7/25/2019 Documentos Bsicos de Compra

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Los documentos bsicos de compra

Introduccin

En cualquier tipo de negocio, es importante establecer claramente la responsabilidad y autoridadque tiene cada persona para desempear ciertas funciones. Asimismo, es importante que quede

evidencia escrita de lo que hace cada quien.

Es importante mencionar, que muchas veces puede parecer irrelevante el ejercer control sobre

ciertas funciones. Sin embargo, el !ito de cada negocio depende en mucho de que se tenga un

adecuado control.

Sin embargo, tambin debemos tener cuidado de no caer en un manejo e!cesivo de papeler"a o en

trmites que en lugar de facilitar la operaci#n del negocio la entorpe$can.

Solicitud de compras

La persona encargada de hacer las compras de los materiales para la producci#n debe recibir una

solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ning%n trmite para efectuarlas.

&e tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que adems de amparar la

operaci#n, evita que se efect%en compras cuando no es necesario hacerlas

&icha solicitud, tiene que estar autori$ada por la persona que se encarga de los inventarios de

materiales, y debe incluir toda la informaci#n referente al material solicitado'

(. )%mero de solicitud.*. +echa en la que se elabora.

. -lave del material.

. &escripci#n.

/. -antidad requerida.

0. 1unto de pedido.

2. 3ndicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para e!pedirla 4-ontrol de

inventarios5.

6. +irma de la persona que la autori$a.

Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente

manejo'

(. 7na copia debe guardarla la persona que solicita la compra, ello le permitir corroborar que el

material que llega al almacn de materia prima, es efectivamente el que se solicit#.

*. 8tra copia se env"a a la persona encargada de llevar la contabilidad.

. El original se env"a a la persona encargada de hacer las compras.

Solicitud de cotizacin a proveedores

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7na ve$ que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras,

debidamente autori$ada, puede empe$ar a hacer los trmites necesarios para efectuar las compras

del material que se le solicit#.

El primer trmite consiste en buscar al proveedor que le ofre$ca las mejores condiciones y precios

a la empresa. &e tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigaci#n convarios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que ms le convenga.

-on el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito

de la investigaci#n reali$ada, el encargado de compras debe enviar a cada proveedor un

documento conocido como' solicitud de coti$aci#n a proveedores. &icho documento incluye la

siguiente informaci#n'

(. )%mero de solicitud de coti$aci#n a proveedores.

*. +echa en la que se elabora.

. )ombre del proveedor al cual se le pide la coti$aci#n.

. -lave del material que se solicita./. &escripci#n del material solicitado.

0. -antidad solicitada.

2. +echa l"mite para que el proveedor conteste.

6. 9acer referencia a la solicitud de compras, anotando su n%mero y la fecha en la que se e!pidi#.

:. +irma de la persona autori$ada para hacer la solicitud de coti$aci#n, es decir, del encargado de

compras.

La solicitud de coti$aci#n a proveedores, deber contener el espacio necesario para que el

proveedor conteste lo siguiente'

(. 1recio por unidad.*. 1la$o m!imo en el que se compromete a entregar la mercanc"a.

. -ondiciones de pago.

. +irma de la persona que recibi# la solicitud de coti$aci#n en el establecimiento del proveedor.

Es de suma importancia que el encargado de compras de tu negocio env"e las solicitudes de

coti$aci#n a los proveedores potenciales en aquellas pocas que se consideran adecuadas para

obtener los mejores precios. Asimismo, deber actuali$ar los datos y coti$aciones de sus

proveedores para poder elegir rpidamente al proveedor en el momento en el que se le solicite una

nueva compra.

8tra de las tareas del encargado de compras es negociar descuentos sobre compras, ya sea, porvolumen o bien por pronto pago, dependiendo de las condiciones y necesidades del negocio.

Es conveniente hacer dos formas de solicitud de coti$aci#n de proveedores'

(. 7na de ellas debe de quedar en poder de la persona autori$ada para hacer dicha solicitud, ello

le permitir constatar que la coti$aci#n hecha por el proveedor se refiere realmente al material

solicitado.

