Documentos Comerciales y de CrditoLos documentos que se usan en el comercio, son escritos especficos con los que se sustentan ciertas actividades de tipo mercantil.El Cdigo de Comercio de Guatemala en su Artculo 381, determina que toda actividad contable debe ser fehacientemente comprobada con documentos que cumplan los requisitos legales.Esta ley tambin determina que todo documento contable debe conservarse como mnimo cinco aos.Los documentos de uso en el comercio, cumplen variasfunciones: una que obliga a pagar; la otra da el derecho a cobrar, o bien demostrar algo que se ha cobrado o pagado.En alguna clase de documentos de crdito, a veces participa una tercera persona representada por un notario que da fe y legalidad al documento.Los documentos de uso en el comercio se clasifican en documentos comerciales, y documentos de crdito.

Documentos comercialesEstos son comprobantes de acciones comerciales de una empresa. Con regularidad se usan, la factura, el recibo, el vale, la factura cambiaria, etc.

REMITOEl remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisin al cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas segn el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la entrega de las mercaderas es previa a la facturacin.REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes:1. Fecha de emisin.2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio).4. Lugar de entrega.5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda DOCUMENTO NO VLIDO COMO FACTURA.7. La letra R en el recuadro central del borde superior

RECIBOUnrecibooconstancia de pagoes unaconstanciaque sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto.Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realiz con la emisin de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso de los interesados. Adems sirve para sacar cuentas de cunto dinero se ha gastado.

NOTA DEDBITOEs un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

La factura:

Es el documento caracterstico en el que constan todos los detalles de una operacin de compraventa, o prestacin de un servicio. En el caso de la compraventa, sirve para demostrar la legtima propiedad del artculo comprado. En el segundo sirve de garanta para reclamar desperfectos en el servicio prestado.Cualquier comerciante cuyo capital excede de dos mil quetzales, est obligado a emitir factura por la venta de mercadera.La factura es un documento que puede ser transferible a otra persona, aun cuando la compraventa hubiera sido al crdito siempre que se notifique y el deudor acepte la transferencia de la deuda.El formulario puede hacerse en el estilo que el comerciante quiera, pero debe registrar la informacin siguiente:1. Nombre de la empresa que la extiende, (propietario o razn social).2. Nombre del cliente o comprador.3. Nmero de identificacin tributaria NIT del vendedor y anotacin para la del comprador.4. Detalle de la mercadera, ste contempla: cantidad, descripcin, valor unitario y total.5. Sello de cancelado o marca de la caja registradora.6. Nmero de factura.7. Direccin de la empresa que la extiende

Factura cambiaria

Este documento ampara la compraventa de mercadera al crdito, que estipula el tiempo de vigencia del crdito y pierde su valor en el momento de liquidar el crdito. Al cancelar una factura cambiaria, se sustituye por una factura formal de compraventa ya cancelada.

En el Artculo 591 del Cdigo de Comercio de Guatemaladice: La factura cambiaria es el ttulo de crdito que en la compraventa de mercaderas el vendedor podr librar y entregar o remitir al comprador y que incorpora un derecho de crdito sobre la totalidad o la parte de la compraventa.El recibo

Este documento comercial es extendido por el que recibe dinero, como reconocimiento al que se lo dio.

Entre otros datos el recibo contiene:1.Nmero de recibo, segn orden de extensin.2.Cantidad de dinero en nmeros.3.Nombre de la persona que proporciona el dinero, (a favor de quien se extiende).4.Cantidad de dinero en letras.5.Especificacin de su extensin o razn de pago.6.Lugar y fecha.7.Nombre de la persona que recibe el dinero.8.Firma y nombre del que extiende el recibo.Este documento comprende tambin un codo en el cual se deben llenar los mismos datos. Esta parte le queda como copia al que recibe el servicio.El vale

Este documento se extiende a una persona que ha proporcionado bienes o valores como constancia de que deben ser devueltos.En una empresa el vale sirve como constancia de operaciones internas, entre ellas, prstamos de herramientas maquinarias o caja chica.Las operaciones de uso de vales no constituyen operaciones contables, son sustituidos al devolver la mercadera, el dinero o al entregar facturas o recibos autorizados de instituciones pblicas o privadas.

En el vale, por muy simple que ste sea se debe consignar los datos siguientes:1.Nombre de la empresa a quien se le tendr que pagar, devolver o comprobar.2.Valor en letras y nmeros en caso de dinero o especificar la mercadera, herramienta, etc.3.Razn y tiempo a pagar o ser devuelto.4.Lugar y la fecha de la extensin.5.Nombre y fecha de quien se compromete en el valor.

Documentos de Crdito

Estos documentos tienen su origen en la relacin de solvencia, confianza y credibilidad entre personas o empresas.

Los documentos de crdito, son instrumentos negociables que se utilizan como sustitutos del dinero y que obligan o se obliga la propia persona a pagar determinado valor en determinado tiempo.

El uso de estos documentos existen palabras tcnicas que identifican a la persona involucrada, segn su participacin en el crdito: librado, librador, tomador y algunas acciones de traspaso como el endoso.

Librador, persona que extiende y firma el documento y el que se compromete a cubrir o hacer que se cubra el valor comprendido en el documento.

