DISEÑO DE BIENES INMUEBLES · de arquitectura, imagen, ergonomía y seguridad para los bienes...

MANUALDELPROCESODEDISEÑODEBIENESINMUEBLESCS-STDOB-01-P01 Versión 1.0 21/07/2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES

Versión: 1.0

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Contenido1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3

3. ROLES .......................................................................................................................................... 3

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7

6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES ......................................... 8

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 8

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 8

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 8

7. INDICADORES ............................................................................................................................ 12

8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 12



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1. INFORMACIÓNBÁSICA

Proceso DISEÑO DE BIENES INMUEBLES

Código del Proceso CS‐STDOB‐01‐P01

Descripción

PROPÓSITO Elaborar el diseño arquitectónico y de ingenierías para realizar reconstrucciones, adecuaciones y/o rehabilitaciones en los bienes inmuebles donde funcionan las Entidades Públicas, generando lineamientos que cumplan con la normativa vigente de arquitectura, imagen, ergonomía y seguridad. DISPARADOR

Requerimientos por parte de Entidades Públicas

Leyes y/o Decretos

ENTRADAS

Disposición de la Máxima Autoridad

Requerimientos

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Inspeccionar los bienes inmuebles

Diseñar el producto solicitado o Administrar contratos de consultorías.

PROCESO RELACIONADO

Emisión de Aval Presupuestario

Emisión de Certificación Presupuestaria

Contratación de Diseños, Obras, Fiscalización y Consultorías

Obras de Bienes Inmuebles

Productos/Servicios del Proceso

Diseño de Bienes Inmuebles

Tipo de Proceso Sustantivo

Responsables del Proceso

Director Nacional de Diseño de Bienes Inmuebles

Tipo del cliente Cliente Interno y Externo



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Marco Legal

Constitución de la República del Ecuador.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación.

Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva.

Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público.

Decreto Ejecutivo Nro. 798 de 22 de junio de 2011 – Funciones INMOBILIAR.

RESOLUCIÓN‐INMOBILIAR‐DSI‐2014‐0006 de 10 de marzo de 2014.

INMOBILIAR‐ACUERDO‐2014‐002 de 12 de febrero de 2014. Emisión del “Manual de Buenas Prácticas Para Uso, Gestión y Administración de las Edificaciones del Sector Público”.

2. LINEAMIENTOSDELPROCESO

El Proceso de Diseño de Bienes Inmuebles debe considerar los siguientes lineamientos:

Si una Institución Pública envía requerimientos directamente a la Dirección Nacional de Diseño

de Bienes Inmuebles, esta deberá ser remitida inmediatamente a la Subdirección Técnica de

Diseño y Obras de Bienes Inmuebles para su gestión y disposición.

Para ejecutar el proceso se debe utilizar como normativa el Manual de Buenas Prácticas para

la Administración, Gestión y Uso de las Edificaciones del Sector Público.

El proceso inicia una vez que se cuenta con el requerimiento oficial.

Para los requerimientos de estudios de remodelación para Instituciones Públicas que

arrienden bienes inmuebles, que se encuentren fuera del ámbito de gestión de INMOBILIAR,

deberán contar con el dictamen favorable de la Dirección Nacional de Gestión y Análisis de

Bienes Inmuebles.

Los documentos habilitantes para proceder con el diseño de bienes inmuebles son:

o Organigrama funcional

o Cuadro de requerimientos

o Planos, si los tuviere.

3. ROLES

Administrador de Contrato.‐ En todo contrato, la entidad contratante designará de manera

expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas



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y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias

para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a las que hubiere lugar.

Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica.‐ Planifica, coordina, controla y da

seguimiento a los procesos y proyectos, bajo una visión sistémica que considere modelos y

herramientas de gestión, para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas

institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos.

Director General INMOBILIAR.‐ Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión

Inmobiliaria del Sector Público ‐ INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas

institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las

disposiciones legales que rigen a la entidad.

Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros

requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los

objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.

Director Nacional de Contratación de Obras y Diseños.‐ Gestiona, administra, coordina y controla

los procedimientos de contratación de obras, diseños, fiscalización y consultorías dentro del

marco de acción de INMOBILIAR en conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública, su Reglamento General vigente y demás Resoluciones emitidas

por el SERCOP.

