Documento general demos ap.v.1.2

2013

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Índice

1. Script de Pruebas..........................................................................................................2

2. Listado de Catálogos.....................................................................................................2

3. Listado de Actividades...................................................................................................3

3.1. Facturación.............................................................................................................3

4. Script de pruebas...........................................................................................................0

5. Parking Lots.................................................................................................................15

Proyecto Avanza Página 1

1. Script de Pruebas

Creación de documento

2. Listado de Catálogos

Catalogo completo cargado

Condiciones de Pago

Origen de Comprobante

Proveedores


3. Listado de Actividades3.1. Cuentas por Pagar.

No. Proceso Descripción

1 Solicitud de Pago a Proveedores

Trámite para solicitar un pago a un proveedor

2

Solicitud y Comprobación de Anticipo

Se refiere a anticipos a los empleados para gastos de viaje. Esto se configura en el módulo de Gastos. Revisar cómo se aplicaría en PSoft.

3

Solicitud de Reembolso de Gastos

Se refiere a Rembolso de Gastos a los empleados en algún viaje. Esto se configura en el módulo de Expenses (Gastos) que no se implementará en esta primera etapa

4Registro de Pagos a Proveedores

Proceso de Pago al Proveedor desde el registro del comprobante hasta la realización del pago

5

Registro de Solicitud y Comprobación de Anticipos

Registro de un Comprobante de anticipo para el pago a un proveedor

6Registro de Reembolsos de Gastos

Registro de un reembolso de gastos realizados por el empleado.

7Registro de Interface de Cuentas por Pagar

Interfaz de las entradas contables de AP hacia el módulo de GL. Consulta de entradas contables.

8

Comprobación de Tarjetas Bancarias Corporativas

El extracto bancario se gestiona en el módulo de tesorería en la parte de bancos para realizar el pago.

9Registro de Provisiones de Cuentas por Pagar

Generación de Pólizas de provisiones para cargar en el sistema.

10 Actividades de Cierre Mensual de Cuentas por Pagar

Revaluacion de CxP en moneda extranjera.Conciliar Pagos Intercompañías con Facturación.Generar la transferencia de la distribución contable.


Interfaz AP GL.Reclasificación de Saldos Intercompañías.

11

Elaboración de Conciliación de Saldos Intercompañías

Aplica desde la verificación de los saldos registrados, hasta la conciliación de los saldos intercompañías.

12Validar CFD’s Validación de Comprobantes Fiscales

Digitales. Este proceso se realiza por fuera del sistema PSoft


4. Script de pruebas

No. Actividad 1 Nombre de la Actividad Solicitud de Pago a Proveedores Tema Pago a Proveedores

Objetivo de la Prueba Registrar Comprobante en el sistema

Pre-requisitos de la Prueba Contar con un nombre de usuario y contraseña.

Iteración de la Prueba

1Fecha de Inicio de la Prueba

(Día y Hora)Fecha de Terminación

(Día y Hora)Versión

No. Paso 1 Nombre del Paso Registro de Comprobante

No. Acción Descripción Resultado esperado Resultado real

Una vez que se ha confirmado la recepción del bien o servicio, se continúa con el proceso de pago.

1

- Ingresar a la siguiente ruta:

Cuentas a Pagar > Comprobante > Introducción/Actualización >Introd Comprobantes Estándar

[Opción Añadir un Valor]

2Generar Comprobante (Voucher).

Click en el Botón “Guardar”

ID de Comprobante

3 NOTA: El Conprobante se puede generar por un monto o copiarlo de un pedido o recepción previos.

Resultado de la PruebaIndicar si los resultados esperados

fueron obtenidosPasó ___X___Falló ________

Incidentes / Solicitudes de Cambio levantadas:

No. Actividad 2 Nombre de la Actividad Solicitud y Comprobación de Anticipo Tema Anticipo Gastos Empleado

Objetivo de la Prueba Capturar un anticipo de gastospara el empleado

Pre-requisitos de la Prueba Contar con el modulo de Gastos (Expenses).Este modulo no se implementará en estaprimeraetapa.





No. Paso 1 Nombre del Paso Elaborar Requisición y Orden de Compra.


