Dirección General Administrativa Informe de Gestión ... · Para el edificio norte y las...

INSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA Y ACUICULTURA

Dirección General Administrativa

Informe de Gestión periodo 2010-2014

Mayo, 2014

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INTRODUCCIÓN Con el objetivo principal de informar de manera transparente y amplia los trabajos y resultados de la función operativa de las diferentes instancias que conforman la Dirección General Administrativa del INCOPESCA, se remite a la nueva Presidencia Ejecutiva el presente Informe de Gestión.

1. OBJETIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA La Dirección General Administrativa del INCOPESCA es la encargada de planificar, implementar, desarrollar, controlar, evaluar y supervisar los procesos administrativos y financieros que se llevan a cabo en la Institución.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Los objetivos de la Dirección General Administrativa fueron definidos durante el proceso de formulación del Plan Operativo, bajo la metodología del Cuadro de Mando Integral, que incluye cuatro perspectivas para el análisis: Usuarios, Formación y Crecimiento, Procesos Administrativos y Finanzas. Se presentan los objetivos según estas perspectivas: Perspectiva Cliente

• Lograr brindar un servicio ágil y oportuno a los usuarios internos, con el fin de que estos cumplan con las funciones asignadas, en beneficio del sector pesquero y acuícola. • Atender de manera ágil, oportuna y transparente, los distintos requerimientos que presentan los usuarios externos, como consecuencia de las acciones que realiza la institución en el campo administrativo.

Usuarios


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• Administrar eficientemente el capital humano para atender las diversas necesidades institucionales. • Actualizar y fortalecer las competencias del capital humano administrativo en temas relacionados con sus áreas de trabajo, con el fin de cumplir con la normativa establecida y ser más eficientes en los servicios que se brindan. • Disponer de información integra, oportuna y confiable para la toma de decisiones en el ámbito institucional.

Mejorar la eficiencia en los procesos administrativos y financieros institucionales.

Actualizar los reglamentos y procedimientos de las oficinas que conforman el área administrativa y financiera, con el fin de agilizarlos y ajustarlos a las disposiciones legales.

Planificar las inversiones institucionales para la dotación y mejoramiento de la infraestructura y equipamiento tecnológico necesarios por los usuarios institucionales.

Supervisar la generación de recursos financieros por parte de las oficinas generadoras de ingresos, para la adecuada ejecución del presupuesto de egresos del periodo.

Coordinar la captación de las transferencias corrientes del Gobierno Central y ejecutar los egresos según la programación.

Planificar el presupuesto con base en las prioridades, objetivos y metas institucionales.

Ejecutar el presupuesto según prioridades, objetivos y metas definidas por las unidades ejecutoras.

Formación y crecimiento

Procesos Administrativos

Finanzas


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3. MISIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA “Servir de apoyo administrativo y financiero para el cumplimiento de las funciones y atribuciones asignadas al INCOPESCA, en beneficio del sector pesquero y acuícola”.

4. VISIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA “Ser un área administrativa y financiera reconocida por la eficiencia, con un alto grado de confiabilidad y oportunidad en la información y servicio a los usuarios, garantizando la conservación del patrimonio público y fundamentada en el cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico”.

5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La actual estructura programática del INCOPESCA se encuentra vigente desde el año 1994, está conformada por dos programas presupuestarios: Programa 1: Dirección Superior y Administrativa y Programa 2: Apoyo al Sector Pesquero y Acuícola. Dentro del Programa 1: Dirección Superior y Administrativa, se encuentra ubicado el SubPrograma Dirección General Administrativa, a la cual le corresponde ejecutar las actividades de apoyo necesarias para la oportuna prestación de los servicios a los usuarios internos y externos. Este Subprograma Dirección General Administrativa está conformado por el Departamento Financiero, Sección de Presupuesto, Sección de Contabilidad, Sección de Tesorería, Sección de Proveeduría, Sección de Recursos Humanos, Sección de Servicios Generales, Archivo Central Institucional y Administración de la Terminal Pesquera.