Director Nacional de Diseño de Bienes Inmuebles.‐ Dirige el diseño arquitectónico y de

ingenierías, con el fin de generar lineamientos específicos que cumplan con la normativa vigente

de arquitectura, imagen, ergonomía y seguridad para los bienes inmuebles donde funcionan las

Entidades Públicas.

Director Nacional de Obras de Bienes Inmuebles.‐ Dirige la ejecución de obras de infraestructura

civil con la finalidad de realizar reconstrucciones, adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de

bienes inmuebles que son propiedad del Estado Ecuatoriano.

Especialista de Diseño de Bienes Inmuebles.‐ Lidera y controla las actividades de su equipo de

trabajo, para la ejecución de los requerimientos remitidos a la Dirección de Diseño de Bienes

Inmuebles.

Experto de Diseño de Bienes Inmuebles.‐ Asigna, coordina y revisa las actividades del Especialista

de Diseño de Bienes Inmuebles, para atender a los requerimientos recibidos, valida el producto

final previo a su entrega al Director de Diseño de Bienes Inmuebles.

IPS.‐ Institución Pública Solicitante.‐ Entidades del Sector Público que solicitan la elaboración de

diseño arquitectónico y de ingenierías para rehabilitación, remodelación, reconstrucción u otros,

de bienes inmuebles respetando la normativa legal vigente.



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Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles.‐ Formula, ejecuta y emite la política

pública de diseño y obras de bienes con la finalidad de realizar diseños, reconstrucciones,

adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de bienes inmuebles que son o serán propiedad del

Estado Ecuatoriano.

4. GLOSARIODETÉRMINOS

Acta entrega.‐ Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes

muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable.

Aval Presupuestario.‐Documento emitido por la Coordinación General de Planificación y Gestión

Estratégica, con el cual se garantiza la alineación a las políticas y la disponibilidad de fondos de

inversión.

BI.‐ Bien Inmueble

Certificación Presupuestaria.‐ Documento emitido por la Dirección Financiera que garantiza la

disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional

autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes

que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito

presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente

registro presupuestario.

CGPGE.‐ Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica

Equipo de Trabajo.‐ Es el recurso humano liderado por el Especialista de Diseño de Bienes

Inmuebles, conformado por expertos de apoyo en las áreas de Arquitectura e Ingeniería.

Informe Preliminar.‐ Documento que evidencia la inspección del bien inmueble ocupado por la

IPS, define el alcance del requerimiento, su costo referencial y contiene la hoja de ruta dónde

constan las fechas tentativas de entrega del producto final.

Manual de Buenas Prácticas para la Administración, Gestión y Uso de las Edificaciones del

Sector Público.‐ Documento que contiene las normas técnicas de estricto cumplimiento aplicable

para el diseño de bienes inmuebles garantizando su correcta funcionalidad.

Planos.‐ Los planos arquitectónicos o de ingeniería tienen por objetivo poner de manera gráfica la

organización y disposición de los elementos que componen la estructura de un bien inmueble para

facilitar su comprensión.

Producto Final.‐ Documentos que dependiendo de lo solicitado pueden ser:



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1. Proyecto Arquitectónico; en cuyo caso requiere de la entrega del Anteproyecto para

aprobación de la IPS y posteriormente la entrega del Proyecto Final que contiene:

o Planos en láminas arquitectónicas y/o de ingenierías

o Presupuesto referencial (cantidades y rubros)

o Análisis de Precios Unitarios (APU)

o Especificaciones técnicas particulares de cada uno de los rubros del proyecto

o Términos de referencia

2. Distributivo Interior

Para los casos de contratación de consultoría el Producto Final deberá incluir lo descrito en los

TDR´s de acuerdo al requerimiento.

Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.‐ El Sistema sintetiza el proceso de emisión de avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios estandarizados, los cuales deben ser completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la demás documentación requerida.

TDR´s.‐ Términos de Referencia: Documento que indica las directrices, metodología de trabajo,

objetivos, alcance y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio.



