Documento de Construcción - Bizagi · 2016-10-24 · Principales Aspectos en el Proceso de...

Solución de No

conformidades Documento de Construcción

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Solución de No conformidades | 2

Tabla de Contenido

Diagrama Del Proceso .................................................................................................................. 3

Sub Proceso Acción Correctiva ............................................................................................. 4

Ejecutar Plan De Acción ........................................................................................................... 5

Proceso Acción Preventiva .......................................................................................................... 6

Modelo De Datos ........................................................................................................................... 7

Tablas Paramétricas .................................................................................................................. 8

Parametrización de la entidad Procesos........................................................................ 9

Definir Formas ................................................................................................................................12

Forma Identificar Causas De Nc Y Plan De Acción ........................................................12

Forma Analizar Rechazo De Nc ...........................................................................................13

Reglas De Negocio ...................................................................................................................... 14

Definir Expresiones .................................................................................................................. 14

Ejecutantes ......................................................................................................................................15

Configuración De Correos Electrónicos .................................................................................16

Indicadores ...................................................................................................................................... 17



Diagrama Del Proceso

Un punto clave dentro de un Sistema de Gestión de Calidad es la solución de una

no conformidad. La no conformidad es el incumplimiento de una especificación.

No corregir una no conformidad o la continua presencia de ellas trae costos

asociados a re-procesos, reposiciones, perdidas de clientes y hasta la pérdida de la

certificación de calidad, por nombrar solo algunos de ellos.

Pensando en el desarrollo y la eficiencia de las compañías Bizagi ofrece un nuevo

proceso que ayuda a gestionar sus No conformidades de forma rápida y eficiente.

El proceso comienza cuando un auditor reporta una No Conformidad, es necesario

asignar la No Conformidad a un proceso específico. El dueño del proceso puede

aceptar o rechazar la No conformidad. Si esta es aceptada, se debe crear un plan

de acción para corregir la no conformidad, el plan puede incluir tareas para corregir

el problema puntual en corto tiempo, y/o abrir una acción correctiva para eliminar

las causas raíz de la no conformidad. Es posible escoger entre tres acciones

inmediatas, Rechazar, Corregir o Concesión de productos.

Si la No Conformidad no es aceptada, un analista de SGC debe analizar el caso, es

posible cerrar la No Conformidad o re direccionar está a otra área.



Luego de realizar las actividades propuestas en el plan de acción, ya sean

inmediatas o en una acción correctiva, es necesario que el auditor revise el

resultado. Es necesario revisar que la no conformidad haya sido corregida, en otras

palabras, que el requisito contra el cual se generó la no conformidad, se cumpla.

Por último, la no conformidad es cerrada.

Sub Proceso Acción Correctiva

Una Acción Correctiva es realizada para eliminar las causas de una no conformidad

que ha sido detectada.

El primer paso es identificar y analizar las causas de la No Conformidad. Existen

varios métodos que lo ayudan en este paso, por ejemplo, diagramas de causa y

efecto, análisis del modo y efecto de falla, etc. Es importante que el área de SGC

establezca una metodología para la identificación de las causas vitales de las No

Conformidades.

Adicionalmente el dueño del proceso debe crear un plan de acción para eliminar

las causas, dentro del plan se incluyen las actividades con la fecha límite de

ejecución y el responsable. Las tareas pueden ser asignadas a diferentes personas

que pertenezcan al área a la cual fue asignada la No Conformidad.

Cada actividad dentro del plan abre un caso del sub proceso múltiple Ejecutar

Actividad. Luego de ejecutar el plan de acción, el auditor debe revisar si la no

conformidad fue corregida.



Ejecutar Plan De Acción

Es posible incluir dentro del plan de acción varias actividades con diferentes

responsables, por esto el desarrollo del plan de acción es un sub proceso múltiple

que abre un caso por cada actividad. El sub proceso incluye dos tareas.

La tarea Ejecutar actividad es realizada por la persona asignada por el dueño del

proceso, esta persona debe implementar lo solicitado. Cada actividad necesita la

validación del dueño del proceso.



Proceso Acción Preventiva

Una Acción Preventiva es realizada para eliminar las causas de una no conformidad

potencial.

El primer paso es identificar y analizar las causas de la posible No Conformidad.

Existen varios métodos que lo ayudan en este paso, por ejemplo, diagramas de

causa y efecto, análisis del modo y efecto de falla, etc. Es importante que el área de

SGC establezca una metodología para la identificación de las causas vitales de las

No Conformidades.

Adicionalmente el dueño del proceso debe crear un plan de acción para eliminar

las causas, dentro del plan se incluyen las actividades con la fecha límite de

ejecución y el responsable. Las tareas pueden ser asignadas a diferentes personas

que pertenezcan al área a la cual fue asignada la No Conformidad.

Cada actividad dentro del plan abre un caso del sub proceso múltiple Ejecutar

Actividad. Luego de ejecutar el plan de acción, el auditor debe revisar si la no

conformidad fue corregida.



