Resumen: Este artículo presenta el estado actual y las perspectivas de futuro delproyecto Domus. Domus es un sistema informatizado de documentación y ges-tión museográfica derivado del proyecto de Normalización Documental deMuseos emprendido por la Subdirección General de Museos Estatales (SGME).Este proyecto proponía un modelo concreto de sistema de documentación demuseos, en el que se concibe la documentación como un conjunto de tiposdocumentales y como un conjunto de procesos técnicos aplicados a la gestióndel museo. El proyecto Domus es una de las acciones prioritarias de la SGME enel marco del Programa de Colecciones del Plan Integral de Museos Estatales.Entre sus líneas de actuación se pueden señalar: dotación de infraestructurastécnicas informáticas e implantación de Domus en los museos; campañas deinventario y catalogación; elaboración y publicación de tesauros; mantenimien-to correctivo y perfectivo de la aplicación; convenios de colaboración con lasCCAA para la implantación de Domus fuera del ámbito de la SGME. El objetivoúltimo es el desarrollo de un catálogo colectivo de museos.

Palabras clave: Sistema de documentación, Documentación de museos,Gestión museográfica, Informatización de museos, Tesauros.

Summary: This article describes the current status and the future outlook forthe Domus project. Domus is a computerised documentation and museummanagement system derived from the documentary standardisation project formuseums undertaken by the Subdirección General de Museos Estatales (SGME).This project proposed a specific museum documentation system model, inwhich documentation is conceived as a set of documentary types and as a setof technical processes applied to the management of museums. The Domusproject is one of the priority actions of the SGME within the framework of theCollections Program of the Comprehensive National Museums Plan.Outstanding among its lines of action are: the provision of data processinginfrastructures and the implementation of Domus in museums; inventory andcataloguing campaigns; preparation and publication of thesauruses; correctiveand improvement maintenance of the application; cooperation agreementswith the Autonomous Communities (Regional Governments) for the implemen-tation of Domus outside of the jurisdiction of the SGME. The ultimate objectiveis the development of a collective catalogue of museums.

Key Words: Documentation system, Documentation of museums, Museogra-phic management, Computerisation of museums, Thesaurus.

La Documentación en los museos

La Documentación se perfila hoy como una de las funcionesmás importantes del museo. Siempre lo ha sido, ya que siempreha debido considerarse como básico el control documental delas colecciones en torno a las que actúa el museo como institu-ción, no sólo como mera exposición de objetos. Pero lo es mássi cabe en la actualidad, cuando la “sociedad de la informa-ción” exige a los museos que funcionen como “contenedores

Eva Mª Alquézar Yáñez1

Subdirección General deMuseos Estatales, MCU,Madrid

DOMUS, UN SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN DE MUSEOS INFORMATIZADO

Estado de la cuestión y perspectivas de futuro. . . . . . . . . . . .

Eva Mª Alquézar es conservadora

del Cuerpo Facultativo de museos

desde 1993. Hasta 2001 dirigió el

departamento de documentación

del Museo Arqueológico Nacional,

año en el que pasó a coordinar el

proyecto de Normalización

Documental. En la actualidad es

jefa del servicio de documentación

en la Subdirección General de

Museos Estatales.

1 E-mail: eva.alquezar@dgba.mcu.es

culturales”, como instituciones que reúnen, gestionany difunden información de carácter cultural, informa-ción que puede llegar a tener igual o incluso más valorque las propias colecciones.

La Documentación en el museo debe entenderse enun doble sentido. En primer lugar, como el conjuntode documentos que reúne la institución, que puedetener un carácter muy variado en cuanto a soportes,contenidos, origen y valor cultural. En segundo lugar,como un proceso, como una serie de secuencias detrabajo aplicadas sobre los diferentes conjuntos dedocumentos o en la gestión del museo en el cumpli-miento de sus diferentes funciones. En cuanto a laDocumentación como conjunto, es necesario partir delos propios objetos que forman las colecciones delmuseo, en el sentido tradicional del término. Los obje-tos, piezas, fondos museográficos o museológicos (noimporta cuál sea el término utilizado para denominaral conjunto de bienes culturales que tradicionalmentese han considerado como colección del museo), entanto poseedores, ya sea en sí mismos o en relacióncon su contexto, de un valor informativo referente asu contexto histórico, de producción y de utilizacionesvarias a lo largo del tiempo y el espacio, deben consi-derarse los documentos primeros en el museo.

Pero además de los fondos museográficos, todo museocuenta con otros documentos que forman tambiénparte del conjunto documental. Nos referimos a diver-sos tipos de soportes de información relativa directa-mente a los fondos museográficos, o a la especialidade idiosincrasia del museo, o a su historia como institu-ción, o a la disciplina científica a la que están ligadassus tareas investigadoras. No se trata de documenta-ción estrictamente administrativa, ya que en muchoscasos no ha sido producida por el propio museo en elejercicio de sus funciones, sino que el museo es depo-sitario de ella. Como ejemplos podemos citar lasmemorias de las excavaciones arqueológicas cuyomaterial ha sido depositado en el museo, la correspon-dencia o documentos personales del titular de unacasa-museo, las fotografías o grabaciones sonoras de

contenido relacionado con la colección del museo(igualmente podrían formar parte de los fondos muse-ográficos), etc. Todos estos archivos documentalespueden tener tanto valor informativo como los propiosfondos museográficos; es más, en muchas ocasionesproporcionan el valor contextual necesario para lacorrecta interpretación de los mismos. Igualmentepodemos considerar parte del conjunto documentaldel museo a los fondos bibliográficos de la biblioteca,normalmente reunidos con criterios de relación directacon las colecciones e idiosincrasia del museo, y cuyovalor informativo no es necesario explicitar aquí.

La documentación administrativa también debe sertenida en cuenta, ya que es el reflejo de la gestión queel museo realiza y ha realizado a lo largo del tiempo enel ejercicio de las funciones que tiene y ha tenidoencomendadas. Entre este tipo de documentos admi-nistrativos podemos encontrar desde los expedienteseconómicos de gastos corrientes del museo, hasta los expedientes de ingreso de las colecciones, los depréstamos a exposiciones temporales, o los conveniosde investigación suscritos por el museo con otras instituciones.

