DISEÑO DE LAS ENTRADAS Y

CONTROLES DEL SISTEMA

CARLOS ALBERTO QUECANO

YULY PAOLA CELIS

ALONSO CHAVARRIAGA

PATRICIA GUEVARA PIÑEROS

ESTHER CATALINA PAREDES

NEILA MOSQUERA AGUALIMPIAEje Temático No 3

• Aspectos que guían el diseño de entradas.• Captura de datos para la entrada.

• Calidad de la entrada.

INTRODUCCIÓNEl grado de uso que se le dé a un sistema de información está determinado en gran medida por el diseño y controles que se le hagan a las entradas del sistema, ya que estos describen la forma en que los datos se ingresaran para ser procesados.

Un buen diseño de entrada asegura que un sistema sea confiable, ya que datos mal ingresados producen salidas inexactas. También es importante porque el diseño de entrada determinara la forma en que el usuario interactuara con el sistema.

La finalidad de esta presentación es presentar las formas en que los datos se pueden ingresar al sistema y como evitar el mínimo de errores durante este proceso, revisando tres temáticas:

ASPECTOS QUE GUIAN EL DISEÑO DE ENTRADA

ASPECTOS QUE GUIAN EL DISEÑO DE ENTRADA

Los aspectos que guían el diseño de entrada, son los enlaces que unen al sistema de información con el universo y los usuarios del mismo.Algunos de estos aspectos son:

EL OBJETIVO GENERAL DEL DISEÑO DE ENTRADAEste consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los procesos necesarios para poner los datos de transacción en una forma utilizable para su procesamiento así como la entrada de los datos se logra al instruir a la computadora para que lea, ya sea documentos escritos, impresos ó por personas que los escriben directamente al sistema.

EL OBJETIVO DEL DISEÑO DE ENTRADA

• Control de la Calidad de Entrada• Evitar los Retrasos• Evitar los errores en los datos• Evitar los pasos adicionales• Captura de Datos para la Entrada

HAY DOS TIPOS DE DATOS:• Datos variables, son aquellos que cambian para cada transacción

o toma de decisión.• Datos de identificación, estos son los que identifican en forma

única el artículo que esta siendo procesado

CAPTURA DEDATOS PARALAENTRADA

CAPTURA DE DATOSLa captura de datos es el proceso mediante el cual, se ingresa o introduce la

información al sistema.

La captura de información se puede realizar de diferente manera, por bloques, que es la manera en que pueden llegar a existir menor probabilidad de cargar errores en el sistema, o ingresándola manualmente, con la probabilidad de que el usuario o capturador de información ingrese datos con mayor probabilidad de cometer errores.

Existen dos funcionalidades que debemos diferenciar: ingreso y entradaIngreso: Es el proceso mediante el cual el usuario o capturador de

información digita la información en el sistema o computador.

Entrada: Es el proceso mediante el cual el computador transforma la información legible por el usuario (ingresada) en información binaria o digital.

CAPTURA DE DATOSEs el proceso mediante el cual un sistema informático, se obtienen y

registran los datos, que van a ser procesados para ser consolidados en forma útil para el servicio de los usuarios.

Lineamientos para la captura de datos: En este paso se escogen cuales datos deben ser capturados en la entrada. Existen dos tipos de datos:

• Datos Variables: Son aquellos que cambian para cada transacción o toma de decisión.

• Datos de identificación: Son los datos que identifican de forma única el artículo que esta siendo procesado

QUE DATOS SI SE CAPTURAN?

Las Variables:Que están en cada transacción. Por ej.: Nombre del cliente. • Datos de identificación: Identifica de

forma única el artículo que esta siendo procesado.

QUE DATOS NO SE CAPTURAN?

Constantes: Ej. Fecha del día Datos Recuperables: Datos almacenados en el sistema fácil de recuperar. Datos calculables: Ej. Total de una factura

DISPOSITIVOS DE ENTRADA

DISEÑO DE CAPTURA DE DATOS:

• Establecer los requisitos del sistema• Crear un formulario• Mantener el orden de la información• Cuidar la distribución de la información

PARA LA CAPTURA DE DATOS SE DEBE TENER EN CUENTA:

• Saber con exactitud que datos capturar.• Conocer el tipo de dato a capturar• Asegurar que haya suficiente capacidad para

manejar los datos que están siendo cargados.• Evitar la ejecución de pasos adicionales

TIPOS DE DISPOSITIVOS DE ENTRADAHay diferentes tipos de dispositivos de entrada o ingreso de datos.

Los siguientes son dispositivos que se usan para dar entrada a tipos de datos generales como son texto, audio, imágenes y video.

DISPOSITIVOS DE ENTRADA:• Teclado numérico y/o alfanumérico (Ingresan números, caracteres y texto

básico)• Mouse o ratón. No se considera un dispositivo de entrada pero si de

posicionamiento en la pantalla.• Sensores• Tecnología para el reconocimiento de voz (micrófonos)• Cámaras digitales (graban imágenes y video que luego pueden ser editadas)• Dispositivos de escaneo (Ingreso de imágenes y datos de caracteres).• Lectores ópticos de datos: Lápiz óptico.• Dispositivos de reconocimiento de caracteres de tinta magnética(pistolas

lectoras de códigos de barras) • Documento lector(OMR,OCR,MICR)• Joysticks y juegos

DISPOSITIVOS DE ENTRADA

sensoresJoysticks

Lapiz óptico Microfono

DISPOSITIVOS DE ENTRADA MÁS AVANZADOS:

* Tarjeta de banda magnética.

* Dispositivos de punto de venta.

* Dispositivos para cajeros automáticos.

* Dispositivos de entradas de datos a través de la modalidad táctil o lectores de huella.

