DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS … · secretarÍa de finanzas, inversiÓn y administraciÓn....

SECRETARÍA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN.

DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

Manual de Procedimientos 2017

Diciembre 2017.

Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

1

ÍNDICE

Resumen Procesos ......................................................................................................................................................................... 9

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................................................ 16

Asesoría a las áreas de la DGRMySG .......................................................................................................................................... 16

Flujograma Asesoría a las áreas de la DGRMySG ......................................................................................................................... 18

Análisis de observaciones de autoridades fiscalizadoras ........................................................................................................ 19

Flujograma Análisis de observaciones de autoridades fiscalizadoras. ............................................................................................ 21

Revisión de normativa .................................................................................................................................................................. 22

Flujograma Revisión de normativa. ................................................................................................................................................. 24

Procedimiento administrativo de rescisión contractual ............................................................................................................ 25

Flujograma Procedimiento administrativo de rescisión contractual. ................................................................................................ 27

Procedimiento administrativo de aplicación de sanciones ....................................................................................................... 28

Flujograma Procedimiento administrativo de aplicación de sanciones ........................................................................................... 30

Informes derivados de inconformidades .................................................................................................................................... 31

Flujograma Informes derivados de inconformidades. ...................................................................................................................... 33

Alta de Proveedores ...................................................................................................................................................................... 34

Flujograma Alta de Proveedores. .................................................................................................................................................... 36

Modificación al Registro de Proveedores ................................................................................................................................... 37

Flujograma Modificación al Registro de Proveedores. .................................................................................................................... 38

Suspensión del Registro en el Padrón de Proveedores ............................................................................................................ 39

Flujograma Suspensión del Registro en el Padrón de Proveedores. .............................................................................................. 40

Cancelación de Registro en el Padrón de Proveedores ............................................................................................................ 41

Flujograma Cancelación de Registro en el Padrón de Proveedores. .............................................................................................. 43

Visita a Proveedores ..................................................................................................................................................................... 44

Flujograma Visita a Proveedores. ................................................................................................................................................... 45

Carga de Trabajo ........................................................................................................................................................................... 46

Flujograma Carga de Trabajo. ........................................................................................................................................................ 48

Adjudicación Directa Estatal ........................................................................................................................................................ 49

Flujograma Adjudicación Directa Estatal. ........................................................................................................................................ 52

Adjudicación Directa Federal ....................................................................................................................................................... 53

Flujograma Adjudicación Directa Federal. ....................................................................................................................................... 56

Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Estatal ......................................................................................... 57

Flujograma Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Estatal. ............................................................................. 60

Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Federal ........................................................................................ 61

Flujograma Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Federal. ............................................................................ 64

Licitación Restringida Estatal ...................................................................................................................................................... 65

Flujograma Licitación Restringida Estatal. ...................................................................................................................................... 71

Licitación Pública Nacional Estatal ............................................................................................................................................. 72

Flujograma Licitación Pública Nacional Estatal. .............................................................................................................................. 78

Licitación Pública Nacional Federal ............................................................................................................................................ 79

Flujograma Licitación Pública Nacional Federal. ............................................................................................................................. 85

Seguimiento a ejecución de contrataciones ............................................................................................................................... 86

Flujograma Seguimiento a Ejecución de Contrataciones. ............................................................................................................... 87



2

Formalización de Contratos ......................................................................................................................................................... 88

Flujograma Formalización de Contratos. ......................................................................................................................................... 90

Alta de material ............................................................................................................................................................................. 91

Flujograma Alta de Material. ........................................................................................................................................................... 95

Modificación al material ................................................................................................................................................................ 96

Flujograma Modificación al material. ............................................................................................................................................... 98

Investigación de Mercado ............................................................................................................................................................ 99

Flujograma Investigación de Mercado. .......................................................................................................................................... 101

Actualización del Catálogo de Vehículos .................................................................................................................................. 102

Flujograma Actualización del Catálogo de Vehículos. .................................................................................................................. 104

Administración del Almacén Central ......................................................................................................................................... 105

Flujograma Administración del Almacén Central. .......................................................................................................................... 107

Asesoría de Compras ................................................................................................................................................................. 108

Flujograma Asesoría de Compras. ................................................................................................................................................ 109

Propuesta de Optimización a Normas y Políticas .................................................................................................................... 110

Flujograma Propuesta de Optimización a Normas y Políticas. ...................................................................................................... 112

Atención y Seguimiento a Auditorías ........................................................................................................................................ 113

Flujograma Atención y Seguimiento a Auditorías. ......................................................................................................................... 115

Atención y Seguimiento de Solicitudes de Información .......................................................................................................... 116

Flujograma Atención y Seguimiento de Solicitudes de Información. ............................................................................................. 117

Altas de Mobiliario y Equipo por compras a través de la DAS................................................................................................ 118

Flujograma Altas de Mobiliario y Equipo por compras a través de la DAS.................................................................................... 119

Hoja de control de cambios ....................................................................................................................................................... 120

Altas de Mobiliario y Equipo (compras liberadas y liberación de bienes por pedido) .......................................................... 121

Flujograma Altas de Mobiliario y Equipo (compras liberadas y liberación de bienes por pedido) ................................................. 123


Alta de Vehículos (Vehículos en almacén de la DAS) .............................................................................................................. 125

Flujograma Alta de Vehículos (Vehículos en almacén de la DAS) ................................................................................................ 127


Alta de Vehículos (Compras liberadas y liberación por pedido)............................................................................................. 129

Flujograma Alta de Vehículos (Compras liberadas y liberación por pedido) ................................................................................. 132


Baja de Mobiliario y Equipo ....................................................................................................................................................... 134

Flujograma Baja de Mobiliario y Equipo ........................................................................................................................................ 136


Baja por robo/extravío y duplicidad .......................................................................................................................................... 138

Flujograma Baja por robo/extravío y duplicidad ............................................................................................................................ 140


Baja de Vehículos........................................................................................................................................................................ 142

Flujograma Baja de Vehículos ...................................................................................................................................................... 144




3

Reasignación de Bienes Muebles a Dependencias y Entidades ............................................................................................ 146

Flujograma Reasignación de Bienes Muebles a Dependencias y Entidades ................................................................................ 148 Formatos ....................................................................................................................................................................................... 149 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 149


Donación de Bienes Muebles ..................................................................................................................................................... 152

Flujograma Donación de Bienes Muebles ..................................................................................................................................... 155 Formatos ....................................................................................................................................................................................... 156 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 156


Enajenación Pública ................................................................................................................................................................... 159

Flujograma Enajenación Pública ................................................................................................................................................... 162


Contrato de Comodato de Bienes Muebles .............................................................................................................................. 164

Flujograma Contrato de Comodato de Bienes Muebles ................................................................................................................ 165


Alta de inmuebles adquiridos por vía de donaciones municipales y particulares ................................................................ 167

Flujograma Alta de inmuebles adquiridos por vía de donaciones municipales y particulares. ...................................................... 171


Alta de inmuebles adquiridos por vía de diligencias de información testimonial ad perpetuam ........................................ 173

Flujograma Alta de inmuebles adquiridos por vía de diligencias de información testimonial ad perpetuam ................................. 177


Alta de inmuebles adquiridos por la Secretaría de Obra Pública para reservas territoriales .............................................. 179

Flujograma Alta de inmuebles adquiridos por la Secretaría de Obra Pública para reservas territoriales ...................................... 183


Alta de inmuebles por compraventa para adquisiciones para reservas territoriales ........................................................... 185

Flujograma Alta de inmuebles por compraventa para adquisiciones para reservas territoriales ................................................... 190


Contratos de Arrendamiento ...................................................................................................................................................... 192

Flujograma Contratos de Arrendamiento ...................................................................................................................................... 194


Contratos de comodato .............................................................................................................................................................. 196

Flujograma Contratos de comodato .............................................................................................................................................. 198


Acuerdos de Destino .................................................................................................................................................................. 200

Flujograma Acuerdos de Destino .................................................................................................................................................. 203


Integración de información para Aseguramiento vehicular .................................................................................................... 205

Flujograma Integración de información para Aseguramiento vehicular ......................................................................................... 208


Integración de información para Aseguramiento de bienes inmuebles, muebles y contenidos ......................................... 210

Flujograma Integración de información para Aseguramiento de bienes inmuebles, muebles y contenidos ................................. 212



4


Integración para Aseguramiento de carreteras ........................................................................................................................ 214

Flujograma Integración para Aseguramiento de carreteras .......................................................................................................... 216


Integración para Aseguramiento Parque Aéreo ....................................................................................................................... 218

Flujograma Integración para Aseguramiento Parque Aéreo ......................................................................................................... 220


Integración de información para Aseguramiento vehicular .................................................................................................... 222

Flujograma Integración de información para Aseguramiento vehicular ......................................................................................... 224


Siniestros de vehículos, Robo Total y/o Pérdida Total por Daños Materiales ....................................................................... 226

Flujograma Siniestros de vehículos, Robo Total y/o Pérdida Total por Daños Materiales ............................................................ 229


Seguimientos de Reportes siniestros de bienes muebles e inmuebles, contenidos, Cristales (inmuebles y vehículos) . 231

Flujograma Seguimientos de Reportes siniestros de bienes muebles e inmuebles, contenidos, Cristales (inmuebles y

vehículos) ...................................................................................................................................................................................... 234


Elaboración de Proyectos de Mantenimiento y Presupuesto ................................................................................................. 236

Flujograma Elaboración de Proyectos de Mantenimiento y Presupuesto ..................................................................................... 238

Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles ........................................................................................................................ 239

Flujograma Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles ......................................................................................................... 241

Elaboración de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades .............................................................................................. 242

Flujograma Elaboración de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a

Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades. ................................................................................................... 244

Elaboración de convenio modificatorio por prorroga de fecha para los contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades .... 245

Flujograma Elaboración de convenio modificatorio por prorroga de fecha para los contrato bajo la modalidad de invitación a

cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades. ............... 247

Elaboración de convenio modificatorio por altas, bajas excedentes y conceptos fuera de catálogo para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades ................................................................................................................................................ 248

Flujograma Elaboración de convenio modificatorio por altas, bajas excedentes y conceptos fuera de catálogo para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles

para Dependencias o Entidades. .................................................................................................................................................. 250

Solicitud de pasivos (gasto devengado) para el cierre del ejercicio fiscal para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades ..................................................................................................................................................................................... 251

Flujograma Solicitud de pasivos (gasto devengado) para el cierre del ejercicio fiscal para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o

Entidades. ..................................................................................................................................................................................... 253

Solicitud de refrendo de recursos de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades ................................................................. 254

Flujograma Solicitud de refrendo de recursos de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores

de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades. ................................................................... 256

Solicitud de pena convencional por incumplimiento en la entrega de los servicios de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias ................................................................................................................................ 257



5

Flujograma Solicitud de pena convencional por incumplimiento en la entrega de los servicios de mantenimiento a Bienes

Muebles e Inmuebles para Dependencias. ................................................................................................................................... 259

Solicitud de trámite de pago de las contrataciones realizadas por la Dirección................................................................... 260

Flujograma Solicitud de trámite de pago de las contrataciones realizadas por la Dirección. ........................................................ 262

Proceso para solicitud de contratación de servicios de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado ........................... 263

Flujograma Proceso para solicitud de contratación de servicios de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado. ..................... 265

Solicitud de Convenio Modificatorio para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado . 266

Flujograma Solicitud de Convenio Modificatorio para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y

fotocopiado. ................................................................................................................................................................................... 268

Gestión de trámite de pago para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de las Dependencias .............................................................................................................................................................................. 269

Flujograma Gestión de trámite de pago para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de las

Dependencias. .............................................................................................................................................................................. 271

Gestión de pena convencional para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de las Dependencias, por el incumplimiento del servicio .................................................................................................................. 272

Flujograma Gestión de pena convencional para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de

las Dependencias, por el incumplimiento del servicio. .................................................................................................................. 274

Solicitud de servicio de telefonía fija o convencional ............................................................................................................. 275

Flujograma Solicitud de servicio de telefonía fija o convencional .................................................................................................. 277 Formato ......................................................................................................................................................................................... 278 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 279


Solicitud de servicio de enlaces ................................................................................................................................................ 281

Flujograma Solicitud de servicio de enlaces ................................................................................................................................. 283 Formato ......................................................................................................................................................................................... 284 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 285


Solicitud de servicio de telefonía móvil .................................................................................................................................... 287

Flujograma Solicitud de servicio de telefonía móvil ....................................................................................................................... 289


Atención de solicitudes del servicio de suministro, control y administración de combustible .......................................... 291

Flujograma Atención de solicitudes del servicio de suministro, control y administración de combustible ..................................... 292 Formato ......................................................................................................................................................................................... 293 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 294

Atención de solicitudes de arrendamientos de bienes inmuebles ......................................................................................... 296

Flujograma Atención de solicitudes de arrendamientos de bienes inmuebles .............................................................................. 298 Formato ......................................................................................................................................................................................... 299 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 300


Atención de solicitudes de servicios de energía eléctrica en el convenio de cobranza centralizada ................................. 302

Flujograma Atención de solicitudes de servicios de energía eléctrica en el convenio de cobranza centralizada.......................... 303 Formato ......................................................................................................................................................................................... 304 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 305


Atención de solicitudes de servicios de agua potable en convenio de cobranza centralizada ........................................... 307



6

Flujograma Atención de solicitudes de servicios de agua potable en convenio de cobranza centralizada ................................... 308 Formato ......................................................................................................................................................................................... 309 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 310


Preparación de expediente para trámite de pago de servicios básicos ................................................................................. 312

Flujograma Preparación de expediente para trámite de pago de servicios básicos ...................................................................... 315


Arrendamiento de espacios del Centro de Convenciones, Auditorio del Estado y Casa del Conde Rul y Valenciana ..... 317

Flujograma Arrendamiento de espacios del Centro de Convenciones, Auditorio del Estado y Casa del Conde Rul y Valenciana319


Recepción de oficios de la Dirección Administrativa y de Pagos .......................................................................................... 321

Flujograma Recepción de oficios de la Dirección Administrativa y de Pagos. .............................................................................. 322

Calculo de penas convencionales según la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Art. 134 ..... 323

Flujograma Calculo de penas convencionales según la ley de contrataciones públicas para el estado de Guanajuato. Art 134. 326


Calculo de sanciones según la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Art. 127 .......................... 328

Flujograma Calculo de sanciones según la ley de contrataciones públicas para el estado de Guanajuato. Art. 127. .................. 330


Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso MM ............................................................................................................. 332

Flujograma Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso MM. ............................................................................................. 334 Formato ......................................................................................................................................................................................... 335 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 336


Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso FI ................................................................................................................ 338

Flujograma Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso FI. ............................................................................................... 340 Formato ......................................................................................................................................................................................... 341 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 342


Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso MM ................................................................................................................................... 344

Flujograma Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso MM. .................................................................................................................. 346 Formato ......................................................................................................................................................................................... 347 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 348


Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso FI ...................................................................................................................................... 350

Flujograma Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso FI. ..................................................................................................................... 352 Formato ......................................................................................................................................................................................... 353 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 354 Hoja de control de cambios ........................................................................................................................................................... 355

Pagos Mantenimientos Bienes Muebles ................................................................................................................................... 356

Flujograma Pagos Mantenimientos Bienes Muebles..................................................................................................................... 358 Formato ......................................................................................................................................................................................... 359 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 360




7

Pagos Mantenimientos Bienes Inmuebles ................................................................................................................................ 362

Flujograma Pagos Mantenimientos Bienes Inmuebles.................................................................................................................. 364 Formato ......................................................................................................................................................................................... 365 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 366


Pago de póliza anual de seguro de Bienes Muebles, Inmuebles y Contenidos. Vehículos y Aeronaves. Para Dependencias y Entidades ......................................................................................................................................................... 368

Flujograma Pago de póliza anual de seguro de Bienes Muebles, Inmuebles y Contenidos. Vehículos y Aeronaves. Para

Dependencias y Entidades. ........................................................................................................................................................... 370 Formato ......................................................................................................................................................................................... 371 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 372


Pago de Servicios Básicos (Servicio de agua potable y alcantarillado) ................................................................................ 374

Flujograma Pago de Servicios Básicos (Servicio de agua potable y alcantarillado). .................................................................... 376 Formato ......................................................................................................................................................................................... 377 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 378


Pago de Servicios Básicos (Servicio de energía eléctrica CFE y Telefonía Convencional) ................................................. 380

Flujograma Pago de Servicios Básicos (Servicio de energía eléctrica CFE y Telefonía Convencional). ...................................... 382 Formato ......................................................................................................................................................................................... 383 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 384


Pagos pactados en moneda extranjera ..................................................................................................................................... 386

Flujograma Pagos pactados en moneda extranjera. ..................................................................................................................... 388 Formato ......................................................................................................................................................................................... 389 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 390


Pagos de pasivos de contratos DAS ......................................................................................................................................... 392

Flujograma Pagos de pasivos de contratos DAS. ......................................................................................................................... 394 Formato ......................................................................................................................................................................................... 395 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 396


Pagos de pasivos de contratos de mantenimientos ................................................................................................................ 398

Flujograma Pagos de pasivos de contratos de mantenimientos. .................................................................................................. 400 Formato ......................................................................................................................................................................................... 401 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 402


Pagos de pasivos de contratos liberados ................................................................................................................................. 404

Flujograma Pagos de pasivos de contratos liberados. .................................................................................................................. 406 Formato ......................................................................................................................................................................................... 407 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 408


Pagos a cuenta de participaciones municipales. (Convenios de Colaboración y Coordinación) ....................................... 410

Flujograma Pagos a cuenta de participaciones municipales. (Convenios de Colaboración y Coordinación). ............................... 412 Formato ......................................................................................................................................................................................... 413



8

Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 414


Pagos de contratos sancionados .............................................................................................................................................. 416

Flujograma Pagos de contratos sancionados. .............................................................................................................................. 418 Formato ......................................................................................................................................................................................... 419 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 420


Creación de pasivos contratos DAS MM ................................................................................................................................... 422

Flujograma Creación de pasivos contratos DAS MM. ................................................................................................................... 424


Creación de pasivos contratos DAS FI ..................................................................................................................................... 426

Flujograma Creación de pasivos contratos DAS FI. ...................................................................................................................... 428


Creación de pasivos contratos Liberados ................................................................................................................................ 430

Flujograma Creación de pasivos contratos Liberados................................................................................................................... 432


Creación de pasivos contratos Mantenimientos BI – BM ........................................................................................................ 434

Flujograma Creación de pasivos contratos Mantenimientos BI - BM. ........................................................................................... 436


Reconocimiento de Activos Fideicomiso FIJUPEG ................................................................................................................. 438

Flujograma Reconocimiento de Activos Fideicomiso FIJUPEG. ................................................................................................... 440 Formato ......................................................................................................................................................................................... 441 Instructivo de llenado .................................................................................................................................................................... 442




9

Resumen Procesos

Datos Generales Total Macroprocesos

5

Total Procesos

19

Total Procedimientos

100

Áreas:

Coordinación Jurídica. Dirección de Adquisiciones y Suministros. Dirección de Control Patrimonial. Dirección de Servicios Generales. Dirección Administrativa y de Pagos.

No. Macroproceso No. Procesos No. Procedimientos Claves

1 Coordinación

Ejecutiva Jurídica

1 Apoyo Jurídico

1 Asesorar a las áreas de la DGRMySG

MP-DGRMSG-CEJ-ASE-1.1

2 Analizar observaciones de autoridades fiscalizadoras

MP-DGRMSG-CEJ-FISC-1.2

3 Revisión normativa MP-DGRMSG-CEJ-NORM-1.3

2 Procedimientos Administrativos

4 Procedimiento administrativo de rescisión contractual

MP-DGRMSG-CEJ-PAR-2.1

5 Procedimiento administrativo de aplicación de sanciones


6 Informes derivados de inconformidades


2

Dirección de Adquisiciones y

Suministros

1

Administración del Padrón de

Proveedores

7 Alta de Proveedores MP-DGRMSG-DAS-AP-1.1

8 Modificación al Registro de Proveedores

MP-DGRMSG-DAS-MRP-1.2

9 Suspensión del registro en el padrón de proveedores

MP-DGRMSG-DAS-SRP-1.3

10 Cancelación del registro en el padrón de proveedores

MP-DGRMSG-DAS-CRP-1.4

11 Visita a Proveedores MP-DGRMSG-DAS-VP-1.5

2 Ejecución de

Compras

12 Carga de Trabajo MP-DGRMSG-DAS-CT-2.1

13 Adjudicación Directa Estatal MP-DGRMSG-DAS-ADE-2.2

14 Adjudicación Directa Federal MP-DGRMSG-DAS-ADF-2.3

15 Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Estatal

MP-DGRMSG-DAS-ADCTP-2.4

16 Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Federal

MP-DGRMSG-DAS-ADCTPF-2.5

17 Licitación Restringida Estatal MP- MP-DGRMSG-DAS-LRE-2.6

18 Licitación Pública Nacional Estatal

MP-MP-DGRMSG-DAS-LPNE-2.7

19 Licitación Pública Nacional Federal

MP-DGRMSG-DAS-LPNF-2.8



10

20 Seguimiento a Ejecución de Contrataciones

MP-DGRMSG-DAS-SEC-2.9

21 Formalización de Contratos MP-DGRMSG-DAS-FC-2.10

3

Administración del Catálogo de Materiales

22 Alta de Material MP-DGRMSG-DAS-AM-3.1

23 Modificación al Material MP-DGRMSG-DAS-MM-3.2

24 Investigación de Mercado MP-DGRMSG-DAS-IM-3.3

25 Actualización del Catálogo de Vehículos

MP-DGRMSG-DAS-ACV-3.4

4 Administración del

Almacén Central 26

Administración del Almacén Central

MP-DGRMSG-DAS-AAC-4.1

5 Seguimiento de

Compras

27 Asesoría de Compras MP-DGRMSG-DAS-AC-5.1

28 Propuesta de Optimización a Normas y Políticas

MP-DGRMSG-DAS-PONP-5.2

29 Atención y Seguimiento a Auditorias

MP-DGRMSG-DAS-ASA-5.3

30 Atención y Seguimiento de Solicitudes de Información

MP-DGRMSG-DAS-ASSI-5.4

3

Dirección de Control

Patrimonial

1 Inventario de

Bienes Muebles

31 Altas de Mobiliario y Equipo por compras a través de la DAS

MP-DGRMSG-DCP-ALT-1.1

32

Altas de Mobiliario y Equipo (compras liberadas y liberación de bienes por pedido)


33 Alta de Vehículos (Vehículos en almacén de la DAS)


34 Alta de Vehículos (Compras liberadas y liberación por pedido)

MP-DGRMSG-CDP-ALT-1.4

35 Baja de Mobiliario y Equipo MP-DGRMSG-DCP-BAJ-1.5

36 Baja por robo/extravío y duplicidad

MP-DGRMSG-DCP-BAJ-1.6

37 Baja de Vehículos MP-DGRMSG-DCP-BAJ-1.7

38 Reasignación de Bienes Muebles a Dependencias y Entidades

MP-DGRMSG-DCP-REA-1.8

39 Donación de Bienes Muebles MP-DGRMSG-DCP-DON-1.9

40 Enajenación Pública MP-DGRMSG-DCP-ENA-1.10

41 Contrato de Comodato de Bienes Muebles

MP-DGRMSG-DCP-COM-1.11

2 Inventario de

Bienes Inmuebles 42

Alta de inmuebles adquiridos por vía de donaciones municipales y particulares

MP-DGRMSG-DCP-DON-2.1



11

43

Alta de inmuebles adquiridos por vía de diligencias de información testimonial ad perpetuam

MP-DGRMSG-DCP-DIL-2.2

44

Alta de inmuebles adquiridos por la Secretaría de Obra Pública para reservas territoriales

MP-DGRMSG-DCP-AFECT-2.3

45

Alta de inmuebles por compraventa para adquisiciones para reservas territoriales

MP-DGRMSG-DCP-COMPR-2.4

46 Contratos de Arrendamiento MP-DGRMSG-DCP-ARREND-2.5

47 Contratos de comodato MP-DGRMSG-DCP-COMOD-2.6

48 Acuerdos de Destino MP-DGRMSG-DCP-DESTIN-2.7

3

Aseguramiento del Patrimonio del

Estado

49 Integración de información para Aseguramiento vehicular

MP-DGRMSG-DCP-IIAV-3.1

50

Integración de información para Aseguramiento de bienes inmuebles, muebles y contenidos

MP-DGRMSG-DCP-IIABMMC-3.2

51 Integración para Aseguramiento de carreteras

MP-DGRMSG-DCP-IAC-3.3

52 Integración para Aseguramiento Parque Aéreo

MP-DGRMSG-DCP-IAPA-3.4

53 Integración de información para Aseguramiento vehicular


54 Siniestros de vehículos, Robo Total y/o Pérdida Total por Daños Materiales

MP-DGRMSG-DCP-SVRTPTDM-3.6

55

Seguimientos de Reportes siniestros de bienes muebles e inmuebles, contenidos, Cristales (inmuebles y vehículos)

MP-DGRMSG-DCP-SRSBMICC-3.7

4

Dirección de Servicios Generales

1

Mantenimiento a Bienes Muebles e

Inmuebles

56 Elaboración de Proyectos de Mantenimiento y Presupuesto

MP-DGRMSG-DSG-EPMP-1.1

57 Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles

MP-DGRMSG-DSG-MBMI-1.2



12

58

Elaboración de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades

MP-DGRMSG-DSG-CON-1.3

59

Elaboración de convenio modificatorio por prorroga de fecha para los contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades

MP-DGRMSG-DSG-COV-1.4

60

Elaboración de convenio modificatorio por altas, bajas excedentes y conceptos fuera de catálogo para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades


61

Solicitud de pasivos (gasto devengado) para el cierre del ejercicio fiscal para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades


62

Solicitud de refrendo de recursos de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades




13

63

Solicitud de pena convencional por incumplimiento en la entrega de los servicios de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias


64 Solicitud de trámite de pago de las contrataciones realizadas por la Dirección


2 Servicios

Consolidados

65

Proceso para solicitud de contratación de servicios de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado


66

Solicitud de Convenio Modificatorio para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado


67

Gestión de trámite de pago para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de las Dependencias


68

Gestión de pena convencional para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de las Dependencias, por el incumplimiento del servicio

MP-DGRMSG-DSG-CONS-2.4

3 Servicios Básicos

69 Solicitud de servicio de telefonía fija o convencional

MP-DGRMSG-DSG-SSTFC-3.1

70 Solicitud de servicio de enlaces

MP-DGRMSG-DSG-SSE-3.2

71 Solicitud de servicio de telefonía móvil

MP-DGRMSG-DSG-SSTM-3.3

72

Atención de solicitudes del servicio de suministro, control y administración de combustible

MP-DGRMSG-DSG-SSSCAC-3.4

73 Atención de solicitudes de arrendamientos de bienes inmuebles

MP-DGRMSG-DSG-SABI-3.5

74

Atención de solicitudes de servicios de energía eléctrica en el convenio de cobranza centralizada

MP-DGRMSG-DSG-SSEECCC-3.6



14

75

Atención de solicitudes de servicios de agua potable en convenio de cobranza centralizada

MP-DGRMSG-DSG-SSAPCCC-3.7

76 Preparación de expediente para trámite de pago de servicios básicos

MP-DGRMSG-DSG-TPSB-3.8

4

Administración del Centro de

Convenciones y Auditorio del

Estado

77

Arrendamiento de espacios del Centro de Convenciones, Auditorio del Estado y Casa del Conde Rul y Valenciana.

MP-DGRMSG-DSG-AECCAE-4.1

5

Dirección Administrativa y

de Pagos.

1 Control de

Correspondencia 78

Recepción de oficios de la Dirección Administrativa y de Pagos

MP-DGRMSG-DAP-RECEP-1.1

2

Penas convencionales y

Sanciones

79

Calculo de penas convencionales según la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Art. 134

MP-DGRMSG-DAP-PEN-2.1

80

Calculo de sanciones según la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Art. 127

MP-DGRMSG-DAP-SAN-2.2

3 Pagos de Contratos

81 Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso MM

MP-DGRMSG-DAP-PAG-3.1

82 Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso FI


83 Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso MM


84 Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso FI


85 Pagos Mantenimientos Bienes Muebles


86 Pagos Mantenimientos Bienes Inmuebles


87

Pago de póliza anual de seguro de Bienes Muebles, Inmuebles y Contenidos. Vehículos y Aeronaves. Para Dependencias y Entidades


88 Pago de Servicios Básicos (Servicio de agua potable y alcantarillado)


89

Pago de Servicios Básicos (Servicio de energía eléctrica CFE y Telefonía Convencional)




15

90 Pagos pactados en moneda extranjera


91 Pagos de pasivos de contratos DAS


92 Pagos de pasivos de contratos de mantenimientos


93 Pagos de pasivos de contratos liberados


94

Pagos a cuenta de participaciones municipales. (Convenios de Colaboración y Coordinación)


95 Pagos de contratos sancionados


4 Pasivos

96 Creación de pasivos contratos DAS MM

MP-DGRMSG-DAP-PAS-4.1

97 Creación de pasivos contratos DAS FI


98 Creación de pasivos contratos Liberados


99 Creación de pasivos contratos Mantenimientos BI - BM


5 Activos FIJUPEG 100 Reconocimiento de Activos Fideicomiso FIJUPEG

MP-DGRMSG-DAP-ACT-5.1



16

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Asesoría a las áreas de la DGRMySG

Área responsable: Coordinación Ejecutiva Jurídica.

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento: Tipo de procedimiento

Asesoría a las áreas de la DGRMySG Sustantivo

Objetivo:

Asesorar a la Dirección General y sus unidades administrativas, a efecto de que los actos que emitan, en materia de procedimientos de contratación y de regularización de bienes muebles e inmuebles, se sujeten a las disposiciones aplicables.

Clave:

MP-DGRMSG-CEJ-ASE-1.1

Clientes:

Unidades administrativas de la DGRMySG.

Proveedores:

Áreas administrativas de las dependencias y entidades.

Áreas jurídicas de las dependencias y entidades.

Licitantes y proveedores en procedimientos de contrataciones públicas.

Notarios Públicos

Juzgados y Tribunales

Alcance:

Correcta emisión de actos administrativos dentro de los procedimientos de contratación y de los contratos específicos que deriven de éstos; Regularización del estatus jurídico de muebles e inmuebles propiedad del Estado a través de la obtención de escrituras públicas, convenios, contratos, decretos y acuerdos; y, Propuestas de modificación…

Tiempo aproximado de ejecución:

Una semana.

Indicadores:

Actas de los Comités de Adquisiciones y Enajenaciones; Contratos Administrativos de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios; Contratos y convenios en materia mobiliaria e inmobiliaria; Escrituras Públicas, Decretos Legislativos, Acuerdos Gubernativos, Lineamientos en materia de adquisiciones, servicios generales, control patrimonial.

Puntos Críticos:

Integración correcta por parte de las unidades administrativas de la DGRMySG respecto a la información proporcionada con motivo de la consulta jurídica; Seguimiento oportuno de los procedimientos por parte de dichas unidades.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento:

Artículo 105, Fracc. III del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.

Normatividad a la que está sujeto:

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo; Reglamento Interior de la SFIyA; Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato; Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; Lineamientos en materia de adquisiciones, servicios generales, control patrimonial; Código Civil para el Estado de Guanajuato, Ley del Patrimonio Inmobiliario del Estado; Ley del Notariado; Ley Agraria.

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recibir la consulta e información Coordinador Ejecutivo Jurídico

Oficio o comunicado electrónico

2 Turnar al asesor jurídico y/o jefe de procedimientos administrativos, según la naturaleza de la consulta.

Coordinador Ejecutivo Jurídico



17

3 Recibir consulta Asesor jurídico y/o jefe de procedimientos administrativos


4 Analizar la información proporcionada Asesor jurídico y/o jefe de procedimientos administrativos

5

Elaborar proyecto de respuesta Asesor jurídico y/o jefe de procedimientos administrativos

Proyecto de oficio o comunicado electrónico

6 Validar proyecto Coordinador Ejecutivo Jurídico

7 Emitir respuesta a consulta Coordinador Jurídico, Asesor Jurídico, Jefe de Procedimientos Administrativos

Oficio de respuesta

FIN



18

Flujograma Asesoría a las áreas de la DGRMySG

Para visualizar Flujograma dar clic aquí.

https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-CEJ-ASE-1.1.png



19

Análisis de observaciones de autoridades fiscalizadoras




Análisis de observaciones de autoridades fiscalizadoras. Sustantivo

Objetivo:

Participar en el análisis de las observaciones derivadas de las auditorías realizadas por las autoridades fiscalizadoras y las respuestas pertinentes en coordinación con las unidades responsables dentro del ámbito de competencia de la Dirección General.

Clave:

MP-DGRMSG-CEJ-FISC-1.2

Clientes:


Proveedores:

Auditoría Superior del Estado.

Auditoría Superior de la Federación.

Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas

Alcance:

Coadyuvar con las unidades administrativas de la DGRMySG en los procedimientos de fiscalización instaurados con motivo de los actos competencia de la DGRMySG, revisando la información que la unidad fiscalizada proporcione al área jurídica, a fin de proponer argumentos jurídicos que permitan solventar de forma oportuna las observaciones formuladas.

Tiempo aproximado de ejecución: Cinco días.

Indicadores:

Respuestas a solicitud de información; Contestación a pliegos de observaciones; Interposición de Recursos.

Puntos Críticos:

Integración correcta por parte de las unidades administrativas de la DGRMySG respecto a la información proporcionada con motivo de la auditoría; Seguimiento oportuno de los procedimientos de fiscalización por parte de dichas unidades.


Artículo 105, Fracc. VII del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.


Ley Orgánica del Poder Ejecutivo; Reglamento Interior de la SFIyA; Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato; Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; Lineamientos en materia de adquisiciones, servicios generales, control patrimonial; Código Civil para el Estado de Guanajuato, Ley del Patrimonio Inmobiliario del Estado; Ley del Notariado; Ley Agraria, Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato.


1 Recibir solicitud del órgano fiscalizador Unidad administrativa de la DGRMySG cuyo procedimiento es materia de revisión.

Oficio de solicitud

2 Recibir información por parte de la unidad administrativa de la DGRMySG fiscalizada



3 Turnar al Asesor Jurídico y/o al Jefe de Procedimientos Administrativos, según la naturaleza de la auditoría.


4 Analizar la información proporcionada Asesor jurídico y/o jefe de procedimientos administrativos



20

5

Elaborar proyecto de propuesta de argumentos

Asesor jurídico y/o jefe de procedimientos administrativos


6 Validar proyecto Coordinador Ejecutivo Jurídico


7 Remitir argumentos a la unidad administrativa fiscalizada.

Coordinador Ejecutivo Jurídico y/o Asesor jurídico


8 Emitir respuesta al órgano fiscalizador Unidad administrativa de la DGRMySG cuyo procedimiento es materia de revisión.

Oficio de respuesta

FIN



21

Flujograma Análisis de observaciones de autoridades fiscalizadoras.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-CEJ-FISC-1.2.png



22

Revisión de normativa




Revisión de normativa Sustantivo

Objetivo:

Asesorar a la Dirección General y sus unidades administrativas, a efecto de que los actos que emitan, en materia de procedimientos de contratación y de regularización de bienes muebles e inmuebles, se sujeten a las disposiciones aplicables.

Clave:

MP-DGRMSG-CEJ-NORM-1.3

Clientes:


Proveedores:

Áreas administrativas de las dependencias y entidades.

Áreas jurídicas de las dependencias y entidades.

Licitantes y proveedores en procedimientos de contrataciones públicas.

Notarios Públicos

Juzgados y Tribunales

Alcance:

Coordinar los trabajos al interior de la DGRMySG para la actualización de las Disposiciones Administrativas competencia de dicha dirección.


Un mes.

Indicadores:

Propuestas de modificación a lineamientos en materia de adquisiciones, servicios generales y control patrimonial.

Puntos Críticos:

Análisis integral de las unidades administrativas de la DGRMySG en relación a modificar la normativa que rige sus actuaciones, lo anterior, acorde a las necesidades que se presenten con motivo de la operación diaria de sus procedimientos.


Artículo 105, Fracc. I del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.


Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato, Ley del Presupuesto General de Egresos, Lineamientos del Programa Operativo Anual de Compras, Lineamientos de Servicios Generales, Lineamientos de Control Patrimonial y Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.


1 Solicitar propuestas para modificar normativa de la DGRMySG

Procuraduría Fiscal del Estado.


2 Solicitar a las unidades administrativas de la DGRMySG para presentar propuestas de modificación.



3 Recibir solicitud de propuestas de modificación

Unidades administrativas de la DGRMySG

Comunicado electrónico

4

Presentar propuestas por parte de las unidades administrativas de la DGRMySG.

Unidades administrativas de la DGRMySG


5 Recibir propuestas de modificación Coordinador Ejecutivo Jurídico




23

6 Remitir propuestas a asesor jurídico para su análisis y estructuración.



7 Recibir propuestas de modificación Asesor Jurídico Comunicado electrónico

8 Analizar y estructurar propuestas de modificación

Asesor Jurídico

9 Desahogar reuniones de trabajo con las unidades de la DGRMySG.

Coordinador Ejecutivo Jurídico y Asesor Jurídico.

10 Elaborar proyecto de propuestas de modificación.

Asesor Jurídico Comunicado electrónico

11 Validar propuestas de modificación Coordinador Ejecutivo Jurídico

12 Remitir propuestas de modificación a la Procuraduría Fiscal del Estado



FIN



24

Flujograma Revisión de normativa.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-CEJ-NORM-1.3.png



25

Procedimiento administrativo de rescisión contractual




Procedimiento administrativo de rescisión contractual. Sustantivo

Objetivo:

Llevar a cabo los actos relacionados con los procedimientos administrativos de rescisión contractual, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes, de conformidad con las disposiciones aplicables.

Clave:


Clientes:

Dirección de Adquisiciones y Suministros de la DGRMySG (DAS), y Áreas administrativas y jurídicas de las dependencias y entidades.

Proveedores:

Personas físicas y morales que figuran como proveedores, arrendadores o prestadores de servicios de Gobierno del Estado.

Alcance:

Emisión de los actos administrativos inherentes a la sustanciación de los procedimientos a través de los cuales se da por concluida la relación contractual con los proveedores, arrendadores o prestadores de servicios de Gobierno del Estado, por haber actualizado incumplimiento en lo pactado en los contrato, lo anterior a fin de garantizar el interés público que enviste a los contratos administrativos celebrados por la DGRMySG.


Un mes.

Indicadores:

Acuerdos y Resolución emitidos dentro del Procedimiento Administrativo Rescisorio.

Puntos Críticos:

Integración correcta por parte de las áreas administrativas y jurídicas de las dependencias respecto a la información proporcionada a fin de respaldar la procedencia de la rescisión contractual.


Artículo 105, Fracc. VI del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.


Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato; Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; Código de Procedimiento y Justicia Administrativa para el Estado y los Municipios de Guanajuato.


1 Recibir solicitud de rescisión por parte de la DAS, o bien, de la dependencia o entidad



2 Turnar al Asesor Jurídico Coordinador Ejecutivo Jurídico

3 Elaborar proyecto de acuerdo de inicio de PAR.

Asesor jurídico Proyecto de acuerdo.

4 Validar proyecto de acuerdo. Coordinador Ejecutivo Jurídico

5 Emitir acuerdo Director General Acuerdo

6 Notificar acuerdo de inicio de PAR Asesor Jurídico Constancias de notificación



26

7 Recibir contestación por parte del proveedor Proveedor Escrito de contestación

8 Elaborar proyecto de resolución Asesor Jurídico Proyecto de Resolución

9 Validar proyecto de resolución Coordinador Ejecutivo Jurídico

10 Emitir acuerdo de resolución Director General Resolución

11 Notificar resolución Asesor Jurídico Constancias de notificación

FIN



27

Flujograma Procedimiento administrativo de rescisión contractual.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-CEJ-PAR-2.1.png



28

Procedimiento administrativo de aplicación de sanciones




Procedimiento administrativo de aplicación de sanciones. Sustantivo

Objetivo:

Llevar a cabo los actos relacionados con los procedimientos administrativos de aplicación de sanciones, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes, de conformidad con las disposiciones aplicables.

Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Emisión de los actos administrativos inherentes a la sustanciación de los procedimientos a través de los cuales se determinan y aplican sanciones a los proveedores, arrendadores o prestadores de servicios de Gobierno del Estado, por la comisión de las infracciones que prevé la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato, lo anterior a fin de garantizar el interés público que enviste a los contratos administrativos celebrados por la DGRMySG.


Un mes.

Indicadores:

Acuerdos y Resolución emitidos dentro del Procedimiento Administrativo de Aplicación de Sanciones.

Puntos Críticos:

Integración correcta por parte de las áreas administrativas y jurídicas de las dependencias respecto a la información proporcionada a fin de respaldar la procedencia de la sanción.


Artículo 105, Fracc. VI del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.




1 Recibir solicitud de aplicación de sanción por parte de la DGRMySG, o bien, de la dependencia o entidad.



2 Turnar al Jefe de Procedimientos Administrativos.


3 Elaborar proyecto de acuerdo de inicio de PAS.

Jefe de Procedimientos Administrativos

Proyecto de acuerdo.