Tenedor, persona a favor de quien se adjudica el documento de crdito.

Tomador, persona que recibe el documento del tenedor. Este tambin es llamado beneficiario.

Librado, persona o institucin que efectuar el pago.EndosoEl endoso es la operacin de un derecho por el cual el dueo de un documento de crdito transfiere la propiedad a otra persona, sobre el valor del documento.

En un endoso intervienen el cedente o endosante y el cesionario o endosado. El primero transmite, la propiedad y el segundo la recibe.

En varios documentos este acto consiste en firmar anteponiendo el nombre en la parte posterior por el cedente, indicando el nombre a quien transfiere.

Los documentos de crdito de mayor circulacin son el cheque, el pagar, la letra de cambio y el giro bancario.

El cheque

Este documento de crdito es extendido por personas o instituciones dueos de cuentas corrientes en cualquier banco.

El cheque puede extenderse al portador, o a nombre determinado. Con el documento el banco efecta el pago si la cuenta tiene fondos monetarios suficientes para cubrirlo.

El cheque permite al librador, retirar fondos de lo que tiene disponible.

Cuando el cheque es emitido a la orden, tiene libertad de endoso.

El banco que extiende talonarios de cheques, remite mensualmente un estado de cuenta adjuntando los cheques pagados para que le depositante pueda realizar su conciliacin tal como lo determina elartculo 494 del Cdigo de Comercio de Guatemala.

Todo cheque contiene:1.Nombre y firma del librador.2.Cantidad expresada con nmeros y letras.3.Fecha de su expedicin.

Existen otras clases de cheques:

Cheque certificado

Este cheque es corriente, en el, el banco certifica la existencia de fondos para su pago, reservando el dinero necesario para dicho cheque. La denominacin actualizada de este cheque es: cheque de caja o cheque de gerencia. El cheque de caja es personal e intransferible. Se compra en el banco, sin tener cuenta en l.

PagarPAGARE

Pagar es un documento privado, con el que una persona se obliga a pagar a otra, cierta cantidad de dinero en fecha determinada en el documento.

El pagar es un documento transferible y pagadero a diez das de lo acordado si no tuviera fecha, si la tiene debe pagarse en la fecha de su conocimiento.

Si un pagar no se hace en un documento impreso, puede elaborarse en papel corriente, pero en ambas formas debe contener los datos siguientes:

1.Nombre especfico o pagar.2.Fecha de expedicin.3.Cantidad o valor sobre su expedicin.4.Fecha del pago.5.Persona a la orden de quien se har el pago.6.Lugar donde debe hacerse el pago.7.Valor que representa.8.Firma de quien lo expide.9.Firma de quien contrae la obligacin.

A este documento,segn el Artculo 386 del Cdigo de Comercio, se le llama Ttulo de Crdito.

Letra de cambio

Con este documento, una persona manda a otra que pague a una tercera, una cantidad en la fecha que se determina. En la actualidad se usa en negociaciones al crdito. ElArtculo 447 del Cdigo de Comercioindica que una letra de cambio puede librarse a la orden o a cargo de un tercero o del mismo librador.En una letra de cambio, intervienen:Persona que extiende la letra, librador.Persona a favor de quien se ha de hacer el pago, tenedor.Persona que recibe la letra del tenedor, tomador.Persona a cargo de quien se gira y ha de ejecutar el pago, librado.

Una letra de cambio comprende los datos legales siguientes:1.Nmero de orden2.Valor en nmeros.3.Lugar y fecha de expedicin.4.Fecha de vencimiento.5.Trmino de clasificacin, nica, primera, segunda.6.Nombre del beneficiario o tercera letra.7.Cantidad en letras.8.Firma y razn social del librador.9.Firma y razn social del librado.10.Impuesto de timbres.

Giro bancario

Documento de crdito entre corresponsables bancarios extranjeros, por medio del cual un banco ordena a otro el pago en moneda extranjera a favor de una persona o empresa, despus de que una tercera persona, en el exterior, depositar la cantidad suscrita en el documento.

Se considera un crdito, pues para el banco ejecutor es su nica constancia para el reembolso de su dinero por parte del banco emisor.

Requisitos legalesTanto los documentos comerciales como los d crdito guardan una serie d requisitos que se encuentran registrados en el Cdigo de Comercio, sin embargo existe una sola diferencia entre ambos.

Los comerciales, debern estar autorizados y registrados en la Direccin General de Rentas Internas, salvo algunas excepciones como los recibos y los vales, los casos ms especficos son la factura comercial y la cambiaria.Los de crdito, en cambio, debern presentar un aval jurdico legal, esto quiere decir que la mayora de ellos sern respaldados (autenticados) por notarios o por algunas instituciones bancarias o financieras quienes de hecho poseen personera jurdica.

Separadamente a estas diferencias sealadas anteriormente, los documentos debern contener datos como:1.Nombre de la empresa o persona beneficiada.2.Nombre de la empresa o persona que s compromete a pagar.3.Nmero del documento.4.Nmero del registro tributario (NIT) de ambas partes.5.Monto de la deuda.6.Razn y detalle de la deuda o mercadera.7.Direccin de ambas partes.8.Firmas responsables.9.Fecha de emisin y de vencimiento.10.Condiciones de pago.