DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE ...
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACIN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTADURÍA PUBLICA DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE – ADMINISTRATIVO EN EL AREA DE COBRANZA DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA DEL CENTRO RAFAEL URDANETA, S.A. PRESENTADO POR: Br. HERNÁNDEZ, LORENA Br. PHILLIPS, ANDREA ASESORADO POR. Msc. YANDIRA NEGRETTI Msc. REINA NAVEDA MARACAIBO, ENERO DE 2.002
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACIN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PUBLICA
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE – ADMINISTRATIVO EN EL AREA DE COBRANZA DEL
DEPARTAMENTO DE TESORERIA DEL CENTRO RAFAEL URDANETA, S.A.
PRESENTADO POR:
Br. HERNÁNDEZ, LORENA Br. PHILLIPS, ANDREA
ASESORADO POR.
Msc. YANDIRA NEGRETTI Msc. REINA NAVEDA
MARACAIBO, ENERO DE 2.002
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACIN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PUBLICA
VALIDACIÓN DEL INSTRUMENTO
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE-ADMINISTRATIVO EN EL ÁREA DE COBRANZA DEL
DEPARTAMENTO DE TESORERIA DEL CENTRO RAFAEL URDANETA, S.A.
ELABORADO POR: Br. HERNÁNDEZ, LORENA
Br. PHILLIPS, ANDREA
ASESORADO POR. _____________________ ___________________ Msc. YANDIRA NEGRETTI Msc. REINA NAVEDA
MARACAIBO, ENERO DE 2.002
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DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso por darme la resistencia suficiente para
afrontar los momentos más difíciles y por nunca fallarme.
A mis Padres Lorenzo y Neira por ser comprensivos, dedicados,
amoroso y sobre todo por ser mis amigos. ¡LOS AMO!
A mi Hermano Jean por ofrecerme su colaboración y apoyo cuando
más lo necesito. ¡TE QUIERO!
A mi Tía Esther por considerarla un madre y por siempre
demostrarme lo mucho que me quiere con afecto y comprensión.
A mis Abuelos que aunque ya no estén en el plano físico seguirán
viviendo en mi corazón y mi mente siempre.
A mis Tutores por apoyarme en todo momento y colaborar con esta
investigación.
A todos, este ÉXITO!!!..
Lorena HernándezLorena Hernández
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DEDICATORIA
A Dios por darme la fuerzas necesaria para salir adelante en los
momentos más difíciles.
A mis Padres ejemplo de sabiduría, rectitud y firmeza.
A mi Hermano por brindarme su colaboración para así lograr esta
meta.
A mi Abuelo Guillermo que aunque ya no estés con nosotros,
siempre vivirás en mi corazón. Para ti este TRIUNFO!
A mis tutores pilar fundamental en el desarrollo de esta investigación.
Andrea PhillipsAndrea Phillips
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AGRADECIMIENTO
A Dios sobre todas las cosas, creador del universo , que con su
infinito poder ha hecho posible nuestra existencia.
A mis Padres por ser mi inspiración, pues la vida es vida en la
medida en que el ser humano aprende a valorar y creer en las cosas, sin
sus consejos nunca llegaría a ser lo que soy.
A mi Hermano, por brindarme su apoyo durante toda la vida y sentir
que siempre tendré una mano amiga en la que puedo confiar.
A mi Compañera de Tesis Lorena , por ser mas que eso, una amiga
incondicional, con la que he compartido este logro y muchos otros más.
A mis tutores Académico, Industrial y Metodológico, símbolo de
ayuda, esfuerzo y dedicación al colaborar de manera amplia con el logro
de este objetivo.
A todos aquellas personas que no fueron nombradas por falta
de espacio, y que de alguna u otra forma contribuyeron al desarrollo de
este proyecto.
MIL GRACIAS !!!!
Andrea PhillipsAndrea Phillips
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AGRADECIMIENTO
Ante todo a Dios por brindarme la oportunidad de gozar de una vida
plena, llena de esplendor y satisfacciones tanto a nivel personal como
espiritual.
