DISEÑAR UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIEMTOS CONTABLES … · Transcribir diversos documentos....

DISEÑAR UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIEMTOS CONTABLES

PARA OPTIMIZAR LAS OPERACIONES DE LOS REGISTROS EN EL SISTEMA CONTABLE DE LA

EMPRESA ESCA SERFICONT 1934, C.A.

UNIVERSIDAD JOSÉ ANFACULTAD DE CIENCIASESCUELA DE CONTADURICARRERA CONTADURIA PÚBLICA

DISEÑAR UN

CONTABLES PARA OPTIMIZAR LAS OPERACIONES

DE LOS REGISTROS EN EL SISTEMA CONTABLE

DE LA EMPRESA ESCA SERFICONT 1934 C.A.

EMPRESA: ESCA SERFICONT 1934 C.A.

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADURI A PÚBLICA CARRERA CONTADURIA PÚBLICA

DISEÑAR UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS




EMPRESA: ESCA SERFICONT 1934 C.A.

Autor:

San Diego, Octubre 2014

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS




Autor: Briceño, Gladys

C.I.18.239.550

DISEÑAR UN




Lcda. Noraima Sánchez

Nombre Tutor Académico Firma Fecha

Lcda. María Tereza Matos

Nombre Tutor Empresarial Firma Fecha

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZFACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICACARRERA DE CONTADURIA PÚBLICA

DISEÑAR UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS




CONSTANCIA DE ACEPTACION

Sánchez


Lcda. María Tereza Matos


Autor:

San Diego, Octubre 2014

TONIO PÁEZ SOCIALES

PÚBLICA CARRERA DE CONTADURIA PÚBLICA







Autor: Briceño, Gladys

C.I.18.239.550

DEDICATORIA

A Dios, primeramente gracias por darme la vida, por darme fuerza para

seguir luchando por el logro de mis metas porque cada día estar presente, guiándome

e iluminándome por el camino correcto y por acompañarme en cada uno de los pasos

de mi vida.

A mi madre, por darme la vida por ser la mejor amiga y un ejemplo a seguir,

gracias por los cuidados y apoyo que siempre me has brindado cada día y por estar

presente en los momentos que más he necesitado, por ayudarme a levantarme en los

momentos en que he decaído, agradecida por tu compañía, por tus consejos, por tu

amor y confianza eres el pilar en mi vida gracias a tus consejos hoy en día he logrado

una meta más un sueño alcanzado, eres mi inspiración. Que Dios te bendiga.

A mi padre, gracias por ser mi gran apoyo durante cada una de las metas que

me he trazado, por ser un ejemplo a seguir por tu amor, por brindarme la mayor de

las confianzas, por tus consejos, por creer en mí, gracias a tus enseñanzas, crianza y

cuidados que hoy en día son parte fundamental en mi vida para el logro de mis

objetivos y mis metas eres mi fuerza. Que Dios te bendiga.

A mi hermana, por ser la mejor amiga que siempre me ha escuchado, eres un

ser maravilloso, gracias por estar presente y por siempre apoyarme en cada una de las

metas de mi vida. Que Dios te bendiga.

A mi tutora, agradecida por el apoyo brindado, por su ayuda y por haberme

dedicado un valioso tiempo durante el desarrollo de este informe para poder llevar a

cabo la culminación de este objetivo, gracias profesora que Dios la bendiga.

A mi amiga, gracias por prestarme tu apoyo y colaboración para poder

culminar este informe con éxito.

A la universidad, por ser una casa de estudios completa y por brindar los

aprendizajes adquiridos.

ÍNDICE GENERAL

CONTENIDO PP .

ÍNDICE DE FIGURAS………………………………………………………… vi ÍNDICE DE CUADROS……………………………………………………….. vii ÍNDICE DE TABLAS………………………………………………………….. viii ÍNDICE DE GRÁFICOS………………………………………………………. ix DEDICATORIA………………………………………………………………… x INTRODUCCION…………………………………………………………….... 1 Capítulos I LA EMPRESA……………………………………………………. 3 1.1 Ubicación de la empresa………………………………………. 3 1.2 Reseña histórica……………………………………………….. 3 1.3 Misión…………………………………………………………. 3 1.4 Visión…………………………………………………………. 4 1.5 Valores…………………………………………………............ 4 1.6 Objetivos………………………………………………………. 4 1.7 Organización del departamento……………………………….. 4 1.8 Actividades realizadas durante el periodo de pasantía……………………………………………………… 6 II EL PROBLEMA 7 2.1 Planteamiento del problema…………………………………… 7 2.1.1 Formulación del problema…………………........................ 10 2.2 Objetivo general……………………………………………….. 10 2.2.1 Objetivo específico………………………………………... 10 2.3 Justificación…………………………………………………… 11 2.4 Alcance………………………………………………………... 11 III MARCO REFERENCIAL 12 3.1 Antecedentes………………………………………………….. 12 3.2 Bases teóricas………………………………………….............. 16 3.3 Definición de términos básicos………………………………... 30 IV FASES METODOLOGICAS 32 4.1 Fase I………………………………………………………….. 32 4.2 Fase II…………………………………………………………. 34 4.3 Fase III………………………………………………………… 35 V RESULTADOS 36 5.1 Fase I………………………………………………………….. 36 5.2 Fase II………………………………………………………..... 43 5.3 Fase III………………………………………………………… 44 VI PROPUESTA 45 CONCLUSIONES………………………………………………………………. 81 RECOMENDACIONES…………………………………………........................ 82

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS…………………………………………... 83 REFERENCIAS ELECTRONICAS……………………………………………. 85

ÍNDICE DE FIGURAS

CONTENIDO

FIGURA Pág. 1. Organigrama del departamento de administración de la

empresa……………………………………………………………... 4

ÍNDICE DE CUADROS

CONTENIDO

CUADRO Pág. 1. Lista de cotejo…………………………………………………….... 37

ÍNDICE DE TABLAS

CONTENIDO

TABLAS Pág. 1. Tabla 1…………………………………………………………….... 38 2. Tabla 2…………………………………………………………….... 39 3. Tabla 3…………………………………………………………….... 40 4. Tabla 4…………………………………………………………….... 41 5. Tabla 5…………………………………………………………….... 42

ÍNDICE DE GRÁFICOS

CONTENIDO

GRÁFICOS Pág. 1. Gráfico 1………………………………………………………….... 38 2. Gráfico 2………………………………………………………….... 39 3. Gráfico 3………………………………………………………….... 40 4. Gráfico 4………………………………………………………….... 41 5. Gráfico 5………………………………………………………….... 42

INTRODUCCION

En la actualidad las organizaciones no cuentan con un sistema de trabajo

definido, por lo cual es necesario que existan manuales y procedimientos donde se

especifiquen con claridad y precisión los pasos a seguir, ya que el desarrollo de una

empresa depende de las estrategias y de los procedimientos que se apliquen en la

misma.

Durante el periodo de realización de las pasantías en la empresa ESCA

SERFICONT 1934 C.A., se planteó lograr el objetivo de implementar un manual de

normas y procedimientos para mejorar las operaciones de los registros realizados en

el sistema contable del departamento de contabilidad de la mencionada empresa, con

el propósito de mejorar el trabajo que ejecuta cada empleado a través de las normas y

procedimientos que deben formar parte de la estructura de la organización, sirviendo

de apoyo para lograr el desarrollo de las actividades de manera eficiente en el ámbito

laboral. Es por esta razón que se procede a diseñar un manual de normas y

procedimientos. En función de ello, se desarrollan los siguientes capítulos;

Capítulo I, La Empresa; se hace referencia a la reseña histórica de la empresa,

misión, visión, valores, estructura organizativa general, actividades y estructura del

departamento de contabilidad, donde se desarrolla la presente pasantía.

Capítulo II, El Problema; en este capítulo se explica detalladamente el

planteamiento del problema, la formulación, los objetivos y el alcance.

Capítulo III, Marco Referencial Conceptual; en esta parte se detallan los

antecedentes, bases teóricas, y la definición de términos básicos.

Capítulo IV, Fases Metodológicas; Fases metodológicas a llevar a cabo en

función de lograr los objetivos planteados.

Capítulo V, se dan a conocer los resultados que llego el pasante luego de

administrar, estudiar y aplicar de las técnicas de recolección de datos y sus análisis. A

su procedió a elaborar el Manual de Normas y Procedimientos.

Y finalmente se presentan las referencias y anexos que sirven como soporte

teórico para dar validez a los enfoques expuestos en este Informe de Pasantías.

CAPITULO I

LA EMPRESA 1.1 Ubicación de la Empresa

La empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A., se encuentra ubicada en el trigal

centro, calle Naguanagua, edificio Liber, piso 7, apartamento 7021, Valencia estado

Carabobo.

La empresa ha sido concebida para responder a las distintas necesidades que

tienen los clientes de las distintas empresas de contar con un servicio contable

eficiente, protegiendo su patrimonio y dando el cumplimiento de las normas

mercantiles y tributarias, acopladas a las normas y Leyes Venezolanas vigentes,

permitiendo ofrecer a las empresas información precisa y confiable sobre la situación

económica, financiera y fiscal de las empresas obteniendo la posibilidad de un mejor

aprovechamiento de sus actividades lucrativas.

1.2 Reseña Histórica

Esca Serficont 1934 C.A. comenzó sus actividades prestando servicios contables

en Valencia Estado Carabobo desde el 27 de Julio del 2010 hasta la fecha, la sociedad

se dedica a la administración, organización y funcionamiento de un centro destinado

al arrendamiento de cubículos para la prestación de servicios de asistencia técnica el

campo de la asesoría contable y administrativa a personas jurídicas o naturales,

empresas_y_condominios.

1.3 Misión

Ser una empresa que brinde a sus clientes seguridad y confianza contribuyendo a

agregar valor a sus negocios a través de nuestros servicios.

1.4Visión

Brindar servicios profesio

empresa requiera, permitiéndoles tener información de la marcha de su negocio y

tranquilidad de estar cumpliendo con las leyes laborales y tributarias.