Por último, la gestión de los fondos museográficos ylos procesos documentales aplicados a los mismosgeneran a su vez otros tipos documentales que hayque integrar en el conjunto. Estos tipos documentalespueden ser generados en la actualidad, pero el museopuede disponer de documentos de este tipo genera-dos a lo largo de toda la historia de la institución.Podemos citar como ejemplos los informes de restau-ración, las fotografías o imágenes en otros soportes delos fondos museográficos, los ficheros auxiliares deautores, de lugares, los tesauros, etc.

Una vez relacionados los principales tipos documenta-les en el museo, hay que hacer mención a la segundaacepción del concepto Documentación en el museo:La Documentación como proceso. El proceso de docu-mentación en el museo se define por una serie desecuencias de trabajo aplicadas, por un lado, a los

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Desde el museo

documentos que forman el conjunto documental quehemos descrito más arriba, y por otro lado, a la ges-tión de los fondos museográficos y documentales.Ambos tipos de procesos generarán a su vez másdocumentación (ficheros, índices, expedientes admi-nistrativos, fotografías, etc.).

Las secuencias de trabajo aplicadas a los documentos,en el sentido amplio descrito más arriba, serán lasdenominadas técnicas documentales, es decir, todasaquéllas encaminadas a hacer accesible el contenido delas fuentes del conocimiento: conservar, ordenar, cla-sificar, seleccionar, recuperar y difundir2. Así pues, losfondos museográficos, documentales, bibliográficos,administrativos, deben ser inventariados, catalogados,fotografiados, conservados adecuadamente, y puestala información resultante a disposición de los usuarios.Esta información será extraída de los propios docu-mentos o de otras fuentes externas (publicaciones,documentación de otras instituciones...).

Las secuencias de trabajo aplicadas a la gestión de losfondos museográficos y documentales, y en general atodas las funciones básicas del museo, tienen unimportante componente documental. Podemos desta-car entre estos procesos el ingreso de colecciones, laconservación y restauración, los movimientos internosy externos de fondos, la difusión...,“La documenta-ción como conjunto y como proceso se incardina enuna estructura organizativa denominada Sistema deDocumentación3”. Esta estructura organizativa debe-ría ser una de las metas de todo museo que busqueconseguir eficacia en su trabajo y un correcto trata-miento de su información. Un museo debe aspirar aconvertirse en un centro de documentación, pero estoimplica “una organización, un sistema que incluyenormas descriptivas, secuencias de trabajo, y fórmulasde ordenación física y conceptual de la información4”.

El museo no sólo debe limitarse a contener informa-ción, sino a producirla, conservarla, usarla y difundirla.En palabras de Andrew Roberts, “un sistema de docu-mentación de museos incorpora los procedimientosutilizados para gestionar la información sobre los fon-dos de los museos y las funciones de los mismos. Lafinalidad básica del sistema es ayudar al control y ges-tión de las colecciones y asegurar la preservación de lainformación relativa a la herencia patrimonial culturaly ambiental. Su objetivo, por tanto, incluye todos losaspectos de la documentación de fondos, el control, lacatalogación, indización y la recuperación de la infor-mación5”.

La concepción de un sistema de documentación debeser previa a la informatización, ya que si el museocarece de un planteamiento conceptual de sus siste-mas de trabajo, la informatización no conseguirá másque traspasar a soporte electrónico una informacióndesorganizada y difícilmente aprovechable en térmi-nos de su utilización tanto por los usuarios internoscomo por los externos del museo. La informatizaciónofrece grandes ventajas y posibilidades a la gestión dela información pero exige coherencia en los sistemasde trabajo y consistencia de la información.

La Documentación, un área prioritariade acción de la Subdirección Generalde Museos Estatales

La documentación de colecciones, como principal ins-trumento de protección, se recoge en el Programa deColecciones del Plan Integral de Museos de la Sub-dirección General de Museos Estatales (en adelante,SGME) como la primera labor a abordar en orden deprioridad. En general, la realidad de los museos esta-tales dista bastante de los planteamientos que aca-bamos de exponer. Son excepción los museos que disponen del inventario completo de sus fondos muse-ográficos, que significa sólo un primer paso, aunquefundamental, a la hora de construir un sistema dedocumentación como el que nos proponemos conse-guir en los museos.

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SECCIÓN II

2 Bravo Juega, 1996: 29-303 Bravo Juega, 1996: 344 Carretero, 1997: 155 Roberts, 1985: 25

Las colecciones de los museos de titularidad estatalestán integradas por bienes del Patrimonio HistóricoEspañol que gozan del máximo nivel de protecciónjurídico-administrativa: son Bienes de Interés Cultural.Esta circunstancia lleva implícita una gran responsabi-lidad por parte de las instituciones que son custodiasde estos bienes. Solamente se puede proteger y difun-dir aquello que se conoce. Aunque un bien quedecomprendido en un determinado grupo o categoríapor una definición abstracta (como es el caso delPatrimonio Histórico), es necesario que esté registradoindividualmente para gozar de los beneficios que lapertenencia a dicho grupo o categoría le otorga. Poreste motivo y como un primer paso, es una prioridadbásica de la política de colecciones de museos estata-les alcanzar el objetivo de completar los inventarios delas colecciones de los museos. Además, aunque lafrontera entre el inventario y el catálogo es difusa, estambién un objetivo de este plan que los inventariosse puedan convertir en catálogos razonados de losfondos a partir de la investigación, punto de partidapara una difusión de calidad de los bienes culturalesque forman parte de las colecciones de los museos.

Pero el programa de trabajo no debe quedarse ahí,sino que aspira a dotar a los museos de un sistema dedocumentación. Para ello, desde 1993 la SGME vienetrabajando en el proyecto Domus, que ya es una rea-lidad en los museos de gestión exclusiva de laDirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales yque muy pronto lo va a ser en muchos otros museosestatales y de otras titularidades.