4 Validar proyecto de acuerdo. Coordinador Ejecutivo Jurídico

5 Emitir acuerdo Director General Acuerdo

6 Notificar acuerdo de inicio de PAS Jefe de Procedimientos Administrativos

Constancias de notificación



29

7 Recibir contestación por parte del proveedor Proveedor Escrito de contestación

8 Elaborar proyecto de resolución Jefe de Procedimientos Administrativos

Proyecto de Resolución

9 Validar proyecto de resolución Coordinador Ejecutivo Jurídico

10 Emitir acuerdo de resolución Director General Resolución

11 Notificar resolución Jefe de Procedimientos Administrativos

Constancias de notificación



30

Flujograma Procedimiento administrativo de aplicación de sanciones





31

Informes derivados de inconformidades




Informes derivados de inconformidades Sustantivo

Objetivo:

Coordinarse con las unidades administrativas correspondientes, para la elaboración y presentación de los informes que deban rendirse con motivo de inconformidades presentadas por particulares en los procedimientos de contratación administrativa.

Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Rendir en tiempo y forma los informes derivados de inconformidades interpuestas por proveedores o prestadores de servicio a efecto de cumplir con el requerimiento que formule el órgano de control respectivo.

Tiempo aproximado de ejecución: Cinco días hábiles.

Indicadores:

Informes previos y/o justificados

Puntos Críticos:

Integración correcta por parte de las áreas administrativas y jurídicas de las dependencias respecto a la información proporcionada a fin de elaborar y presentar en tiempo los informes.


Artículo 105, Fracc. II del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.




1 Recibir Acuerdo de solicitud de informe por parte del órgano de control respectivo y posterior turno al Asesor Jurídico.


Acuerdo.

2 Turnar al Asesor Jurídico Coordinador Ejecutivo Jurídico

3 Recibir acuerdo Asesor Jurídico

4 Elaborar proyecto de informe. Asesor jurídico Proyecto de informe.

5 Validar proyecto de informe. Coordinador Ejecutivo Jurídico



32

6 Emitir informe Director General o Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Administración Pública Estatal.

Informe.

7 Presentar Informe Asesor Jurídico Acuerdo.

FIN



33

Flujograma Informes derivados de inconformidades.





34

Alta de Proveedores

Área responsable: Dirección de Adquisiciones y Suministros.


Nombre de procedimiento:

Alta de Proveedores

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Registrar a las personas que deseen enajenar bienes muebles o prestar servicios a los sujetos a la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-AP-1.1

Clientes:

Contratistas, Proveedores y Prestadores de Servicios.

Proveedores:

Padrón de Proveedores de la Dirección de Adquisiciones y Suministros.

Alcance:

Proporcionar a los sujetos de ley, información confiable y oportuna sobre las personas con capacidad para contratar.


15 Días hábiles

Indicadores:

Ingresos satisfactorios de Proveedores a Padrón

Puntos Críticos:

Proveedor debe cumplir con requisitos para registro de Padrón de Proveedores


Art. 100, fracc. VIII del Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración. “Integrar el Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado con base en lo establecido por los diversos ordenamientos legales”.


La Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato y El Reglamento de La Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato de la Administración Pública Estatal.


1

Recibir y Revisar solicitud de proveedor para inscripción a Padrón de Proveedores por Plataforma Electrónica.

Encargado del Padrón de Proveedores. Auxiliar

de Padrón de Proveedores.

Requisitos de inscripción en el padrón de

Proveedores de la Administración Pública

Estatal.

2

Rechazar información incompleta en Plataforma Electrónica.



3

Notificar al proveedor sobre el rechazo a su solicitud al registro al Padrón de Proveedores.

Analista de Proyectos Correo electrónico

4 Acreditar si la información está completa por Plataforma Electrónica.


de Padrón de Proveedores

5 Notificar al proveedor acreditado el registro al Padrón de Proveedores.


6 Supervisar Proceso de Registro en el Padrón de Proveedores

Coordinador de Seguimiento a

Licitaciones

7 Generar estatus actualizado

Encargado del Padrón de Proveedores.

8

Recibir documentación de Proveedor para inscripción a Padrón de Proveedores por Mensajería o Presencial





Estatal.

9

Generar Número de Proveedor como Clave de Identificación en los Procedimientos de Contratación.




Estatal.



35

10 Generar Credencial Electrónica en Plataforma Electrónica Analista de Proyectos Credencial Electrónica

11 Notificar al proveedor sobre la resolución de su solicitud al registro al Padrón de Proveedores.


12 Crear expediente con numero de proveedor al Nuevo Proveedor de la Administración Pública Estatal

Encargado del Padrón de Proveedores

Expediente de Nuevo proveedor de la

Administración Pública Estatal

13 Acopiar expediente en el área de Archivo del Padrón de Proveedores



14 Descargar base de datos en Sistema R/3


15

Seleccionar nuevos Proveedores validados durante el día Encargado del Padrón

de Proveedores

Lista de nuevos proveedores de la

Administración Pública Estatal.

16 Crear acreedor en Sociedades en Sistema R/3


17 Verificar proveedores activos dentro de Padrón de Proveedores.


Sistema R/3

FIN



36

Flujograma Alta de Proveedores.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-AP-1.1.png



37

Modificación al Registro de Proveedores




Modificación al Registro de Proveedores


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Modificar y/o acuatizar el registro de las personas que deseen enajenar bienes muebles o prestar servicios a los sujetos a la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-MRP-1.2

Clientes:

Proveedores de la Administración Pública de Guanajuato.

Proveedores:


Alcance:

Proporcionar a los sujetos de ley, información confiable y oportuna sobre las personas con capacidad para contratar.


15 Días hábiles

Indicadores:

Información actualizada.

Puntos Críticos:

Tener documento completo y actualizado.






1

Recibir solicitud de proveedor para modificación a Padrón de Proveedores por Plataforma Electrónica.



Requisitos de Modificación en el

Padrón de Proveedores de la administración

Pública Estatal.

2 Revisar Información de proveedor para su cambio de información vigente.



3 Rechazar información incompleta de modificación al

proveedor por Plataforma Electrónica.



4 Notificar al proveedor sobre el rechazo generado a su solicitud.


5

Acreditar información completa por Plataforma Electrónica.



6 Notificar al proveedor sobre su solicitud acreditado a la modificación de registro del Padrón de Proveedores.


7 Actualizar Información de Proveedor en Plataforma Electrónica, Sistema R/3 y Portales.

Analista de Proyectos

8 Supervisar Proceso de Registro en el Padrón de Proveedores


Licitaciones

FIN



38

Flujograma Modificación al Registro de Proveedores.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-MRP-1.2.png



39

Suspensión del Registro en el Padrón de Proveedores

Área responsable: Dirección de Adquisiciones y Suministros



Suspensión del Registro en el Padrón de Proveedores


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Aplicar la suspensión del registro en el Padrón de Proveedores para efectos de no ser Contratado.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-SRP-1.3

Clientes:

Proveedores del Gobierno del Estado de Guanajuato.

Proveedores:


Alcance:

Aplicar la Sanción a Proveedor por Incumpliendo.


Un Día

Indicadores:

Sancionar a Proveedor

Puntos Críticos:

Razón para sancionar a proveedor.






1

Recibir oficio jurídico para sanción por parte de jurídico.


Licitaciones. Encargado del Padrón de Proveedores.

Oficio de Sanción.

2

Verificar que tipo de sanción obtendrá el proveedor.

Seguimiento a Licitaciones. Encargado

del Padrón de Proveedores.

Oficio de Sanción.

3 Bloquear a proveedor de acuerdo el tiempo de sanción que

se le aplica al proveedor.


del Padrón de Proveedores

Sistema R/3

4 Publicar sanción a proveedor en página oficial de Dirección de Adquisiciones y Suministros.



Oficio Jurídico.

5

Una vez cumplido su tiempo de bloqueo, desbloquear en R/3.



Sistema R/3

6 Guardar en expediente de proveedor el oficio de sanción.


7 Guardar como antecedente en la página de Dirección de Adquisiciones y Suministros.



FIN



40

Flujograma Suspensión del Registro en el Padrón de Proveedores.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-SRP-1.3.png



41

Cancelación de Registro en el Padrón de Proveedores




Cancelación de Registro en el Padrón de Proveedores


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Cancelar a aquellos proveedores por incumplimiento de refrendo o por varios incumplimientos de contratos.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-CRP-1.4

Clientes:

Dependencia o Entidad de la Administración Pública Estatal

Proveedores:


Alcance:

Evitar contratar a Proveedor que incumple.


1 día

Indicadores:

Bloqueo de Proveedor en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal

Puntos Críticos:

Bloqueo a Proveedor por Falta de Refrendo o incumplimiento de contrato.






1

Recibir oficio jurídico de cancelación de proveedor en Padrón de Proveedores.



Oficio jurídico.

2

Generar Lista de Proveedores no Refrendados y los Cancelados por Jurídico.



Base de Datos de Proveedores no Refrendados y

Cancelados por Jurídico.

3

Proveedores no Refrendados por tres años consecutivos o Más se Desactivan con un bloqueo temporal por sistema R/3.



4 Proveedores no Refrendados por más de Tres años Consecutivos se Depura su Archivo del Padrón de Proveedores.



Expediente de Proveedor.

5

El Expediente Depurado se Manda a Archivo Muerto de Padrón de Proveedores.



Expediente de Proveedor.

6

Proveedores no Refrendados por dos años consecutivos se desactivan con un bloqueo temporal por sistema R/3.





42

7 A los Proveedores se Envía Correo para que el Proveedor Refrende.



Correo Electrónico.

8 A los Proveedores no actualizados por un Año se Envía Correo para que el Proveedor realice el Refrendo

Encargado del Padrón de proveedores

Correo Electrónico.

9 Proveedores Cancelados por Jurídico se Bloquean Temporalmente en Sistema R/3.


Oficio Jurídico

10 El Oficio del Proveedor Cancelados por Jurídico se guarda en expediente.

Encargado del Padrón de proveedores. Auxiliar


11 A los proveedores cancelados por jurídico se desbloquean cumpliendo su tiempo establecido.


12 Publicar en página de Dirección De Adquisiciones Y Suministros al proveedor cancelado.

Administrador Padrón de proveedores

FIN



43

Flujograma Cancelación de Registro en el Padrón de Proveedores.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-CRP-1.4.png



44

Visita a Proveedores

Área responsable: Coordinación de Padrón de Proveedores



Visita a Proveedores


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Integrar información de Proveedor para su avalúo.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-VP-1.5

Clientes:

Coordinación de Padrón de Proveedores.

Proveedores:

Dirección de Adquisiciones y Suministros.

Alcance:

Verificar la información proporcionada por Proveedores.


Cada Compra Pública.

Indicadores:

Visitas realizadas a Proveedores.

Puntos Críticos:

Contar información correcta: número de proveedor, giro, nombre del proveedor, calle y colonia.






1 Seleccionar Proveedores a visitar conforme la compra publica que se realizó.


Licitaciones

Información de la Dirección de

Adquisiciones y Suministros

2 Repartir información de proveedor seleccionado


Licitaciones

Información de Proveedor. Cuestionario.

Minuta.

3

Visitar domicilio fiscal de Proveedor. Coordinador de Seguimiento a

Licitaciones

Información de Proveedor. Cuestionario. Minuta. Documentación

de las Cifras.

4

Observar domicilio fiscal del proveedor. Coordinador de Seguimiento a

Licitaciones

Información de Proveedor. Cuestionario. Minuta. Documentación

de las Cifras.

5 Tomar Fotografías a domicilio fiscal.


Licitaciones

6 Realizar cuestionario a Proveedor o Empleados de Proveedor.


Licitaciones Cuestionario.

7 Hacer observaciones al Domicilio Fiscal del proveedor.


Licitaciones Minuta.

8 Recopilar información de proveedor.


Licitaciones

Cuestionario. Minuta. Fotografías.

9 Presentar la información a Jurídico


Licitaciones


10 Archivar Información correcta en Padrón de Proveedores.


Licitaciones




45

Flujograma Visita a Proveedores.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-VP-1.5.png



46

Carga de Trabajo




Carga de Trabajo


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-CT-2.1

Clientes:

Dependencias y Entidades.

Proveedores:

Áreas Usuarias Coordinación de Proyectos

Alcance:

Asignar de carga de trabajo para inicio de procedimientos de compra por ejecutivos.


5 días

Indicadores:

Carga de trabajo asignada.

Puntos Críticos:

Capturas de Solicitudes de Pedido con inconsistencias


Art. 100, del Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración. III. Proponer, para aprobación superior, normas, políticas y procedimientos en materia de adquisiciones y de suministro de bienes y materiales a las diversas dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal; V. Llevar a cabo las adquisiciones, de acuerdo a los procedimientos señalados en la legislación correspondiente; VII. Asesorar a las dependencias y entidades de la administración pública estatal, sobre los procedimientos para la adquisición de materiales, bienes o servicios, cuando así lo soliciten;


La de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, Ley de Coordinación Fiscal, Presupuesto de Egresos de la Federación; Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato y su Reglamento de la Administración Pública Estatal, Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato; Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades.


1 Generar reporte de las Solicitudes de Pedido capturadas por las Dependencias y Entidades en la Plataforma Estatal de la Información, en el periodo de captura correspondiente

Coordinador de Proyectos,

Jefe de Seguimiento y Control de Compras

Reporte de Solicitudes de Pedido

2 Identificar las posiciones de solicitudes de pedido que no serán atendidas por alguno de los siguientes motivos: a) Posiciones borradas b) Posiciones concluidas



Reporte de Solicitudes de Pedido que serán

atendidas

3

Identificar las posiciones de solicitudes de pedido que serán canceladas por no contar con el visto bueno del Titular administrativo de la Dependencia o Entidad solicitante, en términos de la normativa aplicable.




atendidas Oficio de cancelación

4 Revisar la correcta clasificación de la legislación aplicable a los procedimientos de compra atendiendo al fondo presupuestal y la imputación capturados en la PEI, en caso de identificarse inconsistencias se genera consulta al área solicitante para que ésta confirme o rectifique la imputación capturada mediante oficio. Una vez hechas las aclaraciones se clasifica la carga en aquella que será atendida conforme a la normatividad Estatal y Federal.




atendidas, clasificadas conforme a normativa

aplicable



47

5 Identificar las posiciones de solicitudes de pedido que serán canceladas porque, habiéndose consolidado por partida presupuestal y División, la compra corresponda a modalidad de adjudicación directa y se encuentren autorizadas para su ejercicio directo por las Dependencias o Entidades.



6 Identificar, de la consolidación realizada, los importes correspondientes a cada Dependencia o Entidad solicitante para determinar aquellas que serán autorizadas para su ejercicio directo, conforme al importe que señale la normativa vigente



7 Identificar las solicitudes de pedido que deben desconsolidarse por alguno de los siguientes motivos: a) Corresponden a una adjudicación directa o excepción de licitación conforme a la normativa vigente b) Existe solicitud del área solicitante y esta fue validada por el Director de Adquisiciones y Suministros

Director de Adquisiciones y

Suministros Coordinador de

Proyectos Jefe de Seguimiento y Control de Compras

Reporte de Solicitudes de Pedido con Procesos

de compra directa identificados

8 Consolidar Solicitudes de Pedido en apego a los criterios señalados en la normatividad vigente y clasificarlos en la modalidad que resulte aplicable conforme a la normatividad vigente aplicable



Reporte de Procesos de Compra consolidados

9 Generar propuesta de distribución de carga de trabajo a los ejecutivos de compra considerando los siguientes aspectos: a) Alcance de la compra b) Cargas residuales de proceso de compra previamente asignados c) Estimación de hitos previos a la publicación de la convocatoria d) Estimación de modificaciones al contrato en base a la naturaleza del proceso e) Experiencia del ejecutivo en procesos de compra de bienes similares f) Legislación aplicable a la compra g) Modalidad de la compra (CD, M3, LR, LP) h) Naturaleza de los bienes o servicios a contratar i) Número de Dependencias y Entidades involucradas j) Requisitos normativos de la compra, atendiendo a la partida y tipo de bien k) Volumen de posiciones del proceso



Proyecto de asignación de Procesos de Compra

a cada Ejecutivo

10 Autorizar propuesta de distribución de carga de trabajo a los ejecutivos de compra.


Suministros

Carga de trabajo para ejecutivos de compra

11 Asignar en la Plataforma Estatal de la Información las solicitudes de pedido al respectivo ejecutivo de compras y sincronizarlas con sistema SRM



12 Realizar oficios de liberación y cancelación


Oficio de liberación y cancelación

13 Autorizar oficios de liberación y cancelación de compras a las Dependencias o Entidades.

Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales

Oficio de liberación y cancelación

14 Liberar el pre-compromiso de presupuesto de las solicitudes de pedido que fueron liberadas y canceladas


FIN



48

Flujograma Carga de Trabajo.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-CT-2.1.png



49

Adjudicación Directa Estatal




Adjudicación Directa Estatal


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Ejecutar el procedimiento de adjudicación directa que señala la norma vigente, para atender los requerimientos de las Dependencias y Entidades.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-ADE-2.2

Clientes:


Proveedores:

Ejecutivo de Compra. Unidad de Contratos y Fianzas Coordinación de Proyectos Dirección de Adquisiciones y Suministros

Alcance:

Contracción de bienes o servicios solicitados por las Dependencias o Entidades.


20 días hábiles

Indicadores:

Número de solicitudes atendidas

Puntos Críticos:

Documentación soporte en tiempo y forma, de conformidad a la normativa establecida.


Art. 100, fracc. V del Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración. “Llevar a cabo las adquisiciones, de acuerdo a los procedimientos señalados en la legislación correspondiente”.


Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato, Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, Ley de Coordinación Fiscal, La Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato y su Reglamento de la Administración Pública Estatal, Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades.


1 Del archivo electrónico "carga de trabajo" identificar las partidas presupuestales en los lineamientos, para determinar las validaciones y autorizaciones que requiere el proceso.

Ejecutivo de Compra Carga de Trabajo

2 Revisar que la documentación entregada por las Dependencias o Entidades sea de acuerdo a lo establecido en lineamientos y a la revisión del punto anterior. a) Si la documentación recibida está incompleta o incorrecta, mediante oficio de firma electrónica se cancela la solicitud de compra y se concluye en sistema SAP (R3) la posición de la solicitud de pedido. b) Si la documentación recibida está completa y correcta, se genera el expediente físico de compra, se consolidan los requerimientos (Solicitudes de pedido) que integran el procedimiento de compra respectivo generando el formato denominado “Solicitud de Cotización” en el sistema SRM el cual formará parte de la totalidad de anexos del procedimiento y se le denominara Anexo I.

Ejecutivo de Compra a) Oficio de Cancelación b) Anexo I (Solicitud de

Cotización)

3

Elaborar la invitación y anexos que establecen las condiciones de compra.

Ejecutivo de Compra Invitación y Anexos



50

4 Se publica de la siguiente manera: a) Si no se justifica proveedor exclusivo, se publica la Invitación y Anexos en el Sistema SRM definiendo "tipo de publicación" como "licitación abierta"; en la sección "licitantes/ Ofertas" se agregan los proveedores según el giro en el padrón de proveedores y los propuestos en la investigación de mercado. b) Si se justifica un proveedor exclusivo se publica la Invitación y Anexos en el Sistema SRM definiendo "tipo de publicación" como "licitación no abierta"; en la sección "licitantes/ Ofertas" se agrega al proveedor exclusivo.

Ejecutivo de Compra Evidencia de la

Publicación

5 Una vez vencido el plazo para la recepción de propuestas técnico/económicas se verifica si se recibió al menos una y: a) Si no se recibió por lo menos una propuesta se declara desierta la Invitación. a.1) Si se trata de la primera o segunda invitación, se envía una segunda o tercera invitación. a.2) Si se trata de una tercera invitación, se libera la compra para que la dependencia o entidad ejecute un procedimiento de contratación independiente. b) Si se recibió al menos una propuesta, se solicita por correo electrónico al área solicitante la elaboración de la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos.

Ejecutivo de Compra/Áreas Usuarias

b) Propuestas Técnicas y Económicas y Tabla

Comparativa de Aspectos Técnicos

Específicos.

6 En base a las propuestas recibidas se elabora la Tabla Económica.

Ejecutivo de Compra Tabla Económica

7

Se realiza un análisis comparativo entre las Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos y la Tabla Económica a fin de marcar lo siguiente: a) NC: si la oferta no cumple técnicamente. b) PNA: si la oferta es precio no aceptable, conforme lo establece la norma; el cálculo de PNA se realiza atendiendo los siguiente criterios: b.1. En base a los ofertas recibidas en la invitación, o b.2. En base a la Investigación de Mercado realizada por el área usuaria. c) Desierta: Si no existen ofertas que cumplan técnicamente o con precio aceptable. c.1) Si se trata de la primera o segunda invitación, se envía una segunda o tercera invitación. c.2) Si se trata de una tercera invitación, se libera la compra para que la dependencia o entidad ejecute un procedimiento de contratación independiente.

Ejecutivo de Compra Tabla Comparativa de

Precios.

8 Si derivado del análisis del punto anterior, existen ofertas que cumplan técnicamente y sean precios aceptables, se identifica la oferta más baja y se compara contra el Techo presupuestal para determinar si el recurso es suficiente para adquirir el bien o servicio y se procede conforme lo siguiente: a) Si el recurso es suficiente, se adjudica. b) Si el recurso no es suficiente, se solicita mediante oficio electrónico a la Dependencia o Entidad que informe: b.1) Si se continúa con el proceso de adjudicación de dichas partidas. b.2) Si no se continúa con el proceso.

Ejecutivo de Compra a) Pedido (s) y número

de contrato (s). b) Oficio de Suficiencia

9 Si la dependencia o entidad solicita continuar con el proceso, deberá: a) autorizar suficiencia o b) solicitar que se ajuste la cantidad.

Ejecutivo de Compra Oficio o Evidencia de

Respuesta



51

10 Si la dependencia o entidad solicita no continuar con el proceso, deberá: a) Solicitar cancelar su requerimiento. b) Solicitar que se declare desierto el proceso; en este caso no se adjudica la compra y: b.1) Si se trata de una primera o segunda invitación, se publica una segunda o tercera invitación. b.2) Si se trata de una tercera invitación, se libera la compra para que la dependencia o entidad ejecute un procedimiento de contratación independiente.

Ejecutivo de Compra

b.1) Invitación y Anexos b.2) Oficio de liberación

11 Si la dependencia o entidad autoriza continuar con el proceso, el ejecutivo procederá a la elaboración de los pedidos correspondientes considerando en su caso el ajuste en cantidades o la aplicación del recurso adicional otorgado por la Entidad o Dependencia.

Ejecutivo de Compra Pedido (s)

12 Una vez concluida la elaboración de los pedidos, se realizará la notificación al Proveedor Adjudicado, por los medios electrónicos aplicables.


Notificación

13 Para proceder a la firma del contrato y los pedidos, se realiza lo siguiente: a) Si el proveedor entrega garantía de cumplimiento se valida que el importe sea correcto y: a.1) Si entrega fianza, se valida con la afianzadora. a.2) Si entrega cheque, se revisa que sea certificado o de caja. b) Si el proveedor no entrega garantía de cumplimiento. b.1) Se le solicita un documento que acredite que realizó la entrega a la fecha de la firma del contrato. b.2) Se le solicita carta compromiso de entrega inmediata dentro de los 5 días hábiles posteriores a la firma del contrato.

Jefe de Unidad de Contratos y Fianzas

Pedido (s) y contrato (s) firmados

a.1) Fianza a.2) Cheque Certificado

o de Caja b.1) Documento que acredite la entrega

b.2) Carta compromiso

14 Si existen solicitudes de modificaciones al contrato (cambio de modelo, cambio de fecha de entrega, ampliaciones de contrato, etc.) y estas son procedentes conforme a la norma, previa confirmación con el área solicitante, se realiza el convenio modificatorio.


Convenio modificatorio

FIN



52

Flujograma Adjudicación Directa Estatal.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-ADE-2.2.png



53

Adjudicación Directa Federal




Adjudicación Directa Federal Sustantivo Soporte

Objetivo:


Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-ADF-2.3

Clientes:


Proveedores:


Alcance:



25 días naturales

Indicadores:


Puntos Críticos:





Presupuesto de Egresos de la Federación, Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, Ley de Coordinación Fiscal, Ley Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento y Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades.






Cotización)

3



4 Se publica de la siguiente manera: a) Si no se justifica proveedor exclusivo, se envía por correo electrónico la invitación y anexos a los proveedores según el giro en el padrón de proveedores y los propuestos en la investigación de mercado. b) Si se justifica un proveedor exclusivo se envía por correo electrónico la Invitación y Anexos solo al proveedor indicado.


Publicación



54

5 Una vez vencido el plazo para la recepción de propuestas técnico/económicas se verifica si se recibió al menos una y: a) Si no se recibió por lo menos una propuesta se declara desierta la Invitación. a.1) Si se trata de la primera o segunda invitación, se envía una segunda o tercera invitación. a.2) Si se trata de una tercera invitación, se libera la compra para que la dependencia o entidad ejecute un procedimiento de contratación independiente. b) Si se recibió al menos una propuesta, se solicita por correo electrónico al área solicitante la elaboración de la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos.




Específicos.



7 Se realiza un análisis comparativo entre las Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos y la Tabla Económica a fin de marcar lo siguiente: a) NC: si la oferta no cumple técnicamente. b) PNA: si la oferta es precio no aceptable, conforme lo establece la norma; el cálculo de PNA se realiza atendiendo los siguiente criterios: b.1. En base a los ofertas recibidas en la invitación, o b.2. En base a la Investigación de Mercado realizada por el área usuaria. c) Desierta: Si no existen ofertas que cumplan técnicamente o con precio aceptable. c.1) Si se trata de la primera o segunda invitación, se envía una segunda o tercera invitación. c.2) Si se trata de una tercera invitación, se libera la compra para que la dependencia o entidad ejecute un procedimiento de contratación independiente.


Precios.






Respuesta


Ejecutivo de Compra b.1) Invitación y Anexos b.2) Oficio de liberación



55





Notificación

13 Para proceder a la firma del contrato y los pedidos, se realiza lo siguiente: a) Si el proveedor entrega garantía de cumplimiento se valida que el importe sea correcto y: a.1) Si entrega fianza, se valida con la afianzadora. a.2) Si entrega cheque, se revisa que sea certificado o de caja. b) Si el proveedor no entrega garantía de cumplimiento. b.1) Se le solicita un documento que acredite que realizó la entrega a la fecha de la firma del contrato.








FIN



56

Flujograma Adjudicación Directa Federal.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-ADF-2.3.png



57

Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Estatal




Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Estatal


Sustantivo Soporte

Objetivo:


Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-ADCTP-2.4

Clientes:


Proveedores:


Alcance:



20 días hábiles

Indicadores:


Puntos Críticos:











Cotización)

3



4 Se publica la Invitación y Anexos en el Sistema SRM definiendo "tipo de publicación" como "licitación abierta"; en la sección "licitantes/ Ofertas" se agregan los proveedores según el giro en el padrón de proveedores y los propuestos en la investigación de mercado.


Publicación



58

5 Una vez vencido el plazo para la recepción de propuestas técnico/económicas se verifica si se recibieron propuestas y: a) Si se trata de una primera o segunda invitación: a.1) si se recibieron al menos tres propuestas, se solicita por correo electrónico al área solicitante la elaboración de la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos. a.2) si no se recibieron al menos tres propuestas, se declara desierto y se envía una segunda o tercera invitación. b) Si se trata de una tercera invitación: b.1) si se recibió al menos una propuesta, se solicita por correo electrónico al área solicitante la elaboración de la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos. b.2) si no se recibió al menos una propuesta, se libera la compra para que la dependencia o entidad ejecute un procedimiento de contratación independiente.




Específicos.





Precios.






Respuesta





59





Notificación

13 Para proceder a la firma del contrato y los pedidos, se realiza lo siguiente: a) Si el proveedor entrega garantía de cumplimiento se valida que el importe sea correcto y: a.1) Si entrega fianza, se valida con la afianzadora. a.2) Si entrega cheque, se revisa que sea certificado o de caja. b) Si el proveedor no entrega garantía de cumplimiento. b.1) Se le solicita un documento que acredite que realizó la entrega a la fecha de la firma del contrato. b.2) Se le solicita carta compromiso de entrega inmediata dentro de los 5 días hábiles posteriores a la firma del contrato.





b.2) Carta compromiso




FIN



60

Flujograma Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Estatal.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-ADCTP-2.4.png



61

Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Federal




Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Federal


Sustantivo Soporte

Objetivo:


Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-ADCTPF-2.5

Clientes:


Proveedores:


Alcance:



25 días naturales

Indicadores:


Puntos Críticos:





Presupuesto de Egresos de la Federación, Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, Ley de Coordinación Fiscal, Ley Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento y Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades.






Cotización)

3



4 Se envía por correo electrónico la invitación y anexos a los proveedores según el giro en el padrón de proveedores y los propuestos en la investigación de mercado.


Publicación



62

5 Una vez vencido el plazo para la recepción de propuestas técnico/económicas se elabora la Minuta Federal de Apertura de Propuestas conforme a la norma, verificando si se recibieron propuestas y: a) Si se trata de la primera invitación: a.1) si se recibieron al menos tres propuestas, se solicita por correo electrónico al área solicitante la elaboración de la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos. a.2) si no se recibieron al menos tres propuestas, se declara desierta y se envía una segunda invitación b) Si no se trata de la primera invitación y corresponde a: b.1) Segunda invitación b.1.1) Si se recibió al menos una propuesta, se solicita por correo electrónico al área solicitante la elaboración de la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos. b.1.2) Si no se recibieron al menos una propuesta, se declara desierto y se envía una tercera invitación. b.2) Tercera invitación b.2.1) Si se recibió al menos una propuesta, se solicita por correo electrónico al área solicitante la elaboración de la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos. b.2.2) Si no se recibió al menos una propuesta, se libera la compra para que la dependencia o entidad ejecute un procedimiento de contratación independiente.


Minuta Federal de Apertura Propuestas

Técnicas y Económicas y Tabla Comparativa de

Aspectos Técnicos Específicos y/o Oficio de

Liberación





Precios.

8 Si derivado del análisis del punto anterior, existen ofertas que cumplan técnicamente y sean precios aceptables, se identifica la oferta más baja y se compara contra el Techo presupuestal para determinar si el recurso es suficiente para adquirir el bien o servicio; sí recurso no es suficiente, se solicita mediante oficio electrónico a la Dependencia o Entidad que informe: a) Si se continuara con el proceso de adjudicación de dichas partidas. b) Si no se continúa con el proceso.

Ejecutivo de Compra Oficio de Suficiencia



Respuesta



63

10 Si la dependencia o entidad solicita no continuar con el proceso, deberá: a) Solicitar cancelar su requerimiento. b) Solicitar que se declare desierto el proceso; en este caso no se adjudicara la compra y: b.1) Si se trata de una primera o segunda invitación, se publica una segunda o tercera invitación. b.2) Si se trata de una tercera invitación, se libera la compra para que la dependencia o entidad ejecute un procedimiento de contratación independiente.


11 En base a la información de las actividades 8, 9 y 10 se elabora la Minuta Federal de Fallo conforme a la norma.

Ejecutivo de Compra Minuta de Fallo Federal

12 En su caso, se procederá a la elaboración de los pedidos correspondientes considerando el ajuste en cantidades o la aplicación del recurso adicional otorgado por la Entidad o Dependencia.

Ejecutivo de Compra Pedido (s) y contrato (s)

firmado

13 Concluida la elaboración de los pedidos, se realizará la notificación al Proveedor Adjudicado, por los medios electrónicos aplicables.


Notificación

14 Para proceder a la firma del contrato y los pedidos, se realiza lo siguiente: a) Si el proveedor entrega garantía de cumplimiento se valida que el importe sea correcto y: a.1) Si entrega fianza, se valida con la afianzadora. a.2) Si entrega cheque, se revisa que sea certificado o de caja. b) Si el proveedor no entrega garantía de cumplimiento. b.1) Se le solicita un documento que acredite que realizó la entrega a la fecha de la firma del contrato.








FIN



64

Flujograma Adjudicación Directa con Cotización de Tres Proveedores Federal.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-ADCTPF-2.5.png



65

Licitación Restringida Estatal




Licitación Restringida Estatal


Sustantivo Soporte

Objetivo:


Clave: :

MP- MP-DGRMSG-DAS-LRE-2.6

Clientes:


Proveedores:

Ejecutivo de Compra. Unidad de Contratos y Fianzas Coordinación de Proyectos Dirección de Adquisiciones y Suministros Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Administración Pública Estatal

Alcance:



50 días hábiles

Indicadores:


Puntos Críticos:









2 Revisar que la documentación entregada por las Dependencias o Entidades sea de acuerdo a lo establecido en lineamientos y a la revisión del punto anterior.a) Si la documentación recibida está incompleta o incorrecta, mediante oficio de firma electrónica se cancela la solicitud de compra y se concluye en sistema SAP (R3) la posición de la solicitud de pedido.b) Si la documentación recibida está completa y correcta, se genera el expediente físico de compra, se consolidan los requerimientos (Solicitudes de pedido) que integran el procedimiento de compra respectivo generando el formato denominado “Solicitud de Cotización” en el sistema SRM el cual formará parte de la totalidad de anexos del procedimiento y se le denominara Anexo I.

Ejecutivo de Compra a) Oficio de

Cancelaciónb) Anexo I (Solicitud de Cotización)



66

3

El Ejecutivo elabora el proyecto de bases y anexos que establecen las condiciones de compra y lo turna al Coordinador de Procesos para su revisión y en su caso la programación de fechas de Licitación Restringida en el Comité de Adquisiciones de todos los eventos de conformidad a lo siguiente: 1) Presentación de bases 2) Envío de Invitaciones 3) Visita a instalaciones (en caso de requerirse) 4) Límite de recepción de preguntas 5) Revisión de preguntas 6) Junta de aclaraciones 7) Apertura de propuestas (técnica* y/o económica ) 7.1) Apertura Económica * 8) Entrega y Revisión de Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos 9) Fallo 10) Notificación de fallo 11) Firma de contratos * Las aperturas de ofertas técnicas y económicas, pueden realizarse en uno o dos actos distintos entre sí, en el segundo supuesto, primero se realiza la apertura técnica y posteriormente la apertura económica únicamente de aquellas propuestas que fueron aceptadas técnicamente y que cumplieron con los requisitos solicitados en bases y anexos; en ambos casos, las actividades son las mismas a excepción de la 16 y 17.

Ejecutivo de Compra y Coordinador de

Procesos

Proyecto de Bases, Anexos y Calendario

4 Se convoca al Comité y áreas usuarias para reunión y autorización de bases y anexos.

Secretario del Comité Orden del día

5 Sesiona el Comité y áreas usuarias para la revisión de bases y anexos y determinar lo siguiente:a) Si autoriza las bases y anexos; en este caso se envía la invitación.b) Si no autoriza las bases y anexos en los siguientes supuestosb.1) por no contarse con toda la información necesaria para llevar a cabo dicha autorización, lo cual llevara que el evento sea diferido dando a conocer la nueva fecha para su presentación.b.2) cuando del análisis a bases y anexos se desprenda que los bienes a adquirir o servicios a contratar incluyen conceptos que no son objeto de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato, en este caso se cancelan los eventos subsecuentes y se inicia el procedimiento nuevamente.

Comité Acta de Presentación de

Bases

6 Se envía la invitación de la siguiente manera: a) Para LRGTO Mixta, se envía la invitación a través de correo electrónico y se publican las Bases y Anexos en el Sistema SRM definiendo "tipo de publicación" como "licitación no abierta"; en la sección "licitantes/ Ofertas" se agregan los proveedores según el giro en el padrón de proveedores y los propuestos en la investigación de mercado. c) Para LRGTO presencial, se envían vía correo electrónico la Invitación, Bases y los Anexos a los proveedores seleccionados según el giro en el padrón de proveedores y los propuestos en la investigación de mercado.

Ejecutivo de Compras Evidencia de la

Publicación o Envío de Correo

7 Recibir preguntas de proveedores en tiempo y forma por correo electrónico, de manera presencial, vía fax y por sistema SRM en caso de LRGTO Mixta.

Ejecutivo de Compras Evidencia de Recepción



67

8 Consolidación y análisis de las preguntas emitidas por los licitantes participantes, para determinar si son sobre especificaciones técnicas o aspectos administrativos y legales.

Ejecutivo de Compra Relación de preguntas

recibidas

9 Las preguntas consolidadas sobre especificaciones técnicas se envían mediante correo electrónico a Dependencia o Entidades

Ejecutivo de Compra Evidencia de Envío

10 Las preguntas consolidadas sobre aspectos administrativos y legales, son atendidas por el Comité.


Procesos Archivo de Trabajo

11 Reunión previa a la junta de aclaraciones con el área usuaria a fin de revisar las respuestas a las preguntas recibidas sobre especificaciones técnicas.

Ejecutivo de Compra, Coordinador de

Procesos y Áreas Usuarias

Minuta de Revisión de Preguntas

12 Envío de preguntas y respuestas a los integrantes del Comité para su revisión previo a la junta de aclaraciones.


13 Se convoca al Comité y áreas usuarias para llevar a cabo la junta de aclaraciones.


14 Desarrollo de la junta de aclaraciones, evento en el que se dan respuestas a las preguntas emitidas por los licitantes en tiempo y forma.

Comité o servidor público que éste

designe

Acta de Junta de Aclaraciones

15 Se pone a disposición de los participantes el (las) Acta (s) de Junta (s) de Aclaraciones de la siguiente forma:a) Se entregar copia del Acta a los interesados presentes.b) Para la LRGTO Presencial, a los interesados que no se encuentran presentes, se les notificará con el envío del Acta por correo electrónico así mismo la publicación en los tableros informativos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administraciónc) Para la LRGTO Mixta adicionalmente se publicará el acta en el Sistema SRM.

Ejecutivo de Compra b) Evidencia de Envíoc)

Evidencia de Publicación

16 Se convoca al Comité para llevar a cabo la apertura de propuestas.


17 En la fecha programada se realiza el Acto de Apertura de Ofertas conforme a lo siguiente: a) Si se trata de una primera convocatoria: a.1) Si se recibieron y aceptaron al menos tres propuestas, con posterioridad al acto de apertura se solicita por correo electrónico al área solicitante la elaboración de la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos. a.2) Si no se recibieron o aceptaron al menos tres propuestas, se declara desierta la licitación y se convoca una segunda licitación. b) Si se trata de una segunda convocatoria: b.1) Si se recibieron y aceptaron al menos tres propuestas, se solicita por correo electrónico al área solicitante la elaboración de la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos. b.2) Si no se recibieron o aceptaron al menos tres propuestas, se procede a declarar desierta la licitación y posteriormente se solicita la autorización de excepción de licitación conforme al procedimiento establecido para tal fin.


designe

Acta de Apertura de Ofertas

Propuestas Técnicas y Económicas

a) Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos

Específicos.

18 Si la apertura de ofertas técnicas y económicas, se realiza en dos actos distintos el área solicitante deberá entregar la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos en la fecha programada, la cual servirá de insumo para determinar aquellas propuestas económicas que serán abiertas.

Área Solicitante Tabla Comparativa de

Aspectos Técnicos



68

19 Si la apertura de ofertas técnicas y económicas, se realiza en dos actos distintos, se convoca al Comité para llevar a cabo la apertura de propuestas económicas.


20 Si la apertura de ofertas técnicas y económicas, se realiza en dos actos distintos, en la fecha programada se lleva a cabo el Acto de Apertura de Ofertas Económicas en base a lo siguiente: a) Si al menos una de las propuestas técnicas cumple con los requisitos solicitados, se abre el sobre de su respectiva propuesta económica. b) Si ninguna de las propuestas técnicas cumple con los requisitos, se declara desierta la licitación.


designe

Acta de Apertura de Ofertas Económicas

21 Se realiza un análisis comparativo entre la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos y la Tabla Económica a fin de marcar e identificar lo siguiente:a) PNA: si la oferta es precio no aceptable, conforme lo establece la norma; el cálculo de PNA se realiza atendiendo los siguiente criterios: a.1. En base a los ofertas recibidas en la licitación, o a.2. En base a la Investigación de Mercado realizada por el área usuaria.b) Desierta: Si no existen ofertas que cumplan técnicamente o con precio aceptable.c) NC: si la oferta no cumple técnicamente. (Sólo aplica si las aperturas Técnicas y Económicas se realizan en un solo acto)


Precios.

22 Si derivado del análisis del punto anterior, existen ofertas que cumplan técnicamente y sean precios aceptables, se identifica la oferta más baja y se compara contra el Techo presupuestal para determinar si el recurso es suficiente para adquirir el bien o servicio, en caso negativo se procede conforme lo siguiente: a) Se solicita mediante oficio electrónico a la Dependencia o Entidad que informe: a.1) Si se continúa con el proceso de adjudicación de dichas partidas. a.1.1) autorizar suficiencia o a.1.2) solicitar que se ajuste la cantidad. a.2) Si no se continúa con el proceso. a.2.1) Solicitar cancelar su requerimiento. a.2.2) Solicitar que se declare desierto el proceso fundando y motivando su petición; en este caso el Comité determinará lo conducente.

