DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES

PARA LA EMPRESA MAQUINARIAS, VENTAS Y SERVICIOS

(MA-VEN-SER, C.A.)

Realizado por:

FERRER, ALEXANDRA

MEDINA, MARYORIE

SAUCEDO, JOSÉ

Maracaibo, Abril de 2011

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PRESENTACIÓN.

TABLA DE CONTENIDO.

INTRODUCCIÓN.

1. OBJETIVOS DEL DISEÑO.

2. ALCANCE.

3. NORMAS Y POLITICAS DE SERVICIOS.

3.1. POLITICAS.

3.2. NORMAS.

4. DEFINICIÓN DE SISTEMA ABC.

5. DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES.

6. LISTADO DE LAS ACTIVIDADES

7. RECURSOS.

7.1 MATERIALES.

7.2 MANO DE OBRA.

7.2.1 DIRECTA.

7.2.2 INDIRECTA.

8 COSTOS INDIRECTOS DEL SERVICIO.

9. GENERADORES DE COSTOS.

10. DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LAS ACTIVIDADES EN LA

EMPRESA: (MA-VEN-SER, C.A.).

1.11 ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS DE LAS ACTIVIDADES AL

SERVICIO.

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INTRODUCCIÓN

El Sistema de Costo basado en actividades “Activity Based Costing”

(ABC) emerge como un sistema de gestión integral y no como un sistema

cuyo objetivo prioritario es el cálculo del costo del producto o servicio; ahora

bien, son las actividades la unidad básica y el centro del sistema ABC.

Teniendo en cuenta estas premisas y valorando la importancia de

determinar el costo de los servicios, con el menor grado posible de

distorsión, se desarrolló ésta trabajo de investigación y así presentar un

modelo para la gestión de los costos a través de un sistema ABC, que

permita determinar el costo por cada actividad.

El diseño de éste sistema, consiste en estimar los costos del proceso

de la prestación del servicio; específicamente en la reparación,

repotenciación y mantenimiento de maquinarias y equipos para restaurantes,

hoteles, panaderías, entre otros. Planteado a través de una secuencia de

fases tales como: identificar las actividades ejecutadas por el departamento

de servicio, determinar los recursos empleados por la empresa para el

cumplimiento de sus objetivos, determinar los recursos consumidos por las

distintas actividades y así ser costeadas, de igual manera establecer la

forma de cómo el servicio consume actividades.

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En tal sentido, la referida propuesta se fundamenta en el modelo por

Gómez (2005) y en aspectos técnicos; basados en el análisis de los

recursos y materiales necesarios para brindar el servicio de mantenimiento y

reparación de maquinarias en la empresa (MA-VEN-SER, C.A.).

1. OBJETIVOS DEL DISEÑO.

Este diseño permitirá:

(a) Determinar los generadores (causantes) de costo en la empresa, los

cuales originaran cambios en el rendimiento de las actividades y por tanto

afectan los recursos requeridos para realizar dichas actividades.

(b) Analizar las actividades, identificarlas y describirlas, determinando

cual es el costo que aportan las mismas al servicio. como se realizan y como

se llevan a cabo, cuánto tiempo y que recursos son requeridos, así como,

que datos operacionales reflejan su mejor actuación y que valor tiene la

actividad para la empresa.

(c) Asignar los costos de las actividades operativas al servicio

entendiendo el comportamiento y determinación de los costos de la

organización, de manera que será una herramienta de gestión que facilitará

hacer proyecciones de tipo financiero y distribución de sus gastos.

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2. ALCANCE

Proponer a la empresa Maquinarias Ventas y servicios (MA-VEN-SER,

C.A.) el diseño de un sistema de costos Basado en Actividades con el

principal objetivo de que sea considerado y aplicado al departamento de

servicio, donde actualmente se maneja información inexacta y poco

confiable al momento de ofrecer un servicio, igualmente que sirva como

herramienta a la gerencia propiciando información más exacta sobre los

costos de servicio, para que de esa manera puedan establecer una

coordinada planeación de sus actividades y la sana toma de decisiones

gerenciales.