DISPOSITIVOS DE ENTRADA MAS AVANZADOS

LA CALIDAD DE LA ENTRADA DE UN SISTEMA...

DETERMINA LA CALIDAD DE LA SALIDA…

CALIDAD DE LA ENTRADA El diseño de entrada es la clave del

éxito de cualquier sistema.

A menor cantidad de datos de entrada, menor cantidad de errores.

La calidad de la entrada determina que los datos sean ingresados al sistema de forma eficiente, esperada y con la menor cantidad de errores.

CALIDAD DE LA ENTRADA Los errores de entrada (o transacciones) por más que se

eviten siempre existirán, la idea es corregirlos antes de procesarlos. Ya procesados es más difícil corregirlos y producen información incorrecta.

Para detectar estos errores se usa el método de “Validación de la entrada”. Este método usa estas cuatro acciones:

• Verificación de la transacción.

• Validación de la transacción.

• Verificación de los datos de la transacción.

• Modificación de los datos de la transacción.

CALIDAD DE LA ENTRADA

Es el proceso por el cual se identifican las transacciones (ingreso de datos) que no sean válidas, ya sea porque están incompletas, no están autorizadas o están fuera de lugar. Para esto se hace un control sobre las transacciones.

Cuando las transacciones no se desarrollan en línea se habla de transacciones por lotes, esto lotes se pueden controlar:

VERIFICACIÓN DE LA TRANSACCIÓN

CALIDAD DE LA ENTRADA

• Determinando el tamaño del lote, es decir, establecer cuantos registros se deben ingresar por hora, día, semana.

• Determinar el conteo del lote, es decir, saber si faltan registros que no fueron procesados dentro del lote.

• Determinar el total del lote, es decir, contrastar los registros de un lote procesado contra el anterior para saber que tienen la misma cantidad de datos.

VERIFICACIÓN DE LA TRANSACCIÓN

CALIDAD DE LA ENTRADA VALIDACIÓN DE LA TRANSACCIÓN

Es el proceso por el cual el sistema ejecuta los pasos para asegurarse que una transacción sea aceptable, ya que no todas las transacciones son válidas para ser procesadas, ya que fueron ingresadas de forma incorrecta o intencionalmente.

Para esto se debe:

• Determinar por parte del sistema que personas ingresan lo datos, no todos los usuarios ingresan los mismos datos.

• Determinar el orden de las transacciones.

• Determinar faltantes en las transacciones.

CALIDAD DE LA ENTRADA VERIFICACIÓN DE LOS DATOS DE LA

TRANSACCIÓN

Las transacciones validas pueden contener datos inválidos, entonces los analistas deben establecer métodos de validación de datos cuando se desarrollan los procedimientos de entrada.

PRUEBAS DE EXISTENCIA:

ESTAS PRUEBAS EXAMINAN LOS CAMPOS QUE SON NECESARIOS QUE CONTENGAN DATOS, PARA QUE NO SEAN DEJADOS EN BLANCO O VACÍOS.

CALIDAD DE LA ENTRADA VERIFICACIÓN DE LOS DATOS DE LA

TRANSACCIÓN

PRUEBAS DE LÍMITES Y RANGOS:

VALIDAN EL MÍNIMO Y EL MÁXIMO DE CARACTERES ACEPTABLES PARA UN DATO

PRUEBAS DE COMBINACIÓN:

CUANDO UN SOLO DATO AFECTA A LOS DEMÁS, POR EJEMPLO AL INTRODUCIR UNA CATEGORÍA NO SE PUEDE COLOCAR EN LOS OTROS CAMPOS DATOS QUE NO TENGAN QUE VER CON ESA CATEGORÍA, POR ELLO SE VALIDA SI TODOS ESOS CAMPOS TIENEN RELACIÓN

CALIDAD DE LA ENTRADA VERIFICACIÓN DE LOS DATOS DE LA

TRANSACCIÓN

PROCESAMIENTO DUPLICADO:

ES PROCESAR LO MISMO VARIAS VECES Y COMPARAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS PARA CONOCER LA VERACIDAD DE LOS MISMOS

CALIDAD DE LA ENTRADA MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE LA

TRANSACCIÓN

Esta forma de validación implica la modificación automática de los datos erróneos ingresados por el usuario. Para ello existen los siguientes métodos:

CALIDAD DE LA ENTRADA MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE LA

TRANSACCIÓN

Corrección automática:

Este método sólo implica que el sistema detecte el error y lo corrija automáticamente, por ejemplo no se ingresan ceros en un campo numérico por error del usuario, el sistema lo detecta y agrega los ceros en los espacios en blanco.

CALIDAD DE LA ENTRADA MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE LA

TRANSACCIÓN

Dígitos de verificación:

Es añadir un número automáticamente siguiendo un lineamiento especifico al código que el usuario esta ingresando , de esta manera evitamos los errores de transcripción y de transposición.

BIBLIOGRAFIA

http://teamxguias-programacion.blogspot.com/2008/07/captura-de-datos-para-la-entrada.html

*http://www.slideshare.net/julianuasapud/eje-tematico3-entradas-de-sistemas-de-información

KENDALL, Kenneth E. y KENDALL, Julie E. Análisis y diseño de sistemas. 6 ed. México: Pearson Educación, 2005. 752 p. ISBN 970-26-0577-6.

LAUDON, Kenneth C. y LAUDON, Jane P. Sistemas de información gerencial. 8 ed. México: Pearson Educación, 2004. 608 p. ISBN 970-26-0528-8.

SENN, James A. Análisis y diseño de sistemas de información. 2 ed. México: McGraw-Hill, 1993. 942 p. ISBN 968-422-991-7.

SENN, James A. Análisis y diseño de sistemas de información. [En linea], Disponible en: http://une-senn.tripod.com/new_page_2.htm#Diseño_de_Entradas