1El registro de un anticipo de gastos al empleado, va ligado con un reporte de gastos del módulo de Expenses; en esta primera etapa no se implementará este módulo





No. Actividad 3 Nombre de la Actividad Solicitud y Reembolso de gastos Tema Reembolso de Gastos al Empleado

Objetivo de la PruebaGenerar Un reembolso de gastos al empleado

Pre-requisitos de la PruebaTener instalado el módulo de Gastos (Expenses) para poder registrar el reporte de gastos.





No. Paso 1 Nombre del Paso Reembolso de Gastos al Empleado.


1El módulo de Gastos (EX) no está contemplado en esta primera etapa del proyecto. En este módulo se puede registrar un reporte de gastos del Empleado para solicitar un reembolso.





No. Actividad 4 Nombre de la Actividad Registro de Pagos a Proveedores Tema Pago a Proveedores

Objetivo de la Prueba Registrar un comprobante y generar el pago en el sistema

Pre-requisitos de la Prueba Pedidos y Recepciones de Compra para ligar el voucher al pedido o a la recepción..





No. Paso 1 Nombre del Paso Registro del pago.


1- Ingresar a la siguiente ruta:

Cuentas a Pagar > Comprobante > Introducción/Actualización >Introd Comprobantes Estándar

2Registrar Comprobante asociado a una factura o no.

Dar click en “Guardar”

ID de Comprobante

3

Control Presupuesto Comprobantes


Cuentas a Pagar > Procesos Batch > Comprobantes > Control de Presupuestos

Seleccionar UN y Comprobante a revisar.

Estado de Presupuesto = Válido

4

Contabilizar Comprobante


Cuentas a Pagar > Procesos Batch > Comprobantes > Petición de Contzn Comprobantes

Seleccionar Comprobante a contabilizar. Ejecutar

Estatus de Comprobante Estado Contzn = Contzdo

5

Pago de Comprobante


Cuentas a Pagar > Pagos > Proceso de Ciclos de Pagos > Criterios Selección de Pagos


6

Indicar Fechas de Pagos.

La Fecha Contable y la Fecha Retención son la actual.

Guardar y dar clic en la liga Ir a Ir a Gestor Ciclo de Pagos

7 Seleccionamos el servidor PSUNX y procesamos el primero Se muestran pagos seleccionados

8Click en Detalles para revisar pagos seleccionados.

Guardar y regresar a Gestor Ciclo de Pagos.

9Seleccionar servidor PSUNX y click en “Procesar”.

Click en “Actualizar” hasta que cambie el estado.

Cambio de Estado del pago a “Aprobado”.

10

En la parte de Resultados Ciclo Pagos, seleccionamos el Servidos PSNT y el tipo de salida deseado.

Damos clic en el botón Procesar.

Guardar.

Cambio de Estado a “Finalizado”

11

Contabilización del Pago


Cuentas a Pagar > Procesos Batch > Pagos > Petición Contabilización Pagos

12

Capturar ID de Ejecución y Descripción.

Frecuencia Proceso: Siempre.

Opción Contabilización Pagos: Todos Bancos.

Guardamos y ejecutamos el proceso AP_PSTPYMNT.

Contabilidad Generada





No. Actividad 5 Nombre de la ActividadRegistro de Solicitud y Comprobación de Anticipos

Tema Pago Anticipado

Objetivo de la Prueba Registrar un Pago de Anticipo.

Pre-requisitos de la Prueba Catalogo de Proveedores..





No. Paso 1 Nombre del Paso Pago Anticipado


1


Cuentas a Pagar > Comprobantes > Introducción actualización >Introd Comprobantes Estándar

En Tipo Comprobante seleccionamos Pago p/Anticipado.

Damos clic en Añadir.

2

Seleccionamos el Proveedor.

Introducimos el Número y Fecha de la Factura.

Indicamos el Total.

Seleccionar la cuenta de Pagos Anticipados.

Indicar el Centro de Costo.

Ir a la Pestaña de Pagos, ahí indicamos el banco, la cuenta y el método.

Guardar.

ID de Comprobante de pago anticipado


3

Control de Presupuesto de Comprobante.


Cuentas a Pagar > Procesos Batch > Comprobantes > Control de Presupuestos

Seleccionar la Unidad de Negocio y el ID Comprobante para los dos tipos de transacciones (AP_VOUCHER Y AP_VCHR_NP).

Dar click en el botón “Ejecutar”, seleccionar el programa FSPKBDP3.

