8/14/2019 Documentos para la Organizacin de un Evento

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Documentos para la Organizacin de un Evento

Planear un evento exitoso requiere las mismas estrategias que ganar una guerra. Para triunfar, hay queprever las adversidades, visualizar la victoria y planear el camino para alcanzarlas.

Nuestra victoria ser que el evento se desarrolle como lo hemos imaginado, sin tropiezos, eficiente en elcumplimiento de su objetivo comunicacional, grato a los cinco sentidos y, ojal, tan original que searecordado mucho tiempo por los afortunados asistentes.

Pero para convertir nuestro proyecto en esa realidad, ser necesario planificar los pasos paraconcretarla, organizar nuestro tiempo para ejecutar todas las tareas, grandes y pequeas, anticipar yenfrentar los problemas o dificultades que puedan presentarse.Nos ayudarn, en esta organizacin, los siguientes documentos bsicos:

1. El Programa.El Programa es un enunciado de lo que ocurrir en el evento. Generalmente se enva junto con lainvitacin o se entrega al pblico a medida que ste ingresa.En una ceremonia de graduacin por ejemplo, el programa indica el orden de los discursos, entrega dediplomas, intermedios musicales u otros. Como el programa quedar de recuerdo para los graduados ysus familiares, es habitual incluir en l los nombres de quienes se titulan, los de las autoridades yprofesores-gua, adems de oros textos copo el juramento de titulacin o el himno de la institucin.

Pero a pesar de esos detalles, el programa no pasa de ser un enunciado sucinto: es como la punta queasoma un iceberg. Lo que queda oculto (siete octavas partes del iceberg) es el movimiento de persona,equipos y objetos diversos que se ha programado en el timming.

2. El Timming.Corresponde al desglose de lo que ocurrir el (o los) da(s) mismo(s) del Evento, desde, a lo menos,una hora antes de la llegada de los invitados hasta que todos, incluyendo a los organizadores y a laspersonas que trabajan en distintas reas, abandone el local.Hay dos formas bsicas de organizar el timming. La ms simple es un listado, ordenadocronolgicamente, con las siguientes columnas:

- Hora- Actividad

- Encargado- Ubicacin

Sin embargo, la experiencia ha demostrado que esta forma de programar dificulta sealar accionessimultneas, como por ejemplo, encendido de las luces, conexiones de micrfonos y actuacin de unapersona o grupo. Pero funciona perfectamente si lo que estamos organizando es un evento condiversas actividades, deportivas por ejemplo, en un lugar como un parque o un club.Para el caso de una graduacin o ceremonia semejante, resulta preferible disear un grfico msdetallado. Se organiza en columnas verticales que indicarn:

- Movimiento y actividades de personas.- Movimientos de equipos y objetos.

- Cambios de escenografa.- Apertura y cierre de cortinas y puertas.- Conexin y desconexin de micrfonos.- Accionamiento de luces y proyecciones.- Otros.

En franjas horizontales se indicar el tiempo (la hora) en que debe ocurrir cada accin. Estas franjastendrn distinta duracin, desde 30 segundos hasta 15 minutos. A cada enunciado del programa,corresponder un grupo de franjas horizontales que especificar las acciones necesarias para suimplementacin. En eventos ms complejos, la variedad de columnas verticales ser mayor y sedetallar ms finamente el horario. Por ejemplo, se asignar turnos de maquillaje y peluquera a losdistintos actores. Igualmente, deber distribuirse la supervisin general asignando tareas especficas a

cada uno de los miembros del equipo organizador. En este caso, habr que preparar y entregar listasindividuales de chequeo.Si las condiciones lo permite, lo ideal es operar como los estudios de televisin o los grandes teatros, enlos que los tcnicos estn provistos de audfonos, a travs de los cuales reciben seales del director.

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Es conveniente y, frecuentemente, imprescindible, realizar un ensayo general y medir el tiemponecesario para el desplazamiento de personas u objetos, los descansos de los msicos y otros,considerando las distancias a baos y camarines.La fluidez del desarrollo del evento se apoya en un timming bien pensado y bien ejecutado. Losbaches o faltas de continuidad no solo evidencian errores de organizacin, sino que desconciertan yhacen perder concentracin, emocin y entusiasmo a los participantes.

3. El Cronograma.Tambin llamado carta gantt, el cronograma es un grfico que se utiliza para planificar y controlar el

desarrollo de una tarea compleja. Resulta especialmente adecuado para la organizacin y seguimientoen la preparacin de eventos.

El cronograma sirve para:

- Optimizar el uso del tiempo.- No olvidar ni dejar rezagado ningn aspecto.- Encargar responsabilidades especificas a cada miembro del equipo.- Preveer contratiempos y atrasos.- Controlar y corregir el avance del trabajo.- Apoyar la preparacin del presupuesto.