1.5Valores

� Trabajo en equipo

� Responsabilidad, compromi

eficiencia.

� Superación y constancia por el logro.

� Confianza, lealtad y afinidad con nuestros clientes.

1.6 Objetivos

Tiene como objetivo la correcta ejecución de las actividades, satisfaciendo las

necesidades de los clientes y cumpliendo con nuestros compromisos.

1.7 Organigrama del departamento de administración de la empresa

Figura Nº 1.

Fuente: Esca Serficont 1934 C.A. (valencia), departamento de administración.

Brindar servicios profesionales para el buen manejo administrativo que su



Trabajo en equipo

Responsabilidad, compromiso y el cumplimiento de nuestras actividades con

Superación y constancia por el logro.

Confianza, lealtad y afinidad con nuestros clientes.




Serficont 1934 C.A. (valencia), departamento de administración.

nales para el buen manejo administrativo que su



so y el cumplimiento de nuestras actividades con




Departamento de Administración:

Es el departamento donde se toman decisiones sobre los procedimientos a seguir,

así como el establecimiento de las metas y objetivos, además ser el responsable de la

correcta ejecución del plan de desarrollo y verificación del comportamiento del plan

de trabajo. Sus principales funciones:

� Analizar y supervisar los distintos planes de trabajo.

� Seleccionar el personal para ejecutar las funciones de la oficina.

� Manifestar los ajustes necesarios para el éxito de la oficina contable.

� Controlar los pagos y gastos de la oficina.

� Cerciorar que el trabajo se realice de acuerdo a los programas establecidos.

� Revisar todos los papeles de trabajo, determinando los pendientes.

� Asegurar que las responsabilidades sean cubiertas adecuadamente.

� Garantizar que los informes sean entregados a tiempo.

� Revisar reportes, declaraciones y estados financieros de los clientes.

Departamento de Contabilidad:

Es el área principal en la empresa, tiene como función primordial establecer

normas a seguir para ejecución el trabajo propiciando un ambiente de trabajo

armonioso y adecuado. Entre las actividades adecuadas podemos indicar las

siguientes:

� Elaborar estados financieros.

� Realizar certificación de ingresos de personas naturales.

� Realizar balances personales.

� Realizar las retenciones de impuestos requeridas por los diferentes clientes.

� Ofrecer asesoría contable.

� Analizar y resolver problemas de carácter general planteados por el cliente.

� Supervisión detallada del trabajo contable que se realiza en la oficina.

1.8 Actividades realizadas durante el periodo de pasantía

� Recibir inducción sobre las actividades a realizar en el departamento de

contabilidad.

� Recibir de los clientes todos los documentos requeridos para realizar la

contabilidad, revisar, ordenar y verificar las facturas de compra, venta y

gastos de operaciones de cada cliente.

� Registrar las facturas en el sistema de acuerdo al correlativo y fecha.

� Archivar las facturas en sus carpetas correspondientes.

� Preparar la declaración del Iva mensual.

� Realizar los libros de compra y venta.

� Mantener actualizados los libros de oficina y registro contable.

� Llenar los libros de acta e inventarios.

� Transcribir diversos documentos.

� Recibir llamadas de clientes y comunicarse con los mismos para entregar los

documentos contabilizados.

� Reportar los resultados de los procesos al supervisor para su análisis.

CAPITULO II EL PROBLEMA

2.1.-Planteamiento del Problema

En la actualidad las instrucciones contables se convierten en el ámbito

organizacional en actividades que se realizan cotidianamente, por lo cual las

organizaciones buscan mejorar constantemente los procedimientos utilizados día a

día con la finalidad de reducir los errores que se puedan presentar al momento de

realizar las actividades que se desempeñan en las empresas, ya que son una

herramienta fundamental para llevar a cabo de manera correcta y ordenada los

procesos contables y no contables.

En esta época donde las empresas se encuentran en un mercado tan

competitivo, donde la eficiencia juega un papel tan importante para su permanencia

en el tiempo, y es a través de ella que se demuestra el rendimiento y el buen

desempeño de las actividades que ejecutan el capital humano dentro de la empresa

con el objetivo de lograr su propuesta, por otra parte si las organizaciones no poseen

una herramienta administrativa que sirva de apoyo para los empleados, se corren

ciertos riesgos que pueden traer como consecuencia sobrecargas de trabajo,

descontrol y bajo rendimiento en la ejecución de las actividades lo cual conduciría a

los retrasos de la tareas asignadas y a la falta de autenticidad en la información

contable que se requiera en la empresa en un determinado momento.

Es por esto que el crecimiento de las organizaciones no solo se mide por el

número de clientes que se incorporen a la empresa, ni por las grandes inversiones

realizadas o por la expansión de su estructura en el mercado, esta se evalúa a través

de los conocimientos,_experiencias,_estrategias, educación, destrezas_y_habilidades

desarrolladas y aplicadas por los empleados que pertenecen a la organización, para así

demostrar su buen desempeño en el cumplimiento de las labores asignadas, en la gran

mayoría de las organizaciones las labores que se ejecutan están argumentadas por un

manual de normas y procedimientos establecidos por las leyes de mando

permitiéndole al personal de los departamentos desempeñar y cumplir con sus

actividades de manera concreta y eficiente evitando de esta manera los desvíos de los

objetivos y la pérdida de tiempo.

Dichas normas son definidas en manuales contables, tales como, de normas y

procedimientos que de acuerdo al autor Continolo G, (2006) define como “Una

expresión formal de todas las informaciones y expresiones necesarias para operar en

un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada

los esfuerzos del personal operativo”. (Pg. 47)

Según Catacora F. (1996); Afirma los manuales son por excelencia los

documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar y

documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la organización

lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una

especie de libro actualizable, el propósito de los manuales es que permite moldear la

información de una manera sencilla clara y precisa, por medio de esta herramienta tan

útil en la empresa les permite a los empleados de la misma, tener una orientación

facilitando el acceso de información a los miembros de la empresa, cumpliendo cada

paso de los procedimientos para obtener el logro de los buenos resultados así como

las metas de la organización.

En el mundo empresarial es necesario implementar manuales de normas y

procedimientos, ya que las organizaciones han prosperado con el hecho de simplificar

con esta herramienta de control la forma de realizar sus labores, la empresa ESCA

SERFICONT 1934 C.A., se encuentra ubicada en el trigal centro, calle Naguanagua,

Edif. Liber, Edo Carabobo dedicada a prestar servicios financieros, contable

administrativo para persona naturales, empresas y condominio.

Desde los inicios la empresa no ha desarrollado un manual de normas y

procedimientos contables, que facilite al departamento de contabilidad manejar,

comprender y desarrollar de una forma más precisa las instrucciones que se deben

llevar a cabo al momento de realizar las labores, con respecto a lo mencionado

anteriormente, se presenta la siguiente problemática:

La Empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A., se encuentra ubicada en el trigal

centro, calle Naguanagua, Edif. Liber, Edo Carabobo, dedicada a prestar servicios

financieros, contable administrativo para persona naturales, empresas y condominio,

en la actualidad los procedimientos contables no se llevan de la forma correcta en la

empresa debido a que existe un descontrol en cuanto a los registros contables así

como de la información recibida por parte de los clientes, no existe la descripción de

las actividades a realizar, falta de adiestramiento y capacitación del personal, carencia

de información sobre los pasos que deben seguir al momento de organizar las

facturas, falta de orden en los documentos que se reciben por parte del cliente, falta

de orientación con respecto a la forma de llevar la contabilidad de cada empresa.

Lo mencionado anteriormente genera el interés de mejorar el funcionamiento de

las operaciones contables que se realizan en la empresa a través de un manual de

normas y procedimientos ya que es una herramienta muy útil y practica que facilita la

toma de decisiones en el área contable así como la de los empleados que laboran en la

empresa, ayudando a mantener un monitoreo constante de las actividades contables

evitando el debilitamiento y facilitando el control sobre la salud financiera y contable

de la organización, es por ello la importancia de contar con procedimientos en el área

contable, que permitan a los empleados llevar y ejecutar de manera ordenada todas

las operaciones que se manejan en el sistema contable de la empresa, permitiendo a

cada uno de los empleados conocer las actividades que se realizan en el área contable,

como efectuarlas, que resultados se alcanzan, como se deben llevar a cabo evitando

que realicen una mala operación, manteniendo el orden del registro de cada

movimiento que se ejecuta en el sistema de una forma clara y precisa, siguiendo los

lineamientos que se deben realizar en el manejo de la operaciones y los registros

contables, con la finalidad de evitar retrasos y errores en el funcionamiento del

trabajo.

Es por ello que se propone elaborar un manual de normas y procedimientos

contables ya que es una herramienta fundamental dentro de la estructura de una

organización, debido a que juega un papel importante que servirá de apoyo a los

empleados que ya laboran en la empresa así como al nuevo personal que se integre a

la misma, sirviendo como apoyo mediante una serie de pasos estructurados y

aprobados por el ente competente para poder desarrollar y cumplir con las funciones

de la empresa de una manera clara y eficiente.

2.1.1.- Formulación del problema

Con la problemática antes mencionada, se presenta la siguiente interrogante:

¿Cuales deberán ser las normas y procedimientos contables que permitirán mejorar el

cumplimiento y ejecución de las operaciones de los registros realizados en el sistema

contable de la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A.,

2.2.- Objetivo General

Proponer un manual de normas y procedimientos contables para optimizar las

operaciones de los registros realizados en el sistema contable de la empresa ESCA

SERFICONT 1934 C.A.,

2.2.1.- Objetivos Específicos

� Diagnosticar la situación actual en cuanto a la necesidad de un manual de

normas y procedimientos para mejorar las operaciones de los registros

contables de la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A.,

� Identificar las debilidades al momento de ejecutar las operaciones de los

registros en el sistema contable de la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A.,

� Diseñar un manual de normas y procedimientos contables para optimizar las

operaciones de los registros en el sistema contable de la empresa ESCA

SERFICONT 1934 C.A.,

2.3.- Justificación

La carencia de un manual de normas y procedimientos contables en la

empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A., ha motivado a la elaboración del mismo

debido a la falta de organización que se lleva a cabo en el momento de la ejecución

del proceso contable presentándose ausencia de orientación de los deberes y

responsabilidades, informalidad de las normas ya que no han sido creadas, retrasos en

los registros contables, asignación de ocupaciones, con la implementación de un

manual de normas y procedimientos contables aportaría a la empresa los pasos que se

deben tomar en cuenta para realizar las operaciones contables ejecutándolas de

manera eficiente apoyándose en una estructura de principios contables generalmente

aceptados.

