DOCUMENTOS CONTABLES

Orden de compra

Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.

Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.

Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.

Factura de crédito

Es un documento que sigue sin aceptación.

Permite fijar una fecha cierta para pago de las facturas que les venden a los hipermercados y otras grandes concentraciones comerciales o cuando son proveedoras de grandes industrias. Esto neutraliza los abusos de posición dominante de las grandes empresas, abusos que han sido sistemáticamente utilizados, por los grandes hipermercados y las grandes concentraciones industriales para obtener de manera desleal una mejor posición competitiva, en perjuicio de las pequeñas y medianas empresas de la producción, de la industria y del comercio, causando graves daños no solo a esos segmentos empresarios sino también a las economías regionales.

Es un instrumento de crédito eficaz, ya que al ser conformadas por grandes empresas son fácilmente negociables en las instituciones financieras permitiendo así el acceso al crédito a un sector empresario al que hoy le esta vedado.

Factura de contado

Recibo

El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

Documento en que el acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligación.

Cheque

Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su presencia.

Es una orden de pago pura y simple (sin condición alguna) librada contra el banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria, o está autorizado para girar en descubierto.

Cheque con talonario.

Cheque con descripción

Los Pagares

Es un título- valor de circulación y aparece como forma impropia del contrato de cambio que contenía intereses.

Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo.

A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagaré es un título- valor de origen causal, es decir que en documento se podrá pactar los intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagaré, como también podrá incluirse la garantía con la cual se afianza la obligación.

Es por esta razón seguramente, que el pagaré es más utilizado que la letra de cambio, en los bancos e instituciones financieras, por cuanto el propio pagaré podrá pactar los intereses y garantizar la obligación mediante el aval, en otras palabras diremos que es un título- valor más completo que la letra de cambio.

El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito.

La Cotización

La cotización es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que participan en el mercado bursátil. También se cotiza el trabajo.

Precio registrado en una Bolsa cuando se realiza una negociación de valores, o también expresión de uso bursátil para señalar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a través de bolsas de valores.

La primera acepción de este término hace referencia al precio de equilibrio para un título en función de la oferta y la demanda. Por otra parte, también se utiliza este nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de una divisa en la bolsa, o en los mercados monetarios.

Letra de cambio

La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento.

La letra de cambio históricamente ha surgido, debido a exigencias económicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta las múltiples relaciones recíprocas entre los individuos.

Dentro de la clasificación de los títulos - valores en causales y abstractos, la letra de cambio viene a ser título - valor abstracto. Con este mismo criterio la letra es un título -valor esencialmente de crédito, es decir, que contiene una operación crediticia que debe satisfacerse mediante el pago de una cantidad de dinero, en un tiempo determinado.

Igualmente la letra de cambio es título- valor a la orden, o sea que se puede transferir mediante endoso; aun cuando no figure la cláusula a la orden, la letra es un documento circulante, por tanto puede tener una serie continuada de endosos.

Es titulo que origina obligaciones solidarias de todos los que han firmado la letra, frente al último tenedor; al igual que participa también de las otras características de los demás títulos- valores.

La principal diferencia entre los títulos - valores causales y abstractos estaría, no en que en ellos se expresa o la causa que les a dado origen; sino en que el título abstracto está desvinculado de la

relación subyacente, siendo indiferente que esta relación sea o no mencionada en él, es decir, que la causa debendi no está vinculada ni indicada mientras que en los títulos causales si lo está.

Recibo de compra

Recibo de compra es aquel que se da a la persona o al cliente al momento de haber hecho una compra o al haber cancelado una deuda.

El recibo de compra es que el especifica la compra realizada.

Estado de cuenta

Operación que consiste en determinar el balance de una cuenta. Registro de los asientos de débito o crédito en la cuenta de un cliente durante un espacio de tiempo determinado.

Es el resumen de los cargos y abonos de la tienda virtual y/o del afiliado.

Documento que recibirán periódicamente los trabajadores afiliados a las afores en el que se registrarán los depósitos, los retiros y el saldo de la cuenta individual, así como las comisiones cobradas y los rendimientos obtenidos.

Caja Menuda

La caja menuda es un dinero que se guarda y que solo se utiliza en caso de urgencia o en el momento que no halla fondo.

Nota de crédito

La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.

