Documentos contables

Vale

Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede

representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la

cantidad que aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos

comerciales proporcionen vales a sus clientespara fidelizarlos.

También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato

o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercio extiende un

vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro.

Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa.

Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en

existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un «vale de

caja». Este vale contiene:

Fecha

Cantidad (en número y letra)

Especificación clara sobre el concepto

Rúbrica de autorización

Firma de la persona que recibe el dinero

Orden de compra

Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.

Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.

Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.

Factura

La factura necia, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la

información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe

reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar

la cantidad a pagar como contraprestación.

Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y

servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio,

que afecta al obligado tributario emisor (elvendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura

correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del

impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

En algunos países, la factura no tiene valor jurídico en un juicio a la hora de exigir el pago de una deuda. En la

reclamación de cantidad del juicio monitorio la factura es el documento utilizado preferentemente como prueba

de la deuda, aunque también se emplean otros como el albarán.

El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una

copia o la matriz en la que se registra su emisión.

En Europa, la normativa de facturación se regula por la VI Directiva 77/388/CEE del Consejo que define,

además impuestos como el IVA (impuesto sobre el valor añadido), en inglés VAT (Value Added Tax).

Tal como sabemos, la factura es un documento que se entrega como registro interno de una empresa y además fiscal, de la entrega de un producto o servicio.

No hay uniformidad al momento en el mundo a la hora de especificar las partes de una factura, por lo que podrás encontrar muchas variaciones en el mundo - al momento hay recomendaciones de las Naciones Unidas que son tomadas por grupos de trabajo en diferentes países, para llegar a una normalización en el aspecto y contenido de las facturas.

En general, las partes o contenidos de una factura son:

-La fecha de emisión de la factura.

-Numeración del documento, de manera correlativa.-El giro o actividad del negocio que brinda el producto o servicio, su nombre y RUT, DNI o lo que aplique.-La razón social o nombre de quien recibe el producto o servicio, RUT, DNI o lo que aplique.-El detalle de los productos o servicios brindados, con los precios unitarios y monto total de la transacción.-El detalla del IVA o impuesto asociado a la transacción.

Como partes de la factura más bien formales, se incluyen copias, hay requisitos en las dimensiones del documento, se requieren timbres de la autoridad encargada de la recaudación de impuestos para legalizar la factura y el rol o número de identificación tributaria del negocio.

Como vemos una factura se encuentra dividida en

partes, la de la grafica consta de tres partes

1.       Encabezado : este lleva la información de la

empresa como es

a.       NIT el nit es la identificación o lo que

identifica la empresa frente a las demás

b.      NOMBRE DE LA EMPRESA

c.       DIRECCION

d.      TELEFONO

e.      FECHA

2.       Datos del Cliente : En la parte 2 de nuestra factura se encuentra la información del cliente:

a.       NIT en este caso el nit podría ser la cedula del cliente

b.      NOMBRE

c.       DIRECCION

3.       Cuerpo de la Factura: en ella encontramos:

a.       CANTIDAD hace referencia a la cantidad de artículos comprados

b.      DESCRIPCION este campo puede ser llamado nombre del artículo, nos dice cual fue el articulo comprado

c.       VALOR aquí colocamos el valor del articulo de una manera unitaria

Factura de crédito

Es un documento que sigue sin aceptación.

Permite fijar una fecha cierta para pago de las facturas que les venden a los hipermercados y otras grandes concentraciones comerciales o cuando son proveedoras de grandes industrias. Esto neutraliza los abusos de posición dominante de las grandes empresas, abusos que han sido sistemáticamente utilizados, por los grandes hipermercados y las grandes concentraciones industriales para obtener de manera desleal una mejor posición competitiva, en perjuicio de las

pequeñas y medianas empresas de la producción, de la industria y del comercio, causando graves daños no solo a esos segmentos empresarios sino también a las economías regionales.

Es un instrumento de crédito eficaz, ya que al ser conformadas por grandes empresas son fácilmente negociables en las instituciones financieras permitiendo así el acceso al crédito a un sector empresario al que hoy le esta vedado.