El Proyecto de NormalizaciónDocumental y la génesis de DOMUS

El origen, objetivos y desarrollo del proyecto deNormalización Documental y de la aplicación Domus,así como una descripción de ésta han sido expuestosdetalladamente por Andrés Carretero en un artículopublicado en 20016. Por ello, no nos vamos a detenerexcesivamente en este punto, aunque para poderexponer el estado actual de la cuestión, trazaremos un

breve esquema sobre el desarrollo del proyecto desdelos comienzos.

El proyecto de Normalización Documental de MuseosEstatales partió de un informe de diagnóstico de lasituación documental de los museos de gestión exclu-siva de la SGME elaborado en 1993. Este informe presentaba un estado de la cuestión definido por ladisparidad de situaciones, la diversidad de sistemas detrabajo y la falta de criterios comunes, disparidad queaumentaba si se extendía el estudio a museos fueradel ámbito de gestión de la SGME. Esta situaciónimposibilitaba acometer la necesaria informatizaciónde los museos para conseguir una gestión eficaz, unintercambio de información entre museos, y la difu-sión de la misma al exterior.

Entre las circunstancias que se apuntaban como causasde esta situación podemos citar: las particularidades dela historia de cada uno de los museos; el predominio dela investigación científica sobre otras funciones de losmuseos, y, en este sentido, la particularización de lossistemas documentales en relación con la disciplinacientífica predominante en la investigación de cadamuseo; la falta de análisis global de la mecánica del tra-bajo museístico; la carencia de un concepto claro deservicio público, que sí han tenido instituciones simila-res del ámbito del patrimonio, como las bibliotecas; ola falta de rentabilidad económica de una normaliza-ción de reglas catalográficas, que sí existe en el ámbitode la biblioteconomía.

En 1994, por Resolución de la Dirección General deBellas Artes se constituyó la Comisión de Normaliza-ción Documental, formada por un grupo de técnicosde museos procedentes de distintos centros, tanto delámbito de la SGME como de los museos del Ministeriode Defensa. Los objetivos de la Comisión eran lossiguientes:

a) Análisis y definición de los procesos de gestiónmuseística: descripción de las etapas y procesos de

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Desde el museo

6 Carretero, 2001: 166-176.

trabajo dictados tanto por cuestiones técnicas, comoadministrativas o legales.

b) Análisis y definición de estructuras descriptivas y decatalogación normalizadas de los bienes culturalescustodiados en los museos, así como de normas parasu aplicación.

c) Normalización de terminologías: unificación yestructuración del vocabulario técnico utilizado en ladescripción y catalogación de bienes culturales

d) Definición de criterios y requerimientos para la ela-boración de una aplicación informática de gestiónmuseográfica que recogiera los puntos anteriores.

Los objetivos a), b), y d) fueron desarrollados por laComisión de Normalización Documental, cuyo informefinal fue publicado en 1996: Normalización Documen-tal de Museos: elementos para una aplicación informática de gestión museográfica. Este informecontiene reflexiones sobre la documentación de la ges-tión museística, una propuesta concreta de modelo de sistema de documentación de museos, y un análisisfuncional para una aplicación informática según estemodelo.

El modelo de sistema de documentación de museosque se propone responde a lo expuesto en el primerapartado de este artículo, y está planteado para servir amuseos de cualquier titularidad y especialidad, ya quese partió de la idea de que los museos tienen más ele-mentos en común que los que les separan, teniendo encuenta que sus funciones son siempre las mismas. Losmuseos serán más grandes o más pequeños, tendránuna larga historia o serán de reciente creación, seránpúblicos o privados, sus colecciones pertenecerán alámbito de las bellas artes, la arqueología, la antropolo-gía o frecuentemente tendrán un poco de todo, perolos elementos documentales con los que cuentan y losprocesos de gestión que realizan en el ejercicio de susfunciones son básicamente los mismos.

Es un sistema construido en torno a cuatro tipos bási-cos de fondos, que forman el conjunto documental

del museo: fondos museográficos, fondos documen-tales, fondos bibliográficos y fondos administrativos.Para la identificación, descripción y clasificación deestos fondos se proponen modelos de estructuras deinformación, prácticamente iguales en el caso de losfondos museográficos y documentales, ya que se con-sideran dos conjuntos conceptualmente paralelos, consimilar valor cultural e informativo. Además, se propo-nen mecanismos para que la interrelación entre loscuatro tipos de fondos sea factible, de modo que nose conviertan en compartimentos estancos. Así, porejemplo, el sistema debe asegurar la relación directaentre un cuadro, los documentos conservados por elmuseo en los que se documenta la realización dedicha pintura por su autor, el expediente administrati-vo de ingreso del cuadro en el museo o de su présta-mo para una exposición temporal, y las publicacionesconservadas en la biblioteca del museo en las que setrata acerca de dicho cuadro.

Además de la identificación de los elementos docu-mentales sobre los que se construye el sistema, el mo-delo presenta un análisis y propuesta de normalizaciónde los diferentes procesos de gestión museística quepueden formar parte del sistema de documentación,especialmente los relativos a la gestión de fondosmuseográficos y documentales: ingresos en la colec-ción permanente o en depósito, entradas temporales,movimientos internos y externos, bajas. Estos procesosse producen con unas secuencias de trabajo determi-nadas (con algunas variaciones mínimas según la titu-laridad de los museos), generan una documentaciónadministrativa y forman parte de la historia vital de losfondos a los que afectan. Junto con estos procesos degestión administrativa, también hay procesos técnicosrealizados en torno a los fondos que generan docu-mentación que se integra en el sistema, como es elcaso de los procesos de restauración, de documenta-ción gráfica, de catalogación, etc. El sistema relacionala documentación generada con los fondos a los quehacen referencia, permitiendo la recuperación de lahistoria vital de cada objeto o documento del museo:

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SECCIÓN II

cuándo ingresó en el museo y qué gestiones se reali-zaron para ello, cómo está catalogado, a qué fuentesdocumentales y bibliográficas podemos acudir para suconocimiento, de qué fotografías y otros documentosgráficos dispone y cuáles de ellos han sido servidos ausuarios externos al museo, qué informes de conser-vación tiene y qué tratamientos de restauración hasufrido, de qué movimientos ha sido objeto dentro yfuera del museo (a exposiciones, a estudio por investi-gadores,...), y, eventualmente, las circunstancias de subaja en las colecciones del museo.