Ejecutivo de Compra a) Oficio de Suficiencia y

Respuesta

23 Se convoca al Comité para llevar a cabo el fallo de la licitación.


24 Se convoca al Comité para llevar a cabo la notificación del fallo de la licitación.




69

25 En la fecha programada se lleva a cabo el Acto de Fallo, en donde se realiza un análisis comparativo entre las Tabla de Aspectos Técnicos Específicos y la Tabla Económica a fin determinar lo siguiente:a) Las partidas en que serán descalificados los licitantes, por no cumplir con los requisitos técnicos solicitados.b) Las partidas adjudicas por resultas los precios más convenientes que cumplieron los requisitos técnicos solicitados.c) Se señalan las partidas que: c.1) Se autoriza suficiencia presupuestal o se ajusta en cantidades, según sea el caso.c.2) Se cancelan, por interés público, por extinción de la necesidad, etc.c.3) Se declaran desiertas, por no contar con propuestas para evaluación, por no contar con propuestas que cumplan con los aspectos técnicos solicitados o por resultar precios no aceptables (PNA), en cuyo caso se procede a lo siguiente:c.3.1) Si se trata de la primera licitación:c.3.1.1) Si la suma de las partidas desiertas corresponde a un monto de licitación, se realizará una segunda convocatoria.c.3.1.2) Si la suma de las partidas desiertas corresponde a una adjudicación directa por monto, el Comité autoriza llevar a cabo la compra en la modalidad que corresponda de acuerdo a la Ley del Presupuesto General de Egresos vigente.c.3.2) Si se trata de una segunda licitación:c.3.2.1) Si la suma de las partidas desiertas corresponde a una adjudicación directa por monto, el Comité autorizar llevar a cabo la compra en la modalidad que corresponda de acuerdo a la Ley del Presupuesto General de Egresos vigente.c.3.2.2) Si la suma de las partidas desiertas corresponde a un monto de licitación, posterior al acto se solicita la autorización de excepción de licitación conforme al procedimiento establecido para tal fin.

Comité Acta de fallo

26 En la fecha programada se lleva a cabo la notificación del fallo a los licitantes participantes por los siguientes medios: a) A los licitantes que se encuentran presentes en el acto, se les entrega copia simple del Acta de fallo. b) A los licitantes que no se encuentran presentes en el acto, se les notifica: b.1) Con la publicación en los tableros informativos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración b.2) Por los medios electrónicos aplicables.

Comité Acta de Notificación de Fallo y Evidencia de la

Notificación

27 Se elaboran los pedidos correspondientes en apego a lo determinado por el Comité.



Ejecutivo de Compra Evidencia de Notificación

29 Para proceder a la firma del contrato y los pedidos, se realiza lo siguiente:a) Si el proveedor entrega garantía de cumplimiento se valida que el importe sea correcto y:a.1) Si entrega fianza, se valida con la afianzadora.a.2) Si entrega cheque, se revisa que sea certificado o de caja.b) Si el proveedor no entrega garantía de cumplimiento.b.1) Se le solicita un documento que acredite que realizó la entrega a la fecha de la firma del contrato.b.2) Se le solicita carta compromiso de entrega inmediata dentro de los 5 días hábiles posteriores a la firma del contrato.


Pedido (s) y contrato (s) firmadosa.1) Fianza a.2) Cheque Certificado o de Cajab.1) Documento que

acredite la entregab.2) Carta compromiso



70

30 Si existen solicitudes de modificaciones al contrato (cambio de modelo, cambio de fecha de entrega, ampliaciones de contrato, etc.) y estas son procedentes conforme a la norma, previa confirmación con el área solicitante y autorización del Comité, se realiza el convenio modificatorio.

Comité de Adquisiciones Jefe de Unidad de

Contratos y Fianzas Convenio modificatorio

FIN



71

Flujograma Licitación Restringida Estatal.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-%20MP-DGRMSG-DAS-LRE-2.6.png



72

Licitación Pública Nacional Estatal




Licitación Pública Nacional Estatal


Sustantivo Soporte

Objetivo:


Clave: :

MP-MP-DGRMSG-DAS-LPNE-2.7

Clientes:


Proveedores:


Alcance:



60 días hábiles

Indicadores:


Puntos Críticos:











Cotización)



73

3

El Ejecutivo elabora el proyecto de bases y anexos que establecen las condiciones de compra y lo turna al Coordinador de Procesos para su revisión y en su caso la programación de fechas de Licitación Pública Nacional Estatal (LPN) en el Comité de Adquisiciones de todos los eventos de conformidad a lo siguiente:1) Presentación de bases2) Publicación de convocatoria3) Venta de Bases4) Visita a instalaciones (en caso de requerirse)5) Límite de recepción de preguntas6) Revisión de preguntas7) Junta de aclaraciones8) Apertura de propuestas (técnica* y/o económica )8.1) Apertura Económica *9) Entrega y Revisión de Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos10) Fallo11) Notificación de fallo12) Firma de contratos* Las aperturas de ofertas técnicas y económicas, pueden realizarse en uno o dos actos distintos entre sí, en el segundo supuesto, primero se realiza la apertura técnica y posteriormente la apertura económica únicamente de aquellas propuestas que fueron aceptadas técnicamente y que cumplieron con los requisitos solicitados en bases y anexos; en ambos casos, las actividades son las mismas a excepción de las 19 y 20.


Procesos




5 Sesiona el Comité y áreas usuarias para la revisión de bases y anexos y determinar lo siguiente: a) Si autoriza las bases y anexos; en este caso se realizan los trámites para llevar a cabo la publicación de la convocatoria. b) Si no autoriza las bases y anexos en los siguientes supuestos b.1) Por no contarse con toda la información necesaria para llevar a cabo dicha autorización, lo cual llevara a que el evento sea diferido dando a conocer la nueva fecha para su presentación. b.2) Cuando del análisis a bases y anexos se desprenda que los bienes a adquirir o servicios a contratar incluyen conceptos que no son objeto de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato, en este caso se cancelan los eventos subsecuentes y se inicia el procedimiento nuevamente.


Bases

6 Se Pública de la siguiente manera: a) Para LPN Estatal Mixta, se publica en el periódico

de mayor circulación en el Estado la convocatoria b) Las Bases y Anexos y Convocatoria se publican en

las páginas electrónicas www.guanajuato.gob.mx, y www.finanzas.guanajuato.gob.mx así mismo en el Sistema SRM definiendo "tipo de publicación" como "licitación abierta"; en la sección "licitantes/ Ofertas".

c) c) Para LPN Estatal presencial, se publica en los medio ya descritos, a excepción del sistema SRM.


Publicación o Envío de Correo

7 Recibir preguntas de proveedores en tiempo y forma por correo electrónico, de manera presencial, vía fax y por sistema SRM en caso de LPN Estatal Mixta.




recibidas





74














designe


15 Se pone a disposición de los participantes el (las) Acta (s) de Junta (s) de Aclaraciones de la siguiente forma: a) Se entregar copia del Acta a los interesados presentes. b) Para la LPN Estatal Presencial, a los interesados que no se encuentran presentes, se les notificará con el envío del Acta por correo electrónico y su publicación en las páginas electrónicas de transparencia www.guanajuato.gob.mx y www.sfia.guanajuato.gob.mx, así mismo se lleva a cabo la publicación en los tableros informativos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración c) Para la LPN Estatal Mixta adicionalmente se publicará el acta en el Sistema SRM.

Ejecutivo de Compra b) Evidencia de Envío

c) Evidencia de Publicación





designe




Específicos.



Aspectos Técnicos

19 Si la apertura de ofertas técnicas y económicas, se realiza en dos actos distintos, se convoca al Comité y áreas usuarias para llevar a cabo la apertura de propuestas económicas.




75

20 Si la apertura de ofertas técnicas y económicas, se realiza en dos actos distintos, en la fecha programada se lleva a cabo el Acto de Apertura de Ofertas Económicas en base a lo siguiente: a) Si al menos una de las propuestas técnicas cumple con los requisitos solicitados, se abre el sobre de su respectiva propuesta económica. b) Si ninguna de las propuestas técnicas cumple con los requisitos, se declara desierta la licitación.


designe


21 Se realiza un análisis comparativo entre la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos y la Tabla Económica a fin de marcar e identificar lo siguiente: a) PNA: si la oferta es precio no aceptable, conforme lo establece la norma; el cálculo de PNA se realiza atendiendo los siguiente criterios: a.1. En base a los ofertas recibidas en la licitación, o a.2. En base a la Investigación de Mercado realizada por el área usuaria. b) Desierta: Si no existen ofertas que cumplan técnicamente o con precio aceptable. c) NC: si la oferta no cumple técnicamente. (Sólo aplica si las aperturas Técnicas y Económicas se realizan en un solo acto)


Precios.



Respuesta

23 Se convoca al Comité y áreas usuaria para llevar a cabo el fallo de la licitación.






76



26 En la fecha programada se lleva a cabo la notificación del fallo a los licitantes participantes por los siguientes medios: a) A los licitantes que se encuentran presentes en el acto, se les entrega copia simple de las Actas de fallo y notificación de fallo b) A los licitantes que no se encuentran presentes en el acto, se les notifica el fallo: b.1) Con la publicación en los tableros informativos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración b.2) Por los medios electrónicos aplicables.


Notificación







Pedido (s) y contrato (s) firmadosa.1) Fianza a.2) Cheque Certificado o de Cajab.1) Documento que

acredite la entregab.2) Carta compromiso



77




FIN



78

Flujograma Licitación Pública Nacional Estatal.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-MP-DGRMSG-DAS-LPNE-2.7.png



79

Licitación Pública Nacional Federal




Licitación Pública Nacional Federal


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Ejecutar el procedimiento de adjudicación que señala la norma vigente, para atender los requerimientos de las Dependencias y Entidades.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-LPNF-2.8

Clientes:


Proveedores:


Alcance:



60 días hábiles

Indicadores:


Puntos Críticos:











Cotización)



80

3

El Ejecutivo elabora el proyecto de bases y anexos que establecen las condiciones de compra y lo turna al Coordinador de Procesos para su revisión y en su caso la programación de fechas de Licitación Pública Nacional Federal (LPN) en el Comité de Adquisiciones de todos los eventos de conformidad a lo siguiente:1) Presentación de bases2) Publicación de convocatoria3) Visita a instalaciones (en caso de requerirse)4) Límite de recepción de preguntas5) Revisión de preguntas6) Junta de aclaraciones7) Apertura de propuestas (técnica* y/o económica )7.1) Apertura Económica *8) Entrega y Revisión de Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos9) Fallo10) Notificación de fallo11) Firma de contratos* Las aperturas de ofertas técnicas y económicas, pueden realizarse en uno o dos actos distintos entre sí, en el segundo supuesto, primero se realiza la apertura técnica y posteriormente la apertura económica únicamente de aquellas propuestas que fueron aceptadas técnicamente y que cumplieron con los requisitos solicitados en bases y anexos; en ambos casos, las actividades son las mismas a excepción de las 19 y 20.


Procesos




5 Sesiona el Comité y áreas usuarias para la revisión de bases y anexos y determinar lo siguiente: a) Si autoriza las bases y anexos; en este caso se realizan los trámites para llevar a cabo la publicación de la convocatoria. b) Si no autoriza las bases y anexos en los siguientes supuestos b.1) Por no contarse con toda la información necesaria para llevar a cabo dicha autorización, lo cual llevara a que el evento sea diferido dando a conocer la nueva fecha para su presentación. b.2) Cuando del análisis a bases y anexos se desprenda que los bienes a adquirir o servicios a contratar incluyen conceptos que no son objeto de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato, en este caso se cancelan los eventos subsecuentes y se inicia el procedimiento nuevamente.


Bases

6 Se Pública en el Diario Oficial de la Federación la convocatoria y las Bases y Anexos y Convocatoria se publican en las páginas electrónicas www.compranet.gob.mx, www.guanajuato.gob.mx, y www.finanzas.guanajuato.gob.mx


Publicación

7 Recibir preguntas de proveedores en tiempo y forma por correo electrónico, de manera presencial y vía fax.




recibidas








81











designe


15 Se pone a disposición de los participantes el (las) Acta (s) de Junta (s) de Aclaraciones de la siguiente forma: a) Se entregar copia del Acta a los interesados presentes. b) A los interesados que no se encuentran presentes, se les notificará con el envío del Acta por correo electrónico y su publicación en las páginas electrónicas www.compranet.gob.mx, www.guanajuato.gob.mx y www.sfia.guanajuato.gob.mx, así mismo se lleva a cabo la publicación en los tableros informativos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.

Ejecutivo de Compra b) Evidencia de Envío

c) Evidencia de Publicación





designe




Específicos.



Aspectos Técnicos

19 Si la apertura de ofertas técnicas y económicas, se realiza en dos actos distintos, se convoca al Comité y áreas usuarias para llevar a cabo la apertura de propuestas económicas.


20 Si la apertura de ofertas técnicas y económicas, se realiza en dos actos distintos, en la fecha programada se lleva a cabo el Acto de Apertura de Ofertas Económicas en base a lo siguiente:a) Si al menos una de las propuestas técnicas cumple con los requisitos solicitados, se abre el sobre de su respectiva propuesta económica.b) Si ninguna de las propuestas técnicas cumple con los requisitos, se declara desierta la licitación.


designe




82

21 Se realiza un análisis comparativo entre la Tabla Comparativa de Aspectos Técnicos Específicos y la Tabla Económica a fin de marcar e identificar lo siguiente: a) PNA: si la oferta es precio no aceptable, conforme lo establece la norma; el cálculo de PNA se realiza atendiendo los siguiente criterios: a.1. En base a los ofertas recibidas en la licitación, o a.2. En base a la Investigación de Mercado realizada por el área usuaria. b) Desierta: Si no existen ofertas que cumplan técnicamente o con precio aceptable. c) NC: si la oferta no cumple técnicamente. (Sólo aplica si las aperturas Técnicas y Económicas se realizan en un solo acto)


Precios.



Respuesta

23 Se convoca al Comité y áreas usuaria para llevar a cabo el fallo de la licitación.






83



26 En la fecha programada se lleva a cabo la notificación del fallo a los licitantes participantes por los siguientes medios: a) A los licitantes que se encuentran presentes en el acto, se les entrega copia simple de las Actas de fallo y notificación de fallo b) A los licitantes que no se encuentran presentes en el acto, se les notifica el fallo: b.1) Con la publicación en los tableros informativos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración b.2) Por los medios electrónicos aplicables.


Notificación







Pedido (s) y contrato (s) firmadosa.1) Fianza a.2) Cheque Certificado

o de Cajab.1) Documento que acredite

la entregab.2) Carta compromiso



84




FIN



85

Flujograma Licitación Pública Nacional Federal.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-LPNF-2.8.png



86

Seguimiento a ejecución de contrataciones




Seguimiento a ejecución de contrataciones


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-SEC-2.9

Clientes:

Ciudadanía en general

Proveedores:

Coordinación de Proyectos Coordinaciones de Procesos Coordinación del Padrón Proveedores

Alcance:

Información pública de oficio debidamente publicada.


4 días

Indicadores:

Información de resultados sobre procedimientos de compra publicados

Puntos Críticos:

Fecha de vencimiento del plazo para la publicación.




Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Guanajuato


1 Integrar la información que, de acuerdo a la normativa vigente, debe publicarse sin que exista solicitud de por medio

Coordinador de Proyectos Jefe de Seguimiento y Control de Compras

Versiones públicas de contratos Actas de Comité Plantilla para sistema

2 Validar oficio y anexos que serán publicados en la plataforma de información

Director de Adquisiciones y Suministros


3

Publicar los documentos en la plataforma de información

Coordinador de Proyectos Jefe de Seguimiento y Control de Compras


FIN



87

Flujograma Seguimiento a Ejecución de Contrataciones.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-SEC-2.9.png



88

Formalización de Contratos




Formalización de Contratos


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Ejecutar suscripción de Contratos que derivan de los diversos procesos de contratación (licitación pública, licitación restringida y contrataciones bajo la modalidad de adjudicación directa); así como la validación de garantías de cumplimiento presentadas como objeto de dichas contrataciones.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-FC-2.10

Clientes:

Director de Adquisiciones y Suministros, Coordinadores de Procesos y Ejecutivos de Compras

Proveedores:

Ejecutivos de Compras. Coordinadores de Procesos. Director de Adquisiciones y Suministros.

Alcance:



15 días hábiles

Indicadores:

Fallos y acuerdos emitidos por el Comité. Cantidad de Proveedores adjudicados por fallo.

Puntos Críticos:

Contar con la documentación soporte en tiempo y forma, de conformidad a la normativa establecida.


Art. 100, del Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración. V. Llevar a cabo las adquisiciones, de acuerdo a los procedimientos señalados en la legislación correspondiente;


Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato, Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, Ley de Coordinación Fiscal, La Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato y su Reglamento de la Administración Pública Estatal, Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato y su Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato para el Poder Ejecutivo, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Reglamento Interior de Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades, Lineamientos Generales para el Otorgamiento y Recepción de Garantías a Favor del Gobierno Estatal, Ley de Instituciones de Seguros y Fianzas, Clasificador por objeto del Gasto,


1 Analizar: Acta del fallo de la licitación, autorización del Comité, pedido generado por el ejecutivo, numero de contrato.


Acta del fallo de la licitación, pedido generado por el

ejecutivo, numero de contrato.

2 Procesar contratos en el portal de compras electrónicas de Gobierno del Estado e.compras, de acuerdo al número de contrato proporcionado por el ejecutivo de compra, en base al fallo de licitación y/o acuerdo en modalidad de adjudicación directa autorizado por el Comité.




89

3

Revisar la documentación legal en la página del Padrón Estatal de Proveedores de Gobierno del Estado, verificar su refrendo. Rectificar que los datos que se obtuvieron del sistema sean los correctos conforme el acta constitutiva, poder notarial, IFE o cualquier documento que acredite la personalidad del representante legal.


Pedido (s) proporcionado por el Ejecutivo de Compra,

revisión de la garantía de contrato (cheque o

fianza), revisión de carta de excepción de

garantía, o en su caso, revisión de evidencia de

entrega.

4 Revisar Garantías de cumplimiento de acuerdo a lo siguiente:

a) Para el caso de pólizas de fianzas, son sujetas a revisión conforme a los requisitos aplicables, así mismo, son validadas en la página de la afianzadora según corresponda generando la constancia correspondiente.

b) Para el caso de cheques certificados se verifican que estén debidamente certificado.

c) Si realizó entrega inmediata, se verifica la cabalidad de la misma, mediante sello y firma de la dependencia.

d) si presenta carta compromiso se verifica contenga la información necesaria respecto a los pedidos a entregar.


Fianza, Cheque, Factura o carta compromiso

5 Generar contrato y obtener impresión del mismo.


Contrato

6 Elaborar Convenios Modificatorios para modificaciones que impliquen: cambio de modelo, cambio de fecha de entrega, ampliación de contrato, error en contrato o pedido, para lo cual se deberá contar con previa autorización del área solicitante, proveedor y Comité, según sea el caso.


Convenios Modificatorios

7 Dar seguimiento para la formalización de contratos y convenios modificatorios.


8 Recabar las firmas de Proveedor y Ejecutivo de Compras.


9 Turnar Contrato con firma del proveedor para su revisión, armado de checKlist y firma del ejecutivo.

Jefe de Unidad de Contratos y Fianzas,

Ejecutivo de Compras

10 Turnar para revisión y visto bueno de Coordinadores de Procesos.


Coordinadores de Procesos

11

Turnar para las firmas de Director de Adquisiciones y Director General.



Suministros, Director General de

Recursos Materiales y Servicios Generales

Contratos y Convenios Modificatorios

FIN



90

Flujograma Formalización de Contratos.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-FC-2.10.png



91

Alta de material




Alta de material


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Administrar el catálogo de materiales, que permita la agrupación de los mismos realizando en forma correcta y veraz el registro y se dé a conocer a los usuarios, para atender los requerimientos de las Dependencias y Entidades.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-AM-3.1

Clientes:

Dependencias y Entidades Dirección de Adquisiciones y Suministros Control Patrimonial

Proveedores:

Dependencias y Unidades

Alcance:

Alta de bienes o servicios en el catálogo de materiales solicitados por las Dependencias o Entidades.


5 días hábiles

Indicadores:


Puntos Críticos:



Art. 100, fracc. II del Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración. “Elaborar el catálogo de bienes materiales de consumo”.




1 Del sistema Firma electrónica, revisar que las solicitudes para alta de materiales por parte de las Dependencias y Unidades tengan la secuencia de firma establecida en los lineamientos.

Administrador del Catálogo

Archivo comprimido con información

2 Revisar que la documentación entregada por las Dependencias o Entidades sea de acuerdo a lo establecido en lineamientos y a la revisión del punto anterior. Se descarga el archivo y se guarda en la carpeta correspondiente a la Dependencia o Entidad. Se lleva un registro electrónico del PAM, (Archivo de excel "libreta") en el que se anota la Dependencia y nombre de la persona que inicia el PAM. a) Si la documentación recibida está incompleta o incorrecta, se declina el PAM indicando el motivo, y se registra "declinado y motivo" en la libreta electrónica b) Si la documentación recibida está completa y correcta, se registra en la libreta electrónica (PAM e iniciador)


PAM declinado Archivo comprimido con

información Archivo excel "Libreta"

3

Del archivo de excel se revisan que las partidas contables estén en la Guía de Conceptos del Clasificador (DRP) Si no es correcta o se tienen dudas se anota el comentario de que se revise la partida con la Dirección de Regulación de Presupuesto en la columna "observaciones" del archivo de Excel.


Archivo de excel "Solicitud de Alta de

Material"



92

4 Se revisa y analiza cada uno de los bienes solicitados de acuerdo a lo siguiente:

a) Si el bien solicitado corresponde a una marca. Verificar que en la documentación que envía la Dependencia o Unidad este el "Anexo 2" Justificación de marca si no adjuntan el formato "Anexo 2", no se da el alta del material y se explica el motivo en la columna observaciones del archivo de Excel

b) Que los bienes no existan en el catálogo de materiales , en caso de existir verificar que la justificación sea técnicamente razonable

c) Si la justificación no es técnicamente razonable, en la columna observaciones del archivo de excel se solicita buscar materiales en el catálogo a la Dependencia o Unidad



Material"

5 Se revisa y analiza cada uno de los bienes solicitados de acuerdo a lo siguiente:

a) Si el bien solicitado requiere de Validación Técnica por parte de Dirección de Tecnologías de Información

b) se revisa en que el número de validación este aprobado por la DGTIT, en la página de Validaciones a.1) Si está aprobada la validación, se copia y pega el texto de la validación (Texto corto y Largo) al formato de solicitud de alta de material a.2) Si no está aprobada la validación, no se da el alta de material y en la columna de observaciones del archivo de excel se indica el motivo por el que no se dará el alta. b) Si el bien solicitado no requiere de validación técnica, se revisan las descripciones del bien para que estén con las especificaciones técnicas congruentes y se deja en el archivo para proceder con el alta.



Material"

6 Una vez revisados todos los bienes solicitados por la Dependencia o Entidad Copia del archivo de excel solicitud de pedido enviado por la Dependencia o Unidad al archivo de excel "Alta de Material" la descripción corta, descripción larga, unidad de medida y la partida presupuestal en las columnas correspondientes. (La descripción corta y larga cuando el bien corresponda a una validación técnica se debe copiar de la página de internet Sistema de validaciones). Verifica que la descripción corta no exceda 40 caracteres, si tiene más de 40 caracteres, copia y pega esta descripción a la descripción larga, y ajusta la descripción corta a 40 caracteres.


Archivo de excel "Alta de Material"

7 Revisa las especificaciones técnicas y partidas de los bienes que se darán de alta. Comenta observaciones en caso de existir.

Coordinador de Proyectos



93

8 Captura la siguiente información en el archivo de excel "Alta de Material" según la columna que corresponda: La partida presupuestal en los campos: "Jerarquía de productos (código)" "Grupo de artículos" "Partida presupuestal validada por contabilidad y presupuesto" y "Tipo de material"

a) Si dispone de la siguiente información: Marca, modelo y precio, también se captura la columna "Grupo Externo", deberá buscar en el archivo de excel la clasificación de material. En las columnas "Centro" y "Org. Ventas" deberá capturar GSRM. En la columna "Ramo", se captura P.

b) Si el bien se utilizará en ofertas previas, en la columna "Sector" se captura 04 c) Si el bien tiene validación técnica, en la columna "Validación" se captura TIT



9 En el archivo de Excel "Alta de Material", selecciona los bienes solicitados por la Dependencia o Entidad y le da un color de relleno a toda la fila para diferenciar los bienes solicitados por las Dependencias o Entidades.



10 Si se tienen observaciones de los bienes que solicita la dependencia o entidad: se envía por correo electrónico este mismo archivo (que ya contiene las observaciones) al iniciador del PAM y se firma PAM. Si no se tienen observaciones sólo se firma el PAM.


PAM firmado Correo electrónico

archivo con observaciones

11 Si ya no se revisan más PAMS Convierte todo el texto a mayúscula Reemplaza vocales con acento por vocales sin acento Se ordenan los datos por la columna de "Partida presupuestal" de menor a mayor Se guarda el archivo en formato de excel Se guarda el archivo en formato "Texto delimitado por tabulaciones"


Archivo electrónico Excel alta de material

Archivo electrónico alta de material en formato

txt

12 Con el archivo en Alta de Materiales en formato txt se procede a dar de alta los materiales en el Sistema R3 Verifica que el proceso de alta no tenga errores Si el proceso tiene errores: revisa los errores, los corrige y los da de alta Si el proceso no tuvo errores: Obtiene los números de material, los copia y pega en el archivo de Excel "Alta de material"


Materiales registrados en R3

Archivo de excel "Alta de Material" con números

de material



94

13 Realiza la réplica de los materiales dados de alta en R3 a todas las dependencias de la siguiente manera: Abre el archivo de excel "Layout" Copia los números de material que se dieron de alta del archivo de excel "Alta de material" a la primer columna del archivo "Layout" Copia la partida presupuestal de los materiales que se dieron de alta, de "Alta de material" a "Layout" Guarda el archivo en formato de excel. Elimina columnas y filas que no contienen información del archivo de excel Guarda el archivo en formato "Texto delimitado por tabulaciones" Verifica que en archivo de excel con formato "Texto delimitado por tabulaciones" no tenga una fila adicional después del último dato y guarda nuevamente el archivo En el sistema R3 procede a dar el alta de materiales utilizando la transacción zmm01_centro


Archivo excel "Layout"

14 Actualiza el archivo de excel "listado de mat comp". Quita las columnas: "A., creado, creado por y observaciones" Elimina las hojas: "Dif, Sedeshu, Cultura y Ieca" Guarda el archivo cambiando el nombre para su publicación "listado de materiales al xx de xxx 20xx" Comprime el archivo


Archivo electrónico Excel "listado de mat comp"

15 Publica el archivo comprimido "Listado de materiales al xx de xxx de 20xx en la página sfadas.guanajuato.gob.mx, ubicado en el apartado Adquisiciones>Catálogos>Catálogo de materiales


Archivo de excel "Listado de materiales al xx de

xxx de 20xx"

16 Envía por correo al iniciador del PAM el archivo de excel "Alta de Material", que contiene los números de material dados de alta en R3


Correo electrónico Archivo Excel "Alta de

material"

FIN



95

Flujograma Alta de Material.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-AM-3.1.png



96

Modificación al material




Modificación al material


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Administrar el catálogo de materiales, que permita la agrupación de los mismos realizando en forma correcta y veraz el registro y se de a conocer a los usuarios, para atender los requerimientos de las Dependencias y Entidades.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-MM-3.2

Clientes:

Dependencias y Entidades Dirección de Adquisiciones y Suministros Control Patrimonial

Proveedores:


Alcance:

Modificación de bienes o servicios en el catálogo de materiales solicitados por las Dependencias o Entidades.


5 días hábiles

Indicadores:


Puntos Críticos:




Normatividad a la que esta sujeto:



1 Del sistema Firma electrónica, revisar que las solicitudes para realizar modificaciones en los materiales por parte de las Dependencias y Unidades tengan la secuencia de firma establecida en los lineamientos.



2 Revisar que la documentación entregada por las Dependencias o Entidades sea de acuerdo a lo establecido en lineamientos y a la revisión del punto anterior. Se descarga el archivo y se guarda en la carpeta correspondiente a la Dependencia o Entidad. Se lleva un registro electrónico del PAM, (Archivo de excel "libreta") en el que se anota la Dependencia y nombre de la persona que inicia el PAM. a) Si la documentación recibida está incompleta o incorrecta, se declina el PAM indicando el motivo, y se registra "declinado y motivo" en la libreta electrónica b) Si la documentación recibida está completa y correcta, se registra en la libreta electrónica (PAM e iniciador)


PAM declinado Archivo comprimido con

información Archivo excel "Libreta"

3

Revisa las especificaciones técnicas y partidas de los bienes que se darán de alta. Comenta observaciones en caso de existir. 3a. Si no procede el alta el administrador del catálogo de materiales declina el PAM indicando la causa.




97

4 Se revisan las modificaciones solicitadas a) Si la modificación es para marcar como bloqueado el material, se deberá seleccionar las Dependencias o Entidades en las que se desea aplicar la marca de bloqueo. b) Si la modificación es a la partida contable, primero se revisa que la partida sea la correcta y si procede la modificación esta se debe hacer de manera individual para cada una de las Dependencias o Entidades en el Sistema R3 mediante la transacción MM06, y tambien se realiza el cambio en el archivo de Excel alta de materiales c) Si la modificación es el texto corto, o texto largo, se realizan los cambios en SAP únicamente en la entidad GRSM, el sistema de manera automática realiza el cambio para el resto de la Dependencias o Entidades, y tambien se realizan los cambios en el archivo de Excel "Alta de Materiales"



5 Si ya no se revisan más PAMS Actualiza el archivo comprimido "Listado de materiales al xx de xxx de 20xx en la página sfadas.guanajuato.gob.mx, ubicado en el apartado Adquisiciones>Catálogos>Catálogo de materiales



6 Envía por correo al iniciador del PAM notificación de cambios realizados


Correo electrónico

FIN



98

Flujograma Modificación al material.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-MM-3.2.png



99

Investigación de Mercado




Investigación de Mercado


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Proporcionar información real y expresada en términos más precisos, que ayuden a resolver, con un mayor grado de éxito, las necesidades que se presenten en los requerimientos de las Dependencias y Entidades.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-IM-3.3

Clientes:

Dependencias y Entidades Dirección de Adquisiciones y Suministros

Proveedores:


Alcance:

El estudio que se realizará, abarca todo el proceso de la identificación de los bienes, precios, características y proveedores, lo que permitirá dar a conocer los precios, características de los bienes y los proveedores oferentes del bien.


5 días hábiles

Indicadores:

Número de investigaciones realizadas

Puntos Críticos:

Entrega de información solicitada a tiempo por parte de los proveedores






1 Recibe solicitud de investigación de un bien por parte del Coordinador de Proyectos de la Dirección de Adquisiciones y Suministros o del Director de Adquisiciones



2 Investiga y recopilar datos, de cualquier aspecto que se desee conocer para, posteriormente, interpretarlos, analizarlos y verificar que puedan satisfacer las necesidades, de que el producto o servicio cumpla con los requerimientos y deseos exigidos por parte Dependencia o Entidad, cuando sea utilizado.


Información recopilada de internet

3

Define las características del proveedor que satisface o pretende satisfacer las necesidades del bien Realiza una lista de posibles proveedores, registrando en archivo electrónico los siguientes datos del proveedor: Teléfono, Dirección, correo electrónico



Material"

4 Se comunica con los proveedores vía telefónica, y por internet solicitando cotización y ficha técnica del bien o las características técnicas del bien.


Información proporcionada por los

proveedores

5 Una vez que recibe la información de los proveedores (se sugiere mínimo la información de tres proveedores), la interpreta y analiza


Cotizaciones por parte de los proveedores

Archivo de Excel, Word y/o Power Point



100

6 Tabula y desarrolla análisis proporcionando datos reales expresados en términos más precisos los resultados obtenidos. Se auxilia de los programas de Microsoft office (Excel, Word y Power Point) para presentar los resultados. Prepara informe, genera conclusiones


Cotizaciones por parte de los proveedores

Archivo de Excel, Word y/o Power Point

7 Guarda los correos electrónicos relacionados al bien solicitado en formato pdf Crea una carpeta con el bien solicitado, integra la información de los proveedores, los archivos en los que se auxilió para presentar los resultados (Excel, Word, Power Point), y los archivos del correo electrónico. Comprime los archivos en formato zip y guarda este archivo en la carpeta "Investigaciones de Mercado"


Archivo electrónico en formato zip

8 Revisa en el informe las especificaciones técnicas. Comenta observaciones en caso de existir.


Informe

9 Presenta informe al Director de Adquisiciones para su revisión


Informe

10 Revisa en el informe las especificaciones técnicas. Comenta observaciones en caso de existir.

Director de Adquisiciones

Informe

11 Ordena y documenta en una carpeta toda la información de la investigación de mercado. En caso de ser necesario se amplía la investigación con más proveedores


Informe

FIN



101

Flujograma Investigación de Mercado.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-IM-3.3.png



102

Actualización del Catálogo de Vehículos




Actualización del Catálogo de Vehículos


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Actualizar el catálogo de vehículos, que permita una segmentación de acuerdo a las necesidades de las Dependencias y Entidades, contando con el registro actualizado de precios y características de los vehículos existente en el mercado y se de a conocer a los usuarios, para atender sus requerimientos.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-ACV-3.4

Clientes:

Dependencias y Entidades Dirección de Adquisiciones y Suministros

Proveedores:


Alcance:

La actualización que se realiza, abarca todo el proceso de la identificación de los vehículos, precios, características y proveedores, lo que permite un análisis comparativo de los segmentos existentes para determinar modificaciones a los rangos establecidos, imagen y peculiaridades de cada vehículo.


5 días hábiles

Indicadores:

Número segmentos de vehículos

Puntos Críticos:

Información incompleta en las fichas técnicas y/o guías de ordenamiento de los vehículos.






1 Identifica cambios en las características y/o especificaciones de los vehículos, ya sea por parte del ejecutivo de compra, de los proveedores o por investigaciones en los medios de comunicación tales como internet, noticias, radio o televisión.


Información recopilada de internet, fichas técnicas o correo

electrónico

2

Solicita e investiga en internet información a los proveedores de las características y/o especificaciones de los vehículos


Información recopilada de internet, fichas técnicas o correo

electrónico



103

3

Captura la información en excel para proceder a elaborar una tabla de análisis para comparar las siguientes características y especificaciones: Tipo de vehículo Número de puertas de los diferentes vehículos No. De pasajeros Peso vehicular Capacidad del tanque de combustible Dimensiones exteriores Capacidad de carga eje delantero (solo para camiones y autobuses) Capacidad de carga eje trasero (solo para camiones y autobuses) Potencia Torque Tipo de transmisión Tipo de dirección Rodado Accesorios (aire acondicionado, combustible, reproductor de audio, si es turbo o no) Precio Imagen Dirección de correo electrónica del proveedor


Archivo en excel

4 Organiza y documenta y archiva de manera organizada toda la información recopilada (precios, fichas técnicas, imágenes de vehículos)


Carpeta con documentación en

archivos pdf, word, excel

5 Analiza la información elaborando filtros en la tabla de excel. 5a Elabora propuesta


Propuesta en archivo de excel de segmentación

vehicular

6 Conjuntamente con el coordinador revisan las propuestas, analizan los segmentos y elaboran una nueva propuesta 6a. Conjuntamente con el Administrador del Cátalo elaboran nueva propuesta


Coordinador de proyectos

Propuesta en archivo de excel de segmentación

vehicular

7 Se presenta la propuesta al Director de adquisiciones, analizan la propuesta Si la propuesta no es correcta se realizan las modificaciones, se realizan ajustes y se determina el nuevo catálogo de vehículos 7a Se revisa propuesta con el Director de Adquisiciones



Director de adquisiciones

Archivo de excel

8 En excel se elabora el catálogo. Se incluyen los precios, imagen de los vehículos y dirección electrónica de los proveedores


Archivos de excel

9

Se imprimen las hojas de excel con los segmentos 9a. Lo firma el Administrador del Catálogo 9b. Firma el Coordinador de Proyectos 9c. Firma el Director de Adquisiciones



Director de adquisiciones

Catálogo de vehículos

10 Se dan altas y/o modificaciones de materiales por el catálogo de vehículos en el Sistema de SAP


11 Se publica el catálogo en el Portal de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales


Catálogo de vehículos

FIN



104

Flujograma Actualización del Catálogo de Vehículos.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-ACV-3.4.png



105







Sustantivo Soporte

Objetivo:

Administrar y supervisar la entrega de los bienes comprados a través de la Dirección de Adquisiciones y Suministros para las diferentes Áreas Usuarias de Gobierno del Estado.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-AAC-4.1

Clientes:


Proveedores:

Coordinación de Proyectos

Alcance:

Entrega de bienes adquiridos


6 días

Indicadores:

Bienes entregados de manera satisfactoria

Puntos Críticos:

Tiempo de respuesta del Área Usuaria para la validación y recepción de bienes. Etiquetado de los bienes.


Art. 100, del Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración. IV. Tramitar los pedidos de compras autorizadas y custodiar los bienes y mercancías hasta su entrega o puesta a disposición de la unidad administrativa solicitante, cuando así corresponda; V. Llevar a cabo las adquisiciones, de acuerdo a los procedimientos señalados en la legislación correspondiente;


Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato y su Reglamento de la Administración Pública Estatal y Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración


1

Recibir en el almacén factura y pedido de los bienes que entrega el proveedor.

Jefe de Almacén, Operador

Administrativo, Especialista

Administrativo

Factura y Pedido de compra

2 Revisar datos de facturación así como que coincida en factura como en pedido, marca, modelo, serie, partida, Centro Gestor, número de pedido y número de contrato.

Jefe de Almacén, Especialista

Administrativo

3 Si la documentación de la factura es correcta se procede a

revisar los bienes físicamente que correspondan a lo descrito en dicha factura y pedido.

Operador Administrativo,

Especialista Administrativo

4 Después de la revisión física se asigna el lugar donde serán resguardados los bienes, se integran con copia de la factura correspondiente.

Operador Administrativo,

Especialista Administrativo

5 Validar factura con nombre, firma y puesto de quien recibe.


Administrativo

6 Validar factura ante el SAT y enviar al centro gestor correspondiente para la generación del ID.


Administrativo Validación de factura.

7 Ingresar al Sistema R3 para obtener el ID


Administrativo

8 Realizar oficio para notificar la recepción de los bienes a los Directores Administrativos de las áreas usuarias informando que tienen dos días para la validar los bienes que se recibieron.


Administrativo Proyecto de Oficio



106

9 Realizar reporte en archivo de Excel que incluya datos de los bienes como: cantidad, fecha, ID, No. de pedido, posiciones, Centro Gestor y monto.


Administrativo Reporte de bienes

10 Realizar Formato de Entradas, anexando copia de factura sellada y pedido


Administrativo Formato de Entradas

11 Enviar PAM, firmado por el Director de Adquisiciones, mediante el Sistema de Firma Electrónica que incluye: Oficio de notificación, Reporte de los bienes, Factura sellada y Pedido firmado. Si los datos de facturación son a nombre de Gobierno del Estado se dirige a la Dirección de Control Patrimonial y a la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGSG Si los datos de facturación corresponden a una Entidad, se dirige a la Dirección de Control Patrimonial y a la Dirección Administrativa de la Entidad.

Director de

Adquisiciones y Suministros,

Jefe de Almacén

Oficio de Notificación, Reporte de bienes,

Factura, Pedido

12 Dentro de los dos días otorgados al área usuaria para la validación, firmará y sellará la factura de conformidad con los bienes recibidos.

Área Usuaria

13 Enviar a la Dirección de Control Patrimonial el ID de los bienes recibidos para que inicien la creación de los activos.


Administrativo

14 Etiquetar los bienes

Dirección de Control Patrimonial

15 Recibir de parte de la Dirección de Control Patrimonial Query con la información de completa de los bienes etiquetados, sellar y validar con nombre y fecha de quien recibe.


Administrativo, Operador Administrativo

Query

16 Realizar formato de Salidas que incluye: No. de Pedido, fecha y descripción de los bienes que serán entregados, en tres juegos para el expediente, Área Usuaria y Guardia de seguridad.

Operador

Administrativo, Área Usuaria

Formato de Salidas

17 Firma y Sello de conformidad del Almacén, Área Usuaria y Guardia de seguridad a la salida de los bienes del almacén para ser entregados.

Jefe de Almacén Área Usuaria

Vigilancia

Formato de Salidas Validado

FIN



107

Flujograma Administración del Almacén Central.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-AAC-4.1.png



108

Asesoría de Compras




Asesoría de Compras


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Orientar a las Dependencias y Entidades, en apego a la normativa vigente, sobre las opciones, requisitos y procedimientos de contratación, que les permitan el abastecimiento de bienes o servicios, en cada caso particular que se les presente.