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6. RESPONSABLES POR ÁREA DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

Los responsables por el logro de los objetivos y su correspondiente presupuesto, son las jefaturas de las diferentes unidades y su gestor, en la siguiente tabla se presenta:

Oficina Responsable Dirección General Administrativa Edwin Fallas Quirós

Departamento Financiero Betty Valverde Cordero

Sección de Presupuesto Manuel Benavides Naranjo

Sección de Contabilidad Yessenia Núñez Dimarco

Sección de Tesorería Hernán Cháves Herrera

Sección de Proveeduría Eliecer Leal Gómez

Sección de Recursos Humanos Guiselle Salazar Carvajal

Sección de Servicios Generales Miguel Alán Gamboa

Archivo Central Institucional Yorleny Marcos Chinchilla

Administración Terminal Pesquera Tatiana Benavides Montero

DIRECCION GENERAL

ADMINISTRATIVA

FINANCIERO CONTABLE

PRESUPUESTO

CONTABILIDAD

TESORERIA

RECURSOS HUMANOS

PROVEEDURIA

ALMACEN DE MATERIALES

SERVICIOS GENERALES

ARCHIVO CENTRAL

ADMINISTRACION TERM.PESQUERA


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7. POBLACIÓN META DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

La Dirección General Administrativa, debe atender los requerimientos de los usuarios internos y externos, entre esos grupos de población se detallan principalmente los siguientes:

Junta Directiva

Presidencia Ejecutiva

Auditoría Interna

Unidades asesoras

Dirección General Técnica y Dirección de Organización Pesquera

Direcciones Regionales, Oficinas Regionales, Estaciones Acuícolas

Funcionarios en general

Contraloría General de la República

Ministerio de Hacienda

Banco Central

Ministerio de Agricultura y Ganadería

Proveedores externos

Caja Costarricense del Seguro Social

Instituto Nacional de Seguros

Asamblea Legislativa

Clientes del Sector pesquero y acuícola y usuarios en general

Usuarios Internos

Usuarios Externos


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PROYECTOS DE INVERSIÓN DESARROLLADOS POR LA

DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

Dentro de las funciones que ha asumido el área administrativa, está un plan de inversiones que desde el año 2007 se ha ejecutado como parte de los compromisos asumidos para el desarrollo de la Institución. Vale la pena rescatar que dichas inversiones se han realizado y gestionado como una iniciativa propia de la Dirección Administrativa y las mismas responden a necesidades o debilidades que dentro de la ejecución propia de las actividades se han ido detectando y corrigiendo paulatinamente. En dichas obras existe una participación integral de todos los colaboradores de la Dirección, debido a los procesos que conlleva la realización de obras de esta envergadura. De esta manera la parte financiera contable (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad, Financiero) se han encargado de la gestión de los recursos económicos, registros y pagos correspondientes a las obras, la sección de proveeduría gestiona la parte concursal y contractual y la sección de Servicios Generales la verificación y ejecución contractual. Todos de la mano de la coordinación, supervisión y guía del Director Administrativo. Dentro de este documento se desglosará de manera detallada las inversiones realizadas por el INCOPESCA desde el Periodo 2010 hasta 2014.


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1. INVERSIONES 2010

1.1. Sala de Capacitación para Sector Pesquero y Acuícola y Segundo Nivel de Oficinas: ¢135,985.00 miles.

Proveniente de los recursos del Convenio INCOPESCA-SINAC, se programó edificar una sala de capacitación que se ubicaría en las instalaciones Anexas de El Cocal. Con estos recursos, se puede asegurar que la obra se edifica, la cual viene a beneficiar al sector pesquero, lo anterior por cuanto, la institución no cuenta con un inmueble que le permita reunir a los pescadores para llevar a cabo una serie de actividades que deben desarrollarse como consecución del quehacer institucional. De la misma manera y considerando el hacinamiento en que se encontraban algunas oficinas del edificio central, en la planta superior de la Sala de Capacitación se construyeron oficinas que albergan a la Presidencia Ejecutiva, Secretaría de la Presidencia Ejecutiva, Asesoría Legal y Dirección General Técnica, considerando que son las oficinas más visitadas y requieren de espacio para la atención adecuada de los usuarios del sector.


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Sala de Capacitación

1.2. Construcción de Oficina Regional de Golfito: ¢127,000.00 miles. Esta oficina regional se encontraba en condiciones deplorables y no cumplía las condiciones mínimas exigidas por Salud Ocupacional para los funcionarios y usuarios, por lo cual fue indispensable la construcción total del edificio, para brindar un mejor servicio al usuario.