Checar el Comprobante y en los puntos Estado Cabecera Presupuesto y Estado Presupuesto No Prorr, debe aparecer Control Presupuesto Valido.

Estado de Ppto Válido

4

Contabilización de Comprobantes de Anticipos.

Indicar el ID Petición y la Descripción.

Frecuencia Proceso: Siempre.

Contabilización Cprbte: Comprobante

Método Aplicación Pago Antpdo: Proveedor Factura.

Seleccionar la Unidad de Negocios y el ID Comprobante.

Dar click en el botón “Ejecutar” y seleccionamos el proceso AP_PSTVCHR.

Contabilización del Comprobante

5

Pago de Anticipos


Cuentas a Pagar > Pagos > Proceso de Ciclos de Pagos > Criterios Selección de Pagos

Indicar las Fechas de Pagos.

La Fecha Contable y la Fecha Retención son la actual.

Guardar y dar click en la ligaIr a Gestor Ciclo de Pagos.

6

Seleccionar el servidor PSUNX y procesar el primero.

Dar clic en Actualizar hasta que el estado cambie a Selec.

En este momento se muestra cuantos pagos se seleccionaron

Pagos Seleccionados


Dar clic en la liga Detalles. Dar clic en Buscar. Verificar que se encuentre nuestro pago, si se muestran otros

pagos en la búsqueda, podemos excluirlos o pagarlos en ese momento.

Seleccionar las opciones deseadas con la Acción “Separar” Guardar. Dar clic en la liga Gestor Ciclo de Pagos. Seleccionar el servidor PSUNX y procesar el segundo. Dar clic en Actualizar hasta que el estado cambie a Aprobado

Estatus del Pago = Aprobado

En la parte de Resultados Ciclo Pagos, seleccionar el Servidos PSNT y el tipo de salida deseado.

Dar clic en el botón Procesar. Verificar que el estado sea Finalizado. Guardar.

Estatus del Pago = Finalizado

Contabilización del Pago Anticipado.


Cuentas a Pagar > Procesos Batch > Pagos > Petición Contabilización Pagos

Capturar ID de Ejecución y Descripción. Frecuencia Proceso: Siempre. Opción Contabilización Pagos: Todos Bancos. Guardar y ejecutar el proceso AP_PSTPYMNT.

Pago Contabilizado

Resultado de la Prueba

Indicar si los resultados esperados fueron obtenidos

Pasó ___X___Falló ________



No. Actividad 6 Nombre de la Actividad Registro de Reembolsos de Gastos Tema Reembolso de Gastos

Objetivo de la Prueba Registro de un reembolso de gastos realizados por el empleado

Pre-requisitos de la Prueba Modulo de Gastos para registrar los comprobantes de Gastos.





No. Paso 1 Nombre del Paso Rembolso de Gastos al Empleado.


1El Modulo de Gastos (EX) de PSoft tiene la capacidad de registrar un reporte de gastos para que sea reembolsado al Empleado. En esta primera etapa este módulo no está contemplado





No. Actividad 7 Nombre de la ActividadRegistro de Interface de CuentasporPagar

Tema Interfaz AP/GL

Objetivo de la Prueba Mandar entradas contables del módulo de AP hacia GL.

Pre-requisitos de la Prueba Asientoscontablesgenerados en AP.





No. Paso 1 Nombre del Paso Interfaz AP/GL.


1

PSoft cuenta con una interfaz general llamada JournalGenerator que se encarga de tomar las entradas contables de cada uno de los módulos (incluído AP) y llevárselas a GL.

Este Proceso se ejecuta desde el módulo de GL

Entradas cntables de AP llevadas al modulo de Contabilidad General (GL)





No. Actividad 8 Nombre de la ActividadComprobación de TarjetasBancariasCorporativas

Tema Tarjetas Bancarias Corporativas

Objetivo de la Prueba

Pre-requisitos de la Prueba Metodo de Cobro de cuentaBancariadebeserTarjeta de Crédito.





No. Paso 1 Nombre del Paso Cotización Proveedores.


1Bancos recibe el estado de cuenta y se realiza de manera automática o manual la conciliación bancaria para poder realizar el pago.

2





No. Actividad 9 Nombre de la ActividadRegistro de Provisiones de CuentasporPagar

TemaProvisiones de CuentasporPagar

Objetivo de la Prueba Cargar poliza de provisiones en el módulo de GL con la herramienta nativa.

