EDP001 - Copy Paste - Marco Lima

DESARROLLO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS INFORMÁTICOS

AUTOR:Marco Lima Mérida

PRESENTADO A:Mario Otero Fernández

ESCUELA:Informática y telecomunicaciones

CARRERA:Ingeniería de sistemas

MATERIA:EDP001 - EVALUACIÓN DE PROYECTOS

SANTA CRUZ2015

RESUMEN

Copy & Paste es una empresa que implementa y comercializa un software integrado del mismo nombre, el software ideal para gestionar la automatización de las transacciones que realizan las empresas y traducir estos datos en información útil para la toma de decisiones.

Copy & Paste is a company that sells and implements integrated software of the same name, ideal for managing the automation of transactions made by companies and translate this data into useful information for decision -making software.

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Contenido

1. CAPITULO 1...................................................................................................................7

1.1. GENERALIDADES.................................................................................................7

1.1.1. Antecedentes.....................................................................................................7

1.1.2. Formulación del problema................................................................................8

1.1.3. Objetivo general................................................................................................8

1.1.4. Objetivos específicos........................................................................................8

1.1.5. Metodología del proyecto.................................................................................8

1.2. CRONOGRAMA.....................................................................................................9

2. CAPITULO 2.................................................................................................................10

2.1. MARCO TEORICO...............................................................................................10

2.1.1. Flujograma de procesos......................................................................................10

3. CAPITULO 3.................................................................................................................13

3.1. DIAGNOSTICO ACTUAL DE LA EMPRESA...................................................13

3.1.1. Misión.................................................................................................................14

3.1.2. Visión..............................................................................................................14

4. CAPITULO 4.................................................................................................................14

4.1. INVESTIGACIÓN DE MERCADO......................................................................14

4.1.1. Definición de la población..................................................................................14

4.1.2. Evaluación de la demanda..................................................................................15

4.1.3. Evaluación de la oferta.......................................................................................15

4.1.4. Descripción del producto....................................................................................16

4.1.5. Modulo: Administración del sistema..............................................................17

4.1.6. Modulo: Contabilidad general........................................................................18

4.1.7. Presupuesto.....................................................................................................18

4.1.8. Compras..........................................................................................................18

4.1.9. Inventario........................................................................................................18

4.1.10. Venta de productos..........................................................................................19

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4.1.11. Cuentas por cobrar..........................................................................................19

4.1.12. Tesorería..........................................................................................................19

4.1.13. Cuentas por pagar............................................................................................19

4.1.14. Venta de servicios...........................................................................................20

4.1.15. Activo fijo.......................................................................................................20

4.1.16. Recursos humanos...........................................................................................20

4.2. EVALUACIÓN DEL PROYECTO.......................................................................20

4.2.1. Perfil del proyecto...........................................................................................20

4.3. PRE FACTIBILIDAD........................................................................................21

4.3.1. Organigrama del proyecto...............................................................................21

4.3.2. Cargos y remuneraciones................................................................................21

4.3.3. Proyección de ingresos....................................................................................21

4.3.4. Flujo de caja....................................................................................................23

4.3.5. Proyección de las inversiones.........................................................................24

4.3.6. Calculo de la depreciación..............................................................................24

4.3.7. Evaluación del financiamiento del proyecto...................................................25

4.3.8. Evaluación económica y financiera................................................................25

4.4. ESTUDIO TÉCNICO.............................................................................................26

4.5. ESTUDIO SOCIAL...............................................................................................26

4.6. ESTUDIO AMBIENTAL......................................................................................27

4.7. ESTUDIO LEGAL.................................................................................................28

5. CAPITULO 5.................................................................................................................28

5.1. CONCLUSIONES..................................................................................................28

5.2. RECOMENDACIONES........................................................................................29

5.3. ANEXOS................................................................................................................29

5.3.1. Manual del módulo de contabilidad................................................................29

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INDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: Flujo de trabajo del proceso – Etapa 1: Análisis............................................11Ilustración 2: Flujo de trabajo del proceso – Etapa 2: Diseño..............................................11Ilustración 3: Flujo de trabajo del proceso – Etapa 3: Construcción....................................12Ilustración 4: Flujo de trabajo del proceso – Etapa 4: Pruebas.............................................13Ilustración 5: Base Empresarial Activa por gestión según departamento, 2010 – 2015.......16Ilustración 6: Diagrama de contexto del producto................................................................17Ilustración 7: Organigrama del proyecto..............................................................................21

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INDICE DE TABLAS

Tabla 1: Cronograma............................................................................................................11Tabla 2: Resultados de la encuesta.......................................................................................16Tabla 3: Cargos y remuneraciones........................................................................................22Tabla 4: Proyección de ingresos...........................................................................................23Tabla 5: Flujo de caja............................................................................................................24Tabla 6: Inversiones..............................................................................................................25Tabla 7: Calculo de la depreciación......................................................................................25Tabla 8: Capital de trabajo....................................................................................................26Tabla 9: VAN........................................................................................................................26Tabla 10: TIR........................................................................................................................27

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1. CAPITULO 1

1.1. GENERALIDADES

1.1.1. Antecedentes

Existe un llamativo mercado en Bolivia que requiere software a medida que lleve el control de sus ingresos egresos e inventarios, incrementándose en estos últimos meses por los cambios en las leyes impositivas donde muchas pequeñas y medianas empresas están obligadas a contar con un sistema informático.

1.1.2. Formulación del problema

A que están obligadas las empresas y negocios con los últimos cambios en las leyes tributarias?

A contar con un sistema informático para la impresión de facturas con el nuevo código QR

1.1.3. Objetivo general

Desarrollar una empresa dedicada a la comercialización e implementación de productos y servicios de software apoyándonos permanentemente en criterios innovadores y tecnologías en evolución.

1.1.4. Objetivos específicos

Para lograr estos objetivos es fundamental contar con un equipo de profesionales altamente capacitados, y con la motivación y compromiso necesarios para proveer un alto valor agregado a nuestros clientes. Buscando

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ser reconocidos y aceptados tanto por el aporte diferencial brindado por nuestros Productos y Servicios como por nuestra cultura empresaria, priorizamos la mejora continua desarrollándonos en un entorno profesional de negocios que asegure la evolución económica de largo plazo, en un clima de trabajo cordial que fomente la creatividad, el respeto por la ética comercial y por los valores humanos.

1.1.5. Metodología del proyecto

Descripción del proceso a utilizar:

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1.2. CRONOGRAMA

TAREA PLAZO SEMANAS1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Investigación de mercado 2 semanasConstitución de la empresa 3 semanasEjecución de las inversiones 4 semanasInstalación de la infraestructura 2 semanasInstalación de servidores 1 semanaReclutamiento y selección de personal 3 semanasInducción y capacitación de personal 2 semanasPreparación de campaña de lanzamiento 1 semanaOrganización administrativa 1 semanaInicio de operaciones 1 semana

Tabla 1: Cronograma

2. CAPITULO 2

2.1. MARCO TEORICO

2.1.1. Flujograma de procesos

Flujo de trabajo del proceso – Etapa 1: AnálisisEn la etapa de análisis, se recopila información necesaria y se estudia el caso particular del proyecto que se piensa desarrollar.

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Ilustración 1: Flujo de trabajo del proceso – Etapa 1: Análisis

Flujo de trabajo del proceso – Etapa 2: DiseñoEn la etapa de diseño, se definen las características y especificaciones del nuevo software, teniendo en cuenta el análisis previamente realizado.

Ilustración 2: Flujo de trabajo del proceso – Etapa 2: Diseño

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Flujo de trabajo del proceso – Etapa 3: ConstrucciónEn la etapa de construcción, se implementan los diseños del software planeado. Se realiza la arquitectura y la programación del mismo, además de integrar los sistemas adicionales de redes y bases de datos.

Ilustración 3: Flujo de trabajo del proceso – Etapa 3: Construcción

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Flujo de trabajo del proceso – Etapa 4: PruebasEn la etapa de pruebas, se realizan ejercicios para asegurar la calidad del producto y que este cumpla con las especificaciones del diseño.

Ilustración 4: Flujo de trabajo del proceso – Etapa 4: Pruebas

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3. CAPITULO 3

3.1. DIAGNOSTICO ACTUAL DE LA EMPRESA

Copy & Paste centrará sus actividades en el desarrollo de productos y servicios informáticos para las empresas del rubro comercial, industrial y servicios.

Disponemos de recursos humanos con vasta experiencia y conocimiento, lo que permite proveer una sólida garantía y respaldo a toda nuestra línea de productos y servicios, los cuales obedecen a patrones de calidad exigidos por el mercado.

El Producto Copy & Paste es un sistema integrado multiusuario conformado por módulos especializados, para ser implementado sobre plataforma Windows, dirigido a empresas del rubro comercial, industrial y de servicios.

Las transacciones que se realizan se expresan en dos monedas, y los asientos contables son registrados en línea desde los módulos especializados, lo que permite disponer de estados financieros actualizados, garantizándose de esta manera el máximo nivel de integridad y disponibilidad de información en cualquiera de los módulos.

Exporta el libro de compras y ventas al software de la renta, manteniendo la compatibilidad de las estructuras de datos con las versiones distribuidas por el SIN.

Las reglas de negocio, son configurados para cada usuario mediante la activación de perfiles y roles, de manera que un mismo programa puede asumir un comportamiento diferente según el usuario que lo esté ejecutando.

