DIRECTIVA GENERAL N° xxxx-2xxx xxxxxxxxxxxxxxxxx

NORMAS PARA EL CONTROL DE LA ASIGNACION EN USO, RESPONSABILIDAD DEL CUIDADO Y CUSTODIA DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA MUNCIPALIDAD DISTRITAL DE CASA GRANDE.

I. OBJETIVO.-

Establecer normas, procedimientos, formularios y responsabilidades básicas y específicas, que garanticen la correcta administración de la asignación en uso, existencia, control, estado, custodia y utilización de los Bienes Muebles del Estado, asignados a las oficinas de la Municipalidad Distrital de Casa Grande.

II. FINALIDAD Y ALCANCES.-

2.1. Asegurar el uso racional y adecuado de los bienes de propiedad de la Municipalidad Distrital de Casa Grande, así como velar por la conservación de los mismos, de tal manera que garantice el cumplimiento de las metas programadas.

2.2. Evitar que los bienes sean usados con fines diferentes a los de la entidad.

2.3. Evitar las pérdidas, sustracciones sistemáticas, hurto, robo o asalto de los Bienes institucionales.

2.4. Propiciar la previsión en las acciones diarias que realiza el personal, que conlleve a brindar seguridad a los Bienes de la Institución.

III. BASE LEGAL.-

3.1. Ley N° 27785-2002-Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.

3.2. Ley. N° 29151-2008 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales del 14.12.2007 y su Reglamento D.S. Nº 007-2008- VIVIENDA del 16-03-2008

3.3 . Decreto Legislativo Nº 276 ley de bases de la Carrera Administrativa. 3.4. D.S. Nº 005-90-PCM Reglamento de la Carrera Administrativa.3.5. Reglamento de la Ley N° 27995 Procedimiento para la Transferencia de los bienes

Muebles dados de Baja por las entidades Estatales a Favor de los Centros Educativos Estales de las zonas de extrema pobreza.

3.6. Directiva N° 004-2002/SBN, que regula los Procedimientos para el Alta y la Baja de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepción por la SBN.

3.7 Resolución Jefatural N° 118-80-INA/DNA, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento (SA.07), del 25-07-80.

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3.8 Resolución N° 039-98 SBN del 24-03-98.Reglamento para el Inventario de Bienes Muebles del Estado

3.9 Resolución N°155-2005-CG de la Contraloría –general de la República.3.10 Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP/DNA Manual de Administración de almacenes

para el sector Público Nacional.

III. ALCANCE

La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio para todos los establecimientos de la Municipalidad Distrital de Casa Grande.

V. NORMAS GENERALES

5.1 Los bienes de propiedad de la Municipalidad Distrital de Casa Grande deberán ser utilizados para atender asuntos del servicio oficial, bajo responsabilidad de quien lo autorice.

5.2 Los bienes asignados para cada trabajador o funcionario deberán ser usados y/o custodiados por los mismos, bajo responsabilidad del usuario, los accidentes que acontezcan deben ser informados al jefe y/o responsable de la oficina.

5.3 El Titular de la dependencia respectivo y el servidor al que se asignó el bien son solidariamente responsables, tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida, daño, deterioro o mal uso de los bienes de su dependencia.

5.4 Los Bienes Muebles e Inmuebles de la Municipalidad Distrital de Casa Grande, serán administrados por el Gerente Municipal, Administración, Unidad de Logística a través de Patrimonio con conocimiento pleno de la Alta Dirección.

VI.- NORMAS ESPECÍFICAS6.1 Glosario de Términos:

◙ Bienes Muebles: Para efectos de la presente Directiva se entiende que son bienes muebles de propiedad estatal, los descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles de Estado , así como todos aquellos bienes que sin estarlo son susceptibles de ser incorporados al patrimonio estatal.

◙Patrimonio Mobiliario: El patrimonio mobiliario de la Municipalidad Distrital de Casa Grande está constituido por aquellos bienes patrimoniales que de acuerdo al código Civil y las leyes especiales, son adquiridos por la Municipalidad en propiedad, bajo las diversas formas y modalidades jurídicas que esta dispongan.

◙Afectación en Uso: Consiste en la entrega gratuita de bienes en calidad de préstamo, entre entidades del Estado o de estas a otras personas jurídicas subvencionadas por el Estado.

◙Cesión en Uso: Consiste en otorgar el derecho excepcional de usar temporalmente a titulo gratuito un predio estatal a un particular, a efectos que lo destine a la ejecución de un proyecto de interés y/o desarrollo social sin fines de lucro.