En cuanto al objetivo c), la normalización de termino-logías técnicas utilizadas en la descripción y clasifica-ción de los bienes culturales de los museos, en los inicios del proyecto se optó por la formación de gru-pos de trabajo sobre vocabularios técnicos especializa-dos que, en el ámbito de su temática, tenían comocometido desarrollar modelos de catalogación y tesau-ros que cubriesen las siguientes áreas: denominacio-nes de objetos y sus componentes, materias y técnicasde elaboración y decoración, y términos de descrip-ción especializados. La evolución del trabajo de estosgrupos fue diversa, llegando a finalizar su tarea enesta primera fase del proyecto solamente los encarga-dos de elaborar el Diccionario del Dibujo y la Estampa(publicado por la Real Academia de San Fernando y laCalcografía Nacional en 1996) y el Diccionario deNumismática, Sigilografía y Glíptica (no publicadotodavía). Sobre la evolución de los demás diccionariosy estado actual del proyecto de normalización termi-nológica, trataremos más adelante.

Como hemos visto, el informe de la Comisión deNormalización Documental se subtitulaba Elementospara una aplicación informática de gestión museográ-fica, ya que su objetivo era servir como pliego de pres-cripciones técnicas para el desarrollo de un sistemainformático de gestión de museos. Recogía el análisisfuncional y los requerimientos necesarios para la cons-trucción de un sistema informatizado de documenta-ción según el modelo normalizado propuesto. A partirde los requerimientos técnicos recogidos en el infor-

me, y tras el preceptivo concurso público, la empresaLevel Data (después, Transiciel España) comenzó adesarrollar en 1996 lo que hoy conocemos comoDomus: Sistema Integrado de Documentación yGestión Museográfica.

¿Qué es Domus?

Domus es un sistema integrado de documentación ygestión museográfica informatizado, desarrollado porel Ministerio de Cultura (MCU) (Subdirección Generalde Museos Estatales y Subdirección General de Trata-miento de la Información), en colaboración conTransiciel España (Figura 1) Domus responde básica-mente al modelo de sistema de documentación infor-matizado propuesto en el proyecto de NormalizaciónDocumental, aunque con las necesarias variacionessobre el modelo inicial debidas, tanto al propio desarro-llo de la aplicación con las posibilidades e imposibilida-des técnicas que han ido surgiendo, como a nuevasideas que han ido incrementando los requerimientosiniciales a lo largo del desarrollo.

Domus permite:

· Gestionar el proceso de ingreso de bienes culturalesen las colecciones del museo

· Registrar, inventariar y catalogar fondos museográfi-cos y documentales.

· Asociar imágenes digitales en varios formatos alinventario/catálogo de bienes culturales.

· Registrar informes de conservación y describir análi-sis y tratamientos de restauración de las colecciones,asociados a imágenes digitales de dichos procesos.

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Desde el museo

Figura 1

· Describir la documentación gráfica relacionada conlos fondos museográficos y documentales.

· Gestionar el servicio de esta documentación gráficaa peticionarios externos.

· Gestionar el movimiento de fondos tanto dentrocomo fuera del museo (préstamos a exposiciones,depósitos en otras instituciones…).

· Registrar y gestionar las entradas temporales de bienes culturales ajenos en el museo.

· Registrar, inventariar y catalogar la documentacióndel archivo administrativo .

· Gestionar diversos registros necesarios para la admi-nistración del museo: personal, correspondencia,material, directorio de personas e instituciones…

· Gestionar la taquilla.

· Gestionar la tienda.

Los procesos descritos se encuentran interrelaciona-dos, siendo posible la navegación a través de la infor-mación de los distintos módulos (Figura 2).

Domus integra diversas herramientas de control termi-nológico que permiten una mejor recuperación de lainformación y posibilitan un futuro intercambio deinformación entre museos. Cuenta además con unpotente sistema de consulta a través de motores debase de datos relacionales y documentales.

No vamos a hacer aquí una descripción detallada de laaplicación y los módulos que la componen, que puede

ser consultada en el citado artículo de Carretero. Noslimitaremos a señalar los cambios más importantesque ha sufrido Domus desde el momento de la publi-cación de dicho artículo en 2001.

Una de las incorporaciones más importantes al sistemaDomus ha sido la de la imagen digital. Domus cuentaahora con un sistema para capturar imágenes, proce-dentes de ficheros digitales o directamente desdeescáner, y asociarlas tanto a fondos museográficos ydocumentales como a informes de conservación y análisis y tratamientos de restauración a través delmódulo de Documentación Gráfica. Los datos de iden-tificación de estas imágenes se consignan enDocumentación Gráfica y pueden ser visualizadasdesde los módulos de Catalogación de fondos muse-ográficos y documentales, de Conservación, y deConsultas. Para la visualización es posible escoger unaimagen como la más significativa de cada objeto, yacceder a ver las demás en modo mosaico. Las imáge-nes se almacenan en tres formatos (sello, preview,tamaño real) y pueden exportarse o imprimirse(Figuras 3-6).

Otro de los cambios de gran entidad que ha sufridoDomus está relacionado con el módulo de Conser-vación. Además de algunas modificaciones en laestructura de información, se ha incorporado a estemódulo la relación con Documentación Gráfica, lo quepermite registrar y digitalizar imágenes relativas a laconservación, análisis y restauración de los fondosmuseográficos o documentales, relacionándolas direc-tamente con un determinado proceso de conserva-ción/restauración. De este modo, Domus posibilita lavisualización de todas las imágenes de un bien ligadasa procesos de conservación/restauración, siendo posi-ble discriminar entre procesos (informes de conserva-ción, análisis o tratamientos de restauración) y entrediferentes expedientes de restauración relativos al bienen diferentes momentos de su historia vital.