A mis Padres Lorenzo y Neira por darme la vida y formarme dentro
de un hogar armonioso bajo principios claramente definidos.
A mi Hermano Jean por el apoyo que en todo momento me ha dado.
A mi Tía Esther por quererme incondicionalmente y sobre todas las
cosas.
A mi Compañera de Tesis Andrea por siempre darme la fuerza y
voluntad para seguir adelante y no dejarme caer ante las adversidades.
A mis Tutores por toda la ayuda, dedicación y colaboración que me
ofrecieron en todo momento.
Y a todos los que de alguna u otra forma contribuyeron al desarrollo de
la presente investigación.
GRACIAS!!!
Lorena Hernàndez.Lorena Hernàndez.
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HERNÁNDEZ SÁNCHEZ, Lorena Virginia y PHILLIPS PORTILLO, Andrea Claire. Diseño de un Sistema de Información Contable-Administrativo en el área de cobranza del departamento de Tesorería del Centro Rafael Urdaneta, S.A. Trabajo Especial de Grado. Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín. Facultad de Ciencias Administrativas. Escuela de Contaduría Pública. Maracaibo, 2002.
RESUMEN El propósito de esta investigación es el de diseñar un sistema de información contable-administrativo en el área de cobranza del departamento de tesorería del Centro Rafael Urdaneta, S.A. La metodología utilizada fue de tipo descriptiva y de campo. El diseño de la investigación fue de tipo no experimental y transaccional descriptiva. La población se constituyó por cuatro personas (4) que conforman el departamento de tesorería. El instrumento utilizado fue la entrevista; las preguntas realizadas fueron de tipo abiertas, con alternativas de respuestas y dicotómicas. El instrumento fue validado por siete (7) expertos en el área contable. Para el análisis de los datos obtenidos al aplicar las entrevistas; se elaboraron unas tablas que contenían los items y la frecuencia de las respuestas emitidas por cada una de las personas entrevistadas. Las respuestas obtenidas se analizaron tanto cuantitativa como cualitativamente, considerando los indicadores, items, objetivos y dimensiones. Las conclusiones a las que se llegó demuestran que el sistema automatizado utilizado por la empresa no es el más adecuado para el proceso de cobranza ya que en ocasiones la información es procesada de forma manual; aunado a ello las políticas, normas y procedimientos del proceso de cobranza no se encuentran por escrito; en consecuencia, la información emitida por el sistema carece de exactitud, confiabilidad y veracidad para la toma de decisiones gerenciales, además de presentar duplicidad y desperdicio de información. Por último la efectividad del proceso posee debilidades por lo anteriormente expuesto. Palabras Claves: Sistema de Información Contable-Administrativo, Cobranza.
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INDICE GENERAL
Pág VEREDICTO................................................................................................. Iii
DEDICATORIA............................................................................................. v
AGRADECIMIENTO..................................................................................... vii
RESUMEN.................................................................................................. ix
INDICE GENERAL...................................................................................... x
INDICE DE FIGURAS................................................................................. xv
INTRODUCCIÓN........................................................................................ 5
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA................................................................... 5
1. Planteamiento del Problema.................................................................. 9
2. Objetivos de la Investigación.............................................................. 9
2.1. Objetivo General.................................................................... 9
2.2. Objetivos Específicos............................................................ 10
3. Justificación de la Investigación.......................................................... 10
4. Delimitación de la Investigación.......................................................... 12
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO............................................................. 14
A.-Antecedentes de la investigación.......................................................... 14
B.-Bases teóricas....................................................................................... 19
1.Sistema........................................................................................................ 20
1.1. Definición..................................................................................... 20
x
1.2. Parámetros del Sistema............................................................. 21
1.3. Características del Sistema....................................................... 23
1.4. Clasificación de los Sistemas...................................................... 24
1.5. Tipos de Sistemas....................................................................... 28
2. Información........................................................................................ 30
2.1.Definición de Información................................................................. 30
2.2.Características de la Información..................................................... 30
