5S digital: eficiencia y productividad personal

y de equipo

Julen Iturbe-Ormaetxejuleniturbe@gmail.comblog.consultorartesano.com @juleniturbe

Venan Llonavenan#@llona.netVenan.es @vllona

http://digital5s.wikispaces.com

#5Sdigitales

Contenidos1. Aproximación teórica a las 5S físicas y digitales

2. Aplicación práctica: simulación de un proyecto completo de implantación

3. Algunas lecciones aprendidas a partir de más de 100 casos prácticos

5S digitales 3

1. Aproximación teórica a las 5S físicas y digitales

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https://youtu.be/G0aw8qvgcN8

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Para qué 5S

• Reducir tiempo de búsqueda (60% )• Reducir uso de espacio (50%)• Eliminar o controlar fuentes suciedad• Trabajar de forma más evidente y fácil• Disminuir riesgos• Eliminar preocupaciones innecesarias

Incrementar eficacia y eficiencia en el trabajo

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Para qué 5S

5S digitales 7

Para qué 5S

5S digitales 8

Para qué 5S

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En qué consisten

1S1S2S2S3S3S4S4S5S5S

SEPARAR INNECESARIOSSEPARAR INNECESARIOSSITUAR NECESARIOSSITUAR NECESARIOSSUPRIMIR SUCIEDADSUPRIMIR SUCIEDADSEÑALIZAR ANOMALÍASSEÑALIZAR ANOMALÍASSEGUIR MEJORANDOSEGUIR MEJORANDO

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¿Tiene sentido aplicar esta metodología a la

información en soporte digital con la que

trabajamos?

5S digitales 11

Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Secure_Digital

Casi 1.400.000 de estas reliquias

https://de.wikipedia.org/wiki/Diskette

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¿Más es menos?1. Parálisis por análisis

2. Siempre elegiremos mal

http://youtu.be/VO6XEQIsCoM

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Ejercicio

Documento papel Documento digital

Espacio

Deterioro

ProducciónReproducción

1S

2S

3S

4S

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Ejercicio planificación proyecto 5S digital

5S físicas 5S digital

Área piloto

Equipo

Formación

Indicadores

Alcance

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Las diferencias

Lo físicoLo físico

Una dimensión: física.

Gestión por limitaciones: no podemos cambiar todos los días.

Las ubicaciones son categorías relativamente estancas.

Permite mayor gestión visual porque “siempre está ahí”.

Consigue mejoras más evidentes a los ojos de los humanos.

Siempre ha sido de todos.

Lo digitalLo digital

Dos dimensiones: digital... y física.

Gestión con menores limitaciones: podemos cambiar con esfuerzos asumibles.

Las ubicaciones cambian constantemente; hacen falta hábitos y no técnicas.

Se esconde más fácilmente.

Consigue mejoras menos evidentes.

Ha sido, hasta la generación “i-net”, cosa de los informáticos.

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Nuestra organización hoy es información que hay que...

Buscar y encontrar entre lo físico

Buscar y encontrar entre lo digital

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Beneficios esperados• Ahorramos tiempo• Reducimos riesgos• Disminuimos errores de manipulación• Ahorramos espacio• Mejoramos el funcionamiento de los equipos• Creamos cultura de eficiencia asociada al

manejo de información

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2. Aplicación práctica: simulación de un proyecto completo de implantación

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Cómo se lleva a cabo un proyecto de 5S

1. Formación al equipo directivo y enfoque estratégico2. Selección del área piloto3. Nombramiento de la figura de facilitador/a de 5S4. Configuración del equipo de implantación5. Planificación de la implantación6. Reunión de lanzamiento7. Visualización en panel 5S8. Desarrollo de la implantación9. Presentación de resultados10. Extensión a otras áreas11. Mejora continua y sistemática 5S

