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DIRECTRICES, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTION DE PROYECTOS DE COOPERACION TECNICA Y FINANCIERA NO REEMBOLSABLE Mayo, 2014 SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN SECRETARIA EJECUTIVA OFICINA DE COOPERACION Y PROYECTOS
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DIRECTRICES, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA GESTION DE PROYECTOS DE
COOPERACION TECNICA Y FINANCIERA
NO REEMBOLSABLE
Mayo, 2014
SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN SECRETARIA EJECUTIVA
OFICINA DE COOPERACION Y PROYECTOS
1
CONTENIDO
I. ANTECEDENTES
II. DEFINICIONES
III. OBJETIVO DE LA COOPERACIÓN PARA EL SINAC
IV. OBJETIVO DE LAS DIRECTRICES
V. DIRECTRICES
VI. LINEAMIENTOS PARA LA GESTION DE PROYECTOS DE COOPERACION TÉCNCIA Y FINANCIERA NO REEMBOLSABLE
6.1. FASE DE IDENTIFICACION Y FORMULACION
6.2. FASE DE NEGOCIACION
6.3. FASE DE EJECUCION 6.4. FASE DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
VII. PROCEDIMIENTOS
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I. ANTECEDENTES
El Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) oficializó en 1999,
las políticas, procedimientos y prioridades de cooperación respondiendo a la
estructura orgánica que operaba en ese momento. Lo anterior, debido a que si bien la Ley de Biodiversidad Nº 7788, que crea al SINAC, fue
promulgada en el año 1998, debido a que se interpuso una Acción de
Inconstitucionalidad contra varios artículos de dicha Ley, entre ellos el
artículo 22, la Ley no se pudo operativizar en toda su amplitud, en lo referido a la estructura que se establece para el SINAC. Dicha acción fue
resuelta y declarada sin lugar por la Sala Constitucional de la Corte
Suprema de Justicia, el 5 de julio de 2006, mediante el Voto Nº 2006009563.
El Voto mencionado, destacó tanto la personalidad jurídica instrumental del SINAC, como la desconcentración máxima en las competencias en materia
forestal, vida silvestre, áreas protegidas, protección y conservación del uso
de cuencas hidrográficas y sistemas hídricos, con el fin de dictar políticas,
planificar y ejecutar procesos dirigidos a lograr la sostenibilidad en el manejo de los recursos naturales de Costa Rica.
Este documento pretende contribuir al cumplimiento de ese mandato establecido en la legislación para el SINAC, así como con su Plan Estratégico
2010-2015 y con otros instrumentos de planificación y prioridades
institucionales.
A inicios del año 2009, la Contraloría General de la República (CGR), realizó
un Estudio sobre el Ingreso y Disposición de los Recursos Provenientes de
Cooperación Internacional, Donaciones y otros Recursos Afines, en el Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET), con el
objetivo de efectuar una revisión de los controles diseñados e
implementados por el MINAET en este tema, y evaluar el control interno financiero y la aplicación de la normativa técnica en relación con el registro,
valuación y presentación de dichos recursos en los estados financieros, y
determinar la razonabilidad y procedencia legal en el manejo de los
mismos.
Como resultado de este estudio, la CGR señala, que en el caso particular del
SINAC, si bien se dispone de las Políticas y Procedimientos de Cooperación, antes señaladas, las mismas deben ser actualizadas y ajustadas a la
estructura orgánica que actualmente opera en el SINAC.
Con base en lo anterior, el Consejo Nacional de Áreas de Conservación
(CONAC), en la sesión Ordinaria Nº 01-2010 del 12 de febrero de 2010,
acordó instruir a la Secretaría Ejecutiva para que actualice las Políticas y los
Procedimientos mencionados y las presente para su aprobación a este Consejo.
A continuación se presenta la actualización de dichas Políticas a las que se ha denominado “DIRECTRICES, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA GESTION DE PROYECTOS DE COOPERACION TECNICA Y FINANCIERA NO
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REEMBOLSABLE”, las cuales son aplicables principalmente para la
cooperación que proviene de fuentes bilaterales y multilaterales.
Se incluyen una serie de definiciones con el propósito de disponer de un
marco de referencia que permita una interpretación objetiva y sustentada
en la doctrina en materia de cooperación y en la normativa vigente.
II. DEFINICIONES
Ciclo del proyecto: Es concebido como un enfoque integrado de diseño y gestión de proyectos, que incluye las diferentes fases a lo largo del ciclo de
vida del proyecto, desde que surge la idea inicial hasta que finaliza y se
evalúan los resultados. En términos generales se compone de cuatro fases: Identificación y formulación, Negociación, Ejecución y Seguimiento y
evaluación.
Cooperación Financiera No Reembolsable: Es la cooperación ofrecida por
Fuentes Bilaterales y Multilaterales a un país, mediante la asignación de
recursos financieros que no se reintegran, con el objeto de apoyar y
acompañar proyectos de desarrollo.
Cooperación Internacional: Conjunto de acciones de carácter internacional
orientadas al intercambio de experiencias y recursos entre países desarrollados y en vías de desarrollo así como entre estos últimos, para
alcanzar metas comunes de desarrollo basadas en criterios de solidaridad,
equidad, eficacia, interés mutuo y sostenibilidad.
Cooperación Técnica entre Países en Desarrollo (CTPD): Modalidad de
Cooperación Internacional que consiste en el intercambio de experiencias
técnicas, conocimientos, tecnologías y habilidades entre los países en desarrollo, como apoyo y complemento a sus objetivos de desarrollo
nacional, regional, sectorial e institucional. Es también conocida como
Cooperación Horizontal, Cooperación Solidaria o Cooperación Sur-Sur.
Cooperación Técnica Internacional: Adaptación y adopción de
conocimientos, capacidades, habilidades, experiencias, recursos y nuevas o
mejores técnicas y tecnologías que el país no posee o no puede movilizar; aportados por las agencias y organismos de Cooperación en forma No
Reembolsable para emprender actividades de desarrollo.
Cooperación triangular: Modalidad de cooperación mediante la cual el
financiamiento de las acciones de cooperación técnica es aportado por un
tercero que puede ser una fuente bilateral o multilateral. En este tipo de cooperación intervienen tres actores: el país donante, el país solicitante y el
país u organismo internacional que provee los recursos.
Fuentes bilaterales: Son los gobiernos que proveen Cooperación Internacional. Se brinda de gobierno a gobierno mediante agencias de
cooperación o en virtud de convenios, acuerdos u otros mecanismos.
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Fuentes Multilaterales: Son organismos multilaterales, sujetos de Derecho
Internacional, que otorgan cooperación con sus propios recursos o con
fondos provenientes de varias fuentes o diversos países miembros.
Marco lógico: Herramienta metodológica utilizada para la planificación de la
gestión de proyectos basada en objetivos. Ayuda a diseñar, ejecutar y evaluar los componentes esenciales de un proyecto.
Modalidades de Cooperación: Son los diferentes tipos de cooperación que
ofrecen los organismos de cooperación. El artículo 2 incisos ix), x), xi) y xii del Decreto Ejecutivo Nº 35056-PLAN-RE, publicado en La Gaceta Nº 34 del
18 de febrero de 2009, que reglamenta el artículo 11 de la Ley de
Planificación Nacional Nº 5525 del 2 de mayo de 1974, incluye las siguientes: Cooperación Financiera No Reembolsable, Cooperación
Financiera Reembolsable, Cooperación Técnica Internacional, Cooperación
Técnica entre Países en Desarrollo (CTPD).
Organismo de cooperación: Son las diferentes entidades que brindan
cooperación, pueden ser bilaterales, multilaterales u Organizaciones no
Gubernamentales.
