Direccionamiento Estratégico (2016 2020) Actualización N° 1 - 2018 · 2019-02-06 ·...
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Direccionamiento Estratégico (2016 – 2020) Actualización N° 1 - 2018 Virginia López Flórez Personera Municipal
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Direccionamiento Estratégico
(2016 – 2020)
Actualización N° 1 - 2018
Virginia López Flórez
Personera Municipal
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
(2016 – 2020)
Presentación
La Personería Municipal de Envigado, como entidad adscrita al Ministerio Público y ente de
control y vigilancia, cumple un papel fundamental para la defensa, protección y promoción de
los derechos humanos, vigilancia de la conducta oficial y la protección del interés público de la
comunidad envigadeña, por lo que se hace necesario definir los lineamientos bajo los cuales
trabajaremos en el periodo 2016 – 2020.
El Direccionamiento Estratégico de este periodo, será la hoja de ruta que tendrá las pautas de
nuestra gestión durante estos cuatro años, para este fin tomamos como referente el
comportamiento y los resultados de la gestión de la entidad en los últimos cuatro años para
definir las metas y objetivos institucionales.
Conocedores de la importancia de la planeación como un conjunto de instrumentos que
contribuyen a orientar los esfuerzos de manera coordinada para el logro de los objetivos
institucionales, la Personería Municipal de Envigado ha efectuado el análisis organizacional y
de su entorno, con fines de fijar los objetivos que conducirán a la entidad a una modernización
administrativa, una mayor cobertura y efectividad de sus servicios y un reconocimiento
nacional e internacional por su gestión.
Con este ejercicio, el Comité Directivo en su papel de estrategas, ha desarrollado conceptos
propios, técnicas y herramientas específicas del manejo estratégico de la entidad (Sallenave,
2004), los cuales se describen en este documento y que serán materia de seguimiento,
evaluación y actualización periódica.
En esta versión se actualiza la redacción de la misión, la visión y la política de calidad,
análisis organizacional y del entorno, la estructura orgánica (organigrama), las líneas
estratégicas para el cumplimiento de los objetivos estratégicos y la política de riesgos.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
(2016 – 2020)
1. Proceso Estratégico.
La Personería Municipal en el desarrollo del ejercicio de planeación estratégica, definió como
metodología un análisis inicial de lo que se tiene en la entidad, como estamos, nuestro
quehacer actual; luego establecimos con esto unos objetivos tácticos que orientan el camino
que debemos recorrer en este periodo para adecuarnos a los cambios que impone el entorno,
los cuales serán alcanzados sobre la base de un proceso planificado, y por último, una
metodología de seguimiento permanente durante el periodo 2016 - 2020.
2. Marco normativo.
El Direccionamiento Estratégico de la Personería Municipal de Envigado, se fundamenta en lo
normado por el artículo 339 de la Constitución Política y la Ley 152 de 1994 que hace
referencia a la adopción de planes estratégicos en las diferentes entidades del orden
gubernamental, con el fin de garantizar el uso eficiente de los recursos y el desempeño
adecuado de sus funciones.
Adicionalmente, la Ley 87 de 1993 y el Decreto 2145 de 1999, disposiciones en las cuales se
establecen normas para el ejercicio del control interno, determinan la importancia de la
planeación concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de
la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión
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(2016 – 2020)
particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de
las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las
estrategias, objetivos y metas.
Con relación a las funciones misionales de la entidad se tuvieron en cuenta en este ejercicio
los preceptos constitucionales, la Ley 136 de 1994, Ley 1551 de 2012 y las normas que
contemplan actividades y seguimientos que deba realizar la Personería Municipal.
3. Misión
Somos una entidad del Ministerio Público, que a través de servidores altamente calificados,
nos encargamos de la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés
público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas.
4. Visión
Para el año 2020, seremos reconocidos por nuestros altos índices de satisfacción en la
comunidad envigadeña y demás órganos con quien tenemos relación, siendo un referente a
nivel nacional e internacional por la gestión en la promoción y defensa de los derechos
humanos.
