EasyMaint 10 Capítulo 7

Programación

E A S Y M A I N T

Autor: Abesoft Technologies, S de RL de CV

Este Capítulo explica los conceptos fundamentales del sistema de programación de Órdenes de

Trabajo de EasyMaint. Se describe cómo crear un programa para realizar mantenimiento

preventivo repetitivo, y cómo generar las órdenes de trabajo conforme al programa, de forma

manual o automática.

Contenido INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 7-1

MENÚ PRINCIPAL DE PLANEACIÓN ......................................................................................................... 7-1

OPCIONES DEL MENÚ PRINCIPAL ............................................................................................................ 7-1

COMPONENTES DE UN PROGRAMA ......................................................................................................... 7-3

¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO? ............................................................................................................ 7-5

TAREAS ................................................................................................................................................... 7-7

CRITERIOS DE PROGRAMACIÓN ............................................................................................................ 7-8

DESDE LA ÚLTIMA FECHA EN QUE SE PROGRAMÓ ................................................................................. 7-8

DESDE LA ÚLTIMA FECHA EN QUE SE TERMINÓ .................................................................................. 7-9

PROGRAMA POR CONTADORES ............................................................................................................... 7-9

CREACIÓN DE PROGRAMAS .................................................................................................................... 7-11

INFORMACIÓN ADICIONAL ................................................................................................................. 7-12

PROCEDIMIENTO DE LA PAGINA DE INFORMACIÓN ADICIONAL ..................................................... 7-13

PÁGINA DE PROGRAMA ......................................................................................................................... 7-14

DÍAS DE PROGRAMA VÁLIDOS ............................................................................................................ 7-14

CAMPOS DE ÚLTIMO ............................................................................................................................ 7-15

PROCEDIMIENTO DE LA PÁGINA DE PROGRAMA .................................................................................. 7-16

PÁGINAS NOTAS DE OT ...................................................................................................................... 7-16

ENVÍO DE MENSAJES Y OTS EN FORMATO PDF DESDE EL MÓDULO DE PLANIFICACIÓN ............. 7-17

USO DE BLOQUEO DE CALENDARIO .................................................................................................... 7-22

ACTUALIZACIÓN DE LECTURAS DE CUENTA........................................................................................ 7-23

USO DE LA GRÁFICA DE MANTENIMIENTO ......................................................................................... 7-24

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EasyMaint 10 Capítulo 7

Programación

Introducción

La Programación le permite configurar y automatizar las Órdenes de Trabajo de Mantenimiento

Preventivo (MP). Cuando crea un programa, usted realmente está ejecutando dos funciones:

Establecer los procedimientos que se realizarán en un Equipo / Unidad / Activo Fijo.

Determinar la frecuencia en la que se realizarán los procedimientos.

Una vez que los criterios están establecidos, EasyMaint crea Órdenes de Trabajo basadas en estos

programas.

Menú Principal de Planificación

Utilice las opciones desde el Menú Principal de Planeación para crear programas, generar órdenes de

trabajo, especificar días de bloqueo ó días festivos. En el Menú Principal de Programación aparece lo

siguiente:

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Opciones del Menú Principal

Las opciones en el Menú Principal son las siguientes:

Opción Descripción

Programa Crear un programa (plantilla de orden de trabajo) especificando el tipo de trabajo y los

criterios del programa. También, le permite crear una orden de trabajo maestra desde un

programa.

Procedimiento En esta opción se registran los procedimientos para los programas y OT.

Equipos / Unidades En esta opción se dan de alta todos los Equipos / Unidades / Activo Fijo

Planificador Planifica las órdenes de trabajo para que se realicen en días específicos de acuerdo al

criterio que se haya utilizado al programar

Plan Maestro Muestra en forma gráfica el “Plan Maestro de Mantenimiento”. Este plan está dividido en

semanas.

Grupo de equipos En este módulo podemos agrupar equipos, los cuales pueden tener o no algo en común.

Grupo de

Procedimiento

Agrupa procedimientos para ser aplicados a un equipo o grupo de equipos.

Medidores Se da de alta el medidor o medidores de maquinaria, unidad o bien.

Reportes Muestra los reportes del módulo de “Planificación”.

Fundamentos de la Programación

Para crear un programa, usted especifica un Equipo / Unidad / Activo Fijo, define el procedimiento a

efectuar en el Equipo / Unidad / Activo Fijo, y establece cuán frecuentemente se realizará el trabajo.