Organizaciones no Gubernamentales (ONG’s): Organización sin fines de
lucro surgida de la sociedad civil con objeto de generar un determinado impacto en la sociedad y que usualmente se organiza como asociación,
fundación u otra figura jurídica.
Órganos del SINAC: De acuerdo con el artículo 23 de la Ley de
Biodiversidad Nº 7788, el SINAC está conformado por los siguientes
órganos: el Consejo Nacional de Áreas de Conservación, la Secretaría
Ejecutiva, las estructuras administrativas de las Áreas de Conservación, los Consejos Regionales de las Áreas de Conservación, los consejos locales, y el
Órgano de Administración Financiera del Sistema.
Proyecto: Es una propuesta que describe un conjunto de acciones,
actividades o tareas estructuradas y encadenadas en un orden lógico que se
realizan, para cumplir un fin específico en un tiempo determinado y finito, a
partir de una situación actual, lo cual permite articular los recursos humanos, materiales y de infraestructura, mediante un presupuesto que
grafica el costo de éste.
Proyectos de cooperación en el ámbito del Sistema (SINAC): Se definen
como aquellos proyectos de cooperación que se ejecutan en dos o más
Áreas de Conservación o que sus componentes tienen aplicación general para todo el SINAC.
Proyectos de cooperación en el ámbito regional: Se definen como aquellos
cuya ejecución se desarrolla exclusivamente en un Área de Conservación del SINAC.
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III. OBJETIVO DE LA COOPERACIÓN PARA EL SINAC
Favorecer la adopción de conocimientos, habilidades, la adquisición de
experiencias, el incremento de los recursos y el mejoramiento de las
capacidades institucionales que contribuyan a alcanzar la visión, misión, propósitos y objetivos del SINAC.
IV. PROPOSITO DE LAS DIRECTRICES, LINEAMIENTOS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTION DE PROYECTOS DE COOPERACION TÉCNCIA Y FINANCIERA NO REEMBOLSABLE
Disponer de un conjunto de instrumentos que orienten la gestión de proyectos de Cooperación Técnica y Financiera No reembolsable, su
implementación, control y seguimiento, por parte de los órganos respectivos
del SINAC.
V. DIRECTRICES
Las directrices que se presentan a continuación fueron aprobadas por el Consejo Nacional de Áreas de Conservación en la Sesión Extraordinaria Nº
08-2010, cebrada el 17 de septiembre de 2010, según acuerdo Nº 15, el
cual ha sido declarado unánime y firme en el mismo acto y entraron en vigencia a partir de esta fecha.
1) La gestión de proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable, nacional e internacional, estará en línea con la
visión, misión, objetivos, áreas estratégicas y propósitos del
SINAC establecidos en su Plan Estratégico 2010-2015 y en
concordancia con los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, así como con otros instrumentos de política y planificación
institucional.
2) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, nacional e internacional, se concebirán como
instrumentos que contribuyan al mejoramiento institucional y a la
conservación y uso sostenible de los recursos naturales y la biodiversidad del país.
3) La gestión de proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable, nacional e internacional, se realizará considerando
la normativa vigente en la materia, así como lo dispuesto en el
manual de procedimientos que se definirá.
4) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, nacional e internacional, se gestionaran en
concordancia con las funciones, necesidades y prioridades de cada uno de los órganos del SINAC y asegurando la coordinación con
cada una de sus instancias.
5) SINAC promoverá que se desarrollen las capacidades
institucionales requeridas para la identificación, formulación,
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negociación, ejecución, seguimiento y evaluación de proyectos de
cooperación técnica y financiera no reembolsable, nacional e
internacional.
6) La gestión de proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, nacional e internacional, de ámbito nacional será responsabilidad de la Secretaría Ejecutiva y los de ámbito
regional, será responsabilidad de las Áreas de Conservación.
7) SINAC promoverá que los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable, nacional e internacional, sean
consultados a los actores claves, en sus diferentes fases de
planificación y ejecución.
8) SINAC dispondrá de información oportuna e integrada sobre la
cooperación técnica y financiera no reembolsable, nacional e internacional recibida, que le permita una adecuada rendición de
cuentas.
9) En la gestión de proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable, nacional e internacional, la Oficina de Cooperación
y Proyectos desempeñará principalmente un rol facilitador y
asesor.
10) Los documentos de proyecto de cooperación técnica y financiera
no reembolsable, deberán contar con la aprobación del CONAC, sin detrimento de que este Consejo delegue posteriormente esta
potestad. El CONAC delega en los Consejos Regionales de las
Áreas de Conservación (CORAC), la aprobación de los Proyectos
de Cooperación Técnica y Financiera no Reembolsable, de ámbito regional, de su competencia.
11) Es competencia exclusiva del SINAC la negociación, ejecución y el seguimiento de los proyectos de cooperación técnica y financiera
no reembolsable, relacionados con el ámbito de sus competencias,
ante los organismos de cooperación y las instancias oficiales.
12) En la gestión de proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable el SINAC considerara los lineamientos del
Organismo de Cooperación, en estrecha observancia de la normativa vigente para la Administración Pública.
13) Las misiones de negociación y de evaluación y seguimiento, cuando sean requeridas por los Organismos de Cooperación, para
los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable,
serán atendidas por el SINAC, a través de las instancias
responsables del proyecto de que se trate.
14) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable
que se ejecutan en el ámbito del Sistema, estarán ubicados físicamente en la Secretaría Ejecutiva del SINAC y los de ámbito
regional, estarán ubicados en las Áreas de Conservación.
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15) Los planes anuales operativos y los presupuestos de los proyectos
de cooperación técnica y financiera no reembolsable en ejecución, serán incorporados en los instrumentos de planificación
institucional y en el presupuesto del SINAC.
16) Todos los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en ejecución contarán con un coordinador
institucional, designado por la instancia respectiva del SINAC.
17) Los proyectos se gestionaran utilizando agencias o mecanismos de
administración, de conformidad con la legislación vigente.
18) SINAC establecerá el registro contable y patrimonial de los bienes
y servicios recibidos de los proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable y lo comunicará oficialmente a las instancias pertinentes del Gobierno.
19) SINAC implementará mecanismos de seguimiento y evaluación a
los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable en ejecución, que permitan conocer la eficacia y efectividad de los
mismos y dar cumplimiento a la aplicación de la normativa de
rendición de cuentas.
20) SINAC establecerá mecanismos que permitan informar
oportunamente sobre los avances y los resultados del proyecto durante su ejecución a los organismos de cooperación, así como al
CONAC y a la Dirección Ejecutiva.
21) El Coordinador de cada proyecto en ejecución deberá conocer y atender debidamente los Informes de Auditoria, relacionados con
el proyecto a su cargo, de cuyas acciones se asegurará de
informar oportunamente a las instancias superiores, las cuales supervisaran el cumplimiento debido.
VI. LINEAMIENTOS
6.1. Fase de Identificación y Formulación
1) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable que se identifiquen y formulen deberán
responder a las necesidades institucionales, en función
del cumplimiento de la visión, misión, objetivos, áreas estratégicas y propósitos del SINAC, establecidas en su
Plan Estratégico 2010-2015 y en concordancia con los
lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, así como
con otros instrumentos de política y planificación institucional.
2) Todo documento de proyecto de cooperación técnica y financiera no reembolsable que se formule será
analizado por el responsable designado en cada Área de
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Conservación o de la Secretaría Ejecutiva, según
corresponda, con el fin de corroborar que reúne las
características de diseño, que incluya la lógica de intervención, que es relevante para el SINAC en función
de contribuir con la visión, misión, objetivos, áreas
estratégicas y propósitos establecidos en el Plan Estratégico 2010-2015 y en concordancia con los
lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, así como
con otros instrumentos de política y planificación
institucional.