3. NORMAS Y POLITICAS DE SERVICIOS.

3.1. POLITICAS.

(a). Estructurar la organización internamente de forma adecuada que

brinde sustento al sistema ABC y prestar el mejor servicio. Si la empresa

estuviese poco desarrollada deberá adaptar rápidamente su estructura al

funcionamiento que se pretende para el éxito del diseño.

(b).Adoptar medidas para reducir u optimizar costos, previo al

establecimiento de criterios razonables de comparación y a la Identificación

de costos controlables de servicios por la empresa.

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(c).Todos los meses se debe emitir un informe sobre los resultados de

los costos de cada actividad, así como también de los resultados obtenidos

de la rentabilidad por servicio y por cada cliente.

(d). Anualmente se deberá realizar un análisis de las actividades para

determinar si las mismas sufren cambios significativos que atenten

contra el sistema ABC, para luego hacer sus respectivas correcciones.

3.2. NORMAS.

(a) Incorporar activamente al personal del departamento de servicio

para lo cual se hace la propuesta y el cual estará relacionado con el sistema,

brindando la oportunidad para que aporte inquietudes y experiencias que

resulten útiles y prácticas para el logro del objetivo.

(b) Desarrollar manuales de procedimientos permanentemente

actualizados que contemplen:

(1) Las rutina predeterminada o estándar de la totalidad de los procesos

que se está en condiciones de realizar.

(2) La determinación de tiempos parciales y totales para la realización

de tareas y actividades.

(3) Las normas que regulen las actividades vinculadas con el servicio

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del ente.

(4) Una clara determinación de los responsables de ejecutar las tareas.

(c) Delimitar los centros de costos con definición de actividades y de

autoridad.

(d) Establecer procesos, rutinas de trámites escritos para todas las

operaciones de servicio.

(e) Elaborar informes de costos significativos y oportunos.

4. DEFINICIÓN DE SISTEMA ABC.

El sistema ABC reconoce todas las actividades realizadas dentro de

una organización, determina cuánto cuesta realizar cada una de ellas y

asigna las mismas a los productos en la medida que este lo requiera.

Básicamente, estos sistemas representan un mapa económico del proceso

productivo y/o servicio desglosado en actividades. Un principio fundamental

en el funcionamiento de los sistemas ABC es el de asignar los recursos

consumidos por las actividades que integran el sistema operacional de

acuerdo a la variedad y complejidad del servicio, y no basándose solo en los

volúmenes globales, como los sistemas de costos tradicionales.

139

En el gráfico 1, se puede ver la lógica del cálculo de un sistema ABC

para una empresa de servicio:

OBJETO DE COSTO: PRODUCTO O SERVICIO

Figura 1. Lógica del ABC. Fuente: Ferrer, Medina y Saucedo (2011)

Estos sistemas comienzan a gestarse con la descripción de todas las

actividades en las que incurre la empresa para brindar un servicio,

realizándose un lista de las mismas. La óptima gestión de los costos se

deberá centrar principalmente en las actividades que generan estos costos,

produciendo la reducción de los mismos por la eliminación de aquellos que

COSTO DEL RECURSO 1 COSTO DEL RECURSO 2 COSTO DEL RECURSO 3

Elaborar Un

Presupuesto

Reparar un equipo

Seleccionar los insumos

INDUCTORES DE COSTO DE LAS ACTIVIDADES

140

no agreguen valor al producto.

Puede ocurrir que la delimitación de las actividades, es decir, el

fraccionamiento de un proceso en etapas, pueda no ser sencillo en cuanto al

alcance de cada tarea o actividad. Esto puede traer aparejado que el

proceso sea subdivido en forma muy detallada o viceversa, que el mismo

sea fragmentado en pocas actividades.

Para encontrar un equilibrio en este aspecto, se aconseja seguir el

siguiente criterio: Subdividir el proceso en el mayor número de actividades,

obviando o conjugando aquellas que ocupan menos del 5% del tiempo del

operario o de la capacidad de un recurso.