ANTES


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AHORA


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1.3. Obras marítimas y fluviales: ¢38,250.00 miles. Como parte del proyecto de acondicionamiento y mejoras a la Terminal Pesquera para la descarga de productos pesqueros, se realizaron reparaciones a la estructura, defensa, losa y bitas del muelle de descargas (Zona Techada), con estas mejoras las instalaciones cumplen tanto con las normas de higiene y calidad, como con las normas de seguridad exigidas.

Antes

Ahora


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1.4. Remodelaciones Oficina Regional de Quepos: ¢34,500.00 miles. En respuesta a una oficina de suma importancia para la administración, como lo es la Oficina Regional de Quepos, se decidió corregir algunos aspectos de dicha infraestructura. En primer lugar se intervino la superficie de techo la cual era de zinc y por estar sometida al ambiente salino se encontraba muy deteriorada y empezaron a parecer muchas goteras. Dicho techo se sustituyó por teja asfáltica la cual ofrece una mayor resistencia al ambiente salino con una garantía del fabricante de 25 años. De la misma manera se determinó que la ubicación de la zona para atención al público incumplía en primera instancia con la ley de 7600, y luego desde el punto de vista funcional-operativo debido a que dicha zona se ubicaba en la parte de atrás del edificio, y la parte frontal estaba siendo utilizada como bodega. De esta manera se invierte en revertir esa situación. Se incluye también como proyecto de inversión para ese mismo periodo el mobiliario para dicha plataforma de servicios, en búsqueda de estandarizar el diseño de las plataformas en todas las regionales del INCOPESCA como parte de un esfuerzo de parte de la administración por brindarle una identidad física-funcional a nuestra institución.


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Instalaciones Oficina Regional de Quepos

1.5. Terreno en Guanacaste: ¢19,734.00 miles. Desde que nació nuestra institución en el año 1994 una zona tan importante para el país como lo es Guanacaste, no ha dispuesto de un local propio donde se brinden los servicios al sector pesquero de dicha zona, y desde entonces se alquilan locales y se dan constantes cambio en la ubicación de la oficina debido a esto. Por esa razón se tomó como una necesidad inherente realizar los esfuerzos que fueran necesarios a efectos de conseguir, como primera etapa un terreno y posterior a ello, como una segunda etapa, erigir un Edificio que cubra todas las necesidades que demanda el Sector Pesquero de la Zona y continuar con el cometido de modernización de nuestra institución. De esta manera, se adquirió un terreno de 334 m2 ubicado en playas del Coco. 1.6. Construcción de Área de parqueos: ¢18,700.00 miles. Para el edificio norte y las instalaciones de la Terminal Pesquera se realizó la ampliación del área techada del parqueo para albergar 30 espacios institucionales (15 en Cocal y 15 en Terminal Pesquera) con el fin de que los vehículos institucionales no estén expuestos directamente al sol y lluvia, además de los problemas por espacio para parqueo ya que en la Terminal Pesquera no existía un espacio destinado al resguardo de vehículos.


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1.7. Batería de Servicios Sanitarios y acondicionamiento de oficina Terminal Pesquera: ¢11,500.00 miles.

Los servicios sanitarios que existían en la Terminal Pesquera a servicio de los funcionarios ya habían colapsado, existían constantes obstrucciones en las tuberías, los malos olores se salían por todo el local, las aguas negras se filtraban a través del piso atentando con la higiene y la salud de todos los funcionarios de la Terminal Pesquera.

Por esta razón, se priorizó el escaso recurso y se construyó una nueva batería de servicios sanitarios que cumpliera con

todas las condiciones mínimas para el resguardo de la salud de los funcionarios. Se aprovecho para remodelar el antiguo espacio donde estaban los baños y se convirtió en oficinas que actualmente se le facilita al Sindicato de la Institución.


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1.8. Bodegas en Terminal Pesquera: ¢7,000.00 miles Como parte de la problemática planteada por el crecimiento funcional de la institución, las labores de custodia de productos y bienes decomisados, el crecimiento documental entre otros, hacen que constantemente la institución tenga que invertir en nuevos espacios dedicados a la custodia de materiales, documentos, bienes, activos y otros. Por esta razón durante el periodo 2010 se detecto que como parte de la infraestructura que posee la institución existían dos tanques de concreto para el almacenamiento de agua que nunca fueron utilizados y se determinó fueron construidos alrededor de los años 80 por los antiguos dueños de la propiedad donde actualmente se encuentra instalada la Terminal Pesquera. Dichos tanques estaban en un estado completo de abandono, por lo tanto como parte de las ideas para aprovechar al máximo el espacio disponible se decidió convertirlos en bodegas de almacenamiento con una inversión relativamente baja y mucho beneficio para la institución.