3.1.1. Misión

Desarrollar Sistemas de última tecnología que superen las expectativas de nuestros clientes innovando continuamente, brindando una atención y un servicio excelentes.

3.1.2. Visión

Ser la mejor alternativa para la oferta de servicios para los profesionales y empresas bolivianas, desde una relación con el cliente, ofreciendo las soluciones más innovadoras a los precios más competitivos del mercado

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4. CAPITULO 4

4.1. INVESTIGACIÓN DE MERCADO

4.1.1. Definición de la población

Para la investigación de mercado se tomó en cuenta a 5 negocios o tiendas, 5 microempresas y 5 medianas empresas.

La herramienta que se utilizo fue la encuesta y los resultados obtenidos son los siguientes:

RESULTADOS DE LA ENCUESTA

PREGUNTASTIENDAS NEGOCIO

S

MICRO EMPRES

A

MEDIA EMPRES

A

SI NO SI NO SI NOTiene sistema de facturación computarizada? 1 4 2 3 4 1

Tiene planeado comprar un sistema de facturación en los próximos 3 meses 4 1 4 1 1 4

Está conforme con su sistema actual? 1 1 1 3 1

Su sistema de facturación cuenta con los últimos requerimientos tributarios?1 1 1 2 2

Tabla 2: Resultados de la encuesta

4.1.2. Evaluación de la demanda

Lo que se presenta a continuación son datos obtenidos de la página web de FUNDAEMPRESA, que muestra la cantidad de empresas registradas por departamento, nuestro objetivo es llegar a las que se encuentran en el departamento de Santa Cruz.

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4.1.3. Evaluación de la oferta

Existen varias empresas en el sector que ofrecen el mismo producto, dado que no hay una ley que regule los precios, estos se ponen a criterio propio considerando las herramientas, el personal y la infraestructura que se utiliza.

4.1.4. Descripción del producto

Ofrecer un software empaquetado a un precio determinado, con la posibilidad de modificarse a medida, por pedido del cliente, y a un precio diferencial. De esta manera se ofrece el sistema y su mantenimiento, con un modelo de licencia paga y cuota de mantenimiento, pero el cliente siempre tiene la opción de comprar una mejora a medida que se integre con el resto del sistema empaquetado.

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Ilustración 5: Base Empresarial Activa por gestión según departamento, 2010 – 2015

Los módulos con los que cuenta el sistema son:

Administrador del sistema

Contabilidad General

Presupuesto

Compras

Inventario

Venta de Productos

Cuentas por Cobrar

Tesorería

Cuentas por Pagar

Venta de Servicios

Activo Fijo

Recursos Humanos

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Ilustración 6: Diagrama de contexto del producto

4.1.5. Modulo: Administración del sistema

Creación de usuarios Configuración del menú de accesos a los usuarios Configuración de perfiles y roles a los usuarios Configuración de parámetros globales

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4.1.6. Modulo: Contabilidad general

Plan de cuenta conformado por ocho dígitos y cinco niveles Exposición de estados financieros por centros de costo Exporta los libros de compras y ventas al software tributario del

S.I.N Proceso automático del Ajuste por inflación y tenencia de bienes y el

ajuste global al patrimonio Emisión de Balance general, Estado de resultado, Flujo de caja

ejecutado, Origen y aplicación de fondos. Proceso automático de los asientos de cierre de finalización de

gestión y el asiento de apertura de la gestión siguiente

4.1.7. Presupuesto

Plan de cuenta de presupuesto Registro del presupuesto por centro de costo Reportes de ejecución presupuestaria

4.1.8. Compras

Cotización de producto Cuadro comparativo de cotizaciones y sugerencia a quien hacer el

pedido en base al criterio del menor costo del producto Registro y seguimiento a las órdenes de compra Elaboración de hoja de costo para las compras en el exterior Compras locales y registro de facturas de libro de compra Devolución de productos al proveedor

4.1.9. Inventario

Manejo de múltiples almacenes y puntos de venta Ubicación física por almacén para cada producto Determina el stock mínimo y máximo para cada producto Verificación del inventario físico, mostrando los faltantes y sobrantes Reportes de estado de inventario, clasificación ABC, productos sin

movimiento, kardex.

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4.1.10. Venta de productos

Múltiples puntos de venta Ventas a ritmo de público Ventas con entrega posterior Guías de despacho y facturación de guías Pro formas Análisis de venta por producto, cliente y vendedor

4.1.11. Cuentas por cobrar

Notas de cargo al cliente Abonos por regulación de crédito Ampliación de plazos de pago a los créditos vencidos. Reporte del estado de la cartera por cobrar detallada por cliente,

individualizada por crédito y vencimientos.

4.1.12. Tesorería

Cobranzas Pagos anticipados Egresos de caja Reporte de detalle y resumen de arqueo de caja

4.1.13. Cuentas por pagar

Obligaciones con los proveedores Pagos a proveedores Regularización de obligaciones Ampliación de plazo de pago para las obligaciones vencidas Genera el estado de cartera por pagar detallada por proveedor y

vencimientos

4.1.14. Venta de servicios

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Orden de trabajo Registro de servicio realizado y productos de inventario utilizados en

la orden de trabajo Liquidación y facturación de la orden de trabajo Reporte de ventas por: tipo de servicio, productos, clientes, operarios. Pro forma de servicio Facturación de servicios sin orden de trabajo

4.1.15. Activo fijo

Proceso automático de ajuste monetario para cada activo Proceso automático de la depreciación mensual de cada activo Transacciones de baja, revalúo y reparaciones Reporte de depreciación mensual y estado de inventario.

4.1.16. Recursos humanos

Estructura salarial basado en niveles Ingresos y descuentos para liquidación mensual de sueldos y salarios Anticipos y créditos otorgados al empleado Liquidación de la planilla mensual de sueldos y salarios Planilla mensual de sueldos Control de vacaciones Provisión por beneficios sociales Liquidación de: aguinaldos, primas, finiquitos y quinquenios. Planillas para: las AFP's, Pre-natal, Natalidad y RC-IVA

4.2. EVALUACIÓN DEL PROYECTO

4.2.1. Perfil del proyecto

El propósito del proyecto es aprovechar las actuales circunstancias tributarias para ofrecer a los negocios, pequeñas y medianas empresas un software de facturación computarizada con los últimos requerimientos impositivos.

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4.3. PRE FACTIBILIDAD

4.3.1. Organigrama del proyecto

Ilustración 7: Organigrama del proyecto

4.3.2. Cargos y remuneraciones

CARGOS Y REMUNERACIONES(Expresado en bolivianos)

CARGO REMUNERACION/MES

Gerente General $b 5,000.00Desarrollador Senior $b 3,500.00Desarrollador Junior $b 2,740.00Desarrollador Junior $b 2,740.00TOTAL $b 13,980.00

Tabla 3: Cargos y remuneraciones

4.3.3. Proyección de ingresos

PLAN DE VENTAS (IMPLEMENTACIONES)

ITEMAÑO

0 1 2 3 4 5

SISTEMA INTEGRADO 0 30 30 35 40 50

SOPORTE 0 30 60 95 135 185

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PRECIOS DE ITEMS (BOLIVIANOS)

ITEMAÑO

0 1 2 3 4 5

PRECIO DE IMPLEMENTACION

$b 12,000.00 $b 12,000.00 $b 12,000.00 $b 12,000.00 $b 12,000.00 $b 12,000.00

SOPORTE $b 1,200.00 $b 1,200.00 $b 1,200.00 $b 1,200.00 $b 1,200.00 $b 1,200.00

PRESUPUESTO DE INGRESOS (BOLIVIANOS)

ITEMAÑO

0 1 2 3 4 5

SISTEMA INTEGRADO $b 0.00 $b 360,000.00 $b 360,000.00 $b 420,000.00 $b 480,000.00 $b 600,000.00

SOPORTE $b 0.00 $b 36,000.00 $b 72,000.00 $b 114,000.00 $b 162,000.00 $b 222,000.00Tabla 4: Proyección de ingresos

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4.3.4. Flujo de caja

FLUJO NETO DE CAJA

Año0 1 2 3 4 5

INGRESOS BRUTOS $b 396,000.00 $b 432,000.00 $b 534,000.00 $b 642,000.00 $b 822,000.00*Ventas por Implementaciones $b 360,000.00 $b 360,000.00 $b 420,000.00 $b 480,000.00 $b 600,000.00*Ventas por Soporte $b 36,000.00 $b 72,000.00 $b 114,000.00 $b 162,000.00 $b 222,000.00Debito Fiscal (IVA %) -$b 51,480.00 -$b 56,160.00 -$b 69,420.00 -$b 83,460.00 -$b 106,860.00INGRESOS NETOS $b 344,520.00 $b 375,840.00 $b 464,580.00 $b 558,540.00 $b 715,140.00