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TallerPlanificación

1S+2S

Taller3S+4S

Taller5S

AutoFormación

Seguimientoin situ

AutoFormación

Seguimientoin situ

AuditoríaFinal

http://bit.ly/2exoTDV

http://www.euskalit.net/es/knowinn.html

AuditoríaEuskalit

3-4 meses

5S digitales

La metodología de 5S digital aplica los principios de 5S a un entorno digital de trabajo:1.Elimina lo innecesario y establece criterios para lo necesario2.Define una estructura compartida de clasificación y/o etiquetado de la documentación digital3.Gestiona los focos de suciedad y previene la aparición de nuevos innecesarios4.Propone una gestión visual para mantener lo conseguido5.Desarrolla los hábitos de disciplina mediante auditorías sistematizadas

Busca mejorar la productividad del individuo y del equipo en su entorno digital de trabajo, con la complicidad de las personas del área TIC.

Necesita un equipo de trabajo que comience con una zona piloto, con una dedicación de unas 50 horas/persona en un período de 3-4 meses.

5S digitales

• Elegir área piloto en la que conseguir resultados en un plazo de 3 meses: representativa, estable, abordable y que conduzca a mejoras de eficiencia.

• Configurar equipo de proyecto: facilitador/a, colaboradores/as del área, Sistemas de Información, ¿Calidad?, ¿Dirección?• ¿Tenemos conocimiento suficiente sobre los procesos de trabajo

implicados en el área?• Planificar la dedicación: prever 50 horas/persona. Hacer calendario de

detalle.• Anticipar necesidades: ¿software de apoyo?, ¿OK por parte de

Dirección o de Sistemas de Información?, ¿formación?• Indicadores globales: ¿en qué vamos a mejorar y cómo vamos a poder

medirlo?

Planificación del proyecto

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Definición1ª S

Identificar los elementos necesarios e innecesarios, deshacerse de los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer. •Necesarios: materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) que, sin ninguna duda, se van a necesitar en el futuro. •Innecesarios: materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) que no tenemos previsto utilizar en un futuro (plazo concreto).

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1ª S A tener en cuenta• Definiciones claras de necesario e innecesario. Especial atención a la

obsolescencia con el paso del tiempo.• Disponer de software que nos ayude a detectar duplicados, carpetas

vacías, elementos con mucha antigüedad, etc. Uso de acuerdo con el Área de Sistemas de Información.

• Conocer bien los elementos (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) con los que tratar.

• Acotar bien el ámbito de documentos a explorar.• Realizar una copia de seguridad de forma previa a comenzar la

implantación.• Considerar en qué momento y con qué tipo de dispositivo se tendrán

que utilizar los documentos.• La forma en que se va a utilizar la “jaula” para materiales dudosos.

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Lista de chequeo de tareas a completar1ª S

• Acordar la definición de necesario/innecesario para los materiales que más problema ocasionan (si el volumen es muy grande priorizar con un criterio del estilo Pareto)

• Analizar la causa de aparición de innecesarios y proponer medidas para evitar que suceda en el futuro.

• Eliminar los elementos innecesarios.• Formar en los criterios de necesario/innecesario. Atención a la

obsolescencia por tiempo.• Cumplimentar los siguientes registros:

• Listado de necesarios.• Criterio de necesarios.• Listado de innecesarios.

• Recogida de indicadores y actualizar la información en el “Panel de Seguimiento”

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Definición2ª S

•Seiton (situar necesarios): definir cómo deben ubicarse e identificarse los documentos / información de forma que sea evidente para cualquier persona del área e incluso para personas ajenas.•Implica tomar decisiones respecto a:

• La ubicación de cada elemento• Identificación: Nombre del documento, etiquetas o metadatos que

ayuden a su localización y a describir los contenidos.• Necesidades de codificación para facilitar la “interpretación

inequívoca” del contenido

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A tener en cuenta2ª S• Explicar qué contiene cada zona de almacenamiento (carpetas y

documentos) y cómo se gestiona.• Explicar al equipo los criterios y repasarlos de vez en cuando con

auditorías en curso.• No reinventar ruedas: utilizar criterios de agrupación e identificación ya

existentes. Tener en cuenta criterios de calidad/gestión o de la organización existente.