1.9. Generador eléctrico Como parte de las acciones de SEVRI del área administrativa se determinó que existía un riesgo no administrado cuando se suspendía el servicio de electricidad en Puntarenas ya que la plataforma informática que está desarrollando la Institución apunta hacia la centralización de los procesos informáticos. Por esta razón un corte en el suministro eléctrico en las oficinas centrales dejaría sin los servicios informáticos a todas la regionales causando efectos de suspensión de servicios al sector pesquero del país.


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Como parte de las acciones para la administración de dicho riesgo se adquirió una planta eléctrica que fuera capaz de sostener al 100% todos los sistemas eléctricos de las Oficinas Centrales con lo que se le dio solución a la problemática planteada. 1.10. Adquisición y cambio de flotilla vehicular El siguiente cuadro resume las adquisiciones del periodo 2010 como parte de la política de cambio de flotilla que se ha propuesto la administración superior de la Institución.

Vehículos Cantidad Año de

adquisición Monto (Dólares) Proveedor

Daihatsu Terios 4x4 1 2010 $ 23,400.00 Purdy Motor

Mitsubishi L200 4 2010 $ 52,575.00 VEINSA

Isuzu DMAX 2 2010 $ 41,600.00 Grupo Q

Suzuki Jimny 3 2010 $ 58,500.00 VETRASA

Total

$ 176,075.00

1.11. Adquisición de equipos para operación de Terminal Pesquera Para brindar un mejor servicio a los usuarios en la pantalla de atraque de la Terminal Pesquera en el momento en que los pescadores descarguen el producto se adquirió un montacargas y todo el equipamiento necesario para realizar esta actividad, entre ellas: burras, esponjas para extender en el piso, canastas para carga de producto, romanas y otros equipos.


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1.12. Mobiliario Terminal Pesquera Como parte de los proyectos a mediano plazo de la Institución con el Sector Pesquero, una de las mejoras principales consistió en dotar a las instalaciones de la Terminal Pesquera de una plataforma que brinda servicios. Actualmente se desarrollan programas informáticos con tecnología de punta para mejorar y agilizar el servicio y los controles y paralelamente en el 2010 se invirtió en la remodelación de la infraestructura mobiliaria de dicha plataforma.

ANTES


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AHORA

2. INVERSIONES 2011

2.1. Mantenimiento del muelle de Terminal Pesquera: ¢107,500.00 miles

Como parte de los proyectos a mediano plazo de la Institución con el Sector Pesquero, a partir del año 2010 se inició la habilitación de la zona de descargas de la Terminal Pesquera de INCOPESCA, ubicada en el Barrio El Carmen, Puntarenas. A lo largo del 2010 y 2011, se han realizado diferentes obras para cumplir con dicho objetivo entre las cuales podemos mencionar la construcción del Techo y tanques de tratamiento de los desechos biológicos en la zona de descargas, el cementado total de la zona de maniobras para vehículos, la delimitación de la zona mediante una


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tapia perimetral y por último la construcción y mejoras de los baños, bodega, duchas, vestidores y casilleros. Ratificando nuestro compromiso con el sector pesquero del cantón central de Puntarenas, se realizó la contratación para un mantenimiento preventivo sobre la pantalla de atraque, aproximadamente 90 mts que corren desde la tapia perimetral del área de descargas hasta el final de la pantalla hacia el sector noreste de la misma, en la cual se permite el servicio de muelle para que los pescadores accedan a servicios múltiples por ejemplo abordaje de personas, avituallamiento, reparaciones menores y carga de combustible, entre otros. Años atrás el deterioro en dicha infraestructura se había acelerado producto de la falta de mantenimiento, por lo que se hizo más que necesaria y urgente la intervención inmediata para evitar que el deterioro llegara a un nivel irreversible. Además aunado a esto existe un informe del año 2009 del Ministerio de Obras Públicas y Transportes en el que señala la problemática mencionada, donde otorgan un plazo de dos años para realizar el mantenimiento. En ese sentido INCOPESCA cumplió con lo solicitado. Con los trabajos que en estos momentos se han llevado a cabo, vamos a mantener la seguridad de que el muelle se recuperará en un 100%, logrando que el Ministerio de Obras Públicas y Transportes, lo pueda certificar para un periodo de no menos de 10 años. En las siguientes imágenes se refleja el antes y el después de realizado el mantenimiento y mejoras:

ANTES


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AHORA

2.2. Acondicionamiento de sala de sesiones y oficinas anexas, incluyendo cableado estructurado: ¢23,141.00 miles. Debido a la antigüedad que tiene el edificio que alberga la Sala de sesiones y secretaría de Junta Directiva, al cual no se le habían realizado modificaciones o mejoras importantes, se contrató el servicio de construcción para realizar la remodelación de la Sala de Sesiones, oficinas de secretaría de Junta Directiva, área de cocina y servicios sanitarios, ubicados en el segundo nivel del edificio norte. Así mismo, dando un seguimiento acerca de los planes de la institución en cuanto a las acciones para implementar los riesgos priorizados del Sistema Específico de Valoración del Riego Institucional (SEVRI), se encontraba para el periodo 2011, el cableado de red, acondicionamiento de la sala de sesiones y compra de dispositivos para la distribución de la señal de la red de voz y datos del edificio indicado.


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2.3. Construcción de duchas, vestidores y otros, en la Terminal Pesquera: ¢13,000.00 miles

Para cumplir cabalmente con lo solicitado por SENASA en sus diferentes visitas al sitio, se construyó una zona de casilleros, duchas, bodega y vestidores. Se modificó la bodega existente para poder resguardar productos de diferente índole usados frecuentemente en la operación normal del muelle, así como también, se instaló lavamanos utilizando los dispositivos que técnicamente ha recomendado el ente competente. En la actualidad, el personal que labora en ese lugar y los mismos usuarios, cuentan con una zona de casilleros dónde dejar apropiadamente sus pertenencias, también cuentan con una zona de duchas para bañarse al final de la faena. La bodega con que se cuenta actualmente, presenta las condiciones idóneas para almacenar algunos fluidos necesarios para la buena operación del muelle, entre ellos combustible, productos de limpieza, entre otros.


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2.4. Obra eléctrica en el muelle de la Terminal Pesquera: ¢9,100.00 miles

Como parte de los señalamientos realizados por SENASA, fue necesario realizar correcciones y mejoras al sistema eléctrico con el objetivo en primer lugar de disponer de las previstas eléctricas para vender electricidad a los contenedores que trasladan los productos descargados en el muelle que así lo requieran, en segundo lugar para contar con una red de conectores para electricidad en 120 V y 240 V a efectos de que las empresas que usan el servicio de descargas puedan conectar las máquinas eléctricas necesarias para realizar diferentes tipos de operaciones que se pueden practicar a los productos hidrobiológicos durante los procedimientos de descarga, por lo que fue necesario realizar el montaje de la red de electricidad

definitiva que incluya todos los requerimientos técnicos que ha señalado SENASA y los usuarios del mismo, así como disponer de una red eléctrica certificada y apegada a los últimos lineamientos de las normas internacionales que rigen la materia, a efectos de garantizar en primer lugar la seguridad de las instalaciones y de las personas que laboran en el muelle y en segundo lugar una red eléctrica que permita configurar con versatilidad y rapidez cualquier tipo de herramienta eléctrica que los usuarios necesiten utilizar.

Actualmente el muelle cuenta con una red eléctrica certificada que además de brindar los servicios de iluminación para el muelle, también cuenta con una red 480 V, una de 240 V y una de 120 V. Se encuentra pendiente el cálculo de la tarifa que se cobraría a los usuarios.


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2.5. Adquisición de equipo de sonido para la sala de sesiones y para la sala de capacitación: ¢9,000.00 miles.

El INCOPESCA ha realizado la construcción de un edificio que tiene como fin ser el Centro de Capacitación para el sector pesquero y dentro de la construcción se encuentra un auditorio con un equipo de audio para las diferentes actividades que se realizan. De igual manera, las actividades de la Junta Directiva actualmente cuentan con un equipo completo para grabar las sesiones y esta es una disposición que en reiteradas oportunidades la Contraloría General de la República ha indicado e insistido. Resulta de especial interés para la administración del INCOPESCA, que la Junta Directiva, dadas las acciones, funciones y trabajos de alto calibre que llevan a cabo, donde se deben tomar acuerdos claros, producto de análisis y debates de temas variados, puedan contar con un equipo de alta fidelidad, que le permita a los integrantes de la Junta comunicarse en forma clara y sin ninguna perturbación, así como al funcionario que transcribir las actas, poderlas preparar en una forma ágil y oportuna, para poder cumplir con holgura el trabajo variado y fuerte que debe atender como producto del quehacer de un ente colegiado como lo es la Junta Directiva del INCOPESCA. Con la entrada en operación de este nuevo equipo, se contribuye en forma positiva a que la institución marche en forma correcta y logre en consecuencia, los objetivos planteados, tal y como lo establecen las leyes que la respaldan.