Pre-requisitos de la Prueba Tener las cuentas dadas de alta en GL.





No. Paso 1 Nombre del Paso Carga de Pólizas de Provisiones


1

Existe una herramienta para cargar polizas directamente al modulo de GL. Esta herramienta tiene un layout predefinido y realiza la conexión con la BD de PSoft para poder insertar la información.

2 Capturar algunos registros en la herramienta de carga y realizar la afectación a la BD.

Entradas contables en GL de las provisiones de AP.





No. Actividad 10 Nombre de la ActividadActividades de Cierre Mensual de Cuentas por Pagar

Tema Cierre Mensual AP

Objetivo de la Prueba Ejecutar los procesos de cierre de AP.

Pre-requisitos de la Prueba Tener registros contables en AP..





No. Paso 1 Nombre del Paso Cierre mensual de AP..


1

Revaluación de Cuentas por Pagar en Moneda Etranjera


Cuentas a Pagar > Procesos Batch >Comprobantes>Revaluación de Cuentas a Pagar.

Ejecutar el proceso AP_REVALUE.

Revisar Revaluación AP


Cuentas a Pagar >Revisión Datos Cuentas a Pagar>Comprobantes>RevRevaluación Cuentas a Pagar.

Buscar la instancia de proceso generada con el AP_REVALUE previamente ejecutado.

Proceso AP_REVALUE exitoso

Revisión de Información generada en la revaluación.

2 Conciliar Pagos Intercompañias con Facturación Intercompañías Pendiente

3 Generar la transferencia de la distribución contable.

4Interfaz AP/GL.

JournalGenerator, se hace en GL.

Registros de AP enviados al módulo de GL.

5 Reclasificación de Saldos Intercompañías. Intercompañías Pendiente





No. Actividad 11 Nombre de la ActividadElaboración de Conciliación de Saldos Intercompañías

Tema Saldos Intercompañías

Objetivo de la Prueba Conciliación de Saldos Intercompañías

Pre-requisitos de la Prueba Operaciones Intercompañías





No. Paso 1 Nombre del Paso Elaboración de Conciliación de Saldos Intercompañías


1 Pendiente Intercompañías para la siguiente etapa





No. Actividad 12 Nombre de la Actividad Validar CFD’s Tema Validar CFD’s

Objetivo de la Prueba Validar Comprobantes Fiscales Digitales

Pre-requisitos de la Prueba N/A





No. Paso 1 Nombre del Paso Validar CFD’s


1 La validación de CFDs que realiza Médica Sur se hace fuera del sistema Poft.





5. Parking Lots

N°

ActividadDescripción Responsabl

eFecha de

Compromiso

1Orígenes de Compra y pago. Sesión de definición de orígenes de compra y orígenes de

pago (proveedores).

2 Ejercicio de conciliación de IVA Conciliación de IVA en la introducción de comprobante

3Reporte de pagos Sesión para definir layout de reporte de programación de

pagos

4Cancelación de cheques Revisar con Tesorería como se maneja una cancelación

de cheque

5Contabilización por módulo Como se va a hacer la contabilización de cada módulo

hacia GL

6Estatus de Orden de Compra hasta GL.

Sesion para definir layout de reporte de estatus desde la orden de compra hasta la contabilidad.

7 Gasdtos y Viajes Sesion de mapeo de gastos y viajes DEUDORES.

8 Anticipos Sesion de armado de caso de uso de anticipos.

9 Carga masiva de comprobantes. Sesion carga masiva de comprobantes.

10

Revaluación de moneda extranjera

Proceso de revaluación de moneda extranjera

11

Notas de crédito. Notas de crédito de devolución, por ajuste y por pronto pago


12

Proceso de intercompañias Sesión de mapeo de plantillas de intercompañias

13

Revisar los momentos de IVA Revisar los momentos de IVA en consulta.

14

Cuenta Contable Proveedor Proveedor de Servicios

15

Fecha Buzón Se necesita un campo de fecha para registrar la recepción del documento físico


Anexos

Consultor Firma Fecha (dd-mmm-yy)

Mauricio Tapia

Nombre de Ejecutor Firma Fecha (dd-mmm-yy)

Isabel Quintero

Inicio…

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