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◙Donación o Transferencia: Se entiende como transferencia de dominio de bienes muebles, a las que resulten de todos lo acto que tengan por objeto, entregar a otra entidad pública a titulo gratuito e irrevocablemente los bienes dados de baja.

◙Asignación de Bienes: Es la entrega que se hace al trabajador atendiendo a las necesidades del servicio, aplicando criterios de racionalidad en el marco de las normas de austeridad del gasto público.

◙Pérdida: Dejar de tener, o no hallar, el bien asignado, sea por culpa, descuido, contingencia o desgracia del trabajador.

◙Robo: Delito contra el patrimonio, que comete quien se apodera ilegítimamente y con ánimo de lucro de un bien mueble ajeno, sustrayéndolo del lugar donde se encuentra, sin emplear violencia o imitación sobre el trabajador.

◙Hurto: Delito contra el patrimonio, que comete quién se apodere ilegítimamente y Con ánimo de lucro de un bien mueble ajeno, sustrayéndolo del lugar donde se

encuentre sin emplear violencia o intimidación sobre el trabajador.

◙Destrucción: Cuando el bien ha sufrido daño parcial o total, a consecuencia de hechos accidentales o provocados, que no sean calificados sobre el trabajador.

◙Siniestro: Cuando el bien ha sufrido daño parcial o total a causa de un fenómeno de la naturaleza.

6.2 Asignación de Bienes.

Toda persona Nombrada, designada o contratada por la modalidad de contratación administrativa de servicios a plazo fijo, tendrán a su cargo aquellos bienes que la Institución le asigne para el desarrollo y cumplimiento de sus funciones o servicios, previa firma del Formato “CARGO PERSONAL DE ASIGNACION DE BIENES EN USO”-Anexo Nº 01. La persona de Patrimonio, será la encargada de la asignación de los bienes a los trabajadores de la Municipalidad Distrital de Casa Grande, y las oficinas que hagan sus veces en las otras dependencias

6.2.1 Todos los bienes patrimoniales que se le asignen en uso a cada uno de los trabajadores; cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, para el desempeño de sus funciones, serán descritos en forma detallada, valorizada y pormenorizada en el respectivo Cargo Personal por Afectación y pormenorizada en el respectivo Cargo Personal por Afectación de Bienes en Uso. En este formato se efectuará los cargos y descargo correspondientes cada vez que el trabajador reciba o entregue bienes para o de su uso de los cuales es el único responsable.

6.2.2 Todo trabajador, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, al ausentarse de su centro laboral, por licencia, destaque, cese, renuncia, destitución, etc., entregará a la jefatura de Patrimonio o quien haga sus veces, mediante Acta, los bienes que le han sido asignados en uso.

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En caso de desplazamiento interno o externo están autorizados para llevar consigo los bienes asignados indispensables (Escritorio, silla, computadora, engrapador, perforador).

6.2.3 Todo trabajador al ausentarse de su centro laboral por vacaciones, entregará a su jefe inmediato superior o quien haga sus veces, mediante Acta, los bienes que le han sido asignados en uso.

6.2.4 Todos los bienes patrimoniales adquiridos o donados y transferidos, deberán ser codificados por la jefatura de patrimonio o quien haga sus veces, según el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado emitido por la Superintendencia de Bienes Nacionales.

6.2.5 Los bienes que ingresen en calidad de préstamo y que no son de propiedad del Municipalidad Distrital de Casa Grande, serán registrados e ingresados con una codificación diferente a la entidad, que servirá para su fácil ubicación en el momento del retiro.

6.3 Identificación y Registro de los Bienes

Los bienes asignados a los trabajadores nombrados y designados y a los contratados bajo el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios, serán registradas en el inventario de bienes de la Institución con la correspondiente descripción del bien y cada bien contará con un sticker de código de barras con el correspondiente Código Patrimonial.

6.4 Control y Movimiento de Bienes

6.4.1 La salida física de los bienes (muebles, maquinarias y equipos), de cada Establecimiento, deberá ser autorizado por el encargado de los bienes patrimoniales o quien haga sus veces a nivel de Establecimientos , utilizando para ello el Formato AUTORIZACION DE SALIDA DE BIENES PATRIMONIALES- Anexo Nº 02.