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5. DIAGRAMADEFLUJODELPROCESO



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6. PROCEDIMIENTODELPROCESODEDISEÑODEBIENESINMUEBLES

6.1. PROPÓSITO

Identificar las actividades que permitan elaborar el diseño arquitectónico y de ingenierías para

realizar reconstrucciones, adecuaciones y/o rehabilitaciones en los bienes inmuebles donde

funcionan las Entidades Públicas, dentro de la normativa vigente de arquitectura, imagen,

ergonomía y seguridad.

6.2. ALCANCE

Este proceso abarca desde la recepción del requerimiento de la IPS hasta la entrega del

producto final ya sea a la IPS o a la Dirección de Obras de Bienes Inmuebles para su ejecución.

6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Disponer Gestión

Subdirector Técnico de

Diseño y Obras de Bienes Inmuebles

Una vez recibida la disposición de la Máxima Autoridad, el Subdirector procede con la disposición de la gestión a la Dirección de Diseño de Bienes Inmuebles

Memorando

Disponer Gestión Director

Nacional de Diseño de BI

El Director dispone la gestión respectiva al Experto de Diseño de Bienes Inmuebles

Memorando

Designar Especialista de Diseño de Bienes

Inmuebles

Experto de Diseño de BI

El Experto designa el requerimiento recibido a un Especialista de Diseño de Bienes Inmuebles para su gestión.

Memorando

Realizar reunión de trabajo e

inspección al BI

Especialista de Diseño de Bienes

Inmuebles

Una vez recibida la disposición para la atención del requerimiento, el especialista agenda una reunión de trabajo con la IPS y el Director, en la cual se debe determinar el alcance del requerimiento, el presupuesto con el que cuenta la IPS y se solicita la documentación habilitante para dar inicio al proceso. Posteriormente procede con la inspección del BI y toma fotografías del mismo, con esta información elabora el Informe Preliminar.

Acta de ReuniónInforme Preliminar



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Solicitar Gestión de Recursos

Director Nacional de Diseño de BI

De acuerdo a lo estipulado en la reunión con la IPS, el Director coordina con la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica una reunión de trabajo para gestionar los recursos necesarios. Una vez efectuada esta reunión la CGPGE comunica al Director la disponibilidad o no de recurso y en base a esto atiende el requerimiento. Si no existen recursos comunica a la Subdirección Técnica de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles, quien a su vez enviará la respuesta oficial a la IPS. Si existe la disponibilidad de recursos, ya sean propios de INMOBILIAR o a través de un Convenio de Transferencia de fondos, dispone la gestión al Especialista de Diseño de Bienes Inmuebles.

Memorando

Gestionar TDR´s

Especialista de Diseño de Bienes

Inmuebles

El Especialista gestiona la elaboración de los TDR´s en coordinación con su equipo de trabajo, y remite los mismos al Director para su revisión y posterior solicitud de Aprobación al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles Con la autorización del Subdirector, tomando en cuenta que el gasto es de inversión, solicita el aval presupuestario a la CGPGE a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias). Con el aval presupuestario solicita la certificación presupuestaría a la Dirección Financiera a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias). Una vez que cuente con el aval y certificación presupuestaria, remite el trámite al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de BI para solicitar a la Dirección Nacional de Contratación de Obras y Diseños la ejecución del proceso de (CONTRATACIÓN DE DISEÑOS, OBRAS, FISCALIZACIÓN Y CONSULTORÍAS).

TDR´s Sistema de Emisión de Avales y

Certificaciones



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Ejecución de requerimiento

Especialista de Diseño de BI

Con la disposición del Director se ejecutará el requerimiento, ya sea a través del equipo de trabajo o de la consultoría, en cuyo caso el Especialista ejercerá las funciones de Administrador de Contrato. Si el Producto Final es un Proyecto Arquitectónico, se elaborará un Anteproyecto para la aprobación de la IPS y continuar con la ejecución del requerimiento.

Elaborar el anteproyecto o administrar contrato de consultoría


Para la elaboración del anteproyecto, si la IPS no cuenta con los planos solicitados en la reunión de trabajo e inspección, se procede con el levantamiento de información del inmueble y elaboración de planos, con esta información y la entregada por la IPS se procede con la elaboración del mismo. Posteriormente, envía el anteproyecto al Experto de Diseño de BI para su aprobación. Si el requerimiento será ejecutado a través de la contratación de consultoría, el Administrador de Contrato será el Experto de Diseño de Bienes Inmuebles y este dará seguimiento a la ejecución de las fases del mismo hasta la entrega del Anteproyecto y Proyecto Final.