2.3. Flujo de Información........................................................................ 32
3.Sistemas de Información..................................................................... 35
3.1. Definición de Sistemas de Información...................................... 35
3.2. Características de los Sistemas de Información........................ 37
3.3. Clasificación de los Sistemas de Información............................. 40
3.4. Funciones de los Sistemas de Información................................ 44
3.5. Ciclo de Vida y Desarrollo de los Sistemas de Información........ 47
3.6. Requerimientos de los Sistemas de Información......................... 53
3.6.1. Definición de los Sistemas de Información....................... 53
3.6.2. Especificaciones de Requerimientos................................ 54
3.6.3. Tipos de Requerimientos.................................................. 55
4. Sistemas de Información Contable-Administrativo........................... 56
4.1. Sistema Contable....................................................................... 58
4.1.1. Definición del Sistema Contable....................................... 58
x
4.1.2. Elementos del Sistema Contable...................................... 59
4.1.3. Características del Sistema Contable............................... 60
4.1.4. Tipos de Sistemas Contables........................................... 61
4.1.5. Funcionamiento del Sistema Contable............................. 62
4.1.6. Ciclo Contable.................................................................. 63
4.2. Sistema Administrativo................................................................ 65
4.2.1. Definición de Sistema Administrativo 65
4.2.2. Elementos que Integran el Sistema Administrativo.......... 66
4.2.3. Importancia de los Sistemas Administrativos.................... 67
4.2.4. Atributos de los Sistemas Administrativos........................ 68
4.2.5. Componentes de los Sistemas Administrativos................ 69
4.2.6. Funciones de los Sistemas Administrativos...................... 70
4.2.7. Clases de Sistemas Administrativos................................. 71
4.3. Relación entre Sistema Contable y Sistema Administrativo....... 73
5. Proceso de Cobranza......................................................................... 74
5.1. Políticas de Cobranza................................................................. 74
5.1.1. Objetivos de las Políticas de Cobranza............................ 76
5.2. Normas del Proceso de Cobranza.............................................. 77
5.2.1. Formulación de las Normas de Cobranza........................ 80
5.2.2. Importancia de las Normas de Cobranza......................... 80
5.3. Procedimientos de Cobranza...................................................... 81
x
6. Cuentas por Cobrar............................................................................. 86
6.1. Definición de Cuentas por Cobrar............................................... 86
6.2. Clasificación de las Cuentas por Cobrar..................................... 87
6.3. Estimación de las Cuentas Incobrables...................................... 88
6.4. Evaluación de las Cuentas por Cobrar....................................... 89
6.5. Cuentas Incobrables................................................................... 91
6.6. Provisión para Cuentas Incobrables........................................... 92
6.7. Antigüedad de las Cuentas por Cobrar....................................... 93
6.8. Control Interno de las Cuentas por Cobrar................................. 94
6.9. Registros de las Cuentas por Cobrar.......................................... 96
7. Reportes Financieros Básicos............................................................ 97
C.- Definición de Términos Básicos............................................................. 99
D.- Sistema de Variables............................................................................. 101
CAPITULO III.- MARCO METODOLOGICO.......................................... 107
1. Tipo de Investigación.................................................................... 107
2. Diseño de la Investigación.................................................................. 109
3. Población........................................................................................... 110
4. Instrumento de Recolección de Datos................................................ 111
4.1. Validez del Instrumento de Recolección de Datos..................... 113
5. Tratamiento de la Información............................................................ 114
CAPITULO IV.- RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN......................... 116
x
1. Análisis de los Resultados.................................................................. 117
2. Interpretación de los Resultados........................................................ 131
CAPITULO V.- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN..................................... 139
CONCLUSIONES................................................................................... 210
RECOMENDACIONES........................................................................... 213
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS...................................................... 216
ANEXOS................................................................................................. 220
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INDICE DE FIGURAS
Pág.