CONCEPTO

son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

 Los principales soportes de contabilidad son:

1.      Recibos de Caja

2.      Recibos de Consignación Bancaria

3.      Comprobantes de Deposito y retiro de cuentas de ahorro

4.      Factura de compraventa

5.      Comprobante de Venta con tarjeta de crédito

6.      Comprobantes de Egreso (Cheque – Efectivo)

7.      Letra de Cambio

8.      Pagaré

9.      Nota Debito

10.  Nota Crédito

11.  Retiro de Caja Menor

12.  Reembolso de Caja Menor

13.  Nota de Contabilidad

14.  Comprobante de Diario de Contabilidad

TITULOS DE VALORES

Valor (finanzas)Un título valor o título de crédito representa derechos parciales de propietario sobre

cierta sociedad ("acciones"), o algúntítulo de crédito u obligación, con características

y derechos estandarizados (cada valor de una emisión dada tiene el mismo monto

nominal, el derecho al mismo tipo de dividendos, cotizado sobre la misma línea en la

bolsa, etc.).

Son títulos valores los documentos necesarios para ejercer el derecho literal y autónomo

que ellos se consignan.

Documentos necesarios: reúne ciertos requisitos; en consecuencia, no será título

valor cualquier documento.

Derecho literal: es lateralizado, lo que significa que sólo lo que está en el título

mismo es lo que puede invocarse como derecho.

Derecho autónomo: es el que se puede ejercer libremente, sin que puedan

oponerse excepciones no vinculadas directamente al tenedor del título.

Un título valor es un documento mercantil en el que está incorporado un derecho privado

patrimonial, por lo que el ejercicio del derecho está vinculado jurídicamente a la posesión

del derecho. Es también un documento de contenido crediticio en el que se incorpora un

derecho literal y autónomo. Se denomina título-valor a todo documento necesario para el

ejercicio del derecho reflejado en él.

Existen varios tipos de títulos valores circulantes. Los más reconocidos son:

La letra de cambio

El cheque

El pagaré

CARACTERISTICAS

1. Formulismo: se deben cumplir los requisitos que señala la ley, la falta de uno de

ellos puede determinar la ineficacia del título. La importancia del formulismo en los

títulos valores es que, en tanto estos se emiten con arreglos a tales formalidades,

tanto quienes los transmitan como quienes los adquieran, sabrán sin lugar a duda,

el derecho que están entregando o están revisando.

2. Incorporación: quien posee un título valor, es dueño del derecho contenido en él

(se dice que el derecho se incorpora al título porque el título "es" el derecho).

3. Legitimación: la persona queda legalmente facultada, por el solo hecho de la

tenencia, a ejercer el derecho incorporado en el título (títulos al portador); o por

constar como titular del derecho incorporado al título (títulos nominativos).

4. Literalidad: determina el alcance y modalidad de los derechos y obligaciones

consignadas a el.

5. Autonomía: el poseedor ejercita un derecho propio que no puede ser restringido o

destruido.

REQUISITOS

Entre los requisitos más resaltantes y necesarios, tenemos:

El nombre del título valor de que se trate.

La fecha y el lugar de creación.

Las prestaciones y derecho que el título confiera.

El lugar de cumplimiento o ejercicio de las mismas.

La firma de quien lo expide.

Los títulos valores son negociables y fungibles, lo que los hace aptos a ser cotizados en

las bolsas de valores.

los títulos valores se diferencian de los títulos ejecutivos, un título valor es un título

ejecutivo, pero un título ejecutivo no es un título valor. Para que sea título valor se

requiere que aplique la ley de circulación (endosos).

ELABORACION DE TITULOS DE VALORES

1.      La mención de ser letra de cambio, inserta en el texto del documento.

2.      La expresión del lugar y del día, mes y año, en que se suscribe.

3.      La orden incondicional al girado de pagar una suma determinada de dinero.

4.      El nombre  y la firma del girado.

5.      El lugar y la época o fecha  del pago.

6.      El nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago, o sea el nombre del

beneficiario.

7.      El nombre y firma del girador o de la persona que suscriba a su ruego o en su

nombre.

 

EJEMPLO DE LETRA DE CAMBIO

 

FORMA DE ELABORAR UN PAGARE

Modelo básico para la elaboración de un PAGARÉ

(fecha de elaboración : Agosto 17 de 2007)

 

El PAGARÉ es un título valor que contiene la promesa incondicional de una persona a la cual se le denomina suscriptora, de que pagará a una segunda persona llamada beneficiaria o tenedora, una suma determinada de dinero.

Los artículos 621, y 709 a 711, del Código de Comercio establecen cuales son las características con las que deben elaborarse los PAGARÉ para que los mismos puedan tener plena validez legal.