6.4.2 En la Sede Central y los demás establecimientos deberán verificarse los inventarios periódicamente y de existir diferencias, los encargados a cargo de la información oportuna serán responsables de ello debiendo ceñirse a la normatividad indicada en el punto 7.5 hasta que las investigaciones del caso se culminen.

6.4.3 Las computadoras personales (laptop), cámaras filmadoras digitales, cámaras fotográficas, teléfonos celulares, son bienes portátiles asignados a funcionarios de planta, de fácil transporte por el usuario, deberán contar con autorización de salida expresa excepto el celular.Cuando estos bienes portátiles sufran pérdida en sus distintas modalidades, el responsable del bien, deberá efectuar el procedimiento, de acuerdo a lo indicado en el punto.

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6.4.4 Todo bien asignado para uso y cuidado del trabajador se controlará a través del Formato denominado “Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso”, que el usuario firmará haciéndose responsable de los bienes que se le entrega para el desempeño de sus funciones dentro de su jornada de trabajo y en los ambientes de la infraestructura de la Municipalidad Distrital de Casa Grande.

6.4.5 Los bienes no fungibles al término de la jornada normal de trabajo deberán necesaria y obligatoriamente ser guardados bajo llave si su tamaño y dimensión le permiten en un armario o archivador destinado para tal fin, llevándose el respectivo control por la secretaría o persona que asuma dicha función.

6.4.6 En caso de existir bienes obsoletos en las diferentes oficinas de la Municipalidad Distrital de Casa Grande, los responsables de cada establecimiento a través de la instancia respectiva hará entrega de dichos bienes mediante comunicación a la jefatura de Patrimonio para su custodia y proceso de baja cumpliendo con las normas administrativas establecidas para tales fines.

6.4.7 Cuando el usuario cambie de bienes, deberá tramitarse a través de la Jefatura de Patrimonio, a fin de que se efectúe la verificación física y se realicen los ajustes y/o modificaciones en los inventarios correspondientes.

6.4.8 Toda modificación de un bien en sus características físicas, deberá contar con el conocimiento previo de la jefatura de Patrimonio a fin de efectuar el registro pertinente en la Base de Datos de Bienes Patrimoniales.

6.4.9 Queda terminantemente prohibido entregar bienes a personas ajenas a la Entidad, bajo responsabilidad de la devolución y de la sanción correspondiente.

6.4.10 Todo traslado o movimiento de bienes, debe obedecer a necesidades del servicio, para su ejecución física el responsable de la unidad o departamento comunicará a la jefatura de Patrimonio con 24 horas de anticipación, para que dispongan las acciones correspondientes.

6.4.11 Es responsabilidad del servidor usuario del bien, así como de su jefe inmediato coordinar con la jefatura de Patrimonio, sobre los movimientos de ingresos y las salidas de los bienes, mobiliario y equipo de oficina a fin de llevar un adecuado control de los mismos.

6.4.12 El retiro de un bien hacia el exterior de la Entidad puede ser originado por:

a) Asignación de bienes de la Municipalidad Distrital de Casa Grande hacia los demás Establecimientos. Los bienes muebles podrán ser retirados de la sede central con el formato de “Autorización de Salida de Bienes Patrimoniales”,otorgado por la jefatura de Patrimonio o quien haga sus veces, el mismo que se elaborará de acuerdo al “Cargo Personal de Asignación de Bienes en Uso”

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b) Reparación y/o mantenimiento. Los bienes que salen de la Entidad para fines de servicio o reparación y/o mantenimiento, estarán bajo la absoluta responsabilidad de la persona que recepción el bien, quien deberá suscribir un formato de “Autorización de Salida de Bienes Patrimoniales” el mismo que será firmado por el que retira los bienes, Vº Bº del Jefe de la Oficina que retira el bien y VºBº de la jefatura de Patrimonio quien haga sus veces.

c) Retiro de bienes para cursos, seminarios, exposiciones, talleres, fuera de la sede. Se efectuará de acuerdo al procedimiento descrito anteriormente, adjuntando el oficio de autorización del evento, con un plazo mínimo de 24 horas. Si el evento involucra días no laborables, el trámite debe efectuarse el día laborable anterior al evento. La responsabilidad del retiro y custodia de los bienes es por el trabajador a quien se le asignó el bien mueble.

d) Devolución de bienes prestados o bienes de terceros. Estas se efectuarán teniendo en cuenta el documento con el cual se recepcionó los bienes elaborándose un “ACTA DE DEVOLUCION DE BIENES MUEBLES” – Anexo Nº 03, firmando el que entrega y recibe en señal de conformidad de la verificación de los bienes. Se adjuntará el formato de “Permiso de Salida de Bienes Patrimoniales”, otorgado por la jefatura de Patrimonio, o quien haga sus veces.