FIGURA Nº 1............................................................................................... 22
FIGURA Nº 2............................................................................................... 38
FIGURA Nº 3............................................................................................... 38
FIGURA Nº 4............................................................................................... 39
FIGURA Nº 5............................................................................................... 47
FIGURA Nº 6............................................................................................... 50
FIGURA Nº 7............................................................................................... 52
FIGURA Nº 8............................................................................................... 60
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INTRODUCCION
Los sistemas son todos aquellos conformados por una serie de
elementos relacionados entre sí para llevar a cabo un propósito o fin. La
utilización de los sistemas en las organizaciones brindan facilidades para el
desarrollo y el buen funcionamiento de la misma, debido a que ofrecen
información relevante acerca de sus operaciones diarias.
La información es una de los aspectos principales y esenciales para el
desenvolvimiento y manejo de toda organización, por lo que emplean los
sistemas de información dentro de los cuales se encuentran los sistemas de
información contable-administrativos que permiten analizar información
relativa a procedimientos contables y administrativos, proporcionando a
través de reportes datos analíticos, los cuales son empleados para la toma
de decisiones.
Por otra parte, el proceso de cobranza es otro aspecto que debe ser lo
más efectivo dentro de la empresa, ya que el mismo se deriva del acto
mediante el cual se entrega un bien o servicio, y en lugar de la
contraprestación en dinero, se recibe a cambio una promesa de pago
documentada o no, pero de ninguna manera representa para la empresa
seguridad o solidez de obtener el dinero. Por supuesto, los gerentes o jefes
de cobranza deben ser los responsables por el diseño e implementación de
los objetivos y políticas del área, ya que en definitiva serán ellos quienes
rendirán cuentas ante la organización por sus resultados.
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De acuerdo con lo anteriormente expuesto, los sistemas de
información contables-administrativos en el área de cobranza representan
una herramienta de vital importancia para cualquier empresa, ya que de su
buen funcionamiento se derivan una serie de informes que permitirán tomar
decisiones acertadas y en el momento justo.
El Centro Rafael Urdaneta, S.A., no posee un sistema de información
contable-administrativo efectivo debido a que arroja resultados inexactos,
inconsistencia en la información que procesa, no actualización de registros,
procesos lentos y poco confiables, entre otros, que le permita cubrir sus
expectativas en lo que a procesos de cobranza se refiere, en consecuencia,
el presente estudio tiene por objeto Diseñar un Sistema de Información
Contable-Administrativo en el área de cobranza, basado en los
requerimientos de la empresa.
La investigación que se presenta está estructurada de la siguiente
manera:
El Capitulo I denominado El Problema, contempla el planteamiento y
formulación del problema, los objetivos tanto generales como específicos a
desarrollar en la investigación, así como la justificación y delimitación del
estudio.
El contenido del Capitulo II señalado como Marco Teórico, desarrolla a
través de la revisión de estudios anteriores referentes a la variable de
estudio, así como la exposición de las Bases Teóricas, además de la
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definición de términos básicos y el establecimiento del sistema de variables
de la investigación.
El Capitulo III identificado como Marco Metodológico, consiste en las
pautas metodológicas bajo las cuales está regida la investigación, tales como
tipo y diseño de la investigación, población de estudio, técnica e instrumento
de recolección de datos, validación del instrumento y tratamiento de la
información.
En cuanto al Capitulo IV llamado Resultados de la Investigación, se
establece el análisis e interpretación de los resultados obtenidos de la
aplicación del instrumento de recolección de datos, presentado en tabla de
frecuencia absoluta. Posteriormente se ofrecen las conclusiones y
recomendaciones basadas en los resultados obtenidos.
Por último se presenta el Capitulo V titulado Diseño de la
investigación, el cual contiene todos los aspectos concernientes al diseño del
sistema de información contable-administrativo tales como: presentación,
definición, objetivos, justificación, estructura del sistema, diagramas que
reflejan la entrada, proceso y salida de información, y las políticas, normas y
procedimientos orientados al proceso de cobranza.