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-AC-5.1

Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Solicitudes de pedido debidamente requisitados o procedimientos de compra liberados debidamente ejecutados, por las Dependencias o Entidades


1 día hábil

Indicadores:

Número de consultas atendidas

Puntos Críticos:

Identificación de la normativa aplicable, así como momento contable que debe tener el recurso a una fecha determinada




Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, Ley de Coordinación Fiscal, Presupuesto de Egresos de la Federación; Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato y su Reglamento de la Administración Pública Estatal, Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato; Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades.


1 Recibir llamas o visitas de las Dependencias y Entidades que tienen dudas en cuanto al proceso de una contratación

Dependencias y Entidades

2 Revisar la documentación con que cuentas las áreas solicitantes para identificar el problema particular y clasificarlo dentro de las etapas del proceso de contratación


3

Identificar la normativa que aplica al procedimiento, atendiendo el fondo de los recursos presupuestales


4 Identificar el momento contable que debe observar el recurso, así como la fecha de cumplimiento para tal condición


5 Indicar, en apego a la normativa identificada, los requisitos y procesos de contratación que deben observarse para la formulación del requerimiento o en su caso para que la Dependencia o Entidad de inicio al proceso de contratación


6 En caso de ser necesario, proveer a las dependencias y entidades, de los formatos específicos que deban requisitarse para continuar con su requerimiento


FIN



109

Flujograma Asesoría de Compras.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-AC-5.1.png



110

Propuesta de Optimización a Normas y Políticas




Propuesta de Optimización a Normas y Políticas


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Actualizar los Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades, así como formatos de firma electrónica publicados en la Página de la DAS para solicitudes de autorización de compra, en apego a la Normativa vigente y políticas acordadas con el Director General y Director de Adquisiciones

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-PONP-5.2

Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Lineamientos de Adquisiciones y formatos de autorizaciones actualizados


3 meses

Indicadores:

Lineamientos de Adquisiciones y formatos de autorizaciones publicados

Puntos Críticos:

Identificar las áreas de oportunidad de las normas y políticas vigentes, para fortalecer la operación del proceso de ejecución




Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato y su Reglamento de la Administración Pública Estatal y Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración


1 Recabar información durante el ejercicio, sobre las áreas de oportunidad en los Lineamientos y documentos complementarios a estos


2 Generar propuesta de mejora a los Lineamientos de Adquisiciones, sus anexos y criterios


3

Acordar con el Director de Adquisiciones y Suministros, las propuestas de mejora a los Lineamientos de Adquisiciones que serán formuladas a la Coordinación Ejecutiva Jurídica para su remisión a la Procuraduría Fisca, así como los criterios que serán emitidos para el ejercicio fiscal subsecuente.

Coordinador de Proyectos/ Director de


- Criterios que serán emitidos mediante circular, para el ejercicio fiscal subsecuente (Incluye: calendario de compras, definición de partidas autorizadas para compra directa, documentación a remitir por las dependencias y entidades para integración de expedientes).

4 Acordar con la Coordinación Ejecutiva Jurídica de la DGRMSG las propuestas de mejora a los Lineamientos de Adquisiciones formuladas por la DAS, para que éstas se remitan a valoración a la Procuraduría Fiscal

Coordinador de Proyectos/ Coordinador

General Jurídico

- Anexos de los Lineamientos de Adquisiciones



111

5 Dar seguimiento a las mesas de trabajo en conjunto con la Coordinación Ejecutiva Jurídica de la DGRMSG y la Procuraduría Fiscal

Coordinador de Proyectos/ Coordinador

General Jurídica/ Procuraduría Fiscal

6 Publicar de los Lineamientos de Adquisiciones

Procuraduría Fiscal - Lineamientos de Adquisiciones

7 Actualizar los Formatos de PAM conforme a las modificaciones acordadas y aprobadas, respectivamente


- Formatos de PAM's de autorización de compras

8 Generar oficio circular para difundir los Criterios aplicables en el ejercicio fiscal correspondiente


- Oficio circular

9 Hacer del conocimiento de los titulares administrativos de las Dependencias y Entidades los criterios aplicables en el ejercicio fiscal correspondiente.


- PAM de Oficio circular

10 Publicar los Formatos de PAM actualizados conforme a la normativa vigente.


FIN



112

Flujograma Propuesta de Optimización a Normas y Políticas.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-PONP-5.2.png



113

Atención y Seguimiento a Auditorías




Atención y Seguimiento a Auditorías


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Atender los requerimientos de información, pliego de observaciones y recomendación e informes de auditorías realizadas por los distintos órganos de control

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-ASA-5.3

Clientes:

Órganos de Control

Proveedores:

Coordinación de Proyectos Coordinaciones de Procesos Coordinación de Padrón de Proveedores

Alcance:

Entregar la información requerida, así como aclarar y solventar las observaciones formuladas, por los órganos de control


5 a 30 días hábiles

Indicadores:

Información entregada y observaciones contestadas en tiempo y forma

Puntos Críticos:

Identificación de los plazos para entrega de información, atención al pliego de observaciones y recomendaciones




Ley de Fiscalización Superior de la Federación y Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato.


1 Recibir y analizar los requerimientos de información presentados por los órganos de control para la etapa de planeación


Oficio de requerimiento por parte del órgano de control

2 Integrar la información requerida para la etapa de planeación de los órganos de control


3 Generar proyecto de oficio de respuesta a los requerimientos

de información para planeación Coordinador de

Proyectos

Proyecto de oficio de respuesta a requerimiento y los anexos respectivos

4 Revisar oficio y anexos para respuesta a los requerimientos de información para planeación




5 Autorizar oficio y anexos de respuesta a los requerimientos de información para planeación


Oficio de respuesta a requerimiento y los anexos respectivos

6 Recibir y analizar los requerimientos de información de los procesos sujetos a revisión que comprenden el alcance de la auditoría



7 Integrar la información requerida de los requerimientos de información de los procesos sujetos a revisión que comprenden el alcance de la auditoría


8 Generar proyecto de oficio de respuesta a los requerimientos de información de los procesos sujetos a revisión que comprenden el alcance de la auditoría


Proyecto de oficio de respuesta a requerimiento de procesos sujetos a revisión



114

9 Revisar oficio y anexos para respuesta a los requerimientos de información de los procesos sujetos a revisión que comprenden el alcance de la auditoría



Proyecto de oficio de respuesta a requerimiento de procesos sujetos a revisión

10 Autorizar oficio y anexos para respuesta a los requerimientos de información de los procesos sujetos a revisión que comprenden el alcance de la auditoría


Oficio de respuesta a requerimiento de procesos sujetos a revisión

11 En caso de recibir a los auditores, entregar los expedientes que contienen la información de los procesos sujetos a revisión que comprenden el alcance de la auditoría


12 Recibir y analizar los requerimientos de información de los hallazgos determinados dentro de los procesos revisados por los órganos de control durante la etapa de ejecución



13 Integrar la información para dar respuesta a los hallazgos determinados por los órganos de control


14 Generar proyecto de oficio y anexos de respuesta a los hallazgos determinados por los órganos de control



15 Revisar oficio y anexos de respuesta a los hallazgos determinados por los órganos de control




16 Autorizar oficio y anexos de respuesta a los hallazgos determinados por los órganos de control


Oficio de respuesta a requerimiento y los anexos respectivos

17 Recibir y analizar pliego de observaciones y recomendaciones emitido por el órgano de control


Pliego de observaciones y recomendaciones

18 Integrar la información que solvente las observaciones y atienda recomendaciones emitidas por los órganos de control


19 Generar proyecto de oficio de respuesta al pliego de observaciones y recomendaciones


Proyecto de oficio de respuesta a pliego de observaciones y recomendaciones

20

Revisar proyecto de oficio de respuesta al pliego de observaciones y recomendaciones


Adquisiciones y Suministros/


Proyecto de oficio de respuesta a pliego de observaciones y recomendaciones

21 Autorizar oficio de respuesta al pliego de observaciones y recomendaciones


Oficio de respuesta a pliego de observaciones y recomendaciones

22 Recibir y analizar el informe de resultados emitido por el órgano de control


Informe de resultados

23 Generar proyecto de oficio de recurso de reconsideración para las observaciones no solventadas


Proyecto de recurso de reconsideración

24

Revisar proyecto de oficio de recurso de reconsideración para las observaciones no solventadas


Adquisiciones y Suministros/


Proyecto de recurso de reconsideración

25 Autorizar proyecto de oficio de recurso de reconsideración para las observaciones no solventadas


Oficio de recurso de reconsideración



115

Flujograma Atención y Seguimiento a Auditorías.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-ASA-5.3.png



116

Atención y Seguimiento de Solicitudes de Información




Atención y Seguimiento de Solicitudes de Información


Sustantivo Soporte

Objetivo:

Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Clave: :

MP-DGRMSG-DAS-ASSI-5.4

Clientes:

Ciudadanía en general

Proveedores:

Coordinación de Proyectos Coordinaciones de Procesos Coordinación del Padrón Proveedores

Alcance:

Solicitudes de información pública requeridas por la ciudadanía atendidas debidamente


2 día hábil

Indicadores:

Totalidad de solicitudes de acceso a la información pública atendidas

Puntos Críticos:

Fecha de vencimiento del plazo para entregar la información




Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Guanajuato


1 Recibir y analizar las solicitudes de acceso a la información en el sistema "MIGSI"


2 Integrar la información solicitada


3

Generar proyecto de oficio de respuesta a las solicitudes de acceso a la información


Proyecto de Oficio

4

Revisar oficio y anexos para respuesta a los requerimientos de información para planeación

Coordinador de Proyectos, Director de


Proyecto de Oficio y anexos

5 Subir respuesta al sistema para validación.


Proyecto de Oficio

6 Validar oficio y anexos de respuesta a los requerimientos de información para planeación


Oficio y anexos de respuesta

FIN



117

Flujograma Atención y Seguimiento de Solicitudes de Información.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAS-ASSI-5.4.png



118

Altas de Mobiliario y Equipo por compras a través de la DAS

Área responsable: Dirección de Control Patrimonial



Altas de Mobiliario y Equipo por compras a través de la DAS

Sustantivo

Soporte

Objetivo:

Registrar el mobiliario y equipo para mantener controlado el inventario de las Dependencias y Entidades

Clave: :


Clientes:

Dependencias y Entidades; Dirección Administrativa de Pagos

Proveedores:

Dependencias y Entidades; Dirección General de Adquisiones y Suministros

Alcance:

Contar con un inventario real del padrón de mobiliario y equipo de las Dependencias y Entidades de Gobierno del Estado


2-4 días hábiles

Indicadores:

Número de solicitudes atendidas mensualmente

Puntos Críticos:

Documentación que no cumple con lo establecido en los criterios de los lineamientos de control patrimonial


Reglamento interior de la Secretaría de Finanzas, Administración e Inversión, Artículo 101, Fracción IV


Lineamientos Generales y Criterios de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal y Clasificador por objeto del gasto público.


1 Recibir, revisar PAM en firma electrónica y turnar al Operador de Altas correspondiente

Coordinador de Bienes Muebles

2 Recibir y revisar PAM que contenga la documentación y verificar que el ID este indexado correctamente para la creación de activo(s) fijo(s) ¿Cumple con la documentación necesaria?

Operador de Altas de Mobiliario y Equipo

Oficio de petición, formato de alta, factura, pedido y/o contrato de adquisición.

3a NO, se informa la inconsistencia al Coordinador para que se

decline el PAM Operador de Altas de Mobiliario y Equipo

3 SI, enviar ID y liberar pedido al Operador

Jefe de Mobiliario y

Equipo

4 Generar activo(s) fijo(s) dentro del sistema SAP ECC y devolver ID al Jefe de Mobiliario y Equipo


5 Elaborar e imprimir reporte de alta y etiqueta(s) del bien(es) Operador de Altas de Mobiliario y Equipo

Reporte de alta

6 Acudir a etiquetar los bienes en el Almacén de la DAS y recabar sello, firmar y factura original


Reporte de alta y etiqueta

7 Entregar documentación al coordinador de Bienes Muebles para recabar firma física y electrónica


Reporte de alta y factura original

8 Recibir, revisar y firmar física y electrónicamente y turnar al Director de Control Patrimonial



9 Recibir y autorizar físicamente y electrónicamente y turnar al Operador de Altas de Mobiliario y Equipo

Director de Control Patrimonial


10 Recibir y entregar expediente completo al Encargado de Archivo

Operador de Alta de Mobiliario y Equipo




119

Flujograma Altas de Mobiliario y Equipo por compras a través de la DAS


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-ALT-1.1.png



120

Hoja de control de cambios

Documento que se actualiza: Adecuación a la narrativa de procedimiento y flujograma.

Clave del documento que se actualiza:


Fecha de actualización: Diciembre 2017

No. de emisión: 2

Descripción del cambio: Concentración de actividades en el procedimiento y adecuación al flujograma de acuerdo a las modificaciones correspondientes.



121






Sustantivo

Soporte

Objetivo:

Registrar el mobiliario y equipo para mantener controlado el inventario de las Dependencias y Entidades

Clave: :


Clientes:


Proveedores:

Dependencias y Entidades; Dirección General de Adquisiones y Suministros

Alcance:

Contar con un inventario real del Padrón de Mobiliario y Equipo de las Dependencias y Entidades de Gobierno del Estado


2-4 días hábiles

Indicadores:


Puntos Críticos:

Documentación que no cumple con lo establecido en los Criterios de los Lineamientos de Control Patrimonial


Reglamento interior de la Secretaría de Finanzas, Administración e Inversión, Artículo 101, Fracción IV.


Lineamientos Generales y Criterios de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal y Clasificador por objeto del gasto público


1 Recibir, registrar y turnar oficio de solicitud de alta al Director

Asistente del Director de Control Patrimonial

Oficio, CFDI con sello, Nombre, puesto, fecha y firma de la persona que recibió los bienes, formato de alta, oficio de liberación de compras, contrato/pedido original o copia certificada y fianza

2 Recibir, revisar y turnar expediente a la Coordinación Director de Control Patrimonial


3

Recibir y asignar al operador y turnar expediente a la Asistente de la Coordinación





122

4

Recibir y turnar en el sistema de correspondencia la documentación al operador asignado así como físicamente

Asistente del Coordinador de Bienes

Muebles


4

Recibir y revisar documentación ¿Cuenta con la documentación correcta?



5a No, elaborar y enviar oficio informando inconsistencias


Oficio

5 SI, enviar ID y liberar pedido al operador

Jefe de Mobiliario y

Equipo

6

Generar activo(s) fijo(s) dentro del sistema SAP ECC y devolver ID al Jefe de Mobiliario y Equipo


7

Elaborar oficio, imprimir etiqueta(s) y turnar al Coordinador de Bienes Muebles. En el caso de Dependencia se realiza oficio para trámite de pago ante la DAP


oficio

8 Recibir, rubricar y turnar oficio al Director


oficio

9 Recibir, autorizar y turnar oficio al Operador de Altas de Mobiliario y Equipo


oficio

10 Recibir y enviar a Dependencia y Entidad

Operador de Alta de Mobiliario y Equipo

Oficio-acuse

11 Entregar expediente completo al Encargado de archivo Operador de Alta de Mobiliario y Equipo

Oficio, CFDI con sello, Nombre, puesto, fecha y firma de la persona que recibió los bienes, formato de alta, oficio de liberación de compras, contrato/pedido original o copia certificada, fianza y oficio de respuesta

Fin del proceso



123

Flujograma Altas de Mobiliario y Equipo (compras liberadas y liberación de bienes por pedido)





124






No. de emisión: 2




125

Alta de Vehículos (Vehículos en almacén de la DAS)




Alta de Vehículos (Vehículos en almacén de la DAS) Sustantivo

Soporte

Objetivo:

Registrar y actualizar el padrón Vehicular de Gobierno del Estado

Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dependencias y Entidades; Dirección General de Adquisiciones y Suministros

Alcance:

Contar con un inventario real del Padrón Vehicular de las Dependencias y Entidades de Gobierno del Estado


2-4 días hábiles

Indicadores:


Puntos Críticos:

Documentación que no cumple con lo establecido en los lineamientos de control patrimonial y la asignación de partida presupuestal incorrecta,




Lineamientos Generales y Criterios de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal y Clasificador por objeto del gasto público.


1 Recibir, revisar PAM en firma electrónica y en físico factura del Vehículo por la DAS ¿Cumple con la documentación necesaria?

Jefe de Control Vehicular

Oficio de petición, formato de alta, , contrato de adquisión y/o prestación de servicios y factura impresa y medio electrónico

2ª No, en caso de inconsistencias declinar PAM Jefe de Control Vehicular

2 Si, solicitar ID y liberación de pedido al Jefe de Mobiliario en el Sistema SAP ECC.


3 Recibir ID, generar activo(s) fijo(s) dentro del sistema SAP ECC y devolver ID al Jefe de Mobiliario y Equipo En espera de que la Dependencia o Entidad envié la documentación en físico


4 Recibir, registrar y turnar oficio de solicitud de alta al Director Asistente del Director de Control Patrimonial

Copia de oficio de alta e Impresión de CFDI, copia del contrato/ pedid copia de la tarjeta de circulación, recibo original del alta en la Oficina Recaudadora

5 Recibir, revisar y turnar expediente a la Coordinación de Bienes Muebles





126

6 Recibir y asignar al Personal de Control Vehicular y turnar expediente al Asistente de Control Vehicular



7 Recibir y turnar en el sistema de correspondencia la documentación al personal asignado así como físicamente

Asistente de Control Vehicular


8 Recibir, modificar activo(s) fijo(s) en el sistema SAP ECC, elaborar reporte de alta. Enviar reporte de alta a Almacén de la DAS para su liberación

Personal de Control Vehicular

Reporte de alta

9 Elaborar y turnar memorándums de aseguramiento y dotación de gasolina al Coordinador de Bienes Muebles para su visto bueno


Memorándums y oficio de dotación de gasolina

10 Recibir, rubricar y turnar documentación al Director de Control Patrimonial



11 Recibir, autorizar y turnar documentación a la Asistente de Control Vehicular

Director de Control Vehicular


12 Entregar, recibir y archivar acuses de la documentación que le corresponda a la Coordinación de seguros y Dirección de Servicios Generales



13 Actualizar y archivar expediente Personal de Control Vehicular

Copia de oficio de alta e Impresión de CFDI, copia del contrato/ pedid copia de la tarjeta de circulación, recibo original del alta en la Oficina Recaudadora, copia de reporte

Fin del proceso



127

Flujograma Alta de Vehículos (Vehículos en almacén de la DAS)





128






No. de emisión: 2




129

Alta de Vehículos (Compras liberadas y liberación por pedido)




Alta de Vehículos (Compras liberadas y liberación por pedido)

Sustantivo

Soporte

Objetivo:

Registrar los Vehículos para mantener controlado el inventario de las Dependencias y Entidades

Clave: :

MP-DGRMSG-CDP-ALT-1.4

Clientes:


Proveedores:

Dependencias y Entidades; Dirección General de Adquisiciones y Suministros

Alcance:

Contar con un inventario real del Padrón Vehicular de las Dependencias y Entidades de Gobierno del Estado


2-4 días hábiles

Indicadores:


Puntos Críticos:

Documentación que no cumple con lo establecido en los lineamientos de control patrimonial y la asignación de partida presupuestal incorrecta


Reglamento interior de la Secretaría de Finanzas, Administración e Inversión, Artículo 101, Fracción IV


Lineamientos Generales y criterios de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal y Clasificador por objeto del gasto público.


1 Recibir, registrar y turnar oficio de solicitud de alta al Director


Oficio de alta e iimpresión de CFDI con sello, firma y fecha de recepción, copia del oficio de liberación de la compra, contrato original, copia de oficio de solicitud de compra (PAM) y copia de pedido, copia de la tarjeta de circulación, recibo original del alta en Oficina Recaudadora de acuerdo a los Lineamientos de Control Patrimonial

2 Recibir, revisar y turnar expediente a la Coordinación





130

3

Recibir y asignar al personal de control vehicular y turnar expediente al Asistente de Control Vehicular



4

Recibir y turnar en el sistema de correspondencia la documentación al personal asignado así como físicamente



5

Recibir y revisar documentación ¿Cuenta con la documentación correcta?


Oficio de alta e iimpresión de CFD con sello, firma y fecha de recepción, copia del oficio de liberación de la compra, contrato original, copia de oficio de solicitud de compra (PAM) y copia de pedido, copia de la Tarjeta de Circulación, Recibo original del Alta en Oficina Recaudadora de acuerdo a los Lineamientos de Control Patrimonial

6ª No, elaborar y enviar oficio informando inconsistencias


Oficio

6 SI, solicitar ID al Jefe de Mobiliario y Equipo

En caso de que pedido solicitar liberación


7

Recibir ID y generar activo(s) fijo(s) dentro del sistema SAP ECC y devolver ID al Jefe de Mobiliario y Equipo


8

Elaborar y turnar reporte de alta y oficio de respuesta a las Dependencias o Entidades al Coordinador de Bienes Muebles En el caso de dependencia realizar memorándum de dotación de gasolina y si fuera una Adquisión realizada por la misma elaborar oficio para trámite de pago.


Reporte de alta y oficio

9 Recibir, rubricar y turnar oficio al Director


oficio

10 Recibir, autorizar y turnar oficio al Personal de Control Vehicular


oficio

11 Recibir y enviar a Dependencia o Entidad


Oficio-acuse



131

12 Actualizar y archivar expediente Personal de Control Vehicular

Impresión de CFD con sello, firma y fecha de recepción, copias del oficio de liberación de la compra, copia del contrato, copia del oficio de solicitud de compra, compra del pedido, copia de la Tarjeta de Circulación, Recibo original del Alta en Oficina Recaudadora, copias oficio de respuesta, memorándum

Fin del proceso



132

Flujograma Alta de Vehículos (Compras liberadas y liberación por pedido)


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-CDP-ALT-1.4.png



133






No. de emisión: 2




134

Baja de Mobiliario y Equipo




Baja de Mobiliario y Equipo

Sustantivo

Soporte

Objetivo:

Actualizar constantemente el inventario de mobiliario y equipo dado de baja por dependencias y entidades

Clave: :


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Contar con un inventario real del padrón de mobiliario y equipo de las Dependencias y Entidades de gobierno del estado


2-4 días hábiles

Indicadores:

Número de solicitudes de baja que ingresan a la Dirección de Control Patrimonial mensualmente

Puntos Críticos:

Formatos incorrectos y falta de espacio en almacén


Reglamento interior de la Secretaría de Finanzas, Administración e Inversión, Artículo 101, Fracción IV y VI


Lineamientos de Control Patrimonial


1

Recibir, registrar y turnar oficio de solicitud de baja al Director


Oficio de petición, formato de baja,(enviar electrónicamente) dictamen técnico (si se trata de equipo de cómputo), cuando se trate de bajas de desecho deberán relacionar en formato de lotes

2

Recibir, revisar y turnar expediente a la Coordinación de Bienes Muebles



3 Recibir y asignar al operador y turnar expediente a la Asistente de la Coordinación



4 Recibir y turnar en el sistema de correspondencia la documentación al operador asignado así como físicamente


Muebles


5 Recibir y revisar el formato físico y electrónico de baja

Operador de Bajas de Mobiliario y Equipo

Formato de baja

6 Consultar con el Jefe de Almacén calendario de disponibilidad ¿Existe espacio y fecha disponible?




135

7a No, elaborar oficio a la Dependencia o Entidad

notificando que ingresa a lista de espera Operador de Bajas de

Mobiliario y Equipo

7 Si, elaborar oficio a la Dependencia/Entidad

notificando la fecha y hora de recepción de bienes Operador de Bajas de

Mobiliario y Equipo

8 Turnar la documentación al Jefe de Almacén junto con el archivo de baja electrónico


Oficio de petición, formato de baja, dictamen técnico (si se trata de equipo de cómputo), cuando se trate de bajas de desecho deberán relacionar en formato de lotes y acuse

9 Recibir expediente y formato de baja electrónicamente y turnar al Operador de Recepción de Baja.

Jefe de Almacén de Bajas

Oficio de petición, formato de baja, dictamen técnico (si se trata de equipo de cómputo), cuando se trate de bajas de desecho deberán relacionar en formato de lotes y acuse

10 Recibir , firmar y sellar verificando que los bienes coincidan con el formato de baja

Operador de Bajas de Almacén

Formato de baja

11 Realizar registro de baja en el sistema SAP ECC y elaborar dictamen


Dictamen

12 Turnar expediente completo al Operador de Bajas de Mobiliario y Equipo


Oficio de petición, formato de baja, dictamen técnico (si se trata de equipo de cómputo), cuando se trate de bajas de desecho deberán relacionar en formato de lotes

13 Elaborar oficio a la Dependencia o Entidad informando la baja de sus bienes en el sistema SAP ECC. Turnar al coordinador de Bienes Muebles


Oficio

14 Recibir, rubricar, turnar oficio y firmar dictamen al Director


Oficio y dictamen

15 Recibir, autorizar y turnar dictamen y oficio al Operador de Bajas de Mobiliario y Equipo


Oficio y dictamen

16 Recibir y enviar a Dependencia o Entidad y entregar expediente completo al Encargado de archivo


Oficio de petición, formato de baja, dictamen técnico (si se trata de equipo de cómputo), cuando se trate de bajas de desecho deberán relacionar en formato de lotes, dictamen y oficio de respuesta

Fin del proceso



136

Flujograma Baja de Mobiliario y Equipo


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-BAJ-1.5.png



137






No. de emisión: 2




138

Baja por robo/extravío y duplicidad




Baja por robo/extravió y duplicidad Sustantivo

Soporte

Objetivo:

Actualizar constantemente el inventario de mobiliario y equipo dado de baja por Dependencias y Entidades

Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Contar con un inventario real del padrón de mobiliario y equipo de las dependencias y entidades de gobierno del estado


2-4 días hábiles

Indicadores:


Puntos Críticos:

Formatos incorrectos y falta de documentación


Reglamento interior de la Secretaría de Finanzas, Administración e Inversión, Artículo 101, Fracción IV y VI




1



Oficio de petición, formato de baja,(robo, duplicidad y extravió), acta de hechos, copia de la acta del Ministerio Publico

2

Recibir, revisar y turnar expediente a la Coordinación



3 Recibir y asignar al Operador y turnar expediente a la Asistente de la Coordinación



4 Recibir y turnar en el sistema de correspondencia la documentación al operador asignado así como físicamente

Asistente del Coordinador de Bienes Muebles


5 Recibir, revisar documentación y modificar el o los activo(s) fijo(s) en el sistema SAP ECC



6 Elaborar y turnar al Coordinador oficio a la Dependencia o Entidad informando la baja de sus bienes en el sistema SAP ECC. En caso de Dependencias, de tratarse de activos contabilizados elaborar oficio y formato para solicitar su baja contable ante la DGCG


Oficio-notificación



139

7 Recibir, rubricar y turnar documentación al Director



8 Recibir, autorizar y turnar documentación al operador Director de Control Patrimonial


9 Recibir y enviar a Dependencia/ Entidad y entregar expediente completo al Encargado de archivo


Oficio de petición, formato de baja,(robo, duplicidad y extravió), acta de hechos, copia de la acta del Ministerio Publico y oficio-notificación

Fin del proceso



140

Flujograma Baja por robo/extravío y duplicidad





141






No. de emisión: 2




142

Baja de Vehículos




Baja de Vehículos Sustantivo

Soporte

Objetivo:

Actualizar el padrón vehicular de Gobierno del Estado de Guanajuato

Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Contar con un padrón vehicular actualizado de Gobierno del Estado de Guanajuato


2-4 días hábiles

Indicadores:


Puntos Críticos:

Documentación incorrecta y falta de espacio en almacén


Reglamento interior de la Secretaría de Finanzas, Administración e Inversión, Artículo 101, Fracción IV, VI y X




1



Oficio de solicitud de baja

2 Recibir, revisar y turnar oficio de solicitud a la Coordinación



3 Recibir y asignar al Jefe de Control Vehicular y turnar oficio de solicitud a la Asistente de Control Vehicular



4 Recibir y turnar en el sistema de correspondencia el oficio al Jefe de Control Vehicular así como físicamente



5 Recibir, revisar y avisar por vía telefónica al solicitante la fecha y hora de entrega recepción del vehículo



6 Recibir vehículo Al momento de traer el vehículo deberá de traer el solicitante el expediente completo para la baja


7 Recibir, registrar y turnar documentación de acuerdo a los Criterios de los Lineamientos de Control Patrimonial al Director


Oficio de petición y expediente con la documental de acuerdo a los Lineamientos de Control Patrimonial

8 Recibir, revisar y turnar documentación a la Coordinación



9 Recibir y asignar al Personal de Control Vehicular y turnar documentación al Asistente de Control Vehicular



10 Recibir y turnar en el sistema de correspondencia la documentación al Personal de Control Vehicular así como físicamente





143

11 Recibir, revisar documentación y modificar activo(s) fijo(s) en el sistema SAP ECC



12 Elaborar y turnar memorándum para baja de padrón de aseguramiento(anexando póliza), oficio para la Dep/ Ent informando la baja, reporte de baja al Coordinador


Memorándum, póliza y oficio-notificación

13 Recibir, revisar, rubricar y turnar documentación al Director Coordinador de Bienes Muebles


14 Recibir, revisar, autorizar y turnar documentación al Personal de Control Vehicular



15 Recibir y enviar oficio de notificación a la Dependencia o Entidad, en el caso del memorándum se entrega a la Coordinación de Seguros anexando póliza

Personal de control vehicular


16 Recibir y archivar acuse de memorándum en su carpeta correspondiente junto con su expediente de baja del vehículo

Asistente del Control Vehicular

Oficio de petición y expediente con la documental de acuerdo a los Lineamientos de Control Patrimonial y acuse de memorándum

Fin del proceso



144

Flujograma Baja de Vehículos





145






No. de emisión: 2




146

Reasignación de Bienes Muebles a Dependencias y Entidades




Reasignación de Bienes Muebles a Dependencias y Entidades

Sustantivo

Soporte

Objetivo:

Apoyar con Bienes Muebles en condiciones de uso a las Dependencias y Entidades

Clave:


Clientes:

Dependencias y Entidades de Gobierno del Estado

Proveedores:

Subsecretario de Administración

Alcance:

Procurar el buen uso y destino de los Bienes Muebles que se encuentren a disposición del Almacén de Control Patrimonial de Gobierno del Estado


Aproximadamente 15 días hábiles

Indicadores:

Número de solicitudes de reasignación atendidas mensualmente por la Dirección de Control Patrimonial

Puntos Críticos:

Tiempo transcurrido en recabar firmas y disponibilidad de bienes solicitados


Reglamento interior de la Secretaría de Finanzas, Administración e Inversión, Artículo 101, Fracción IV, V y VI.


Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato; Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas del Estado de Guanajuato; Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración y los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal


1 Recibir, registrar y turnar oficio de solicitud de reasignación de las Dependencias y Entidades autorizado por el Subsecretario de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración al Director de Control Patrimonial


Oficio de autorización

2 Recibir, revisar y turnar expediente a la Coordinación Director de Control Patrimonial


3

Recibir, revisar y turnar a las Asistentes



4 Recibir, registrar y turnar a los Jefes

Asistente de Mobiliario y Equipo/Asistente de

Control Vehicular


5 Recibir y verificar la existencia de Bienes Muebles ¿Se cuenta con los bienes en condiciones aceptables y suficientes?

Jefe de Almacén/Jefe de Control Vehicular

6ª No, elaborar oficio informando que la solicitud se encuentra en lista de espera hasta tener disponibilidad de bienes.


Oficio de aviso

6 Si, citar vía telefónica al solicitante a fin de elegir los bienes muebles requeridos




147

7

Realizar listado de bienes elegidos y turnar al Encargado de reasignaciones / Personal de Control Vehicular

Personal de Almacén/Personal de

Control Vehicular

Listado de bienes

8 Elaborar formato y acuerdo de reasignación y turnar al Coordinador para su visto bueno

Encargado de Reasignación/Personal

de Control Vehicular

Formato de reasignación y acuerdo de reasignación

9 Recibir, revisar, rubricar y recabar firmas del Director de DCP y Director de DRMSG del formato y acuerdo de reasignación


Formato de reasignación acuerdo de reasignación Oficio de autorización, en el caso de vehículos se anexan facturas

10 Enviar expediente de la reasignación al subsecretario para su firma y turnar expediente debidamente firmado al encargado de reasignación/ personal de Control Vehicular


Control Vehicular

Formato de reasignación acuerdo de reasignación Oficio de autorización, en el caso de vehículos se anexan facturas

11

Notificar por oficio y vía telefónica al solicitante fecha y hora de la entrega de Bienes Muebles y firma de los formatos de reasignación En el caso de vehículos se entregan al solicitante documentos para alta en la oficina recaudadora


Control Vehicular


En el caso de Vehículos: Recibo de baja, copia de la factura y copia del acuerdo de la reasignación sellados por la dirección

12 Entregar Bienes Muebles En el caso de vehículos realizar el alta de acuerdo a los criterios de los lineamientos


Control Vehicular

Documentación de acuerdo a los criterios de los lineamientos de Control Patrimonial

13 Recibir expediente y registrar en sistema SAP ECC su destino final de los bienes muebles En caso de bienes reasignados a entidades se realiza el oficio de baja contable

Encargado de Reasignación/Personal


14 Archivar expediente en su carpeta correspondiente Encargado de Reasignación/Personal


Oficio de autorización, formato de solicitud y acuerdo de reasignación, En caso de vehículos oficio de baja ante la Oficina Recaudadora y factura sellados por la DCP, reporte de alta, acuse de oficio-notificación de alta y baja

Fin de proceso



148

Flujograma Reasignación de Bienes Muebles a Dependencias y Entidades


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-REA-1.8.png



149

Formatos

Instructivo de llenado

Guía de llenado de formatos

Nombre del Formato:

Solicitud de reasignación


Reasignación de bienes muebles a Dependencia

Clave procedimiento:

MP-DGRMSG-DCP-REA

Observaciones

Número de campo

Concepto Descripción Comentarios

1

Datos del solicitante Se anota los datos del solicitante como el nombre de la Dependencia, Entidad y Escuelas, oficio de solicitud de la reasignación junto con la fecha

2 Numero de solicitud de donación

Se anota el número de reasignación y fecha que en la que se está elaborando el formato de elaboración

Cada que se hace una reasignación tiene un numero establecido para el control de la Dirección de Control Patrimonial

3 Cantidad Se anota la cantidad de los bienes que serán reasignados.

4 Tipo de Bien Se anotan el nombre del bien junto con sus características como la serie, marca, modelo, material y color



150

Número de campo


5 Activo Fijo Se anota el número de activo (s) del bien (es)

6 Tipo de Enajenación Se anota el tipo de solicitud si es reasignación se pone la letra R

7 Estado del bien Se anota del 1 al 3 el estado que tiene el bien, considerando que el 1 es bueno, 2 regular y 3 malo

8 Motivos y beneficios Se anota el oficio, nombre del representante que solicito la reasignación y fecha.

9 Monto Se anota la frase “No aplica” en esa columna

Como es reasignación no se pone el valor económico del bien (es).



151






No. de emisión: 2




152

Donación de Bienes Muebles




Donación de Bienes Muebles Sustantivo

Soporte

Objetivo:

Apoyar con bienes de reusó a las Presidencias Municipales y Asociaciones Civiles

Clave:


Clientes:

Donatario (Presidencias Municipales, Asociaciones Civiles y Entidades Federativas)

Proveedores:

Subsecretario de Administración

Alcance:

Procurar el buen uso y destino de los bienes muebles que se encuentren a disposición del almacén de Control Patrimonial de Gobierno del Estado


Aproximadamente un mes

Indicadores:

Número de Solicitudes atendidas semestral.

Puntos Críticos:

Que no exista objeto social en la Asociación Civil Documentación incorrecta


Reglamento interior de la Secretaría de Finanzas, Administración e Inversión, Artículo 101, Fracción IV, V y VI.


Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato; Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas del Estado de Guanajuato; Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración y los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal


1 Recibir, registrar y turnar oficio de solicitud de donación suscrita por la Presidencia Municipal o Asociación Civil debidamente autorizada por el Subsecretario de Administración de la SFIA al Director de Control Patrimonial


Oficio de petición, autorizado, acta constitutiva si es una Asociación Civil

2 Recibir, revisar y turnar documentación a la Coordinación Director de Control Patrimonial


3

Recibir, revisar y turnar a las Asistentes



4 Recibir, registrar y turnar a los Jefes


Control Vehicular


5 Recibir y verificar la existencia de Bienes Muebles solicitados ¿Se cuenta con los suficientes bienes solicitados?


6ª No, elaborar oficio informando que la solicitud se encuentra en lista de espera hasta tener disponibilidad de bienes.


Oficio de aviso

6 Si, elaborar y entregar formato de listado de bienes al encargado de donaciones/Jefe de Control Vehicular

Operador de Almacén/Personal de

Control Vehicular

Listado de bienes muebles



153

7 Recibir, capturar los datos en el formato de solicitud de donación y turnar al Coordinador para su visto bueno

Encargado de Donaciones/Jefe Control

Vehicular

8 Recibir, revisar, rubricar y recabar firmas del Director de DCP y Director de DGRMSG del formato de solicitud de donación


9 Turnar al subsecretario el formato de solicitud de donación para su firma

Asistente del Coordinador de Bienes Muebles/ Asistente de

Control Vehicular

10 Entregar formato debidamente firmados al Jefe de Mobiliario/ Jefe de Control Vehicular para continuar con el proceso de donación

Asistente del Coordinador de Bienes Muebles/ Asistente de

Control Vehicular

11 Recibir, elaborar acuerdo gubernativo y/o oficio y turnar al Coordinador de Bienes Muebles para su visto bueno

Jefe de Mobiliario/Jefe de Control Vehicular

12 Recibir, revisar, rubricar y recabar firmas del Director de DCP y Director de DRMSG en el acuerdo gubernativo

Coordinadora de Bienes Muebles

13 Enviar acuerdo gubernativo a la Procuraduría fiscal La Procuraduría Fiscal revisa y envía acuerdo gubernativo a la Coordinación General Jurídica, ellos dan visto bueno y recaban firmas del Secretario de Finanzas, Inversión y Administración, Secretario de Gobierno y Gobernador para realizar la publicación en el Diario Oficial de la Federación


Control Vehicular

Acuerdo gubernativo

14 Recibir por medio electrónico la publicación en el periódico oficial del Estado de Guanajuato e informar a las Asistentes para proceder la elaboración de oficio- notificación

Jefe de Mobiliario/ Jefe de Control Vehicular

15 Notificar por oficio y vía telefónica al solicitante fecha y hora de la entrega de bienes muebles y firma de los formatos de donación junto con la documentación requerida


Control Vehicular

Oficio de comisión (a falta de la presencia del presidente municipal o representante legal), copia de la credencial de electrónico y sello de la Presidencia Municipal o A.C.

16 Entregar bienes muebles al donatario


Control Vehicular

17 Turnar documentación completa al Encargado de Donaciones/Jefe de Control Vehicular


Control Vehicular

Oficio de petición, formato de donación, periódico oficial del Estado de Guanajuato, acta constitutiva (sea el caso de Asociación civil), Oficio de comisión (a la falta de presencia del presidente municipal o representante legal), copia de la credencial de elector y sello de la presidencia municipal o asociación civil



154

18 Recibir documentación, realizar y enviar reporte de donación a la Unidad de Enlace (Acceso a la Información) para su publicación en el portal

Encargo de Donaciones/ Jefe de Vehículos


19 Entregar documentación al Operador de Mobiliario y Equipo/Personal de Control Vehicular, para realizar el destino final de los activo (s) fijo (s) en el sistema SAP ECC En el caso de que los acticos hayan sido de la sociedad GEG realizar oficio y formato de baja contable de los bienes donados ante la DCG

Operador de Mobiliario y Equipo/ Personal de

Control Vehicular

Formato de donación y oficio de autorización

20 Recibir documentación del Personal para archivar el expediente en la carpeta correspondiente

Encargado de Donaciones/ Jefe de Control Patrimonial


Fin del proceso



155

Flujograma Donación de Bienes Muebles


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-DON-1.9.png



156

Formatos



Nombre del Formato:

Solicitud de donación


Donación de Bienes Muebles


MP-DGRMSG-DCP-DON-

Observaciones

Número de campo


1

Datos del solicitante Se anota los datos del solicitante como el nombre de la Asociación Civil o municipio, oficio de solicitud de la donación junto con la fecha

2 Numero de solicitud de donación

Se anota el número de donación y fecha en la que se está elaborando el formato

Cada que se hace una donación tiene un numero establecido para el control de la Dirección de Control Patrimonial

3 Cantidad Se anota la cantidad de los bienes que serán donados

4 Tipo de Bien Se anota el nombre del bien junto con sus características como la serie, marca, modelo, material y color

5 Activo Fijo Se anota el número de activo (s) del bien (es)



157

Número de campo


6 Tipo de Enajenación Se anota el tipo de solicitud si es donación se pone la letra A

7 Estado del bien Se anota del 1 al 3 el estado que tiene el bien, considerando que el 1 es bueno, 2 regular y 3 malo

8 Motivos y beneficios Se anota el oficio, nombre del representante facultado de la Asociación Civil o Municipio.

9 Monto Se anota la frase “No aplica” en esa columna

Como es donación no se pone el valor económico del bien (es).



