1. DOCUMENTO Ricardo Andrs Becerra Agudelo

2. QU ES UN DOCUMENTO? Es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana. 3. LOS DOCUMENTOS PUEDEN SER Textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos) Iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.) Sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos) Audiovisuales (cintas de video, pelculas cinematogrficas) Electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.) Virtuales (webs, blogs, etc.) Y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico pudiera plantear en el futuro. 4. La palabra documento est relacionada etimolgicamente con el verbo latino docere que significa pequea enseanza esta misma raz es la base de la formacin de palabras como docente, doctrina y doctor. 5. En sentido amplio, documento es cualquier soporte fsico que contenga informacin (una carta, una pintura, una videograbacin, una piedra tallada). 6. En consecuencia, todo ente fsico es un documento, siempre y cuando exista un sujeto que se interese por extraer informacin de l. 7. DOCUMENTO ARCHIVISTICO Un documento archivstico es aquel que es producido, recibido y conservado por una institucin y contiene informacin relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institucin desarrolla. 8. No todos los documentos existentes en las oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. 9. TIPOS DOCUMENTALES TIPO DOCUMENTAL SIMPLE Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc. 10. Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como expediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para licencias, etc. TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO 11. Es el conjunto de documentos que tiene caractersticas comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, rdenes de compra, etc. SERIE DOCUMENTAL 12. Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgnicas o dependencias del municipio o provincia. Ejemplos: Alcalda, Gerencia Municipal, Secretara General, Gerencia de Administracin y Finanzas, Gerencia de Planificacin, Registro Civil, Jefatura de Personal, Tesorera, etc. SECCIN DOCUMENTAL 13. Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institucin pblica o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos: Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional de Madre de Dios, Instituto Nacional de Cultura, Municipio de Medelln, etc. FONDO DOCUMENTAL