EGRESOS BRUTOS $b 295,238.32 $b 295,238.32 $b 295,238.32 $b 295,238.32 $b 295,238.32*Gastos Fijos $b 258,120.00 $b 258,120.00 $b 258,120.00 $b 258,120.00 $b 258,120.00*Gastos Variables $b 0.00 $b 0.00 $b 0.00 $b 0.00 $b 0.00*Planilla $b 13,980.00 $b 13,980.00 $b 13,980.00 $b 13,980.00 $b 13,980.00*Pago Prestamo $b 23,138.32 $b 23,138.32 $b 23,138.32 $b 23,138.32 $b 23,138.32Depreciacion Anual $b 17,822.00 $b 17,822.00 $b 17,822.00 $b 17,822.00 $b 17,822.00Credito Fiscal (IVA 13%) - Gastos Fijos -$b 8,112.00 -$b 8,112.00 -$b 8,112.00 -$b 8,112.00 -$b 8,112.00Credito Fiscal (IVA 13%) - Inversiones -$b 11,584.30Credito Fiscal (IVA 13%) - Intereses Prestamo -$b 1,053.00 -$b 877.05 -$b 685.27 -$b 476.22 -$b 248.37Debito Fiscal (IT 3%) $b 11,880.00 $b 12,960.00 $b 16,020.00 $b 19,260.00 $b 24,660.00EGRESOS NETOS $b 304,191.02 $b 317,031.27 $b 320,283.05 $b 323,732.10 $b 329,359.96

UTILIDADES BRUTAS $b 40,328.98 $b 58,808.73 $b 144,296.95 $b 234,807.90 $b 385,780.04Debito Fiscal (IUE 25%) $b 10,082.24 $b 14,702.18 $b 36,074.24 $b 58,701.98 $b 96,445.01UTILIDADES NETAS $b 30,246.73 $b 44,106.55 $b 108,222.71 $b 176,105.93 $b 289,335.03

EVALUACION FINANCIERA -$b 90,000.00 $b 30,246.73 $b 44,106.55 $b 108,222.71 $b 176,105.93 $b 289,335.03Tabla 5: Flujo de caja

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4.3.5. Proyección de las inversiones

INVERSIONES(expresado en bolivianos)

INVERSION CANTIDAD PRECIO TOTAL

Notebook Core i7 1 $b 7,450.00 $b 7,450.00Notebook Core i5 3 $b 6,500.00 $b 19,500.00Impresora 1 $b 1,500.00 $b 1,500.00Switch de Red 1 $b 700.00 $b 700.00Servidor Web 1 $b 25,000.00 $b 25,000.00Licencia Windows Server 1 $b 7,200.00 $b 7,200.00Licencia Visual Studio Professional 4 $b 4,900.00 $b 19,600.00Escritorio de 3 Cajones 4 $b 1,200.00 $b 4,800.00Sillas giratorias 4 $b 840.00 $b 3,360.00TOTAL $b 89,110.00TOTAL PARA DEBITO FISCAL (IVA) $b 11,584.30

Tabla 6: Inversiones

4.3.6. Calculo de la depreciación

DEPRECIACION ANUAL

INVERSION TOTAL%

DEPRECIACION

DEPRECIACION ANUAL

Notebook Core i7 $b 7,450.00 20% $b 1,490.00

Notebook Core i5$b

19,500.00 20% $b 3,900.00Impresora $b 1,500.00 20% $b 300.00Switch de Red $b 700.00 20% $b 140.00

Servidor Web$b

25,000.00 20% $b 5,000.00Licencia Windows Server $b 7,200.00 20% $b 1,440.00

Licencia Visual Studio Professional$b

19,600.00 20% $b 3,920.00Escritorio de 3 Cajones $b 4,800.00 20% $b 960.00Sillas giratorias $b 3,360.00 20% $b 672.00TOTAL $b 17,822.00

Tabla 7: Calculo de la depreciación

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4.3.7. Evaluación del financiamiento del proyecto

Se vio por conveniente para el inicio de las operaciones, obtener el capital de trabajo necesario para el inicio del proyecto a través de un préstamo bancario.

CAPITAL DE TRABAJOPRÉSTRAMO BANCARIO(expresado en bolivianos)

MONTO: $b 90,000.00 CUOTA $b 23,138.32TASA: 9% TIEMPO: 5 Años

AÑO MONTO CUOTA INTERES AMORTIZACION SALDO

1 $b 23,138.32 $b 8,100.00 $b 15,038.32 $b 90,000.002 $b 23,138.32 $b 6,746.55 $b 16,391.77 $b 74,961.683 $b 23,138.32 $b 5,271.29 $b 17,867.03 $b 58,569.914 $b 23,138.32 $b 3,663.26 $b 19,475.06 $b 40,702.885 $b 23,138.32 $b 1,910.50 $b 21,227.82 $b 21,227.82

TOTAL $b 115,691.61 $b 25,691.61 $b 90,000.00 $b 0.00Tabla 8: Capital de trabajo

4.3.8. Evaluación económica y financiera

4.3.8.1. VAN

Dado un costo de oportunidad de 25%, y de acuerdo con los valores obtenidos de nuestra evaluación financiera, calculamos el VAN (Valor Actual Neto) del proyecto:

AÑO 0 1 2 3 4 5

EVALUACION -$b90,000.00 $b30,246.73 $b44,106.55 $b108,222.71 $b176,105.93 $b289,335.03

VAN $b 184,777.90Tabla 9: VAN

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4.3.8.2. TIR

De acuerdo con los valores obtenidos de nuestra evaluación financiera, calculamos el TIR (Tasa Interna de Retorno) del proyecto:

AÑO 0 1 2 3 4 5

EVALUACION -$b90,000.00 $b30,246.73 $b44,106.55 $b108,222.71 $b176,105.93 $b289,335.03

TIR 72%Tabla 10: TIR

4.4. ESTUDIO TÉCNICO

Nosotros como empresa, no podemos dejar de lado el medio ambiente, ya que es ahí donde nuestra organización está inserta, y cualquier cambio existente en el medio afectará directa e indirectamente.

Se puede afirmar que existen múltiples factores externos que afectan a nuestra empresa y la acondicionan, por ende nuestra empresa no puede quedarse estática, debe saber adaptarse a las contingencias del medio, de lo contrario, ésta empresa moriría.

FACTORES TECNOLÓGICOS: El factor tecnológico incide de manera vital en nuestra empresa, ya que para poder seguir compitiendo en el medio, debemos estar constantemente adaptándonos a este factor, que cambia muy aceleradamente y con nuevas innovaciones, y así no ir quedando obsoletos en el tiempo. Esto implica ir invirtiendo en nuevas maquinarias y capacitar al personal en nuevas técnicas.

FACTORES LEGALES: Constituyen la legislación vigente, las que nos rigen y nos auxilian, imponiéndonos normas que nos permiten participar y competir sanamente en el medio, ayudándonos y restringiéndonos.

4.5. ESTUDIO SOCIAL

FACTORES POLÍTICOS: Las disposiciones y definiciones políticas tomadas, tanto a nivel nacional, provincial o cantonal, influirán sobre nuestra empresa, ya

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sea en nuestra toma de decisiones, como en el desempeño de nuestra empresa, hoy y a futuro; pues la política afecta directamente a la economía y a las actividades del quehacer patrimonial, lo que incide también en las estrategias a usar de las empresas.

FACTORES ECONÓMICOS: Sin duda, la economía es un factor de una incidencia crítica, en el curso y desarrollo de nuestra empresa, ya que cualquier variación económica en el medio producirá una repercusión íntima en la economía de nuestra empresa, lo que se vería reflejado en su producción, obligándonos a tomar decisiones de la manera más eficiente posible.

FACTORES DEMOGRÁFICOS: Los factores demográficos, tales como la tasa de crecimiento, la población, y distribución geográfica son aspectos importantes a considerar para tomar en cuenta las necesidades actuales de la población y las empresas, sus tendencias, costumbres y necesidades, para así poder satisfacer las demandas del mercado actual, y mejorar la calidad del producto y del servicio que nuestra empresa le va a ofrecer a la razón de nuestro trabajo: el cliente.

FACTORES ECOLÓGICOS: Los factores ecológicos determinan la interrelación de los seres vivos con el medio, en este caso, de cómo las organizaciones influencian y son influenciadas por otras organizaciones, y así cómo nosotros como empresa podemos inducir al medio, y cómo el medio afectará sobre nuestra compañía. En éste punto surge la competencia y la publicidad, y que en cierta forma están ligados con los factores externos.

FACTORES CULTURALES: La cultura del pueblo, es lógico que deba penetrar e influir en nuestra empresa y en los consumidores, por lo tanto, estamos sumamente involucrados en ella, ya que ésta varía de acuerdo a la idiosincrasia de los países, y con ello, las necesidades de las personas y de su entorno, lo que hace imprescindible la idea de satisfacer éstas necesidades con los recursos que posee cada nación.

4.6. ESTUDIO AMBIENTAL

Considerando la importancia del medio ambiente, COPY & PASTE ha identificado los programas de computador en formato físico (CD o DVD), y los equipos obsoletos como los factores de contaminación de su negocio.

Distribución intangible: El propósito de COPY & PASTE es llegar a distribuir todos sus programas de manera intangible, es decir, descargados por internet, para así evitar el uso de elementos físicos que puedan contaminar.

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Donar equipos obsoletos: Donar a instituciones dedicadas a reciclar componentes electrónicos los equipos que ya no se utilicen.

4.7. ESTUDIO LEGAL

Son varios aspectos que se definen para establecer el marco legal dentro del cual operará la empresa. Estas características, al igual que el procedimiento para formalizar la empresa se detallan a continuación

TIPO DE SOCIEDAD: El tipo de sociedad seleccionado es de Sociedad de responsabilidad Limitada, por la cual, la empresa es propiedad de varios socios. Se escogió este tipo de sociedad porque de esta manera la carga de la inversión inicial recae en más de una persona.

DERECHOS DE AUTOR Y LICENCAS: El software se trata de un producto intelectual, cuyo desarrollo y uso está reglamentado, con el fin de beneficiar no solo a los consumidores sino proteger a los autores del mismo (Decreto supremo 24582 del 25 de abril de 1997 – Reglamento de soporte lógico o software).