El tercer cambio de importancia se refiere al gestordocumental utilizado por el módulo de Consultas.

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SECCIÓN II

Figura 2: Estructura general de la aplicación DOMUS: principales módulos y funciones

Inicialmente Domus utilizaba BRS para realizar las con-sultas; se trata de una herramienta de gran potenciapero de elevado coste. Por motivos económicos y desimplificación técnica, se ha desarrollado una versiónalternativa de Domus que sustituye BRS por la herra-mienta de búsquedas documentales de SQL Server:SQL Full Text. Esta herramienta tiene prácticamente lasmismas prestaciones que BRS, es transparente para elusuario acostumbrado a BRS, es mucho más barata yelimina complejidades técnicas, ya que SQL Server esel gestor de bases de datos relacional que utilizaDomus. Este abaratamiento del sistema debe facilitarla utilización de Domus por museos con bajo presu-puesto, reservándose la versión con BRS para museosque deban manejar muchos miles de registros.

Actualmente se está trabajando en el desarrollo deDomus en dos frentes fundamentales de cara a laextensión del sistema fuera del ámbito de los museosde la SGME: una versión multiidioma y una adecuadaherramienta de importación/exportación.

En cuanto a la versión multiidioma de Domus, ya estádisponible una que permite la traducción de la aplica-ción a cualquier lengua (ya existen versiones en catalány en inglés). Cada museo puede elegir las lenguas deinstalación de Domus, siendo posible la recuperaciónde información a través del módulo de Consultas a par-tir de los campos controlados terminológicamente portesauros o listas de términos cerradas, independiente-mente de la lengua elegida por el catalogador de entrelas seleccionadas por el museo.

La herramienta de exportación e importación, aunqueya existe, está siendo perfeccionada notablemente.

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Desde el museo

Figura 3: Presentación de la imagen “sello” en lapantalla principal de Catalogación

Figura 4: Presentación en modo mosaico de las imágenes “sello”

Figura 5: Imagen a tamaño real accesible desde el mosaico de imágenes “sello”

Figura 6: Presentación de la imagen “sello”en la ficha documental

Teniendo en cuenta las perspectivas del proyectoDomus (de las que trataremos más adelante), va aconvertirse en una necesidad básica el disponer deuna herramienta que posibilite el intercambio de regis-tros entre museos y la exportación de información aun repositorio común que permita dar acceso a uncatálogo colectivo de museos. Además, esta herra-mienta va a facilitar procesos habituales en el trata-miento de la información en los museos, como puedeser la incorporación al servidor general del museo deinformación introducida independientemente, porejemplo en un portátil en los almacenes del museo oen cualquier zona del mismo no incorporada a la redinformática, o en una excavación arqueológica o cual-quier tipo de trabajo de campo; también será posibleextraer del servidor general determinados registros deinformación para poder manejarlos con independen-cia (correcciones masivas, cursos...) y volverlos a incor-porar posteriormente al conjunto si así interesa.

Para un conocimiento más detallado de Domus sepuede consultar una versión “demo” de la aplicación en el portal de museos del Ministerio de Cultura:http://www.cultura.mecd.es/ museos.

Domus hoy: Principales líneas de actuación

Una vez tratado el origen y desarrollo del proyecto deNormalización Documental, así como la génesis y prin-cipales características de Domus, nos detendremos aexponer las principales líneas de actuación que vienedesarrollando la SGME en relación con este proyectodesde 2001 hasta la actualidad, por tratarse de un

período en el que se le ha dado un notable impulso.En resumen, las líneas de actuación son las siguientes:

1. Dotación de infraestructuras técnicas informáticasa los museos de la SGME.

La implantación de Domus en los museos de gestiónexclusiva de la SGME ha exigido un importante esfuer-zo para dotar a los centros de las infraestructuras técnicas necesarias para el funcionamiento de la apli-cación. La mayoría de los museos se ubican en edificioshistóricos, con las áreas de trabajo muy dispersas, nopreparados para la instalación de redes informáticas. Seha dotado a todos los museos del hardware y softwarenecesario para iniciar el trabajo con Domus, en funciónde las disponibilidades de espacio y personal de los cen-tros, y siempre teniendo presente la necesidad de per-manente actualización que este tipo de material exige.

2. Implantación de Domus en los museos de la SGME

La implantación se inició en 1999, momento en que seeligió el Museo Nacional de Antropología (sede Juande Herrera) como museo piloto para probar las dife-rentes funcionalidades de Domus y la integridad delsistema, antes de proceder a su implantación en el con-junto de los museos. En 2001 y 2002 se ha abordadola implantación del sistema en los otros 16 museos dela SGME, en dos fases (en el Museo ArqueológicoNacional se ha extendido a 2003) (Tabla 1).

En todos los casos, la implantación ha consistido en:instalación física de Domus en los servidores y puestosclientes de los museos; migración al nuevo sistema detodos los datos de que los museos ya disponían infor-matizados (siempre y cuando se ha considerado “ren-table” una migración automatizada); formación inicialdel personal, según perfiles de usuario, en la utiliza-ción de la aplicación. Quizás la tarea más complicadaha sido la migración de datos ya informatizados aDomus, ya que se partía de una gran variedad deestructuras de información, aún tratándose en lamayoría de los casos de datos de catalogación de fon-dos museográficos; incluso dentro de un mismo

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SECCIÓN II

Tabla 1

Museo Arqueológico Nacional, MadridMuseo Nacional de Reproducciones Artísticas, MadridMuseo Nacional de Arte Romano, MéridaMuseo Nacional de Escultura, ValladolidCasa de Cervantes, ValladolidMuseo Nacional de Cerámica y Artes Suntuarias, ValenciaMuseo Nacional de Arqueología Marítima, CartagenaMuseo de Altamira, CantabriaMuseo Sefardí, ToledoCasa- Museo de El Greco, Toledo