3) Todo documento de proyecto de cooperación técnica y
financiera no reembolsable que se formule, deberá considerar las políticas, áreas programáticas o
temáticas, prioridades y procedimientos, entre otros, del
organismo de cooperación, ante quien se solicitará la colaboración.
4) Los documentos de proyecto de cooperación técnica y
financiera no reembolsable, deberá contar con la aprobación del CONAC o de los CORAC, según
corresponda.
6.2. Fase de Negociación
1) El SINAC, por medio de sus instancias respectivas, según corresponda, y con la coordinación que se
requiera, realizará la negociación de los proyectos de
cooperación técnica y financiera no reembolsable ante
los organismos de cooperación y las instancias oficiales: MIDEPLAN, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto
(MRREE) Cancillería y Ministerio de Hacienda
2) Los convenios o acuerdos de cooperación serán
elaborados y negociados en forma conjunta entre el
SINAC y el Organismo de Cooperación, de conformidad
con la Normativa vigente y las políticas del Organismo de Cooperación.
3) Las misiones de negociación, cuando sean requeridas por los Organismos de Cooperación para los proyectos
de cooperación técnica y financiera no reembolsable,
serán atendidas por el SINAC, por medio de sus instancias respectivas.
4) El SINAC sistematizará información oportuna e integrada
sobre los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable en negociación.
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6.3. Fase de Ejecución
1) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable que se ejecutan en el ámbito del Sistema,
estarán ubicados en la Secretaría Ejecutiva del SINAC y
se coordinarán con las instancias institucionales involucradas, tomando en cuenta la estructura de
ejecución establecida en el documento de proyecto y el
instrumento de formalización con el organismo de
cooperación.
2) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable que se ejecuten en el ámbito regional, estarán ubicados en la sede del Área de Conservación
beneficiaria y cuando se requiera podrá establecerse en
las oficinas auxiliares de las AC, de acuerdo con su ámbito de ejecución, coordinando con las instancias
regionales involucradas.
3) La planificación de la ejecución de los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable se
efectuará con base en las disposiciones del organismo de
cooperación y la normativa vigente.
4) El SINAC designará un coordinador institucional para
cada proyecto de cooperación técnica y financiera no reembolsable en ejecución y participará en la selección
de los coordinadores de los proyectos de cooperación
técnica y financiera no reembolsable, que se requiera
contratar en cumplimiento de las políticas y disposiciones del organismo de cooperación y con sus
recursos, considerando para ello los principios de la
contratación administrativa.
5) La administración de los recursos de los proyectos de
cooperación técnica y financiera no reembolsable se
realizará de conformidad con lo establecido en el Convenio de Cooperación que formaliza la aprobación del
proyecto y en concordancia con el marco legal nacional
vigente en la materia.
6) El SINAC realizará el registro contable de los bienes y
servicios recibidos de los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable.
7) El SINAC mantendrá información oportuna e integrada
sobre los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable en ejecución.
8) El SINAC implementará un mecanismo de coordinación entre los proyectos de cooperación técnica y financiera
no reembolsable en ejecución.
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6.4. Fase de Seguimiento y Evaluación
1) El SINAC establecerá mecanismos que permitan evaluar el avance en la ejecución de los proyectos de
cooperación técnica y financiera no reembolsable en
ejecución, para conocer la eficacia y efectividad de los mismos, velar para que se ejecuten de conformidad con
los principios de transparencia, rendición de cuentas,
utilidad, razonabilidad y buena gestión administrativa y
efectuar los ajustes necesarios en su ejecución cuando sea del caso.
2) El SINAC establecerá mecanismos que permitan informar oportunamente a los organismos de cooperación y a las
instancias de toma de decisiones del SINAC, sobre los
avances y los resultados del proyecto durante su ejecución y una vez finalizada su ejecución, incluidos los
informes de cierre de los proyectos de cooperación en
ejecución.
3) El SINAC atenderá las misiones de evaluación de los
proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en ejecución, según lo acordado con el organismo de cooperación.
4) El SINAC, por medio de las instancias pertinentes conocerá y dará seguimiento a los Informes de Auditoria
que se realicen con los recursos provenientes de los
proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, según lo acordado con el organismo de cooperación y tomará las medidas necesarias para que
se apliquen los alcances de los Informes de Auditoría.
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PROCEDIMIENTOS
FASE DE IDENTIFICACION Y FORMULACION
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1) Los proyectos de
cooperación técnica y financiera no reembolsable
que se identifiquen y
formulen deberán responder a las
necesidades
institucionales, en función
del cumplimiento de la visión, misión, objetivos,
áreas estratégicas y
propósitos del SINAC, establecidas en su Plan
Estratégico 2010-2015 y
en concordancia con los lineamientos del Plan
Nacional de Desarrollo, así
como con otros
instrumentos de política y planificación institucional.
1.1 La identificación y formulación de
los proyectos en el ámbito del sistema (SINAC) será coordinada por la
instancia pertinente relacionada con el
tema que aborda el proyecto en la Secretaría Ejecutiva del SINAC y
contará para ello con la colaboración de
la oficina de Cooperación y Proyectos.
Instancia
pertinente de la Secretaría
Ejecutiva con la
colaboración de la Oficina de
Cooperación y
Proyectos
1.2 La identificación y formulación de los proyectos en el ámbito de las AC
será coordinada por el Área de
Conservación involucrada. De así
requerirlo el AC, contará con la colaboración de la oficina de
Cooperación y Proyectos.
Área de Conservación
involucrada (AC) y
cuando sea del
caso colaborará la Oficina de
Cooperación y
Proyectos
1.3 Los proyectos se formularán en sus
diferentes fases (idea, perfil, documento
de proyecto), con base en el formato de
presentación y los lineamientos requeridos por el Organismo de
Cooperación.
Área de
Conservación
involucrada (AC) o
instancia pertinente de la
Secretaria
Ejecutiva, con la asesoría de la
Oficina de
Cooperación y Proyectos cuando
sea del caso.
1.4 Cuando el Organismo de
Cooperación no disponga de un formato específico se utilizará la guía
para la presentación de perfiles de
proyectos elaborada y oficializada por el SINAC (ver Anexo1).
AC y Secretaría
Ejecutiva
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LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1.5 Los proyectos se identificarán y
formularán en forma participativa, para lo cual el Director (a) Ejecutivo (a) o el
Director (a) del AC, según corresponda
podrá integrar equipos ad-hoc
específicos, dependiendo del tema. Este proceso podrá ser facilitado por la
Oficina de Cooperación y Proyectos,
cuando así se requiera.
Cuando los proyectos incluyan el
desarrollo de infraestructura, deberá
involucrarse en el proceso de formulación, según corresponda, a la
Oficina de Infraestructura Física del
SINAC.
Director(a)
Ejecutivo(a), Director(a) AC,
Oficina de
Cooperación y
Proyectos si se requiere.
2) Todo documento de
proyecto de cooperación
técnica y financiera no
reembolsable que se formule será analizado por
el responsable designado
en cada Área de Conservación o de la
Secretaría Ejecutiva,
según corresponda, con el fin de corroborar que
reúne las características de
diseño, que incluya la
lógica de intervención, que es relevante para el SINAC
en función de contribuir
con la visión, misión, objetivos, áreas
estratégicas y propósitos
establecidos en el Plan Estratégico 2010-2015, si
está en concordancia con
los lineamientos del Plan
Nacional de Desarrollo, así como con otros
instrumentos de política y
planificación institucional.