Mediante la elaboración del manual de normas y procedimientos contables de

la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A., se espera darle un valor agregado a la

misma, y que este diseño sirva como beneficio e instrumento para cada uno de los

empleados que pertenecen a la organización.

2.4.- Alcance

El presente informe de pasantías se realizará con el objetivo de suministrar a la

empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A., un proyecto de un manual de normas y

procedimientos dirigido específicamente a las operaciones contables que se manejan en la

empresa, queda de parte de la organización su ejecución e inspección de los resultados que se

puedan_generar_con_la_implementación_de_dicha_herramienta.

CAPITULO III

MARCO REFERENCIAL Y CONCEPTUAL

3.1 Antecedentes

Los antecedentes investigados sobre el tema contemplan aspectos informativos

acerca de quienes han indagado sobre el tema anteriormente y el enfoque dado,

obteniendo de ellos aportes que nos sirvan de material de apoyo para el informe de

pasantías. A continuación se presentan los siguientes antecedentes:

Bermúdez (2010) en su informe titulado “Manual de normas y procedimientos

en el Departamento de Admisión de Pacientes del Centro Policlínico Valencia”

presentado en la Universidad José Antonio Páez, para optar al título de Lcdo. En

Administración de Empresas. El objetivo general es diseñar un manual de normas y

procedimientos Administrativos en el departamento de admisión de pacientes, para

mejorar el ingreso de trabajadores en el centro policlínico valencia. El instrumento

utilizado fue una encuesta al personal involucrado en el departamento. La finalidad

de este informe fue dar a conocer una herramienta que defina cada una de las

actividades que realiza el empleado y nuevos ingresos al Departamento de admisión

de pacientes y estará al alcance de todos los miembros de la organización y los que

deseen ingresar a este como guía de consulta y de apoyo, para la realización de

actividades dentro del mismo.

Dicho trabajo tiene relación con el presente informe ya que servirá de apoyo y de

información para la elaboración de los pasos que deben contemplar un manual de

normas y procedimientos dirigido a los empleados existentes en la organización así

como para los nuevos ingresos con la finalidad de mejorar el desempeño y ejecución

de las actividades del departamento.

Por otra parte Alzurrut (2010), en su trabajo de pasantías titulado, “Manual de

normas y procedimientos para la optimización en la recepción y registro de las

propuestas de pago a los proveedores a través del sistema SAP en el

departamento de operaciones administrativas de la empresa alimentos polar

comercial, C.A”, para optar al título de Lic. Contaduría pública de la Universidad

José Antonio Páez, El objetivo general de este informe fue señalar la importancia de

los manuales de procedimientos administrativos- contables ya que mediante estos las

organizaciones podrán desarrollar las funciones del proceso, realizar a cabalidad las

actividades para estandarizar la operatividad de las mismas, se recopilo información a

través de observación directa, la cual permitió tener una visión más amplia de las

fallas en el flujo de elaboración y control del mismo, para ello se aplicó la técnica de

la encuesta, mediante el uso de cuestionarios como instrumento de recolección de

datos. La población estuvo compuesta por (5) personas del Departamento de

Operaciones Administrativas, las cuales están involucradas directamente con las

actividades concernientes al registro de las propuestas de pago de los proveedores de

Alimentos Polar Comercial, C.A.

Con este manual de normas y procedimientos propuestos el autor busca contribuir

a mejorar la eficacia y eficiencia en proceso de pagos a fin de aportar soluciones a la

problemática definida ante la falta de documentos formales en donde especifiquen

funciones y pasos a seguir:

Este trabajo se relaciona con el presente informe debido a la importancia que

presenta un manual de normas y procedimientos en una organización, permitiendo

conocer lo fundamental que es el uso de las herramientas de trabajo como lo son los

sistemas.

Seguidamente, Moreno (2010), en su trabajo de grado, titulado, “Diseño de un

manual de normas y procedimientos contables de control interno para el área de

ventas – cuentas por cobrar de la empresa Sermatein, C.A” para optar al título de

Lcdo. En Contaduría Pública de la Universidad de Carabobo, el objetivo general de

este trabajo de grado estuvo orientado al diseño de un manual de normas y

procedimientos contables de control interno para el área de ventas- cuentas por cobrar

de la empresa Sermatein, C.A, para ello se tomó como población a todos los

empleados que forman parte de la empresa, mientras que para la muestra solo se tomó

en cuenta a las personas involucradas en el proceso de ventas- cuentas por cobrar,

como técnicas para la recolección de los datos se utilizó en primer lugar la

observación directa para determinar cómo se devuelven el personal de la empresa en

sus actividades, detectando las posibles fallas, y la encuesta, a través de un

cuestionario para soportar la información que posteriormente configuro el

diagnostico. Este trabajo de grado estuvo enmarcado en un proyecto factible.

En esta investigación se concluyó que el diseño de un manual de normas y

procedimientos contables de control interno para el área de ventas – cuentas por

cobrar, es una herramienta para optimizar la eficiencia, eficacia y la confiabilidad de

la información financiera y administrativa con el propósito de obtener información

confiable y precisa en el momento que se requiera.

Dicho trabajo de grado tiene relación existente con el informe presente debido a

que cuenta con la información necesaria y adecuada de la manera de cómo se deben

realizar los registros de los procesos con el objetivo de mejorar los procedimientos

que se llevan a cabo en una organización aportando la ejecución de las actividades de

la manera más correcta disminuyendo los posibles errores.

En este mismo orden de ideas, se tiene a Esteban (2009) en su informe de

pasantías titulado, “Manual de normas y procedimientos del departamento de

compras de la empresa un Mundo de Limpieza, C.A”, para optar al título de Lcdo.

en Contaduría Pública, presentado ante la Universidad José Antonio Páez, cuyo

objetivo estuvo centrado en el diseño de un manual de normas y procedimientos para

el departamento de compras, se recabo información mediante la técnica de

observación directa de las funciones realizadas en el departamento de compras,

luego de diagnosticar la situación actual el autor estudio y evaluó la información

recopilada en una planilla diseñada llamada planilla de registro global a fin de

analizar las distintas causas que originan el retraso en la elaboración de las ordenes de

compras, así mismo se aplicó una entrevista a todas las personas responsables de

ejecutar dichos procedimientos, se utilizaron ambos medios con la finalidad de

identificar las fallas que tienen mayor impacto. El diseño de un manual de normas y

procedimientos permitió mejorar las actividades del departamento de compras y de

esta manera llevar a cabo de forma ordenada los procedimientos requeridos por la

ejecución de actividades.

Este trabajo tiene relación con el presente informe en cuanto a la importancia de

destacar lo fundamental que es contar con una manual de normas y procedimientos ya

que nos permite mantener un control mediante pasos que se deben seguir para

mejorar y optimizar las actividades dentro de una organización.

Posteriormente Hernández (2010), en el informe de pasantías titulado, “Diseño

de un manual de normas y procedimientos para el control de inventario en el

almacén de productos terminados de la empresa Cartón de Venezuela, Div,

Unión Grafica, S.A.” mediante el cual obtuvo el título de Licenciado en Contaduría

Pública. Este diseño presentado trata de implementar un manual de normas y

procedimientos para mejorar todos los procesos de inventarios.

En este trabajo se empleó la entrevista y observación documental para obtener

como resultados la necesidad de diseñar e implementar un manual de normas y

procedimientos para el control de inventarios.

Este trabajo es de gran utilidad para el presente informe ya que aunque este

dirigido a procedimientos de inventarios que se manejan en el almacén de dicha

empresa contiene información relevante y de gran apoyo para la elaboración y

desarrollo de este informe.

3.2 Bases Teóricas

Según Arias (2002) establece que las bases teóricas están compuestas:

Por los conceptos, proposiciones y filosofías que explican o contribuyen a esclarecer el problema de estudio. Estas permiten ubicar el tema objeto de estudio dentro del conjunto de teorías existentes además de permitir en cual corriente de pensamientos se escribe y lo explica así: Las bases teóricas comprenden el conjunto de proposiciones que constituyen un punto de vista el cual va dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado, por ello se pueden dividir las bases teóricas en función de los tópicos que integran la temática tratada a las variables que serán analizadas. (p. 41)

Entre las teorías que fundamentan este informe se mencionan:

Contabilidad

Según Catacora Carpio, F. (1996).La contabilidad es la técnica que se encarga

de estudiar, medir y analizar el patrimonio, situación económica y financiera de una

empresa u organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la

misma y el control externo, presentando la información, previamente registrada, de

manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.

La contabilidad es una técnica que aporta información de utilidad para el

proceso de toma de decisiones económicas, esta disciplina estudia el patrimonio y

presenta los resultados a través de estados contables o financieros, implica el análisis

desde distintos sectores de todas las variables que inciden en este campo, para esto es

necesario llevar a cabo un registro sistemático y cronológico de las operaciones

financieras, la contabilidad posee una técnica que se ocupa de registrar y resumir las

operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.

Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán

orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y

estadísticos, estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía,

la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales,

entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa, la

finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado de los

resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a la toma

de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las estimaciones

de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia. (p.25).

Objetivos de la Contabilidad

Señala Catacora Carpio, F. (1996).Proporcionar información a: Dueños,

accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que

el negocio deba a terceros, las cosas poseídas por el negocio. Sin embargo, su

primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros

técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá

realizar:

� Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la

diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

� Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos

propuestos.

� Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo

administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y

facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones

y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y

futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.

Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones

realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le

denomina contabilidad histórica.

Importancia de la contabilidad

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así

obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,

los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener

información de carácter legal. (p.32).

Principios y procedimientos contables

Principios Contables:

Según Catacora Carpio, F. (1996), Los principios contables se refieren a

conceptos básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe

subordinarse todo desarrollo posterior, su misión es la de establecer delimitaciones en

los entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la

presentación de la información financiera.

Los principios de la contabilidad se establecieron para ser aplicados a la

denominada contabilidad financiera y, por extensión, se suelen aplicar también a la

contabilidad administrativa, esta se planeará de acuerdo a las necesidades o

preferencia de cada empresa, la cual podrá imponer sus propias regulaciones, la

contabilidad financiera deberá planearse para proporcionar información cuantitativa,

comparativa y confiable a sus usuarios externos. (p. 42).

Procedimientos Contables:

Señala Catacora Carpio, F. (1996), El manejo de registros constituye una fase

o procedimiento de la contabilidad, el mantenimiento de los registros conforma un

proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras

actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los

registros de la contabilidad. (p.45).

Manuales de normas y procedimientos

Según Cuerva Yusbely, (2013), El manual de procedimientos y normas, es

aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los

procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas

que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con

dichos procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que

especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las

actividades que se realizan en una organización o institución, explicando un conjunto

de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades

orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y

consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de

la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación

de información, este documento también especifica las normas correspondientes con

las acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada miembro

del organismo, incluso se halla también las nóminas, permisos, vacaciones, bonos,

por ello el manual está sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el

evoluciona al paso que la organización o institución crezca y se desarrolle en todos

los ámbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por

establecer normas o pautas específicas y claras, y detalla minuciosamente todos los

procedimientos_que_se_realizan_en_la_institución._(p.25).

Objetivos

El mencionado autor señala que los manuales de normas y procedimientos

cumplen con los siguientes objetivos:

� Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

� Precisar la secuencia lógica de los pasos de que compone cada uno de los

procedimientos.

� Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.

� Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

� Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo

ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.

� Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

� Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y

propiciar la uniformidad del trabajo.

� Establecen un sistema de información recuperable y accesible.

� Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la descripción de

tareas, y requerimientos.

� Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de

instrucciones y directrices.

� Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las

modificaciones necesarias en la organización.

� Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del

personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.

Tipos

Señala Cuerva Yusbely, (2013), De manera general, los manuales de

procedimientos por sus características diversas pueden clasificarse en: manuales de

procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de fábrica.

También puede referirse a:

� Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una máquina de

contabilidad.

� Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de

operación de todo un departamento; por ejemplo, el manual de reclutamiento

y selección de personal.

� Practicas generales en un área determinada de actividad, por ejemplo; el

manual de procedimientos de ventas, los manuales de producción, el manual

de finanzas.

Control Interno

El control interno es un proceso que constituye un medio para un fin, no un fin

en sí mismo. Es ejecutado por cada una de las personas en cada nivel de la

organización que basan sus actuaciones en los manuales de políticas y normas,

proporciona seguridad razonable y seguridad absoluta, a la administración y al

consejo de una entidad. El control interno esta engranado para la consecución de

objetivos en una sola o más categorías separadas pero interrelacionadas.

Esta definición es amplia por dos razones. Primero, es la manera como la

mayoría de los ejecutivos principales intercambian puntos de vista sobre control

interno en la administración de los negocios. De hecho, a menudo ellos hablan en

términos de control y están dentro de control. Segundo, acomoda subconjuntos del

control interno. Quienes esperan encontrar centros separados, por ejemplo, en los

controles sobre información financiera o en controles relacionados con el

cumplimiento de las leyes y regulaciones. De manera similar, un centro dirigido sobre

los controles en unidades particulares o actividades de una entidad, pueden

modificarse.

SegúnMeigs, Meigs, Bettner, Whittington (1998. P8), las decisiones que toma

la gerencia están basadas en gran parte en la información que desarrolla el sistema de

contabilidad. Por tanto, la gerencia necesita asegurarse de que la información

contable que recibe es seguro y confiable. Esta seguridad proviene de la estructura del

control interno de la compañía.

Según Holmes (1994), el control interno es una función de la gerencia que

tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos

indebidos de fondos y ofrecer seguridad de que no se contraerán obligaciones sin

autorización.

El Control Interno es un proceso ejecutado por el personal de la entidad,

dentro de los que se incluyen el consejo de directores, la administración y demás

personal de la entidad, está diseñado para cumplir objetivos específicos. Consta de

cinco componentes interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la

administración maneja la empresa. Los componentes están ligados y sirven como

criterio para determinar cuando el sistema es objetivo. Proporciona seguridad

razonable con miras a la concesión de objetivos en las siguientes categorías

� Efectividad y eficiencia de las operaciones.

� Confiabilidad en la información financiera.

� Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

La primera categoría se orienta a los objetivos básicos de negocios de una

entidad, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de

recursos, la segunda se relaciona con la preparación de estados financieros

publicados, confiables, incluyendo, estados financieros intermedios, que son los que

no necesariamente coinciden con los de final de periodo contable, generan por

segmento, pro forma; definición refleja ciertos conceptos fundamentales y datos

financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como ganancias realizadas,

informadas públicamente. La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y

regulaciones a las que está sujeta la entidad. Tales categorías distintas pero

interrelacionadas, orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atención para

satisfacer necesidades separadas.

Componentes del control interno:

Según el Informe Coso (1992), el control interno consta de cinco componentes

interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios

y están integrados al proceso de administración. Aunque los componentes se aplican a

todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas pueden implementarlas de

forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y menos

estructurados, no obstante, una compañía pequeña puede tener un control interno

eficiente. Los componentes son:

� Ambiente de Control: El ambiente de control da el tono de una organización,

influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de

todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y

estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los

valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo

de operación de la administración; la manera como la administración asigna

autoridad y responsabilidad y como organiza y desarrolla a su gente; la

atención y dirección proporcionada por el consejo de directores.

� Valoración de Riesgos: Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de

fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a

la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en

distintos niveles y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la

identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los

objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar

los riesgos. Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las

condiciones de operación continuaran cambiando, se requieren mecanismos

para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.

� Actividades de Control: Las actividades de control son las políticas y los

procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se

lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para

orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las

actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los

niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas,

como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones

de desempeño operacional, seguridad de activos y segregación de funciones.

� Información y comunicación: Debe identificarse, capturase y comunicarse

información pertinente en una forma y en un tiempo que le permita a los

empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información

producen reportes, contienen información operacional, financiera y

relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el

negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente,

sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones

externas necesarias para la toma de decisiones, informes de los negocios y

reportes externos. La comunicación efectiva también debe darse componentes

interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la administración

maneja la empresa. Los componentes están ligados y sirven como criterio para

� determinar cuando el sistema es objetivo. Proporciona seguridad razonable

con miras a la concesión de objetivos en las siguientes categorías

� Efectividad y eficiencia de las operaciones.

� Confiabilidad en la información financiera.

� Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

La primera categoría se orienta a los objetivos básicos de negocios de una

entidad, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de

recursos,_la segunda se relaciona con la preparación de estados financieros

publicados, confiables, incluyendo, estados financieros intermedios, que son los que

no necesariamente coinciden con los de final de periodo contable, generan por

segmento, pero forma; definición refleja ciertos conceptos fundamentales y datos

financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como ganancias realizadas,

informadas públicamente. La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y

regulaciones a las que está sujeta la entidad. Tales categorías distintas pero

interrelacionadas, orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atención para

satisfacer necesidades separadas.

Componentes del control interno:

Según el Informe Coso (1992), el control interno consta de cinco componentes

interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios

y están integrados al proceso de administración. Aunque los componentes se aplican a

todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas pueden implementarlas de

forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y menos

estructurados, no obstante, una compañía pequeña puede tener un control interno

eficiente. Los componentes son:

� Ambiente de Control: El ambiente de control da el tono de una organización,

influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de

todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y

estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los

valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo

de operación de la administración; la manera como la administración asigna

autoridad y responsabilidad y como organiza y desarrolla a su gente; la

atención y dirección proporcionada por el consejo de directores.

� Valoración de Riesgos: Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de

fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a

la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en

distintos niveles y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la

identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los

objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar

los riesgos. Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las

condiciones de operación continuaran cambiando, se requieren mecanismos

para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.

� Actividades de Control: Las actividades de control son las políticas y los

procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se

lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para

orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las

actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los

niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas,

como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones

de desempeño operacional, seguridad de activos y segregación de funciones.

� Información y comunicación: Debe identificarse, capturase y comunicarse

información pertinente en una forma y en un tiempo que le permita a los

empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información

producen reportes, contienen información operacional, financiera y

relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el

negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente,

sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones

externas necesarias para la toma de decisiones, informes de los negocios y

reportes externos

También se pueden clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y alcances en

manual de:

Procedimiento General: es aquel que contiene información sobre los procedimientos

que se establecen para aplicarse en toda la organización o en más de un sector

administrativo.

Procedimiento Específico: son aquellos que contienen información sobre los

procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una unidad

administrativa con el propósito de cumplir de manera sistemáticamente con sus

funciones y objetivos.

Presentación

Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempeñar dentro de la

institución a través de una normas establecidas, por medios de análisis, estudios, y

estrategias de planeación. La estructura se puede presentar de la siguiente manera:

Título y código del procedimiento.

Introducción: Explicación corta del procedimiento.

Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

a. Descripción del procedimiento.

b. Objetivos del procedimiento.

c. Normas aplicables al procedimiento.

d. Requisitos, documentos y archivo.

e. Descripción de la operación y sus participantes.

Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento

Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento

Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

En toda presentación debe estar presente de manera clara y concisa los aspectos:

� Contenido del manual.

� Objetivos del manual.

� Objetivos y políticas de la organización.

� Responsabilidad.

� Contenido específicos de los entes.

� Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía.

� Alcance de los procedimientos.

� Instrucciones.

� Normas de procedimientos.

