Cuando la empresa detecta la necesidad de comprar artículos o mercaderías, deberá realizar las consultas pertinentes acerca de sus necesidades y precios. Las consultas se realizan generalmente por teléfono solicitando una cotización de las mercaderías o puede hacerlo por carta, siendo esta última más formal, entre el consultante y el proveedor

La cotización es la respuesta a la consulta; la que se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. Debe ser explícita, excepto cuando se incluyen catálogos o la empresa ya ha tenido relaciones comerciales anteriores.En este documento generalmente se indican los productos y precios de aquellos que sólo se ha solicitado información.

Es el documento legal que acompaña la entrega de mercaderías.

La orden de compra se realiza cuando la empresa está de acuerdo con la cotización recibida.

Antecedentes del CompradorEmpresa : Administración S.A.Rut : 77.285.524-8Domicilio : Av. Pedro de Valdivia s/nFono : 638585Ciudad : María ElenaGiro : Electrodomésticos

Antecedentes del Proveedor Empresa : Comercio S.A.Rut : 44.652.363-8Domicilio : Galpón 140, ZofriFono : 285262Ciudad : IquiqueGiro : Importación y Exportación de Electrodomésticos

Transacciones Comerciales

Con fecha 01 de Marzo del 2010, la empresa Administración S.A. requiere comprar los siguientes artículos:• 15 Video Grabadores• 20 TV de 24” • 25 Equipos Musicales con CD• 10 Radio Portátiles• 25 CD Personal

Con fecha 06/03/10, la empresa Comercio S.A., envía cotización Nº 0010 a la empresa Administración S.A. según detalle de consulta:• 15 Video Grabadores a $ 78.000 c/u• 20 TV de 24” a $ 206.000 c/u• 25 Equipos Musicales con CD a $ 185.000 c/u• 10 Radio Portátiles a $ 18.000 c/u• 25 CD Personal a $ 48.000 c/u

Los valores indicados son netos; condición de venta al contado;

El día 10/03/10, la empresa Administración S.A. emite orden de compra 003, según cotización

El día 15/03/10, la empresa Comercio S.A. realiza envío de mercadería con guía de despacho Nº 0010. posteriormente será enviada la factura 0010

Este documento acredita legalmente una operación de compra y venta. Tiene un control muy riguroso por parte del SII en cuanto a su emisión ya que empresas y comerciantes pueden hacer uso del IVA el que se encuentra registrado en la factura.

La factura debe ser emitida cuando una empresa o comerciante venden a comerciantes o empresas.

Es el comprobante oficial de una compra. Debe ser timbrada por el SII, llevar impreso un numero correlativo y los valores deben incluir el IVA

Las notas de débito se utilizan para modificar facturas otorgadas con anterioridad, emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio. Deben cumplir los mismos requisitos exigidos para las facturas. Se extiende por cobro de intereses o diferencias de mayor precio, es decir, por aumento del impuesto facturado.

Las notas de crédito deben cumplir los mismos requisitos exigidos por la factura y solamente pueden ser emitidas al mismo comprador.

Se extiende por descuento o devolución de mercaderías, es decir, cuando un vendedor concede descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad a la facturación.

Continuación ejemplo de proceso de compraventa entre empresa Administración y la empresa comercio:

El día 18/03/10 la empresa Comercio S.A. envía la factura Nº 0010, la cual fue cancelada el mismo día.

El día 20/03/10 Administración vende dos videos grabadores a $ 99.000 y tres CD personal a $ 67.000. Ambos precios son netos. Entrega Boleta Nº 003

El día 27/03/10 la empresa Comercio detecta error en la facturación por diferencia de precios en los TV de 24”, debió cobrarse $226.000 c/u (valor neto) y en el precio de las radio portátiles debió cobrarse $ 15.000 c/u (valor neto). La nota de crédito es la nº 006 y la de débito es la nº 007