158






No. de emisión: 2




159

Enajenación Pública




Enajenación Pública Sustantivo

Soporte

Objetivo:

Depurar las bodegas de los bienes muebles que resulten inútiles, incosteables u obsoletos.

Clave:

MP-DGRMSG-DCP-ENA-1.10

Clientes:

Postores

Proveedores:


Alcance:

Mantener los espacios libres de los bienes muebles de los almacenes de las Dependencias, Entidades así como las bodegas de Dirección de Control Patrimonial y los centros de acopio para no alterar la salubridad, seguridad o medio ambiente.


Aproximadamente un mes

Indicadores:

Numero de enajenaciones realizadas por año.

Puntos Críticos:

Documentación incorrecta y falta de postores participantes.


Reglamento interior de la Secretaría de Finanzas, Administración e Inversión, Artículo 101, Fracción IV, V, VI y VII


Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato de la Administración Pública Estatal y Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato de la Administración Pública Estatal


1

Reportar al Coordinador de Bienes Muebles el listado aproximado de vehículos, desecho ferroso, llanta de desecho, mobiliario y equipo para que se programe subasta.

Jefe de Almacén /Jefe de Control Vehicular

Listado de Mobiliario y Equipo, Vehículos, desecho ferroso y llantas de desechos

2 Solicitar avaluó a perito autorizado.

Coordinador de Bienes Muebles.

Informe y avaluó

3 Elaborar oficio solicitando la autorización del Subsecretario de Administración y turnar al Coordinador

Jefe de Mobiliario y Equipo/Jefe de Control

Vehicular


4 Recibir, rubricar y recabar firma del Director de Control Patrimonial y turnar a las Asistentes.



5

Recibir y enviar oficio debidamente firmado al Subsecretario.


Control Vehicular


6

Recibir autorización, elaborar cuadro de fechas, bases y anexos y turnar al Coordinador


Vehicular

Cuadro de fechas, bases y anexos

7 Elaborar orden del día para reunir al Comité de enajenación para la autorización de bases, anexos, su publicación y turnar al Coordinador


Vehicular

Orden del día para la autorización Bases, anexos y publicación

8

Recibir y enviar orden del día debidamente firmado a los participantes del comité de enajenación


Control Vehicular

Orden del día para la autorización Bases, anexos y publicación

9 Revisar, autorizar bases, anexos, publicación y la venta de las mismas

Comité de Enajenación Bases, anexos y publicación



160

10

Elaborar oficio de publicación de la convocatoria para la enajenación, oficio de aviso de cobro de bases y turnar al Coordinador


Vehicular

Oficio de publicación y oficio de aviso

11 Revisar, recabar firma del Director de Control Patrimonial y turna a las Asistentes



12

Recibir y enviar oficios Se envía oficio de publicación a la Coordinación de Comunicación Social donde indica fecha de publicación de la convocatoria para la venta de bases en el periódico de mayor circulación estatal y a la Dirección de Ingresos se envía oficio para el cobro de la venta de bases.


Control Vehicular


13

Entregar contra recibo de pago las bases en la Dirección de Control Patrimonial de acuerdo a los días y horarios establecidos en la publicación.


Vehicular

Recibo de pago

14

Mostrar a los postores los bienes muebles en venta.

Personal de Almacén/ Personal de Vehículos

15

Recibir preguntas de los postores para contestar en la junta de aclaraciones, elaborar orden del día para la reunión al comité y turnar al coordinador


Vehicular

Orden del día para la junta aclaraciones

16 Revisar, recabar firma de la orden del día del Director de Control Patrimonial y turnar a las Asistentes



17

Recibir y enviar orden del día a los miembros del comité para la junta de aclaración de bases


Control Vehicular


18 Reunir al comité para realizar y autorizar acta de aclaraciones

Comité de Enajenación Acta de aclaraciones

19 Elaborar orden del día para reunir al comité, para el acto de apertura de ofertas y turnar al Coordinador


Vehicular

Orden del día para el acto de apertura de

ofertas

20

Revisar, recabar firma de la orden del día del Director de Control Patrimonial para el acto de apertura de ofertas y turna a las Asistentes



ofertas

21

Recibir y enviar orden del día a los miembros del comité para el acto de apertura de ofertas


Control Vehicular


ofertas

22 Recibir de los postores propuestas económicas en sobres cerrados, se registra en el reloj checador para señalar hora de arribo, elaborar relación de participantes.


Vehicular

Relaciones de participantes

23 Realizar acta de apertura de las posturas económicas, conforme a la ofertas presentadas

Comité de Enajenación Acta de apertura

24 Elaborar cuadro comparativo de posturas económicas para elegir la óptima, realizar orden del día para el fallo y turnar al Coordinador


Vehicular

Orden del día para el fallo

25

Revisar y recabar firma del Director de Control Patrimonial del cuadro comparativo y de la orden del día para el fallo y turna a las Asistentes





161

26

Recibir y enviar orden del día a los miembros del comité para el fallo


Control Vehicular


27 Determinar fallo conforme a la oferta más optima Comité de Enajenación Acta de fallo

28 Realizar oficio al Departamento de ingresos para que se reciba el pago de los postores adjudicados y turnar al coordinador


Vehicular

oficio

29 Revisar y recabar firma del Director de Control Patrimonial y turna a las Asistentes


oficio

30

Recibir y enviar oficio de pago a la Dirección de Ingresos El postor deposita pago y entrega recibo a la DCP


Control Vehicular

oficio

31 Elaborar contrato, acta de entrega de bienes y recabar firmas del Coordinador y del Director


Vehicular

Contrato y acta de entrega

32

Entregar bienes muebles En el caso de vehículos deberá de entregar documentación (facturas endosadas) al postor

Personal de Mobiliario y Equipo/


En el caso de vehículos facturas endosadas

33

Realizar y enviar reporte de enajenación a la Unidad de Enlace (Acceso a la Información) para su publicación en el portal.


Vehicular

Reporte de enajenación

34

Entregar documentación al Personal de Mobiliario/ Personal de vehículos para el registro de destino final de los activos fijos en el sistema SAP ECC En el caso realizar oficio de baja contable


Vehicular

Informe, avaluó, copias de las órdenes del día, bases, anexos, contrato y acta de entrega, reporte de enajenación y oficio de baja contable dependiendo del caso

35

Recibir y archivar documentación en su carpeta correspondiente

Personal de Mobiliario y Equipo/


Informe, avaluó, copias de las órdenes del día, bases, anexos, contrato y acta de entrega, reporte de enajenación

Fin del proceso



162

Flujograma Enajenación Pública


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-ENA-1.10.png



163




MP-DGRMSG-DCP-ENA-1.10


No. de emisión: 2




164

Contrato de Comodato de Bienes Muebles




Contrato de Comodato de Bienes Muebles Sustantivo

Soporte

Objetivo:

Tener soporte jurídico de los bienes otorgados a Municipios

Clave:


Clientes:

Dependencias, Entidades y Municipios

Proveedores:


Alcance:

Tener controlados los bienes que se otorgan a Municipios en apoyo a sus actividades

Tiempo aproximado de ejecución

10-15 días hábiles

Indicadores:

Número de contratos elaborados semestral

Puntos Críticos:

Documentación que no cumple con los establecido en los lineamientos de Control Patrimonial




Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal y Clasificador por objeto de gasto público.


1 Recibir, registrar y turnar oficio de petición al Director


Oficio de petición y documentación

2 Recibir, revisar y turnar documentación a la Coordinación



3 Recibir, revisar y turnar al Asistente de la Coordinación



4

Recibir, revisar y elaborar contrato de comodato y oficio de notificación y turnar al Coordinador


Muebles

Oficio de petición y documentación, contrato de comodato, oficio de notificación

5

Recibir, rubricar y turnar documentación al Director


Contrato de comodato, oficio de notificación

6 Recibir, autorizar y turnar documentación al Asistente de la Coordinación de Bienes Muebles



7 Recibir y enviar documentación para que la Dependencia o Entidad recaben firmas de los involucrados


Muebles


8

Recibir documentación debidamente firmado por la Dependencia o Entidad y recabar firma del Director GRMSG


Muebles

Contrato de comodato

9

Entregar un tanto del contrato de comodato debidamente firmado a la Dependencia o Entidad y archivar


Muebles

Oficio petición, contrato de comodato, oficio de notificación

Fin del proceso



165

Flujograma Contrato de Comodato de Bienes Muebles


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-COM-1.11.png



166






No. de emisión: 2




167

Alta de inmuebles adquiridos por vía de donaciones municipales y particulares




Alta de inmuebles adquiridos por vía de donaciones municipales y particulares.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Regularizar la situación jurídica de los inmuebles que el Estado adquiera por vía de donaciones municipales y particulares.

Clave:


Clientes:

• Dependencias y Entidades destinatarias de los inmuebles a regularizar.

Proveedores: • Notarios Públicos.

• Dirección de Catastro del Estado • Catastros Municipales • Registros Públicos

Alcance:

Obtención de escrituras públicas que permiten acceder a recursos derivados de programas para prestación de servicios públicos, así como acrecentar la capacidad crediticia del Estado.


Seis meses.

Indicadores:

Obtención de proyectos de escritura y emisión de folios notariales y testimonios de escritura.

Puntos Críticos:

Integración correcta de expedientes por parte de las dependencias o entidades solicitantes; Seguimiento a las gestiones de notarios designados; Firma de folios notariales por la parte donante.


Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y administración, Artículo 101, fracción II.


Código Civil para el Estado de Guanajuato, Ley del Patrimonio Inmobiliario del Estado, Ley del Notariado, Reglamento Interior de la SFIyA, Lineamientos Generales de Control Patrimonial para las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.


1 Recibir oficio de solicitud de escrituración del inmueble Asistente de la Dirección

Oficio de solicitud

2 Revisar oficios de solicitud Director de control Patrimonial

Oficio de solicitud

3 Turnar el oficio de solicitud a la Coordinación de Bienes Inmuebles


Oficio de solicitud

4 Recibir oficios turnados Asistente de la Dirección

Oficio de solicitud

5 Asignar y entregar los oficios turnados a la Coordinación de Bienes Inmuebles

Asistente de la Dirección

Oficio de solicitud y sistema de correspondencia interna

6 Recibir oficios turnados Asistente de la Coordinación de Bienes Inmuebles

Oficio de solicitud

7 Revisar y analizar oficios de solicitud Coordinador de Bienes Inmuebles

Oficio de solicitud

8 Turnar oficios y expedientes de escrituración a los asistentes jurídicos de inmuebles

Coordinador de Bienes Inmuebles

Oficio de solicitud


Oficio de solicitud

10 Asignar y entregar los oficios turnados al asistente jurídico correspondiente

Asistente de la Coordinación de Bienes Inmuebles




168

11 Recibir el oficio de solicitud, así como expediente físico y digital conteniendo la documentación establecida en la Sección II y III del capítulo II de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal

Asistente Jurídico de Inmuebles

Oficio de solicitud y expediente físico

12 Analizar el expediente a fin de verificar la procedencia del trámite de escrituración conforme a la normativa


Expediente

13 ¿Está correcto el expediente? Sí. Continúa con el paso N° 15

14 No. Devolver a la Dependencia/Entidad vía oficio el expediente indicándole las inconsistencias.


Oficio de devolución

15 Solicitar verbalmente al Encargado de Topografía practicar el levantamiento topográfico


16 Practicar levantamiento topográfico del inmueble

Titular del área de topografía

Plano topográfico

17 Recibir levantamiento topográfico


Plano topográfico

18 Solicitar vía oficio a la Dirección de Catastro del Estado el avalúo catastral, adjuntando el levantamiento topográfico


Oficio

19 Recibir de la Dirección de Catastro el avalúo catastral


Avalúo catastral

20 Designar al notario que formalizará la escritura de acuerdo a los criterios establecidos en el artículo 10 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal


21 Enviar vía oficio al notario seleccionado la documentación establecida en el Artículo 11 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal solicitando el proyecto de escritura pública


Oficio

22 Ingresar al sistema R/3, seleccionar “Creación de Datos Maestros de Activo Fijo” y capturar los datos conforme al Lay Out correspondiente


Manual de operación del sistema

23 Registrar en hoja de control interno los datos del inmueble turnado al Notario para el trámite de la escritura pública


Hoja de control interno

24 Ingresar al sistema R/3 el expediente digital


Expediente digital

25

Recibir del Notario vía correo electrónico el proyecto de escritura pública de manera digital


Correo electrónico Proyecto enviado

26 Revisar el proyecto de escritura pública, si hay observaciones las señala en el documento


Correo electrónico Proyecto revisado

27 Enviar mediante oficio al área jurídica de la Dependencia o Entidad solicitante el proyecto de escritura pública


Oficio y proyecto revisado por la DCP

28 Recibir mediante oficio y/o correo electrónico del área jurídica de la Dependencia o Entidad solicitante el proyecto de escritura pública, en su caso con las observaciones detectadas señaladas en el documento


Oficio y/o correo electrónico

29 Enviar mediante oficio a la Procuraduría Fiscal el proyecto de escritura pública con las observaciones detectadas por el asistente jurídico de la DCP y por el área jurídica de la Dependencia o Entidad


Oficio y proyecto revisado por la DCP y Dependencia o Entidad solicitante



169

30 Recibir mediante oficio de la Procuraduría Fiscal el proyecto de escritura pública, en su caso con las observaciones detectadas señaladas en el documento


Oficio y proyecto revisado

31 ¿Tiene observaciones el proyecto de escritura pública? No. Continúa con el paso N° 33

32

Sí. Enviar mediante oficio las observaciones al notario y solicitar la solventación de las mismas


Oficio

33 Solicitar al Notario la impresión de los folios notariales. (Documento para firma de las partes involucradas)


Oficio

34 Recibir del Notario mediante oficio la impresión de los folios debidamente firmados por el donante


Oficio y folios notariales

35

Verificar que la impresión de los folios se haya realizado con la corrección de las observaciones reportadas


Folios notariales

36 Requerir mediante oficio a la Dependencia o Entidad solicitante recabar la firma en los folios de funcionarios facultados del Gobierno del Estado.



37 Recibir mediante oficio los folios debidamente firmados



38 Regresar mediante oficio al notario los folios debidamente firmados y solicitar la escritura pública



39

Recibir la escritura pública debidamente inscrita en el Registro Público de la Propiedad


Testimonio de escritura pública

40

Generar copia certificada de la misma y enviarla mediante oficio a la Dependencia o Entidad solicitante


Copia certificada de escritura pública

41

Registrar en hoja de control interno la fecha de recepción de la escritura pública



42 Actualizar el registro en el sistema R/3 cambiando en el campo de acción legal del activo de 4PE (protocolizar escritura) a 5IN (Integrado) y la fecha de recepción de la escritura pública



43

Digitalizar la escritura pública y enviar el archivo vía correo electrónico a la asistente de la coordinación de inmuebles


Testimonio digitalizado

44 Recibir vía correo electrónico el archivo que contiene la escritura pública digitalizada e ingresar al sistema R/3 el archivo





170

45 Enviar mediante oficio de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración copia simple de la escritura para el registro contable del activo.


Oficio y copias de escrituras públicas.

46 Recibir oficio Asistente de la Dirección


47 Enviar oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración (se envía con el mensajero)



FIN



171

Flujograma Alta de inmuebles adquiridos por vía de donaciones municipales y particulares.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-DON-2.1.png



172


Documento que se actualiza: Narrativa de Procedimiento y Diagrama de Flujo




No. de emisión: 2

Descripción del cambio: Actualización o inclusión de procedimiento por restructura.



173

Alta de inmuebles adquiridos por vía de diligencias de información testimonial ad perpetuam




Alta de inmuebles adquiridos por vía de diligencias de información testimonial ad perpetuam.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Regularizar la situación jurídica de los inmuebles que el Estado adquiera por vía de diligencias de información testimonial ad perpetuam

Clave: :


Clientes:

• Dependencias y Entidades destinatarias de los inmuebles a regularizar.



Alcance:

Obtención de escrituras públicas que permiten acceder a recursos derivados de programas para prestación de servicios públicos, así como acrecentar la capacidad crediticia del Estado.


Tres meses.

Indicadores:


Puntos Críticos:

Seguimiento a las gestiones de notarios designados; Integración correcta del expediente inicial por parte de Secretaría de Educación para dar inicio al procedimiento judicial de informaciones testimoniales.


Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y administración, Artículo 101, fracción II.


Código Civil para el Estado de Guanajuato, Ley del Patrimonio Inmobiliario del Estado, Ley del Notariado, Reglamento Interior de la SFIyA, Lineamientos Generales de Control Patrimonial para las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.


1 Revisar cuenta de correo electrónico a través del cual la Procuraduría Fiscal proporciona expediente digital (sentencia y plano topográfico) y a su vez solicita proporcionar nombre del fedatario que escriturará el inmueble


2 Elegir al notario que formalizará la escritura de acuerdo a los criterios establecidos en el artículo 10 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal


3

Verificar en el Padrón Inmobiliario si no se tiene registrado el inmueble con anterioridad


4 Responder a la Procuraduría Fiscal (o ISAPEG) el correo electrónico proporcionándole el nombre del notario que se designará judicialmente para escriturar el inmueble.


Correo electrónico

5

Registrar la solicitud en hoja de control interno “pendientes de alta”



6

Solicitar vía oficio a la Dirección de Catastro del Estado el avalúo catastral, adjuntando el levantamiento topográfico


Oficio



174

7

Recibir de la Dirección de Catastro el avalúo catastral Asistente Jurídico de Inmuebles

Avalúo catastral

8 Recibir físicamente oficio de solicitud con el expediente de escrituración


Oficio y expediente


Oficio de solicitud



Oficio de solicitud

11 Recibir oficios de solicitud turnados Asistente de la Dirección

Oficio de solicitud





Oficio de solicitud


Oficio de solicitud

15 Turnar oficios y expedientes de escrituración de inmuebles a los Asistentes Jurídicos de Inmuebles


Oficio de solicitud


Oficio de solicitud




18 Recibir del asistente de la Coordinación de Bienes Inmuebles oficio solicitud, así como expediente físico conteniendo: sentencia judicial y nombramiento judicial del notario


Oficio y expediente físico

19 Revisar que el expediente contenga la documentación completa y correcta


Expediente


21 No. Devolver a la Procuraduría Fiscal vía oficio el expediente indicándole las inconsistencias.


Oficio

22 Designar al notario que formalizará la escritura de acuerdo a los criterios establecidos en el artículo 10 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal




Oficio




25 Registrar en hoja de control interno “trámite con notario” los datos del inmueble turnado al Notario para el trámite de escrituración



26

Ingresar al sistema R/3 el expediente digital Asistente de la Coordinación de Bienes Inmuebles

Expediente digital



175

27

Recibir del Notario vía correo electrónico el proyecto de escritura pública de manera digital


Correo electrónico Proyecto




29 Enviar mediante oficio a la PGJ (o ISAPEG) el proyecto de escritura pública con las observaciones detectadas por el asistente jurídico de la DCP.


Oficio

30 Recibir mediante oficio de la PGJ (o ISAPEG) el proyecto de escritura pública, en su caso con las observaciones detectadas señaladas en el documento


Oficio

31 ¿Tiene observaciones el proyecto de escritura pública? No. Continúa con el paso N°33

32



Oficio



Oficio

34 Recibir del Notario mediante oficio los folios notariales impresos.


Oficio y Folios Notariales

35



Folios Notariales

36 Requerir mediante oficio a la PGJ (o ISAPEG) se recabe la firma del Procurador General de Justicia o Secretario de Salud en los folios.


Oficio

37 Recibir mediante oficio los folios debidamente firmados






39

Recibir la escritura pública debidamente inscrita en el Registro Público de la Propiedad.



40 Generar copia certificada y enviarla a la dependencia o entidad destinataria del inmueble regularizado. Enviar mediante oficio a Procuraduría Fiscal del Estado, PGJ copia simple de la escritura pública


Copia certificada y simple de escritura pública

41

Registrar en hoja de control interno “Escrituras recibidas en el año” la fecha de recepción de la escritura pública



42 Actualizar el registro en el sistema R/3 cambiando en el campo de acción legal del activo de 4PE (protocolizar escritura) a 5IN (Integrado)





176

43

Digitalizar la escritura pública y enviar el archivo vía correo electrónico a la asistente de la Coordinación de Inmuebles


Correo electrónico (Testimonio digitalizado)



Correo electrónico (Testimonio digitalizado)

45 Enviar mediante oficio de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración copia simple de la escritura para el registro contable del activo.



46

Recibir oficio Asistente de la Dirección





FIN



177

Flujograma Alta de inmuebles adquiridos por vía de diligencias de información testimonial ad perpetuam


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-DIL-2.2.png



178






No. de emisión: 2




179






Sustantivo Soporte

Objetivo:

Formalizar los contratos de compraventa que el Estado efectúa por conducto de la Secretaría de Obra Pública con motivo de afectaciones realizadas para la liberación de derecho de vía.

Clave: :


Clientes:

• Secretaría de Obra Pública.



Alcance:

Obtención de escrituras públicas a través de las cuales se formalizan las compra de reserva territorial con motivo de la liberación del derecho de vía.


Tres meses.

Indicadores:


Puntos Críticos:

Integración correcta de expedientes por parte de la Secretaría de Obra Pública; Seguimiento a las gestiones de notarios designados; Firma de folios notariales por la parte vendedora.


Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y administración, Artículo 101, fracción II y V.


Código Civil para el Estado de Guanajuato, Ley del Patrimonio Inmobiliario del Estado, Ley del Notariado, Ley Agraria, Reglamento Interior de la SFIyA, Lineamientos Generales de Control Patrimonial para las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.


1 Recibir expedientes de escrituración de la Secretaría de Obra Pública


Oficio y expediente


Oficio de solicitud



Oficio de solicitud


Oficio de solicitud





Oficio de solicitud



180


Oficio de solicitud

8 Turnar oficios y expedientes de escrituración de inmuebles a los asistentes jurídicos de inmuebles


Oficio de solicitud


Oficio de solicitud




11 Recibir del Coordinador de Bienes Inmuebles oficio de solicitud , así como expediente físico y digital conteniendo la documentación establecida en el Artículo 37 segundo párrafo de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal


Oficio de solicitud y expediente

12 Analizar el expediente a fin de verificar la procedencia del trámite de escrituración conforme a la normativa aplicable


Expediente


14 No. Devolver a la Secretaría de Obra Pública vía oficio el expediente indicándole las inconsistencias.


Oficio



Oficio

16 Designar al notario que formalizará la escritura pública de acuerdo a los criterios establecidos en el artículo 10 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal




Oficio







20


Expediente digital

21 Recibir de la Dirección de Catastro el avalúo catastral y enviarlo al notario


Oficio y Avalúo catastral

22

Recibir del notario vía correo electrónico el proyecto de escritura pública de manera digital






24 Enviar mediante correo electrónico al área jurídica de la Secretaría de Obra Pública el proyecto de escritura pública en su caso con las observaciones detectadas por el asistente jurídico de la DCP





181

25 Recibir mediante correo electrónico del área jurídica de la Secretaría de Obra Pública el proyecto de escritura pública, en su caso con las observaciones detectadas señaladas en el documento



26 Enviar mediante correo electrónico a la Procuraduría Fiscal el proyecto de escritura pública con las observaciones detectadas por el asistente jurídico de la DCP y por el área jurídica de la Secretaría de Obra Pública



27 Recibir mediante correo electrónico de la Procuraduría Fiscal el proyecto de escritura pública, en su caso con las observaciones detectadas señaladas en el documento



28 ¿Tiene observaciones el proyecto de compraventa? No. Continúa con el paso N° 30

29



Oficio



Oficio

31 Recibir del Notario mediante oficio la impresión de los folios debidamente firmados por el vendedor



32



Folios Notariales

33 Requerir mediante oficio a la Secretaría de Obra Pública recabar la firma en los folios del Secretario de Obra Pública.



34 Recibir mediante oficio los folios debidamente firmados por el Secretario de Obra Pública



35 Enviar mediante oficio los folios para recabar la firma del Secretario de Finanzas, Inversión y Administración



36 Recibir mediante oficio los folios firmados por el Secretario de Finanzas, Inversión y Administración






38

Recibir la escritura pública debidamente inscrita en el Registro Público de la Propiedad.



39

Generar copia certificada y enviarla mediante oficio a la Secretaría de Obra Pública



40




41 Actualiza el registro en el sistema R/3 cambiando en el campo de acción legal del activo de 4PE (protocolizar escritura) a 5IN (Integrado)





182

42





Asistente de la Coordinación de Bienes Inmuebles Testimonio digitalizado

44 Enviar mediante oficio de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración copia simple de la escritura pública para el registro contable del activo.



45

Recibir oficio Asistente de la Dirección





FIN



183

Flujograma Alta de inmuebles adquiridos por la Secretaría de Obra Pública para reservas territoriales


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-AFECT-2.3.png



184






No. de emisión: 2




185






Sustantivo Soporte

Objetivo:

Formalizar la compraventa a favor del Estado para reserva territorial. (Por medio de un oficio en el que el particular acepta la venta del terreno en el precio estipulado por avalúo realizado por la Dirección de Catastro.)

Clave: :


Clientes:

• Propietarios del o los inmuebles que acrediten mediante escritura pública ser los titulares de dicho (s) predio (s).


• Dirección de Catastro del Estado • Dependencias u organismos autónomos. • Catastros Municipales • Registros Públicos

Alcance:

Obtención de escrituras públicas a través de las cuales se formalizan las compras de reservas territoriales a favor de Gobierno del Estado.


Seis meses.

Indicadores:

Obtención de proyectos de escritura Emisión de folios notariales Agendar fecha y hora con el fedatario público para llevar a cabo la firma de la compraventa con el particular. Testimonios.

Puntos Críticos:

Integración correcta de expedientes por parte de los particulares; Seguimiento a las gestiones con los particulares y notario. Firma de folios notariales entre las partes involucradas. (particulares, dependencia u organismo y control patrimonial)


Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal 2017 artículo 37 fracciones VI, VII, VIII, IX,X, XII,XIII,XIV Y XV.


Código Civil para el Estado de Guanajuato, Ley del Patrimonio Inmobiliario del Estado, Ley del Notariado, Ley Agraria, Reglamento Interior de la SFIyA, Lineamientos Generales de Control Patrimonial para las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.


1 Recibir oficio de solicitud de escrituración del inmueble y expediente


Oficio y expediente


Oficio de solicitud



Oficio de solicitud


Oficio de solicitud






186


Oficio de solicitud


Oficio de solicitud

8 Turnar oficios y expedientes de escrituración de inmuebles a los asistentes jurídicos de inmuebles


Oficio de solicitud


Oficio de solicitud




11 Recibir del Coordinador de Bienes Inmuebles oficio de solicitud, así como expediente físico y digital conteniendo la documentación establecida en el Artículo 37 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal fracciones VI, VII, VIII, IX,X, XII,XIII,XIV Y XV.


Oficio de solicitud y expediente

12 Analizar el expediente a fin de verificar la procedencia del trámite de escrituración conforme a la normativa aplicable y con el visto bueno tanto del Coordinador de Bienes Inmuebles como del Director de Control Patrimonial


Expediente


14 No. Solicitar vía oficio indicándole la documentación faltante


Oficio

15 Solicitar verbalmente al Encargado de Topografía practicar el levantamiento topográfico


16 Practicar levantamiento topográfico del inmueble

Titular del área de topografía

Plano topográfico

17 Recibir Levantamiento topográfico


Plano topográfico



Oficio

19 Recibir de la Dirección de Catastro el avalúo catastral


Avalúo catastral

20 Designar al notario que formalizará la escritura pública de acuerdo a los criterios establecidos en el artículo 10 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal




Oficio






187

23

Recibir del notario vía correo electrónico el proyecto de escritura pública de manera digital



24 Revisar el proyecto de escritura pública, si existen observaciones señalar en el documento



25 Enviar mediante oficio y correo electrónico al área jurídica de la Dependencia u organismo autónomo según sea el caso el proyecto de escritura pública en su caso con las observaciones detectadas por el asistente jurídico de la DCP


Oficio y Correo electrónico Proyecto

26 Recibir mediante oficio y correo electrónico del área jurídica de la Dependencia u organismo autónomo según sea el caso el proyecto de escritura pública, en su caso con las observaciones detectadas señaladas en el documento



27 Enviar mediante oficio y correo electrónico a la Procuraduría Fiscal el proyecto de escritura pública con las observaciones detectadas por el asistente jurídico de la DCP y por el área jurídica de la Dependencia u organismo autónomo según sea el caso



28 Recibir mediante oficio y correo electrónico de la Procuraduría Fiscal el proyecto de escritura pública, en su caso con las observaciones detectadas señaladas en el documento



29 ¿Tiene observaciones el proyecto de compraventa? No. Continúa con el paso N° 31

30



Oficio

31

Solicitar la partida con Recursos Humanos para generar el recurso correspondiente.


Oficio

32

Solicitar el alta temporal a los proveedores en la Dirección de Adquisiciones (2 meses aproximadamente)


Oficio




34


Expediente digital

35 Solicitar al fedatario público el aviso preventivo correspondiente al inmueble


Oficio

36 Recibir mediante correo electrónico el aviso preventivo del notario e imprimir para recabar firma del director de la DCP y remitir mediante correo electrónico el aviso preventivo firmado al notario para que lo ingrese al Registro Público de la Propiedad


Correo electrónico Aviso preventivo



188

37 Solicitar al Notario fecha y horario para acudir a dicha notaria (particular, funcionarios de la Dependencia u organismo autónomo según sea el caso, personal DCP) para la impresión de los folios notariales y recibir confirmación telefónica por parte del notario


Oficio

38 Recibir del Notario mediante oficio la impresión de los folios debidamente firmados



39



Folios Notariales

40 Requerir mediante oficio de la Dependencia u organismo autónomo según sea el caso recabar la firma del Secretario de Finanzas, Inversión y Administración.



41 Recibir mediante oficio de la Dependencia u organismo autónomo según sea el caso, los folios firmados por el Secretario de Finanzas, Inversión y Administración






43 Recibir la escritura pública debidamente inscrita en el Registro Público de la Propiedad, generar copia certificada y enviarla mediante oficio a la Dependencia u organismo autónomo según sea el caso



44 Generar copia certificada de la misma y enviarla mediante oficio a la Dependencia u organismo autónomo según sea el caso



45




46 Actualizar el registro en el sistema R/3 cambiando en el campo de acción legal del activo de 4PE (protocolizar escritura) a 5IN (Integrado) y la fecha de recepción de la escritura pública



47





Asistente de la Coordinación de Bienes Inmuebles Testimonio digitalizado

49 Enviar mediante oficio de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración copia simple de la escritura pública para el registro contable del activo.







189




FIN



190

Flujograma Alta de inmuebles por compraventa para adquisiciones para reservas territoriales


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-COMPR-2.4.png



191


Documento que se actualiza: Narrativa de Procedimiento y Diagrama de Flujo.




No. de emisión: 2




192

Contratos de Arrendamiento




Contratos de Arrendamiento Sustantivo Soporte

Objetivo:

Formalizar los contratos de arrendamiento sobre inmuebles o fracciones de inmuebles propiedad Estatal en aras de regularizar el uso temporal que se detenta sobre tales bienes

Clave: :

MP-DGRMSG-DCP-ARREND-2.5

Clientes:

• Particulares que detentan el uso temporal de los inmuebles • Dependencias y entidades que tienen a cargo los inmuebles sobre los cuales versan los contratos..

Proveedores: • Dirección de Catastro del Estado

• Dependencias y entidades que tienen a cargo el inmueble sobre el cual versa el contrato

Alcance:

Generar los contratos de arrendamiento debidamente firmados por las partes contratantes, así como dar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones pactadas en tales instrumentos y a la renovación de los mismos en caso de resultar procedente


Dos meses.

Indicadores:

Obtención de contratos debidamente firmados.

Puntos Críticos:

Obtención en tiempo de justipreciaciones de renta; Seguimiento para obtener la firma de las partes que intervienen en el contrato.


Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y administración, Artículo 101, fracción III y V.


Código Civil para el Estado de Guanajuato, Ley del Patrimonio Inmobiliario del Estado, Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato, Reglamento Interior de la SFIyA, Lineamientos Generales de Control Patrimonial para las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.


1 Recibir solicitud para celebrar contrato de arrendamiento de la dependencia que posee el inmueble.


Oficio de solicitud


Oficio de solicitud



Oficio de solicitud


Oficio de solicitud





Oficio de solicitud


Oficio de solicitud

8 Turnar oficios a los asistentes jurídicos de la coordinación Coordinador de Bienes Inmuebles

Oficio de solicitud



193


Oficio de solicitud




11 Analizar la documental a fin de verificar la procedencia del trámite conforme a la normativa aplicable (Artículo 32 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública)


Oficio de solicitud

12 ¿La documental cumple con normativa? Sí. Continúa con el paso N° 14


13 No. Devolver la documental al área solicitante.


Oficio

14 Solicitar verbalmente el levantamiento topográfico del inmueble


15 Practicar levantamiento topográfico del inmueble Titular del área de topografía

Plano topográfico



Plano topográfico

17 Solicitar justipreciación de renta a la Dirección de Catastro. Asistente Jurídico de Inmuebles

Oficio

18

Elaborar proyecto de contrato de arrendamiento Asistente

Jurídico de Inmuebles Proyecto de contrato.

19 Emitir observaciones al proyecto de contrato de arrendamiento y validar

Coordinador de Inmuebles

Proyecto de contrato

20 Remitir contrato de arrendamiento en original para firma del arrendatario, a la dependencia solicitante


Oficio y contrato de arrendamiento

21 Obtener el contrato de arrendamiento debidamente firmado por la parte arrendataria


Contrato de arrendamiento firmado

22 Recabar firma del Director General quien comparece como arrendador


Contrato de arrendamiento firmado por el arrendatario

23 Remitir el contrato de arrendamiento debidamente firmado por ambas partes al arrendatario, a la dependencia solicitante


Oficio y contrato de arrendamiento

24 Actualizar el informe de arrendamientos y dar seguimiento al cumplimiento del contrato


Informe

25 Dar seguimiento a la renovación de los contratos en caso de resultar procedente


Oficio dirigido al arrendatario



27 Enviar oficio al arrendatario Asistente de la Dirección


FIN



194

Flujograma Contratos de Arrendamiento


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-ARREND-2.5.png



195




MP-DGRMSG-DCP-ARREND- 2.5


No. de emisión: 2




196

Contratos de comodato




Contratos de comodato Sustantivo Soporte

Objetivo:

Formalizar los contratos de comodato sobre inmuebles o fracciones de inmuebles propiedad Estatal en aras de regularizar el uso temporal que se detenta sobre tales bienes

Clave: :

MP-DGRMSG-DCP-COMOD-2.6

Clientes:

• Entes públicos (diversos a entidades y dependencias de la administración pública estatal) que detentan el uso temporal de los inmuebles • Dependencias y entidades que tienen a cargo los inmuebles sobre los cuales versan los contratos.

Proveedores: • Entes públicos usuarios del inmueble

• Dependencias y entidades que tienen a cargo el inmueble sobre el cual versa el contrato

Alcance:

Generar los contratos de comodato debidamente firmados por las partes contratantes, así como dar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones pactadas en tales instrumentos y a la renovación de los mismos en caso de resultar procedente


Dos meses.

Indicadores:

Obtención de contratos debidamente firmados.

Puntos Críticos:

Seguimiento para obtener la firma de las partes que intervienen en el contrato.


Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y administración, Artículo 101, fracción III y V


Código Civil para el Estado de Guanajuato, Ley del Patrimonio Inmobiliario del Estado, Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato, Reglamento Interior de la SFIyA, Lineamientos Generales de Control Patrimonial para las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal..


1 Recibir solicitud para celebrar contrato de comodato. Asistente de la Dirección

Oficio de solicitud


Oficio de solicitud



Oficio de solicitud


Oficio de solicitud





Oficio de solicitud



197


Oficio de solicitud


Oficio de solicitud


Oficio de solicitud




11 Analizar de la documental a fin de verificar la procedencia del trámite conforme a la normativa aplicable (Artículo 31 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública)


Oficio de solicitud





Oficio

14 Solicitar verbalmente el levantamiento topográfico del área pretendida en comodato



Plano topográfico



Plano topográfico

17 Elaborar proyecto de contrato de comodato Asistente Jurídico de Inmuebles

Proyecto de contrato.

18 Emitir observaciones al proyecto de contrato de comodato y validar


Proyecto de contrato

19 Remitir contrato de comodato en original para firma del comodatario


Oficio y contrato de comodato

20 Obtener el contrato de comodato debidamente firmado por la parte comodataria


Contrato de comodato firmado

21 Recabar firma del Director General quien comparece en calidad de comodante


Contrato de comodato firmado por el comodatario

22 Remitir contrato de comodato debidamente firmado por ambas partes al comodatario


Oficio y contrato de comodato

23 Actualizar del informe de comodatos y dar seguimiento al cumplimiento del contrato


Informe

24 Dar seguimiento a la renovación de los contratos en caso de resultar procedente


Oficio dirigido al comodatario



26 Enviar oficio al comodatario Asistente de la Dirección




198

Flujograma Contratos de comodato


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-COMOD-2.6.png



199




MP-DGRMSG-DCP-COMOD- 2.6


No. de emisión: 2




200

Acuerdos de Destino




Acuerdos de Destino Sustantivo Soporte

Objetivo:

Tramitar la emisión de acuerdos gubernativos para otorgar el destino de los inmuebles en términos de lo dispuesto por la Ley del Patrimonio Inmobiliario del Estado, y con ello, regularizar el uso que sobre tales bienes detentan o detentarán las dependencias y entidades de la administración pública

Clave: :

MP-DGRMSG-DCP-DESTIN-2.7

Clientes:

• Dependencias y entidades que fungirán o fungen como usuarias de los inmuebles objeto del trámite de destino.

Proveedores:

Alcance:

Gestionar la emisión de los acuerdos gubernativos de destino y formalizar la entrega material y jurídica de los inmuebles a favor de las dependencias y entidades


Un mes.

Indicadores:

Obtención de acuerdos de destino y actas de entrega.

Puntos Críticos:

Integración correcta de expedientes por parte de la Secretaría de Obra Pública; Seguimiento a las gestiones de notarios designados; Firma de folios notariales por la parte vendedora.


Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y administración, Artículo 101, fracción V.


Ley del Patrimonio Inmobiliario del Estado, Reglamento Interior de la SFIyA, Lineamientos Generales de Control Patrimonial para las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.


1 Recibir solicitud para celebrar acuerdo de destino Asistente de la Dirección

Oficio de solicitud


Oficio de solicitud



Oficio de solicitud


Oficio de solicitud





Oficio de solicitud



201


Oficio de solicitud


Oficio de solicitud


Oficio de solicitud




11 Analizar la documental a fin de verificar la procedencia del trámite conforme a la normativa aplicable (Artículo 32 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública).


Oficio de solicitud





Oficio

14 Solicitar verbalmente levantamiento topográfico del área pretendida en acuerdo de destino



Plano topográfico



Plano topográfico

17 Elaborar el proyecto de acuerdo de destino Asistente Jurídico de Inmuebles

Proyecto de acuerdo destino.

18 Emitir Observaciones al proyecto de acuerdo de destino y validar


Proyecto de acuerdo destino

19 Remitir el proyecto de destino a la Procuraduría Fiscal del Estado para validar y tramitar firma.


Oficio de remisión y acuerdo de destino

20 Recibir el acuerdo de destino firmado por el titular del Ejecutivo


Acuerdo de destino firmado

21 Remitir copia certificada del acuerdo de destino al área destinataria y solicitud de documental para generar acta de entrega


Oficio de remisión de acuerdo y de solicitud de documental

22 Ingresar al sistema R/3, seleccionar “Creación de Datos Maestros de Activo Fijo” y capturar los datos respecto al acuerdo emitido



23 Elaborar acta de entrega y obtener firma del destinatario Asistente Jurídico de Inmuebles

Oficio dirigido al destinatario y acta de entrega

24 Recabar firma del Director General Asistente Jurídico de Inmuebles

Acta entrega firmada

25 Remitir al área destinataria respecto del acta de entrega debidamente firmada por las partes Asistente

Jurídico de Inmuebles

Oficio de remisión y acta de entrega



202



27 Enviar oficio al área destinataria Asistente de la Dirección


FIN



203

Flujograma Acuerdos de Destino


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-DESTIN-2.7.png



204


Documento que se actualiza: Narrativa de Procedimiento y Diagrama de Flujo.


MP-DGRMSG-DCP-DESTIN- 2.7


No. de emisión: 2




205

Integración de información para Aseguramiento vehicular




Integración de información para Aseguramiento vehicular. Sustantivo Soporte

Objetivo:

Salvaguardar el patrimonio del Gobierno del Estado a través del aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles

Clave: :


Clientes:

Dependencias y Entidades de Gobierno

Proveedores:

Compañías aseguradoras

Alcance:

Parque vehicular asignado a Dependencias y Entidades de Gobierno


2 meses

Indicadores:

Entrega de información en tiempo para su licitación.