� Organigramas.

� Régimen de autorizaciones.

� Glosario.

� Índice Temático.

� Índice de referencias cruzadas.

� Verificación y asesoramiento.

� Indicación de fechas.

� Numeración de páginas.

� Formato.

� Armado.(p.32)

Elaboración

Según Piñate Iraida, (2012), La guía para la elaboración del manual de

procedimientos de Secretaria de Relaciones Exteriores: “Los manuales de

procedimientos deberán elaborarse según el formato y la Dirección de Organización

se encargará de integrar la información procesada por la unidad administrativa en

dicho formato. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere

someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el

mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de

proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.

Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e

impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su

aplicación, la elaboración del manual es un proceso de suma importancia, ya que es a

su vez el resultado de estudios, análisis, creación de estrategias, para mejorar la

calidad, eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan

internamente en la organización, donde queda registrado los procedimientos

administrativos a seguir o implantarse, asimismo ayuda a identificar aquellas áreas en

las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser corregido.

En el proceso de creación del manual, debe existir una metodología que garantice la

descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las

normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. Igualmente este debe estar

bajo personal competente, la redacción y trascripción debe ser efectuada de manera

controlada, por las unidades funcionales de los organismos. (p.25).

Implantación

Señala Piñate Iraida, (2012), La implantación del manual de normas y

procedimientos es importante para la organización, ya que el personal y cada

miembro perteneciente debe estar informado, actualizado, de los cambios generados,

de_las_actividades_a_realizar,_para_que_el_sistema_operativo_este_en_flujo.

Para implantar el manual es necesario divulgarlo a todos los niveles de la

empresa, de la siguiente forma: presentando conferencias, reunión de personal,

repartiendo folletos entre los empleados, para logra una aplicación inmediata y

asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que implican, los objetivos

propuestos y los beneficios que obtendrá la compañía, es importante que el manual de

normas y procedimientos se ajuste sin inconveniente a la estructura de la empresa, a

los requerimientos del personal. (p.13).

Mantenimiento

Según Piñate Iraida, (2012), Consiste en mantener vigente y actualizado el

manual de normas y procedimientos, debido que si esté se desactualiza, pasaría hacer

un documento inutilizable, y generaría por otro lado la creación de otro manual que

cumpla con las exigencias y necesidades actuales, creando una desventaja en cuanto

al tiempo que se perdería, por ello es más ventajoso y recomendable para los

organismos, mantener vigente el manual. Para aplicar esta técnica, es recomendable

contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento, cada

cierto tiempo. (p.32).

3.3 Definición de términos básicos

Control de operaciones: Es el subsistema de control efectuado en el nivel de

ejecución de las operaciones, se trata de una forma de control realizada sobre la

ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no

administrativo de la empresa, en este sentido, el control operacional se refiere a los

aspectos más específicos, como las tareas y operaciones.

Contabilidad Administrativa: Es aquella que proporciona informes basados en la

técnica contable que ayuda a la administración, a la creación de políticas para la

planeación y control de las funciones de una empresa.

Contabilidad Financiera: Es la técnica mediante la cual se recolectan, se clasifican,

se registran, se sumarizan y se informa de las operaciones cuantificables en dinero,

realizadas por una entidad económica.

Contabilidad_Financiera: es la técnica mediante la cual se clasifican, registran,

suman e informa de las operaciones cuantificables en dinero realizadas por una

entidad_económica.

Contabilidad_Administrativa: permite comparar los resultados de la empresa en el

pasado con aquellos obtenidos en el presente, para esto se utilizan

diversas herramientas de control, los resultados de la contabilidad administrativa

también permiten planificar y prever_el_futuro_de_la_firma.

Estados_Contables_o_Financieros:_Los estados_financieros,_también_denominad

os estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que

utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los

cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado.

Operaciones Mercantiles: Compra, venta o cualquier otra actividad en que hay

entrega de dinero de una persona o entidad a otra, con ganancia de dinero para una de

las partes y otra clase de beneficio para la otra.

Procedimientos Administrativos: Un procedimiento administrativo implica el

desarrollo formal de las acciones que se requieren para concretar la intervención

administrativa necesaria para la realización de un determinado objetivo.

Planificación: Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,

teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden

influir en el logro de los objetivos.

Principios Contables: Los Principios Contables constituyen bases o reglas

establecidas con carácter obligatorio, que permiten que las operaciones registradas y

los saldos de las cuentas presentadas en los Estados Financieros expresen

una imagen fiel_del patrimonio,_de_la_situación_financiera_y_de_los_resultados_de

las empresas.

Procedimientos Contables: El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad, el mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

Registro Sistemático: Es un registro sistemático porque sigue un método y es

continuo.

Registro Cronológico: Es cronológico porque se tiene que realizar momento a

momento, día a día según va transcurriendo el tiempo.

CAPITULO IV

FASES METODOLOGICAS

En base a las características de este informe de pasantías, el cual se encuentra

bajo la modalidad de un proyecto factible. Según Balestrini (2002): “se puede

proponer un modelo operativo, de una entidad de acción, orientados a proporcionar

respuestas o soluciones a problemas planteados en una determinada realidad

organizacional, social, económica, etc. (p.95)

La estrategia metodológica empleada, está enmarcado en una investigación de

campo, Según Balestrini (2002) “estos diseños, permiten establecer una interacción

entre los objetivos y la realidad de la investigación de campo, observar y recolectar

los datos directamente de la realidad, en su situación natural” (p. 132).

Para dar cumplimiento a los objetivos específicos, se desarrollaron las

siguientes fases metodológicas:

4.1 Fase I. Diagnóstico de la situación actual en cuanto a la necesidad de un

manual de normas y procedimientos para mejorar las operaciones de los

registros contables de la empresa ESCA SERFICONT 1934, C.A:

Con respecto al planteamiento realizado en el informe, se iniciara el contacto

directo con el objeto de estudio, donde se determinaran los procesos que son llevados

actualmente por el departamento de contabilidad, a través de la técnica de la

observación directa, la cual es definida por Sabino (1997): “La observación directa es

aquella a través de la cual se pueden conocer los hechos y situaciones de la realidad

social” (p.134)

Para el desarrollo de esta investigación se van a tomar en cuenta la

observación directa y la encuesta, para conocer la percepción de quienes ejecutan el

trabajo.

En cuanto a la observación directa Tamayo (1999):“ opina que es aquella en la

cual el investigador puede observar y recolectar datos mediante su propia observación

de cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la

sociedad en función de los objetivos de investigación preestablecidos” (p.48)

El instrumento que se utilizara es el cuestionario, definido por la Universidad

Nacional Abierta (2003) como un formulario que permite registrar información en el

proceso de recolección de datos.

Se aplicara un cuestionario compuesto por (05) preguntas del tipo dicotómicas

(de orden cerrado si – no), dirigido al personal que labora en el departamento de

contabilidad, cuyo resultado se presenta tabulado y graficado en el capítulo V, de

resultados.

Cabe destacar que para la aplicación de las técnicas e instrumentos de

recolección de datos, es necesario seleccionar la población y muestra, según Tamayo

(1999) “consiste en la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de

población poseen una característica en común, la cual se estudia y da origen a los

datos de la investigación” (p.114)

De acuerdo a lo anteriormente mencionado, la población objeto de estudio

estará representada por el personal que integra el departamento contable, es decir tres

(3) personas.

Por consiguiente la muestra se considera que es una porción representativa de

la población que permite generalizar sobre esta los resultados, de acuerdo a lo citado

y tomando en cuenta que la población es pequeña y finita se tomara como muestra la

totalidad para números de personas que laboran en la empresa ESCA SERFICONT

1934, C.A.

4.2. Fase II. Identificar las debilidades al momento de ejecutar las operaciones

de los registros en el sistema contable de la empresa ESCA SERFICONT 1934,

C.A.

De acuerdo con la información recolectada en relación al problema en estudio,

utilizando las técnicas e instrumentos, es necesario examinar la información

recaudada y convertirlos en conclusiones.

Luego de haber analizado cada uno de los resultados obtenidos con la

aplicación de la encuesta y la observación directa, se procede a realizar una

descripción de todas las causas y los efectos que se originan al ejecutar las

operaciones de los registros en el sistema contable a través del uso del Diagrama de

Ishikawa, o también conocido como Diagrama Causa y Efecto.

El diagrama de Ishikawa es una herramienta eficiente y más utilizada en

acciones de mejoramiento y control de calidad en las organizaciones, ayuda a graficar

las causas del problema que se estudia y analizarlas, Es llamado "Espina de Pescado"

por la forma en que se van colocando cada una de las causas o razones que a entender

originan un problema, tiene la ventaja que permite visualizar de una manera muy

rápida y clara, la relación que tiene cada una de las causas con las demás razones que

inciden en el origen del problema, en algunas oportunidades son causas

independientes y en otras, existe una íntima relación entre ellas, las que pueden estar

actuando en cadena.

La mejor manera de identificar problemas es a través de la participación de

todos los miembros del equipo de trabajo en que se trabaja y lograr que todos los

participantes vayan enunciando sus sugerencias, los conceptos que expresen las

personas, se irán colocando en diversos lugares, al identificar el problema a estudiar

se procede a realiza una lista con las diferentes causas que hayan generado el efecto,

comenzando por un nivel más general y enfocando detalladamente las sub-causas.

De tal manera se procede a la elaboración de un diagrama, de acuerdo con la

información recaudada por los empleados involucrados en el desarrollo de las

actividades del departamento contable.

4.3 Fase III. Diseñar un manual de normas y procedimientos contables para

optimizar las operaciones de los registros en el sistema contable de la empresa

ESCA SERFICON 1934 C.A.