• No complicar en exceso el árbol de carpetas/subcarpetas. La codificación puede ayudar a eliminar niveles.

• Consensuar todo lo que sea posible para garantizar que el sistema se mantendrá en el tiempo.

• Mantener un manual actualizado donde se explican los criterios de agrupación e identificación.

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2ª S

• Describir los criterios de ubicación de los elementos: qué contiene cada lugar de almacenamiento y cómo se gestiona.

• Identificar y ubicar los elementos según los criterios acordados.• Analizar si los datos afectados por la LOPD u otros sensibles quedan

bien resguardados con una gestión robusta.• Analizar si la identificación realmente ayuda a conocer el contenido del

documento de forma inequívoca.• Cumplimentar los siguientes registros:

• Criterios de codificación - identificación• Recogida de indicadores y actualizar la información en el “Panel de

Seguimiento”

Lista de chequeo de tareas a completar

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Definición3ª S•Seiso (suprimir suciedad): se trata de mantener limpia la estructura acordada de ordenación de los materiales basándose sobre todo en la eliminación de las fuentes de suciedad.•Tener en cuenta:

• Limpieza: Es una mezcla de actividades de cada persona individual y de otras que se llevan a cabo a través de herramientas TIC.

• Fuente de suciedad: es cualquier aspecto que produce un volumen no deseado de información que suele sobrecargar nuestra capacidad de atención

• Lugares difíciles de limpiar: son zonas de almacenamiento en donde hay una rotación muy rápida de materiales o que suponen una estructura muy compleja.

• Material dañado: materiales que no son fiables porque se corresponden con una versión antigua o porque han sido ya reemplazados por otros diferentes.

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A tener en cuenta3ª S• Dedicar un tiempo "fijo" a la gestión activa de la información digital y

disponer de una sistemática al respecto.• Colaboración entre las personas implicadas en la experiencia de 5S

digital y las de Sistemas de Información.• Ser exigente con aquello que se acuerde en cuanto a lugares donde no

almacenar material.• Habilitar, si procede, una jaula para ubicar allí materiales dudosos y

evitar que se conviertan en suciedad. Concretar la gestión de este mecanismo.

• Considerar si se puede planificar la ejecución de tareas rutinarias de mantenimiento en los equipos.

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3ª S

• El área TIC define rutinas sistemáticas para mantener limpios los equipos.• Analizar si existen aplicaciones no controladas y si esas aplicaciones

deben incorporarse al curso "legal".• Analizar:

• El nivel de riesgo según información que se maneja y comparte.• Cómo se realizan las de copias de seguridad• Cómo prevenir la aparición de duplicados y de versiones diferentes de

un mismo material original.• Eliminar materiales dañados, lugares difíciles de limpiar y las zonas con

excesivo número de materiales.• Cumplimentar los siguientes registros:

• Focos de suciedad• Recogida de indicadores y actualizar la información en el “Panel de

Seguimiento”

Lista de chequeo de tareas a completar

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Definición4ª S

• Seiketsu (señalizar anomalías): se pretenden detectar desviaciones o funcionamientos defectuosos a simple vista. Es un mecanismo que permite mantener los logros de las fases anteriores y resulta especialmente necesario en aquellos casos en los que el flujo de materiales es muy alto.

• Situación regular: aquella situación que se desarrolla dentro de los límites y criterios establecidos.

• Situación irregular: aquella que se desvía de los límites y criterios establecidos y que supone un cierto riesgo de "volver atrás" en el avance conseguido con las 5S.

• Sistemas de señalización: mecanismos que hacen más fácil la detección de la situación irregular.