5. CAPITULO 5

5.1. CONCLUSIONES

• El sector de software empresarial o administrativo en Bolivia se encuentra en desarrollo, y si bien hay grandes competidores en el mercado, existe una descentralización importante.

• El mercado de software administrativo ofrece oportunidades importantes, debido a la gran cantidad de empresas registradas en Santa Cruz.

• Los dos 2 segmentos de mercado de interés para la empresa, son las micro y pequeñas empresas y las empresas medianas.

• El mercado objetivo está constituido en un 90%, por microempresas y empresas pequeñas.

• La rentabilidad de empresas en el sector tecnológico, puede ser bastante alta en el mediano y largo plazo, si se considera que se trata de un producto de alto valor agregado, y que los gastos más fuertes se dan en las etapas iniciales de desarrollo del producto.

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5.2. RECOMENDACIONES

• La empresa debe actualizarse continuamente en el campo tecnológico para poder ofrecer servicios de calidad a sus clientes.

5.3. ANEXOS

5.3.1. Manual del módulo de contabilidad

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MANUAL DEL MODULO DE CONTABILIDAD

1) CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL MODULO

El módulo de contabilidad general ofrece las siguientes características generales:

El código de la cuenta esta conformado por 8 dígitos y cinco niveles

x.x.x.xx.xxx

| | | | |__________ Cuenta analítica

| | | |______________Cuenta mayor

| | |________________ Rubro

| |__________________ Subgrupo

|____________________ Grupo

Admite el procesamiento multiusuario en un ambiente de red

Expresa los hechos contables en dos monedas

Admite configurar el plan de cuenta para cada gestión, lo que implica la independencia del plan de cuenta y sus transacciones en cada gestión

Admite llevar la contabilidad de varias empresas, en su versión multiempresa

Puede expresar estados de resultados por unidades de negocios mediante la utilización de centros y subcentros de costos

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Admite alimentar los libros impositivos al memento de hacer la imputación de los asiento.

Admite el proceso simultáneo de diferentes periodos, es decir un usuario puede registrar las transacciones del mes de enero y otro puede registrar las transacciones del mes de marzo, para una misma gestión o diferente gestión.

2) REGLAS DE OPERACIÓN

El producto se opera en base al MOUSE presionando el botón izquierdo y en algunos casos el botón derecho, lea detenidamente las reglas descritas a continuación para no tener dificultades en la operación de la aplicación.

2.1.- COMO EJECUTAR LA APLICACIÓN

Haga click sobre el incono COPY & PASTE de su monitor, luego aparecerá una ventana que le pedirá su Código de usuario y contraseña, luego haga click en Aceptar. Si los datos ingresados son correctos le aparecerá el formulario con el menú principal de la aplicación, caso contrario le aparecerá un mensaje de error y tendrá que repetir nuevamente el proceso.

2.2.- COMO NAVEGAR EN EL MENÚ DE LA APLICACIÓN

Al mostrarse el menú principal de la aplicación aparecerán los módulos a los cuales usted tiene acceso.

Haga click sobre el Módulo para obtener el detalle de los Submodulos, luego haga click sobre el Submodulo para obtener el detalle de los Eventos, finalmente haga doble click sobre el Evento para ejecutar dicho Evento.

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Para desplazarse en los menú puede usar las teclas de flecha arriba y abajo, también puede usar el mouse para desplazarse con la barra vertical.

2.3.- CONSIDERACIONES GENERALES

Los eventos de introducción de datos, tienen en la parte superior del formulario los botones que indican las funciones que puede realizar, las cuales son: Registrar, Modificar, Eliminar, Anular, Buscar, Imprimir y Empresa.

Para Modificar o Eliminar una registro debe hacer click sobre la fila que se muestra en la rejilla del formulario, y luego hacer click en el botón Modificar o Eliminar según la operación que quiere realizar.

Los eventos que generaran reporte, tienen dos pestañas, la primera “Criterios de selección” pide los datos para la generación del reporte y la segunda “Opciones de presentación” permite haciendo seleccionar la opción de presentación del reporte, luego debe volver a la pestaña “criterios de selección” para hacer click en el boton Aceptar . Para activar la pestaña deseada haga click sobre la pestaña.

En los formularios donde se introducen datos y en aquellas celdas que no le sean explícitas, usted puede obtener mayor información del significado de la celda, colocando el indicador del mouse por unos segundos sobre dicha celda .

Usted puede minimizar el Evento en actual ejecución, para tener acceso al menú principal y ejecutar otro Evento, luego puede maximizar el Evento minimizado alternativamente. Los eventos minimizados aparecen en la barra de inicio en modo de iconos, puede colocar el cursor sobre el icono para obtener la descripción del Evento.

Si tiene almacenado transacciones de mas de una gestión, usted puede establecer la empresa y gestión por defecto ejecutando el inciso 4.13, si quiere ingresar datos referidos a gestiones anteriores haga click sobre el botón “empresa” en cada evento.

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En los eventos de reportes haga click sobre las casillas “empresa” o “gestión” para cambiar los datos por defecto.

3) LO QUE HAY QUE HACER AL EMPEZAR EL DIA

Al empezar el día el usuario debe crear la fecha actual con el tipo de cambio del dólar para la venta, compra y oficial. Si no crea la fecha el sistema no le permitirá ejecutar ningún evento asignado en el menú.

3.1.- INICIALIZACION FECHA DE OPERACIONES

RUTA DE ACCESO

Modulos: Administrador de sistema

Submodulos: Inicio de día

Eventos: Inicialización fecha de operaciones

DESCRIPCIÓN

Mediante este Evento usted debe registrar las fecha y los tipos de cambio a partir del inicio de sus operaciones. El sistema no le permite registrar asientos contables si no tiene creada la fecha a que corresponde transaccion.

En la celda Estado contable, usted debe responder con CERRADO cuando no se quiera aceptar ninguna transacción para esta fecha y ABIERTA para permitir registrar transacciones.

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La celda Calculo de Interés, aparece en modo marcado para devengar el interés de las cuentas por cobrar y pagar. Si al hacer click en Aceptar le sale el mensaje “Existe fecha posterior con interés calculado”, desmarque la celda y vuelva a hacer click en Aceptar.

4) MANTENIMIENTO DE DATOS BASICOS

Los datos básicos son esenciales para la implementación y puesta en marcha del modulo de contabilidad general, a continuación se describen cada uno de los eventos que forman parte de este proceso.

4.1.- EMPRESA

RUTA DE ACCESO

Modulos: Administrador de sistema

Submodulos: Parámetros y entidades comunes

Eventos: Empresa

DESCRIPCIÓN

Este Evento esta disponible solamente para CLIENTES que han adquirido el módulo contable en su versión multiempresa.

La empresa predefinida en cada instalación tiene el código 1, los códigos de las siguientes empresas los asigna usted a su criterio, se recomienda seguir una secuencia ordenada(2, 3, 4 etc).

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4.2.- GESTIÓN CONTABLE

RUTA DE ACCESO

Modulos: Contabilidad general

Submodulos: Mantenimiento de datos básicos

Eventos: Gestión contable

DESCRIPCIÓN

Este evento debe ser ejecutado cada vez que se inicia una gestión contable para cada empresa.

Si no quiere que aparezcan gestiones pasadas en la lista de selección de gestión en otros Eventos, usted debe Modificar el registro haciendo clic en No vigente

4.3.- INICIALIZACIÓN NUEVA GESTIÓN

RUTA DE ACCESO



Eventos: Inicialización nueva gestión

DESCRIPCIÓN

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Este Evento lo que se hace es transferir los parámetros, plan de cuentas, cuentas de flujo, centros y subcentros de costos y las cuentas de banco, de una gestión existente a la gestión contable que se está inicializando.

Si se equivoco o no esta de acuerdo con la gestión que ha inicializado, la puede eliminar haciendo click en el botón Eliminar y luego digitar la gestión que quiere eliminar.

4.4.- NOMENCLADOR DE CUENTAS

RUTA DE ACCESO



Eventos: Nomenclador

DESCRIPCIÓN

El primer paso para la formación del plan de cuenta es la creación de las cuenta hasta el nivel de mayor. En este Evento usted debe registrar en orden de jerarquía las cuenta hasta dicho nivel, ejemplo:

10000 Activo

11000 Activo corriente

11100 Disponible

11101 caja

11102 Banco

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Para eliminar registros, debe empezar por la cuenta de menor jerarquía, caso contrario el programa le dará un mensaje de advertencia, si intenta eliminar un cuenta que tiene niveles dependientes.

4.5.- CUENTAS ANALÍTICAS

RUTA DE ACCESO



Eventos: Cuentas analíticas

DESCRIPCIÓN

Una vez concluida la formación del plan de cuentas hasta el nivel de cuenta mayor inciso 4.4, debemos mediante este evento crear las cuentas analíticas para cada cuenta mayor. Las cuentas analíticas son requeridas para la realización de la imputación de las transacciones contables.

Al registrar o modificar una cuenta analítica debe responder con mucha atención a los siguientes datos requeridos:

Naturaleza: Establece a que grupo de los estados financiero pertenece la cuenta

Ajustar a : Establece la moneda cuyos valores imputados serán ajustados, por ejemplo, si es una cuenta corriente en dólares, se debe ajustar la moneda bolivianos y si es en bolivianos, se debe ajustar la moneda dólares.