Puntos Críticos:

Recepción de información de parte de las Dependencias y Entidades.


Artículo 101, Frac. X y XII del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración


Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato de la Administración Pública Estatal. Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.


1 Solicitar (el primer día hábil de la segunda quincena del mes de enero) mediante oficio a las Dependencias y Entidades, relación actualizada del parque vehicular conforme a los criterios y formato en medio electrónico publicado en la página:https://sfadas.guanajuato.gob.mx

Jefe de Seguros Oficio y formato

2 Recibir de las Dependencias y Entidades la relación actualizada del parque vehicular en medio magnético y enviar al Jefe de Seguros

Auxiliar de Seguros



206

3 Extraer de R/3 inventario de vehículos en “Alta”, identificar los vehículos que requieren de aseguramiento depurando del padrón general los no susceptibles de asegurar así como los que se aseguran en otras pólizas:

a) Vehículos para asegurar b) Plantas de Emergencia (contenidos) c) Oficinas rodantes (contenidos) d) Lanchas (contenidos) e) Tracto camión, remolques (contenidos) f) Vehículos blindados (otra póliza) g) Anexo 8 que no se hayan cedido en comodato

(contenidos) h) Vehículos de la SSP cedidos en comodato a

municipios (no se aseguran)

Jefe de Seguros

4 Conciliar el N° de control del inventario de vehículos contra la relación del parque vehicular recibido de las Dependencias y Entidades ¿Se identificaron excepciones? No. Elaborar relación vehículos a asegurar

Sí. Informar a jefe de seguros y solicitar mediante oficio a la

Dependencia y Entidad las aclaraciones pertinentes y corrige relación de vehículos a asegurar

Auxiliar de Seguros

5 Preparar las bases los siguientes anexos y presentar al Director de Control Patrimonial para su revisión y autorización:

a) Condiciones únicas de operación b) Relación del parque vehicular c) Formato de presentación de propuesta económica d) Formato de presentación de informe de

siniestralidad e) Formato de presentación de la bitácora de atención

en talleres f) Formato de presentación de la bitácora de Asuntos

Jurídicos

Jefe de Seguros Anexos

6 Recibir y revisar bases y anexos ¿Existen observaciones? Sí. Solicita al Jefe de Seguros efectúe las correcciones No. Autoriza y entrega al Jefe de Seguros




207

7 Recibir bases y anexos ¿Existen observaciones? Sí. Modificar el documento observado y presentar

nuevamente al Director de Control Patrimonial para su revisión y autorización No. Enviar mediante oficio el expediente físico y electrónico

al Director de Adquisiciones y Suministros para el proceso de contratación

Jefe de Seguros

FIN



208

Flujograma Integración de información para Aseguramiento vehicular


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-IIAV-3.1.png



209


Documento que se actualiza: Narrativa de Procedimiento – Integración de información para Aseguramiento vehicular.




No. de emisión: 2

Descripción del cambio: Actualización de procedimiento.



210






Sustantivo Soporte

Objetivo:


Clave: :


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Padrón inmobiliario y contenidos asignado a Dependencias y Entidades de Gobierno


2 meses

Indicadores:


Puntos Críticos:







1 Solicitar (el primer día hábil de la segunda quincena del mes de enero) mediante oficio a las Dependencias y Entidades, relación actualizada de bienes inmuebles, muebles y contenidos conforme a los criterios y formato en medio electrónico publicado en la página: https://sfadas.guanajuato.gob.mx


2 Recibir de las Dependencias y Entidades a través de correo electrónico u oficio la relación actualizada en medio magnético y enviar al Jefe de Seguros:

a) Formato con detalle de los bienes inmuebles b) Información complementaria

Auxiliar de Seguros

3 Solicitar al Coordinador de inmuebles a través de correo electrónico el padrón de inmuebles con nota de inventario “ALTA”

Jefe de Seguros

4.

Recibir del Coordinador de inmuebles el padrón de inmuebles solicitado

Jefe de Seguros



211

5 Identificar los inmuebles de la Secretaría de Educación depurándolos del padrón ya que se aseguran por parte de la Federación

Jefe de Seguros

6 Conciliar el N° de activo del padrón inmobiliario contra el formato recibido de las Dependencias y Entidades ¿Se identificaron excepciones? No. Consolidar el archivo electrónico de todas las

Dependencias y Entidades. Sí. Solicitar mediante oficio a la Dependencia y Entidad las

aclaraciones pertinentes

Jefe Aseguramiento Bienes Muebles Inmuebles


g) Condiciones únicas de operación h) Relación de bienes Inmuebles, muebles y

contenidos consolidado i) Relación de información complementaria j) Formato de presentación de propuesta económica k) Formato de presentación de informe de

siniestralidad







Jefe de Seguros

FIN



212

Flujograma Integración de información para Aseguramiento de bienes inmuebles, muebles y contenidos


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-IIABMMC-3.2.png



213


Documento que se actualiza: Narrativa de Procedimiento – Integración de información para Aseguramiento de bienes inmuebles, muebles y contenidos




No. de emisión: 2




214

Integración para Aseguramiento de carreteras




Integración para Aseguramiento de carreteras Sustantivo Soporte

Objetivo:


Clave: :


Clientes:

Usuarios que transitan carretera cuota Guanajuato-Silao

Proveedores:


Alcance:

Vehículos que transitan carretera de cuota


2 meses

Indicadores:


Puntos Críticos:







1 Solicitar (el primer día hábil de la segunda quincena del mes de enero) mediante oficio a la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración la información conforme a la descripción de la autopista estatal de cuota en operación.

Jefe de Seguros Oficio

2 Recibir de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración la relación actualizada de la carretera de cuota Guanajuato - Silao en medio magnético.

Auxiliar de Seguros

3 Se recibe detalle de aforo carretero de enero a diciembre año vigente, así como toda la información soporte de la carretera estatal para una mejor descripción del tramo a asegurar.


a) Condiciones únicas de operación b) Descripción de la autopista estatal de cuota en

operación. c) Relación de información de afore carretero d) Formato de presentación de propuesta económica e) Formato de presentación de informe de

siniestralidad




215

5 Recibir y revisar bases y anexos ¿Existen observaciones? Sí. Solicita al Jefe de Seguros efectúe las correcciones

No. Autoriza y entrega al Jefe de Seguros





Jefe de Seguros

FIN



216

Flujograma Integración para Aseguramiento de carreteras


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-IAC-3.3.png



217


Documento que se actualiza: Narrativa de Procedimiento – Integración para Aseguramiento de carreteras




No. de emisión: 2




218

Integración para Aseguramiento Parque Aéreo




Integración para Aseguramiento Parque Aéreo Sustantivo Soporte

Objetivo:


Clave: :


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Parque Aéreo asignado a Dependencias y Entidades de Gobierno


2 meses

Indicadores:


Puntos Críticos:







1 Solicitar (el primer día hábil de la segunda quincena del mes de enero) mediante oficio a las Dependencias y Entidades, relación actualizada del parque Aéreo utilizando el formato en medio electrónico publicado en la página de sfadas


2 Recibir de las Dependencias y Entidades la relación actualizada del parque Aéreo y vehículos que tendrán acceso al hangar del aeropuerto en medio magnético.

Auxiliar de Seguros

3 Extraer y conciliar del sistema R/3 el inventario de Aeronaves y vehículos a ingresar a hangar aeroportuario con nota de inventario “ALTA” a) Aeronaves para asegurar b) Vehículos con ingreso al hangar

Jefe de Seguros



219

4 Conciliar el N° de control del inventario de vehículos contra la relación del parque vehicular recibido de las Dependencias y Entidades ¿Se identificaron excepciones? No. Elaborar relación vehículos a asegurar Sí. Solicitar mediante oficio a la Dependencia y Entidad las aclaraciones pertinentes y corrige relación de vehículos a asegurar

Auxiliar de Seguros Bases


a) Condiciones únicas de operación b) Relación del parque Aéreo c) Relación de Vehículos a Ingresar al Hangar d) Formato de presentación de propuesta económica e) Formato de presentación de informe de

siniestralidad







Jefe de Seguros

FIN



220

Flujograma Integración para Aseguramiento Parque Aéreo


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-IAPA-3.4.png



221


Documento que se actualiza: “Narrativa de Procedimiento – Integración para Aseguramiento Parque Aéreo




No. de emisión: 2




222

Integración de información para Aseguramiento vehicular




Integración de información para Aseguramiento vehicular. Sustantivo Soporte

Objetivo:


Clave: :


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Parque vehicular asignado a Dependencias y Entidades de Gobierno


2 meses

Indicadores:


Puntos Críticos:







1 Solicitar (el primer día hábil de la segunda quincena del mes de enero) mediante oficio a las Dependencias y Entidades, relación actualizada del parque vehicular utilizando el formato en medio electrónico publicado en la página de sfadas


2 Recibir de las Dependencias y Entidades la relación actualizada del parque vehicular en medio magnético y enviar al Jefe de Seguros

Auxiliar de Seguros

3 Extraer de R/3 inventario de vehículos en “Alta”, identificar los vehículos que requieren de aseguramiento:

a) Vehículos para asegurar

Jefe de Seguros

4 Conciliar el N° de control del inventario de vehículos contra la relación del parque vehicular recibido de las Dependencias y Entidades ¿Se identificaron excepciones? No. Elaborar relación vehículos a asegurar

Sí. Solicitar mediante oficio a la Dependencia y Entidad las

aclaraciones pertinentes y corrige relación de vehículos a asegurar

Auxiliar de Seguros



223


l) Condiciones únicas de operación m) Relación del parque vehicular n) Formato de presentación de propuesta económica o) Formato de presentación de informe de

siniestralidad p) Formato de presentación de la bitácora de atención

en talleres q) Formato de presentación de la bitácora de Asuntos

Jurídicos






al Director de Adquisiciones y Suministros para el proceso de contratación.

Jefe de Seguros

FIN



224

Flujograma Integración de información para Aseguramiento vehicular


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-IIAV-3.5.png



225


Documento que se actualiza: “Narrativa de Procedimiento – Integración de información para Aseguramiento vehicular.




No. de emisión: 2




226

Siniestros de vehículos, Robo Total y/o Pérdida Total por Daños Materiales




Siniestros de vehículos, Robo Total y/o Pérdida Total por Daños Materiales

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Administrar el siniestro por daño material y/o pérdida total propiedad de Gobierno del Estado.

Clave: :


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Padrón Inmobiliario y Bienes muebles asignado a Dependencias y Entidades de Gobierno


2 meses

Indicadores:

Entrega de información en tiempo para su atención.

Puntos Críticos:



Título V Siniestros en Bienes Estatales

Capítulo I

De los Inmuebles y Contenidos

Reporte de siniestro en inmuebles

Artículo 79. Cuando ocurra algún siniestro en los bienes inmuebles del Estado y/o Contenidos asegurados por el Gobierno

del Estado, la Dependencia y/o Entidad correspondiente deberá reportarlo telefónicamente a la Aseguradora respectiva y comunicarlo por escrito a la DCP, atendiendo además a los criterios que dicha Dirección al efecto publique en la Página electrónica.

Presentación de la denuncia por siniestro de bienes inmuebles y/o Contenidos

Artículo 80. En el caso de que el siniestro de bienes inmuebles del Estado y/o Contenidos afecte la cobertura de robo, las

Dependencias y/o Entidades deberán presentar la denuncia correspondiente ante el Ministerio Público competente.

Pago de deducible por rotura de cristales en inmuebles

Artículo 81. En el caso de siniestros por rotura de cristales de bienes inmuebles del Estado, corresponde a las

Dependencias y/o Entidades realizar el pago del deducible directamente a la Aseguradora o al Proveedor del servicio, debiendo remitir el CFDI correspondiente a la DCP para su verificación respectiva.

Entrega de documentación por siniestro de bienes inmuebles y/o Contenidos Artículo 82. Las Dependencias y/o Entidades deberán reunir y entregar la documentación de los siniestros de bienes

inmuebles del Estado y/o Contenidos que les solicite la Aseguradora respectiva, enviando copia de la misma a la DCP.

Convenio de liquidación emitido por la Aseguradora Artículo 83. El convenio de liquidación emitido en cada caso por la Aseguradora será revisado y validado por la

Dependencia y/o Entidad que tenga bajo su cuidado el bien inmueble y/o Contenido siniestrado. En caso de que existan diferencias entre lo reclamado y lo determinado por la Aseguradora en el convenio de liquidación, deberán comunicarlo por escrito al despacho de valuadores de la Aseguradora, para que se determine lo procedente.



227

La determinación respectiva deberá informarse por escrito a la DCP, para la verificación correspondiente.




1 Recibir mediante oficio reporte de siniestro de las Dependencias y Entidades.

Jefe de Seguros

2

Registrar en base de datos “Siniestros en Proceso” y Abrir expediente para su seguimiento y archivar provisionalmente.

Auxiliar de Seguros Base de datos

3 Recibir (en el plazo estipulado en el artículo 93 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal) el expediente debidamente integrado con :

i) Acta administrativa j) Factura original (Endosada en caso de Entidades) k) Baja de placas con recibo original l) Pago de tenencia (últimos 5 años) m) Copia de póliza n) Juego de llaves con duplicado o) Copia de carta de pérdida total (en su caso) p) Reporte de robo ante MP, PFP, Tránsito del Estado

y Municipal (en su caso)

Auxiliar de Seguros

4 Revisar que la documentación esté dentro del plazo estipulado, que esté completa y correcta ¿Se identificaron inconsistencias? Sí. Solicitar mediante oficio a la Dependencia y Entidad las

aclaraciones pertinentes No. Elaborar oficio y entregar a la Aseguradora en las

Oficinas de la Dirección de Control Patrimonial junto con el expediente la documentación del vehículo siniestrado. (Los miércoles de cada semana de acuerdo a la cláusula N° 38 de las Condiciones Únicas de Operación)

Auxiliar de Seguros

5 Recibir de la Aseguradora dentro del plazo estipulado en la

cláusula 24a de las Condiciones Únicas de Operación):

r) Finiquito del vehículo y devolución de Primas no Devengadas.

s) Cheque a favor de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, o bien, de la Entidad correspondiente

¿En qué momento se solicitó la baja del seguro del vehículo?

Auxiliar de Seguros



228

6 Verificar que el monto finiquito corresponda a lo estipulado en la Cláusula 10a, anexo IV-A-17 de las Condiciones únicas de Operación) ¿Es correcto? No. Solicitar a la Aseguradora la aclaración correspondiente

Sí. ¿Los cheques están a favor de la Secretaría de

Finanzas, Inversión y Administración?: (Artículo 26.11 de las Condiciones únicas de Operación) Sí. Elaborar oficio y enviar los cheques al Área de

Recepción de Ingresos adscrita a la Dirección General de Ingresos de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, para que sean depositados a la cuenta correspondiente No. Corresponde a Entidad y se le Notifica mediante oficio al

Titular Administrativo de la misma para que pasen a la Dirección de Control Patrimonial a recoger el cheque.

Auxiliar de Seguros

7 Recibir de la Dirección General de Ingresos de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración original del recibo del depósito.

Auxiliar de Seguros

8 Entregar al Área de vehículos adscrito a la Dirección de Control Patrimonial el expediente del vehículo siniestrado junto con el original del depósito

Auxiliar de Seguros

9 Conservar para archivo copia del oficio de depósito, copia del recibo oficial y formato de finiquito y Registrar en la base de datos “Siniestros en Proceso” la fecha de cierre del mismo.

Auxiliar de Seguros

FIN



229

Flujograma Siniestros de vehículos, Robo Total y/o Pérdida Total por Daños Materiales


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-SVRTPTDM-3.6.png



230


Documento que se actualiza: “Narrativa de Procedimiento – Siniestros de vehículos, Robo Total y/o Pérdida Total por Daños Materiales




No. de emisión: 2




231






Sustantivo Soporte

Objetivo:

Administrar el siniestro por daño material y/o pérdida total propiedad de Gobierno del Estado.

Clave: :


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Padrón Inmobiliario y Bienes muebles asignado a Dependencias y Entidades de Gobierno


2 meses

Indicadores:

Entrega de información en tiempo para su atención.

Puntos Críticos:



Título V Siniestros en Bienes Estatales

Capítulo I

De los Inmuebles y Contenidos

Reporte de siniestro en inmuebles

Artículo 79. Cuando ocurra algún siniestro en los bienes inmuebles del Estado y/o Contenidos asegurados por el Gobierno

del Estado, la Dependencia y/o Entidad correspondiente deberá reportarlo telefónicamente a la Aseguradora respectiva y comunicarlo por escrito a la DCP, atendiendo además a los criterios que dicha Dirección al efecto publique en la Página electrónica.

Presentación de la denuncia por siniestro de bienes inmuebles y/o Contenidos

Artículo 80. En el caso de que el siniestro de bienes inmuebles del Estado y/o Contenidos afecte la cobertura de robo, las

Dependencias y/o Entidades deberán presentar la denuncia correspondiente ante el Ministerio Público competente.

Pago de deducible por rotura de cristales en inmuebles

Artículo 81. En el caso de siniestros por rotura de cristales de bienes inmuebles del Estado, corresponde a las

Dependencias y/o Entidades realizar el pago del deducible directamente a la Aseguradora o al Proveedor del servicio, debiendo remitir el CFDI correspondiente a la DCP para su verificación respectiva.

Entrega de documentación por siniestro de bienes inmuebles y/o Contenidos Artículo 82. Las Dependencias y/o Entidades deberán reunir y entregar la documentación de los siniestros de bienes

inmuebles del Estado y/o Contenidos que les solicite la Aseguradora respectiva, enviando copia de la misma a la DCP.

Convenio de liquidación emitido por la Aseguradora Artículo 83. El convenio de liquidación emitido en cada caso por la Aseguradora será revisado y validado por la

Dependencia y/o Entidad que tenga bajo su cuidado el bien inmueble y/o Contenido siniestrado. En caso de que existan diferencias entre lo reclamado y lo determinado por la Aseguradora en el convenio de liquidación, deberán comunicarlo por escrito al despacho de valuadores de la Aseguradora, para que se determine lo procedente.



232

La determinación respectiva deberá informarse por escrito a la DCP, para la verificación correspondiente.




1 Recibir mediante oficio reporte de siniestro de las Dependencias y Entidades.

Jefe de Seguros

2 Registrar en base de datos “Siniestros en Proceso”. Auxiliar de Seguros Base de datos

3 Abrir expediente para su seguimiento y archivar provisionalmente.

Auxiliar de Seguros

4 Recibir (en el plazo estipulado en el artículo 93 de los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal) el expediente debidamente integrado con :

q) Acta administrativa r) Cotización de reparación o bien nuevo s) Factura original (Endosada en caso de Entidades) t) Reporte de robo ante MP (en caso de pérdida)

Auxiliar de Seguros

5 Revisar que la documentación esté dentro del plazo estipulado, que esté completa y correcta ¿Se identificaron inconsistencias? No. Elaborar oficio y entregar a la Aseguradora en las Oficinas de la Dirección de Control Patrimonial junto con el expediente la documentación bien siniestrado. (Los miércoles de cada semana de acuerdo a la cláusula N° 38 de las Condiciones Únicas de Operación) Sí. Solicitar mediante oficio a la Dependencia y Entidad las aclaraciones pertinentes

Auxiliar de Seguros

6 Recibir de la Aseguradora dentro del plazo estipulado en la cláusula 24a de las Condiciones Únicas de Operación):

t) Finiquito del bien u) Cheque a favor de la Secretaría de Finanzas,

Inversión y Administración, o bien, de la Entidad correspondiente

Auxiliar de Seguros



233

7 Verificar que el monto finiquito corresponda a lo estipulado en la Cláusula 10a, anexo I-A-17 de las Condiciones únicas de Operación) ¿Es correcto? No. Solicitar a la Aseguradora la aclaración correspondiente Sí. ¿Los cheques están a favor de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración?: (Artículo 26.11 de las Condiciones únicas de Operación) Sí. Elaborar oficio y enviar los cheques al Área de Recepción de Ingresos adscrita a la Dirección General de Ingresos de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, para que sean depositados a la cuenta correspondiente No. Notificar mediante oficio al Titular Administrativo de la Entidad para que pasen a la Dirección de Control Patrimonial a recogerlos.

Auxiliar de Seguros

8 Recibir de la Dirección General de Ingresos de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración original del recibo del depósito.

Auxiliar de Seguros

9 Obtener fotocopia del recibo de depósito y mediante oficio enviarla a la Dependencia o Entidad correspondiente

Auxiliar de Seguros

10 Conservar para archivo copia del oficio de depósito, copia del recibo oficial y formato de finiquito

Auxiliar de Seguros

11 Registrar en la base de datos “Siniestros en Proceso” la fecha de cierre del mismo.

Auxiliar de Seguros

FIN



234

Flujograma Seguimientos de Reportes siniestros de bienes muebles e inmuebles, contenidos, Cristales (inmuebles y vehículos)


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DCP-SRSBMICC-3.7.png



235


Documento que se actualiza: “Narrativa de Procedimiento – Seguimientos de Reportes siniestros de bienes muebles e inmuebles, contenidos, Cristales (inmuebles y vehículos)




No. de emisión: 2




236

Elaboración de Proyectos de Mantenimiento y Presupuesto

Área responsable: Dirección de Servicios Generales



Elaboración de Proyectos de Mantenimiento y Presupuesto Sustantivo Soporte

Objetivo: Elaborar proyectos de mantenimiento de los bienes inmuebles a cargo de Gobierno del

Estado de Guanajuato, buscando mantener en buenas condiciones los mismos.

Clave:

MP-DGRMSG-DSG-EPMP-1.1

Clientes: Dependencias y Entidades de la Administración

Pública Estatal.

Proveedores: Administrativos de las Dependencias que

solicitan el proyecto. Jefe de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles. Jefatura de Proyectos y Presupuestos.

Alcance: Generar los proyectos de mantenimiento a bienes

inmuebles requeridos por las Dependencias de la Administración Pública Estatal

Tiempo aproximado de ejecución: 60 días

Indicadores: Proyectos realizados (planos y catálogo de

conceptos)

Puntos Críticos: Se requiere la validación de las

Dependencias que solicitan.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Artículo 102 fracción IX y X del Reglamento Interior de la

Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración


Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal. Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir y revisar la solicitud de servicio de elaboración del proyecto de mantenimiento enviada por la Dependencia y Entidad.

Jefe de la Unidad de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles

Solicitud de servicio

2 Girar instrucciones para su atención al Jefe de Proyectos de Inmuebles.

Jefe de la Unidad de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles.


3 Recibir solicitud de servicio y programar visita a sitio para analizar el alcance del proyecto.

Jefe de Proyectos y Presupuestos


4 Realizar levantamiento físico y fotográfico del inmueble y levantamiento de los muebles.

Jefe de Proyectos y Presupuestos

Levantamiento físico y fotográfico

5 Realizar el anteproyecto. Jefe de Proyectos y Presupuestos

Planos.

6 Revisar el anteproyecto. Jefe de la Unidad de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles.

Planos.

7 Enviar mediante oficio firmado por el Director de Servicios Generales el anteproyecto para validación de la Dependencia o Entidad. ¿El proyecto es validado por la Dependencia o Entidad? NO. -Realizar modificaciones solicitadas por la Dependencia solicitante. -Enviar nuevamente a validación con la Dependencia o Entidad solicitante, hasta que sea validado por éstas. SI. –Elaborar el catálogo de conceptos.

Jefe de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles Jefe de Proyectos y Presupuestos

Oficio y planos Planos modificados. Catálogo de conceptos.

8 Revisar e integrar expediente con planos, catálogo y fotografías.

Jefe de Proyectos y Presupuestos.

Expediente



237

9 Turnar expediente para elaboración de presupuesto base. Jefe de la Unidad de Mantenimiento a Bienes muebles e inmuebles

Expediente

10 Elaborar presupuesto base. Jefe de Proyectos y Presupuestos

Presupuesto

11 Revisar expediente integrado y resguardo del proyecto. Jefe de Mantenimiento a Bienes muebles e inmuebles

Expediente

12 FIN



238

Flujograma Elaboración de Proyectos de Mantenimiento y Presupuesto


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-EPMP-1.1.png



239

Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles

Área responsable: Dirección de Servicios Generales - Jefatura de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles



Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles


Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar mantenimiento de los bienes inmuebles a cargo del Estado de Guanajuato,

buscando mantener en buenas condiciones los mismos.

Clave:

MP-DGRMSG-DSG-MBMI-1.2

Clientes: Dependencias y Entidades de la Administración

Pública Estatal.

Proveedores:

Administrativos de las Dependencias que solicitan el proyecto. Jefe de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles. Jefatura de Proyectos y Presupuestos.

Alcance: Supervisar los servicios de Mantenimiento a Bienes

Inmuebles.


Indicadores: Servicios de Mantenimiento realizados. Puntos Críticos: Convenios Modificatorios.

Trabajos adicionales que se detectan hasta que se encuentra en proceso el servicio.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Artículo 102 fracción IX y X del Reglamento Interior de la



Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal. Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir solicitud para realizar servicio de mantenimiento a bienes inmuebles, integrado por solicitud, investigación de mercado, cotizaciones firmadas, tarjetas de precios unitarios, tabla comparativa.


Solicitud

2 Revisar información y turnar a Jefe de Proyectos y Presupuestos.


3 Realizar invitaciones a proveedores. En la que indica día, hora y lugar para la visita; día, hora y lugar de la entrega de la propuesta; documentos a incluir en su propuesta.


Invitación de Servicio

4 Realizar visita al sitio de los trabajos en conjunto con los proveedores, para recorrer físicamente el o los inmuebles y entregar la información correspondiente para la cotización del servicio por los proveedores invitados.

Jefe de la Unidad de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles. Jefe de Proyectos y Presupuestos.

Minuta de Visita

5 Recibir propuestas de los proveedores, ¿Cumplen por lo menos tres propuestas? NO: Se declara desierta y se realiza una segunda invitación para iniciar nuevamente el proceso. SI: Se levanta el acta de apertura, se realiza cuadro tabla comparativa y se envía a validación la propuesta de la mejor oferta. Una vez que se tiene la validación se envía el expediente con toda la documentación para la contratación del servicio a la Jefatura de la Unidad de Procesos.

Jefe de la Unidad de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles. Jefe de Proyectos y presupuestos.

Validación de presupuesto.



240

6 Enviar a validación de la Dirección General Administrativa Jefe de la Unidad de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles.

Oficio, validación, tabla comparativa, cotizaciones.

7 Notificar fallo a los proveedores que presentaron propuesta. Jefe de la Unidad de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles.

Notificación de Fallo

8 Integrar expediente y turnar a Unidad de Procesos para contratación.


9 Supervisar la ejecución del servicio de mantenimiento. Durante la supervisión, se detectan bajas, excedentes y fuera de catálogo. NO: sigue el proceso del servicio y la supervisión. SI: se realiza la solicitud y validación de documentación para Convenio Modificatorio.

Jefe de la Unidad de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles. Jefe de Proyectos y presupuestos

Minuta, estimaciones, reportes de supervisión, finiquito y control del servicio.

10 Revisar y validar volúmenes de trabajos ejecutados, a través de estimaciones periódicas.

Jefe de Proyectos y Presupuestos.

Estimación validada y autorizada.



241

Flujograma Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-MBMI-1.2.png



242

Elaboración de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades




Elaboración de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Realizar contrataciones a través de proveedores, referentes a los mantenimientos de Bienes Muebles e Inmuebles a resguardo o propiedad de Gobierno del Estado para con ello garantizar el mejoramiento de éstos.

Clave:


Clientes:

Dependencias, Entidades, Coordinación de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles, Dirección Administrativa y de Pagos, Prestadores de Servicios

Proveedores:

Coordinación de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles, Dependencias, Entidades, Prestador de servicios.

Alcance:

Atender todas las solicitudes recibidas, realizando los contratos y requisiciones de pagos referentes a los servicios de mantenimiento a bienes muebles e inmuebles de Gobierno del Estado.


De 5 a 30 días.

Indicadores:

Número de contratos realizados.

Puntos Críticos:

Documentación que no cumple con la normativa establecida, insuficiencias presupuestales.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Artículo 102 fracción III y IV del Reglamento Interior de la



Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Código Fiscal de la Federación. Ley de Contabilidad Gubernamental. Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir documentación de la Coordinación de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles (expediente con firmas, fechas, código programático, proceso de adjudicación y anexos.), de solicitudes de las dependencias y Entidades.

Jefe de Unidad de Procesos.

Expediente.

2 Revisar que contenga la documentación completa como lo establece la normatividad, si está completa continúa el trámite, si no se devuelve con las observaciones correspondientes a la Coordinación de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles.


2ª Si es correcto continua tramite Jefe de Unidad de Procesos.

2b Si no está completo se devuelve a la Jefatura de Mtto. a Bienes Muebles e Inmuebles


3 Recibir expediente para elaboración de contrato. Auxiliar en contratos de mantenimientos

Actualización de carátula del expediente y formato de observaciones.

4 Visualizar PEI datos del prestador y saldos presupuestales. Auxiliar en contratos de mantenimiento

Impresión de datos para elaboración del contrato.

5 Asignar número de contrato y etiquetar pestaña de expediente.

Auxiliar en contratos de mantenimiento

Expediente de contratos



243

6 Registrar en la base de control de contratos el expediente, con sus datos.


Concentrado de Contratos

7 Realizar reserva por el importe a contratar. Auxiliar en contratos de mantenimientos

Impresión de reserva de recursos

8 Solicitar fecha de ejecución. Auxiliar en contratos de mantenimiento

Carátula actualizada y borrador de autorización de servicios y contratos.

9 Solicitar garantía y documentos legales de acreditación de personalidad (Física o Moral), RFC, comprobante de domicilio


Archivo en carpeta de Garantías y de Acreditaciones

10 Elaborar carta compromiso de proveedor, autorización de servicios y contrato.


Autorización de servicios carta compromiso y contrato.

11 Generar borrador de autorización y contrato para revisión. Auxiliar en contratos de mantenimiento

Borrador de contrato y autorización

12 Revisar borradores. Jefe de Unidad de Procesos

Autorización para impresión

12ª Realizar correcciones y regresar Jefe de Unidad de Procesos

Autorización para impresión

13 Realizar correcciones e imprimir contrato. Auxiliar en contratos de mantenimiento

Contrato

14 Confirmar con el proveedor día para firma de documentos y entrega de garantías conforme a normatividad.


15 Recabar rubricas y firmas de Directivos del contrato (todos los implicados en proceso de contratación de la DGRMSG).

Secretaria Contrato formalizado

15ª Rubricar contrato Jefe de Unidad de Procesos

Contrato rubricado

15b Rubricar Contrato Jefe de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles

Contrato rubricado

15c Rubricar Contrato Director de Servicios Generales

Contrato rubricado

15d Firmar Contrato Director General Contrato formalizado

16 Integrar copia de contrato y garantía para su resguardo Secretaria Expediente y resguardo de garantía

17 Elaborar oficio para entregar copia de contrato y carta compromiso firmada por el prestador, al Área usuaria.


Oficio para la entrega de contrato.

18 Entregar copia de contrato al proveedor. Auxiliar en contratos de mantenimiento

Relación de contratos entregados a Proveedores

19 Integrar al expediente el contrato firmado. Secretaria Expediente Actualizado

FIN



244

Flujograma Elaboración de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-CON-1.3.png



245

Elaboración de convenio modificatorio por prorroga de fecha para los contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades




Elaboración de convenio modificatorio por prorroga de fecha para los contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Que los mantenimientos de Bienes Muebles e Inmuebles a resguardo o propiedad de Gobierno del Estado sean realizador en las mejores condiciones para con ello garantizar el mejoramiento de éstos.

Clave:

MP-DGRMSG-DSG-COV-1.4

Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Que los mantenimientos a Bienes Muebles e Inmuebles a resguardo o propiedad de Gobierno del Estado sean realizador en las mejores condiciones para con ello garantizar el mejoramiento de éstos.


De 5 a 15 días.

Indicadores:

Número de convenios realizados.

Puntos Críticos:

Documentación que no cumple con la normativa establecida.




Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades, Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir documentación para de prórroga de tiempo. Jefe de Unidad de Procesos

Expediente de contratos

2 Revisar la documentación. Jefe de Unidad de Procesos

2ª Esta correcta, continua tramite Jefe de Unidad de Procesos

2b Incorrecta, regresa a Jefatura de mantenimiento bienes muebles e inmuebles-

Jefe de Unidad de Procesos

3 Turnar para elaboración de borrador. Jefe de Unidad de Procesos

4 Elaborar borrador de convenio modificatorio y turnarlo para revisión.


Borrador

5 Revisar borrador de convenio modificatorio Jefe de Unidad de Procesos

Borrador Revisado

6 Atender observaciones y dar aviso al proveedor para confirmar fecha de firma.


7 Imprimir convenio y recabar firma del prestador, previa acreditación.



Secretaria Convenio modificatorio rubricado



246

8a Recabar rubrica de Jefe de Unidad de Procesos Secretaria Convenio modificatorio rubricado

8b Recabar rubrica del Jefe de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles.

Secretaria Convenio modificatorio rubricado

8c Recabar rubrica del Director de Servicios Generales Secretaria Convenio modificatorio rubricado

8d Recabar firma del Director General Secretaria Convenio modificatorio Firmado

9 Capturar en control de contratos el convenio. Auxiliar en contratos de mantenimiento

Concentrado de Contratos actualizado

10 Integrar el expediente el convenio modificatorio. Secretaria Expediente actualizado.

FIN



247

Flujograma Elaboración de convenio modificatorio por prorroga de fecha para los contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-COV-1.4.png



248

Elaboración de convenio modificatorio por altas, bajas excedentes y conceptos fuera de catálogo para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles

para Dependencias o Entidades




Elaboración de convenio modificatorio por altas, bajas excedentes y conceptos fuera de catálogo para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Que los mantenimientos de Bienes Muebles e Inmuebles a resguardo o propiedad de Gobierno del Estado sean realizador en las mejores condiciones para con ello garantizar el mejoramiento de éstos.

Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Que los mantenimientos a Bienes Muebles e Inmuebles a resguardo o propiedad de Gobierno del Estado sean realizador en las mejores condiciones para con ello garantizar el mejoramiento de éstos.


De 5 a 15 días.

Indicadores:

Número de convenios realizados.

Puntos Críticos:

Documentación que no cumple con la normativa establecida, insuficiencias presupuestales,




Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir documentación de forma física para de conceptos de altas bajas excedentes y conceptos fuera de catálogo y oficio de solicitud de oficio de aceptación de conceptos para la dependencia en electrónico o físico.


Reporte de supervisión y anexos de conceptos

2 Revisar que la documentación, si no se regresa con observaciones. Jefe de Unidad de Procesos

2a Esta incorrecta, se devuelve Jefe de Unidad de Procesos

2b Esta correcta, continua tramite Jefe de Unidad de Procesos

3 Solicitar escaneo de documentación de reporte de supervisión y la documentación que la integra.


4 Escanear documentación y remitirla de forma electrónica Secretaria

5 Elaborar PAM para el titular administrativo de la dependencia para su autorización de conceptos


PAM

6 Imprimir evidencia de PAM, si no se acepta se informa a Supervisión, si se acepta continua trámite.


6a Si declina pam, se devuelve tramite a la Jefatura de Manttto a Bienes Muebles e Inmuebles


6b Se acepta PAM, continua trámite. Jefe de Unidad de Procesos



249

7 Turnar documentación para elaborar borrador de convenio. Jefe de Unidad de procesos

8 Elaborar borrador de convenio modificatorio Auxiliar en contratos de mantenimiento

9 Revisar borrador de convenio modificatorio. Jefe de Unidad de Procesos

Borrador Revisado

10 Atender observaciones y dar aviso al proveedor para confirmar fecha de firma, y en caso de proceder endoso de garantía por el incremento del contrato


11 Imprimir convenio y recabar firma del prestador, previa acreditación y presentación de la garantía.


Convenio Modificatorio


Secretaria Convenio modificatorio formalizado

12a Recabar rubrica de Jefe de Unidad de Procesos Secretaria Convenio modificatorio rubricado

12b Recabar rubrica del Jefe de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles. Secretaria Convenio modificatorio rubricado

12c Recabar rubrica del Director de Servicios Generales Secretaria Convenio modificatorio rubricado

12d Recabar firma del Director General Secretaria Convenio modificatorio Firmado

13 Capturar en control de contratos el convenio solicitado. Auxiliar en contratos de mantenimiento


14 Integrar la documentación del convenio al expediente del contrato. Secretarias Expediente actualizado.

FIN



250

Flujograma Elaboración de convenio modificatorio por altas, bajas excedentes y conceptos fuera de catálogo para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades.





251

Solicitud de pasivos (gasto devengado) para el cierre del ejercicio fiscal para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o

Entidades




Solicitud de pasivos (gasto devengado) para el cierre del ejercicio fiscal para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Realizar el reconocimiento del momento contable del gasto devengado al cierre del ejercicio. Fiscal.

Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

El correcto registro de los momentos contables del gasto al cierre del ejercicio fiscal


De 5 a 15 días.

Indicadores:

Número de pasivos (gasto devengado).

Puntos Críticos:

Que los prestadores de servicios no ingresen la documentación en tiempo.






1 Recibir documentación para solicitar creación de pasivos (gasto devengado)


Listado de Pasivos

2 Revisar documentación, si está completa prosigue el trámite si no se regresa con observaciones.


2a Si no está correcta se regresa a la Jefatura de Mantenimiento a bienes Muebles e Inmuebles


2b Si esta correcta, continua tramite Jefe de Unidad de Procesos

3 Solicitar archivos XML y PDF a los proveedores. Auxiliar en contratos de mantenimiento

4. Indexar XML y PDF a la PEI Auxiliar en contratos de mantenimiento

5. Obtener ID de los XML para pasivos. Auxiliar en contratos de mantenimiento

6 Realizar oficio de solicitud de creación de pasivos (gasto devengado) para la Dirección Administrativa y de Pagos.


7 Capturar en control de contratos el pasivo solicitado. Auxiliar en contratos de mantenimiento


8 Turnar documentación para revisión y rubrica Auxiliar en contratos de mantenimiento

Oficio de solicitud de pasivos



252

9 Revisar documentación y rubricarla. Jefe de Unidad de procesos

Oficio de solicitud de pasivos revisado

10 Turnar al Director de Servicios Generales para la firma del oficio.

Secretaria Oficio de solicitud de pasivos

11 Firmar Oficio de solicitud de pasivos. Director de Servicios Generales

Oficio de solicitud de pasivos firmado

12 Sacar las copias correspondientes para la integración del oficio de acuse. -

Secretaria Oficio de Solicitud de pasivo.

13. Llevar oficio a la Dirección Administrativa y de Pagos Secretaria

14 Recabar sellos en acuse de recibido de la Dirección Administrativa y de Pagos

Secretaria

15 Integrar el acuse al expediente del contrato Secretaria Expediente actualizado

16 Concluir la reserva de los contratos que quedaron en trámite. Auxiliar en contratos de mantenimiento

FIN



253

Flujograma Solicitud de pasivos (gasto devengado) para el cierre del ejercicio fiscal para los contratos bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades.





254

Solicitud de refrendo de recursos de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades




Solicitud de refrendo de recursos de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Realizar el procedimiento para el refrendo el recurso comprometido de contrataciones a través de proveedores, referentes a los mantenimientos de Bienes Muebles e Inmuebles a resguardo o propiedad de Gobierno del Estado para con ello garantizar el mejoramiento de éstos.

Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Refrendar el recurso para solventar los compromisos adquiridos en las contrataciones


De 5 a 30 días.

Indicadores:

Número de refrendos solicitados.

Puntos Críticos:

Que las Dependencias y/o Entidades no realicen el trámite correspondiente.




Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Ley de Contabilidad Gubernamental y Lineamientos de Servicios Generales.


1 Revisión de contratos que se van a refrendar porno concluir el cierre del ejercicio fiscal


Listado de Refrendos

2. Turnar listado para revisión Auxiliar en contratos de mantenimiento

3 Rubricar listado de refrendos. Jefe de Unidad de Procesos

Listado revisado

4 Elaborar oficio para los titulares administrativos de la dependencia y entidades con la relación del presupuesto para que inicien el trámite correspondiente en tiempo de su refrendo a la Secretaria de Finanzas Inversión y Administración.

Auxiliar de contratos de mantenimiento

Oficio de refrendos

5 Realizar la cancelación de las reservas correspondientes de los refrendos solicitados.


Reserva de recursos

6 Actualizar el archivo de control de contratos. Auxiliar de contratos de mantenimiento

Archivo actualizado.

7 Turnar oficio para rubrica. Auxiliar de contratos de mantenimiento

Oficio de solicitud de refrendo

8 Rubricar oficio y documentación para solicitud de refrendo a las Dependencias y Entidades.


Oficio de solicitud de refrendo revisado

9 Turnar oficio para firma del Director Secretaria. Oficio de solicitud de refrendo

10. Firmar Oficio y documentación para solicitud de refrendo a las Dependencias y Entidades.

Director de Servicios Generales

Oficio de solicitud de refrendo firmado



255

11 Enviar a la correspondencia los oficios. Secretaria.

12 Integrar Acuse de recibido al expediente Secretaria. Expediente actualizado.

FIN



256

Flujograma Solicitud de refrendo de recursos de contrato bajo la modalidad de invitación a cuando menos tres proveedores de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias o Entidades.