2.1 Se diseñará un instrumento para el
análisis de los documentos de proyecto
y se facilitará su implementación.
Oficina de
Cooperación y
Proyectos
2.2 Cuando se trate de proyectos en el
ámbito del Sistema (SINAC), el análisis
será realizado por la instancia de la Secretaría Ejecutiva involucrada. La
Oficina de Cooperación y Proyectos
podrá colaborar asesorando en esta función.
Instancia
pertinente
Secretaría Ejecutiva con la
asesoría de la
Oficina de Cooperación y
13
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
Proyectos cuando
se requiera.
2.3 Cuando se trate de proyectos en el ámbito de las AC, la valoración será
realizada por el responsable designado
del Área de Conservación involucrada. La Oficina de Cooperación y Proyectos
podrá colaborar asesorando en esta
función.
Responsable designado Área de
Conservación
involucrada, con la asesoría de la
Oficina de
Cooperación y Proyectos cuando
se requiera.
3) Todo documento de
proyecto de cooperación técnica y financiera no
reembolsable que se
formule, deberá considerar las políticas, áreas
programáticas o temáticas,
prioridades y
procedimientos, entre otros, del organismo de
cooperación, ante quien se
solicitará la colaboración
3.1 Los formuladores de los proyectos,
deberán tomar en cuenta estas consideraciones, las cuales deberán
revisarse durante el proceso de
valoración.
Instancia
pertinente de la Secretaría
Ejecutiva/
Responsable designado Área de
Conservación
involucrada.
4) Los documentos de
proyecto de cooperación
técnica y financiera no
reembolsable, deberán contar con la aprobación
del CONAC o de los
CORAC, según corresponda
4.1 Los proyectos en el ámbito del
Sistema que se identifiquen y formulen
serán aprobados por el CONAC, en su
carácter de Superior Jerárquico del SINAC, sin detrimento de que este
Consejo delegue esta potestad en el
Secretario Ejecutivo.
CONAC o
Secretario
Ejecutivo de
CONAC
Para ello la oficina de Cooperación y
Proyectos emitirá un visto bueno del Proyecto tomando en cuenta el
resultado del instrumento de análisis
realizado por la instancia respectiva de la Secretaría Ejecutiva.
Oficina de
Cooperación y Proyectos
4.2 Los proyectos en el ámbito de las
AC que se identifiquen y formulen,
serán aprobados por el Consejo Regional del AC respectiva, en su
carácter de Superior Jerárquico del AC
respectiva.
CORAC
Para ello el Director del AC o en su
defecto el encargado de Cooperación del
AC si existe el cargo, emitirá un visto
bueno tomando en cuenta el resultado del instrumento de análisis realizado por
el responsable designado del Área de
Conservación involucrada.
Director
AC/encargado de
cooperación AC.
14
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
4.3 La Secretaría de Actas o el del
Secretario Ejecutivo del CONAC y el Secretario Ejecutivo del CORAC
relacionado, según corresponda para
proyectos de ejecución de ámbito del
SINAC o de un AC, remitirá certificación del acuerdo de aprobación respectivo a
los responsables de la formulación del
proyecto.
Secretaría de
Actas del CONAC y Secretario
Ejecutivo del
CORAC
relacionado.
4.4 Los responsables de la formulación
incorporarán el acuerdo de aprobación
del proyecto por parte del CONAC o del
Secretario Ejecutivo o del CORAC relacionado, al expediente del proyecto.
Responsables
designados
Secretaría
Ejecutiva/AC
15
LINEAMIENTOS
FASE DE NEGOCIACION
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1) El SINAC, por medio de
sus instancias respectivas,
según corresponda, y con la coordinación que se
requiera, realizará la
negociación de los proyectos de cooperación
técnica y financiera no
reembolsable ante los
organismos de cooperación y las instancias oficiales:
MIDEPLAN, el Ministerio de
Relaciones Exteriores y Culto (MRREE) y Ministerio
de Hacienda.
1.1 Se remitirá el acuerdo de aprobación
de todos los proyectos por parte del
CONAC o del Secretario Ejecutivo del CONAC y del CORAC respectivo, junto
con los documentos de proyectos a la
Oficina de Cooperación y Proyectos.
Responsables de
la formulación
del proyecto, ya sea la instancia
respectiva de la
Secretaría Ejecutiva o el
responsable
designado del AC
respectiva.
1.2 La presentación oficial de los
proyectos de cooperación ante MIDEPLAN y los organismos de cooperación, será
efectuada por el Director (a) Ejecutivo(a)
del SINAC, una vez que el proyecto haya sido aprobado por el CONAC o por el
Secretario Ejecutivo del CONAC y el
CORAC según corresponda. Por vía de excepción se faculta al Director(a)
Ejecutivo(a) del SINAC a presentar al
organismo cooperante y a las instancias
oficiales de aprobación, el documento de proyecto sin la debida aprobación previa
del CONAC o del CORAC, cuando sea
requerido y valorado así por el Director(a) Ejecutivo(a) del SINAC, en
cuyo caso en la próxima sesión del
CONAC o CORAC, deberá presentarse para su aprobación.
Director(a)
Ejecutivo(a), con la colaboración
de la oficina de
Cooperación y Proyectos
1.3 La negociación de los proyectos en el
ámbito de las AC será coordinada por el
responsable designado del AC involucrada, con el apoyo de la Oficina de
Cooperación y Proyectos, cuando así se
solicite.
Responsable
designado AC
involucrada y Oficina de
Cooperación y
proyectos.
1.4 La negociación de los proyectos en el ámbito del Sistema será coordinada por
la instancia respectiva de la Secretaría
Ejecutiva del SINAC, con el apoyo de la Oficina de Cooperación y Proyectos,
cuando así se solicite.
Instancia respectiva
Secretaría
Ejecutiva y Oficina de
Cooperación y
Proyectos
16
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
2) Los convenios o
acuerdos de cooperación serán elaborados y
negociados en forma
conjunta entre el SINAC y
el Organismo de Cooperación, de
conformidad con la
normativa vigente y las políticas del Organismo de
Cooperación.
2.1 Cuando se trate de proyectos en el
ámbito del Sistema los convenios o acuerdos de cooperación serán
elaborados y negociados en forma
conjunta, entre la instancia respectiva
de la Secretaría Ejecutiva y el Organismo de Cooperación, con el apoyo de la
Oficina de Cooperación y Proyectos,
cuando así se solicite o se requiera.
Instancia
respectiva de la Secretaría
Ejecutiva,
Oficina de
Cooperación y Proyectos y
Asesoría Legal de
la Secretaría Ejecutiva.
2.2 Cuando se trate de proyectos en el
ámbito de las AC, los convenios o acuerdos de cooperación serán
elaborados y negociados en forma
conjunta entre el AC involucrada y el Organismo de Cooperación, con el apoyo
de la Oficina de Cooperación y Proyectos,
cuando así se requiera.
Responsable
designado AC involucrada
Oficina de
Cooperación y Proyectos y
Asesoría Legal
del AC.
2.3. La aprobación de los convenios o acuerdos de cooperación para formalizar
los proyectos en el ámbito del Sistema o
en el ámbito de las AC por parte del CONAC, seguirá el mismo procedimiento
de aprobación de convenios ya aprobado
por el CONAC, mediante Acuerdo Nº 8 de
la Sesión Extraordinaria Nº 8, efectuada el 9-12-2008.
Oficina de Cooperación y
Proyectos
Asesoría Legal Secretaría
Ejecutiva.