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Cta. de ajuste: Debe asignar la cuenta analítica sobre la cual se aplicará la imputación del ajuste monetario de la cuenta(a.i.t.b.)

Cta. de disponible: De las opciones SI y NO usted debe marcar SI cuando la cuenta pertenece al grupo de disponible, en los demás casos debe responder con NO. Esta identificación de cuales cuentas representan el disponible, se utiliza en el programa que genera el reporte de flujo de caja, por lo tanto hay que tener cuidado en la identificación correcta de las dichas cuentas.

La primer cuenta analítica que debe crear es la cuenta de ajuste monetario(a.i.t.b.) dada que está cuenta es requerida para la creación de las demás cuentas.

4.6.- PARÁMETROS CONTABLES

RUTA DE ACCESO

Módulos: Contabilidad general


Eventos: Parámetros contables

DESCRIPCIÓN

Concluido la formación del plan de cuenta hay que asignar a los parámetros las cuentas contables que son utilizadas por los otros programas para la generación automática de asientos contables.

Para asignar valores al parámetro haga click sobre el fila del parámetro y luego click en el botón modificar, luego aparecerá el formulario sobre el cual ingresará los datos.

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Como ayuda, Imprima un plan de cuenta para identificar las cuentas analíticas que asignara a cada parámetro.

4.7.- PERIODOS CONTABLES

RUTA DE ACCESO



Eventos: Periodos contables

DESCRIPCIÓN

Los periodos contables deben ser creados para cada gestión, estos periodos están conformados por doce meses, y su formación varían de acuerdo al rubro de actividad de la empresa: Comercial; de enero a diciembre, Industrial; de abril a marzo, Agropecuaria; de julio a junio.

La conformación de los periodos contables dependerá del rubro que usted le asigno a la empresa en el inciso 4.1

Los datos requeridos en el formulario son los siguientes:

Gestión contable: Debe ingresar la gestión que

Seleccione la empresa, digite la gestión y presione Enter para obtener el detalle de los periodos. Cada periodo tiene un estado(abierto o cerrado) usted puede cambiar el estado haciendo click en la celda código del periodo elegido, luego le aparecerá una ventana, haciendo, haciendo doble click sobre una de las filas de la ventana, modificada el estado del periodo.

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Haga click en Aceptar para procesar la transacción, o haga click en Cancelar para no procesar la transacción.

4.8.- CENTROS DE COSTO

RUTA DE ACCESO



Eventos: Centros de costos

DESCRIPCIÓN

El centro de costo representa una unidad de negocio o actividad, de la cual se quiere tener un estado de resultado para medir su rentabilidad.

El centro de costo es requerido al momento de hacer la imputación de los hechos contables que involucran cuentas de resultado.

Si usted configuro en el inciso 4.1 que la empresa no requiere centro de costo, entonces no es necesario utilizar este Evento.

El código del centro de costo es un número que usted lo puede asignar a su criterio, puede empezar con 1 luego el 2 y así sucesivamente. La casilla valor puede dejarla en blanco.

El estado define si el centro de costo es vigente o no vigente, puede ser que después de un tiempo quiera discontinuar un centro de costo, entonces debe modificarlo a NO VIGENTE.

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4.9.- SUBCENTROS DE COSTOS

RUTA DE ACCESO



Eventos: Subcentros de costos

DESCRIPCIÓN

El Subcentro de costo representa una subdivisión del centro de costo, unidad de negocio o actividad, de la cual se quiere tener un estado de resultado para medir su rentabilidad.

Para un centro de costo por lo menos debe crearse un subcentro de costo. El subcentro de costo es requerido al momento de hacer la imputación de los hechos contables que involucran cuentas de resultado.

Si usted configuro en el inciso 4.1 que la empresa no requiere centro de costo, entonces no es necesario utilizar este Evento.

El código del subcentro de costo es un número que usted lo puede asignar a su criterio, puede empezar con 1 luego el 2 y así sucesivamente. La casilla valor puede dejarla en blanco

El estado define si el centro de costo es vigente o no vigente, puede ser que después de un tiempo quiera discontinuar un subcentro de costo, entonces debe modificarlo a NO VIGENTE.

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Ejemplos de cómo organizar los centros y subcentros de costos:

Centros de costos Subcentros de costos

1 Taller de servicio

1 Servicio mecánico

2 Servicio de chapeado y pintura

3 Servicio eléctrico

2 Venta de repuestos

4 Sucursal el trompillo

5 Sucursal montero

4.10.- CUENTAS DE FLUJO DE CAJA

RUTA DE ACCESO



Eventos: Cuentas de flujo de caja

DESCRIPCIÓN

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Mediante este evento usted construye a su criterio los conceptos de ingresos y egresos que formarán parte integrante del reporte de flujo de caja.

El formulario para registrar las cuentas de flujo de caja tiene las siguientes casillas:

Ingreso-Egreso: Debe hacer click en una de las opciones para establecer si la cuenta que esta creando pertenece al flujo de ingreso o al de egreso

Código: Es un número correlativo asignado por el programa

Item : Es un número que lo debe asignar usted puede empezar en uno para cada tipo (ingreso o egreso), el cual identifica la cuenta de flujo, este número lo puede registrar más de una vez(si es más de una vez le mostrara automáticamente la descripción) cuando la conformación de los importes provienen de diferente cuenta o grupos de cuentas contables.

Descripción: Nombre la cuenta de flujo

Cuenta inicial: Es la cuenta analítica inicial, desde donde se obtendrán los importe imputados

Cuenta final: Es la cuenta analítica final, desde donde se obtendrán los importe imputados

El rango inicial y final de cuentas debe comprender grupos de cuentas contiguas, cuando se trata de una sola cuenta debe digitar la misma en ambas casillas.

4.11.- BALANCE INICIAL

RUTA DE ACCESO

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Eventos: Balance inicial

DESCRIPCIÓN

Usted debe utilizar este evento para registrar el balance inicial de la gestión con la que está iniciando la implementación del sistema contable o cuando haya reformulado el plan de cuentas para una gestión posterior, esto debido a que no se podrá hacer un cierre automático por el riesgo que las cuentas que tienen saldos no tengan la misma codificación en el plan de cuenta reformulado.

El programa le pedirá la moneda en que digitará los saldos de cada cuenta y el tipo de cambio del dólar para la conversión a la moneda equivalente.

Debe ingresar una a una los saldos deudores o acreedores de cada cuenta de activo y pasivo. Debe verificar que los totales debe y haber de cada moneda estén igualados.

El programa puede aceptar un balance inicial que incluya cuentas de resultados desglosados por centros y subcentro de costos, esta situación tiene lugar cuando usted ha configurado a la empresa en el inciso 4.1 que requiere centro de costo. En tal caso le aparecerá en el formulario donde ingresará los saldos de cada cuenta las opciones “Ingresar cuentas de resultado” , “Ingresar cuentas de balance”, debe elegir una de las dos, si elige “Ingresar cuentas de resultado” le aparecerán las casillas para ingresar los centros y subcentros de costos.

Si alguno de los totales no esta igualado por razones de redondeo en la moneda de conversión, usted debe adecuar los valores haciendo click sobre una de las cuenta mostrada en la rejilla y luego haciendo click en el botón modificar.

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4.12.- CREAR DATOS BÁSICOS DESDE OTRA EMPRESA

RUTA DE ACCESO



Eventos: Crear datos básicos desde otra empresa

DESCRIPCIÓN

Este Evento le permite transferir los datos básicos de una empresa y gestión existente, a una nueva empresa y gestión, el propósito es facilitar la creación del plan de cuenta entre empresas que son del mismo rubro y que tienen plan de cuenta afines.

El Evento también permite eliminar el proceso de registrar, para volver al estado anterior.

4.13.- ELEGIR EMPRESA Y GESTIÓN POR DEFECTO

RUTA DE ACCESO



Eventos: Elegir empresa y gestión por defecto

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DESCRIPCIÓN

Mediante este evento usted puede asignar la empresa y gestión que deben asumir los eventos para el registro y obtención de información. El propósito es evitar que el usuario cada vez tenga que estar seleccionando estos datos.

5) TRANSACCIONES

Mediante este grupo de evento se realiza la contabilización de los hechos contables que genera la empresa.

5.1.- REGISTRO DE ASIENTOS

RUTA DE ACCESO


Submodulos: Transacciones

Eventos: Registro de asientos

DESCRIPCIÓN

Mediante este evento usted puede realizar los asientos contables de ingresos, egresos y traspasos.

Para registrar un comprobante tiene que tener creada la fecha a que corresponde el asiento, la creación de fechas se lo hace aplicando lo indicado en el inciso 2, el programa muestra el tipo de cambio de la fecha asignada. Si no aparece el tipo de cambio significa que no ha

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creado la fecha, cree la fecha y coloque nuevamente el cursor en la casilla fecha y luego presione Enter.

El número del comprobante es generado automáticamente por el programa, dicho número está conformado por 10 dígitos: Los cuatro primero son el año, los siguientes 2 son el mes, y los últimos 4 es la correlatividad que varia de 1 a 9999 y empieza en uno para cada mes y para cada tipo de documento de ingreso, egreso y traspaso.

Ejemplo:

Tipo documento Nro. Comprobante

Ingreso 2001010001

2001020001

Egreso 2001010001

2001020001

Traspaso 2001010001

2001020001

Puede imputar comprobantes en moneda nacional o Dólares, si pretende alimentar los libros impositivos al momento de imputar las cuentas debe elegir moneda nacional, puesto que los importes para el llenado de los formularios de facturas por compra y venta se expresan en moneda nacional.