e) Donación de bienes dados de baja . El otorgamiento del bien se iniciará con la autorización del Concejo Municipal, tal como lo estipula la Ley Orgánica de Municipalidades, posterior a ello se elaborará la Resolución de Alcaldía y el Acta de Entrega – Recepción para la entrega del bien mueble a cargo de la Jefatura de Patrimonio. Del presente acto se entregará una copia del Acta de Entrega – Recepción en el puesto de vigilancia donde se entregue el bien.

6.5 Pérdida, Hurto, Robo y/o Sustracción de Bienes

Las personas que tienen a su cargo bienes, deberán verificar la existencia de los mismos permanentemente a fin de detectar en forma oportuna la pérdida del bien y efectuar las acciones necesarias para su recupero.

6.5.1 Cuando el trabajador o persona responsable de un bien institucional, observe que el bien se encuentra como faltante, deberá comunicar por escrito a través de su jefe inmediato a la Jefatura de Patrimonio, para las investigaciones correspondientes y determine de las causales y responsabilidades.

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6.5.2 Cuando en nuestro ambiente de trabajo se detecte la existencia de bienes que no están a nuestro cargo deberá comunicarse ello al área de Patrimonio de la Municipalidad Distrital de Casa Grande para que se realicen las verificaciones necesarias y se reubique el bien, caso contrario, estaremos contribuyendo a que la pérdida del bien se haga efectivo para el trabajador responsable del bien.

6.5.3 Cuando el trabajador o persona responsable de un bien institucional haya confirmado la pérdida por razones de hurto, robo y/o sustracción de éste, deberá efectuar el mismo día la denuncia policial correspondiente, debiendo comunicar en forma inmediata por escrito a la Jefatura de Patrimonio remitiendo copia certificada de la denuncia policial, con carácter de urgencia, bajo responsabilidad.

Asimismo, deberá comunicar de los hechos a la Oficina de Asesoría Legal.

6.5.4 En la Municipalidad, una vez puesto en conocimiento la pérdida, hurto, robo y/o sustracción de un bien o bienes, le corresponde a la Asesoría Legal, efectuar el seguimiento de la investigación ante las instancias correspondientes.

Paralelamente a través de la Jefatura de Patrimonio se harán las investigaciones internas para determinar si hubo o no negligencia de parte del trabajador a quien se le asignó el bien. En el caso que la Oficina de Asesoría Legal determine la negligencia del servidor a quien se le asignó el bien, procederá a proyectar la Resolución de Responsabilidad para su reposición o pago de su valor de reposición.

6.6 Seguridad

6.6.1 Aquellos bienes que físicamente son de tamaños pequeños y susceptibles de ser sustraídos, deberán ser guardados en muebles, estantes, o espacios que ofrezcan seguridad, bajo responsabilidad.

6.6.2 Queda terminantemente prohibido entregar a personas ajenas a la Institución bienes de propiedad de la Municipalidad Distrital de Casa Grande bajo responsabilidad de la devolución y de la sanción correspondiente.

6.6.3 Los bienes que salen de la Institución para fines del servicio o reparación, estarán bajo la absoluta responsabilidad de la persona que recepcionó el bien, quien deberá suscribir una DECLARACION JURADA DE RESPONSABILIDAD, Anexo Nº 04, sobre el bien. El trámite de salida del bien deberá contar con la autorización del Jefe Inmediato y el visto bueno por la Jefatura de Patrimonio.

6.7 Responsabilidad

6.7.1 La asignación de un bien o bienes para el desempeño de las funciones o labores, implica responsabilidad sobre el mismo, tanto para el personal de

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planta como para el personal contratado bajo las diversas modalidades. La responsabilidad sobre el bien involucra el uso, conservación y solicitud de mantenimiento del bien.

6.7.2 Para el recupero de los bienes declarados en pérdida ante la vigilancia, los hechos que dieron lugar a la pérdida (siniestro) serán materia de investigación policial y de evaluación técnica por parte de la Jefatura de Patrimonio y se formulará un informe técnico legal para exigir la reposición.

En caso de no proceder la indemnización del siniestro, el responsable del bien perdido deberá asumir el valor de dicho bien de acuerdo a los criterios adoptados por la jefatura de Patrimonio.