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A tener en cuenta4ª S• Aclarar qué situaciones irregulares son las que, obligatoriamente, hay

que tener controladas por el efecto negativo que pueden ocasionar.• Definir claramente qué es una situación irregular.• Revisar periódicamente que los sistemas de señalización están

funcionando y que son útiles.• Considerar cualquier elemento que facilita un mejor control visual de

las desviaciones.• Explicitar visualmente aquellos criterios considerados de mayor

importancia para que se mantenga el nivel de 5S.

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4ª S

• Listar ubicaciones y ficheros con los que es más relevante una gestión activa para evitar desviaciones.

• Concretar qué señalizaciones se visualizan y después analizar si son útiles y cómo son aceptadas por las personas usuarias.

• Cumplimentar los siguientes registros:• Alertas

• Recogida de indicadores y actualizar la información en el “Panel de Seguimiento”

Lista de chequeo de tareas a completar

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Definición5ª S•Shitsuke ( seguir mejorando): Está dirigida a afianzar los nuevos hábitos de trabajo y a actuar con disciplina, cumpliendo todo lo que hemos organizado.•Auditoría 5S: metodología para chequear de forma sistemática y periódica el cumplimiento de la implantación de las 5S.

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A tener en cuenta5ª S

• Establecer claramente y respetar el calendario de auditorías y planes de acciones correctoras.

• Realización de auditorías por parte de un equipo. Incluir a directivos, mandos y también a personas del Departamento TIC.

• Asignación de recursos (tiempo y presupuesto) a las auditorías y acciones asociadas.

• Participación de personal del área auditada y también de fuera para generar aprendizaje compartido.

• Promover el hábito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas.

• Llevar un indicador global del nivel de 5S digital.

Las palabras conmueven, pero el ejemplo arrastraHomero en La Ilíada

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5ª S Lista de chequeo de tareas a completar• Preparar el documento de auditoría: elementos a auditar y criterios

para asignar puntuaciones si procede.• Planificar las auditorías: quiénes, cada cuánto tiempo.• Componer el gráfico con el indicador y determinar el objetivo tras unas

primeras auditorías.• Concretar el documento de plan de acciones correctoras y la forma en

que se realizará el seguimiento del nivel de cumplimiento.• Revisar el documento de auditoría por si procede introducir algún

cambio para adaptarlo a la realidad del nivel de 5S digital.

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El proyecto de 5S digital no termina con la auditoría final. Es entonces cuando

comienza el gran reto. Tanto esfuerzo no puede ser en balde: hay que afianzar lo

que se ha conseguido en el área piloto y extender a otras áreas.

¿Cómo nos vamos a organizar de ahora en adelante?

http://bit.ly/2exoTDV

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Más que el navegador, “la herramienta”

• Buscadores a mano

• Extensiones para mejorar la eficiencia según necesidades

• Personalización: inicio, pestañas fijas...

• Marcadores

• Suscripción a páginas mediante fuentes RSS

• Ayuda• http://support.mozilla.org/es/products/firefox?as=u&utm_source=inproduct

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Correo electrónico, eficiencia o esclavitud

• Eliminación de adjuntos de gran tamaño• Etiquetas y etiquetas anidadas• Filtros• Firmas personalizadas• Colores para búsqueda más rápida• Funcionalidades desde Labs• Estrellas diferentes para diferentes aspectos• Ayuda

• http://support.google.com/mail/?hl=es&rd=1

5S digitales

Utilizando la búsqueda integrada para localizar mensajes en la “1S”

La búsqueda integrada de Google te permite buscar aquellos que tengan adjuntos, aquellos que tengan un tamaño determinado, en unas fechas específicas y lo que es más interesante, por categorías automáticas o manuales.