2.6. Parqueos en las instalaciones de la Terminal Pesquera: ¢ 7,715.00 miles

El crecimiento continuo de las labores administrativas y técnicas de nuestra institución fomenta el crecimiento de los servicios y de los usuarios que acceden diariamente a las instalaciones de nuestra Institución ubicadas en la Terminal Pesquera en el Barrio El Carmen de Puntarenas.


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Esta creciente demanda de servicios, usuarios y funcionarios ha hecho que INCOPESCA, por recomendación del MOPT, inhabilite el acceso de vehículos en la zona de la pantalla de atraque de dicha terminal, esto porque los usuarios estaban accediendo a este lugar como área para estacionar sus vehículos lo que había causado un deterioro importante a la losa de desgaste de la pantalla haciendo que la institución deba invertir en los próximos meses, cantidades importantes de dinero en los costosos mantenimientos que intervienen es este tipo de estructuras. Sin embargo paralelo a esta acción, nuestra institución ha indicado a los usuarios que deben estacionar en la parte trasera del edificio donde existe bastante espacio. Debido a esto empezaron a surgir problemas por el desorden, inseguridad e inclemencias del tiempo, causadas por no disponer de un sitio especial para estacionar los vehículos y los usuarios se quejaban constantemente, inclusive ya se han dado algunos accidentes de tránsito causados por no tener regulada una zona de estacionamiento. Por esta razón se construyó un parqueo suficientemente espacioso para destinarlo tanto a los usuarios como funcionarios y colaborar de esta manera con el orden, la seguridad y el adecuado resguardo para los vehículos de las personas que usen las instalaciones.

2.7. Adquisición de cámaras de circuito cerrado para la Terminal Pesquera: ¢7,000.00 miles: Durante mucho tiempo, la Institución se vio perjudicada por el ingreso masivo de gran cantidad de personas a las instalaciones de la Terminal de Multiservicios Pesqueros ubicadas en el Barrio El Carmen de Puntarenas, muchas de las cuales se acercan a esas instalaciones no precisamente para recibir los servicios que se ofrecen al Sector Pesquero.


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Por otro lado, es de suma importancia disponer de los dispositivos adecuados que garanticen a la institución que las operaciones que se llevan cabo en esas instalaciones, se hace de conformidad con los objetivos que se han trazado, así por ejemplo es de suma importancia mantener un ambiente de control que facilite el desarrollo de las labores cotidianas que afectan al personal que labora en ese sitio y las personas que visitan el lugar, sea para recibir un servicio, o bien, para visitar otras instalaciones que se encuentran aledañas a las del INCOPESCA. En ese sentido, se instalaron cámaras internas y externas que permitan a la administración disponer de los elementos de control, especialmente sobre los activos institucionales y de aquellos que ingresan en calidad de custodiados porque, o bien, fueron decomisados por el Servicios Nacional de Guardacostas en trabajo coordinado con Inspectores de Pesca, o bien activos e implementos que sencillamente fueron decomisados por otras autoridades competentes y que el Juez consideró prudente que el INCOPESCA los custodie. Para cumplir con este objetivo, fue necesario que la Institución fortaleciera el servicio de vigilancia humana con la implementación de un sistema de monitoreo interno y externo. Ya con la implementación de este servicio de cámaras, la institución se asegura que la posibilidad de robo o hurto va a decaer, con los consecuentes beneficios que eso la traerá. En caso de que ocurriera un roto o hurto a cualquier hora del día, del mes o del año, con la implementación de las cámaras, se está en capacidad de observar la persona que participó, así como también, para mantener control de que los Agentes de Seguridad estén haciendo su trabajo en forma debida y la llegada de vehículos institucionales como medida de control interno. 2.8. Adquisición de motores fuera de borda y reparación de embarcaciones El INCOPESCA como Institución Rectora del Sector Pesquero y Acuícola de nuestro país, tiene la responsabilidad de establecer medidas de ordenamiento para el aprovechamiento sostenible de los recursos hidrobiológicos, que permitan proteger áreas de reproducción, repoblamiento y alimentación, que favorezcan el incremento de las especies y el aumento de su biomasa, de manera que se garantice su sostenibilidad en provecho de los ecosistemas y de los pescadores.