El programa siempre convierte los valores imputados a la moneda equivalente en base al tipo de cambio de la fecha del comprobante, es decir si usted imputa en Dólares convierte a moneda nacional y si imputa en moneda nacional convierte a Dólares.

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La rejilla de sobre la cual se realiza la imputación de las cuentas, puede tener una de las siguientes apariencias:

Cuenta Concepto Debe Haber C.costo Sc. Costo E

En la rejilla de imputación usted tiene acceso a ventanas de ayuda para buscar: cuentas, centros y subcentros de costos, debe hacer click en el icono de la columna en la que desea obtener la ayuda.

Las ventanas de ayuda permiten ingresar uno o mas criterios de búsqueda, después de digitar el criterio de búsqueda debe hacer click sobre el botón Buscar y luego aparecerá en la rejilla el resultado de la búsqueda, cuando la rejilla se muestra vacía significa que los datos ingresados no han sido encontrados en la base de datos. Cuando la rejilla nuestra las filas encontradas, usted puede desplazarse (con la barra vertical o las flechas del teclado) a través de la rejilla hasta encontrar la fila requerida, haga click sobre la fila, y luego click sobre el botón Seleccionar para retornar el código de la fila a la celda de la rejilla de imputación contable. Haga click sobre el botón Nuevo criterio cuando quiera ingresar un nuevo criterio de búsqueda, luego haga click sobre el botón Buscar. Haga click sobre el botón Salir para retornar a la rejilla de imputación sin efectuar ninguna selección.

Libro de compra y venta: Al hacer la imputación usted puede tener acceso a ventanas donde ingresar los datos de los libros de compra y venta, sobre la fila de la primer cuenta a imputar y en la columna Debe pulse la tecla F12 y tendrá acceso a las ventas de los libros impositivos. Después de llenar los datos de los formularios respectivo el programa le devolverá sobre la rejilla de imputación el asiento debidamente imputado.

Pulse la tecla F6 sobre cualquier cuenta para modificar el libro de compra o venta.

Si quiere ingresar una fila en blanco entre dos cuentas en la rejilla de imputación, haga click sobre la fila inferior y luego pulse la tecla Ctrl sosténgala y pulse la tecla Ins(Ctrl.+ Ins).

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Si quiere eliminar un fila de la rejilla de imputación, haga click sobre la fila que quiere eliminar, luego pulse la tecla Ctrl sosténgala y pulse la tecla Del(Ctrl. + Del). Si la fila a eliminar forma parte de una factura de compra o venta , entonces se borraran todas las filas comprometidas con el asiento de dicha factura.

Si quiere duplicar la glosa de la fila anterior digite el numero 1 cuando este en la columna Concepto y pulse Enter.

Si quiere duplicar la cuenta más la glosa de la fila anterior digite el numero 1 cuando este en la columna cuenta y pulse Enter. Este recurso lo debe utilizar cuando quiera desglosar importes imputados a cuentas de resultados y centros de costos comprometidas con libros impositivos.

Cuando en la imputación interviene una cuenta de banco el programa al momento que usted quiere ingresar el importe en la columna Debe O Haber , despliega un formulario sobre el cual debe ingresar el Nro. Documento que mueve la cuenta bancaria, más el importe. El programa agrega automáticamente al asiento la imputación del I.T.F. Cuando usted crea pertinente no generar I.T.F. digite en la celda Nro. Doc. La plalabra “AJUSTE”.

Haga click sobre la columna cuenta y luego presione el botón derecho del mouse para tener acceso al menú emergente, explore las opciones que le sean de utilidad.

Una vez completada la imputación usted debe hacer click sobre el botón Aceptar. Si el comprobante no ha sido bien imputado aparecerá un ventana de mensaje de error, si el error se produjo sobre la rejilla de imputación aparecerá una X en la columna E, esto indica las filas que están comprometidas con el mensaje de error, corrija el error y acepte nuevamente la transacción.

Si el comprobante ha sido aceptado, aparecerá una ventana que le preguntara si quiere imprimir el comprobante, después de responder a la pregunta, el formulario quedará listo para que usted ingrese una nueva transacción.

5.2.- AJUSTE MONETARIO

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RUTA DE ACCESO


Submodulos: Transacciones

Eventos: Ajuste monetario

DESCRIPCIÓN

Este evento realiza el ajuste por inflación y tenencia de bienes a todas la cuentas que tienen asignada moneda de ajuste, el programa genera dos comprobante uno por ajustes aplicados a cuentas en moneda nacional y otro por los ajuste aplicados a cuentas en dólares. También realiza el ajuste global al patrimonio.

Generalmente los ajuste deben ser ejecutados al último día del mes, sin embargo el sistema le permite efectuarlo cuantas veces usted lo considere necesario a diferentes fechas.

6) REPORTES DE DATOS BASICOS

Este grupo de eventos se encarga de generar reportes de las tablas que almacenan los datos básicos.

6.1.- NOMENCLADOR DE CUENTAS

RUTA DE ACCESO


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Submodulos: Reportes de datos básicos

Eventos: Nomenclador de cuenta

DESCRIPCIÓN

El programa genera el listado del plan de cuentas hasta el nivel de mayor, usted debe elegir la empresa y gestión y digitar un rango de cuenta.

Estando el cursor en la casilla “Cuenta inicial” y si usted no digita nada y pulsa Enter, el programa asigna el rango inicial 10000, si usted no digita nada y pulsa Enter en la casilla “Cuenta final” el programa asigna el rango final 99999, con éstos rangos el programa genera todo el nomenclador de cuentas.

Para obtener ventana de ayuda de selección de cuentas, haga doble click sobre las casillas “Cuenta inicial” y “Cuenta final”.

6.2.- PLAN DE CUENTAS

RUTA DE ACCESO



Eventos: Plan de cuenta

DESCRIPCIÓN

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El programa genera el listado del plan de cuentas hasta el nivel de cuenta analítica, usted debe elegir la empresa, gestión y digitar un rango de cuenta.

En el reporte solo aparecerán las cuentas de mayor que por lo menos tengan una cuenta analítica. Para obtener todas las cuentas de mayor usted debe asignar cuentas analíticas a cada cuenta de mayor.

Estando el cursor en la casilla “Cuenta inicial” y si usted no digita nada y pulsa Enter, el programa asigna el rango inicial 10000, si usted no digita nada y pulsa Enter en la casilla “Cuenta final” el programa asigna el rango final 99999, con éstos rangos el programa genera todo el nomenclador de cuentas que por lo menos tienen una cuenta analítica, para obtener ventana de ayuda de selección de cuentas, haga doble click sobre las casillas “Cuenta inicial” y “Cuenta final”.

6.3.- CENTROS DE COSTO

RUTA DE ACCESO



Eventos: Centros de costo

DESCRIPCIÓN

El programa genera el listado de los centros de costos , usted debe elegir la empresa, gestión y digitar un rango de centro de costos.

Estando el cursor en la casilla “C. costo inicial” y si usted no digita nada y pulsa Enter, el programa asigna el rango inicial 1, si usted no digita nada y pulsa Enter en la casilla “C.

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costo final” el programa asigna el rango final 9999. Con estos rangos el programa genera todos los centros de costos registrados

Para obtener ventana de ayuda de selección de centros de costos, haga doble click sobre las casillas “C. costo inicial” y “C. costo final”.

6.4.- SUBCENTROS DE CENTRO

RUTA DE ACCESO



Eventos: Centros de costo

DESCRIPCIÓN

El programa genera el listado de los subcentros de costos , usted debe elegir la empresa, gestión y digitar un rango de subcentros de costos

Estando el cursor en la casilla “S.C. costo inicial” y si usted no digita nada y pulsa Enter, el programa asignará el rango inicial 1, de igual forma se comporta para la casilla “S.C. costo final” asignando el rango final 9999. Con estos rangos el programa genera todos los subcentros de costos registrados

Para obtener ventana de ayuda de selección de centros de costos, haga doble click sobre las casillas “S.C. costo inicial” y “S..C. costo final”.

6.5.- CUENTAS DE FLUJO

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RUTA DE ACCESO



Eventos: Cuentas de flujo

DESCRIPCIÓN

El programa genera el listado de las cuentas que forman el flujo de caja , usted debe elegir la empresa y gestión.

6.6.- PARÁMETROS CONTABLES

RUTA DE ACCESO



Eventos: Cuentas de flujo

DESCRIPCIÓN

El programa genera el listado de los parámetros contables , usted debe elegir la empresa y gestión.

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Estando el cursor en la casilla “Grupo inicial” y si usted no digita nada y pulsa Enter, el programa asignará el rango inicial 001, de igual forma se comporta para la casilla “Grupo final” asignando el rango final 999. Con estos rangos el programa genera todos los parámetros.

6.7.- REPORTE DEL BALANCE INICIAL

RUTA DE ACCESO



Eventos: Reporte del balance inicial

DESCRIPCIÓN

Genera el listado del balance inicial para cada gestión contable, ya sea que este haya sido registrado manualmente, o generado automáticamente a partir de una gestión existente.

7) REPORTES DE TRANSACCIONES

Este grupo de eventos se encarga de generar reportes de las transacciones que se almacenan en la base de datos..

7.1.- LIBRO DIARIO

RUTA DE ACCESO

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Submodulos: Reportes de transacciones

Eventos: Libro diario

DESCRIPCIÓN

Genera el reporte del Libro diario agrupado por tipo de documento y ordenado por fecha y numero de comprobante.