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El escritorio

• Aplicaciones que usamos más frecuentemente a un click

• “Mesa vacía” despejada de carga suplementaria de trabajo

• Limpiezas automatizadas

• Accesos directos para carpetas y ficheros de uso frecuente (proyectos en curso o consultas recurrentes)

• Higiene: actualizaciones

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Ofimática tradicional

• Barras y menús personalizables

• Iconos: los que realmente usamos

• Macros sencillos para automatizar trabajos a un solo click

• Atajos de teclado

• Plantillas para estandarizar puntos de partida

• Formatos por defecto

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• Acordar criterios de uso dentro de equipo/empresa• Reproducir organización básica, simplicidad• Especificar cómo usarlo en el marco del sistema general de

almacenamiento• Ventaja: sincronización en movilidad y copia de respaldo en

local• Atención al espacio de almacenamiento• ¿Cuenta corporativa?• Si en mi organización no puedo, ¿uso Dropbox para

buscarme la vida?

Organización propia + organización ajena

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• Edición colaborativa de documentos• Similar a Dropbox• Gestión desde el navegador y en local (sincronización)• Ventaja: sincronización en movilidad y copia de respaldo en

local• Atención al espacio de almacenamiento• ¿Cuenta corporativa?• Y si en lugar de Google hablamos de Microsoft (OneDrive) o

Apple (iCloud)

Organización propia + organización ajena

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• Almacenamiento de documentación en entorno web• Cambia el concepto de “guardado”: de taxonomía a

folksonomía• Necesidad en las organizaciones de trabajo colaborativo• Nueva fuente de suciedad• Control de duplicidades (si hay red local)• Obsolescencia• Necesidades de formación• ¿Dónde hay que ir para buscar algo?

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3. Algunas lecciones aprendidas a partir de más de 100 casos

prácticos

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Algunas organizaciones con 5S digital en curso

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Ejercicio: Factores críticos de éxito en 5S digitalImplicación de

Área TIC

Implicación dela dirección

Planificación delproyecto

Relevanciaestratégica

Compromiso delequipo

Área pilotoadecuada

Plan para avanzaren la extensión

Auditorías ágiles

Resultados

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Planificación del proyecto• Antes de empezar, mejor 5S físicas• ¿Horas? Las mismas o más.• Puede hacer falta más formación… en pequeñas

dosis.• Necesitamos la complicidad de personal

técnico de tecnologías de la información.• Hay que combinar capacidad humana y

apoyo de recursos tecnológicos.• Mejor empezar por algo sencillo.• ¿Ámbito de aplicación? Árbol de contenidos,

correo electrónico…

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Primera S: Suprimir innecesarios• Paso previo: copia de seguridad.• Para descartar hacen falta criterios, de ahí que la

segunda S y la primera S vayan en paralelo.• Es importante documentar los criterios.• ¿Jaula? Sigue siendo un recurso útil.• ¿Dónde hay duplicados? Red local, discos duros,

Intranets, almacenamiento en la nube, dispositivos (portátil, tablet, smartphones).

• Listas de necesarios: antes fotografía completa de lo que tenemos.

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Segunda S: Situar necesarios

• Ubicar: complementar taxonomías con etiquetas.

• Identificar: aporta robustez al sistema (da igual dónde esté sabemos el contenido por la identificación).

• ¡Importante! Codificación para estandarizar.• Navaja de Ockham: ante dos opciones la más

sencilla.

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Tercera S: Suprimir suciedad

• El principal peligro: ¡creación de duplicados!• Se repasan criterios de seguridad• Ojo con los adjuntos vía correo electrónico• Jaula preventiva para aislar suciedad

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Cuarta S: Señalizar anomalías

• Menor poder visual.• Los sistemas de alerta: que sea la tecnología la

que nos avisa de que algo sale del estándar.

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Quinta S: Seguir mejorando

• ¡Importante! Formación básica para nuevas incorporaciones.

• Lo que haya planteado duda… ¡a la auditoría!

• Instrucción actualizada accesible.• Píldoras formativas 5S digitales: compresión de

archivos, atajos, personalización de escritorios o de aplicaciones, seguridad, búsquedas