257

Solicitud de pena convencional por incumplimiento en la entrega de los servicios de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias




Solicitud de pena convencional por incumplimiento en la entrega de los servicios de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Realizar la aplicación de las penas convencionales correspondientes al incumplimiento en los plazos pactado en las contrataciones de los mantenimientos de Bienes Muebles e Inmuebles a resguardo o propiedad de Gobierno del Estado para con ello garantizar el mejoramiento de éstos.

Clave:


Clientes:

Dependencias, Coordinación de Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles, Dirección Administrativa y de Pagos, Prestadores de Servicios

Proveedores:


Alcance:

Realizar la correcta aplicación en el caso de incumplimiento de los plazos pactados.


De 5 a 30 días.

Indicadores:

Número de sanciones solicitadas.

Puntos Críticos:

El retraso en la entrega de la documentación.




Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Código Fiscal de la Federación. Ley de Contabilidad Gubernamental y Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir Anexo de Supervisión con las fechas y conceptos entregados en tiempo y posteriores a la fecha pactada


Anexo

2. Revisar de conceptos entregados en fecha posterior a la pactada

Jefe de unida de Procesos

3 Elaborar tabla de conceptos con monto para pena convencional


Listado revisado

4 Elaborar oficio de solicitud de pena convencional para la dirección Administrativa y de Pagos

Secretaria Oficio

5 Integrar documentación para la solicitud de pena convencional y anexar a oficio.

Secretaria Oficio con soporte documental

5a Rubricar el Jefe de Unidad de Procesos, del Jefe de mantenimiento a muebles e inmuebles y del Director


Oficio de Solicitud rubricado

5b Rubricar del Jefe de mantenimiento a muebles e inmuebles Jefe de mantenimiento a muebles e inmuebles

Oficio de Solicitud rubricado

5c Turnar a firma del Director de Servicios Generales Director de Servicios Generales

Oficio de Solicitud firmado

6 Entregar a la Dirección Administrativa y de Pagos Secretaria Acuse de recibido

7 Recibir cálculo de pena convencional. Jefe de Unidad de Procesos

8 Integrarla al expediente para la disminución en la solicitud del pago correspondiente.


FIN



258



259

Flujograma Solicitud de pena convencional por incumplimiento en la entrega de los servicios de mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles para Dependencias.





260

Solicitud de trámite de pago de las contrataciones realizadas por la Dirección




Solicitud de trámite de pago de las contrataciones realizadas por la Dirección.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Realizar solicitud de para de las contrataciones a través de proveedores, referentes a los mantenimientos de Bienes Muebles e Inmuebles a resguardo o propiedad de Gobierno del Estado para con ello garantizar el mejoramiento de éstos.

Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Atender todas las solicitudes recibidas, realizando los contratos y requisiciones de pagos referentes a los servicios de mantenimiento a bienes muebles e inmuebles de Gobierno del Estado.


De 5 a 30 días.

Indicadores:

Número de contratos realizados.

Puntos Críticos:

Documentación que no cumple con la normativa establecida, insuficiencias presupuestales.






1 Recibir documentación de Supervisión para trámite de pago. Jefe de Unidad de Procesos

Estimaciones y/o formatos de recepción de servicios.

2 Revisar documentación, si es correcta se prosigue el trámite, si no se regresa con observaciones.


2ª Si en incorrecta se regresa con observaciones Jefe de Unidad de Procesos

2b Si es correcta prosigue trámite. Jefe de Unidad de Procesos

3 Solicitar al proveedor CFDI, archivos XML y PDF Auxiliar en contratos de mantenimiento

Expediente actualizado

4 Recepción de CFDI, PDF y archivo XML Auxiliar en contratos de mantenimiento

Paquete para pago

5 Ingressar los archivos XML y PDE al PEI (R3) Auxiliar en contratos de mantenimiento

Documentos completos para pago

6 Cancelar saldo en R3 en caso de bajas en obra Auxiliar en contratos de mantenimiento

Memorando para cancelación de saldo.

7 Elaborar oficio de pago y armar paquete para enviar a La Dirección Administrativa y de Pagos. (Acuse y original)|


Expediente para pago

8 Capturar en control de contratos el pago solicitado. Auxiliar en contratos de mantenimiento




261

9 Rubricar Documentación y oficio. Jefe de Unidad de Procesos

Expediente para pago

10 Entregar documentación de pago para firma del Director. Secretaria Oficio da pago

11. Firma oficio de solicitud de trámite de pago. Director General. Oficio firmado

12 Sacar copias de documentos que integran el expediente para el acuse.

Secretaria Expediente de pago

13 Enviar documentación para trámite de pago Secretaria Oficio de solicitud de pago

14 Integrar el acuse con la documentación del trámite de pago debidamente sellada al expediente del contrato.

Secretarias Expediente actualizado.

15 Verificar que se haga la transferencia y capturar en control de contratos.


Archivo actualizado

FIN



262

Flujograma Solicitud de trámite de pago de las contrataciones realizadas por la Dirección.





263

Proceso para solicitud de contratación de servicios de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado




Proceso para solicitud de contratación de servicios de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Garantizar los servicios de fotocopiado, vigilancia, fumigación y limpieza, a través de externos, ob6teniendo los mejores precios y condiciones del mercado.

Clave:


Clientes:

Dependencias, Entidades y Organismos descentralizados de Gobierno del Estado de Guanajuato, Prestadores de Servicios.

Proveedores:


Alcance:

Proporcionar los servicios de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de acuerdo a las necesidades de las Dependencias, Entidades y Organismos descentralizados de Gobierno del Estado de Guanajuato.


30 a 60 días.

Indicadores:

Número de contratos solicitados.

Puntos Críticos:

No recibir la documentación completa en los tiempos establecidos.




Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Ley de Contabilidad Gubernamental. Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recepción de necesidades de contratación por parte de las Dependencias.


Anexos de Licitación

2 Validar la información por parte del área usuaria. Jefatura de Unidad de Procesos

Anexos de cada servicio para Licitación

3 Elaborar bases y anexos para llevar a cabo la Licitación. Ejecutivo de Servicios Consolidados

Borrador de Bases y Anexos para Licitación

4 Someter bases al Comité de Adquisiciones para su publicación.


Bases para Licitación

5 Proporcionar al área de adquisiciones Anexos para la publicación de Bases.


Bases para Licitación con Anexos

6 Elaboración de Escritos de Conformidad, Anexos de días laborados. Para proporcionarlos al área de Adquisiciones.


Anexos para Licitación

7 Asistir a junta de Aclaraciones y apertura de sobres.


Actas Comité

8 Asistir al fallo de la licitación Jefe de Unidad de Procesos

Fallo de comité

8ª Si no se adjudica se va a segunda vuelta Jefe de Unidad de Procesos

8b Si se adjudica, continua proceso de seguimiento Jefe de Unidad de Procesos

Acta de comité



264

9 Esperar que la Dirección de Adquisidores y suministros proporciones copia de los contratos firmados por los proveedores adjudicados.

Supervisor de Consolidados/Ejecutivo de Consolidados y Jefe de Unidad de Procesos

Contrato debidamente formalizado.

10 Elaborar oficio para informar a las Dependencias, Entidades y Organismos descentralizados la Adjudicación de los servicios, así como proporcionar copia del contrato.

Secretaria

Oficio de respuesta con códigos programáticos a afectar

11 Firmar oficio para informar a las Dependencias, Entidades y Organismos descentralizados la Adjudicación de los servicios,


Oficio de Información

12 Monitorear la entrada de los elementos (Limpieza y Vigilancia), así como la instalación de las fotocopiadoras.

Supervisor de consolidados/ Ejecutivo de Consolidados y Jefe de Unidad de Procesos

Formatos de instalación.

FIN



265

Flujograma Proceso para solicitud de contratación de servicios de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado.





266

Solicitud de Convenio Modificatorio para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado




Solicitud de Convenio Modificatorio para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Formalizar las modificaciones que se originaron por cambios en los servicios de fotocopiado, vigilancia, fumigación y limpieza, a través de externos.

Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:

Que todas las modificaciones que se presentan en los servicios de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de acuerdo a las necesidades de las Dependencias, Entidades y Organismos descentralizados de Gobierno del Estado de Guanajuato, queden debidamente formalizados..


30 a 60 días.

Indicadores:

Número de convenios solicitados.

Puntos Críticos:





Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Ley de Contabilidad Gubernamental. Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir solicitud ampliaciones, modificaciones y cancelaciones de las Dependencia, Entidades y Organismos descentralizados.

Secretaría Oficio y Formatos de modificaciones

2. Tunar solicitud de ampliaciones, modificaciones y cancelaciones de las Dependencia, Entidades y Organismos descentralizados.


3. Revisar que los formatos contengan la estructura definida en los lineamientos de Servicios Generales

Supervisor de consolidados , Ejecutivos de consolidados y Jefe de Unidad de Procesos

Formatos revisados

3.a Si no es correcto se regresa Supervisor de consolidados , Ejecutivos de consolidados y Jefe de Unidad de Procesos

3.b Si es correcto continua con el tramite Supervisor de consolidados , Ejecutivos de consolidados y Jefe de Unidad de Procesos

4. Actualizar archivo de Excel para comité Supervisor de consolidados , Ejecutivos de consolidados y Jefe de Unidad de Procesos

Archivo actualizado



267

5 Elaborar oficio de solicitud de convenio modificatorio a la Dirección de Adquisiciones y Suministros


Oficio de Solicitud de Convenio

6 Rubricar oficio de solicitud de convenio modificatorio. y Jefe de Unidad de Procesos

Oficio de Solicitud de Convenio rubricado

7 Turnar oficio de solicitud de convenio modificatorio de la Dirección de Adquisiciones y Suministros par firma

Secretaria Oficio de solicitud de Convenio modificatorio

8 Firmar oficio de solicitud de convenio modificatorio a la Dirección de Adquisiciones y Suministros


Oficio de Solicitud de Convenio

9 Enviar oficio de solicitud de convenio modificatorio a la Dirección de Adquisiciones y Suministros

Secretaria Acuse de Oficio de Solicitud de Convenio

10 Asistir a reunión de Asamblea de Comité de Adquisiciones para autorización a convenio modificatorio solicitado.

Supervisor de consolidados , Ejecutivos de consolidados

Cálculo de Sanción

11. Recibir de la Dirección de Adquisidores y Suministros copia de los convenios modificatorios.


Convenio Modificatorio firmado

12. Elaborar oficio para remitir copia del convenio modificatorio para las Entidades y Organismos Descentralizados.


Oficio

13. Tunar oficio para firma del Director Secretaria Oficio

14. Firmar oficio para enviar convenio modificatorio a las Entidades y Organismos Descentralizados.


Oficio.

15. Remitir Oficio con convenio a las Dependencias y Entidades vía correspondencia o correo electrónico

Secretaria Oficio.

16. Archivar acuse de oficio. Secretaria

FIN



268

Flujograma Solicitud de Convenio Modificatorio para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado.





269






Sustantivo Soporte

Objetivo:

Formalizar las modificaciones que se originaron por cambios en los servicios de fotocopiado, vigilancia, fumigación y limpieza, a través de externos.

Clave:


Clientes:

Dependencias, Prestadores de Servicios.

Proveedores:


Alcance:

Que los pagos por los servicios de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado sean realizados en tiempo y forma por parte de las Dependencias.


10 días.

Indicadores:

Número de pagos solicitados.

Puntos Críticos:





Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Ley de Contabilidad Gubernamental. Código Fiscal de la Federación. Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir los Escritos de Conformidad completos. Comprobando horarios, número de elementos de vigilancia y limpieza, número de máquinas arrendadas y fecha de prestación del servicio de fumigación.


Escritos de conformidad.

1.a Si están correctos, continua tramite Supervisor de consolidados , Ejecutivos de consolidados y Jefe de Unidad de Procesos

1.b Si están incorrectos, se devuelven. Supervisor de consolidados , Ejecutivos de consolidados y Jefe de Unidad de Procesos

2. Realizar archivo de resumen de movimientos incluyendo escritos de conformidad para revisión


4. Revisar relación de resumen de movimientos de los servicios consolidados y escritos de conformidad


5. Solicitar CFDI conforme a los escritos de Conformidad (tanto en PDF como en XML)




270

6.. Verificar que los CFDI incluyen los servicios validados de los escritos de conformidad ya revisados, así como los requisitos fiscales.

Supervisor de consolidados, Ejecutivos de consolidados y Jefe de Unidad de Procesos.

7. Enviar correo para validación del CDFI para la obtención de ID en el PEI.


8.. Hacer la Interface en la transacción ZCO-ORD CONSOLIDADOS en el PEI de los XML indexados.


Interface (Archivo para pago)

9. Enviar correo electrónico, adjuntado interface e ID de los CFDI, incluyendo a Jefe de Unidad de procesos así como del Director de Servicios Generales para canalizar requisición de pago a las Dependencias


Coreo u Oficios para Dependencias

10 Actualizar archivo de consolidados, con los datos de pago del mes. (Factura y Monto)

Supervisor de Consolidados, Ejecutivo de Consolidados,

Archivo actualizado

11 Conciliar en el PEI (R/3) lo remitido a las Dependencias contra lo pagado.

Supervisor de Consolidados , Ejecutivos de Consolidados

Reporte

12 Archivar pagos y documentación en general relacionada con Consolidados.

Supervisor de Consolidados , Ejecutivos de Consolidados

Expediente

FIN



271

Flujograma Gestión de trámite de pago para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de las Dependencias.





272

Gestión de pena convencional para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de las Dependencias, por el incumplimiento del servicio




Gestión de pena convencional para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de las Dependencias, por el incumplimiento del servicio.

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Realizar la solicitud de cálculo pena convencional en los servicios de fotocopiado, vigilancia, fumigación y limpieza, a través de externos por incumplimiento en las obligaciones contractuales.

Clave:

MP-DGRMSG-DSG-CONS-2.4

Clientes:

Dependencias, Prestadores de Servicios, Dirección Administrativa y de Pagos.

Proveedores:


Alcance:

Que se cumplan la normatividad aplicable en el caso de los casos de incumplimiento de la prestación del servicios de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado


10 días.

Indicadores:

Número de penas convencionales solicitadas.

Puntos Críticos:





Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Lineamientos de Servicios Generales.


1 Separar los escritos de conformidad entregados por el proveedor de los servicios consolidados que presenta una evaluación negativa por parte de las Dependencias.


Escritos de conformidad.

2 Pasar la evaluación al formato de Evaluación del Servicio, para aplicar el puntaje de conformidad a la evaluación de la Dependencia.


Formato de Evaluación del Servicio.

3. Solicitar a los prestadores del servicio de consolidados que incumplieron la firma al formato de Evaluación de Servicio.


Formato de Evaluación del Servicio rubricado

4. Realizar archivo de resumen de movimientos incluyendo escritos de conformidad para revisión.


5. Elaborar oficio de solicitud de cálculo de la pena convencional a la Dirección Administrativa y de Pagos.


Oficio de solicitud de cálculo de pena convencional

6. Recabar rubrica del Jefe de Unidad de Proceso. Secretaria. Oficio de solicitud de cálculo de pena convencional rubricado

7 Rubricar oficio de solicitud de cálculo de pena Jefe de Unidad de Procesos

Oficio de solicitud de cálculo de pena convencional rubricado



273

8. Recabar firma del Director de Servicios Generales. Director de Servicios Generales

Oficio de solicitud de cálculo de pena convencional firmado

9. Enviar oficio en original y acuse a la Dirección Administrativa y de Pagos

Secretaria Oficio de solicitud de cálculo de pena convencional.

10 Recibir cálculo de pena convencional de la Dirección Administrativa y de Pagos


Cálculo de pena convencional

11. Recibir cálculo de pena convencional Supervisor de consolidados , Ejecutivos de consolidados

Cálculo de pena convencional

12. Enviar correo electrónico, adjuntado cálculo de la pena convencional, incluyendo a Jefe de Unidad de procesos así como del Director de Servicios Generales para canalizar descuento a los prestadores de servicios consolidados para el descuento de la pena convencional a las Dependencias correspondientes.


Coreo u Oficios para Dependencias

13 Solicitar recibo oficial de aplicación de pena convencional e integrar a expediente

Supervisor de Consolidados, Ejecutivo de Consolidados,

Archivo actualizado

FIN



274

Flujograma Gestión de pena convencional para los servicios contratados de vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado de las Dependencias, por el incumplimiento del servicio.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-CONS-2.4.png



275

Solicitud de servicio de telefonía fija o convencional



Nombre de procedimiento: Solicitud de servicio de telefonía

fija o convencional.


Sustantivo Soporte

Objetivo: Atender las solicitudes de servicio de telefonía fija de las Dependencias de la


Clave:

MP-DGRMSG-DSG-SSTFC-3.1

Clientes: Dependencias de la Administración Pública Estatal

Proveedores: Teléfonos de México S.A.B. de C.V.,

Axtel, Telefonía por cable

Alcance: Contratación y administración de las líneas de

telefonía fija solicitadas por las dependencias de la Administración Pública Estatal


Indicadores: Solicitudes de servicio atendidas Puntos Críticos: Para la contratación de líneas y sus

servicios adicionales, se requiere contar con la autorización de la Subsecretaría de Administración y en algunos casos de validación técnica emitida por la DGTIT, además de que existan facilidades en la zona por parte del proveedor.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Artículo 102 fracción IV del Reglamento Interior de la

Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.


Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal. Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir del Jefe de Unidad de Servicios Básicos “Solicitud de Servicio”

Encargado de servicios de energía eléctrica y telefonía

Solicitud de servicio.

2 Confirmar telefónicamente y/o correo electrónico con el proveedor la factibilidad técnica de la solicitud de servicio ¿Existe factibilidad técnica? No. -Denegar la solicitud mediante oficio.

-FIN. Nota: Únicamente aplica para nuevas contrataciones y/o cambio de domicilio Sí. ¿La solicitud cumple con los criterios publicados en la

página https://sfadas.guanajuato.gob.mx/DAS/index.php/servicios-basicos/telefonia-convencional? No. Denegar la solicitud mediante oficio.

-FIN. Sí. Solicitar el servicio al proveedor mediante correo

electrónico




276

3

Dar seguimiento telefónicamente y/o por correo electrónico con el proveedor hasta que la solicitud sea atendida. ¿Fue atendida la solicitud? No. Solicitar el motivo y la fecha probable de atención

Sí. Confirmar por correo electrónico y/o por oficio con la

Dependencia la conclusión de la solicitud de servicio.


4 Registrar información en sistema SAP con la transacción: KO01para altas; ZKO02_DSG para modificar y baja; ZCAR_ORD para modificación masiva


5 FIN.



277

Flujograma Solicitud de servicio de telefonía fija o convencional


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-SSTFC-3.1.png



278

Formato



279


No Concepto Descripción Comentarios

1 DEPENDENCIA O PARTICULAR

Nombre de la dependencia solicitante Indicar el nombre de la dependencia solicitante

2 OFICINA Nombre de la oficina del área solicitante

Indicar el nombre de la oficina del área solicitante

3 TEL.

Teléfono de la oficina del área solicitante

Indicar el teléfono de la oficina del área solicitante

4 UBICACIÓN: Domicilio de la oficina del área solicitante

Indicar el domicilio de la oficina del área solicitante

5 CD. Ciudad donde se ubica la oficina del área solicitante

Indicar la ciudad donde se ubica la oficina del área solicitante

6 RESPONSABLE DEL ÁREA Nombre del responsable del área solicitante

Indicar el nombre del responsable del área solicitante

7 FOLIO No. Número de folio de la solicitud asignado por el área solicitante

Indicar el número de folio de la solicitud

8 FECHA Fecha de la solicitud Indicar la fecha de elaboración de la solicitud

9 DIV-CECO-ELEMENTO PEP-ÁREA FUNCIONAL-FONDO-PARTIDA

Código programático a afectar Indicar los datos que conforman el código programático a afectar

10 TIPO DE SERVICIO Tipo de servicio solicitado Marcar el tipo de servicio solicitado

11 BREVE DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

Breve descripción del servicio solicitado

Realizar la descripción del servicio solicitado

12 ANEXOS Listado de anexos a la solicitud Enlistar los documentos anexos la solicitud

13 Vo. Bo. ÁREA ADMINISTRATIVA Nombre y firma del titular del área administrativa de la dependencia

Plasmar el nombre y firma del titular del área administrativa de la dependencia



280


Documento que se actualiza: Narrativa de procedimiento y flujograma


MP-DGRMSG-ASG-STF 3.1


No. de emisión: 2

Descripción del cambio: Modificación de la narrativa para clarificar procedimiento



281

Solicitud de servicio de enlaces



Nombre de procedimiento: Solicitud de servicio de enlaces Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Atender las solicitudes de servicio de telefonía fija de las Dependencias de la


Clave:



Proveedores: Teléfonos de México S.A.B. de C.V.,

Axtel, Telefonía por cable

Alcance: Contratación y administración de las líneas de

telefonía fija solicitadas por las dependencias de la Administración Pública Estatal


Indicadores: Solicitudes de servicio atendidas Puntos Críticos: Para la contratación de líneas y sus

servicios adicionales, se requiere contar con la autorización de la Subsecretaría de Administración y en algunos casos de validación técnica emitida por la DGTIT, además de que existan facilidades en la zona por parte del proveedor.


Artículo 102 fracción IV del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración







2 Confirmar telefónicamente y/o correo electrónico con el proveedor la factibilidad técnica de la solicitud de servicio ¿Existe factibilidad técnica? No. Denegar la solicitud mediante oficio

Sí. ¿La solicitud cumple con los criterios publicados en la

página: https://sfadas.guanajuato.gob.mx/DAS/index.php/servicios-basicos/enlaces? No. Denegar la solicitud mediante oficio

Sí. Solicitar el servicio al proveedor mediante correo

electrónico.




282

3


Sí. Confirmar por correo electrónico y por oficio con la

Dependencia la conclusión de la solicitud de servicio.


4 FIN



283

Flujograma Solicitud de servicio de enlaces


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-SSE-3.2.png



284

Formato



285







3 TEL.























286






No. de emisión: 2




287

Solicitud de servicio de telefonía móvil



Nombre de procedimiento: Solicitud de servicio de telefonía móvil. Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Atender las solicitudes de servicio de telefonía móvil de las Dependencias de la Administración

Pública Estatal.

Clave:



Proveedores: Teléfonos de México S.A.B.

de C.V., Axtel, Telefonía por cable

Alcance: Contratación y administración de las líneas de telefonía móvil

solicitadas por las dependencias de la Administración Pública Estatal

Tiempo aproximado de ejecución: 30

días

Indicadores: Solicitudes de servicio atendidas Puntos Críticos: Para la contratación de

líneas y sus servicios adicionales, se requiere contar con la autorización de la Subsecretaría de Administración y en algunos casos de validación técnica emitida por la DGTIT, además de que existan facilidades en la zona por parte del proveedor.






1 Ingresar al sistema SAP y consultar la o las “Solicitudes de Servicio” recibidas a través del sistema



2 ¿La solicitud cumple con los criterios publicados en la página: https://sfadas.guanajuato.gob.mx/DAS/index.php/servicios-basicos/telefonia-movil? No. Denegar la solicitud a través del sistema SAP

Sí. Solicitar el servicio al proveedor mediante correo electrónico


Correo electrónico

3


Sí. Confirmar con la Dependencia a través del sistema SAP la conclusión de

la solicitud de servicio.




288

4 Registrar información en sistema SAP. KO01para altas; ZKO02_DSG para modificar y baja; ZCAR_ORD para modificación masiva y ZCOM009 para tabla complementaria


5 FIN



289

Flujograma Solicitud de servicio de telefonía móvil


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-SSTM-3.3.png



290






No. de emisión: 2




291

Atención de solicitudes del servicio de suministro, control y administración de combustible



Nombre de procedimiento: Atención de solicitudes del servicio

de suministro, control y administración de combustible.


Sustantivo Soporte

Objetivo: Atender las solicitudes de suministro, control y administración de combustible a las

Dependencias de la Administración Pública Estatal que lo requieran, en apego a la normatividad.

Clave:



Proveedores: Edenred México S.A. de C.V.

Alcance: Contratación y administración del servicio de control y

suministro de combustible mediante tarjetas solicitadas por las dependencias de la Administración Pública Estatal


Indicadores: Solicitudes de servicio atendidas. Puntos Críticos: El tiempo de entrega de las tarjetas

solicitadas al proveedor es de 5 días hábiles






1 Recibir del Jefe de Unidad de Servicios Básicos “Solicitud de Servicio”.

Encargado de servicios de gasolina/Auxiliar de control de combustible


2 Verificar si la solicitud cumple con los criterios establecidos en los Lineamientos de Servicios Generales ¿La solicitud de servicio cumple con los criterios? No. Elaborar oficio de devolución de trámite. Sí. Realizar el pedido al proveedor de acuerdo a la solicitud

recibida por la Dependencia.

.

Solicitud de servicio. Oficio.

3

Actualizar la información en el sistema SAP/R3 con las transacciones: KO01 para Altas. ZKO02_DSG para modificar y baja. ZCAR_ORD para modificación masiva. ZCOM007 para tabla complementaria.

4 Notificar a la Dependencia que la solicitud ha sido atendida.

Oficio/Correo

5 FIN



292

Flujograma Atención de solicitudes del servicio de suministro, control y administración de combustible


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-SSSCAC-3.4.png



293

Formato



294







3 TEL.























295






No. de emisión: 2




296

Atención de solicitudes de arrendamientos de bienes inmuebles



Nombre de procedimiento: Atención de solicitudes de

arrendamientos de bienes inmuebles


Sustantivo Soporte

Objetivo: Formalizar el arrendamiento de los inmuebles requeridos por las dependencias de la


Clave:



Proveedores: Arrendadores de inmuebles.

Alcance: Contratación del arrendamiento de los inmuebles

requeridos por las dependencias de la Administración Pública Estatal


Indicadores: Solicitudes de servicio atendidas (Contratos

firmados)

Puntos Críticos: Para el arrendamiento de inmuebles se

requiere contar con la autorización de la Subsecretaría de Administración y que se acredite la facultad del arrendador para celebrar el contrato.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Artículo 102 fracción IV del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración


Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal. Lineamientos de Servicios Generales. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato.



Encargado de Servicios Básicos y Arrendamiento


2 Verificar si la solicitud cumple con los criterios establecidos en los Lineamientos de Servicios Generales. ¿La solicitud de servicio cumple con los criterios? No. Elaborar oficio de devolución de trámite.

Sí. Elaborar contrato y enviarlo al solicitante para firma del

arrendador


Solicitud de servicio. Oficio Contrato

3

Recibir contrato firmado y lo envía al Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales para firma.


4 Recabar la firma del Director General en el contrato.


5 Elaborar oficio, recabar firma del Director de Área y enviar oficio y contrato a la Dependencia.


Oficio



297

6 Actualizar el registro interno de expedientes electrónico “Padrón de arrendamiento” con la información del contrato.


7

Agregar documentos al expediente y archivar. Encargado de Servicios Básicos y Arrendamiento

8 Preparar reporte mensual con el número de contratos firmado.


Reporte mensual.

9 FIN



298

Flujograma Atención de solicitudes de arrendamientos de bienes inmuebles


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-SABI-3.5.png



299

Formato



300







3 TEL.























301






No. de emisión: 2




302

Atención de solicitudes de servicios de energía eléctrica en el convenio de cobranza centralizada




servicios de energía eléctrica en el convenio de cobranza centralizada


Sustantivo Soporte

Objetivo: Administrar los servicios de energía eléctrica que se encuentran funcionando en los

inmuebles ocupados por las dependencias mediante su concentración en la cobranza centralizada de CFE.

Clave:


Clientes: Dependencias de la Administración Pública Estatal Proveedores: CFE

Alcance: Incorporación o desincorporación de los servicios de

energía eléctrica de los inmuebles ocupados por las dependencias de la administración pública estatal en el convenio de cobranza centralizada.


Indicadores: Solicitudes de servicio atendidas

Puntos Críticos: Las dependencias deben solicitar la

incorporación de los servicios en cuanto realicen la contratación u ocupen el inmueble a fin de evitar cortes en el servicio.







Jefe de Unidad de Servicios Básicos.


2 Verificar si la solicitud cumple con los criterios establecidos en los Lineamientos de Servicios Generales ¿La solicitud de servicio cumple con los criterios? No. Elaborar oficio de devolución de trámite.

Sí. Realizar el pedido al proveedor de acuerdo a la solicitud


Encargado de servicios de energía eléctrica y telefonía. Encargado de servicios de energía eléctrica y telefonía.


3

Notificar a la Dependencia de la conclusión de la atención a su solicitud.

Encargado de servicios de energía eléctrica y telefonía.

Oficio

4 Actualizar la información en el sistema SAP/R3 con las transacciones: K001 para altas. ZK002_DSG para modificar y baja. ZCAR_ORD para modificación masiva. ZCOI003 para tabla complementaria.

Encargado de servicios de energía eléctrica y telefonía.

SAP/R3

5 FIN



303

Flujograma Atención de solicitudes de servicios de energía eléctrica en el convenio de cobranza centralizada


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-SSEECCC-3.6.png



304

Formato



305







3 TEL.























306






No. de emisión: 2




307

Atención de solicitudes de servicios de agua potable en convenio de cobranza centralizada




servicios de agua potable en convenio de cobranza centralizada


Sustantivo Soporte

Objetivo: Administrar los servicios de agua potable que se encuentran funcionando en los

inmuebles ubicados en la ciudad de Guanajuato, ocupados por las dependencias mediante su concentración en el convenio de cobranza centralizada que se tiene con SIMAPAG.

Clave:


Clientes: Dependencias de la Administración Pública Estatal Proveedores: SIMAPAG

Alcance: Incorporación o desincorporación de los servicios de

agua potable de los inmuebles ubicados en la ciudad de Guanajuato, ocupados por las dependencias de la administración pública estatal en el convenio de cobranza centralizada.


Indicadores: Solicitudes de servicio atendidas Puntos Críticos: Las dependencias deben solicitar la

incorporación de los servicios en cuanto realicen la contratación u ocupen el inmueble a fin de evitar cortes en el servicio




Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal. Lineamientos de Servicios Generales



Jefe de Unidad de Servicios Básicos.


2 Verificar si la solicitud cumple con los criterios establecidos en los Lineamientos de Servicios Generales. ¿La solicitud de servicio cumple con los criterios? No. Elaborar oficio de devolución de trámite.

Sí. Realizar el pedido al proveedor de acuerdo a la solicitud


Encargado de Servicios Básicos y Arrendamiento Encargado de Servicios Básicos y Arrendamiento


3

Notificar a la Dependencia de que la solicitud ha sido atendida.


Oficio/correo electrónico.

4 FIN



308

Flujograma Atención de solicitudes de servicios de agua potable en convenio de cobranza centralizada


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-SSAPCCC-3.7.png



309

Formato



310







3 TEL.























311






No. de emisión: 2




312

Preparación de expediente para trámite de pago de servicios básicos



Nombre de procedimiento: Preparación de expediente para

trámite de pago de servicios básicos.


Sustantivo Soporte

Objetivo: Cumplir con la obligación de pago adquirida con los proveedores. Clave:


Clientes: Dependencias de la Administración Pública Estatal.

Proveedores: Teléfonos de México S.A.B. de C.V., Axtel, Telefonía por cable.

Alcance: Envío de la información para pago de los servicios

básicos.


Indicadores: Pagos gestionados Puntos Críticos: El tiempo de recepción de la factura y

el tiempo que tarda la dependencia usuaria en efectuar el trámite.






1 Recibir de los proveedores a través de correo electrónico solicitud de pago de:

1. Factura de telefonía fija 2. Factura de telefonía móvil 3. Factura de suministro de gasolina 4. Factura de enlaces 5. Relación de consumos de energía eléctrica

(cobranza centralizada) 6. Relación de consumos de agua potable (cobranza

centralizada)

-Encargado de servicios de energía eléctrica y telefonía, -Jefe de telefonía móvil/Encargado de servicios de telefonía móvil -Encargado de servicios de gasolina -Encargado de servicios básicos y arrendamiento



313

2 Revisar que la facturación cumpla con los requerimientos establecidos en las condiciones pactadas en contrato “salvo los servicios de cobranza centralizada” ¿Cumple con las condiciones pactadas? No. Se regresa a través de correo electrónico al proveedor

solicitando refacturación Sí. ¿Corresponden a servicios de cobranza centralizada?

No. Indexa facturas y prepara archivo con información de

facturación y carga en SAP/R3: ZCOT_TELMEX para telefonía fija, ZCO_ORDCELL para telefonía móvil, ZCO_ORDAGAS para combustible. Nota: en el caso de enlaces no se carga información en SAP/R3

Sí. ¿Corresponde al servicio de agua potable?

No. Prepara archivo con información de consumo y carga en

SAP/R3 (transacción ZCO_ORDALUZ) Sí. Crear reserva de recurso en sistema SAP/R3 “transacción

FMX1”, generar archivo electrónico para interfase “transacción Z_INTAGUA_PG” y cargar información en SAP/R3 “transacción ZCO_ORDAGUA”

-Encargado de servicios de energía eléctrica y telefonía, -Jefe de telefonía móvil/Encargado de servicios de telefonía móvil -Jefe de telefonía móvil/Encargado de servicios de telefonía móvil -Encargado de servicios básicos y arrendamiento

Correo electrónico Archivo electrónico para interface

3

Elaborar oficio, integrar expediente con la siguiente documentación y entregar al Jefe de la Unidad de Servicios Básicos para revisión:

a) Oficio b) Relación de consumos de agua potable c) Archivo electrónico para interface

Nota: Esta actividad corresponde únicamente al servicio de agua potable; el pago de los demás servicios lo realizan las propias Dependencias.

Encargado de servicios básicos y arrendamiento

Oficio

4 Recibir y revisar la documentación ¿Existen observaciones? Sí. Solicita al encargado del servicio efectúe las correcciones No. Firma y turna al Director de Servicios Generales para su

autorización

Jefe de Unidad de Servicios Básicos

5 Recibir y autorizar físicamente la documentación y la regresa al Jefe de Unidad de Servicios Básicos




314

6 Recibir documentación y enviar a la Dirección Administrativa y de Pagos:

a) Oficio (físico) b) Relación de consumos de agua potable (físico) c) Archivo electrónico para interface (correo

electrónico)

Jefe de Unidad de Servicios Básicos

7

Enviar a Dependencias a través de correo electrónico la información de ID de factura e información de los detalles de pago (periodo, importe, acreedor). Nota: En el caso de energía eléctrica y agua no se envía ID puesto que hasta este momento no se cuenta con factura.

-Encargado de servicios de energía eléctrica y telefonía, -Jefe de telefonía móvil/Encargado de servicios de telefonía móvil -Jefe de telefonía móvil/Encargado de servicios de telefonía móvil -Encargado de servicios básicos y arrendamiento

Correo electrónico

8 Ingresar a la “PEI” y visualizar el pago. ¿Ya se realizó el pago? No. Consulta nuevamente al siguiente día

Sí. Notificar por correo electrónico a la CFE y Simapag que

el pago fue realizado a fin de que realice la aplicación y generen las facturas correspondientes.

-Encargado de servicios de energía eléctrica y telefonía -Encargado de servicios básicos y arrendamiento

Correo electrónico

9 FIN.



315

Flujograma Preparación de expediente para trámite de pago de servicios básicos


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-TPSB-3.8.png



316






No. de emisión: 2




317

Arrendamiento de espacios del Centro de Convenciones, Auditorio del Estado y Casa del Conde Rul y Valenciana

Área responsable: : Dirección de Servicios Generales


Nombre de procedimiento: Arrendamiento de espacios del Centro de

Convenciones, Auditorio del Estado y Casa del Conde Rul y Valenciana.


Sustantivo Soporte

Objetivo: Administrar la agenda y brindar las facilidades necesarias para que los usuarios lleven a

cabo sus eventos de manera exitosa

Clave:


Clientes: Las Dependencias y Entidades, Organismos Autónomos,

Poderes Legislativo y Judicial, Gobiernos Federal y Municipal, así como sector privado.

Proveedores: Usuario, Subsecretaría de

Administración, Dirección de Servicios Generales, Coordinador del Centro de Convenciones y Auditorio del Estado, Coordinador de Atención a clientes, Oficina recaudadora, Director de la DGRMSG, Encargado de montaje y limpieza.

Alcance: Todas las actividades o eventos que se lleven a cabo en las

instalaciones del Centro de Convenciones y Auditorio del Estado.

Tiempo aproximado de ejecución: 5 días para

tener el contrato con las firmas correspondientes.

Indicadores: Contratos firmados, número de eventos por mes, por

tipo de cliente, quejas, ingresos mensuales y la clasificación de los mismos.

Puntos Críticos: Contrato elaborado y pago

realizado antes de llevar a cabo el evento. Expediente completo en cada evento.


Artículo 102 fracción VI del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración


1.- Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato 2.- Artículos 20, 21 y 22 del Capítulo III del Arrendamiento de Espacios, Del Centro de Convenciones, Auditorio del Estado y la Casa del Conde Rul y Valenciana; de los Criterios para los Lineamientos de Servicios Generales de la Administración Pública Estatal.


1 Recibir consulta telefónica y/o correo electrónico de disponibilidad de espacio. ¿Existe disponibilidad del espacio? No. Informar al usuario por teléfono, correo electrónico u oficio. (FIN)

Sí. Informa la documentación requerida para la renta de espacio así

como los servicios que incluye.

Coordinador de Relaciones Públicas

Oficio

2 Recibir petición por escrito del solicitante y documentación establecida en los criterios publicados en la página: https://sfadas.guanajuato.gob.mx/DAS/attachments/187_ CRITERIOS%20CENTRO%20DE%20CONVENCIONES.pdf


3 Elaborar cotización de acuerdo a las tarifas publicadas en la página: https://sfadas.guanajuato.gob.mx/DAS/attachments/162_ TARIFAS%202017.pdf

Coordinador de Relaciones Públicas.

Cotización.



318

4 Entregar cotización y Políticas de Uso del Centro de Convenciones y Auditorio del Estado al solicitante, y recabar acuse. ¿Solicitante acepta cotización y políticas de uso? No. Cancela petición. ¿FIN?

Sí. ¿Solicitante es Gobierno del Estado?

No. Elaborar oficio de pago para que el solicitante realice el pago del

anticipo en la oficina recaudadora del Estado de Guanajuato de su preferencia. Sí. Solicitar documento que ampare la condonación prevista en el

artículo 22 de los Lineamientos de Servicios Generales de la Administración Pública Estatal


Políticas de uso

5 Agendar el evento.


Agenda

6 Recibir copia del recibo oficial de pago del anticipo o en su caso el documento que ampare la condonación.


7 Elaborar dos tantos del contrato y recabar firma del usuario.


Contrato.

8 Enviar para firma al Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales los dos tantos del contrato firmado por el usuario.


9 Recibir dos tantos del contrato debidamente firmado.


10 Entregar un tanto del contrato al usuario y archiva el segundo.


11 Elaborar oficio para que el usuario realice el pago del finiquito en la oficina recaudadora del Estado de Guanajuato de su preferencia, de acuerdo a los criterios publicados en la página: https://sfadas.guanajuato.gob.mx/DAS/attachments/187_CRITERIOS %2020DE%20 CONVENCIONES.pdf


Oficio de pago por finiquito

12 Recibir una copia de los recibos oficiales de pago del finiquito.


13 Llevar a cabo el montaje y limpieza del espacio de acuerdo a los requerimientos del solicitante.

Supervisor de montaje y limpieza.

14 Se hace entrega del espacio y del mobiliario y equipo en su caso.

Supervisor de montaje y limpieza

15 Recibir espacio y mobiliario y equipo al término del evento así como formato Evaluación de Servicios.

Supervisor de montaje y limpieza

Evaluación de Servicios

16 Llevar a cabo el desmontaje y limpieza del espacio.

Supervisor de montaje y limpieza.

17 FIN



319

Flujograma Arrendamiento de espacios del Centro de Convenciones, Auditorio del Estado y Casa del Conde Rul y Valenciana


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DSG-AECCAE-4.1.png



320






No. de emisión: 2

Descripción del cambio: Modificación de la narrativa para clarificar procedimiento y adecuación del flujograma acorde con la narrativa.



321

Recepción de oficios de la Dirección Administrativa y de Pagos

Área responsable: Dirección Administrativa y de Pagos



Recepción de oficios de la Dirección Administrativa y de Pagos. Sustantivo Soporte

Objetivo: Recibir los oficios para asuntos a tratar en la Dirección Administrativa y de Pagos. Clave:

MP-DGRMSG-DAP-RECEP-1.1

Clientes:

Áreas de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dependencias y Entidades.

Proveedores:

Áreas de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dependencias y Entidades.

Alcance:

Atender los oficios que sean ingresados a la Dirección Administrativa y de Pagos.


1 día.

Indicadores:

Número de oficios ingresados a la Dirección Administrativa y de Pagos.

Puntos Críticos:

El tiempo que transcurre en la atención de un oficio.


Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración. Art. 103.


Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración.


1 Recibir oficio de las áreas de la DGRMySG, Dependencias y Entidades.

Secretaria de la Dirección Administrativa y de Pagos.

2 Verificar que el oficio recibido esté dirigido al Director Administrativo y de Pagos.


3 Entregar los oficios recibidos al Director Administrativo y de Pagos.


4 Turnar documentación al personal de la Dirección Administrativa y de Pagos y girar instrucciones para su atención.

Director Administrativo y de Pagos.

5 Realizar registro de ingreso de oficio en el sistema de captura interna sfasisadmin.guanajuato.gob.mx


6 Entregar oficio al personal de la Dirección Administrativa y de Pagos a la que haya sido turnado.


7 Archivar copia del oficio con firma de recibido. Secretaria de la Dirección Administrativa y de Pagos.

Fin



322

Flujograma Recepción de oficios de la Dirección Administrativa y de Pagos.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAP-RECEP-1.1.png



323






Sustantivo Soporte

Objetivo: Establecer la pena convencional a los proveedores registrados en el padrón de proveedores del Estado debido a incumplimiento de contratos.

Clave:


Clientes:

Dirección Administrativa y de Pagos.

Proveedores:

Dirección de Adquisiciones y Suministros. Dirección de Control Patrimonial. Dirección de Servicios Generales.

Alcance:

Pena convencional a proveedores por atraso en el cumplimiento de las fechas pactadas de entrega o de la prestación del servicio o por cualquier otro incumplimiento.


1 – 4 días

Indicadores:

Número de Penas convencionales calculadas

Puntos Críticos:

No se reciba la documentación completa y esto propicie un error en el cálculo


Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración. Art. 103, fracción VIII


Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Art. 134 Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades.


1 Recibir en físico o por firma electrónica de la Dirección de Control Patrimonial, de la Dirección de Adquisiciones y Suministros o de la Dirección de Servicios Generales la documentación de trámite de pago que incluye la solicitud de cálculo de pena convencional.

Encargado de Control Administrativo y de Pagos.

2 Turnar en físico o por correo electrónico la documentación de trámite de pago y ID’S a los Auxiliares de Pago según carga de trabajo.

Encargado de Control Administrativo y de Pagos

3 Recibir del Encargado de Control Administrativo y de Pagos en físico o por correo electrónico la documentación de trámite de pago y ID´s y verificar que cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III, Pagos, de los Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades. ¿Cumple con los requisitos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite.

-Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. –Entregar copia de la documentación de trámite de

pago y solicitud de cálculo de pena convencional al Jefe de Departamento de Pagos y Sanción.

Auxiliar de Pagos. Oficio de devolución de trámite.



324

4 Recibir del Auxiliar de Pagos copia en físico de la documentación de trámite de pago y solicitud de cálculo de pena convencional

Jefe de Departamento de Pagos y Sanción.

5 Solicitar validación a la Dirección de Adquisiciones y Suministros mediante firma electrónica para confirmar la fecha pactada en el contrato o convenio. ¿Existe alguna observación por parte de la DAS? 5ª. SI. –Atender la observación de la DAS.

-Solicitar convenio modificatorio del contrato. 5b. NO. – Efectuar el cálculo de la pena convencional en

base al Anexo 10 Formato de cálculo de pena convencional establecido en los Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades.

Jefe de Departamento de Pagos y Sanción

Anexo 10 Formato de cálculo de pena convencional

6 Generar el reporte de resumen de pena convencional establecido en el Anexo 10 Formato de cálculo de pena convencional establecido en los Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades.



7 Imprimir en dos tantos en Anexo 10 Formato de cálculo de pena convencional establecido en los Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades.



8 Turnar en físico los formatos cálculo de pena convencional al Encargado de Control Administrativo y de Pagos para revisión.


9 Recibir en físico los formatos de cálculo de pena convencional del Jefe de Departamento de Pagos y Sanción y revisar que la documentación cumpla con lo establecido en los Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades.


10 Turnar en físico los formatos de cálculo de pena convencional al Director Administrativo y de Pagos para firma de autorización.


11 Recibir en físico los formatos de cálculo de pena convencional del Encargado de control Administrativo y de Pagos y firmar la documentación recibida

Director Administrativo y de Pagos

12 Turnar en físico los formatos de cálculo de pena convencional al Encargado de Control Administrativo y de Pagos


13 Recibir en físico los formatos de cálculo de pena convencional del Director Administrativo y de Pagos.


14 Turnar en físico los formatos de pena convencional al Auxiliar de Pagos.


15 Solicitar por oficio el recibo oficial por concepto de pena convencional a la Dirección General de Ingresos.


Oficio de solicitud.

16 Recibir por oficio el recibo oficial por concepto de pena convencional de la Dirección General de Ingresos.


17 Turnar en físico el recibo oficial al Jefe de Departamento de Pagos y Sanción.




325

18 Enviar al proveedor por correo electrónico copia del recibo oficial y el Anexo 10 Formato de cálculo de pena convencional para su conocimiento.

Jefe de Administración y pagos

19 Archivar el Formato de cálculo de pena convencional y el recibo oficial en el expediente de consecutivo de trámite.


Fin



326

Flujograma Calculo de penas convencionales según la ley de contrataciones públicas para el estado de Guanajuato. Art 134.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAP-PEN-2.1.png



327


Documento que se actualiza: Narrativa de procedimiento, flujograma y se anexa formato.



Fecha de actualización: Diciembre de 2017.

No. de emisión: 2

Descripción del cambio: Actualización del procedimiento y flujograma. Se anexa formato de cálculo de pena convencional.



328






Sustantivo Soporte

Objetivo: Sancionar a los proveedores registrados en el padrón de proveedores del Estado debido al incumplimiento de contratos.

Clave:


Clientes:

Coordinación Ejecutiva Jurídica y Entidades de la DGRMySG, Entidades.

Proveedores:

Coordinación Ejecutiva Jurídica de la DGRMySG, Entidades.

Alcance:

Sanción a proveedores por infracciones a la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Art 125.

Tiempo aproximado de ejecución: 1 – 2 días

Indicadores: Número de Sanciones calculadas Puntos Críticos:


Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración. Art. 103, fracción VIII


Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Art. 127 Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades.


1 Recibir en físico el oficio de solicitud de cálculo de sanción enviado por la Coordinación Ejecutiva Jurídica de la DGRMySG, y Entidades.


2 Efectuar el cálculo de sanción conforme lo establecido en el Capítulo II de Sanciones de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato.


Cálculo de sanción.

3

Elaborar oficio para dar respuesta a la solicitud de cálculo de sanción.


Oficio de respuesta.

4 Turnar en físico el oficio de respuesta y el cálculo de sanción al Encargado de Control Administrativo y de Pagos para su revisión.


5 Recibir en físico el oficio de respuesta y el cálculo de sanción y efectuar la revisión y vo.bo.


6 Turnar en físico el oficio de respuesta y el cálculo de sanción al Director Administrativo y de Pagos para su firma de autorización.


7

Recibir en físico el oficio de respuesta y el cálculo de sanción y firmar de autorización.

Director Administrativo y de pagos

8 Turnar en físico el oficio de respuesta y el cálculo de sanción a la Secretaria de la DAP para su envío al área solicitante.

Director Administrativo y de pagos

9 Recibir en físico el oficio de respuesta y el cálculo de sanción para su envío al área solicitante.


10 Enviar en físico el oficio de respuesta y cálculo de sanción al área solicitante.


11 Recibir en físico el acuse de recepción del oficio de respuesta y cálculo de sanción y entregar al Jefe de Departamentos de Pagos y Sanción.




329

12 Recibir en físico el acuse de recepción del oficio de respuesta y cálculo de sanción y archivar.

Jefe de Departamentos de Pagos y Sanción.

13 FIN



330

Flujograma Calculo de sanciones según la ley de contrataciones públicas para el estado de Guanajuato. Art. 127.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAP-SAN-2.2.png



331


Documento que se actualiza: Narrativa de procedimiento y flujograma.




No. de emisión: 2

Descripción del cambio: Actualización del procedimiento y flujograma.



332

Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso MM




Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso MM Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de las adquisiciones de los bienes y/o

servicios realizada por la DAS y generar la cuenta por pagar y la programación de pago a proveedores.

Clave:


Clientes:

Dirección General Financiera y Dirección General de Contabilidad de la SFIyA. Padrón de Proveedores de Gobierno del Estado de Guanajuato.

Proveedores:


Alcance:

Reconocimiento del gasto contable-presupuestal y programación de pago.


3 – 5 días

Indicadores:

Número de trámites de pagos DAS atendidos.

Puntos Críticos:

Documentación que no cumple con la normativa establecida, insuficiencias presupuestales, tiempo de respuesta de las áreas.


Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración. Art. 103, fracción IV, VI, VII, IX


Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Ley de Contabilidad Gubernamental. Manuales de Contabilización. Ley del Impuesto Sobre la Renta.


1 Recibir en físico de la Dirección de Adquisiciones y Suministros la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3.


2 Turnar en físico la documentación de trámite de pago y ID´s según carga de trabajo de los Auxiliares de Pago.


3 Recibir en físico la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3 y validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III de los Lineamientos para la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades. ¿Cumple con los requisitos establecidos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite.

-Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. Solicitar mediante firma electrónica la validación de la

recepción de los bienes al titular administrativo que corresponda según contrato.

Auxiliar de Pagos Oficio de devolución de trámite.



333

4 Registrar el pago de la documentación mediante el sistema R3. Registrar entrada de mercancías (MIGO), compra de referencia de orden y factura preliminar (MIRO).

Auxiliar de Pagos

5 Imprimir y firmar pólizas de elaborado. Auxiliar de Pagos Póliza de pago

6 Turnar en físico al Encargado de Control Administrativo y de Pagos la póliza de pago y la documentación soporte.

Auxiliar de Pagos

7 Recibir en físico la póliza de pago y la documentación soporte para revisión y firma.


8 Turnar en físico al Director Administrativo y de Pagos la póliza de pago y la documentación soporte para firma de visto bueno.


9 Recibir en físico la póliza de pago y la documentación soporte para firma de visto bueno.


10 Turnar en físico al Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales la póliza de pago y la documentación soporte para firma autorización.


11 Recibir en físico la póliza de pago y la documentación soporte para firma de autorización.


12 Turnar en físico a la Secretaria de la Dirección Administrativa y de Pagos la póliza de pago y la documentación soporte para envío a la Dirección General Financiera.

Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

13 Recibir en físico la póliza de pago y la documentación soporte debidamente revisada, aprobada y autorizada.


14 Enviar en físico la póliza de pago y la documentación soporte a la Dirección General Financiera.


15 Recibir en físico el acuse de recepción de la póliza de pago y la documentación soporte.

Auxiliar de Pagos

16 Registrar el IVA previa verificación de que se haya registrado el pago.

Auxiliar de Pagos.

17 Archivar el acuse de recepción de la póliza de pago y documentación soporte.

Auxiliar de Pagos.

18 FIN



334

Flujograma Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso MM.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAP-PAG-3.1.png



335

Formato



336



Nombre del Formato:

Formato de Pago


Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso MM



Observaciones

Cuando sea recurso federal, incluir número de cuenta contable y bancaria en la descripción así como el tipo de recurso que es, donde los marcadores lo indiquen.


1 Número de Folio Escribir el número de folio que nos arroje el generador de “consecutivos” en el sistema.

Únicamente cuando se trate de pago de servicios de mantenimiento, se usará MM o MI en lugar de las siglas DAP.

2

Fecha Escribir la fecha parta la cual se programó el pago.

Depende la fecha de las indicaciones del Jefe de pagos, puede ser fecha abierta (fecha actual) o la fecha que indique el jefe.

3 Numero de acreedor Escribir el número de acreedor. Este dato viene en el Id.

4 Razón Social Escribir el nombre que aparece en el RFC del proveedor.

Este dato viene incluido en las facturas.

5 Numero de Factura Escribir el número de factura por cada id.

Este dato viene incluido en de oficio de petición de registro.

6 Pedido Escribir el número de pedido. Este dato viene incluido en de oficio de petición de registro.

7 Numero de Id Escribir el número de Id. Este dato viene incluido en de oficio de petición de registro.

8 Póliza de pago Escribir el número de póliza de pago. Este dato es el número que arroja el sistema R3 por cada registro de Id que se hace.

9 Importe Escribir la cantidad monetaria a pagar.

Este dato es el importe total de la factura.

10 Cuenta Contable y Bancaria Escribir el número de cuenta contable y bancaria en caso de ser recurso federal

En algunos casos se efectúa el pago con recursos federales, en esos caso se debe indicar en la caratula su cuenta bancaria y cuenta contable.

11 Tipo de pago o tipo de recurso Escribir el nombre del recurso o el tipo de pago en caso de que sea necesario.

Cuando se trata de pagos con recurso federal, se debe anotar el tipo de recurso, así como cuando se trata de pago a seguros, se debe anotar la palabra SEGUROS.

12 Rubrica Firmar con rubrica de quien elaboro el formato.

13 Firma del Director General Firmar de autorización el Director General de la DGRMySG.



337






No. de emisión: 2




338

Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso FI




Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso FI Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de las adquisiciones de los bienes y/o

servicios realizada por la DAS y generar la cuenta por pagar y la programación de pago a proveedores.

Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:



3 – 5 días

Indicadores:


Puntos Críticos:







1 Recibir en físico de la Dirección de Adquisiciones y Sumnistros la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3.





-Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. Solicitar mediante firma electrónica la validación de la

recepción de los bienes al titular administrativo que corresponda según contrato.




339

4 Registrar el pago de la documentación mediante el sistema R3 (registrar factura preliminar FI).

Auxiliar de Pagos



Auxiliar de Pagos


















Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

18 FIN



340

Flujograma Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso FI.





341

Formato



342





2

Fecha Escribir la fecha parta la cual se programó el pago.



















Nombre del Formato:

Formato de Pago


Pagos DAS, capítulo 2000, 3000 y 4000. Proceso FI



Observaciones




343






No. de emisión: 2




344

Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso MM




Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso MM Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de las adquisiciones de los bienes realizada

por la DAS y generar la cuenta por pagar y la programación de pago a proveedores.

Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Adquisiciones y Suministros y Dirección de Control Patrimonial.

Alcance:



1 – 3 días

Indicadores:


Puntos Críticos:







1 Recibir en físico o por firma electrónica de la Dirección de Adquisiciones y Suministros la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3.


2 Turnar en físico o por correo electrónico la documentación de trámite de pago y ID´s según carga de trabajo de los Auxiliares de Pago.


3 Recibir en físico o por correo electrónico la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3 y validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III de los Lineamientos para la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades. ¿Cumple con los requisitos establecidos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite.

-Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. Registrar el pago de la documentación mediante el

sistema R3. Registrar entrada de mercancías (MIGO), compra de referencia de orden y factura preliminar (MIRO).




345



Auxiliar de Pagos


















Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

17 FIN



346

Flujograma Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso MM.





347

Formato



348



Nombre del Formato:

Formato de Pago


Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso MM



Observaciones





2 Fecha Escribir la fecha parta la cual se programó el pago.




















349






No. de emisión: 2




350

Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso FI




Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso FI Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de las adquisiciones de los bienes realizada

por la DAS y generar la cuenta por pagar y la programación de pago a proveedores.

Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Adquisiciones y Suministros y Dirección de Control Patrimonial.

Alcance:



1 – 3 días

Indicadores:


Puntos Críticos:







1 Recibir en físico de la Dirección de Adquisiciones y suministros la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3.






sistema R3 (registrar factura preliminar FI).




351



Auxiliar de Pagos


















Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

17 FIN



352

Flujograma Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso FI.





353

Formato



354



Nombre del Formato:

Formato de Pago


Pagos DAS, capítulo 5000. Proceso FI



Observaciones

























355






No. de emisión: 2




356

Pagos Mantenimientos Bienes Muebles




Pagos Mantenimientos Bienes Muebles Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de los mantenimientos a los bienes muebles,

generar la cuenta por pagar y la programación de pago a proveedores.

Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Servicios Generales.

Alcance:



1 – 3 días

Indicadores:

Número de trámites de pagos de mantenimientos atendidos.

Puntos Críticos:





Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Ley de Contabilidad Gubernamental. Manuales de Contabilización. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir en físico de la Dirección de Servicios Generales la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3.




3 Recibir en físico la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3 y validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III de los Lineamientos para la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades y adicional se revisa la acta de entrega. ¿Cumple con los requisitos establecidos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite.






357



Auxiliar de Pagos


















Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

17 FIN



358

Flujograma Pagos Mantenimientos Bienes Muebles.





359

Formato



360



Nombre del Formato:

Formato de Pago


Pagos Mantenimientos Bienes Muebles



Observaciones

























361





Fecha de actualización: Diciembre 2017.

No. de emisión: 2




362

Pagos Mantenimientos Bienes Inmuebles




Pagos Mantenimientos Bienes Inmuebles Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de los mantenimientos a los bienes

inmuebles, generar la cuenta por pagar y la programación de pago a proveedores.

Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Servicios Generales.

Alcance:



1 – 3 días

Indicadores:

Número de trámites de pagos mantenimientos atendidos.

Puntos Críticos:





Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Ley de Contabilidad Gubernamental. Manuales de Contabilización. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir en físico de la Dirección de Servicios Generales la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3.




3 Recibir en físico la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3 y validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III de los Lineamientos para la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades y adicional se revisa las estimaciones. ¿Cumple con los requisitos establecidos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite.






363



Auxiliar de Pagos


















Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

17 FIN



364

Flujograma Pagos Mantenimientos Bienes Inmuebles.





365

Formato



366



Nombre del Formato:

Formato de Pago


Pagos Mantenimientos Bienes Inmuebles



Observaciones

























367






No. de emisión: 2




368






Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de los pagos de seguros, generar la cuenta

por pagar y la programación de pago a proveedores.

Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Control Patrimonial.

Alcance:



1 – 3 días

Indicadores:

Número de trámites de pagos de seguros atendidos.

Puntos Críticos:





Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Ley de Contabilidad Gubernamental. Manuales de Contabilización. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Lineamientos de Control Patrimonial. Ley de Seguros.


1 Recibir en físico de la Dirección de Control Patrimonial la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3.






369



sistema R3 (registrar factura preliminar FI y recibos oficiales).




Auxiliar de Pagos


















Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

17 FIN



370

Flujograma Pago de póliza anual de seguro de Bienes Muebles, Inmuebles y Contenidos. Vehículos y Aeronaves. Para Dependencias y Entidades.





371

Formato



372



Nombre del Formato:

Formato de Pago





Observaciones

























373






No. de emisión: 2




374

Pago de Servicios Básicos (Servicio de agua potable y alcantarillado)





Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de los pagos de servicios, generar la cuenta


Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:



1 – 3 días

Indicadores:

Número de trámites de pagos de servicios atendidos.

Puntos Críticos:




Ley de Contabilidad Gubernamental. Manuales de Contabilización. Lineamientos de Servicios Generales


1 Recibir en físico de la Dirección de Servicios Generales la documentación de trámite de pago y la interface por correo electrónico.

Encargado de control Administrativo y de Pagos.

2 Turnar en físico la documentación de trámite de pago según carga de trabajo de los Auxiliares de Pago.


3 Recibir en físico la documentación de trámite de pago e interface por correo electrónico y validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III de los Lineamientos para la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades. ¿Cumple con los requisitos establecidos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite.

-Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. Contabilizar el pago subiendo la interface al sistema

R3.

Auxiliar de pagos Oficio de devolución.


5 Elaborar oficio de solicitud de pago de servicio de agua potable.

Auxiliar de Pagos. Oficio de solicitud.

6 Turnar en físico al Encargado de Control Administrativo y de Pagos la póliza de pago, oficio y la documentación soporte.

Auxiliar de Pagos



375

7 Recibir en físico la póliza de pago, oficio y la documentación soporte para revisión y firma.


8 Turnar en físico al Director Administrativo y de Pagos la póliza de pago, oficio y la documentación soporte para firma de visto bueno.


9 Recibir en físico la póliza de pago, oficio y la documentación soporte para firma de visto bueno.


10 Turnar en físico al Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales la póliza de pago, oficio y la documentación soporte para firma autorización.


11 Recibir en físico la póliza de pago, oficio y la documentación soporte para firma de autorización.


12 Turnar en físico a la Secretaria de la Dirección Administrativa y de Pagos la póliza de pago, oficio y la documentación soporte para envío a la Dirección General Financiera.


13 Recibir en físico la póliza de pago, oficio y la documentación soporte debidamente revisada, aprobada y autorizada.


14 Enviar en físico la póliza de pago, oficio y la documentación soporte a la Dirección General Financiera.


15 Recibir en físico el acuse de recepción de la póliza de pago, oficio y la documentación soporte.

Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.

17 Archivar el acuse de recepción de la póliza de pago, oficio y documentación soporte.

Auxiliar de Pagos.

18 FIN



376

Flujograma Pago de Servicios Básicos (Servicio de agua potable y alcantarillado).





377

Formato



378



Nombre del Formato:

Formato de Pago





Observaciones

























379






No. de emisión: 2




380






Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de los pagos de servicios, generar la cuenta


Clave:


Clientes:


Proveedores:


Alcance:



1 día

Indicadores:

Número de trámites de pagos de servicios atendidos.

Puntos Críticos:




Ley de Contabilidad Gubernamental. Ley del Impuesto al Valor Agregado Manuales de Contabilización. Lineamientos de Servicios Generales


1 Recibir en físico de la Dirección de Servicios Generales la documentación de trámite de pago.

Encargado de control Administrativo y de

Pagos.

2 Turnar en físico la documentación de trámite de pago según carga de trabajo de los Auxiliares de Pago.


Pagos.

3 Recibir en físico la documentación de trámite de pago y validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III de los Lineamientos para la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades. ¿Cumple con los requisitos establecidos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite.

-Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. Realizar contabilización en transacción F-43.

Auxiliar de pagos

Oficio de devolución.


5 Elaborar oficio de solicitud de pago de servicio de energía eléctrica o telefonía convencional.

Auxiliar de Pagos. Oficio de solicitud.


Auxiliar de Pagos



381


Encargado de Control Administrativo y de

Pagos.



Pagos.










Secretaria de la Dirección Administrativa

y de Pagos.



y de Pagos.


Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.

17 Archivar el acuse de recepción de la póliza de pago, oficio y documentación soporte.

Auxiliar de Pagos.

18 FIN



382

Flujograma Pago de Servicios Básicos (Servicio de energía eléctrica CFE y Telefonía Convencional).





383

Formato



384



Nombre del Formato:

Formato de Pago





Observaciones

























385






No. de emisión: 2




386

Pagos pactados en moneda extranjera




Pagos pactados en moneda extranjera. Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de los pagos pactados en moneda

extranjera, generar la cuenta por pagar y la programación de pago a proveedores.

Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Adquisiciones y Suministros DGRMySG. DGA de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.

Alcance:



2-3 días

Indicadores:

Número de trámites de pagos en moneda extranjera atendidos.

Puntos Críticos:

Fluctuaciones cambiarias






1 Recibir en físico o por firma electrónica de la Dirección de Adquisiciones y Suministros o de la Dirección General Administrativa la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3.


2 Enviar correo electrónico a la Dirección de Egresos informando que se tiene pago en dólares, monto, número de factura y numero de contrato.


3 Turnar en físico o por correo electrónico la documentación de trámite de pago según carga de trabajo de los Auxiliares de Pago.


4 Recibir en físico o por correo electrónico la documentación de trámite de pago y validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III de los Lineamientos para la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades. ¿Cumple con los requisitos establecidos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite.

-Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. Consultar tipo de cambio que publica el Banco de México

para operaciones en moneda extranjera en territorio nacional (FIX).

Auxiliar de Pago Oficio de devolución.

5 Registrar el pago de la documentación mediante el sistema R3 (registrar factura preliminar FI).

Auxiliar de Pago



387



Auxiliar de Pagos


















Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

19 FIN



388

Flujograma Pagos pactados en moneda extranjera.





389

Formato



390



Nombre del Formato:

Formato de Pago


Pagos pactados en moneda extranjera.



Observaciones

























391






No. de emisión: 2




392

Pagos de pasivos de contratos DAS




Pagos de pasivos de contratos DAS Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de los pasivos, generar la cuenta por pagar y

la programación de pago a proveedores.

Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Adquisiciones y Suministros DGRMySG.

Alcance:



2-3 días

Indicadores:

Número de trámites de pagos de pagos de pasivos atendidos.

Puntos Críticos:

Fecha límite de pago




Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Ley de Contabilidad Gubernamental. Manuales de Contabilización. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Disposiciones Administrativas Gastos Devengados


1 Recibir en físico o por firma electrónica de la Dirección de Adquisiciones y Suministros el oficio de autorización de pago de pasivos.


Pagos.

2 Turnar en físico o por correo electrónico el oficio de autorización de pago de pasivos según carga de trabajo de los Auxiliares de Pago.


Pagos.

3 Recibir en físico o por correo electrónico el oficio de autorización de pago de pasivos.

Auxiliar de Pago .

4 Registrar el pago del pasivo en la transacción F-42 y compensación en F-03 mediante el sistema R3

Auxiliar de Pago



Auxiliar de Pagos



Pagos.



Pagos.





393









y de Pagos.



y de Pagos.


Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

18 FIN



394

Flujograma Pagos de pasivos de contratos DAS.





395

Formato



396



Nombre del Formato:

Formato de Pago


Pagos de pasivos de contratos DAS



Observaciones

























397






No. de emisión: 2.




398

Pagos de pasivos de contratos de mantenimientos




Pagos de pasivos de contratos de mantenimientos Sustantivo Soporte



Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Servicios Generales, DGRMySG.

Alcance:



2-3 días

Indicadores:


Puntos Críticos:





Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Ley de Contabilidad Gubernamental. Manuales de Contabilización. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Disposiciones Administrativas Gastos Devengados Lineamientos de Servicios Generales.


1 Recibir en físico de la Dirección de Servicios Generales el oficio de autorización de pago de pasivos.


Pagos.

2 Turnar en físico el oficio de autorización de pago de pasivos según carga de trabajo de los Auxiliares de Pago.


Pagos.

3 Recibir en físico el oficio de autorización de pago de pasivos. Auxiliar de Pago .

4 Registrar el pago del pasivo en la transacción pago de pasivo FI y compensación en F-03 mediante el sistema R3.

Auxiliar de Pago



Auxiliar de Pagos



Pagos.



Pagos.



399











y de Pagos.



y de Pagos.


Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

18 FIN



400

Flujograma Pagos de pasivos de contratos de mantenimientos.





401

Formato



402



Nombre del Formato:

Formato de Pago


Pagos de pasivos de contratos de mantenimientos



Observaciones

























403






No. de emisión: 2




404

Pagos de pasivos de contratos liberados




Pagos de pasivos de contratos liberados Sustantivo Soporte



Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Servicios Generales, DGRMySG.

Alcance:



2-3 días

Indicadores:


Puntos Críticos:





Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Ley de Contabilidad Gubernamental. Manuales de Contabilización. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Disposiciones Administrativas Gastos Devengados


1 Recibir en físico de la Dirección de Servicios Generales el oficio de autorización de pago de pasivos.


Pagos.

2 Turnar en físico el oficio de autorización de pago de pasivos según carga de trabajo de los Auxiliares de Pago.


Pagos.

3 Recibir en físico el oficio de autorización de pago de pasivos. Auxiliar de Pago .

4 Registrar el pago del pasivo en la transacción pago de pasivo FI y compensación en F-03 mediante el sistema R3

Auxiliar de Pago



Auxiliar de Pagos



Pagos.



Pagos.





405









y de Pagos.



y de Pagos.


Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

18 FIN



406

Flujograma Pagos de pasivos de contratos liberados.





407

Formato



408



Nombre del Formato:

Formato de Pago


Pagos de pasivos de contratos liberados



Observaciones

























409






No. de emisión: 2




410






Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de los pagos a cuenta de participaciones

municipales, generar la cuenta por pagar y la programación de pago a proveedores.

Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Adquisiciones y Suministros, DGRMySG.

Alcance:



2-3 días

Indicadores:

Número de trámites de pagos de pagos de participaciones a municipales atendidos.

Puntos Críticos:







1 Recibir en físico o por firma electrónica de la Dirección de Adquisiciones y Suministros el oficio de solicitud de pago con su respectivo soporte documental y ID´s mediante sistema R3.


Pagos.

2 Turnar en físico o por correo electrónico el oficio de solicitud de pago con su respectivo soporte documental según carga de trabajo de los Auxiliares de Pago y ID´s mediante sistema R3.


Pagos.

3 Recibir en físico o por correo electrónico la documentación de trámite de pago y ID´s mediante sistema R3 y validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III de los Lineamientos para la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades. ¿Cumple con los requisitos establecidos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite.


sistema R3 factura preliminar (MIRO) y FI.

Auxiliar de Pago




411



Auxiliar de Pagos



Pagos.



Pagos.











y de Pagos.



y de Pagos.


Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

17 FIN



412

Flujograma Pagos a cuenta de participaciones municipales. (Convenios de Colaboración y Coordinación).





413

Formato



414



Nombre del Formato:

Formato de Pago





Observaciones

























415






No. de emisión: 2




416

Pagos de contratos sancionados




Pagos de contratos sancionados Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable presupuestal de los pagos sancionados, generar la cuenta


Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Adquisiciones y Suministros, DGRMySG. Dirección de Control Patrimonial y Dirección de Servicios Generales.

Alcance:

Reconocimiento del gasto contable-presupuestal, aplicación de sanción y programación de pago.


2-3 días

Indicadores:

Número de trámites de pagos de sancionados atendidos.

Puntos Críticos:







1 Registrar entrada de mercancías (MIGO), compra de referencia de orden, factura preliminar (MIRO); o factura preliminar FI, según corresponda y bloquear vía de pago en todos los casos.

Auxiliar de Pagos

2 Se registra la póliza de la sanción la cual contiene el importe de la sanción y el importe real a pagar. Esta misma es compensada con la póliza bloqueada.

Auxiliar de Pagos

3 Imprimir y firmar pólizas. Auxiliar de Pagos Póliza de pago

4 Elaborar oficio de petición de pago de sanción. Auxiliar de Pagos. Oficio de petición de pago de sanción


Auxiliar de Pagos











417










Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

17 FIN



418

Flujograma Pagos de contratos sancionados.





419

Formato



420



Nombre del Formato:

Formato de Pago


Pagos de contratos sancionados



Observaciones

























421






No. de emisión: 2




422

Creación de pasivos contratos DAS MM




Creación de pasivos contratos DAS MM Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable de los gastos devengados para la creación de su pasivo. Clave:


Clientes:


Proveedores:

Dirección de Adquisiciones y Suministros, Dirección de Control Patrimonial.

Alcance:

Reconocimiento del gasto devengado, contable-presupuestal.


3-5 días

Indicadores:

Número de pasivos creados.

Puntos Críticos:





Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Código Fiscal de la Federación. Ley de Contabilidad Gubernamental. Manuales de Contabilización. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Disposiciones Administrativas para los Gastos Devengados del Ejercicio que Aplique.


1 Recibir en físico o por firma electrónica de la Dirección de Adquisiciones y Suministros o de la Dirección de control Patrimonial la documentación para creación de pasivos y ID´s mediante sistema R3.


2 Turnar en físico o por correo electrónico la documentación para creación de pasivos y ID´s mediante sistema R3 según carga de trabajo de los Auxiliares de Pagos.


3 Recibir en físico o por correo electrónico la documentación de creación de pasivos y ID´s mediante sistema R3 y validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III de los Lineamientos para la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades. ¿Cumple con los requisitos establecidos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite.

-Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. Solicitar mediante firma electrónica validación de

recepción de bienes cuando sea capítulo 2000, 3000, 4000.

Auxiliar de Pagos. Oficio de devolución.



423

4 Registrar el pasivo en el sistema R3, registrando entrada de mercancías, ejecutar reglas del negocio, elegir “crear pasivo”. Guardar póliza generada dentro del ID.

Auxiliar de Pagos.

5 Compensar póliza de creación en transacción F-44 Auxiliar de Pagos.

6 Imprimir y firmar pólizas. Auxiliar de Pagos Póliza de creación de pasivos.

7 Turnar en físico al Encargado de Control Administrativo y de Pagos la póliza de creación de pasivos y la documentación soporte.

Auxiliar de Pagos

8 Recibir en físico la póliza de creación de pasivos y la documentación soporte para revisión y firma.


9 Elaborar reporte general de creación de pasivos con su respectivo oficio de envío de reporte.


Reporte general de creación de pasivos y oficio de envío de reporte.

10 Turnar en físico al Director Administrativo y de Pagos la póliza de creación de pasivos, oficio, reporte general de creación de pasivos y la documentación soporte para firma de visto bueno.


11 Recibir en físico la póliza de creación de pasivos, oficio, reporte general de creación de pasivos y la documentación soporte para firma de visto bueno.


12 Turnar en físico al Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales la póliza de creación de pasivos, oficio, reporte general de creación de pasivos y la documentación soporte para firma autorización.


13 Recibir en físico la póliza de creación de pasivos, oficio, reporte general de creación de pasivos y la documentación soporte para firma de autorización.


14 Turnar en físico a la Secretaria de la Dirección Administrativa y de Pagos l la póliza de creación de pasivos, oficio, reporte general de creación de pasivos y la documentación soporte para envío a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.


15 Recibir en físico la póliza de creación de pasivos, oficio, reporte general de creación de pasivos y la documentación soporte debidamente revisada, aprobada y autorizada.


16 Enviar en físico la póliza de creación de pasivos, oficio, reporte general de creación de pasivos y la documentación soporte a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.


17 Recibir en físico el acuse de recepción de la póliza de creación de pasivos, oficio, reporte general de creación de pasivos y la documentación soporte.

Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.

19 Archivar el acuse de recepción de la póliza de creación de pasivos, oficio, reporte general de creación de pasivos y la documentación soporte

Auxiliar de Pagos.

20 FIN



424

Flujograma Creación de pasivos contratos DAS MM.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAP-PAS-4.1.png



425


Documento que se actualiza: Narrativa de procedimiento.




No. de emisión: 2

Descripción del cambio: Actualización del procedimiento.



426

Creación de pasivos contratos DAS FI




Creación de pasivos contratos DAS FI Sustantivo Soporte



Clientes:


Proveedores:

Dirección de Adquisiciones y Suministros, Dirección de Control Patrimonial.

Alcance:



3-5 días

Indicadores:


Puntos Críticos:







1 Recibir en físico o por firma electrónica de la Dirección de Adquisiciones y Suministros o de la Dirección de control Patrimonial la documentación para creación de pasivos y ID´s mediante sistema R3.


Pagos.



Pagos.

3 Recibir en físico o por correo electrónico la documentación de creación de pasivos y ID´s mediante sistema R3 y validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III de los Lineamientos para la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades. ¿Cumple con los requisitos establecidos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite. -Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. Solicitar mediante firma electrónica validación de recepción de bienes cuando sea capítulo 2000, 3000, 4000.

Auxiliar de Pagos.




427

4 Registrar el pasivo en el sistema R3, eligiendo “crear pasivo”. Guardar póliza generada dentro del ID

Auxiliar de Pagos.




Auxiliar de Pagos



Pagos.



Pagos.

Reporte general de creación de pasivos y

oficio de envío de reporte.



Pagos.











y de Pagos.



y de Pagos.


Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

20 FIN



428

Flujograma Creación de pasivos contratos DAS FI.





429






No. de emisión: 2




430

Creación de pasivos contratos Liberados




Creación de pasivos contratos Liberados Sustantivo Soporte



Clientes:


Proveedores:

Dependencias, Dirección de Control Patrimonial.

Alcance:



2-3 días

Indicadores:


Puntos Críticos:







1 Recibir en físico o por firma electrónica de las Dependencias o de la Dirección de Control Patrimonial la documentación para creación de pasivos y ID´s mediante sistema R3.





-Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. Registrar el pasivo en el sistema R3, eligiendo “crear

pasivo AF”. Guardar póliza generada dentro del ID




431




Auxiliar de Pagos





















Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

19 FIN



432

Flujograma Creación de pasivos contratos Liberados.





433






No. de emisión: 2




434

Creación de pasivos contratos Mantenimientos BI – BM




Creación de pasivos contratos Mantenimientos BI - BM Sustantivo Soporte



Clientes:


Proveedores:


Alcance:



2-3 días

Indicadores:


Puntos Críticos:







1 Recibir en físico o por firma electrónica de la Dirección de Servicios Generales la documentación para creación de pasivos y ID´s mediante sistema R3.





-Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. Registrar el pasivo en el sistema R3, eligiendo “crear

pasivo AF”. Guardar póliza generada dentro del ID.




435




Auxiliar de Pagos














13 Turnar en físico a la Secretaria de la Dirección Administrativa y de Pagos la póliza de creación de pasivos, oficio, reporte general de creación de pasivos y la documentación soporte para envío a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.







Auxiliar de Pagos


Auxiliar de Pagos.


Auxiliar de Pagos.

19 FIN



436

Flujograma Creación de pasivos contratos Mantenimientos BI - BM.





437






No. de emisión: 2




438

Reconocimiento de Activos Fideicomiso FIJUPEG




Reconocimiento de Activos Fideicomiso FIJUPEG Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el registro contable de los activos adquiridos a través del Fideicomiso

FIJUPEG. .

Clave:


Clientes:

Secretaría de Seguridad Pública, Procuraduría General de Justicia, Dirección de Contabilidad Gubernamental, Padrón de Proveedores de Gobierno del Estado de Guanajuato

Proveedores:

Secretaría de Seguridad Pública, Procuraduría General de Justicia, Dirección de Control Patrimonial, Dirección de Adquisiciones y Suministros.

Alcance:



2-10 días

Indicadores:

Número de trámites atendidos

Puntos Críticos:

Documentación que no cumple con la normativa establecida, Autorización por parte de Contabilidad Gubernamental de cuentas contables a afectar




Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas para el Estado de Guanajuato. Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y las Entidades. Código Fiscal de la Federación. Ley de Contabilidad Gubernamental. Manuales de Contabilización. Ley del Impuesto Sobre la Renta.


1 Recibir en físico o por firma electrónica de la Secretaría de Seguridad Pública, Procuraduría General de Justicia, Dirección de Control Patrimonial o de la Dirección de Adquisiciones y Suministros.la documentación para pago y ID´s mediante sistema R3.


2 Solicitar por correo electrónico autorización a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental para afectar cuentas que corresponden.


3 Turnar en físico o por correo electrónico la documentación para pago y ID´s mediante sistema R3 según carga de trabajo de los Auxiliares de Pagos.




439

4 Recibir en físico o por correo electrónico la documentación de pagos y ID´s mediante sistema R3 y validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en el Capítulo III, Sección III de los Lineamientos para la operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades. ¿Cumple con los requisitos establecidos? 3ª. NO. -Elaborar oficio de devolución de trámite.

-Enviar oficio de devolución de trámite. -Recibir acuse de oficio de devolución de trámite para su archivo. -FIN. 3b. SI. Registrar el reconocimiento en el sistema R3 en

transacción F-02, tipo de documento FA


5 Elaborar oficio de aviso de reconocimiento FIJUPEG , un oficio para Contabilidad Gubernamental y otro para área solicitante

Auxiliar de Pagos. Oficio de aviso de reconocimiento.

6 Imprimir y firmar pólizas en cuatro tantos. Auxiliar de Pagos Póliza de reconocimiento.

7 Turnar en físico al Encargado de Control Administrativo y de Pagos la póliza de reconocimiento, oficio y la documentación soporte.

Auxiliar de Pagos

8 Recibir en físico la póliza de reconocimiento, oficio y la documentación soporte para revisión y firma.


9 Turnar en físico al Director Administrativo y de Pagos la póliza de reconocimiento, oficio, reporte general de creación de pasivos y la documentación soporte para firma de visto bueno.


10 Recibir en físico la póliza de reconocimiento, oficio, y la documentación soporte para firma de visto bueno.


11 Turnar en físico al Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales la póliza de reconocimiento, oficio y la documentación soporte para firma autorización.


12 Recibir en físico la póliza de reconocimiento, oficio y la documentación soporte para firma de autorización.


13 Turnar en físico a la Secretaria de la Dirección Administrativa y de Pagos la póliza de reconocimiento, oficio y la documentación soporte para envío a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.


14 Recibir en físico la póliza de reconocimiento, oficio y la documentación soporte debidamente revisada, aprobada y autorizada.


15 Enviar en físico la póliza de reconocimiento, oficio y la documentación soporte a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y al área solicitante.


16 Recibir en físico el acuse de recepción de la póliza de reconocimiento, oficio y la documentación soporte.

Auxiliar de Pagos

17 Archivar el acuse de recepción de la póliza de reconocimiento, oficio y la documentación soporte

Auxiliar de Pagos.

18 FIN



440

Flujograma Reconocimiento de Activos Fideicomiso FIJUPEG.


https://dgasfia.guanajuato.gob.mx/dga/rh/flujos/MP-DGRMSG-DAP-ACT-5.1.png



441

Formato



442



Nombre del Formato:

Formato de Pago


Reconocimiento de Activos Fideicomiso FIJUPEG.



Observaciones

























443






No. de emisión: 2


DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS … · secretarÍa de finanzas, inversiÓn y administraciÓn....

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