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*. La otra forma, se env"a a cada uno de los proveedores potenciales para que la regresen a ms

tardar en la fecha fijada como l"mite.

En caso de que el proveedor no conteste, se tomar como no enviada dicha solicitud y el

proveedor no entrar en la selecci#n.

Orden de compra

-uando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las

solicitudes de coti$aci#n a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase

del trmite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las

mejores condiciones y precios al negocio.

)o est de ms que el encargado de compras le pida su opini#n a la persona que le solicit# el

material para hacer la elecci#n del proveedor.

&e lo mencionado en el prrafo anterior se desprende que el encargado de compras no puedehacer ning%n pedido, sin antes haber solicitado la coti$aci#n del material a varios proveedores.

7na ve$ que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios, el

encargado de compras efect%a el pedido mediante un documento conocido como' orden de

compra, el cual tiene por objeto formali$ar la operaci#n de compra.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes'

(. )%mero de orden de compra.

*. )ombre del proveedor.

. +echa en la que se efect%a la orden.. 9acer referencia a la solicitud de coti$aci#n a proveedores, indicando su n%mero y fecha.

/. +echa en la que el proveedor deber entregar la mercanc"a.

0. -ondiciones de pago.

2. 9acer referencia a la solicitud de compras, indicando su n%mero.

6. -lave del material.

:. &escripci#n.

(;. -antidad solicitada.

((. 1recio unitario.

(*. 3mporte parcial 4precio unitario ! unidades5.

(. 3mpuestos.

(. 3mporte total 4importe parcial < impuestos5.(/. +irma del encargado de compras.

(0. +irma del proveedor.

En caso de que el proveedor no sea local, sino e!tranjero, en la orden de compras se debe hacer

menci#n tambin de lo siguiente'

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(. =edio de transporte que se utili$ar.

*. 9acer notar, en su caso, que la mercanc"a est asegurada y los riesgos que cubre el seguro.

. +racci#n aduanal aplicable.

Al ser la orden de compra, como se mencion# anteriormente, un documento que formali$a la

operaci#n de compra, es importante que en el reverso de dicho documento se especifiquen losderechos y obligaciones contra"dos por el vendedor, y que ste firme al calce del mismo.

Aunque las obligaciones del vendedor pueden ser diferentes en cada caso, en trminos generales

debe hacerse menci#n de lo siguiente'

(. >ue el vendedor queda obligado a resarcir los daos y perjuicios ocasionados al comprador en

caso de'

3ncumplimiento en la fecha de entrega estipulada.

3ncumplimiento en cuanto al lugar de entrega estipulado.

3ncumplimiento en cuanto a la calidad del material solicitada por el comprador.3nfringimiento por parte del vendedor de marca registrada o patente alguna.

*. >ue el vendedor asumir la responsabilidad de sustituir los bienes solicitados en caso de que

estos no sean nuevos, a menos que se hubiera pactado lo contrario, o bien en caso de que no

sirvan para el fin para el cual se adquirieron.

. >ue el comprador tiene el derecho de hacer la devoluci#n de los bienes, en caso de que la

inspecci#n reali$ada por su personal no resultara satisfactoria.

En caso de que la compra se efect%e a un proveedor local, se deben manejar las siguientes copias'

(. 7na copia se env"a a la persona encargada de controlar los inventarios para que haga el registro

correspondiente en las tarjetas de almacn.

*. 7na copia para el proveedor, ya que dicha orden de compra constituye, en s" misma, un contrato

de compra?venta.

. 7na copia a la persona encargada de la contabilidad.

. 7na copia para la persona encargada de recibir el material, ya que toda recepci#n de material

debe ampararse con una orden de compra.

/. &os copias para la persona encargada de efectuar las compras, una d ellas para su registro de

proveedores y la otra para llevar un registro de pedidos.

En caso de tratarse de un proveedor forneo, se debe e!pedir adems, una copia al agenteaduanal incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la mercanc"a en cuesti#n

Nota de recepcin

Es importante que en cualquier negocio e!ista una persona que asuma la responsabilidad de

recibir los materiales que entregan los proveedores. 1ara que dicha persona efect%e la recepci#n

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de materiales deber tener una copia de la orden de compra@ de lo contrario, y por cuestiones de

control, no se debe recibir material.