5. Política de Calidad
En la Personería de Envigado prestamos servicios que garantizan los intereses de la
comunidad de manera profesional, oportuna y diligente, para la promoción y protección de los
derechos humanos y la defensa del interés público bajo parámetros constitucionales y
legales.
Nuestra gestión integral se enmarca en el logro de buenos resultados, apoyados en la
actualización de las competencias de los servidores públicos, el mejoramiento continuo de
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nuestros procesos y la disposición de los recursos necesarios para el cumplimiento de los
objetivos.
6. Identidad corporativa: Logo y Lema.
La gestión de la Personería de Envigado en el periodo 2016 – 2020 se enmarca en el lema
“Personería de Envigado, unidos por los derechos humanos”, conocedores de la
importancia de iniciativas articuladas en pro de la guarda y promoción de los derechos de la
comunidad que protegemos, prestando especial atención a las personas en situación
vulnerabilidad, servimos como canal entre los servicios que debe ofrecer el estado para
garantizar los derechos fundamentales y la ciudadanía.
En el logo de la Personería de Envigado las manos están idealizadas y trabajadas a partir de
constantes andino-amazónicas. Son libres, tienen movimiento, abrazan la tierra y son líneas
de protección. Las manos forman un vientre para proteger la tierra. Los vientres son los
lugares más seguros en los que puede habitar un ser humano, el hombre, entonces, en este
diseño devuelve a la tierra lo que la tierra ha dado. Ahora viene el tiempo de la protección, y
de la generación de nuevas actitudes. Pero una de las manos, la que se genera a partir de
negativo de la mano que sube, es el complemento, la pareja necesaria para que se pueda dar
la fecundación, miremos como cada dedo penetra en el vientre formado por el positivo
(Simetría bilateral). La segunda mano del sujeto que protege la tierra, la que se ve a la
derecha, es a la vez mano y paloma. Y también genera un negativo para poderle dar
movimiento a la idea que expresa. Es un logo dinámico, con múltiples interpretaciones, pero
todas ellas dirigidas hacia la protección y salvaguardia, que al fin y al cabo es el objetivo y la
razón de ser Personería de Envigado. La identidad gráfica de nuestro logo está compuesta
así: Pantones: 329 C, 326 C, 327 C.
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(2016 – 2020)
7. Gestión Ética
El componente ético del direccionamiento estratégico 2016 – 2020, identifica y define los
principios y valores de los funcionarios de la Personería Municipal de Envigado, en el
desarrollo de su gestión, orientados a fomentar una cultura organizacional enfocada al
servicio al ciudadano y la transparencia de la gestión pública.
7.1. PRINCIPIOS.
Siendo parte del Ministerio Público, la Personería de Envigado considera como principios
rectores de sus actuaciones, los siguientes:
CELERIDAD: Nos caracterizamos por el impulso oficioso de los procedimientos, la supresión
de trámites innecesarios, la capacidad de respuesta oportuna, igualmente por nuestro obrar
ágil y expedito en todas las actuaciones.
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(2016 – 2020)
IGUALDAD: En todos nuestros actos se proscribe cualquier forma discriminatoria tanto a nivel
interno como externo, esto es, no otorgamos privilegios injustificados, y mucho menos
contemplamos discriminaciones arbitrarias entre iguales.
DILIGENCIA: La ejecución de nuestras funciones se llevarán a cabo con el debido cuidado
profesional y recursividad necesaria, y esto se entiende desde el inicio hasta la culminación
de las mismas, todo enmarcado indefectiblemente dentro de la legalidad.
EFICIENCIA: Es imperativo producir al máximo con el mínimo de recursos, es decir,
utilizamos para ello los recursos de manera eficiente hacia las mejores prácticas en todos
nuestros procesos.
PROACTIVIDAD: Nos caracterizamos por asumir el control de nuestras funciones con
iniciativa, y sobretodo con profesionalismo, centrando esfuerzos con audacia y creatividad.