IMPLANTACIÓN DE DOMUS EN LOS MUSEOS DE GESTIÓN EXCLUSIVA DE LA SGME

Museo Nacional de Antropología (sede Juan de Herrera), Madrid

MUSEO-PILOTO1999-2000

FASE I, 2001

FASE II, 2002

Museo Nacional de Antropología (sede Alfonso XII), MadridMuseo Nacional de Artes Decorativas, MadridMuseo de América, MadridMuseo Cerralbo, MadridMuseo Sorolla, MadridMuseo Romántico, Madrid

museo, las estructuras de datos eran muy diferentesen función de tipos de colecciones. El éxito de lasmigraciones automatizadas depende directamente dela coherencia de los datos de origen y de la similitudentre estructuras de origen y de destino. En cualquiercaso, siempre es necesaria una revisión “manual” delos resultados; para ello, la SGME consideró necesarioun apoyo externo a los museos.

3. Campañas de inventario y catalogación en losmuseos de la SGME

La depuración de los datos migrados automáticamentees la última fase de la implantación de Domus en losmuseos. Dado lo larga y tediosa que puede resultar estatarea cuando son muchos los miles de registros migra-dos, sobre todo teniendo en cuenta que en muchasocasiones puede ser necesaria una revisión física de lospropios objetos para comprobar la exactitud de la infor-mación contenida, se ha optado por abordar esta tareajunto con la propia explotación de Domus en los muse-os. Para dar un impulso a este trabajo que rentabilice lainversión realizada en equipos y en la propia aplicación,la SGME ha emprendido una serie de campañas deapoyo a los museos, siendo conscientes de la enverga-dura de la tarea y de la generalizada escasez de perso-nal de los centros. Estas campañas han consistido en lacontratación de empresas que aportan personal licen-ciado, según los perfiles más adecuados para cadamuseo, para la realización de los siguientes servicios:revisión y corrección de los registros informatizadoscontenidos en la aplicación Domus procedentes demigraciones automatizadas; conversión a soporte infor-mático de conjuntos documentales diversos en soportesmanuales (fichas de inventario y catálogo, listadostopográficos, informes de restauración, ficheros foto-gráficos, etc.); inventario y catalogación directa enDomus de fondos museográficos y documentales; ydigitalización de imágenes.

A cada museo se ha destinado un número variable depersonas en función del trabajo a abordar, pero espe-cialmente de la capacidad física de acogida de cada

centro. La situación de la documentación en cadamuseo es muy distinta, por lo que en cada uno se hapersonalizado el trabajo en función de la situación departida. Los resultados, en consecuencia, también sondiferentes, según se refleja en los cuadros adjuntos.Los datos ofrecidos se limitan al número de fondosmuseográficos y documentales ya inventariados enDomus, en muy diferentes grados (desde un simpleinventario hasta fondos con catalogación completa,acompañados de información sobre restauración,movimientos internos y externos, imágenes, etc.)(Tablas 2a y 2b). En todo caso, el objetivo a medioplazo es el mismo en todos los museos: completar losinventarios de fondos museográficos y documentales,así como toda la información complementaria que seaposible recoger, de modo que el museo quede en dis-posición de explotar rentablemente las posibilidadesde gestión de fondos que Domus ofrece.

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Desde el museo

Tablas 2a y 2b: Resultados de campañas de catalogación. Enero 2004

FONDOS MUSEOGRÁFICOS

MUSEOS FM Total FM % FMen Domus en Domus

M. N. de Antropología (JH)/ Museo del Traje 96.546 96.546 100,00 %M. de América 22.675 22.675 100,00 %M. N. de Escultura 4.539 4.539 100,00 %M. N. de Reproducciones Artísticas 3.278 3.278 100,00 %Casa Cervantes 294 294 100,00 %M. Cerralbo 33.207 33.250 aprox. 99,87 %M. Romántico 6.220 7.199 86,40 %M. Sefardí 1.369 2.001 68,41 %M. N. de Arqueología Marítima 26.023 39.454 65,95 %M. N. Cerámica 23.233 40.000 aprox. 58,00 %M. N. de Antropología 17.597 35.000 aprox. 50,27 %M. N. de Artes Decorativas 25.175 60.000 aprox. 41,95 %M. Sorolla 2.766 9.500 aprox. 29,11 %M. N. de Arte Romano 8.144 37.500 aprox. 21,72 %Casa-Museo de El Greco 418 10.000 aprox. 4,18 %

TOTAL: 271.484 401.236 aprox. 67,66 %M. Arqueológico Nacional 99.626 1.400.000 aprox. 7,12 %M. de Altamira 6.544 125.000 aprox. 5,23 %

TOTAL: 106.170 1.525.000 aprox. 6,96 %TOTALES: 377.654 1.926.236 aprox. 19,60 %

MUSEOS FM Total FM % FMen Domus en Domus

M. N. de Antropología (JH)/ Museo del Traje 30.083 60.000 aprox. 50,13 %M. Cerralbo 4.187 30.000 aprox. 13,96 %M. Romántico 4.207 16.500 aprox. 25,50 %M. N. de Antropología 6.074 12.000 aprox. 50,62 %M. Sorolla 7.693 15.000 aprox. 51,29 %

INVENTARIO DE FONDOS DOCUMENTALES

Las campañas realizadas hasta la fecha son las siguientes:

Abril-Noviembre de 2002: Museos de la fase I deimplantación

Noviembre de 2002- Agosto de 2003: Museos de lafase II de implantación

Junio-Diciembre de 2003: Museos de la fase I deimplantación

Estas campañas exigen un esfuerzo económico muyimportante, para el que la SGME ha contado con unaimportante ayuda de la Subdirección General deProtección del Patrimonio Histórico.