2.4 Los convenios o acuerdos de
cooperación para formalizar los proyectos en el ámbito del Sistema o en el ámbito
de las AC, serán firmados por el
Director(a) Ejecutivo(a) del SINAC, una
vez aprobados por el CONAC, excepto en los casos en los que por políticas o
procedimientos del organismo de
cooperación, quien deba firmar sea el Ministro del Ambiente, Energía y
Telecomunicaciones, El Canciller o el
Ministro de Hacienda, según corresponda.
Director(a)
Ejecutivo(a), Oficina de
Cooperación y
proyectos,
Asesoría Legal Secretaría
Ejecutiva.
3) Las misiones de
negociación, cuando sean
requeridas por los Organismos de
Cooperación, para los
proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, serán
atendidas por el SINAC, por
medio de sus instancias
3.1 Cuando se trate de proyectos en el
ámbito del Sistema las misiones de
negociación de los Organismos de Cooperación serán atendidas por las
instancias respectivas de la Secretaría
Ejecutiva, representantes de las AC cuando corresponda, con el apoyo de la
Oficina de Cooperación y Proyectos,
cuando así se solicite.
Secretaria
Ejecutiva y
Oficina de Cooperación y
Proyectos
17
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
respectivas.
3.2 Cuando se trate de proyectos en el
ámbito de las AC, las misiones de negociación de los Organismos de
Cooperación serán atendidas por el AC
involucrada, con el apoyo de la Oficina de Cooperación y Proyectos, cuando así se
solicite.
AC involucrada
Oficina de Cooperación y
Proyectos
4) El SINAC sistematizará
información oportuna e integrada sobre los
proyectos de cooperación
técnica y financiera no reembolsable en
negociación.
4.1 Se promoverá en el ámbito de todo
el sistema el registro y sistematización de la información sobre los proyectos de
cooperación técnica y financiera no
reembolsable en negociación, en el Sistema de Información de la
Cooperación que recibe el SINAC (SIC).
Oficina de
Cooperación y Proyectos
4.2 El Responsable designado del AC y la
instancia respectiva de la Secretaría Ejecutiva, incorporarán la información del
proyecto en negociación correspondiente,
al SIC, conforme los parámetros establecidos en dicho sistema, una vez
que el mismo ha sido presentado a las
instancias oficiales de aprobación y al organismo de cooperación.
Responsable
designado del AC y la instancia
respectiva de la
Secretaría Ejecutiva.
4.3 Se registrarán de forma inmediata,
los cambios que ocurran en alguno de los
parámetros establecidos en el SIC, en relación con los proyectos en
negociación, para mantener la
información actualizada.
Responsable
designado del AC
y la instancia respectiva de la
Secretaría
Ejecutiva.
18
LINEAMIENTOS
FASE DE EJECUCION
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1) Los proyectos de
cooperación técnica y
financiera no reembolsable que se ejecutan en el
ámbito del Sistema,
estarán ubicados en la Secretaría Ejecutiva del
SINAC y se coordinarán con
las instancias
institucionales involucradas, tomando en
cuenta la estructura de
ejecución establecida en el documento de proyecto y el
instrumento de
formalización con el organismo de cooperación.
1.1 Una vez suscrito el documento de
formalización entre el SINAC y el
organismo de cooperación, se procederá a informar a la Gerencia de Planificación
y al AC, al Coordinador Administrativo, al
Departamento Financiero Contable de la Secretaría y Encargado administrativo
del AC, a la Proveeduría Institucional y a
la Oficina de Cooperación y Proyectos,
que el proyecto en cuestión formalmente inicia su ejecución.
Director AC y
Director(a)
Ejecutivo(a) del SINAC.
1.2 La Unidad Ejecutora de los proyectos
de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en el ámbito del Sistema, estará ubicada en la Secretaría Ejecutiva,
en el marco de la instancia que ejerza la
competencia que aborda el proyecto.
Director(a)
Ejecutivo(a)
Instancia respectiva de la
Secretaria
Ejecutiva.
1.3 La Unidad Ejecutora de los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en el ámbito del Sistema,
se conformará de acuerdo con la estructura de ejecución establecida en el
documento de proyecto y al instrumento
de formalización suscrito con el organismo de cooperación.
Director(a) Ejecutivo(a),
Instancia
respectiva de la Secretaría
Ejecutiva, con la
colaboración de la oficina de
Cooperación y
Proyectos.
1.4 Cuando se trate de proyectos que involucran dos o más Áreas de
Conservación, la Unidad Ejecutora del
proyecto se ubicará en el Área de Conservación que tenga mayor injerencia
en el proyecto, tomando en
consideración, entre otros aspectos: la
cobertura geográfica, población beneficiaria y las disposiciones del
Organismo de Cooperación.
Director(a) Ejecutivo(a) y
Directores AC
involucradas.
2) Los proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable
que se ejecuten en el
ámbito de las AC, estarán
2.1 La Unidad Ejecutora de los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable que se ejecuten en el
ámbito de las AC estará ubicada en la
sede del Área de Conservación
Director AC involucrada.
19
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
ubicados en la sede del
Área de Conservación beneficiaria y cuando se
requiera podrá establecerse
en las oficinas auxiliares de
las AC, de acuerdo con su ámbito de ejecución,
coordinando con las
instancias regionales involucradas.
beneficiaria, o en las oficinas auxiliares
de las AC, de acuerdo con su ámbito de ejecución.
2.2 La Unidad Ejecutora de los proyectos
de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en el ámbito de las AC, se conformará de acuerdo con la estructura
de ejecución establecida en el documento
de proyecto y al instrumento de formalización suscrito con el organismo
de cooperación.
Director AC
involucrada con
la colaboración del Responsable
designado AC.
3) La planificación de la
ejecución de los proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable
se efectuará con base en las disposiciones del
organismo de cooperación
y la normativa vigente.
3.1 Se deberán elaborar planes de
trabajo anuales con su respectivo presupuesto, de los proyectos de
cooperación técnica y financiera no
reembolsable en ejecución y con la periodicidad que lo solicite el Organismo
de Cooperación.
Unidad Ejecutora
3.2 Se definirán los lineamientos para la incorporación de los planes de trabajo
anuales de los proyectos de cooperación
técnica y financiera no reembolsable en ejecución, en los planes anuales de
trabajo del SINAC.
Gerencia de Planificación
Secretaría
Ejecutiva
3.3 El coordinador Institucional del
Proyecto deberá verificar que el plan de trabajo anual del Proyecto efectivamente
se incorporé en los planes de trabajo
anuales del SINAC.
Coordinador
Institucional del Proyecto
3.4 Cuando los proyectos contemplen el
desarrollo de infraestructura, deberá
involucrarse dentro de la planificación y
ejecución de dicha infraestructura a la Oficina de Infraestructura Física del
SINAC.
Unidad Ejecutora
3.4 Los presupuestos anuales de los proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable en ejecución,
serán remitidos al Departamento
Financiero Contable, una vez estén aprobados por las instancias de toma de
decisiones definidas en el documento de
proyecto.
Coordinador Institucional del
Proyecto
20
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
3.5 Se definirán los lineamientos para la
incorporación de los presupuestos anuales de los proyectos de cooperación
técnica y financiera no reembolsable en
ejecución, en el presupuesto del SINAC
Órgano de
Administración Financiera
3.6 Los presupuestos anuales de los proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable en ejecución,
serán incorporados en el presupuesto del SINAC, bajo la modalidad de presupuesto
de proyectos en ejecución.