A continuación suministramos una plantilla con los datos básicos que se tendrían que incluir al momento de la elaboración de un PAGARE. Los espacios subrayados los hemos diligenciado de una vez para dar un ejemplo de cómo se llenarían, pero son los datos que se tendrían que reemplazar para quien utilice esta plantilla en sus propio caso particular. Además las frases en color rojo solo son orientaciones o aclaraciones básicas sobre la forma en que se diligenciaría el espacio subryado que las precede. Por tanto, a la hora de imprimir en limpio el pagaré, tales frases en color rojo no se imprimirían

PAGARE No. (este número lo controlaría el prestamista, y no tiene que cumplir ningún tipo de estructura especial; puede usar numeros y letras o solo números o solo letras)

Lugar y Fecha de Firma: Cali, 1 de septiembre de 2007

Valor: $10.000.000 (Diez millones de pesos mcte.)

Plazo: 24 meses

Intereses corrientes durante el plazo: 2% (dos por ciento)  

Intereses de mora: 2% mensual sobre saldo vencido

Persona a quien debe hacerse el pago (acreedor): Juan Pérez, identificado con cc,16.793.999

Lugar donde se efectuará el pago: Cali.

Deudor: EL EJEMPLO S.A. c.c. 890.000.000

Declaro: PRIMERA.-OBJETO : Que por virtud del presente título valor pagaré incondicionalmente a la orden de: Juan Pérez, identificado con c.c.16.793.999 o a quien represente sus derechos, en la ciudad y dirección indicados, y en las fechas de amortización por cuotas señaladas en la cláusula tercera de este pagaré, la suma de DIEZ MILLONES DE PESOS ($10.000.000), más los intereses señalados en la cláusula segunda de este documento. SEGUNDA.- INTERESES: Que sobre la suma debida se reconocerán intereses corrientes a una tasa nominal mensual del 2% (dos por ciento). Sin embargo, en caso de mora en el cumplimiento de las cuotas señaladas en la cláusula tercera de este pagaré, cancelaré intereses de mora a un tasa nominal mensual del 2% (dos por ciento) mensual sobre el saldo de capital que llegue a estar en mora. TERCERA.-PLAZO. Que pagaré el capital indicado en la cláusula primera de este pagaré mediante veinticuatro (24) cuotas iguales, mensuales y sucesivas (en este punto, se pueden hacer variaciones sobre la forma de pago; se puede hablar de cuotas bimestrales o semestrales o anuales, como se prefiera), cada una de ellas por un monto de quinienteos veintiocho mil setecientos once pesos ($528.711). La primera de estas cuotas se cancelará el día 30 de septiembre de 2007 y de allí en adelante en forma mensual el último día de cada mes.. CUARTA.-CLAUSULA ACELERATORIA: El tenedor del presente pagaré podrá declarar vencidos la totalidad de los plazos de esta obligación o de las cuotas que constituyan el saldo de lo debido y exigir su pago inmediato ya sea judicial o extrajudicialmente, cuando el deudor entre en mora o incumpla una cualquiera de las obligaciones derivadas del presente documento. QUINTA.-GARANTIA PRENDARIA: (esta cláusula no es obligatoria en los pagarés, y puede variar entre constituir hipotecas sobre bienes inmuebles o pignorar vehículos o cualquier otra forma de garantía que se quiera otorgar) Para respaldar el cumplimiento de la deuda aquí contraída, el deudor efectuará, a favor del acreedor, la constitución de una hipoteca de primer grado sobre el inmueble ubicado en la Calle 15 20-45 de Cali, identificado con matricula inmobiliaria No.370-145678, diligencia que se llevará a cabo mediante escritura pública que ha de otorgarse en cualquier notaría de Cali dentro de los diez (10) días siguientes a la firma del presente pagaré. SEXTA – IMPUESTO DE TIMBRE: Los gastos originados por concepto de impuesto de timbre correrán a cargo de EL DEUDOR (para definir si el pagaré origina o no el impuesto de timbre, y la tarifa con que se liquidaría, se deben examinar los valores y las calidades de los otorgantes del pagare, tal como lo mencionan en el art.519 del ET. Además, se debe tomar en cuenta que según el art.530 del ET, algunos documentos no generan el impuesto de timbre y que según el art.532 del ET, si en el documento interviene una entidad de derecho público, la tarifa del impuesto de timbre se puede reducir a la mitad)

En Constancia de lo anterior, se suscribe este documento en la ciudad de Cali el día 1 (primero) de septiembre de 2007 (dos mil seis)

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David Gómez

c.c.16.793.234 de Cali

Representante Legal de la sociedad EL EJEMPLO S.A.

Nit.890.000.000

DEUDOR

ELABORACION DE CHEQUE

Para crear un formato nuevo de cheque, hacer clic en el botón NUEVO e ingresar una clave y un nombre amigable al formato del cheque. Posteriormente tomar el cheque físico y medir con una regla en que posición se localizan los siguientes conceptos: FechaImporteBeneficiarioImporte en letraLeyenda de protección La medida tendrá que realizar desde la parte superior y de la parte izquierda del cheque. 

Elementos del cheque.