6.7.3 La asignación de un bien o bienes para el desempeño de las funciones o labores, implica responsabilidad sobre el mismo, para el trabajador, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral. La responsabilidad sobre el bien involucra el uso, conservación y solicitud de mantenimiento del bien.

6.7.4 Los bienes que resultaren perdidos, robados, hurtados, destruidos o siniestrados por descuido o negligencia del trabajador que los tenía asignados en uso, con el Informe Técnico Legal que formule la jefatura de Patrimonio y los antecedentes que determinan su responsabilidad, serán repuestos a cargo de éste, por bienes de modelo, tipo y características similares, expidiéndose para el efecto, la Resolución respectiva.

6.7.5 Dicha reposición se hará en un máximo de noventa (90) días calendario, debiendo el interesado entregarlos mediante Acta de Entrega – Recepción a la Jefatura de Patrimonio, que presentará el informe correspondiente para el Alta del bien.

6.7.6 Transcurrido el plazo fijado en el párrafo anterior y el trabajador responsable no cumple con hacer la reposición del bien, jefatura de Patrimonio presentará el informe correspondiente a la Oficina de Administración, para que, en mérito a los antecedentes del caso, se expida otra Resolución disponiendo que por excepción, se descuente a través de la Planilla Única de Pago, el valor actualizado del bien, según Informe último presentado por la Oficina de Abastecimiento.

6.7.7 Dicho descuento se podrá hacer hasta en 10 armadas mensuales, teniendo en cuenta que si el trabajador se retira de su centro laboral, la diferencia que faltará pagar, será descontada de los beneficios sociales o indemnizatorios que pudiera corresponderle, quedando los responsables de la Oficina de Personal, Contabilidad, etc., de esta entidad, prohibidas, bajo responsabilidad de tramitarles pago alguno.

6.7.8 En caso que dicho descuento no fuera aceptado por el trabajador responsable, la Oficina de Administración, tramitará a través del titular de la entidad, la expedición de la respectiva Resolución autorizando a la Procuradoría General de la República, actuar conforme a ley, elevándose los correspondientes actuados.

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6.7.9 En el caso excepcional que no existieran bienes similares a los perdidos, robados, hurtados, destruidos o siniestrados, con la autorización expresa del Alcalde o el funcionario que ejerce la Gerencia Municipal en su caso, contenida en una Resolución y previo informe favorable de la Oficina de Patrimonio, se aceptará que el trabajador responsable, pague en efectivo, el valor actualizado de éstos, según informe último presentado por la Unidad de Logística. Los antecedentes de lo actuado al respecto, servirán para sustentar la inmediata solicitud de baja.

6.7.10 Los bienes que reponga el trabajador responsable serán incorporados física y contablemente al patrimonio de la respectiva Entidad, como Alta de Bienes, debiendo los bienes reemplazados, ser dados de baja, sustentados por los actuados sobre el particular.

6.7.11 Los bienes que resulten deteriorados por descuido o negligencia del trabajador usuario, serán reparados por cuenta de éste, para lo cual la Jefatura de Patrimonio o quien haga sus veces, le cursará la comunicación correspondiente, para que cumpla con esa obligación, en caso contrario se procederá en la forma prevista en el numeral 6.7.6 de la presente Directiva.

VII NORMAS COMPLEMENTARIAS

7.1 La Jefatura de Patrimonio tiene la función de llevar un registro de los bienes muebles a nivel de oficina o área el cual tendrá como sustento fehaciente en el inventario físico general de todos los bienes patrimoniales con los que cuenta la institución.

7.2 En la Municipalidad Distrital de Casa Grande, la Oficina de Administración a través de la Oficina de Patrimonio, es responsable de conducir el inventario físico de bienes así como brindar las orientaciones pertinentes para la toma de inventario físico de bienes.

7.3 El Gerente Municipal es responsable de conducir el inventario de bienes de acuerdo a la normatividad vigente, para estos casos, para lo cual oportunamente adoptarán las medidas pertinentes.

7.4 La Jefatura de la oficina de Personal o quien haga sus veces ,será responsable solidariamente si al ausentarse el trabajador, por vacaciones, licencia u otra modalidad éste no entregaría los bienes patrimoniales que le han sido asignado debiendo serlo en un período anticipado de 24 horas

7.5 Los bienes personales de los trabajadores y otros, que ingresen a la institución serán debidamente registrados por el área de Patrimonio.

Casa Grande, Junio del 2014

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