El cronograma tiene un aspecto similar al timming, pero abarca un tiempo muchsimo mayor, desde elencargo ale equipo producto hasta terminadas todas las actividades relacionadas con el evento. Estedesarrollo cronolgico se separa en das, semanas y meses en la coordenada horizontal.En la coordenada vertical, se enumeran todas las actividades necesarias, ordenadas por rubros y con elmayor grado de desglose posible.Para preparar un cronograma comenzaremos entonces por hacer un listado detallado de actividades. Acontinuacin, definiremos el tiempo necesario para cada una de ellas. Con estos antecedentes,podemos construir las series de actividades sucesivas y sus entrelazamientos.El paso siguiente ser la compatibilizacin de las distintas series y la asignacin de fechas de ejecucin,priorizando las tareas ms largas y complejas y cautelando los pasos crticos.Los rubros habituales en el cronograma de un evento son:

a) Infraestructura. Obtencin del local. Acondicionamiento.- Levantamiento.- Proyecto. Ejecucin.- Equipos audiovisuales.- Iluminacin.- Ambientacin corporativa.- Mobiliario.- Decoracin.

b) Entrega del mensaje. Discursos. Folletera Exposicin Piezas audiovisuales. Regalos y premios.

c) Animacin y entretencin. Actividades participativas. Animadores. Msica en vivo y/o grabada

Nmeros artsticos y de variedades. Proyecciones.

d) Gastronoma.

e) Recursos humanos

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Promotoras.- Contratacin- Entrenamiento Supervisores. Guardias de seguridad.

f) Aspectos complementarios. Embalaje y transporte. Vestuario.

Peluquera y maquillaje Invitaciones.

g) Utilizacin promocional del evento. Fotografa, grabacin y/o filmacin. Invitaciones a la prensa. Inserciones y publicaciones.

h) Evaluacin del evento.

El cronograma no termina el da del evento. Habr actividades posteriores, entre las que se encuentra laevaluacin, tanto interna como con el mandante, la entrega del local, pagos, etc.

Cada evento presenta caractersticas diferentes y requerir que su cronograma se ms detallado enaspectos especficos.

4. El Presupuesto.Aunque para todo el mundo est claro que el presupuesto tiene que ver con dinero, hay algunasconfusiones en el uso del trmino. Desde luego, decir presupuesto indica suposicin previa de gastos arealizar. Pero incluso dentro de esta precisin, se entiende habitualmente dos conceptos diferentes:

- Dinero disponible para un fin determinado.- Calculo estimativo de costos.

El presupuesto de un evento constar, con algunas variantes de los siguientes rubros:

a) Gastos directos Compras Arriendos Sueldos, honorarios y leyes sociales. Transporte Seguros Sub-contratos- Gastronoma- Imprenta- Msica y amplificacin

- Grabacin y fotografa

- Insercin y publicaciones- Florera y decoracin- Etc.

b) Gastos Generales Arriendo, dividendo o costo mensual o estimado de oficina. Consumos- Luz.- Agua.- Telfono- Internet.- Etc. Sueldos y honorarios del personal permanente. Gastos de librera y copias.

Colaciones, tiles de aseo, etc.

c) Imprevistos: Se basan en la presuncin de que habr gastos no incluidos originalmente en elpresupuesto, ya sea por accidente de cualquier tipo, situaciones anmalas o no consideradas o,simplemente, por olvido.

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d) Utilidades: habitualmente, se estiman en un porcentaje de los gastos directos o del presupuesto total.

e) Impuestos: Dependiendo de la modalidad de contrato, se aplicar el IVA, o la retencin a loshonorarios profesionales.

5. Contratos.Entre el equipo organizador y el mandante se establecer un contrato, que, frecuentemente, se reducea que el cliente firma el presupuesto en seal de aceptacin. Por lo tanto, mientras ms claramente seestipulen las formas de operacin, adems de los costos estimados, habr menos posibilidades de

conflicto entre las partes.Existen dos modalidades de contrato bsicas:

a) Suma Alzada: En un trabajo ejecutado a suma alzada, la agencia se compromete a realizar un eventocuyas caractersticas detalla lo ms exhaustivamente posible, por una suma determinada.Si el mandante solicita agregar o modificar algo que implique mayor costos, esto deber acordarsetambin por escrito.En este caso, la agencia asume los riesgos de mayores gastos e imprevistos, pero tambin tiene laposibilidad de mejores utilidades.

b) Administracin: Si se trata de un trabajo realizado por administracin, la agencia se comporta comoun profesional que recibe honorario por una tarea determinada. En este caso, toda la facturacin se

hace con cargo directo al mandante, quien deber asumir, tambin, los imprevistos. La agencia por lotanto, no correr riesgos y estarn preestablecidos.

Es posible acordar contratos en que ambas modalidades se entremezclen. Por ejemplo, en unaexposicin, todo lo que tiene que ver con el montaje de la misma puede establecerse como sumaalzada y el resto de los rubros manejarse por administracin.Tambin hay casos de donaciones, ya sea por auspiciadores u otras instituciones o personas. Y ocurreeventualmente, que parte de los insumos se reciban en consignacin, es decir, que se pague lo que seutiliza efectivamente y se devuelva el resto. Pero en ambas situaciones, debern considerarse estosrubros en el presupuesto estimativo.Los costos reales del evento, calculados con posterioridad a ste, debern compararse con lo estimadooriginalmente, lo que acrecentar nuestra experiencia para abordar futuros encargos. Este aspecto serun factor importante al evaluar el trabajo realizado.