Por ejemplo, usted tiene cuatro elevadores de carga y cada uno requiere de un cambio de aceite cada tres

meses. Para asegurar que el trabajo sea realizado en forma oportuna, puede crear un programa para cada

elevador de carga. Cada programa especificará el procedimiento (ej. para realizar un cambio de aceite) y

cuán frecuente debe realizarse el procedimiento (ej. cada tres meses); por lo tanto, cada tres meses puede

instruir a EasyMaint que genere una orden de trabajo de Mantenimiento Preventivo para cambiar el aceite

de cada elevador de carga.

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Componentes de un programa

La siguiente gráfica muestra cómo la información en un programa permite que las

órdenes de trabajo sean creadas:

El procedimiento (y sus componentes) así como el Equipo / Unidad / Activo Fijo, son partes de la

Información del programa.

Para que el Programa esté completo hay que considerar lo siguiente:

1. Equipo / Unidad / Activo Fijo (considerando que esté activo).

2. Procedimiento (considerando que esté activo y que contenga tareas y refacciones como mínimo).

3. Método de Planificación.

Ordenes de Trabajo

Programas

Procedimientos

Mano de Obra

Tareas

Piezas

Varios

Herramientas

Objetos (Imágenes)

Equipos

Método Programación

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Ventana de Equipo

Ventana de Programas

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¿Qué es un procedimiento?

Un Procedimiento se refiere a dónde vamos a provisionar todo lo necesario de recursos materiales;

refacciones, misceláneos, herramientas especiales, recursos humanos, mano de obra, e instrucciones; es

decir, todas las tareas (pasos de trabajo individuales) a realizarse. En una palabra es la conjunción de

elementos, los cuales vamos a utilizar en el programa de mantenimiento, que van ir directamente para

formar cada Orden de Trabajo.

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Pestaña de Tareas

Pestaña de Piezas

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Tareas

Las Tareas son un aspecto importante de un procedimiento. Una tarea contiene tantos ítems de línea

individuales como sea necesario para asegurar que el trabajo sea realizado correcta y eficazmente.

Dependiendo de cómo defina sus tareas, sus procedimientos pueden ser muy generales (en un sólo paso) o

muy específicos (pasos múltiples y detallados).

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Criterios de Programación

Además de especificar un procedimiento y un Equipo / Unidad / Activo Fijo, necesita especificar los

criterios de programación que determinen cuándo o con qué frecuencia una orden de trabajo se genera.

Los criterios se basan en días o por medio del medidor en su caso, como sigue:

El número de días desde los cuales se programó por última vez el procedimiento.

El número de días desde que el procedimiento fue completado.

Las lecturas del Equipo / Unidad / Activo Fijo

Puede elegir cualquier combinación de criterios de programación; por ejemplo, puede elegir tanto días

como contador del Equipo / Unidad / Activo Fijo, y el programa se generaría cuando el procedimiento se

complete debido a la fecha o por la lectura del contador, cualesquiera criterios que se cumplan primero.

Además de especificar los criterios, puede también necesitar especificar la frecuencia; por ejemplo, puede

definir un programa para generar órdenes de trabajo cada 30 días, o cada 1000 veces que se pulse un

metro.

Esta opción crea un programa que genera órdenes de trabajo basadas en la fecha que la orden de trabajo

fue programada la última vez, no importando cuándo se completó. Por ejemplo, si usted establece la

frecuencia 30 días desde la última fecha en que se programó la orden de trabajo.

Al usar esta opción genera las órdenes de trabajo en una base fija de calendario; si una orden de trabajo se

genera el 1º de Junio, pero la orden de trabajo no se termina hasta el día 15 de Junio, o incluso si el trabajo

nunca se terminó, la siguiente orden de trabajo estaría aún programada para el día 1º de Julio, y así

sucesivamente. En este caso, la frecuencia es de cada 30 días, no una vez al mes.

Con esta opción, puede monitorear la bitácora de las órdenes de trabajo.

Desde la últ ima fecha en que se programó

Esta opción nos permite generar Órdenes de Trabajo cada determinada frecuencia de días, esto es si

tenemos un programa catorceno nos mandará una OT cada catorce días, aunque se tengan Órdenes de

Trabajo programadas o en cualquier otro estado para el mismo programa.