Departamento Financiero-
Contable
4) El SINAC designará un
coordinador institucional para cada proyecto de
cooperación técnica y
financiera no reembolsable en ejecución y participará
en la selección de los
coordinadores de los
proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, que se
requiera contratar en cumplimiento de las
políticas y disposiciones del
organismo de cooperación
y con sus recursos, considerando para ello los
principios de la
contratación administrativa
4.1 Los coordinadores institucionales de
los proyectos de cooperación en el ámbito del Sistema serán designados por
la Dirección Ejecutiva del SINAC, con
criterios de idoneidad. Administrativamente dependerán del
Directora(a) Ejecutivo(a) del SINAC ante
quien responderán por su gestión. Su
designación será notificada al Departamento de Recursos Humanos y a
la Oficina de Cooperación y Proyectos.
Director(a)
Ejecutivo(a)
4.2 Los coordinadores institucionales de
los proyectos de cooperación en el
ámbito de las AC, serán designados por el Director del AC involucrada, con
criterios de idoneidad.
Administrativamente dependerán del Director del AC involucrada ante quien
responderán por su gestión. Su
designación será notificada al coordinador de Recursos Humanos del
AC respectiva y a la Oficina de
Cooperación y Proyectos.
Director AC
involucrada
4.3 Cuando se trate de proyectos de cooperación que se ejecutan en el ámbito
de las AC, éstas en coordinación con el
Organismo de Cooperación, formularán los términos de referencia para la
selección del coordinador del proyecto,
contratado con recursos del organismo
de cooperación en atención a sus
Coordinador institucional del
proyecto del AC
involucrada, instancia
relacionada del
AC y el
organismo de
21
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
disposiciones. cooperación, con
la Asesoría de la oficina de
Cooperación y
Proyectos cuando
así se requiera.
4.4 Cuando se trate de proyectos de
cooperación que se ejecutan en el ámbito
del Sistema, la instancia respectiva de la Secretaría Ejecutiva, en conjunto con el
Organismo de Cooperación, formularán
los términos de referencia para la
selección del coordinador del proyecto, contratado con recursos del organismo
de cooperación.
Coordinador
institucional del
proyecto, la instancia
respectiva de la
Secretaría
Ejecutiva con la asesoría de la
Oficina de
Cooperación y Proyectos y
organismo de
cooperación.
4.5 La selección de los coordinadores de los proyectos que se ejecuten en al
ámbito del Sistema o en el ámbito de las
AC, contratados por el organismo de cooperación, se realizará considerando
las disposiciones del organismo de
cooperación y los principios de la
contratación administrativa.
Coordinador institucional del
proyecto,
instancia respectiva de la
Secretaria
Ejecutiva o AC
involucrada, con la asesoría de la
oficina de
Cooperación y Proyectos
6) La administración de los
recursos de los proyectos
de cooperación técnica y financiera no reembolsable
se realizará de conformidad
con lo establecido en el Convenio de Cooperación
que formaliza la aprobación
del proyecto y en concordancia con el marco
legal vigente en la materia
6.1 Para el caso de los proyectos de
cooperación técnica o financiera no
reembolsable, en los que el SINAC es el beneficiario de los bienes y servicios del
financiamiento recibido y el Organismo
de Cooperación contrate un tercero para administrar o ejecutar los recursos del
proyecto, el SINAC, suscribirá un
convenio de cooperación con el tercero, en el que se establecerán las
responsabilidades de las partes y los
mecanismos que permitan que los bienes
y servicios se materialicen en beneficio del SINAC, cumplan con la condición de
satisfacer fines públicos, así como, con
los principios de transparencia, rendición de cuentas, utilidad, razonabilidad y
buena gestión administrativa.
Instancia
involucrada de la
Secretaria Ejecutiva,
AC involucrada,
Oficina de Cooperación y
Proyectos y
Asesoría Legal.
6.2 Para el caso anterior, las
evaluaciones que realice el organismo
Coordinador
Institucional del
22
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
de cooperación al administrador o
ejecutor de los recursos del proyecto, deberán ser conocidas y analizadas por
las instancias de toma de decisiones del
proyecto.
proyecto.
6.3 Las instancias de toma de decisiones del proyecto deberán emitir las
instrucciones respectivas al Coordinador
del proyecto, para que se cumplan las recomendaciones y alcances del informe
de evaluación, se identifiquen las
lecciones aprendidas y sean consideradas
en futuros convenios con el administrador o ejecutor de los recursos
del proyecto.
Instancias de toma de
decisiones del
proyecto
6.4 En los proyectos de cooperación técnica o financiera no reembolsable, en
los que el SINAC reciba la cooperación en
recursos financieros, éstos deberán
administrarse bajo el principio de caja única del Estado por ser fondos públicos
y se incorporaran al presupuesto de
SINAC.
Secretaría Ejecutiva
O AC involucrada
Departamento Financiero
Contable
6.5 En los proyectos de cooperación
técnica o financiera no reembolsable, en
los que el SINAC reciba la cooperación en
recursos financieros, el SINAC asumirá las funciones administrativas del
proyecto, por medio de las instancias
pertinentes de la institución.
Departamento
Financiero
Contable y
Proveeduría institucional del
SINAC,
Coordinadores administrativos
de las AC.
6.6 Los procedimientos específicos para
ejecutar la administración de los proyectos de cooperación técnica o
financiera no reembolsable en los que el
SINAC reciba la cooperación en recursos financieros, serán definidos por las
instancias respectivas del SINAC, con
base en los lineamientos establecidos
para tal fin por el Ministerio de Hacienda.
Órgano de
Administración Financiera
7) El SINAC realizará el
registro contable de los
bienes y servicios recibidos de los proyectos de
cooperación técnica y
financiera no reembolsable.
7.1 La donación de los bienes y servicios
recibidos de los proyectos de cooperación
técnica y financiera no reembolsable, se realizará de acuerdo con los
procedimientos definidos por la
“Comisión de Aceptación de Donación”
del SINAC. En dichos procedimientos se deberá incluir la forma de registrar que
dichos bienes y servicios provienen de
proyectos de cooperación técnica y
Coordinador del
proyecto y
“Comisión de Aceptación de
Donación” del
SINAC.
23
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
financiera no reembolsable.
7.2 La Coordinación de la “Comisión de
Aceptación de Donación” remitirá la información de los bienes y servicios que
se reciben en calidad de donación de los
proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable, al
Departamento Financiero Contable del
SINAC, para su registro contable, de conformidad con los lineamientos
establecidos para tal fin.
Proveeduría
Institucional del SINAC,
Departamento
Financiero Contable
7.3 El Departamento Financiero Contable
del SINAC, realizará el registro contable de los bienes y servicios que se reciben
en calidad de donación de los proyectos
de cooperación técnica y financiera no reembolsable, en los estados financieros
y los remitirá a la Contabilidad Nacional
del Ministerio de Hacienda.
Departamento
Financiero Contable del
SINAC
7.4 La Proveeduría Institucional procederá a incorporar los bienes
recibidos en calidad de donación de los
proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable que
corresponda, al Inventario de bienes
institucionales.
Proveeduría institucional del
SINAC
7.5 La Proveeduría Institucional del SINAC, remitirá la información de los
bienes y servicios que se reciben en
calidad de donación de los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable a la Dirección General de
Administración de Bienes y Contratación
Administrativa del Ministerio de Hacienda.
Proveeduría Institucional del
SINAC
8) El SINAC mantendrá
información oportuna e integrada sobre los
proyectos de cooperación
técnica y financiera no
reembolsable en ejecución.
8.1 El coordinador institucional del
proyecto, será el responsable de incorporar la información del proyecto en
ejecución correspondiente, al SIC,
conforme los parámetros establecidos en
dicho sistema, una vez que el coordinador ha sido designado. Para ello
la Oficina de Cooperación y Proyectos,
procederá a informar al coordinador institucional designado que dicha acción
debe realizarse.