Para el desarrollo de esta etapa se tomara en cuenta lo analizado en las fases

anteriores, diseñando un manual de normas contables para optimizar las operaciones

de los registros en el sistema contable, con la finalidad de lograr disminuir los

posibles errores que pueden generarse al momento de ejecutar las actividades

cotidianas de la empresa e utilizando un lenguaje claro y sencillo que permita la

adecuada aplicación y comprensión de los empleados de la organización, así como de

cualquier otro usuario

CAPITULO V

RESULTADOS

5.1 Fase I: Diagnostico de la situación actual en el departamento de contabilidad

de la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A.,

Para el desarrollo del manual de normas y procedimientos se realizó una

recopilación de información a través de la aplicación de la observación directa y la

revisión documental de la empresa, además se diseñó un cuestionario mediante el

cual se obtuvo información sobre las dificultades que presenta el departamento de

contabilidad.

A continuación se presentan los resultados obtenidos de las encuestas

aplicadas al personal de la empresa graficando y analizando los resultados, dicha

muestra se obtiene de tres (3) empleados que conforman el departamento de

contabilidad.

5.1.1. Resultado obtenido por el método de la observación directa

El registro de las observaciones realizadas durante el proceso de

investigación, se plasman mediante la ficha de observación, en la cual se señalan los

aspectos evaluados del proceso.

El resultado de esta técnica aplicada se presenta en el cuadro número 1.

Cuadro No 1.

Lista de cotejo.

Aspecto Si No Observación

1. Manuales de normas y

procedimientos.

�

2. Existencia de los pasos

para ejecutar el trabajo.

�

3. Conocimiento de las

actividades asignadas a

cada personal.

�

Se conocen las

obligaciones pero no se

cumplen por que no

están establecidos

oficialmente.

4. Existe un control para el

registro de facturas.

�

Fuente: Cuerva (2014)

Análisis:

En el departamento de contabilidad de la empresa ESCA SERFICONT 1934

C.A., se evidencio que las actividades que debe ejecutar el personal se conocen, pero

no le dan el cumplimiento adecuado debido a la carencia del establecimiento de las

asignaciones para cada empleado de la empresa, es por esta razón que se pueden

presentar retrasos en el desempeño de las actividades, un mal manejo de información,

errores en los registros de las facturas lo cual refleja la carencia de organización y de

una serie de pasos que faciliten el desarrollo de las funciones.

Al establecer las actividades que le corresponde ejecutar a cada empleado

permitirá realizar las funciones de la empresa de manera organizada y correcta,

mejorando el proceso de las operaciones de lo

mediante la aplicación de normas y procedimientos que les proporcionaran a los

empleados un mejor control y eficiencia en sus actividades.

5.1.2 Resultados obtenidos para el método de la encuesta

Ítem 1.- ¿La empresa cu

el departamento de contabilidad?

Tabla # 1

Respuestas

SI

NO

TOTAL

Fuente: Cuestionario aplicado (2014).

Análisis: El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino que la empresa no

cuenta con un manual de normas y procedimientos en el departamento de

contabilidad que le permita al empleado utilizarlo como herramienta para conocer los

Fuente:



mejorando el proceso de las operaciones de los registros en el sistema contable,

aplicación de normas y procedimientos que les proporcionaran a los

empleados un mejor control y eficiencia en sus actividades.

5.1.2 Resultados obtenidos para el método de la encuesta

¿La empresa cuenta con una manual de normas y procedimientos para

el departamento de contabilidad?

Frecuencia Porcentaje

0

3

3


El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino que la empresa no



100%

Fuente: Cuestionario aplicado (2014)



s registros en el sistema contable,

aplicación de normas y procedimientos que les proporcionaran a los

enta con una manual de normas y procedimientos para

Porcentaje

0%

100%

100%

El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino que la empresa no



SI

NO

pasos que debe seguir al momento de realizar su actividad, y debido a la carencia de

normas y procedimientos se presentan debilidades en cuanto al manejo de

información.

Ítem 2.- ¿Considera usted que los pasos para ejecutar las funciones en el

departamento de contabilidad

Tabla # 2

Respuestas

Si

No

Total


Análisis: El sesenta y siete por ciento (67%) de los trabajadores

para ejecutar las funciones en el departamento no se encuentran establecidos, el resto

treinta y tres por ciento (33%) considera que sí; según los resultados se evidencia la

falta de asignación de pasos a seguir, es por ello que

normas y procedimientos claros y precisos con el fin de que cada empleado pueda

tener conocimientos de los mismos.

67%

Fuente:

guir al momento de realizar su actividad, y debido a la carencia de


¿Considera usted que los pasos para ejecutar las funciones en el

departamento de contabilidad están establecidos?

Frecuencia

1

2

3


El sesenta y siete por ciento (67%) de los trabajadores opino que los pasos



falta de asignación de pasos a seguir, es por ello que es necesario implementar


er conocimientos de los mismos.


guir al momento de realizar su actividad, y debido a la carencia de


¿Considera usted que los pasos para ejecutar las funciones en el

Porcentaje

33%

67%

100%

opino que los pasos



es necesario implementar


SI

NO

Ítem 3.- ¿Cree usted que existe un control al momento de registrar las facturas

en el sistema?

Tabla # 3

Respuestas

Si

No

Total


Análisis: El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino no existe un control

para realizar el registro de las futuras, es notorio que existe carencia de información

en cuanto a la forma adecuada de realizar los registros lo cual puede traer como

consecuencia errores significativos y pérdida de tiempo en la ejecución de las

operaciones y a su vez

¿Cree usted que existe un control al momento de registrar las facturas

Frecuencia

0

3

3


El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino no existe un control

registro de las futuras, es notorio que existe carencia de información



a su vez resultados inexactos.

100%


¿Cree usted que existe un control al momento de registrar las facturas

Porcentaje

0%

100%

100%

El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino no existe un control

registro de las futuras, es notorio que existe carencia de información



SI

NO

Ítem 4.- ¿Considera usted que es necesario que exista una disciplina de

actividades en el departamento de contabilidad?

Tabla # 4

Respuestas

Si

No

Total

Fuente: Cuestionario aplicado

Análisis: El cien por ciento (100%) de los trabajadores manifestó que si requieren

de la asignación de actividades para una mejor organización disciplina en el área se

evidencia la incomodidad

encuentran muchas veces desorientados en sus funciones lo cual crea confusión y

descontento en el empleado ya que en toda organización debe existir la descripción

de actividades de cargos con l

funciones.

¿Considera usted que es necesario que exista una disciplina de

actividades en el departamento de contabilidad?

Frecuencia

3

0

3


El cien por ciento (100%) de los trabajadores manifestó que si requieren


evidencia la incomodidad por parte de los empleados en el departamento ya que se



de actividades de cargos con la finalidad de poder dar el mejor cumplimiento de las

100%


¿Considera usted que es necesario que exista una disciplina de

Porcentaje

100%

0%

100%

El cien por ciento (100%) de los trabajadores manifestó que si requieren


por parte de los empleados en el departamento ya que se



a finalidad de poder dar el mejor cumplimiento de las

SI

NO

Ítem 5.- ¿Considera usted que la implementación del manual de normas y

procedimientos mejoraría el proceso del registro contable?

Tabla # 5

Respuestas

Si

No

Total


Análisis: El cien por ciento (100%) de los trabajadores del departamento de

contabilidad manifestó que se requiere establecer normas y

departamento ya que es una herramienta fundamental para la empresa que servirá de

apoyo para todos los empleados mejorando la ejecución de las operaci

registros contables.

Fuente:

¿Considera usted que la implementación del manual de normas y

procedimientos mejoraría el proceso del registro contable?

Frecuencia

3

0

3


El cien por ciento (100%) de los trabajadores del departamento de

contabilidad manifestó que se requiere establecer normas y procedimientos en el


apoyo para todos los empleados mejorando la ejecución de las operaci

100%


¿Considera usted que la implementación del manual de normas y

Porcentaje

100%

0%

100%

El cien por ciento (100%) de los trabajadores del departamento de

procedimientos en el


apoyo para todos los empleados mejorando la ejecución de las operaciones en los

SI

NO

5.2 FASE II: Elaboración del diagrama de Ishikawua para identificar las causas

y los efectos de los procedimientos para mejorar el registro de las operaciones

contables.

Se ha determinado que al momento de realizar las operaciones de los registros

en el sistema contable lo originan las siguientes causas que se visualizan y se

presentan mediante el diagrama de Ishikawua, lo cual permitió conocerse a través de

un análisis que se obtuvo de las reuniones realizadas por el personal que pertenece al

departamento de contabilidad.

Falta de control en

las

Operaciones de

Registros contables

Falta de orden

en las facturas Carencia de

conocimientos

para ejecutar el

procedimiento

Falta de

adiestramiento

y capacitación

Carencia de

orientación

sobre el registro

de las facturas

Asignación de

actividades

Falta de normas

y

procedimientos

Carencia de

cursos para los

empleados

Herramientas

y métodos No se

realizan

prácticas

Falta de

asesorías

Carencia de

organización

Falta de

conocimientos

Incumplimiento de

las funciones Falta de

reglamentos

No se

delegan

funciones

No hay

programación

No existen

procedimientos

No se lleva un

control en registro

5.3 Fase III: Diseñar un manual de normas y procedimientos contables para optimizar las operaciones de los registros en el sistema contable de la empresa ESCA SERFICON 1934 C.A.

Una vez realizado el diagnóstico de la situación actual y aplicado las

herramientas correspondientes para la recolección de información y análisis del

proceso de las operaciones en los registros contables, se procedió a realizar un

manual de normas y procedimientos en el departamento de contabilidad con el fin de

mejorar las debilidades existentes en cuanto a las operaciones de los registros

contables de la empresa ESCA SERFICON 1934 C.A. ubicada en el trigal centro,

calle Naguanagua, Edif. Liber, Edo Carabobo.

ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Departamento:

Contabilidad Descripción:

Propuesta Fecha:

Código:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA

MEJORAR LAS OPERACIONES DE LOS REGISTROS REALIZADOS EN

EL SISTEMA CONTABLE DE LA EMPRESA ESCA SERFICONT 19 34 C.A.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño



Departamento: Contabilidad

Descripción: Índice

Fecha:

Código:

Página:

INDICE

CONTENIDO pp

Objetivos ……………………………………………………………………...

Justificación …………………………………………………………………..