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Desde la últ ima fecha en que se Terminó

Esta opción crea un programa que genera las órdenes de trabajo basadas en la última fecha en que la orden

de trabajo generada por este programa se completó o canceló. Por ejemplo, si establece la frecuencia de 30

días, una orden de trabajo se generará a los 30 días desde la fecha en que el Estado de la orden de trabajo

fue modificada a Completada o Cancelada. Por lo tanto, las órdenes de trabajo pueden no ser generadas

en un ciclo de independiente del tiempo; si una orden de trabajo fue generada en Junio 1º, pero la orden de

trabajo no fue completada hasta el día Junio 15, entonces la siguiente orden de trabajo sería programada al

día 15 de Julio.

Con esta opción, minimiza la bitácora de la orden de trabajo a una (1), a pesar de ello, tiene menor control

sobre las líneas de tiempo para tener las órdenes de trabajo terminadas.

PROGRAMA POR CONTADORES

Programa por Promedio de Lecturas

Esta opción crea un programa que genera las órdenes de trabajo basadas en el contador grabado en el

registro del Equipo / Unidad / Activo Fijo. Esta opción pronostica cuándo se puede programar una fecha

de orden de trabajo.

Para poder utilizar este método es necesario haber registrado al menos 3 lecturas históricas.

Ya que este método depende de las lecturas exactas en la tabla de Equipo, debe actualizar las lecturas de

contador de manera regular (una o dos veces al mes o cada vez que se completa una orden de trabajo) con

el fin de que el programa genere una orden de trabajo. Si la lectura de contador no es exacta, el promedio

de la cifra pulso por día puede en realidad disminuir, provocando que el sistema crea que la orden de

trabajo tenga que generarse.

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Programa por Vencimiento de Lectura

Esta opción crea un programa que genera las órdenes de trabajo basadas en el contador grabado en el

registro del Equipo / Unidad / Activo Fijo. Esta opción sólo genera una orden de trabajo cuando el

medidor de contador o conteo alcanza la frecuencia establecida.

Para poder utilizar este método es necesario estar registrando sus lecturas en el equipo.

Ya que este método depende de las lecturas exactas en la tabla de Equipo, debe actualizar las lecturas de

contador de manera regular (una o dos veces al mes o cada vez que se completa una orden de trabajo) con

el fin de que el programa genere una orden de trabajo.

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Creación de Programas

Cuando crea un programa, usted captura los criterios que automáticamente programan las órdenes de

trabajo. Además de crear un programa, también puede cambiar los programas existentes.

Para crear un programa, siga estos pasos:

Paso Acción

1 Desde el Menú Principal, dé clic en Planeación, luego en Programa.

Aparece la ventana de entrada de datos de Programa:

2 En el campo de ID, teclee un ID único para el programa.

3 Capture la información deseada en los campos como sigue:

Descripción La descripción del trabajo a realizarse.

Clase Tipo de orden de trabajo

Equipo

/Unidad /

Activo Fijo

Es el activo que se va a programar para mantenimiento

preventivo

Procedimiento Es el conjunto de información de tareas, refacciones,

herramientas, mano de obra, misceláneos y objetos que

documentan en detalle el trabajo a realizar

Prioridad Automáticamente calculados multiplicando la Prioridad del

Equipo / Unidad / Activo Fijo por la Prioridad del

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Procedimiento. Omita este valor si es necesario.

TM Estimado Número de las horas que estima el Equipo / Unidad / Activo

Fijo o la instalación estarán parados mientras el trabajo se

realiza.

Nota: El paro debe incluir el tiempo en que el Equipo / Unidad /

Activo Fijo deba enfriarse o calentarse; por ejemplo, si una hora

de trabajo necesita hacerse en un calentador, pero requiere de

cinco horas para su enfriamiento, entonces el tiempo de paro es

de 6 horas.

4 Si el Equipo / Unidad / Activo Fijo debe apagarse durante la orden de trabajo, dé clic en la opción

de Equipo / Unidad / Activo Fijo, aparecerá una √; o,

Si la instalación debe apagarse durante la orden de trabajo, dé clic en la opción de

Planta, aparecerá una √.

5 Dé clic en el botón selector de la página Inf. Adicional.

Información Adicional

Cuando da clic en el botón selector de la página de Inf. Adicional aparece:

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Procedimiento de la Página Información Adicional

Siga estos pasos para continuar creando el programa:

Paso Acción

1 Capture la información deseada en los siguientes campos::

Experiencia Nivel de habilidad necesaria para completar las tareas y

procedimientos identificados en la orden de trabajo. Por ejemplo,

los niveles de certificación necesarios para completar la orden de

trabajo.