Oficina de
Cooperación y Proyectos y
Coordinador
Institucional.
8.2 El coordinador institucional del
proyecto registrará de forma inmediata, los cambios que ocurran sobre la
información de alguno de los parámetros
establecidos en el SIC, e incorporara en
Coordinador
institucional.
24
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
forma periódica la información nueva
para mantenerla actualizada.
9) El SINAC implementará un mecanismo de
coordinación entre los
proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en ejecución.
9.1 La oficina de Cooperación y Proyectos, en coordinación con la Unidad
Ejecutora de los proyectos, y las
instancias relacionadas del SINAC, se encargarán de implementar el
mecanismo de coordinación entre los
proyectos en ejecución.
Oficina de Cooperación y
Proyectos,
Unidad Ejecutora de los proyectos.
25
PROCEDIMIENTOS
FASE DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1) El SINAC establecerá
mecanismos que permitan
evaluar el avance en la ejecución de los proyectos
de cooperación técnica y
financiera no reembolsable en ejecución, para conocer
la eficacia y efectividad de
los mismos, velar para que
se ejecuten de conformidad con los principios de
transparencia, rendición de
cuentas, utilidad, razonabilidad y buena
gestión administrativa y
efectuar los ajustes necesarios en su ejecución
cuando sea del caso.
1.1 Se informará semestralmente, en
forma escrita y presencial, de los
avances en la ejecución del proyecto, según el plan anual de trabajo del
mismo, al Director del AC, al Comité
técnico del AC y al CORAC respectivo, así como a las instancias de toma de
decisiones del proyecto, acordadas en el
documento de proyecto o convenio, en el
caso de los proyectos cuyo ámbito de ejecución sean las AC
Coordinadores
del proyecto
1.2 Se informará semestralmente, en
forma escrita y presencial al Director(a) Ejecutiva(a), instancias involucradas de
la Secretaria Ejecutiva y al CONAC, así
como a las instancias de toma de decisiones del proyecto, acordadas en el
documento de proyecto o convenio, en el
caso de los proyectos cuyo ámbito de
ejecución sea el Sistema.
Coordinadores
del proyecto
1.3 Se realizará una evaluación anual
participativa de los proyectos de
cooperación técnica y financiera no reembolsable en ejecución, para conocer
el avance en la ejecución y efectuar los
ajustes necesarios cuando sea necesario
y una evaluación final que permita conocer los resultados obtenidos con la
ejecución del proyecto.
Coordinadores
del proyecto
1.4 En el caso de los proyectos de ámbito de las AC participaran en la evaluación el
Comité Técnico, el CORAC, las instancias
de toma de decisiones del proyecto y
otros actores claves involucrados en la ejecución del proyecto. En el caso de los
proyectos de ámbito del Sistema,
participaran las instancias de la Secretaría Ejecutiva involucradas, El
Director(a) Ejecutivo(a) del SINAC, la
Oficina de Cooperación y Proyectos, las instancias de toma de decisiones del
Coordinadores del proyecto
26
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
proyecto, el CONAC y otros actores
claves involucrados en la ejecución del proyecto.
1.5 Las recomendaciones resultantes de
la evaluación anual serán vinculantes, y
deberán ser implementadas por la Unidad Ejecutora del Proyecto, siempre y
cuando no afecten en lo sustantivo lo
establecido en el documento de proyecto y en el convenio suscrito.
Coordinadores
del proyecto
1.6 Los ajustes al proyecto, de ser
necesario deberán negociarse con el
Organismo de Cooperación.
Coordinadores
del proyecto y
Oficina de Cooperación y
Proyectos de ser
necesario.
2) El SINAC establecerá mecanismos que permitan
informar oportunamente a
los organismos de cooperación y a las
instancias de toma de
decisiones del SINAC, los avances y los resultados
del proyecto durante su
ejecución y una vez
finalizada su ejecución, incluidos los informes de
cierre de los proyectos de
cooperación en ejecución.
2.1 Se informará al Organismo de Cooperación sobre los avances y los
resultados del proyecto, con la
periodicidad establecida en el documento de proyecto o en el convenio de
cooperación suscrito y con base en los
lineamientos establecidos por el organismo de cooperación.
Coordinadores del proyecto
2.2 Los informes de avance que se
remitan al organismo de cooperación
serán del conocimiento de las instancias
de toma de decisiones del proyecto, así como del Director(a) Ejecutivo(a) del
SINAC y del Director del AC respectiva.
Coordinadores
del proyecto
2.3 Una vez finalizada la ejecución del proyecto y con base en los resultados de
la evaluación final externa, se elaborará
el informe de cierre del proyecto. Dicho
informe de cierre será remitido a las instancias de toma de decisiones del
proyecto, al Director del AC involucrada,
al Director Ejecutivo del SINAC, según sean proyectos de ámbito de ejecución
de las AC o del Sistema y a la Oficina de
Cooperación y Proyectos.
Coordinadores del proyecto
3) El SINAC atenderá las misiones de evaluación
externas de los proyectos
de cooperación técnica y
3.1 Se preparará un programa de trabajo para la atención de las misiones de
evaluación, con base en los
requerimientos del Organismo de
Coordinadores del proyecto
27
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
financiera no reembolsable
en ejecución según lo acordado con el organismo
de cooperación
Cooperación y los términos de referencia
de la misión de evaluación.
3.2 Se coordinará la atención de las
misiones de evaluación, con otras instancias oficiales, cuando sea
necesario.
Coordinadores
del proyecto
3.3 Cuando el Organismo de Cooperación
lo solicite, se designará un representante del SINAC para que forme parte de las
misiones de evaluación.
Director (a)
Ejecutivo(a) o Director del AC
involucrada
3.4 Los informes de las misiones de evaluación externa que se realicen a los
proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable, serán del
conocimiento de las instancias de toma de decisiones del proyecto, del Director
del AC, del CORAC, del Director(a)
Ejecutivo(a) del SINAC y del CONAC, según sean proyectos de ámbito de
ejecución de las AC o del Sistema.
Las instancias de toma de decisiones del
proyecto darán las instrucciones
respectivas a la Unidad Ejecutora del
Proyecto para que se implementen las recomendaciones del Informe. El SINAC
por medio de las instancias pertinentes
analizará y dará seguimiento a los informes de los evaluadores externos y
tomará las medidas necesarias para que
se apliquen
Instancias de toma de
decisiones del
proyecto,
CORAC, CONAC, Coordinadores
del Proyecto.
3.5 La Unidad ejecutora del proyecto informará a las instancias de toma de
decisiones del proyecto, al organismos de
cooperación, al Director del AC, al CORAC, al Director(a) Ejecutivo(a) del
SINAC y al CONAC, según corresponda,
sobre las medidas correctivas aplicadas
para implementar los alcances y hallazgos de dichos Informes.
Coordinadores del Proyecto
4) El SINAC, por medio de
las instancias pertinentes conocerá y dará
seguimiento a los Informes
de Auditoria que se realicen
con los recursos provenientes de los
proyectos de cooperación
técnica y financiera no
4.1 Los informes de auditoría
(independientes), que se realicen a los proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable, con recursos
provenientes de dichos proyectos, serán
del conocimiento de las instancias de toma de decisiones del proyecto, del
Director del AC, del CORAC, del
Director(a) Ejecutivo(a) del SINAC y del
Instancias de
toma de decisiones del
proyecto,
CORAC, CONAC,
Coordinadores del Proyecto.
28
LINEAMIENTO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
reembolsable, según lo
acordado con el organismo de cooperación y tomará
las medidas necesarias
para que se apliquen los
alcances de los Informes de Auditoría.