Los sistemas ABC se diseñan con la premisa de que las actividades

consumen recursos y que estos últimos son los que tienen un costo. Los

costos son transferidos a las actividades mediante inductores de costos este

método ABC tienen como objetivo hallar aquellas unidades de medida y

control aconsejables, que faciliten la relación entre las actividades y los

productos, lo que equivale a asociar los costos a las actividades a fin de

buscar las causas que han originado los mismos

141

5. DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los

procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y

simultanea, para así obtener los diferentes estados de costo que se

acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso.

En el proceso de identificación dentro del modelo ABC se debe en

primer lugar ubicar las actividades en los procesos que agregan valor, para

que la organización tenga la capacidad de responder con eficiencia y

eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Después que se hayan

especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos

adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los

transmisores de costos y la relación de transformación de los factores para

medir con ello la eficiencia y para transmitir racionalmente el costo.

Un estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus

costos asociados, podrá ofrecer a la gerencia de la organización una visión

de los puntos críticos de la cadena de valor, así como la información relativa

para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el proceso creador

142

de valor.

Al conocer los factores causales que accionan las actividades, es fácil

aplicar los inductores de eficiencia que son aquellos factores que influyen

decisivamente en el perfeccionamiento de algún atributo de eficiencia de la

actividad cuyo afinamiento contribuirá a completar la armonía de la

combinación productiva. Estos inductores suelen enfocarse hacia la mejora

de la calidad o características de los procesos y productos, a conseguir

reducir los plazos, a mejorar el camino crítico de las actividades centrales y

a reducir costos.

6. LISTADO DE LAS ACTIVIDADES.

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(a) Elaborar presupuestos.

(b) Hacer el diagnostico del equipo.

(c) Limpieza del equipo

(d) Llenar una requisición de insumos

(e) Seleccionar los insumos

(f) Reparar un equipo

(g) Repotenciar un equipo

(h) Sustituir piezas dañadas

(i) Instalación de equipos

(j) Trasladar el equipo a la empresa

(k) Trasladar el personal al lugar donde se encuentra el cliente.

Es necesario establecer un sistema de indicadores de control que

muestren continuamente cómo va el funcionamiento de las actividades y

procesos y el progreso de los inductores de eficiencia. Este control consiste

en la comparación del estado real de la acción frente al objetivo propuesto,

estableciendo los correctores adecuados para llevarlos a la cadena de valor

propuesta.

En un sistema de costeo ABC, se asigna primero el costo a las

actividades y luego a los productos, llegando a una mayor precisión en la

imputación de costos.

144

7. RECURSOS

Toda actividad para ser llevada a cabo, necesita llevar consigo recursos

que permitan su funcionamiento, es decir; los recursos que consumen las

actividades son aquellos que se consumen a lo largo del proceso del

servicio.

7.1 MATERIALES.

(a) Herramientas. (b) Repuestos y accesorios. (c) Químicos y similares. (d) Papelería y artículos de escritorio de oficina de servicio.

7.2 MANO DE OBRA.

7.2.1 DIRECTA

2 (dos) técnicos de operaciones y 2 (dos) ayudantes de técnicos.

7.2.2 INDIRECTA

1 (un) Gerente, 1(una) Secretaria y 1 (una) asistente.

8. COSTOS INDIRECTOS DEL SERVICIO.

(a) Insumos. (b) Electricidad, Agua y Teléfono. (c) Fletes y transporte. (d) Gastos de mantenimiento.

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(e) Depreciaciones. (f) Seguros.

9. GENERADORES DE COSTOS.

Los generadores de costos se emplean para reflejar el consumo de

costos por actividades y a su vez el consumo de las actividades por otras

actividades. En la práctica los inductores de costos del sistema ABC siempre

indica donde imputar los costos y a menudo proporcionan parte de la

fórmula para determinar la magnitud de dicho costo. Para el sistema de

costo ABC se establecieron los inductores de costos de acuerdo a las

actividades que se ejecutan en la prestación del servicio.