Supervisor Supervisor de esta orden de trabajo

Turno El turno durante el cual el trabajo debe ejecutarse.

Garantía La organización que provee la garantía

Vencimiento Fecha de vencimiento de la garantía

Centro de costos Capture el centro de costo predeterminado para refacciones, mano

de obra o costos misceláneos asignados a las órdenes de trabajo

creadas por este programa. Puede omitir los centros de costos si

es necesario en el ítem de línea de la orden de trabajo.

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Página de Programa

Cuando da clic en el botón selector de la página de Opciones despliega la siguiente ventana:

Días de Programa Válidos

Los días de programa válidos son los

días en que las órdenes de trabajo

(creadas por este programa) pueden

programarse.

Por ejemplo, un programa se establece

para generar una orden de trabajo cada

30 días, pero el día 29 cae en domingo

(cuando su organización está cerrada).

Usted no desea que la orden de trabajo sea programada al día domingo. Entonces, marcaría al domingo

como un día no válido (desactive la opción) de manera que la orden de trabajo sea programada en el

siguiente día válido.

Los días de programa válidos trabajan junto con los días especificados por el Bloqueo de Calendario. La

fecha de calendario caerá en un día que no esté bloqueado pero que sea un día de programa válido.

Los bloqueos de calendario aplican a todos los programas; los días de programa válidos aplican al

programa específico.

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Campos de Últ imo

Los campos de última vez que se programó y última vez que se terminó son automáticamente actualizados. Estos campos son

necesarios para generar las órdenes de trabajo si se basan en días y cuenta.

Cuando usted añade un nuevo Programa, estos campos predeterminan la fecha actual con el fin de dar al sistema una

base para calcular un futuro programa.

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Procedimiento de la página de programa

Siga estos pasos para continuar creando el programa:

Debe primero elegir un método y capturar una frecuencia.

Paso Acción

1 Seleccione una de las frecuencias para determinar cuán frecuente se ejecutará el

programa.

2 En el (los) campo(s) adecuado(s) de Frecuencia, teclee la frecuencia en la cual desea

que este programa se ejecute.

3 Dé clic en el botón selector de la página de Notas de OT.

Página Notas de OT

Estas notas aparecerán dentro de su OT, esto es principalmente para instrucciones especificas para esta OT

en particular; cuando da clic en el botón selector de la página de Notas de OT., aparece la página de Notas

de OT:

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Envío de mensajes y OTs en formato de PDF desde el módulo de

Planificación

EasyMaint le permite el envío de emails con las OT’s adjuntas en formato PDF al momento de crear las órdenes de

trabajo desde el Planificador, para que el envío de mensajes se realice se debe parametrizar en la pestaña de Alarmas en

el Programa los destinatarios. El estado que se tomará para el envío de mensajes es el de Programada, ya que éste es el

estado con que se crean las OT’s.

Mensajes SMS

Para el envío de mensajes SMS es necesario haber contratado con Abesoft Technologies un paquete de

créditos y cada mensaje descontará uno o dos créditos de su saldo, dependiendo del país y la compañía de

telecomunicaciones del destinatario.

Si usted va enviar estos mensajes por SMS también se recomienda que sean lo mas cortos posible ya que

la compañía de telecomunicaciones cobrará por cada mensaje de hasta 160 caracteres.

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Generación de órdenes de trabajo desde un programa

Una vez que genere un programa, puede usar cualquiera de los siguientes métodos para generar las

órdenes de trabajo: La pestaña de Planificar

Proceso de Generar una orden de trabajo

Para generar órdenes de trabajo, el sistema va a lo largo del siguiente proceso:

Etapa Descripción

1 Revisa cada programa y determina cuál concuerda con los criterios actuales de

selección de programa

2 Revisa la fecha actual, o las lecturas de Equipo / Unidad / Activo Fijo proyectadas

para un Equipo / Unidad / Activo Fijo dependiendo del criterio de programa.

3 Crea una orden de trabajo para cada programa que califica.

Uso de Procesos Previos para imprimir órdenes de trabajo

Antes de Crear órdenes de trabajo, usted realiza un Proceso Previo para crear y seleccionar manualmente

las órdenes de trabajo a crear e imprimir.

Cuando genera un Proceso Previo, el sistema identifica todos los programas (plantillas de orden de

trabajo) que deban convertirse en órdenes de trabajo abiertas.