4. Elaboración y publicación de tesauros.

Como decíamos más arriba, en los inicios del proyec-to de Normalización Documental se formaron unaserie de grupos de trabajo sobre vocabularios técnicosespecializados que, con mayor o menor fortuna, desa-rrollaron su trabajo muy voluntariosamente aunquecon pocos medios que facilitaran su difícil tarea. En2001 la SGME retomó este importante capítulo delproyecto desarrollándolo en varias líneas.

En primer lugar, se ha impulsado la finalización ypublicación de algunos de los diccionarios/tesaurostemáticos que en su momento quedaron más avanza-dos en su elaboración. Es el caso del Diccionario deMateriales Cerámicos, publicado en 2002 por elMinisterio de Educación, Cultura y Deporte (Figura 7),y del Diccionario de Numismática, Sigilografía yGlíptica, que se publicará próximamente. Tambiénestá prevista la próxima publicación del Diccionario delMueble. Todos estos vocabularios técnicos han sidorealizados por personal técnico de museos, especialis-tas en las respectivas materias.

Junto a este tipo de tesauros especializados, se inicióuna nueva vía de trabajo en 2001 en conjunción conla Subdirección General de Protección del PatrimonioHistórico, consistente en la elaboración de tesaurosgenerales aplicables a la catalogación de bienes cultu-rales, muebles e inmuebles. En esta línea, se encuen-tran en vías de realización los siguientes tesauros:

-Clasificaciones genéricas de bienes culturales.

-Denominaciones de bienes culturales y sus componentes.

-Materias de elaboración y decoración de bienes culturales.

-Técnicas de elaboración y decoración de bienes culturales.

-Contextos culturales (períodos históricos, estilos artísticos y grupos culturales).

Estos tesauros incorporan las facetas correspondientesde los tesauros temáticos, pero su ámbito va muchomás allá, ya que se plantean para que sirvan a la cata-logación de cualquier bien cultural. El objetivo final esincorporar estos vocabularios técnicos como herra-mientas de control terminológico tanto a Domuscomo a los sistemas de información sobre PatrimonioHistórico.

Para la elaboración de los tesauros, la SGME y laSubdirección General de Tratamiento de la Información

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SECCIÓN II

Figura 7: Portada del Diccionario de materiales cerámicos, publicado en 2002

han desarrollado una aplicación informática llamadaJerartes, que está previsto que sea la herramienta utili-zada para la continua actualización de tesauros utiliza-dos por toda la red de usuarios Domus. Esta aplicacióncontendrá los tesauros generales de Domus, recibirá laspropuestas de nuevas incorporaciones de términos delos museos usuarios, y devolverá a éstos los tesaurosactualizados.

5. Mantenimiento correctivo y perfectivo de la aplicación.

Aunque Domus ya ha sido implantada en todos losmuseos de la SGME, no se considera una aplicacióncerrada, sino que sigue en desarrollo continuo en undoble sentido. Por un lado, se realiza un manteni-miento correctivo, siempre necesario para corregir losposibles errores de funcionamiento que Domus puedapresentar como aplicación o en cualquiera de las ins-talaciones en los museos usuarios. Por otro lado, seviene haciendo un desarrollo perfectivo de Domus, esdecir, incorporando a la aplicación todas las mejoras ynuevas funcionalidades que la comisión de seguimien-to del proyecto considera necesarias, por propia inicia-tiva o a requerimiento de los usuarios. Entre estos desarrollos podemos destacar los reseñados más arri-ba como novedades de Domus desde 2001 (incorpo-ración de la imagen digital, conexión de Conservacióny Documentación Gráfica, herramienta de importa-ción y exportación, versión multilingüe...). El manteni-miento perfectivo de la aplicación va a crecer en unfuturo próximo, ya que la prevista extensión del sistema a un número mucho mayor de museos incre-mentará sin duda el número de requerimientos de losusuarios, además de ser necesarios desarrollos importantes para construir el deseable catálogo colec-tivo de museos.

6. Diseño de una identidad gráfica para Domus.

Paralelamente al desarrollo de Domus, se ha diseñadouna imagen gráfica que da unidad e identifica todos losproductos del proyecto. Esta identidad gráfica, impor-tante para la difusión, se materializa en tres elementos:

- Un logotipo, que incorpora la M de Museos Estatalescomo una marca de calidad (Figura 8).

- Pantallas de presentación de la aplicación, que incor-poran el logotipo y una serie de símbolos (Figura 9).

- Una línea gráfica de publicaciones relacionadas conel proyecto. Ya ha salido a la luz la primera de ellas:Diccionario de Materiales Cerámicos.

7. Convenios de colaboración con las CCAA para laimplantación de Domus fuera del ámbito de laSGME.

Desde el comienzo, el proyecto de NormalizaciónDocumental tuvo como objetivo dotar a todo tipo demuseos de una herramienta que les permitiese cons-truir sus sistemas de documentación en el marco deunos criterios comunes, normalizados, para que unavez llevados a la práctica permitiesen el intercambio deinformación entre profesionales y la difusión de lamisma a los usuarios externos. Una vez implantadoDomus en los museos de gestión exclusiva de laSGME, la ampliación de la comunidad de museosusuarios se dirige prioritariamente al resto de museosestatales, ya sean organismos autónomos o centrosgestionados por las Comunidades Autónomas o porotros Ministerios.

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Desde el museo

Figura 8: Logotipo de la aplicación DOMUS

Figura 9: Pantalla de inicio de DOMUS con acceso alas funciones principales

El MCU ha ofrecido la aplicación a las ComunidadesAutónomas para su utilización en todos los museos desu ámbito territorial que lo soliciten, cualquiera quesea su titularidad, si bien con unas condiciones prefe-rentes en el caso de los museos de titularidad estatal.La cesión de licencias de Domus se está realizandomediante convenio de colaboración entre el MCU y lasCCAA, a las que corresponderá la mediación entre elMCU y los museos de su ámbito territorial. El conve-nio de colaboración contempla una serie de condicio-nes técnicas para la cesión de Domus, que creemosnecesario señalar aquí:

- Los museos pondrán su información a disposición delresto de los museos usuarios de Domus, del mismomodo que podrán acceder a la información de todosellos.