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Con la entrada en operación de estas embarcaciones y de otra que se está reparando en el INA (el INA suspendió la colaboración que estaba brindando), la institución contará con el medio de transporte ideal, no solo para llevar a cabo los trabajos antes señalados, sino también para disponer de la capacidad operativa que permita llevar a cabo puestos de control en el agua, dirigidos especialmente para el control de la pesca deportiva. Según estadísticas que estableció la Universidad de Costa Rica en el año 2009, el ingreso de turistas a practicar pesca deportiva es inmenso, se podría decir que sobrepasa las 200 mil personas, sin embargo, la institución no está recibiendo esa cantidad de recursos por venta de licencias, lo anterior por el motivo de que no se contaba con equipo necesario para llevar a cabo puestos de control que permitan el cobro de esos carnet. Ya con la entrada en operación de estas tres embarcaciones con motores fuera de borda nuevos y otro que será adquirido en el 2012, podríamos decir que esa tarea se puede cumplir a cabalidad, sin embargo, no se debe bajar los brazos y seguir invirtiendo en este tipo de equipamiento. 2.9. Adquisición de vehículos Nuestra Institución, a lo largo de los años no ha contado con suficientes recursos económicos para realizar las rotaciones adecuadas de los vehículos haciendo que se acumulen vehículos antiguos que incrementan los gastos institucionales por las constantes reparaciones para mantenerlos en un nivel adecuado de funcionamiento. Por tal razón desde hace unos 5 años, la institución se dio a la tarea de dar rotación a los vehículos que ya cumplieron su vida útil, además realizando un análisis costo-beneficio resulta más beneficioso para la institución realizar el cambio, que conservar los vehículos debido a que los costos de mantenimiento se incrementan conforme pasa el tiempo.


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El siguiente cuadro muestra el resumen de adquisición de vehículos realizada durante 2011:

Vehículos Cantidad Año de

adquisición Monto (Dólares) Proveedor

Toyota Hi-Lux 4x4 1 2011 $ 25,150.00 Purdy Motor

Toyota Prado 1 2011 $ 21,569.00 Purdy Motor

Daihatsu Terios 4x2 1 2011 $ 20,850.00 Purdy Motor

Hyundai Santa Fe 2 2011 $ 44,540.00 Grupo Q

Total

$ 112,109.00

Importante indicar que para la compra del vehículo del Presidente Ejecutivo (Toyota Prado) se entregó como forma de pago el vehículo que utilizaba esa dependencia. Ya con la adquisición de estas unidades, podemos decir que la Institución tiene una flota vehicular renovada, cumpliendo en consecuencia con las recomendaciones que ha emitido la Contraloría General de la República cuando analiza documentos presupuestarios y encuentra que la cuenta presupuestaria de mantenimiento y reparación de vehículo, para una institución pequeña como lo es el INCOPESCA, es muy alta.

3. INVERSIONES 2012

3.1. Obras eléctricas en Oficinas Centrales y Terminal Pesquera: ¢17,786.48 miles

Se realizaron mejoras a la instalación eléctrica en las oficinas centrales y en las oficinas ubicadas en el Barrio El Carmen, Puntarenas, donde se encuentran ubicados Protección y Registro, Contraloría de Servicios, Extensión y Capacitación, Inspección Pesquera y otras, con el fin cumplir con las regulaciones establecidas en el nuevo código eléctrico.


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3.2. Adiciones y Mejoras a Muelle Terminal Pesquera: ¢ 19,699,03 miles Como parte de las mejoras y acondicionamiento requeridos para que el Muelle de la Terminal Pesquera del Barrio El Carmen de Puntarenas, cumpla con las disposiciones establecidas por SENASA para la operación como muelle público, la institución ha realizado inversiones en el acondicionamiento de los techos y soportes, pintura de toda la estructura, instalación de nuevas tuberías para la canalización del agua potable y para las acometidas eléctricas así como la construcción de la cabina de pesaje desde donde supervisan las descargas personeros del INCOPESCA, SENASA y Ministerio de Hacienda. 3.3. Equipo de Cómputo, de Comunicación y Bienes Intangibles: ¢ 45,966.32