Procesos Previos

Para generar órdenes de trabajo, irá a lo largo de este proceso:

Etapa Descripción

1 Genera un la lista de trabajos a programar al fijar el horizonte de tiempo a considerar

2 Revisa y edita la lista de trabajos a programar

3 Crea órdenes de trabajo programadas

4 Borra el ensayo de los datos

Cada una de estas etapas se describe en las siguientes secciones.

Generación de una lista de trabajos a programar

Usted usa los campos en la ventana de Selección de Programa para generar un ensayo basado en el

Equipo / Unidad / Activo Fijo, programa y procedimiento. O, puede generar un ensayo para todos los

programas dejando todos los campos en la ventana vacíos.

Nota: En el módulo de Procedimiento, la opción de Parar Planta debe estar activada con el fin de incluir

los programas de paros.

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Para generar una lista previa de órdenes de trabajo, siga estos pasos:

Paso Acción

1 Desde el Menú Principal, dé clic en Planificador

Capture los criterios para revisar los programas como sigue.

Sólo se crearán los programas que satisfagan estos criterios.

Por ejemplo podría seleccionar un sólo Programa

O bien un sólo Equipo o una clase de Equipos.

Ó los programas que realicen un Procedimiento

2 Vaya a la pestaña Generar y en el campo de Planificar hasta, seleccione la fecha en la

cual desea revisar todos los trabajos por vencer para que se generen las OTs y se

impriman. Dé clic en planificar programas

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Paso Acción

3 Se mostrará la siguiente ventana que indica que EasyMaint está revisando cuáles

trabajos se tienen que realizar de los criterios seleccionados.

4 A continuación se mostrará una lista de los trabajos que EasyMaint generó y los

cuales caen dentro del horizonte de tiempo seleccionado. Para Convertir esta

planificación en órdenes de trabajo haga clic en Convertir a Ots.

5 Dé clic en Sí para continuar.

Los ensayos se convertirán en órdenes de trabajo. Aparecerá una ventana indicándole

que el proceso ha terminado. Dé clic en Aceptar

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6 Dé clic en plan de mantenimiento y seleccione el Equipo / Unidad / Activo Fijo al cual programó las actividades.

Se desplegará la siguiente ventana

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Borrar la lista previa de trabajos

La opción de Borrar Ensayo se encuentra en Planificar – Borrar Planificados

Nota: La lista de ensayo es automáticamente borrada cuando genera una nueva lista de ensayo

Para borrar la lista de ensayo, siga estos pasos:

Paso Acción

1 Desde el Menú Ensayo-Revisar-Borrar Planificados. Aparece este aviso:

2 Dé clic en Aceptar para continuar.

El sistema está ahora listo para generar otra lista de ensayo.

Uso del bloqueo de calendario

El Bloqueo de Calendario le

permite evitar que las órdenes

de trabajo sean generadas en

determinados días. Use esta

función para bloquear días

cuando su organización está

cerrada, o cuando las

actividades se realizan

impidiendo el trabajo de

mantenimiento.

Si una orden de trabajo debe

generarse en un día que sea

bloqueado, el sistema

reprograma la orden de trabajo

para el siguiente día disponible.

El Bloqueo de Calendario

trabaja junto con los días de

programa válidos en un sólo

programa. Mientras los

bloqueos de calendario aplican a

todos los programas, los días de

programa válidos aplican al

programa específico.

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Actualización de Lecturas de Cuenta

El programa de Cuenta sólo funciona si registra de manera consistente las lecturas de contador y cuenta

de sus Equipos / Unidades / Activo Fijo y los actualiza en la tabla de Equipos.

Se genera un promedio de clics diarios de acuerdo a la cuenta y el número de días para que se genere la

OT.

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Uso de la Gráfica de Mantenimiento

Esta gráfica facilita la administración de las OT dentro de EasyMaint y también nos permite reprogramar

Órdenes de Trabajo. Todo esto seleccionando una OT programada y arrastrándola al día de nuestra

selección.

En la parte inferior podemos apreciar los posibles estados de las OT, esto es para facilitar el

entendimiento de la gráfica.

1. En Verde Programada

2. En Rojo Programada pero está atrasada

3. En Gris Terminada

4. En Azul Cancelada

5. En Amarillo Planificada

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Y en la parte superior tenemos que seleccionar los campos que nos sirven como filtros para seleccionar

determinados Equipos / Unidades / Activo Fijo y programas.