El contenido del reporte será la resultante de los registros seleccionados de acuerdo a la empresa, gestión y los rangos de fecha, tipo de documento y numero de documento, que usted proporcione en la pestaña de criterios de selección.

La casilla Presentación, define el nivel de detalle que usted quiere: Si elige Resumen el reporte expondrá una fila por cada comprobante, y si elige Detalle el reporte expondrá el comprobante detallando la imputación de cada cuenta.

7.2.- LIBRO MAYOR

RUTA DE ACCESO



Eventos: Libro mayor

DESCRIPCIÓN

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Genera el reporte con los cargos, abonos y saldo de las cuentas analíticas ordenados por cuenta, fecha, tipo de documento y numero de documento.

El contenido del reporte será la resultante de los datos seleccionados de acuerdo a la empresa, gestión y los rangos de fecha, cuenta y agrupación, que usted proporcione en la pestaña de criterios de selección.

La casilla Agrupación, provee tres opciones “consolidado”, “centros de costo” y “subcentro de costo”, las opciones de centro y subcentro de costos tienen validez si la empresa ha sido configurada para requerir centros de costos:

Si elige “Consolidado” el reporte contendrá el total de las imputaciones aplicadas a las cuentas seleccionadas.

Si elige “Centro de costo” el programa hará aparecer las casillas para ingresar el rango de centro de costo, y el reporte contendrá las imputaciones aplicadas a las cuentas seleccionadas, relacionadas con los centros de costos seleccionados.

Si elige “Subcentro de costo” el programa hará aparecer las casillas para ingresar el rango de centro y subcentro de costo, y el reporte contendrá las imputaciones aplicadas a las cuentas seleccionadas, relacionadas con los centros y subcentros de costos seleccionados.

7.3.- LIBRETA DE BANCO

RUTA DE ACCESO



Eventos: Libreta de banco

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DESCRIPCIÓN

Genera el reporte con los cargos, abonos y saldo de las cuentas analíticas vinculadas a cuentas corrientes de banco, ordenados por cuenta, fecha, tipo de documento y numero de documento. El objetivo principal del reporte es para realizar la conciliación de las cuentas corrientes con los bancos.

El contenido del reporte será la resultante de los datos seleccionados de acuerdo a la empresa, gestión y los rangos de fecha y cuenta, que usted proporcione en la pestaña de criterios de selección.

8) REPORTES DE BALANCE

Este grupo de eventos se encarga de la generación de reportes dirigido al análisis de la información, productos de los hechos contables registrados en la base de datos.

8.1.- BALANCE DE SUMAS Y SALDOS A 4 COLUMNAS

RUTA DE ACCESO


Submodulos: Reportes de balance

Eventos: Balance de sumas y saldos a 4 columnas

DESCRIPCIÓN

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Genera el reporte de balance de sumas y saldos en formato de cuatro columnas, las dos primeras columnas expresan los importe al debe y haber y las dos ultimas los saldos deudores y acreedores acumulados a la fecha. .

El contenido del reporte será la resultante de los registros seleccionados de acuerdo a la empresa, gestión, fecha y exposición, que usted proporcione en la pestaña de criterios de selección.

La casilla Exposición, provee dos opciones “Subcuenta” y “Cuenta”, la opción subcuenta presenta el reporte detallado a nivel de cuenta analítica, la opción cuenta presenta el reporte detallado a nivel de cuenta mayor.

8.2.- BALANCE DE SUMAS Y SALDOS A 6 COLUMNAS

RUTA DE ACCESO



Eventos: Balance de sumas y saldos a 6 columnas

DESCRIPCIÓN

Genera el reporte de balance de sumas y saldos en formato de seis columnas, las dos primeras columnas expresan los saldos deudor y acreedor anterior a la fecha inicial, las dos siguientes los importe al debe y haber del periodo, y las dos últimas los saldos deudores y acreedores acumulados a la fecha final.

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El contenido del reporte será la resultante de los registros seleccionados de acuerdo a la empresa, gestión, rango de fecha y exposición, que usted proporcione en la pestaña de criterios de selección.


8.3.- ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

RUTA DE ACCESO



Eventos: Estado de ganancias y perdidas

DESCRIPCIÓN

Genera el reporte de ganancias y perdidas en formato de tres columnas, la primera columna expresa los saldos anterior a la fecha inicial, la segunda los importe del periodo, y la últimas los saldos acumulados a la fecha final.

El contenido del reporte será la resultante de los registros seleccionados de acuerdo a la empresa, gestión, rango de fecha, exposición y agrupación, que usted proporcione en la pestaña de criterios de selección.


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Si elige “Centro de costo” el programa hará aparecer las casillas para ingresar el rango de centro de costo, y el reporte contendrá las imputaciones aplicadas a las cuentas, relacionadas con los centros de costos seleccionados.

Si elige “Subcentro de costo” el programa hará aparecer las casillas para ingresar el rango de centro y subcentro de costo, y el reporte contendrá las imputaciones aplicadas a las cuentas, relacionadas con los centros y subcentros de costos seleccionados.

8.4.- ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR MESES

RUTA DE ACCESO



Eventos: Estado de ganancias y perdidas por meses

DESCRIPCIÓN

Genera el reporte de ganancias y perdidas en formato de trece columnas, las primeras doce columnas expresan los saldos mensuales de cada cuenta, y la ultima el saldo acumulado a

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la fecha indicada. Las columnas de saldos mensuales estarán conformados de acuerdo al rubro(comercial, industrial, agropecuaria) de actividad de la empresa.

El contenido del reporte será la resultante de los registros seleccionados de acuerdo a la empresa, gestión, fecha, exposición y agrupación, que usted proporcione en la pestaña de criterios de selección.




Si elige “Centro de costo” el programa hará aparecer las casillas para ingresar el rango de centro de costo, y el reporte contendrá las imputaciones aplicadas a las cuentas, relacionadas con los centros de costos seleccionados.

Si elige “Subcentro de costo” el programa hará aparecer las casillas para ingresar el rango de centro y subcentro de costo, y el reporte contendrá las imputaciones aplicadas a las cuentas, relacionadas con los centros y subcentros de costos seleccionados.

8.5.- BALANCE GENERAL

RUTA DE ACCESO

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Eventos: Balance general

DESCRIPCIÓN

Genera el reporte el balance general en formato de una columna la cual expresa los saldos acumulados a la fecha indicada.

El contenido del reporte será la resultante de los registros seleccionados de acuerdo a la empresa, gestión, fecha, y exposición, que usted proporcione en la pestaña de criterios de selección.


La casilla Indentado, si esta señalada hace que el reporte presente totales en forma de cascada para cada nivel de cuenta, si no esta señalada presenta totales en forma vertical.

8.6.- ORIGEN Y APLICACIÓN DE FONDOS

RUTA DE ACCESO



Eventos: Origen y aplicación de fondos

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DESCRIPCIÓN

Genera el reporte de origen y aplicación de fondos ocurridos entre periodos de una misma gestión contable, en formato de dos columnas, la primera expresa los orígenes y la segunda la aplicación.

La fecha inicial indica la obtención de balance con saldos acumulados a dicha fecha, y la fecha final indica la obtención de balance con saldos acumulados a dicha fecha. La determinación de los importes que representan un origen o aplicación se obtienen de la diferencia entre los saldos obtenidos en cada fecha.

La casilla Exposición, provee dos opciones, “Subcuenta” y “Cuenta”, la opción subcuenta presenta el reporte detallado a nivel de cuenta analítica, la opción cuenta presenta el reporte detallado a nivel de cuenta mayor.

8.7.- FLUJO DE CAJA EJECUTADO

RUTA DE ACCESO



Eventos: Flujo de caja ejecutado

DESCRIPCIÓN

Genera el reporte de flujo de caja ejecutado, en formato de tres columnas, la primera expresa los importes acumulados anterior a la fecha inicial, la segunda los importes del periodo y la tercera los importes acumulados a la fecha final.

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El contenido del reporte será la resultante de los registros seleccionados de acuerdo a la empresa, gestión, fecha inicial y fecha final, que usted proporcione en la pestaña de criterios de selección.

8.8.- FLUJO DE CAJA EJECUTADO POR MESES

RUTA DE ACCESO



Eventos: Flujo de caja ejecutado por meses

DESCRIPCIÓN

Genera el reporte de flujo de caja ejecutado, en formato de trece columnas, las primera doce expresan los importes acumulados por cada mes para el rango de fecha dado, la última los importes los importes acumulados a la fecha final.

El contenido del reporte será la resultante de los registros seleccionados de acuerdo a la empresa, gestión, fecha inicial y fecha final, que usted proporcione en la pestaña de criterios de selección.

8.9.- ESTADO DE CUENTA

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RUTA DE ACCESO



Eventos: Estado de cuenta

DESCRIPCIÓN

Genera el reporte de estado de cuenta en formato de una columna, el cual expresa los saldos acumulados a la fecha indicada.

El contenido del reporte será la resultante de los registros seleccionados de acuerdo a la empresa, gestión, fecha y rango de cuenta mayor, que usted proporcione en la pestaña de criterios de selección.

Sobre las casillas de rango de cuenta usted puede hacer doble click para obtener la vetana de ayuda para selección de cuentas de mayor.

9) PROCESOS DE FINALIZACION DE GESTION

Al concluir una gestión contable usted debe ejecutar los eventos que a continuación se detallan.

