administrativa a travs de la formulacin de niveles de eficiencia, efectividad y economa dentro del proceso administrativo aplicados por la gerencia. a) PLANEACIN

Visin

= Empleados que la conocen Total de empleados

Misin

= Empleados que la conocen Total de empleados

= Empleados que participan en su definicin Total de empleados

Objetivos

= Objetivos alcanzados Objetivos definidos

Metas= Metas alcanzadas Metas establecidas

= Metas alcanzadas Objetivos definidos

Estrategias= Estrategias implementada Total de estrategias


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= Tcticas implementadas Total tcticas

= Tcticas implementadas Total estrategias

Procesos= Procesos de control Total procesos

= Procesos estratgicos Total procesos

Polticas= Polticas aplicadas Polticas establecidas

Procedimientos= Procedimientos aplicados Procedimientos establecidos

Enfoques= Funciones asignadas Funciones definidas

Niveles= Acciones realizadas por nivel Acciones realizadas

Horizonte= Acciones realizadas Acciones planeadas

b) ORGANIZACIN Divisin y distribucin de funciones= Empleados Nmero de reas


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Cultura Organizacional= Acciones realizadas para mejorar la dinmica organizacional Acciones Propuestas

Cambio Organizacional= Medidas de cambio emprendidas Medidas Propuestas

Estudios Administrativos

= Estudios administrativos realizados Estudios administrativos propuestos

Instrumentos Tcnicos de Apoyo

= Instrumentos utilizados Instrumentos Propuestos

Estructura Organizacional= reas Sustantivas Total de reas

=reas Adjetivas Total de reas

c) DIRECCIN Liderazgo= Estilos de liderazgo empleados Total de estilos propuestos

Comunicacin

= Canales de comunicacin utilizados Canales de comuc. establecidos

Manejo del Estrs Y Conflicto

= Personal con estrs Total del personal = Conflictos

reas de la organizacin = Crisis reas de la organizacin


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Toma de Decisiones

= Decisiones programadas Total de decisiones

= Decisiones no programadas Total de decisiones

d) CONTROL Naturaleza= Controles concurrentes Total de controles

= Controles de retroalimentacin Total de controles

Sistemas

= Controles automticos Total de controles

Herramientas

= Controles presupuestarios Total de controles

Calidad

= Sistemas de administracin y seguimiento de la calidad Total de sistemas

e) ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS

Coordinacin

= Lineamientos de coordinacin formulados Lineamientos Requeridos

= Lineamientos reas

Proveedores

= Nmero actual de proveedores Total de proveedores

Servicio al Cliente

= Personal responsable de la atencin a clientes Total de personal


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2.10.

COMUNICACIN DE RESULTADOS

En esta etapa se presentarn los resultados obtenidos durante la auditora conforme se han desarrollado cada uno de los hallazgos sustentados con evidencia suficiente, competente y pertinente, mismos que estarn contenidos en un informe de auditora que puede ser utilizado oportunamente por la mxima autoridad para la toma de acciones correctivas.

El informe de auditora deber ser independiente, objetivo, imparcial y constructivo e incluir las debilidades de control interno, los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones apropiadas producto de la auditora que constituir la base para le mejoramiento de los asuntos examinados.

Los hallazgos, conclusiones y recomendaciones deben tener las siguientes caractersticas:

Objetividad.- Imparcialidad en las situaciones encontradas Oportunidad.- Accesibilidad de la informacin en el tiempo y lugar. Claridad.- Fcil entendimiento del contenido.


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Utilidad.- Beneficio de la informacin. Calidad.- Apego a la normativa de calidad. Lgica.- Orden secuencial de acuerdo a informacin relevante.

Concluido la redaccin y estructura del borrador de informe, el responsable de la auditora debe realizar una revisin de la redaccin y contenido, con el fin de que en l se detallen todos los aspectos importantes obtenidos y si amerita un cambio se lo haga con el fin de clarificar e indicar cualquier suceso pasado por alto que podra ser til para la formulacin, implantacin de recomendaciones y presentacin del informe final.

2.11.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO

El seguimiento consiste en elaborar un plan de trabajo conjuntamente con los directivos de la empresa, donde se refleje los lineamientos generales para desarrollar una implementacin de mejoras orientadas corregir las debilidades encontradas para evitar su recurrencia e incumplimiento.

En este plan de trabajo se determinarn las acciones especficas a implementarse, objetivos, alcance y plazos para el cumplimiento


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oportuno de las recomendaciones proporcionadas en el informe de auditora.

Se deber incluir programas de informacin sobre la naturaleza, propsito de las recomendaciones a implementarse con el fin de eliminar obstculos y evitar las resistencias al cambio por parte del personal. La estrategia utilizada para el monitoreo de recomendaciones se puede enfocar en tres tipos de criterios: Monitoreo Corporativo.Cuando las recomendaciones

comprometen a los directivos para su respectiva actuacin. Monitoreo Funcional.- Cuando las recomendaciones involucran a los jefes de los departamentos de una empresa, para realizar un control de las acciones correctivas. Monitoreo Operativo.- Cuando las recomendaciones involucran a al personal operativo debido a su relacin y vinculacin con las operaciones empresariales.


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ASADERO POLLO TEJANOREF AREA OPERATIVA MATRIZ DE SEGUIMIENTO PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

RESPONSABLE N RECOMENDACIONES IMPLANTACION PLAZO FECHA OBSERVACIONES

Ejemplo de Una Auditoria Administrativa

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Transcript of Ejemplo de Una Auditoria Administrativa