Anteproyecto

Revisar, aprobar y enviar al Director


El Experto revisa el anteproyecto y de no encontrar inconsistencias, lo valida y envía al Director Nacional de Diseño de BI para su aprobación.

Anteproyecto

Revisar, aprobar y solicitar reunión


El Director revisa el anteproyecto y solicita una reunión de trabajo con la IPS, el Director de Obras de Bienes Inmuebles y el Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles, para la revisión final del Anteproyecto y su autorización.

Anteproyecto

Efectuar reunión para revisión de Anteproyecto

IPS

En la reunión de trabajo se realizará la revisión del anteproyecto, y se determinarán los cambios finales en el mismo, esta información constará en el Acta de la reunión. Posteriormente el Director enviará al Especialista el Acta disponiendo la gestión para proceder con

Acta de Reunión



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la elaboración del Producto Final, para el caso de la contratación de consultoría enviará el Acta al Experto para que este continúe con la administración del contrato.

Elaborar Producto Final o

supervisar consultoría


Una vez aprobada la ejecución del Producto Final, el Especialista de Diseño de BI, designa a los arquitectos e ingenieros, que de acuerdo al requerimiento, realizarán lo siguiente: Arquitectos:

Planos

Detalles

Cuadro de cantidades

Especificaciones técnicas Ingenieros:

Diseño

Planos

Detalles

Cuadro de cantidades

Especificaciones técnicas Con esta información el Especialista de Diseño de BI consolida el Producto Final y lo remite al Experto de Diseño de BI para su validación y gestión. Si el requerimiento fue ejecutado a través de la contratación de consultoría, el Experto de Diseño de Bienes Inmuebles revisa y valida Proyecto Final y de no encontrar inconsistencias, suscribe el acta entrega recepción del mismo.

Producto Final

Revisar, aprobar y enviar al Director


El Experto valida el producto final y de no encontrar inconsistencias, lo remite al Director para su gestión.

Producto Final

Revisar, aprobar y enviar


El Director recibe y revisa el producto final y de no encontrar inconsistencias, lo aprueba y determina lo siguiente: Si la obra será ejecutada por la IPS, enviará el cuadro de cantidades y especificaciones técnicas a la Dirección Nacional de Obras de Bienes Inmuebles, solicitando emitan el presupuesto

Producto Final



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estimado de la Obra. Adjunta este insumo al Producto Final y lo remite al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles para su entrega final a la IPS. Por otro lado si la obra será ejecutada por INMOBILIAR, enviará el Producto Final al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles para la disposición de inicio del proceso de OBRAS DE BIENES INMUEBLES.

7. INDICADORES

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida

Responsable de Medición

Frecuencia de Medición

1

Porcentaje de propuestas de diseño arquitectónico y de

ingenierías entregadas

Número de propuestas de diseño arquitectónico y de ingenierías entregadas / Número de solicitudes de diseño arquitectónico y de

ingenierías recibidas

Porcentaje Director Nacional de

Diseño de BI Trimestral

2

Porcentaje de estudios y consultorías realizados

Número de estudios o consultorías realizadas / Total de solicitudes

recibidas

Porcentaje Director Nacional de

Diseño de BI Semestral

8. ANEXOS

o Manual del Proceso de Emisión de Aval Presupuestario

o Manual del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria

o Manual del Proceso de Contratación Pública

o Manual de Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones

o Manual de Buenas Prácticas Para Uso, Gestión y Administración de las Edificaciones del

Sector Público versión digital en: http://www.inmobiliar.gob.ec/biblioteca/

o Formato de acta reunión

o Formato de hoja de ruta

o Formato de Cuadro de requerimientos



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por:

Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos

Aprobado Por:

Arq. Gabriela Jiménez

Director Nacional de Diseño de Bienes

Inmuebles

Validado por:

Arq. Mabel Almiña Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes

Inmuebles

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 21/07/2014

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