LEGALIDAD: Garantizamos el estricto cumplimiento de las disposiciones constitucionales,
legales y reglamentarias que nos rigen, y que tengan como consecuencia supuesta el respeto
por las pautas de vida y coexistencia de una sociedad.
CONFIDENCIALIDAD: Reservamos y custodiamos la información que de acuerdo a la
normativa requiera de reserva legal, e igualmente, somos prudentes con la información que
manejamos en el desempeño de nuestro funciones.
DIGNIDAD HUMANA: Velamos por el respeto inherente al ser humano en cuanto a ser
racional, el cual es esencial e intransferible, independientemente de su condición, raza o
género.
IMPARCIALIDAD: Las decisiones que tomamos se realizan con base a criterios objetivos sin
influencias de sesgos, prejuicios o tratos diferenciados por razones inapropiadas.
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(2016 – 2020)
TRANSPARENCIA: Nuestra gestión es veraz y confiable, y estamos dispuestos a los
procesos de rendición de cuentas y control social, cuando a ello hubiere lugar.
7.2. VALORES
Así mismo, la Personería Municipal considera que las características morales que todo
funcionario de la entidad debe poseer y que son parte de la cultura organizacional, como
producto del consenso social del Comité Directivo, son:
RESPETO: Reconocemos, apreciamos y valoramos las cualidades, necesidades y decisiones
del ser humano por su condición de iguales.
RESPONSABILIDAD: Es un valor que está en nuestra conciencia, que nos permite
reflexionar, administrar, orientar y evaluar las consecuencias de nuestros actos, siempre en el
plano de lo moral y lo ético.
COMPROMISO: Ponemos a disposición nuestras capacidades y destrezas académicas,
profesionales, sociales y humanas para el cumplimiento de la función pública que la
constitución y las leyes nos dictan.
TOLERANCIA: Nos proponemos no rechazar el pensamiento y las actuaciones de los demás,
a pesar de que no coincidan con el nuestro.
SENSIBILIDAD: Percibimos y comprendemos el estado de ánimo de la comunidad en razón
de su situación, y por ello propendemos por humanizar nuestra atención.
HONESTIDAD: Actuamos de manera ética y profesional, al margen de dádivas y beneficios
particulares, con absoluta lealtad a nuestra entidad.
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(2016 – 2020)
8. Organigrama
El organigrama de la Personería Municipal de Envigado es la representación gráfica de su
estructura organizacional con un enfoque estratégico y misional.
9. Análisis Organizacional y del Entorno
Con miras a obtener un diagnóstico preciso de la entidad que permitiera en función de ello
tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formuladas, la Personería Municipal
validó, determinó y actualizó las variables internas y externas, o factores claves, que pudieran
contribuir o afectar el logro de los propósitos institucionales y el cumplimiento de sus
funciones legales y constitucionales, dando como resultado lo siguiente:
FORTALEZAS
F1: Aplicaciones y equipos para el manejo y control de la documentación.
F2: Sistematización de la gestión en la atención al ciudadano.
F3: Sistema de turnos y sala de espera.
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F4: Profesionales calificados y con experticia en las funciones legales y constitucionales.
F5: Convenios interadministrativos para las prácticas jurídicas.
F6: Buenas relaciones con la administración central y descentralizada.
F7: Entidad certificada en gestión de la calidad por el ICONTEC.
F8: Amplia dotación tecnológica.
F9: Amplia infraestructura adecuada para el servicio (dotación tecnológica, digiturnos,
espacios físicos para la atención) al servicio de la comunidad.
F10: Atención programada y personalizada.
F11: Descentralización de servicios a la comunidad.
F12: Consolidación, posicionamiento e institucionalización de los eventos de Promoción de
Derechos Humanos.
DEBILIDADES
D1: Gobierno Digital incompleto en su implementación.
D2: Falta de un sistema de vigilancia.
