DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

MISION DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

En ellos queda precisada la relación jurídica entre

las partes que intervienen en una determinada

operación, o sea sus derechos y obligaciones.

·Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para

demostrar la realización de los actos de comercio

Constituyen también el elemento fundamental para

la contabilización de dichas operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas

por la empresa o el comerciante y la comprobación

de los asientos de contabilidad.

COMPROBANTES QUE INTERVIENEN EN:

CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN:

Orden de compra o Nota de pedido

Nota de venta

DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA:

Remito

Factura

Ticket

CIRCULACIÓN DE VALORES:

Contado: Cheque

Crédito: Recibo

Nota de débito

Nota de crédito

Resumen de cuenta

Pagaré

COTIZACION La cotización es aquel documento que el departamento de

compras usa en una negociación.

También se denomina cotización a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al estado en concepto de aportación a la seguridad social. Este tipo de aportación en algunos países recibe el nombre de cotización previsional, y es la fracción, usualmente mensual, de un sueldo O salario depositado por el empleado o empleador (mediante retención) en un sistema de seguridad social. En el caso de Chile son los aportes a la cuenta individual de retiro del trabajador en una AFP.

Cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título.

Documento informativo que no genera registro contable.

PEDIDO El pedido es un documento informativo.

Una vez se elige la mejor opción el cliente procede

a elaborar el correspondiente pedido, el cual

contiene información sobre el objeto que desea

comprar y las condiciones bajo las cuales aceptan

la negociación.

El objetivo primordial del pedido es dejar

constancia del compromiso del cliente de comprar

un bien o servicio específicos en determinadas

condiciones al proveedor elegido. El pedido es

realizado por el comprador de acuerdo selección

de cotización realizada.

REMISIÓN Un documento que normalmente se adjunta a un

material que se va a entregar. Usualmente tiene

aspecto de factura, y en él se describe la relación

de los materiales o servicios que se van a entregar

o efectuar. Sirve como un comprobante de la

recepción de dichos materiales y servicios. En

ocasiones ya incluye el importe y un pagaré, así

como los datos de facturación y de la dirección y

persona donde se recibirán.

Una mayor descripción la puedes encontrar en

cualquier libro de correspondencia secretarial.

FACTURA La factura necia, factura de compra o factura comercial es

un documento mercantil que refleja toda la información de una operación decompraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.

Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

EL CHEQUE Un cheque (anglicismo de cheque) es un documento

de título valor en el que la persona que es autorizada

para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el

titular), extiende a otra persona una autorización para

retirar una determinada cantidad de dinero de su

cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la

cuenta bancaria.

Jurídicamente el cheque es un título valor a la orden o

al portador y abstracto en virtud del cual una persona,

llamada librador, ordena incondicionalmente a

una institución de crédito, que es librado, el pago a la

vista de una suma de dinero determinada a favor de

una tercera persona llamada beneficiario.

CLASES DE CHEQUES: Al portador: son los cheques que llevan escrita la indicación al

portador y se caracterizan por que deben pagarse solo a la persona que lo presente al cobro.

Nominativo: son aquellos que van destinados a una persona determinada con o sin la cláusula a la orden. Estos cheques se han de pagar a la persona física o jurídica que los presente al cobro. Esta modalidad de cheque es transferible por endoso. El endoso es una cláusula que sirve para transmitir el cheque y se ha de cumplimentar en el reverso del mismo mediante la formula "páguese por este cheque a...”debiendo constar la firma del endosante y la fecha en que se realiza.

Nominativo no a la orden: en esta clase de cheques el destinatario es una persona determinada y con la cláusula de no a la orden. Se caracteriza porque a continuación de la expresión páguese por este cheque debe figurar el nombre de una persona física o jurídica que

tiene derecho a percibir el importe del cheque y la expresión no a la orden.

CHEQUES ESPECIALES: Cheque cruzado: El cheque cruzado es aquel que el librador atraviesa por

dos líneas paralelas y diagonales en el anverso. El cruzar un cheque tiene por objetivo reducir el riesgo de perdida o robo y evitar que pueda ser cobrado por personas distintas a la que se extendió, sin embargo, el cruzamiento no limita su circulación ni negociabilidad. Existen dos clases de cheques cruzados:

Cheque cruzado general. El cheque será cruzado general si entre las dos líneas no aparece designado el nombre de ningún banco o entidad de crédito. En este caso el cheque podrá ser cobrado por cualquier banco.

Cheque cruzado especial. Es cuando entre las líneas esta designado el nombre de un banco en concreto. El cobro solo se podrá hacer en banco cuyo nombre aparezca entre las líneas, o por el banco a quien el anterior lo endosare para el cobro.

Cheque para abono en cuenta: Es aquel que lleva insertada la leyenda “PARA ABONO EN CUENTA” u otra equivalente como “PARA CONSIGNAR EN CUENTA”. Se utiliza para prohibir que el cheque sea pagado en efectivo. En este caso el librador solo podrá pagar el cheque abonando su importe en la cuenta que lleve o abra el tenedor.

Cheque fiscal: Se denominan cheques fiscales a aquellos que son girados por cualquier concepto a favor de las entidades publicas.

Cheque Certificado o Conformado: Es aquel en el que el banco librado ha manifestado que todos los datos reseñados son conformes y que en ese momento puede ser satisfecho, es decir, garantiza la firma y la existencia de fondos para su pago. Esta conformidad puede conseguirse en el dorso del cheque por el banco librado. En la conformidad debe aparecer la fecha hasta la cual esta cláusula es valida. La expresión “VISTO BUENO” u otras equivalentes, suscritas por el librado, o la sola firma de éste equivaldrán a su certificación.

Cheque en blanco: El cheque en blanco es aquel que en el momento de su emisión esta incompleto, por ejemplo, que le falte el importe o la fecha. Si este tipo de cheque se completase sin tener en cuenta los acuerdos entre ambas partes, el incumplimiento de los mismos no podrá ser alegado contra el tomador salvo cuando este se haya adquirido de mala fe o con culpa grave.

CHEQUE BANCARIO: La persona que tiene depositado fondos en una

cuenta bancaria puede disponer de ellos

pidiendo al banco que extienda un cheque.

presenta las siguientes características:

Lo expide el banco a petición del titular de una

cuenta bancaria. El banco retira de la cuenta

bancaria el importe del cheque.

Un cheque bancario tiene la garantía de que

siempre será pagado.

El banco cobrará una comisión por la gestión a la

persona que solicite el cheque.

CHEQUES CIRCULARES

Los llamados cheques “circulares” son cheques a la orden, emitidos por un banco o establecimiento autorizado a cargo de sus propias dependencias, sucursales, agencias o bancos corresponsales sobre una provisión ya disponible en el momento de emitirse el cheque.

La función y finalidad de los cheques circulares surge de su mismo origen, ya que se trata de modernas y utilísimas herramientas ideadas con base en practicas bancarias de servicio al cliente y al publico en general, encaminadas a evitar los riesgos resultantes del transporte de dinero del girador a la institución girada.

Cheque de gerencia: Es el cheque expedido por

el banco a cargo de sus propias dependencias.

Cheque de viajero: El cheque de viajero será

expedido por el librador a su cargo y será pagadero

por su establecimiento principal, las sucursales o

los corresponsales que tenga el librador en su país

o en el extranjero.