9.1.- GESTIÓN CONTABLE

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RUTA DE ACCESO



Eventos: Gestión contable

DESCRIPCIÓN

Este evento debe ser ejecutado cada vez que se inicia una gestión contable para cada empresa.

Si no quiere que aparezcan gestiones pasadas en la lista de selección de gestión en otros Eventos, usted debe Modificar el registro haciendo clic en No vigente

9.2.- INICIALIZACIÓN NUEVA GESTIÓN

RUTA DE ACCESO



Eventos: Inicialización nueva gestión

DESCRIPCIÓN

Este Evento lo que se hace es transferir los parámetros, plan de cuentas, cuentas de flujo, centros y subcentros de costos y las cuentas de banco, de una gestión existente a la gestión contable que se está inicializando.

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Si se equivoco o no esta de acuerdo con la gestión que ha inicializado, la puede eliminar haciendo click en el botón Eliminar y luego digitar la gestión que quiere eliminar.

9.3.- PERIODOS CONTABLES

RUTA DE ACCESO


Submodulos: Procesos de finalización de gestión

Eventos: Periodos contables

DESCRIPCIÓN

Los periodos contables deben ser creados para cada gestión, estos periodos están conformados por doce meses, y su conformación varían de acuerdo al rubro de actividad de la empresa: comercial enero a diciembre, industrial abril a marzo, agropecuaria julio a junio.

La conformación de los periodos contables dependerá del rubro que usted le asigno a la empresa en el inciso 4.1

Seleccione la empresa, digite la gestión y presione Enter para obtener el detalle de los periodos. Cada periodo tiene un estado(abierto o cerrado) usted puede cambiar el estado haciendo click en la celda código del periodo elegido, luego le aparecerá una ventana, haciendo, haciendo doble click sobre una de las filas de la ventana, modificada el estado del periodo.

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Haga click en Aceptar para procesar la transacción, o haga click en Cancelar para no procesar la transacción.

9.4.- CONTABILIZACIÓN CIERRE DE GESTIÓN

RUTA DE ACCESO



Eventos: Contabilización cierre de gestión

DESCRIPCIÓN

La función de este evento es realizar el asiento de cierre de gestión, aplicados a las cuentas de resultados. El programa tiene dos opciones “registrar” y “eliminar”.

La opción “registrar” realiza el asiento de cierre de gestión, en base a los datos que usted debe proveer, los cuales son: empresa, gestión que concluye y fecha del asiento.

La opción “eliminar” elimina el asiento de cierre seleccionado. Para eliminar seleccione el asiento haciendo click sobre la fila en la rejilla y luego haga click en el botón “eliminar”.

9.5.- CONTABILIZACIÓN BALANCE INICIAL

RUTA DE ACCESO


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Eventos: Contabilización balance inicial

DESCRIPCIÓN

La función de este evento es realizar el asiento del balance inicial de una gestión que se inicia. El programa tiene dos opciones “registrar” y “eliminar”.

La opción “registrar” realiza el asiento del balance inicial, a partir de dos orígenes, los cuales son:

Registro manual del balance inicial: Significa que el usuario ha ingresado el balance inicial, mediante el evento descrito en el inciso 4.11. El programa tomara los saldos desde la tabla donde se ha efectuado el registro manual. Los datos que debe proveer en el formulario son: Empresa, gestión que se inicia y fecha del asiento(la primera del periodo)

Saldos finales de la gestión que concluye: El programa toma automáticamente, los saldos del balance de la gestión que concluye y los pasa a la gestión siguiente. Los datos que debe proveer en el formulario son: Empresa, gestión que concluye(de la cual se toman los saldos), gestión que se inicia y fecha del asiento(la primera del periodo)

Para seleccionar una de las opciones haga click sobre una de ellas dentro del recuadro origen del asiento.

La opción “eliminar” elimina el asiento del balance inicial seleccionado. Para eliminar seleccione el asiento haciendo click sobre la fila en la rejilla y luego haga click en el botón “eliminar”.

10) LIBROS IMPOSITIVOS

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Este grupo de eventos se encargan del tratamiento de los libros impositivos, acorde con las disposiciones del S.I.N.

10.1.- DOSIFICACIÓN DE FACTURAS

RUTA DE ACCESO


Submodulos: Libros impositivos

Eventos: Registro de rango de facturas

DESCRIPCIÓN

Este evento tiene por finalidad realizar el mantenimiento a los datos de cada dosificación, para cada punto de venta.

Un punto de venta esta referido a la oficina, sucursal y cajero vendedor, para el cual se le asignara una dosificación individual de factura.

10.2.- MANTENIMIENTO DE LIBROS IMPOSITIVOS

RUTA DE ACCESO



Eventos: Mantenimiento de libros impositivos

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DESCRIPCIÓN

Permite realizar el registro de las facturas por las ventas y compras efectuadas, así como otros documentos equivalentes a las facturas. Estas operaciones no realizan ninguna afectación a la transacciones contables.

Para registrar datos ejecute los siguientes pasos:

Haga doble click sobre el icono “Libros de:”

Haga click sobre unos de las cuatro opciones desplegadas

Haga click sobre el botón “Registrar” ubicado en la parte superior del formulario

Para modificar o eliminar datos ejecute los siguientes pasos:


Haga click sobre unos de las cuatro opciones desplegadas

Haga click sobre el botón “Buscar” ubicado en la parte superior del formulario, proporcione un rango de fecha para encontrar el registro a modificar o eliminar

Haga click sobre el la fila que quiere modificar o eliminar

Haga click sobre el botón “Modificar” o “Eliminar” ubicado en la parte superior del formulario y luego le aparecerá el formulario con los datos.

10.3.- REPORTE LIBROS IMPOSITIVOS

RUTA DE ACCESO

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Eventos: Reporte de libros impositivos

DESCRIPCIÓN

Mediante este evento se generan los reportes del libro de compra y ventas. Para generar un reporte ejecute los siguientes pasos:

Digite los criterios de selección de: empresa, gestión, rango de fecha y rango de oficina


Haga click sobre el símbolo + de una de las dos opciones desplegadas

Haga click sobre una de las opciones desplegadas para elegir el tipo de libro

Haga click en Aceptar para generar el reporte

10.4.- EXPORTACIÓN DE LIBROS IMPOSITIVOS

RUTA DE ACCESO



Eventos: Exportación de libros impositivos

DESCRIPCIÓN

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Este evento se encarga de generar los libros de compras y ventas en archivo texto de acuerdo a las estructuras de datos requeridos por el software del S.I.N para ser grabados en medios magnéticos extraíbles y luego ser importados en la base de datos del S.I.N.

10.5.- PUNTOS DE VENTA QUE DOSIFICAN FACTURA

RUTA DE ACCESO



Eventos: Puntos de venta que dosifican factura

DESCRIPCIÓN

Mediante este Evento, se deben registrar los puntos de venta o sucursales que dosifican factura, el código del punto de venta o sucursal debe ser igual al número que le asigno el S.I.N. a cada punto de venta o sucursal.

10.6.- IMPORTAR FACTURAS DEL MODULO DE VENTA

RUTA DE ACCESO



Eventos: Importar facturas del módulo de venta

DESCRIPCIÓN

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Este evento se debe ejecutar cuando el modulo contable ha sido implementado con los demás módulos que conforman el producto COPY & PASTE.

Lo que hace el evento es capturar las facturas emitidas en los módulos de venta de productos y servicios y las graba en las tablas del libro de venta en el módulo de contabilidad.

Una vez realizado este proceso, usted podrá imprimir el libro de venta o exportar las facturas a los archivos tipo texto para luego grabarlos en medios magnéticos extraíbles e importarlos en el software del S.I.N.

11) PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE E INICIALIZACIÓN DE GESTION

Los eventos para el cierre de gestión se han descritos en el inciso 9, lo que se explica aquí es la secuencia en que se deben ejecutar dichos eventos.

11.1.- PROCESOS PARA LA GENERACIÓN DE DATOS BÁSICOS

La generación de los datos básicos se lo debe hacer una sola vez para cada nueva gestión. La secuencia de ejecución de los procesos es la siguiente.

Ejecute el inciso 9.1



Si usted tiene planeado replantear el plan de cuenta en la nueva gestión, lo puede hacer ejecutando los incisos 4.4, 4.5 y 4.6

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11.2.- PROCESOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS ASIENTOS AUTOMÁTICOS

La secuencia para el; proceso de los asientos automáticos de fin de gestión son los siguientes:

Ejecute del inciso 9.4 la opción “registrar”


Si tiene previsto realizar asientos contables en la gestión anterior, haga lo siguiente:

Ejecute del inciso 9.4 la opción “eliminar”, para restablecer los saldos de las cuentas de resultado

Si ya concluyo con los ajustes a la gestión anterior y quiere reemplazar los saldos del balance inicial, haga lo siguiente:

Ejecute del inciso 9.5 la opción “eliminar” para anular el balance inicial de la gestión en curso

Ejecuta del inciso 9.4 la opción “registrar”


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12) PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACION

A continuación se describe la secuencia en que deben ser ejecutados los eventos descritos en capítulos anteriores en la fase de implementación. Se entiende que la implementación se la efectúa una sola vez al inicio de la explotación del módulo.

Si el modulo contable es multiempresa, este procedimiento se debe ejecutar para cada empresa el usted quiere implementar.

1.- Ejecutar el inciso 4.1











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EDP001 - Copy Paste - Marco Lima

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