D3: Dependencia de la administración central para la aprobación de los certificados y
registros presupuestales necesarios para recursos de funcionamiento.
D4: Fallas en la comunicación entre procesos y servidores públicos.
D5: Fallas en el liderazgo por parte de los Personeros delegados.
D6: Fallas en las comunicaciones externas, necesidad de proyectos significativos de
comunicaciones.
D7: Falta de compromiso con la gestión de los riesgos por parte de los líderes.
D8: Poca protección de la información cuando hay retiro de funcionarios.
OPORTUNIDADES
O1: Acceder a capacitaciones con asociaciones o entidades externas a través de alianzas.
O2: Acceso a los espacios, prácticas y políticas que gestiona la administración central.
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O3: Acceder a recursos económicos por parte de entidades nacionales o internacionales.
O4: Realizar procesos de gestión municipal en articulación o cooperación con otras entidades del orden nacional o internacional.
O5: Articulación y cooperación con asociaciones y organismos con interés en los derechos humanos.
O6: Reconocimiento y posicionamiento de la entidad en la comunidad
O7: Creación de nuevos canales de comunicación para la entidad a través de convenios institucionales.
AMENAZAS
A1. Pérdida de credibilidad o incremento de insatisfacción por casos que no son de nuestra competencia o porque ya están definidos judicialmente.
Una vez establecida la matriz DOFA, se proponen las estrategias FO - DO - FA, formulación
de tácticas que conducen al desarrollo de la Entidad.
Estrategias FO (Usar las fortalezas para aprovechar las oportunidades):
1. Desarrollar una gestión del conocimiento adecuada y acorde con el contexto.
2. Fortalecer el Plan de Formación de una manera más integral, que permita el retorno
intelectual a toda la organización una vez ejecutado.
3. Gestionar proyectos que permitan el posicionamiento de la Personería a nivel nacional
e internacional.
4. Incrementar la visibilidad de la Personería en medios de comunicación masivos (radio,
televisión, prensa escrita), que den cuenta de la gestión institucional.
Estrategias DO (Vencer las debilidades aprovechando las oportunidades):
1. Actualizar e implementar la estrategia de Gobierno Digital, que permita la
estandarización de la entidad con las políticas estatales y la normatividad que lo
regula.
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(2016 – 2020)
2. Fortalecer la planta de personal, para agilizar el tema presupuestal y cumplir con la
operatividad de la entidad.
Estrategias FA (Usar las fortalezas para evitar o superar amenazas):
1. Sensibilizar a la comunidad acerca del alcance de las funciones de la Personería y su
nivel de intervención conforme con la normatividad vigente.
(Lo planteado en este numeral se encuentra soportado en la matriz de análisis de contexto de la entidad)
10. Objetivos Estratégicos
La Personería Municipal ha definido los objetivos estratégicos para el logro de su misión y
visión para este periodo de gestión, entendidos estos objetivos como la enunciación de los
resultados que pretendemos obtener como entidad, con una gerencia pública basada en
procesos de mejoramiento continuo.
A continuación se presentan los objetivos, las líneas estratégicas y despliegue de acciones
que respaldan la toma de decisiones para cumplir con los objetivos y priorizar los recursos
disponibles.
a. Modernizar la gestión pública y operativa de la entidad.
La Personería de Envigado, tiene plasmado como reto para el periodo 2016 – 2020 fortalecer
la gestión institucional, con un enfoque de accesibilidad y transparencia para la ciudadanía en
el marco de los preceptos constitucionales de la función pública. Este objetivo tiene como fin
modernizar y fortalecer la entidad para optimizar la prestación del servicio al ciudadano,
trabajando las variables de talento humano e infraestructura, proyectando una entidad
conformada por un equipo humano idóneo, con sentido de pertenencia, competente y
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(2016 – 2020)
comprometido con la comunidad envigadeña, y con manejo correcto en la gestión de los
recursos con el fin de ser más productivos y eficientes.