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Cuadro 3

Determinación de los generadores de costos

ACTIVIDADES GENERADORES DE COSTOS Elaborar presupuestos Nº de presupuestos emitidos. Hacer el diagnostico del equipo Horas aplicadas en diagnóstico/

Hombre. Limpieza del equipo Horas aplicadas en limpieza/ Hombre. Llenar una requisición de insumos

Nº de insumos por requisición.

Seleccionar los insumos Horas aplicadas en selección de insumos/ Hombre.

Reparar un equipos Horas de reparación/ Hombre. Repotenciar un equipos Horas de repotenciación / Hombre. Sustituir piezas dañadas Nº de piezas sustituidas Instalación de equipos Horas en instalación/ Hombre. Trasladar el equipo a la empresa

Kilómetros recorridos.

Trasladar el personal al lugar donde se encuentra el cliente.

Kilómetros recorridos.

Fuente: Ferrer, Medina y Saucedo (2011).

Los generadores de costos deben establecerse de manera que se

pueden imputar el costo de las actividades de los centros de actividades

correspondiente en función de las actividades realizadas. Asimismo, estos

deben imputar el costo de la actividad a los objetos de costo

correspondientes en función de los procesos realizados, los generadores de

recursos deben imputar el costo de los recursos a las actividades

correspondientes.

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10. DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LAS ACTIVIDADES EN LA

EMPRESA: (MA-VEN-SER, C.A.).

Una vez determinado el inductor de costo, se imputa el costo del

consumo de algún recurso a las actividades, para así sumar y determinar el

costo total de las actividades realizadas a un generador. Este costo se

traspasara y agrega al proceso, por lo tanto, al producto final en este caso el

servicio que ofrece la empresa Maquinarias, Ventas y servicios (MA-VEN-

SER, C.A.)

Para éste punto es necesario tomar en cuenta las actividades que

fueron recopiladas en el cuestionario respondido por la población de estudio

y también el cuadro anteriormente planteado.

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Cuadro 4 Determinación del costo de las actividades.

Fuente: Ferrer, Medina y Saucedo (2011)

Leyenda: (1) Nº de presupuestos emitidos en el año, (2) Horas

aplicadas en diagnóstico en el año, (3) Horas aplicadas en limpieza en el

año, (4) Nº de insumos por requisición en el año. (5) Horas aplicadas en

selección de insumos en el año . (6) Horas de reparación en el año.

ACTIVIDADES

IMPORTES A FIJAR (Bs.)

GENERADOR (FACTOR DE

COSTOS)

TASA DE GENERADOR

DE COSTO (Bs. / F.C.)

Elaborar presupuestos

1.000 500 (1)

2,00

Hacer diagnostico de equipos

1.500

400

(2)

3,75

Limpiar equipos

1.300 400 (3)

3,25

Llenar una requisición de

insumos

4.000

700

(4)

5,71

Seleccionar los insumos 3.000 600 (5)

5,00

Reparar equipos 10.000 5.000 (6)

2,00

Repotenciar equipos 12.000 5.000 (7)

2,40

Sustituir piezas dañadas 1.900 100 (8)

1,90

Instalación de equipos 5.500 700 (9)

7,86

Trasladar el equipo a la empresa

7.000 900 (10)

7,78

Trasladar los técnicos al lugar

del cliente.

6.000

700

(11)

8,57

149

(7) Horas de repotenciación en el año. (8) Nº de piezas sustituidas en el año.

(9) Horas en instalación en el año. (10) Kilómetros recorridos en el año. (11)

Kilómetros recorridos en el año.

Análisis: Tal y como se observa en el cuadro 4, se determina la tasa de

generador de costo al dividir el importe realizado por la empresa para cada

actividad entre el factor de costo (F.C.). En este sentido, dentro del monto de

cada importe a fijar se deben incluir los conceptos de materiales, mano de

obra y gastos indirectos de servicio, ello es posible cuando existe un método

de prorrateo que muestre de forma clara y precisa cada uno de los rubros

de costo. Asimismo, en lo que respecta con los generadores de costos, se

debe aclarar que estos son el centro de atracción donde se dirigen los

recursos de cada actividad. Aunado a ello, la tasa resultante será la que se

aplicará a cada actividad luego de su ejecución para su control y asignación

de costo.