CONAC, según sean proyectos de ámbito
de ejecución de las AC o del Sistema, y de la Auditoría Interna del SINAC.
Las instancias de toma de decisiones del
proyecto darán las instrucciones respectivas a la Unidad Ejecutora del
Proyecto para que se implementen las
recomendaciones de los informe de auditoría, sin perjuicio de las
recomendaciones que puedan brindar las
instancias de toma de decisiones del
SINAC.
La Auditoría Interna del SINAC dará
seguimiento a las recomendaciones de los informes de auditoría que se realicen
de los proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable, conforme la normativa aplicable. Para dicho
seguimiento el Coordinador Institucional
del proyecto deberá remitir a la Auditoría
Interna del SINAC, un informe sobre lo actuado en relación con las
recomendaciones de los informes de
auditoría, que le permita validar el cumplimiento de las recomendaciones,
con la oportunidad que se requiere.
En el caso de informes de auditoría
(independientes) del sistema de control
interno del administrador de los recursos
aportados por el organismo de cooperación, la Auditoría Interna
solicitará al Coordinador Institucional del
Proyecto, información sobre la gestión realizada con el Administrador, para
asegurar el cumplimiento de las
recomendaciones.
Instancias de
toma de decisiones del
proyecto
Auditoría Interna
Coordinador Institucional
Auditoría Interna
Coordinador
Institucional
4.2 La Unidad ejecutora del proyecto informará a las instancias de toma de
decisiones del proyecto, al organismo de
cooperación, al Director del AC, al CORAC, al Director(a) Ejecutivo(a) del
SINAC y al CONAC, según corresponda,
sobre las medidas correctivas aplicadas para implementar las recomendaciones
del Informe de Auditoria.
Unidad Ejecutora
29
ANEXO 1
GUIA PARA LA FORMULACION DE PERFILES DE PROYECTO
30
Guía para la Formulación de Perfil de Proyecto- Oficina de Cooperación y Proyectos-SINAC
1. LA PORTADA
Incluye al menos los siguientes aspectos: Ejemplo:
El nombre de organización que presenta el proyecto
Nombre del Perfil de Proyecto
Nombre de la fuente de Cooperación a quien se presenta
la propuesta
Autores del Documento
Fecha de elaboración
2. HOJA DE IDENTIFICACION DEL PROYECTO
Se presenta la información del proyecto de forma muy breve, se sugiere lo siguiente:
Nombre del Proyecto Ejemplo:
Ubicación Geográfica
Tiempo proyectado de ejecución
Fecha estimada de inicio
Organización ejecutora
Financiamiento solicitado ($)
Contrapartida ($)
Costo Total ($)
MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGIA
SISTEMA NACIONAL DE AREAS DE CONSERVACION
PERFIL DE PROYECTO
DETERMINACION DE
ECOSISTEMAS MARINOS DEL
AC
AGENCIA COSTARRICENSE PARA LA
COOPERACION
Elaborado por: Arturo Córdoba
Mayo, 2000
PERFIL DE PROYECTO
Nombre del Proyecto: DETERMINACIÓN DE LOS ECOSISTEMAS
MARINOS DEL AC.. Ubicación Geográfica: Area de Conservación Zona litoral del AC.. Tiempo proyectado de Ejecución: Tres años
Fecha estimada de inicio: Noviembre 2014 Organización Ejecutora: Ministerio de Ambiente y
Energía, Sistema Nacional de Areas de Conservación, Area de Conservación …
Financiamiento solicitado: $560,000
Contrapartida: $125,000
Costo Total: $685,000
31
Guía para la Formulación de Perfil de Proyecto- Oficina de Cooperación y Proyectos-SINAC
3. ANALISIS DEL PROBLEMA QUE ORIGINA EL PROYECTO
Se trata de describir en forma breve cual es el problema que
se desea resolver o contribuir a resolver, con la ejecución
del proyecto, indicando de manera concreta las principales
causas y efectos del mismo.
El problema se debe plantear como un estado o situación
negativa y no como la falta de una solución.
Un ejemplo de ello es el siguiente:
FORMA CORRECTA: Deficiente manejo y protección
de la biodiversidad del Area de Conservación….
FORMA INCORRECTA: No existe planificación del uso de
la biodiversidad en el Area de Conservación….
4. OBJETIVOS DEL PROYECTO
Se refieren a los logros que el proyecto pretende contribuir o alcanzar, en el largo plazo
y en el plazo de ejecución del proyecto.
4.1.OBJETIVO GENERAL O DE DESARROLLO
Es un logro de largo plazo, describe la situación deseada para la institución, área de
interés, o problema que se desea resolver.
Ejemplo:
Es preferible redactarlos como una situación
ya alcanzada.
PROBLEMA CENTRAL
Causa Causa
Causa
Efecto Efecto
La biodiversidad del Área Conservación…se conserva, se conoce y se utiliza en forma sostenible.
32
Guía para la Formulación de Perfil de Proyecto- Oficina de Cooperación y Proyectos-SINAC
4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS O INMEDIATOS:
Son los fines concretos que se pretenden lograr durante la ejecución del proyecto.
Deben ser claros, alcanzables y medibles. Se recomienda que no sean más de 5.
Para su redacción se sugiere seguir las mismas Ejemplo:
recomendaciones indicadas anteriormente para el
objetivo general o de desarrollo.
5. RESULTADOS ESPERADOS
Son la cuantificación de los objetivos inmediatos, debe formularse al menos un
resultado para cada
objetivo inmediato.
Ejemplo:
En su redacción se debe indicar el número de
estudios elaborados, de personas capacitadas,
de especies inventariadas, de publicaciones
realizadas y distribuidas, entre otros.
6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Las actividades son el conjunto de acciones que se realizarán para obtener los resultados
esperados. El detalle de ellas se desglosa en un plan de trabajo calendarizadas en forma
anual.
Conviene redactarlas en infinitivo. Ejemplo:
Se incrementa el conocimiento de la biodiversidad del Area de Conservación…. y se incorpora a la
aplicación de prácticas de uso sostenible.
1 estudio elaborado sobre el estado
de la biodiversidad en el Area de Conservación….
Preparar los términos de referencia
del estudio de biodiversidad
33
Guía para la Formulación de Perfil de Proyecto- Oficina de Cooperación y Proyectos-SINAC
7. PRESUPUESTO
Es la determinación de los costos e inversiones que se realizarán, con base en las
actividades programadas.
7.1. APORTE SOLICITADO
Se refiere al
financiamiento
solicitado al
donante o agencia
de cooperación.
7.2. APORTE DE LA CONTRAPARTIDA
Se refiere al aporte que
realizará la
organización ejecutora
del proyecto y otros
participantes en la
ejecución del mismo.
Presupuesto
Aporte solicitado en US$
Rubro Año 1 Año 2 Año 3 Total
1. Personal
2. Equipo y vehículos
3. Edificaciones e infraestruc.
4. Materiales y suministros
5. Administración
6.Otros gastos de ejecución
Presupuesto Contrapartida en US$
Rubros Año1 Año2 Año3 Total
Personal
Equipos y Vehículos
Edificaciones e inf.
Materiales y suministros
Administración
Otros gastos de ejec.
34
Guía para la Formulación de Perfil de Proyecto- Oficina de Cooperación y Proyectos-SINAC
8. RESPONSABLE DEL PROYECTO
Se debe indicar el nombre, cargo, teléfono, fax y
correo electrónico.
Responsable del Proyecto Nombre: Juan Mora Echandi
Cargo: Encargado
ProgramadeInvestigación, Area
de Conservación….
Teléfono: 2522-65-00
Fax: 2283-43-05
E-mail: [email protected]