Acciones:
Mantener el Sistema de Gestión de Calidad como estandarización de la actividad
institucional, a través de las recertificaciones y seguimientos del ente certificador.
Desarrollar las políticas establecidas para la modernización del estado colombiano y con
los requerimientos para la prestación de un servicio eficiente, como el mantenimiento del
MECI y la implementación en sus correspondientes fases de la estrategia Gobierno Digital.
Fortalecer la gestión documental para cumplir con la totalidad de requerimientos
normativos.
Proporcionar espacios de actualización normativa para los funcionarios adscritos a la
planta de cargos de la entidad, enfocada a la mejora continua de la prestación del servicio.
Desarrollar los procesos contractuales necesarios, que garanticen el funcionamiento de la
entidad con relación a los recursos físicos, tecnológicos, organizacionales y de apoyo a la
gestión, para la adecuada prestación del servicio.
b. Fortalecer las acciones tendientes a promover los derechos humanos y valores
ciudadanos en el Municipio de Envigado.
Se proponen estrategias para la promoción y protección de los derechos humanos, como
nuestro eje misional.
Acciones:
Promover jornadas de promoción y divulgación de los DDHH a través de procesos de
capacitación en las instituciones educativas y mesa de juventud del municipio de Envigado.
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Generar espacios de sensibilización como agente del ministerio público, con los
funcionarios del municipio de Envigado y sus entes descentralizados, como factor
preventivo de conductas que constituyan faltas disciplinarias.
Fortalecer los mecanismos de participación ciudadana, gestionando espacios de
capacitación a las veedurías ciudadanas para que tengan herramientas para ejercer un
efectivo control social a las actividades de la administración municipal.
Implementar acciones enfocadas a fomentar competencias ciudadanas para construir una
cultura de paz y de convivencia democrática en el Municipio de Envigado, en las cuales se
incluyan diferentes actores de la comunidad en el desarrollo de las estrategias post
acuerdo de paz.
Continuar con la presentación del Informe anual de la situación de derechos humanos en
el municipio de Envigado, como diagnóstico de los avances y las problemáticas de los
derechos humanos en la jurisdicción territorial, que sirva como referente para la actuación
de las autoridades respectivas.
Promover jornadas de atención interinstitucional y de descentralización de los servicios de
la entidad, en las cuales se realice promoción y divulgación de los DDHH en la comunidad
envigadeña, llevando la Personería a las diferentes zonas del municipio.
Promocionar los DDHH y sus mecanismos de protección, a través de espacios de
comunicación, publicaciones, productos audiovisuales y eventos de participación masiva.
Afianzar la figura del personero estudiantil como multiplicador de la gestión de los
derechos en las instituciones educativas.
c. Ampliar la cobertura de las actuaciones de la Personería en el Municipio para la
protección los derechos humanos.
Se busca garantizar la protección de los derechos humanos en el Municipio de Envigado,
impactando diferentes grupos poblacionales.
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(2016 – 2020)
Acciones:
Realizar visitas de verificación en la atención de los derechos humanos a las personas
recluidas en los establecimientos carcelarios y de detención, y en los centros
gerontológicos, geriátricos y de emergencia para niños, niñas y adolescentes.
Generar procesos de concertación con el sector salud, con fines de prevención de
acciones jurídicas.
Orientar acciones para la protección de derechos humanos para sectores vulnerables en el
Municipio de Envigado.
Conformar un Centro de Conciliación, con el fin de promover la solución pacífica y eficaz
de los conflictos presentados en la comunidad y para facilitar el acceso a la justicia de
sectores vulnerables.
Realizar actuaciones conjuntas con otras entidades, encaminadas a la protección del
medio ambiente, a través del seguimiento, control y vigilancia de la protección de los
recursos naturales y ambientales.
Fortalecer la interacción directa y permanente de la entidad con la ciudadanía en el
ejercicio de sus derechos.
d. Fortalecer la imagen institucional a nivel departamental, nacional e
internacional.
Promover las acciones para posicionar a la Personería de Envigado, como un referente a
nivel local, departamental y nacional.