)o obstante, si llega material al negocio y el encargado de recibir el material no tiene en su poder

la orden de compra, debe hablar con el encargado de compras antes de recha$ar el pedido y

solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de compra.

Las tareas del encargado de recepci#n de materiales consisten en hacer un recuento f"sico y

verificar que el material entregado por el proveedor cumple con las caracter"sticas estipuladas en la

orden de compra. Asimismo, debe hacer una inspecci#n para detectar la e!istencia de material

daado.

En caso de que la inspecci#n reali$ada por el encargado de recepci#n de materiales sea

totalmente satisfactoria, ste emite una nota de recepci#n de materiales. &icha nota es el %nico

documento que queda como evidencia formal de la entrega del material.

La nota de recepci#n se le entrega a la persona que llev# el material, contra la nota de remisi#ne!pedida por el proveedor. La nota de recepci#n debe contener la siguiente informaci#n'

(. )%mero de nota de recepci#n.

*. +echa de recepci#n.

. )ombre del proveedor.

. +echa en la que se hi$o la orden de compra.

/. )%mero de orden de compra.

0. -lave del material.

2. &escripci#n del material.

6. -antidad recibida.

:. 1recio unitario.(;. 3mporte total de la mercanc"a recibida.

((. +irma de la persona que recibi# el material.

En caso de tratarse de proveedores forneos, se deber aadir'

(. El n%mero de la nota de remisi#n e!pedida por el proveedor.

*. La fecha en la que se elabor# la nota de remisi#n.

. ransportista encargado de hacer la entrega.

La nota de recepci#n deber emitirse con tres copias'

(. 7na de ellas, se env"a al encargado de efectuar la compra para que quede formalmente

enterado de que la mercanc"a est en el almacn.

*. 8tra copia se env"a al encargado de manejar los inventarios para que registre en su tarjeta de

almacn la entrada de mercanc"a.

. La tercera copia se env"a a la persona encargada de llevar la contabilidad para que realice el

pago correspondiente y para que lleve un control de los costos de producci#n. En caso de que

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e!ista en el negocio una persona dedicada a llevar el registro y control de los costos de producci#n,

a ella se le debe enviar otra copia.

Nota de devolucin de materiales a proveedores

En algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material daado o en malascondiciones. En tal situaci#n, es responsabilidad del encargado de compras efectuar el trmite de

devoluci#n y solicitar al proveedor que le bonifique el importe pagado por la mercanc"a objeto de la

devoluci#n.

La nota de devoluci#n de materiales a proveedores debe contener los siguientes datos'

(. )%mero de nota de devoluci#n.

*. &atos generales del proveedor.

. +echa en la que se efect%a la devoluci#n.

. Beferencia de la nota de recepci#n.

/. -lave del material.0. &escripci#n del material.

2. -antidad.

6. -osto unitario.

:. 3mporte de la mercanc"a objeto de la devoluci#n.

(;. -ausa de la devoluci#n.

((. +irma del encargado de compras.

(*. +irma del proveedor o persona autori$ada para recibirla.

-on el objeto de que %nicamente la persona involucrada en el clculo de los costos cono$ca esta

informaci#n, los espacios para el precio unitario y el importe total permanecen en blanco en todas

las copias, al igual que en la nota de recepci#n. &eben hacerse cuatro ejemplares de dicha nota'

(. 7no de ellos, para el proveedor.

*. 8tro, se env"a al encargado del control de inventarios, para que haga el registro correspondiente

a la salida de mercanc"a en sus tarjetas de almacn.

. 8tro ejemplar se env"a al encargado de la contabilidad. &e igual forma que se hace con la nota

de recepci#n, si e!iste alguien dedicado al registro y control de costos, a dicha persona se le env"a

otro ejemplar.

. El encargado de efectuar las compras, debe mantener en su poder otro ejemplar.

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