Alcance ……………………………………………………………………….

Instructivo para el Uso del Manual ................................................................

Normas de la Propuesta ……………………………………………………..

Normas para el personal que labora en el departamento contable ………….

Normas para organizar facturas ……………………………………………..

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño



CONTABLES


Descripción: Objetivos

Fecha:

Código:

Página: 1/

Objetivo general:

Establecer y documentar con claridad las normas y los procedimientos para que

sirvan de apoyo en el desarrollo de las actividades que se ejecutan en el departamento

de contabilidad con el fin de garantizar el cumplimiento de las mismas.

Objetivo específico:

� Demostrar el enfoque de cómo opera la empresa.

� Definir cuáles son los pasos que contiene el procedimiento que se ejecuta en

el departamento.

� Establecer cuál es la responsabilidad del personal pertinente del departamento.

� Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.

� Ayudar a la realización de las actividades asignadas al personal.

� Establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que

describe en forma detallada las actividades del departamento de contabilidad

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño


Departamento:Contabilidad

Figura N° 1 Estructura Organizativa de EscaSerficont 1934Fuente:EscaSerficont 1934 (2014)

Elaborado por:

Gladys Briceño

Contador

Mensajero


Departamento:

Descripción: Estructura

Organizacional

Fecha:

Estructura Organizativa de EscaSerficont 1934 EscaSerficont 1934 (2014)

Elaborado por: Revisado por:

Gladys Briceño

Jefe de Contabilidad

Contador Contador Contador

Asistente Contable

Asistente Administrativo

Mensajero


Código:

Página:2/

Aprobado por:

Contador




Descripción: Justificación

Fecha:

Código:

Página:

Justificación:

Este manual se realizó con el objeto de orientar los procesos contables con el fin de

establecer, orientar, adiestrar y capacitar al personal, permitiendo mejorar la eficacia

de los procesos contables en el departamento.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Alcance

Fecha:

Código:

Página:

Alcance:

Este manual va dirigido al personal que labora en el departamento de contabilidad, así

como aquellas personas que intervienen en el proceso contable y procedimientos para

el logro de los objetivos proyectados en la misma.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Instructivo

Fecha:

Código:

Página:

Instructivo:

Dicho manual está diseñado con información accesible y práctica, de manera que el

personal que no ha recibido entrenamiento o no tengan relación con el mismo, las

normas de uso son las siguientes:

� Este manual es propiedad de la empresa y debe cuidarse y respetarse.

� Este manual no debe salir de la empresa ya que es de uso exclusivo de la

empresa.

� Debe mantenerse en buen estado.

� Se deben realizar ajustes si surgen cambios en los procedimientos.

� Solo será modificado por las personas autorizadas.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Normas de la

propuesta

Fecha:

Código:

Página:

Normas de la propuesta:

� La aceptación de este manual va a depender de la Gerencia Administrativa y

de la Gerencia General.

� Las modificaciones o evaluaciones del manual de normas y procedimientos

están a cargo del área administrativas de la empresa.

� Este manual está dirigido exclusivamente al personal del departamento de

contabilidad, este puede ser utilizado por el resto del personal que labora en el

departamento.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Normas para el

personal que labora en el departamento

Fecha:

Código:

Página:

Normas para el personal que labora en el departamento de contabilidad:

� Suministrar información contable necesaria a las autoridades y a los entes que

requieran información sobre la situación financiera.

� Verificar la información antes de comenzar a registrar en sistema.

� Mantener la contabilidad al día, de acuerdo con las normas generales que al

efecto le sean impartidas por los superiores inmediatos.

� Mantener archivados los documentos soportes.

� Realizar las declaraciones del IVA e ISLR.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Funciones del

Personal Administrativo y

Contable

Fecha:

Código:

Página:

Funciones del Jefe de Contabilidad:

� Suministrar información contable necesaria a las autoridades y a los entes que

requieran información sobre la situación financiera.

� Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo.

� Elabora informes periódicos de las actividades a realizar.

� Verifica comprobantes de ingresos y órdenes de pago.

� Dirige, supervisa y controla el proceso contable de las unidades bajo su

responsabilidad.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño






Contable

Fecha:

Código:

Página:

Funciones del Asistente Administrativo:

� Gestión Bancaria.

� Elaboración de Presupuesto

� Registro y Contabilización de Facturas

� Gestión de Crédito y Cobranzas

� Gestión de las Cuentas por Pagar.

� Gestión de Tesorería

� Atención al cliente y de proveedores

� Registro en el Sistema Administrativo.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño



CONTABLES




Contable

Fecha:

Código:

Página:

Funciones del Asistente Contable:

� Registro de las operaciones contables

� Análisis de las cuentas contables

� Gestión contable y tributaria

� Elaboración de conciliaciones bancarias

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Normas para

organizar facturas

Fecha:

Código:

Página:

Normas para organizar facturas:

� Recibir los documentos contables de cada cliente.

� Verificar que tipo de facturas son: sin son de compras, ventas o gastos.

� Verificar el nombre de la empresa y las fechas de las facturas.

� Ordenar las facturas de acuerdo al mes y fechas correspondientes.

� Ordenar las facturas manteniendo un correlativo del número de factura con el

fin de facilitar el proceso del registro en el sistema.

� Clasificar los comprobantes de pagos: de impuestos, recibos de sueldos y

salarios, bonos de alimentación que se reciban por parte del cliente.


Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Procedimiento para la Emisión

de Facturas

Fecha:

Código:

Página:

Responsable Actividad

Analista Contable

Realiza la relación de los servicios prestados por la empresa, el cual debe contener: a) cliente, b) servicio prestado, c) Cantidad en bolívares que se debe cobrar por el servicio, d) Fecha del servicio

Se asegura que cada rubro a lo cual se emita la factura tenga los soportes que validen esa información.


Verifica que la relación de los datos requeridos para realizar las facturas esté correcta y debidamente soportada. (Ver figura N°)

Se realiza un reporte en Excel con la relación requerida para realizar la factura Se imprimen dos reportes que serán anexados a las facturas

Si la información está correcta, autoriza la facturación Si no está correcta, regresa la documentación al analista contable De estar correcta la relación, realiza las facturas a cada cliente. Ingresa al sistema selecciona al cliente, cargo en la cuenta correspondiente el monto a facturar y coloca la descripción del servicio Posterior a esto imprimo la factura. Envía original de la factura con soportes al Jefe de Contabilidad, para su revisión y aprobación del envío de la factura al cliente


Recibe original con soportes de las facturas

Revisa la factura y la relación (soporte)

Si esta correcta autoriza el envío de las facturas a los clientes Si no está correcta, regresa las facturas y las relaciones (soporte) al asistente administrativo con las observaciones para su anulación y nueva emisión


Aprobado por:

Gladys Briceño





de Facturas

Fecha:

Código:

Página:

Fecha Cliente RIF Cuenta Factura Descripción Valor Bs

Figura N° Formato para el registro de facturas Autor: Briceño (2014)

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño





de Facturas

Fecha:

Código:

Página:

Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de emisión de factura Autor: Briceño (2014)


Aprobado por:

Gladys Briceño



Departamento:

Contabilidad Descripción: Procedimiento

para las Conciliaciones

Bancarias

Fecha:

Código:

Página:


Analista Contable

Descarga los estados de cuenta que serán utilizados para la conciliación de los movimientos registrados en las respectivas cuentas.

Realiza las conciliaciones bancaria, en el formato de la figura N°

Una vez realizada la conciliación la archiva


Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Procedimiento


Bancarias

Fecha:

Código:

Página:

CONCILIACIÓN DEL BANCO “xxx” Cuenta °

Al dd/mm/aaa SALDO SEGÚN LIBROS XXX (+) Cargos no Considerados por el Banco Fecha Documento Concepto Importe

XXX (+) Abonos no Registrados en Contabilidad Fecha Documento Concepto Importe

XXX (-) Abonos no Considerados por el Banco Fecha Documento Concepto Importe

XXX (-) Cargos no Registrados por Contabilidad Fecha Documento Concepto Importe

XXX SALDO SEGÚN ESTADOS BANCARIOS XXX

Figura N° Formulario para realizar las conciliaciones bancarias Autor: Briceño (2014)


Aprobado por:

Gladys Briceño






Bancarias

Fecha:

Código:

Página:

Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de Conciliaciones Bancarias Autor: Briceño (2014)

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Procedimiento para la emisión

de cheques

Fecha:

Código:

Página:



Los lunes se verifica en el correo de administración que estén las

solicitudes de cheques con sus soportes y se imprimen.

Se verifica si hay facturas de los proveedores de papelería y artículos de

limpieza.

Verifica si hay que hacer reposición de caja chica

Se registran todas las facturas (se crea la cuenta por pagar).

Se verifica la disponibilidad de cuenta en el banco.

Se selecciona la modalidad de cheques en el sistema administrativo-

contable y se colocan los datos del beneficiario.

Se realiza el asiento contable

Se imprime el cheque

Se le anexa el soporte (copia de la factura del proveedor, pago de

servicios, entre otros)

Los cheques se entregan al Jefe de Contabilidad para su firma

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Procedimiento para la emisión

de cheques

Fecha:

Código:

Página:

Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de Emisión de Cheques Autor: Briceño (2014)


Aprobado por:

Gladys Briceño





para la disponibilidad en

cuentas

Fecha:

Código:

Página:



Diariamente consulta a las entidades bancarias sobre los saldos existentes en cada una de ellas.

Compara el saldo diario con los movimientos realizados durante el día.