Acciones:
Implementar estrategias que permitan fortalecer la comunicación interna y externa de la
Entidad, mejorando la interrelación con el entorno, proyectando una imagen de confianza y
credibilidad para la ciudadanía y los grupos de interés.
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(2016 – 2020)
Desarrollar acciones de liderazgo ante las asociaciones de personeros de carácter
departamental y nacional.
e. Generar procesos de articulación y cooperación con otras entidades para el
logro de los objetivos.
Entendemos que el éxito se logra a través de procesos articulados con las partes interesadas
encargadas de temas que pueden impactar a nuestro público objetivo.
Acciones:
Gestionar y ejecutar convenios interinstitucionales con el fin de generar acciones de
impacto, liderando e interviniendo en proyectos que trasciendan positivamente en la
comunidad y en la gestión pública municipal.
Presentar proyectos para la consecución de recursos en pro de la gestión de la
Personería.
Generar acciones colectivas con otras entidades de nivel municipal, departamental,
nacional e internacional, para la protección de los derechos humanos de la población más
vulnerable del Municipio.
Líneas Estratégicas para los objetivos estratégicos:
1. Fortalecer las competencias del personal mediante el desarrollo de procesos de gestión
del conocimiento y un plan de formación acordes con las necesidades de la entidad y sus
procesos.
2. Prestar un servicio de alta calidad y oportunidad a la comunidad, con ampliación de la
cobertura, soportados en la planeación, control en nuestros procesos.
3. Posicionar la Personería como una de las mejores a nivel nacional, mediante el
mejoramiento de los resultados institucionales.
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(2016 – 2020)
4. Implementar proyectos de mejora significativos que generen impacto en la gestión
institucional, mediante el planteamiento de criterios de efectividad acordes con las
necesidades.
5. Incrementar la cobertura en el control de la vigilancia a la conducta oficial mediante
intervenciones administrativas eficaces y oportunas, que conlleven a la gestión de procesos
disciplinarios justos en coherencia con los términos de ley.
6. Cumplir con la ejecución presupuestal en función de los proyectos estimados por la
entidad, que contribuyan con la calidad en la prestación de los servicios y la satisfacción de
los usuarios.
7. Incrementar la visibilidad de la Personería en medios de comunicación masivos (radio,
televisión, prensa escrita), que den cuenta de la gestión institucional y que sea percibida
como garante de los derechos comunidad.
Los objetivos, las líneas estratégicas y las acciones definidas en este documento, se
desarrollarán a través de lo plasmado en el plan de acción definido para cada vigencia y los
demás planes institucionales, los cuales tendrán como referente los lineamientos estipulados
en el direccionamiento estratégico “Personería de Envigado, unidos por los derechos
humanos” 2016 – 2020. En estos planes se definirán las actividades con las que se pretenden
ejecutar las acciones aquí plasmadas, los recursos disponibles, responsables de la ejecución,
los tiempos de realización y los indicadores que midan el grado de avance de cada una de
ellas.
(Lo planteado en este numeral se encuentra soportado en la matriz de análisis de contexto de la entidad)
11. Política de administración de riesgos
La Política de Administración del Riesgo de la Personería Municipal de Envigado, tiene como
finalidad definir criterios de identificación, análisis, valoración y prevención de los riesgos de
gestión y de corrupción que puedan afectar el normal desarrollo de la labor misional de la
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entidad e impedir el cumplimiento de los fines esenciales del estado y los objetivos
institucionales.
11.1. Objetivo de la Política. Orientar la toma de decisiones oportunas y minimizar efectos
adversos al interior de la Entidad, con el fin de dar continuidad a la gestión institucional y
asegurar el cumplimiento de los compromisos con la comunidad.
11.2. Alcance de la Política. La política de riesgos es aplicable a todos los procesos,
proyectos de la Entidad y a todas las acciones ejecutadas por los servidores durante el
ejercicio de sus funciones.