Factura cambiaria

1. Concepto.Es un título de crédito que incorpora la obligación de pagar una suma cierta de dinero dentro de un plazo determinado; a la vez que describe las mercaderías que se han vendido como objeto del contrato que le da nacimiento al título.2. Sujetos.Librador-beneficiario. Es el vendedor de la mercadería o sea quien crea la factura.Librado-aceptante. Es el comprador de la mercadería, y quien por mandato legal está obligado a aceptar la factura que le libre el vendedor.3. Función.Si un comerciante vendedor se decide por usar la factura cambiaria, la operatividad del título sería la siguiente:El vendedor libra la factura cambiaria como consecuencia de una compraventa

en la que las mercaderías han sido entregadas real o simbólicamente.La factura es enviada al comprador, directamente, por intermedio de un banco o tercera persona. El intermediario, según las instrucciones recibidas, la presentará para que se le acepte y luego la devolverá; y podrá retenerla si tiene facultades para cobrarla. De acuerdo con lo que ya estudiamos, ello se hará mediante un endoso en procuración. La ley también contempla el envío por correo certificado u otros medios no especificados por la ley.El comprador devuelve la factura, debidamente aceptada: dentro de cinco días de su recibo si es para la misma plaza; y dentro de quince, si es diferente. La no devolución se presume como negativa de la aceptación.4. Protesto.La factura cambiaria puede ser protestada por falta de aceptación o por falta de pago. En el caso de no aceptarse, el protesto debe levantarse dentro de los dos días hábiles siguientes a los plazos fijados para la devolución de la factura. Otra variante del protesto en este artículo que, contrariamente a lo que sucede en otros, el acta la autorizará el Notario en los espacios del mismo instrumento o en hoja adherida cuando fuere insuficiente, adjuntando los documentos que prueben el envío del documento u otros medios que se tengan (aviso de recepción postal, por ejemplo). Si la factura no se tiene a la mano, se le puede autorizar el protesto por declaración del vendedor, siempre que se tengan a la vista documentos probatorios que demuestren el envío al comprador. Cuando el acta se autoriza en el documento, no se puede protocolizar. 

5. Conservación de las facturas.Las facturas cambiarias por ser constancias de los negocios celebrados, deben ser conservadas en original o en copia por los comerciantes, durante cinco años.

Factura de contado

Recibo

El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

Documento en que el acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligación.

Cheque

Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su presencia.

Es una orden de pago pura y simple (sin condición alguna) librada contra el banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria, o está autorizado para girar en descubierto.

1. Cantidad: Es donde indicamos, en números, la cantidad de dinero que autorizamos a retirar.2. Fecha: Indicamos aquí la fecha de emisión y/o autorización de cobro (detallaremos esto

luego).3. Paguese a la orden de: Indicamos la persona o institución autorizada a cobrarlo.4. La suma de: Específicamos ahora, en palabras, la cantidad.5. Firma: Corresponde a la firma del titular de la cuenta.6. O al portador: Detalla si el cheque es libre de cobro o de la persona específicada.7. Nº de cuenta – Nombre del titular: Información correspondiente al titular de la cuenta.8. Código: Este código porta toda la información correspondiente al cheque (nº de serie – nº de

cuenta). Es la que utilizan los lectores de cheques de los bancos para leerlos.9. Nº de serie – sucursal: Información correspondiente al nº de serie del cheque en el talonario y

sucursal del banco a la que pertenece la cuenta.

Los Pagarés

Es un título- valor de circulación y aparece como forma impropia del contrato de cambio que contenía intereses.

Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo.

A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagaré es un título- valor de origen causal, es decir que en documento se podrá pactar los intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagaré, como también podrá incluirse la garantía con la cual se afianza la obligación.

Es por esta razón seguramente, que el pagaré es más utilizado que la letra de cambio, en los bancos e instituciones financieras, por cuanto el propio pagaré podrá pactar los intereses y garantizar la obligación mediante el aval, en otras palabras diremos que es un título- valor más completo que la letra de cambio.

El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito.

La Cotización

La cotización es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que participan en el mercado bursátil. También se cotiza el trabajo.

Precio registrado en una Bolsa cuando se realiza una negociación de valores, o también expresión de uso bursátil para señalar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a través de bolsas de valores.

La primera acepción de este término hace referencia al precio de equilibrio para un título en función de la oferta y la demanda. Por otra parte, también se utiliza este nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de una divisa en la bolsa, o en los mercados monetarios.

Letra de cambio

La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento.

La letra de cambio históricamente ha surgido, debido a exigencias económicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta las múltiples relaciones recíprocas entre los individuos.

Dentro de la clasificación de los títulos - valores en causales y abstractos, la letra de cambio viene a ser título - valor abstracto. Con este mismo criterio la letra es un título -valor esencialmente de crédito, es decir, que contiene una operación crediticia que debe satisfacerse mediante el pago de una cantidad de dinero, en un tiempo determinado.