1.11 ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS DE LAS ACTIVIDADES AL

SERVICIO.

De acuerdo al paso anterior, cada actividad tendrá su propio costo y

agregación de valor al proceso. Una vez determinado el costo de cada

actividad, la suma de todas las que intervienen en el proceso de una

150

determinada categoría, formaran el costo total del servicio.

En el mismo orden de ideas, se muestra el comportamiento de los

costos bajo tres (3) perspectivas que hoy en día están presentes en las

organizaciones.

Cuadro 5 Análisis de comportamiento de costos

Escenario Pesimista

Escenario Moderado

Escenario Optimista

Actividad*F.C. Total Bs.

Actividad*F.C. Total Bs.

Actividad*F.C. Total Bs.

Elaborar presupuestos (15 hora)* Bs. 2,00

30,00

Elaborar presupuestos (25 hora)* Bs. 1,80

45,00

Elaborar presupuestos (30 hora)* Bs. 2,00

60,00

Llenar una requisición de insumos (12 horas)* Bs. 3,00

36,00 Llenar una requisición de insumos (15 horas)* Bs. 3,20

48,00 Llenar una requisición de insumos (20 horas)* Bs. 2,00

40,00

Trasladar el equipo a la empresa (10 Km.)* Bs. 1,5

15,00 Trasladar el equipo a la empresa (10 Km.)* Bs. 1,00

10,00 Trasladar el equipo a la empresa (20 Km.)* Bs. 1,5

30,00

Limpiar equipos (8 Horas)*Bs. 3,00

24,00 Limpiar equipos (13 Horas)*Bs. 3,50

45,50 Limpiar equipos (18 Horas)*Bs. 4,50

54,00

Repotenciar Equipos (25 Horas)* Bs. 5,00

125,00 Repotenciar Equipos (35 Horas)* Bs. 4,00

140,00 Repotenciar Equipos (40 Horas)* Bs. 5,00

200,00

Totales Bs.

230,00

Totales Bs.

288,50

Totales Bs.

384,00

Fuente: Ferrer, Medina y Saucedo (2011).

151

Análisis: Tomando en cuenta las actividades más importantes y

necesarias para prestar un servicio de repotenciación de equipos y

maquinarias industriales de la empresa (MA-VEN-SER, C.A.). Tal y como

se observa en la tabla 5, se evidencia que bajo un escenario pesimista

existe poca actividad a ejecutar, ello a consecuencia de la inestabilidad del

mercado y la poca confianza de los inversionistas. No obstante, ha de

saberse que en un escenario donde exista poca inversión de recursos

probablemente no traiga un retorno a futuro muy beneficioso para la

organización.

152

Se invertirían más recursos en mano de obra tanto directa como

indirecta, por lo tanto prestar un servicio le costaría a la empresa Bs. 230,00

invirtiendo más recursos en horas de repotenciación de equipos. Por otro

lado se observa que bajo la perspectiva de una situación moderada, para la

empresa le costaría prestar un servicio en Bs. 288,00 evidenciándose un

importe de mayor actividad en horas de repotenciación de equipos, sin

embargo el impacto de margen de retorno es evidentemente mayor debido a

la abundante actividad a ejecutar y sus desembolsos estarían más notables

en horas de mano de obra.

Finalmente, se puede observar que bajo un escenario optimista persiste

un importe de dinero mayor en las mismas horas de repotenciación de

equipos y que el servicio costaría Bs. 384,00. Es por ello que mientras más

actividad se genere en el servicio mayor sería el retorno de dinero, lo cual

traería a la empresa un beneficio mucho mayor, tanto la contribución de

valor por cada actividad y controlar cada partida de costo.