Principales Aspectos en el Proceso de Construcción

Modelo De Datos

La entidad principal del modelo es No Conformidad, en ella se encuentra

información de la No Conformidad como Descripción, Proceso Responsable, Fecha

del reporte, Fecha de cierre, Acción inmediata. La entidad está relacionada con las

entidades maestras Acción Correctiva, Plan de Acción y Causas Vitales, la relación

con Causas Vitales y con Plan de Acción es una a muchos, con la otra entidad es

uno a uno. Una No Conformidad puede tener varias causas, y necesitar de varias

actividades para la solución de ellas.

Los atributos principales del Plan de Acción son: Actividad, Resultado de la

actividad, Fecha Limite, Responsable. La entidad Causas Vitales solo tiene un

atributo, Descripción.



Tablas Paramétricas

El modelo incluye tres tablas paramétricas. La primera, Acción Inmediata, contiene

las acciones que pueden ser ejecutadas en un periodo de tiempo corto (Corregir,

Rechazar o Realizar una Concesión).

La tabla Procesos incluye todos los procesos de su compañía, cada registro incluye

el área al cual pertenece y el dueño de este. Es muy importante para el

Administrador de Bizagi establecer la parametrización de la entidad, ya que la

información contenida en ella es necesaria para el correcto desarrollo del proceso,

la asignación de la No Conformidad incluye varios campos que obtienen

información de la tabla Procesos, si no se realiza la parametrización de ella, es

imposible seguir con la siguiente tarea.



Parametrización de la entidad Procesos

Para realizar la parametrización:

Cree todos los usuarios en la aplicación con el Rol de administrador. Para incluir un

nuevo usuario haga clic en el botón Usuario nuevo.

En necesario incluir toda la información de los dueños de los procesos,

especialmente el área a la cual pertenece.



Luego de crear todos los usuarios dueños de procesos, ingrese al menú Admin en

la opción entidades.



Seleccione la entidad procesos y dé clic en añadir (+)

Incluya toda la información sobre el proceso, Nombre, Área, y Dueño del proceso.



Definir Formas

La plantilla de No Conformidades incluye varias formas que ayudan al manejar de

la información del proceso.

Forma Identificar Causas De Nc y Plan De Acción

La forma incluye cuatro grupos. El primero tiene la información de la No

Conformidad como Descripción, Tipo, Auditor, etc. Todos los campos son no

editables.

El segundo grupo incluye las causas vitales de la No Conformidad, el dueño del

proceso especifica cuáles son las causas de la No Conformidad. Una validación de

la grilla controla que al menos una causa ha sido ingresada.

El grupo Plan de Acción Inmediata presenta la información de las actividades que

se deben realizar de forma inmediata, por ejemplo, si se necesita realizar una

corrección en corto tiempo.

El último grupo tiene la información de la Acción Correctiva.

Todos los grupos incluyen reglas de visibilidad, debido a que toda la información

no es necesaria en todos los casos.



Forma Analizar Rechazo De Nc

La forma incluye la descripción de la No Conformidad, además posibilita a el analista

de SGC (persona que ejecuta la actividad) elegir entre cerrar la No Conformidad o

asignarla a otra área.

La forma incluye una regla de Comportamiento en el campo “Proceso”. El campo

se pone en rojo si la opción re direccionar está en “Si”.



Reglas De Negocio

Definir Expresiones

El proceso usa compuertas inclusivas y exclusivas para indicar en flujo del proceso.

La compuerta inclusive valida cuales son las actividades que se deben ejecutar de

acuerdo a los datos del proceso. Es posible abrir uno de los dos caminos, o los dos,

dependiendo si se necesita una acción inmediata y/o una acción correctiva.



Ejecutantes

Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del

asistente, de clic en definir participantes.

La tarea Reportar No conformidad es realizada por una persona que tenga el rol de

Auditor. Las tareas Verificar Resultado de Acción Inmediata, Acción Preventiva y

Correctiva, son ejecutadas por el Auditor que creo el caso.



La tarea Ejecutar Actividad es realizada por la persona que fue asignada por el

dueño del proceso cuando se realizó el plan de acción.

Configuración de Correos Electrónicos

La plantilla Solución de No Conformidades incluye varios correos para informar el

avance de la solución.

Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es

necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El

envío de correos en el proyecto viene activado, pero sin la configuración

personalizada.

Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí, de clic sobre Entorno y

seleccione la opción Popular. En esta opción debe activar el envío de notificaciones

y digitar el nombre del Servidor SMTP, así como la cuenta de la que se enviarán los

correos, como se muestra en la imagen a continuación.

Para más información referirse a los siguientes artículos

Configuración de ambiente:

http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?configuracion_de_ambientes.htm

Servidor SMTP:

http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?configuracion_smtp.htm

http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?configuracion_de_ambientes.htm

http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?configuracion_smtp.htm



Indicadores

Bizagi ofrece diferentes herramientas que ayudan a la construcción y el análisis de

reportes del proceso.

El cronómetro ayuda a calcular el número de casos que han pasado a través de una

ruta escogida y el tiempo que han tardado en completarse. Únicamente los casos

que completaron el camino seleccionado son tenidos en cuenta para los reportes.



Con el uso de los cronómetros es posible crear estadísticas acerca del tiempo de

ciclo del proceso, niveles de servicio, etc.

Para obtener mayor información, dirigirse a:

http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?sensores.htm

http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?sensores.htm

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