11.3 Responsabilidad y compromiso frente al riesgo
Rol Función
Alta Dirección
(Comité Directivo)
Establecer la política de riesgo. Realizar seguimiento y análisis periódico a los
riesgos institucionales. Consolidar el Mapa de riesgos institucional. Monitorear
cambio de entorno y nuevas amenazas.
Líderes de los
Procesos
Identificar los riesgos y controles de procesos. Realizar seguimiento y análisis a los
controles de los riesgos según periodicidad establecida. Actualizar el mapa de
riesgos cuando la administración de los mismos lo requiera.
Control Interior
Asesorar en la identificación de los riesgos institucionales. Analizar la idoneidad de
los controles establecidos en los procesos. Realizar seguimiento a los riesgos
consolidados en los mapas de riesgos. Reportar seguimiento a los riesgos de
corrupción.
11.4. Tipo de riesgos. Conforme las directrices de la guía de riesgos del DAFP y de acuerdo
con la naturaleza de la entidad y los objetivos institucionales, se han identificado los
siguientes tipos de riesgos:
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Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del
riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento
de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la
entidad por parte de la alta gerencia.
Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la
ciudadanía hacia la institución.
Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de
los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de
la entidad, de la articulación entre dependencias.
Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que
incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos,
manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.
Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los
requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la
comunidad.
Riesgos de Tecnología: Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para
satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.
11.5. Nivel de aceptación del riesgo. Acogiendo la Matriz de riesgo sugerida en la Guía para
la Administración del Riesgo de Función Pública, la medición de los riesgos de proceso se
hace a través de la tabla de probabilidad e impacto así:
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Zona de riesgo baja: Asumir el riesgo.
Zona de riesgo moderada: Asumir el riesgo, reducir el riesgo.
Zona de riesgo Alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
11.6. Metodología para la gestión del riesgo: Atendiendo la metodología propia de Función
Pública Guía para la administración del riesgo, se define los siguientes pasos para la
adecuada gestión del riesgo para cada proceso al inicio de cada vigencia:
Paso 1. Establecimiento del contexto conforme los factores que podrían afectar el
cumplimiento de los factores institucionales de la entidad. (Ver estructura de matriz de riesgos
institucional).
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
(2016 – 2020)
Paso 2: Mediante lluvia de ideas del Comité Directivo, se identifica y clasifican los riesgos de
los procesos, se analizan las causas que podrían afectar el cumplimiento del objetivo y sus
posibles consecuencias potenciales. (Ver estructura de matriz de riesgos institucional).
Paso 3. Haciendo uso del mapa de calor o matriz de probabilidad e impacto se determina el
nivel del riesgo inherente. (Ver estructura de matriz de riesgos institucional).
Paso 4. Seleccionar la acción de control relacionada con el riesgo, se valoran los controles y se determina el nuevo nivel del riesgo, se documenta el resultado final como riesgo residual y las medidas de respuesta. (Ver estructura de matriz de riesgos institucional).
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(2016 – 2020)
Paso 5. Se identifican las acciones a emprender durante la vigencia para la adecuada administración del riesgo, se determina el responsable de cada una de ellas, periodo de seguimiento, lo cual se hará de forma trimestral. (Ver estructura de matriz de riesgos institucional).
12. Evaluación y seguimiento.
Definidos los parámetros que fundamentan la planeación estratégica para el periodo 2016 –
2020, la Personería realizará monitoreo permanente a su cumplimiento, pues las actuaciones
que se establezcan en los planes, programas y proyectos deben tener coherencia con esta.
Además, se socializará continuamente con los funcionarios lo establecido en este documento
para que sea interiorizado en la cultura organizacional.
Desde control interno, a través de la evaluación independiente, se revisaran aspectos aquí
relacionados y el Comité Directivo garantizará su cumplimiento con el seguimiento constante
a la gestión y a los indicadores definidos.
(Original Firmado)
________________ VIRGINIA LÓPEZ FLÓREZ Personera de Envigado