Realiza un informe en caso de encontrar una discrepancia


Aprobado por:

Gladys Briceño





para la disponibilidad en

cuentas

Fecha:

Código:

Página:



Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Procedimiento para las

cuentas por pagar

Fecha:

Código:

Página:



Los días martes, recopila la documentación requerida para realizar el pago, tal como lo es: orden de compras y facturas Coloca esta información en el formato de la figura N° y verifica cuál es el lapso de vencimiento de las facturas. Destaca en el listado, aquellas facturas que estén próxima a vencerse Investiga la disponibilidad existente en los bancos Elabora el listado de las obligaciones por pagar de acuerdo a la disponibilidad existente en los bancos. Envía la información al Jefe de Contabilidad, para su aprobación


Recibe la información del Asistente Administrativo Si está de acuerdo, firma la relación de pagos y envía la remesa al asistente contable para la elaboración de los cheques

Asistente Contable

Elabora los cheques de acuerdo a la remesa de pagos y registra la información en el software administrativo - contable Envía los cheques elaborados al Jefe de Contabilidad para su firma


Firma los cheques y los regresa al Asistente Administrativo


Guarda la remesa de cheques y les avisa a los proveedores que ya su pago está listo. En caso del pago de servicios, entrega los cheques de pago al motorizado para que lo consigne en las respectivas agencias de servicios.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño





cuentas por pagar

Fecha:

Código:

Página:

Fecha Prov. RIF Cuenta Factura Descripción Valor Bs Venc.

Figura N° Formato para el Vencimiento de las Cuentas por Pagar Autor: Briceño (2014)

Elaborado por:

Revisado por: Aprobado por:

Gladys Briceño





cuentas por pagar

Fecha:

Código:

Página:


Elaborado por:


Gladys Briceño




Descripción: Normas para las

cuentas por Cobrar- Clientes

Fecha:

Código:

Página:

• Los pagos de clientes deben ser depositados en las cuentas bancarias

asignadas por la empresa.

• Las facturas deben estar completamente llenas en su formato identificando

claramente: Nombre del Cliente, RIF, domicilio fiscal, descripción del

servicio adquirido, monto en bolívares desglosando el IVA, monto total de la

factura, número de factura.

• Los recibos de cobro una vez finalizado el proceso de cobro deben ser

devueltos a contabilidad en un lapso no mayor a tres (3) días.

• Verificar la consistencia de los datos de la factura con el sistema antes de

efectuar el proceso de cobranza.

• No se deben aceptar cheques posfechados por concepto de cancelación de

facturas.

• Los recibos de cobro anulados deben permanecer en el talonario de cobro.

Elaborado por:


Gladys Briceño




Descripción: Responsabilidades para las cuentas por

Cobrar- Clientes

Fecha:

Código:

Página:

Responsabilidades del Jefe de Contabilidad

Gestionar y cobrar saldos y facturas de difícil recuperación.

Responsabilidades del Analista de Contabilidad en relación de cuentas por

cobrar:

Tener el control de las cuentas por cobrar y las cobranzas realizadas

Mantener actualizados los registros de las cobranzas realizadas.

Responsabilidades del Asistente Administrativo en relación a cuentas por

cobrar:

Monitorear los bancos diariamente a fin de verificar si existen cheques devueltos para

notificar a supervisores, vendedores y clientes, procesar en el sistema y gestionar su

cobranza.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Procedimiento para las cuentas

por Cobrar- Clientes

Fecha:

Código:

Página:


Asistente Contable

Recibe la factura del servicio y crea la cuenta por cobrar

Una vez realizada la cobranza, la relaciona en el software administrativo-contable, en el mismo se ingresa la información relacionada con la documentación de cobro recibida.

Verifica si el depósito se encuentra o no procesado, a manera que no exista un registro doble del cobro.

Busca el análisis de vencimiento del cliente y se actualiza el análisis de la factura cobrada (Ver figura N°)

Registra la cancelación de la factura en cuentas por cobrar.

Emite los recibos de cobro y se los envíaal cliente.

Recopila todos los comprobantes de retención de IVA e ISLR recibidos de los clientes y los envía a contabilidad.


Aprobado por:

Gladys Briceño




Descripción: Procedimiento para las cuentas

por Cobrar- Clientes

Fecha:

Código:

Página:

REPORTE DE CUENTAS POR COBRAR

DEUDAS POR ANTIGUEDAD

Fecha de Cierre: dd/mm/aaaa

Clientes Deuda Fecha de Vencim

Cuota A los 30 días

De 31 a 60 días

Mayor a 60 días

Figura N° Diagrama de flujo para el Análisis de las Cuentas por Cobrar Autor: Briceño (2014)


Aprobado por:

Gladys Briceño





cuentas por Cobrar- Clientes

Fecha:

Código:

Página:

Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de Cuentas por Cobrar Autor: Briceño (2014)

Elaborado por:


Gladys Briceño




Descripción: Procedimiento para elaborar la

nómina de los empleados

Fecha:

Código:

Página:


Asistente administrativo

Verifica los datos del personal a cargar en la nomina: respecto a las horas trabajadas e inasistencias en las cuales han incurrido durante el período de pago En función a la información anterior, se realizan los cálculos correspondientes y envía esta información al Jefe de Contabilidad


Verifica las inasistencias con sus debidos soportes y envía esta información al Asistente Administrativo, con otros descuentos a realizar al personal(cada uno con sus debidos soportes)


Procesa la información y procede al elaborar planilla con todos los descuentos (Ver figura N°) a aplicar y envía al Jefe de Contabilidad.


Firma y sella las planillas y envía a administración.


Procesa el pago de la nómina y elabora el asiento contable Entrega el original del reporte de nómina al trabajador y una copia a la archiva en la administración de la empresa

Elaborado por:


Gladys Briceño






Fecha:

Código:

Página:

Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de Elaboración de Nómina Autor: Briceño (2014)

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Gladys Briceño






Fecha:

Código:

Página:


NÓMINA DE PAGO DEL PERSONAL POR

HONORARIOS PROFESIONALES

N° Nombre y Apellido Cédula de Identidad

Servicio Monto de Honorarios

Firma

Figura N° Formulario para el registro de la nómina

Autor: Briceño (2014)

Elaborado por:


Gladys Briceño




Descripción: Normas para realizar el registro de las operaciones en el sistema

Fecha:

Código:

Página:

Normas para realizar el registro de las operaciones en el sistema.

• Buscar la carpeta del cliente.

• Seleccionar en el sistema el nombre del cliente a quien se le va a realizar los

registros correspondientes.

• Antes de comenzar el proceso de ingreso de facturas al sistema es necesario

verificar que las facturas estén debidamente ordenadas.

• Preguntar si existe alguna duda con alguna factura del cliente.

• Verificar que los montos pasados al sistema coincidan con los de la factura.

• Una vez terminado de ingresar todas las facturas estas deben ser chequeadas

con la finalidad de que no existan errores en montos.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño



CONTABLES


Descripción: Indicadores de gestión

Fecha:

Código:

Página:

Los indicadores de gestión que se proponen para llevar a cabo de forma

eficiente el proceso contable de esta empresa, son los siguientes:

• Calidad en los servicios prestados: Número y porcentaje de servicios generados

sin retraso, o sin necesidad de información adicional.

• Entregas perfectamente recibidas: Número y porcentaje de servicios que

cumplen las especificaciones de calidad y servicio definido, con desglose por

cartera de cliente.

• Costos de recibir servicios sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio

• Nivel de cumplimiento de los clientes.

• Rotación del flujo del efectivo.

• Tiempo de respuesta al servicio solicitado.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Gladys Briceño

5.5 Conclusiones

En la actualidad existen muchas empresas que carecen de normas y

procedimientos lo cual genera que a nivel organizacional se comiencen a presentar

dificultades para el desarrollo de las actividades cotidianas que conllevan a un

deficiencia laboral, debido a que las funciones no se cumplen adecuadamente y

organizadamente causando un descontrol interno, es por esta razón que hoy en día

muchas empresas prefieren realizar una inversión basados en esfuerzos con la

finalidad de poder detectar la falla existente y de esta manera proceder a revisar los

procedimientos que se llevan a cabo al momento de ejecutar los procesos del

departamento y de esta manera poder ubicar cuales son las herramientas necesarias

para corregir los procesos.

En base a lo mencionado anteriormente se realizó este informe con la finalidad

de evaluar las fallas que presenta el departamento de la empresa ESCA SERFICONT

1934 C.A., tomando como principal fuente de información los resultados obtenidos a

través de las encuestas realizadas al personal, lo cual nos indica la oportunidad que

existe de poder dar una mejora a las actividades que se realizan en el departamento

por medio del diseño de un manual de normas y procedimientos que contenga las

pautas a seguir para dar un mejor cumplimiento a las actividades diarias del

departamento.

5.6 Recomendaciones

Para el logro de los objetivos y metas la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A.,

deberá considerar las siguientes recomendaciones:

� Proporcionar a los empleados de la empresa el uso y manejo del manual

de normas y procedimientos ya que es una herramienta fundamental que

ayudara a mejorar el funcionamiento y desempeño de las actividades que

se ejecutan.

� Dar cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos.

� Inspeccionar al personal con la finalidad de observar los resultados

obtenidos con la implementación del manual de normas y procedimientos.

REFERENCIAS

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la recepción y registro de las propuestas de pago a los proveedores

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Informe de Pasantía no publicado de la Universidad José Antonio Páez.

Valencia.

Arias, F. (2002). El proyecto de investigación. Introducción a la metodología

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Pasantía no publicado de la Universidad José Antonio Páez. Valencia.

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Universidad José Antonio Páez. Valencia.

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Holmes, (1994). Control interno.

Hernández. W. (2010). Diseño de un manual de normas y procedimientos para el

control de inventarios en el almacén de productos terminados de la

Empresa Cartón de Venezuela, Div, unión gráfica, S.A. Informe de


Meigs, Meigs, Bettner, Whittington. (1998). Control interno.

Mantilla, S. (2005). Responsables del control interno.

Moreno, E. (2010). Diseño de una manual de normas y procedimientos contables

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empresa. Sermatein, C.A. Informe de Pasantía no publicado de la

Universidad José Antonio Páez. Valencia.

Piñate, Iraida (2012). Proponer un Manual de Normas y Procedimientos para el

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Tamayo- Tamayo (1999). El proceso de investigación científica. Limusa.

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http://www.monografias.com/trabajos5/contab/contab.shtml#ixzz2x6HvDhCQ

Definición de contabilidad administrativa - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/contabilidad-administrativa/#ixzz2x6GxO0TS

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