ETAPAS DE LOS PRESUPUESTOSLas etapas del presupuesto bien sea que la empresa ya tenga implantado el sistema como herramienta de planeacin y control, se deben considerar las siguientes etapas de en su preparacin: 1. Pre-iniciacin o planeacin. En esta etapa se evalan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestin empresarial (ventas, costos, precios, mrgenes de utilidad, rentabilidad, etc.) Este diagnstico contribuye a sentar las bases del planeamiento estratgico (a largo plazo), el tctico (mediano plazo) y el operativo (inmediato). Los objetivos, las estrategias y las polticas propuestas por la gerencia y su comit asesor se dan a conocer al personal asesor y al operativo. Las jefaturas, una vez enteradas, elaboran sus propios planes. La alta gerencia determina planes que involucran y comprometen a toda la organizacin, las jefaturas involucran a su personal y hacen que la responsabilidad recaiga en ellos mismos. 2. Elaboracin del presupuesto. Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional, por parte de la gerencia, se procede segn las siguientes pautas a elaborar los diferentes presupuestos:a. Presupuesto de ventas, depender de los volmenes de unidades que se hayan proyectado y de los precios de cada unidad. Esto determinar el nivel de ingresos proyectadob. En el rea de produccin, se programan las unidades a fabricar, en concordancia con las ventas, las polticas sobre inventarios y los costos de los recursos empleados: Materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricacinc. Las compras se calculan en trminos cuantitativos y monetarios, siguiendo las polticas de pago, exigidas por el proveedord. La jefatura de relaciones industriales debe preparar el presupuesto de nmina, donde determina la cantidad de personas que requiere contratar, el salario asignado, junto con la carga laboral que se deriva, atendiendo las necesidades de cada una de las jefaturase. Los proyectos de inversin, demandan de un cuidado especial para la cuantificacin de los compromisos. De acuerdo a la oficina de planeacin, se determina el monto a invertir, se compara con las diferentes alternativas y se establecen los rendimientos que se obtendrnf. El presupuesto de efectivo se puede hacer de dos maneras. Proyectando el flujo de efectivo basndose en ingresos, costos y gastos tanto administrativos como operacionales y calculando el monto residual. La otra forma es cuando basndose en los valores que terminan al final del periodo se toman como monto inicial del periodo siguiente3. Ejecucin. Es la puesta en marcha de los planes con el inters de alcanzar los objetivos trazados. El comit de presupuestos debe hacer acompaamiento para que se ejecuten los presupuestos de acuerdo a lo planeado y no existan desviaciones significativas que afecten los resultados de la empresa. 4. Control. Se deben preparar informes de ejecucin del presupuesto, por reas y acumulados para establecer las variaciones porcentuales entre lo programado y lo ejecutado y tomar las decisiones correspondientes. Se deben analizar las causas de las desviaciones ocurridos entre lo previsto y lo ocurrido e implementar los correctivos necesarios.Todo lo anterior debe hacerse en tiempo realCASO APLICATIVO DE ELABORACIN DE PRESUPUESTOSSupongamos que una empresa quiere presupuestar las operaciones de una empresa comercializadora para el periodo de los cuatro primeros meses del ao, teniendo en consideracin los datos del ao pasado y los siguientes datos previstos;1. Se proyecta vender 100 unidades mensuales que se incrementarn 10% mensual. El precio de venta de cada producto es de US $20Elaboramos el presupuesto de ventas as: EneroFebreroMarzoAbril

Unidades

Precio de venta

TOTAL

2. El 60% de las ventas se pagan de contado y el resto a 30 dasElaboramos el presupuesto de cobrosEneroFebreroMarzoAbril

Contado

Crdito

TOTAL

De las ventas realizadas en Enero (US$2000) cobramos US$1200 al contado y el saldo al mes siguiente. Lo mismo para los otros meses3. Las compras son equivalentes a las ventas con un precio unitario de US$14Elaboramos el presupuesto de comprasEneroFebreroMarzoAbril

Unidades

Precio de compra

TOTAL

Se asume que no hay inventario final y que cada mes se compra la misma cantidad que se vende4. El 50% de las compras es de contado y el saldo a 30 das

Elaboramos el presupuesto de pagosEneroFebreroMarzoAbril

Contado

Crdito

TOTAL

De las compras realizadas en Enero (US$1400) pagamos US$700 al contado y el saldo al mes siguiente. Lo mismo para los otros meses5. Se estiman los siguientes gastos administrativos mensuales:a. Remuneraciones al personal administrativo US$50b. Alquiler del local US$20c. Seguros $5d. Limpieza y mantenimiento US$10e. Servicios bsicos 10f. tiles de oficina US$5Elaboramos el presupuesto de gastos administrativosEneroFebreroMarzoAbril

Remuneraciones

Alquiler

Seguros

Limpieza y Mto.

Servicios bsicos

tiles de oficina

TOTAL

6. Se estiman los siguientes gastos de venta mensuales:a. Remuneraciones al personal de ventas US$40b. Comisiones US$5c. Fletes US$5d. Promocin y publicidad US$20

Elaboramos el presupuesto de gastos de ventaEneroFebreroMarzoAbril

Remuneraciones

Comisiones

Fletes

Limpieza y Mto.

Publicidad

TOTAL

7. Se cuenta con mobiliario y equipo de cmputo los cuales tienen una depreciacin mensual de US$10 y US$5 respectivamenteElaboramos el presupuesto de depreciacinEneroFebreroMarzoAbril

Mobiliario

Equipo cmputo

TOTAL

Elaboramos el presupuesto de efectivo (flujo de caja proyectado) si el pago de impuestos es de 2% de la utilidad disponibleEneroFebreroMarzoAbril

Ingresos por ventas

Egresos por compras

Gastos administrativos

Gastos de ventas

Pago de impuestos

TOTAL

Los impuestos se calculan luego de realizar el Estado de Resultados

Elaboramos el Estado de Resultados proyectado:EneroFebreroMarzoAbril

Ventas

Costo de ventas

Utilidad Bruta

Gastos administrativos

Gastos de ventas

Depreciacin

Utilidad antes de impuestos

Provisin impuestos

UTILIDAD NETA