Igualmente la letra de cambio es título- valor a la orden, o sea que se puede transferir mediante endoso; aun cuando no figure la cláusula a la orden, la letra es un documento circulante, por tanto puede tener una serie continuada de endosos.

Es titulo que origina obligaciones solidarias de todos los que han firmado la letra, frente al último tenedor; al igual que participa también de las otras características de los demás títulos- valores.

La principal diferencia entre los títulos - valores causales y abstractos estaría, no en que en

ellos se expresa o la causa que les a dado origen; sino en que el título abstracto está desvinculado de la relación subyacente, siendo indiferente que esta relación sea o no mencionada en él, es decir, que la causa debendi no está vinculada ni indicada mientras que en los títulos causales si lo está.

Recibo de compra

Recibo de compra es aquel que se da a la persona o al cliente al momento de haber hecho una compra o al haber cancelado una deuda.

El recibo de compra es que el especifica la compra realizada.

Estado de cuenta

Operación que consiste en determinar el balance de una cuenta. Registro de los asientos de débito o crédito en la cuenta de un cliente durante un espacio de tiempo determinado.

Es el resumen de los cargos y abonos de la tienda virtual y/o del afiliado.

Documento que recibirán periódicamente los trabajadores afiliados a las afores en el que se registrarán los depósitos, los retiros y el saldo de la cuenta individual, así como las comisiones cobradas y los rendimientos obtenidos.

Caja Menuda

La caja menuda es un dinero que se guarda y que solo se utiliza en caso de urgencia o en el momento que no halla fondo.

Nota de crédito

La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.

Acta

El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión.  Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.

         Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos públicos o cuasi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan.

La redacción del acta debe contener básicamente lo siguiente:

v     Ciudad, hora y fecha en que la reunión se celebre.

v     Nombres de los asistentes.

v     Persona que la presidió y existencia del quórum.

v     Orden del día.

v     Acuerdos tomados.

Cierre y firmas de las personas a quienes incumba a hacerlo.

ACTA No 2

REUNIÓN ORDINARIA, martes 29 de junio de 2004.  Presidida por  Luis Phillips, Presidente.  La misma inició a las 5:45pm, con la participación de 6 miembros.

Tema: Reunión con los directivos del IPA.

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Se llegaron a los siguientes ACUERDOS:

La fecha de la reunión será el jueves 12 de agosto, a las 6:00pm, en un restaurante.  Se pedirán cotizaciones en El Ejecutivo, El Continental y el Granada.

Enviar nota al Director para que se le permita al Dr. Iván Wilson, delegado de los padres de familia, para que evalúe el funcionamiento de la clínica, especialmente en lo referente a las medicinas y si los encargados están capacitados en primeros auxilios.

Aprobó, por unanimidad, la compra del MSOffice 2003, por un costo de $262.50.

Lo de la conexión de INTERNET.  Se presentó la cotización de WISPER, para su discusión posterior.  Se solicitó conseguir dos cotizaciones más, además, someter  la propuesta a reunión de delegados.  La decisión quedó pendiente.

El prof. Guzmán enviará una nota al director solicitándole que pida una línea telefónica para la oficina de la asociación.  Esta cubrirá el costo de la misma.

Se aprobó que se filmaran los tranques en las horas pico, tanto en la mañana como al mediodía, con el fin de presentarla a la Directiva del IPA.

Reunión con directivos del IPA.  Se acordó enviar una nota al Director para invitarlo a la reunión-cena.

Nimia Herrera G.                                                                    Luis Phillips

Secretaria de Actas                                                                   Presidente

La reunión concluyó a las 7:30 p.m.

Voucher

Voucher o Recibo de pago: Se encuentran los datos del cheque emitido a favor de una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tienes varias copias según el uso de los interesados.

Es el pagaré que extienden los establecimientos comerciales a los tarjeta-habientes en el momento que realizan compras con tarjeta de crédito. Este voucher es un comprobante de la operación realizada. Para el establecimiento comercial representa la forma de exigir al banco que le entregó la tarjeta, el pago de los consumos hechos por usted (como cliente), y por lo mismo para usted, es la forma de comprobar y verificar en su estado de cuenta de la tarjeta de crédito, que se estén haciendo

los cobros adecuadamente. Este voucher es un documento a través del cuál se establece la obligación del tarjeta-habiente de abonar determinada cantidad en una fecha fija.