- Los museos usuarios de Domus no modificarán laaplicación.

- Los museos colaborarán, en la medida de sus posibi-lidades, en las tareas de depuración y ampliación decontenidos de las tablas de control terminológico de laaplicación Domus.

- Los museos se comprometerán a adoptar los acuerdosque se alcancen en el seno de la Comisión Técnica deSeguimiento en materia de cambios técnicos en la apli-cación y en materia de normalización terminológica.

- El MCU se ocupará de la gestión del CatálogoColectivo informatizado de los bienes culturales con-servados en los museos.

Estas condiciones técnicas responden al espíritu delproyecto de Normalización Documental de Museosdesde sus inicios e intentan conseguir dos objetivos:por un lado, que todos los museos usuarios se benefi-cien de las ventajas de Domus y participen en su mejo-ra; y por otro, que una vez extendido el sistema no sevuelva a la dispersión inicial, en la medida en que cadamuseo intentase modificar su sistema según sus prio-ridades particulares. Para conseguir estos objetivos, seva a crear una Comisión Técnica de Seguimiento de laRed de Instituciones Usuarias de Domus, que coordi-nará la utilización de la aplicación, la realización delcatálogo colectivo de museos, y propondrá las nuevasfuncionalidades y mejoras a desarrollar en futuras ver-siones de Domus.

Hasta el momento de cerrar este artículo (febrero de2004), se han firmado convenios de colaboración conAndalucía, Aragón, Castilla y León, Galicia, ComunidadValenciana y Ciudad de Melilla. Han solicitado oficial-mente la firma de convenio para la cesión de DomusAsturias, Cantabria, Castilla-La Mancha, Islas Baleares,Murcia y Navarra. Además, han mostrado su interésotras Comunidades Autónomas (Cataluña, La Rioja,País Vasco) y numerosos museos e instituciones de muydiferentes características y titularidades. La implanta-ción de Domus ya se ha realizado en los museos esta-tales gestionados por la Junta de Andalucía, en elCentro Andaluz de Arte Contemporáneo (de titularidadautonómica) (Tabla 3), y en el Museo Marítimo de la Ríade Bilbao (se ha firmado un convenio de colaboracióncon la Fundación que gestiona el museo). En 2004 seprevé la implantación en numerosos museos estatales yde otras titularidades.

Domus mañana: algunas ideas defuturo

A lo largo de estas líneas hemos ido apuntando algu-nas ideas de futuro sobre el proyecto; algunas ya estániniciadas y deben seguir desarrollándose, otras debencomenzar a pergeñarse ahora. En primer lugar, Domusdebe seguir evolucionando para adaptarse a las nece-

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SECCIÓN II

Tabla 3

IMPLANTACIÓN DE DOMUS EN LOS MUSEOS DE ANDALUCÍA2003

Museo de Bellas Artes de SevillaMuseo de Artes y Costumbres Populares de SevillaMuseo Arqueológico de SevillaMuseo Arqueológico y Etnológico de GranadaMuseo de la Alhambra de GranadaMuseo de Bellas Artes de GranadaMuseo Casa de los Tiros, GranadaMuseo de Bellas Artes de CórdobaMuseo Arqueológico y Etnológico de CórdobaMuseo de CádizMuseo de MálagaMuseo de HuelvaMuseo de AlmeríaMuseo de JaénMuseo Arqueológico de Úbeda (Jaén)Museo Monográfico de Cástulo, Linares (Jaén)M. Artes y Costumbres Populares del Alto Guadalquivir, Cazorla (Jaén)Centro Andaluz de Arte Contemporáneo de Sevilla

sidades de los museos, incorporando todas aquellasfuncionalidades que permitan una mayor facilidad yeficacia de la gestión del sistema documental delmuseo, así como el necesario intercambio de informa-ción y su difusión. En este sentido, los museos usua-rios de Domus ya vienen apuntando algunos de estosnecesarios desarrollos.

De modo complementario a estos nuevos desarrollostécnicos, habrá que actualizar continuamente los ins-trumentos de control terminológico con los que cuentaDomus, de modo que sirvan a museos de muy distintasespecialidades. Para ello, habrá que contar con la parti-cipación de los usuarios. El citado convenio de colabo-ración establece que esta participación se canalizará pordos vías: envío periódico de los índices de contenido delos campos o de los tesauros que se establezcan y par-ticipación en comisiones técnicas de seguimiento determinología. Además de esta participación de losmuseos usuarios, debe continuarse la línea de publica-ción de diccionarios temáticos ya iniciada con elDiccionario de Materiales Cerámicos.

Domus deberá extenderse al mayor número posible demuseos para lograr la máxima rentabilidad de susposibilidades de intercambio de información y de difu-sión. Además de los museos estatales, la red de usua-rios Domus también podría extenderse a museos deotras administraciones públicas y de titularidad priva-da, especialmente a todos los que forman el SistemaEspañol de Museos. El siguiente ámbito de expansiónlo forman los museos de los países iberoamericanos,algunos de los cuales ya han manifestado su interés ensumarse a la red de usuarios de Domus.

Las necesarias mejoras técnicas en la aplicación, la cre-ación de vocabularios normalizados de calidad entodas las lenguas utilizadas por los usuarios, y laextensión de la red de usuarios Domus, son condicio-nes necesarias para la consecución del gran objetivodel proyecto en estos momentos: la creación de unCatálogo Colectivo de Museos, que reúna informa-ción de todos los fondos museográficos y documenta-

les de los museos, y que sirva tanto a las necesidadesde los propios centros como del público en general. Esdeseable que los museos puedan, por ejemplo, solici-tar el préstamo de determinados fondos para unaexposición a través del catálogo colectivo y Domus; ytambién es deseable que un investigador pueda loca-lizar todos los vidrios romanos depositados en museosespañoles tan sólo con una búsqueda en el catálogo através de Internet. El último paso sería la inclusión deeste Catálogo Colectivo de Museos en un deseablegran Catálogo del Patrimonio Histórico Español.

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Desde el museo

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