miles Se instaló el servicio de intranet, el cual consiste en una red privada que se ha creado utilizando las normas y protocolos de Internet, aporta la interfaz de exploración del World Wide Web (www) a la información y servicios almacenados en una red de área local (LAN) corporativa. Ha disminuido el costo de mantenimiento de una red interna y, al mismo tiempo, aumenta la productividad, ya que ofrece a los usuarios acceso más eficaz a la información y a los servicios. También se ha instalado una Central IP basada en tecnología Cisco, la cual consta de una central Call Manager Express, aprovechando la plataforma actual de comunicaciones de INCOPESCA, con túneles VPN entre sucursales, se pueden integrar las diferentes sucursales para que las llamadas no tengan que fluir por la PSTN del ICE, reduciendo significativamente los costos en la facturación telefónica. 3.4. Equipo de Transporte: ¢29,000.00 miles Se adquirieron motores fuera de borda para varias oficinas regionales y se realizó mantenimiento completo a los cascos de las embarcaciones. Comprando un motor para la embarcación INCOPESCA II, de uso en Oficinas Centrales y tres motores fuera de borda para las oficinas de Limón, Guanacaste y Golfito. También se compró una carreta de remolque para una embarcación.


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3.5. Mobiliario de Oficina: ¢ 36,505.63 miles Se adquirió mobiliario para varias oficinas institucionales, ya que debido a la salinidad, el clima y el tiempo, se deterioran constantemente, como parte de ese mobiliario se encuentran aires acondicionados, estanterías para el archivo de gestión de cada oficina, escritorios, sillas, archivos. Adicionalmente se adquirieron relojes marcadores con detector de huella digital para el registro de marca.

4. INVERSIONES 2013

4.1. Instalaciones Muelle de Cuajiniquil, Guanacaste: ¢ 107,500.00 miles

Atendiendo requerimiento emitido en oficio PEP-278-04-2013 del Lic. Luis Dobles Ramírez, Presidente Ejecutivo, para cumplir parte del Convenio Específico de Cooperación entre INCOPESCA y la Municipalidad de la Cruz, Guanacaste, firmado por las partes el 9-01-2013, acto autorizado por acuerdo No. AJDIP-410-2012 de la Sesión Ordinaria No. 50-12 celebrada el 7 de setiembre del 2012, el cual establece, entre otras cosas, que INCOPESCA se compromete a presentar un plan general de rehabilitación de la infraestructura, así como, un plan de inversión a seis años plazo, en el cual se le dará prioridad a la infraestructura y otros servicios.


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Por tal motivo, se trasladaron los recursos que inicialmente eran para construir las oficinas de Playas del Coco, para la subpartida “Obras Marítimas y Fluviales”, para atender, en primera instancia la reparación de la tablaestaca del Muelle de Cuajiniquil y con ello disminuir el deterioro de la pantalla de atraque. De igual manera, se planean realizar obras complementarias tales como, instalar la malla perimetral para proteger los activos portuarios, además, para poder ubicar a nuestros funcionarios, se hace necesario la instalación de oficinas prefabricadas, las cuales servirán para darle los servicios a los pescadores de la zona, estos servicios consisten en la ventas de carné de pesca, licencias de pesca, exoneración de combustible entre otros. Adicionalmente, se requiere instalar un tanque de agua potable con sus respectivos accesorios.

Las obras iniciaron en el periodo 2013, y han continuado en el 2014. Se espera que estén concluidas a finales de 2014, sin tomar en cuenta otras mejoras adicionales que hay que aplicarle al muelle, como construir el muelle en la etapa de losa de rodamiento, techo para el muelle, almacén de suministros, rampa para introducir y sacar embarcaciones, soda, entre otros trabajos.

ANTES


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AHORA

Oficina Principal

Malla Perimetral


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Oficina adicional

Mantenimiento algunas instalaciones existentes


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Mantenimiento algunas instalaciones existentes

4.2. Equipo de Transporte: ¢43,382.63 miles Se adquirieron tres vehículos tipo pick-up L200, para sustituir los utilizados en las oficinas de Estación Truchícola, Estación Los Diamantes y uso de uso general administrativo. También se compró una carreta de remolque para una embarcación.


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4.3. Mobiliario de Oficina: ¢ 38,962.71 miles

Se adquirió mobiliario para varias oficinas institucionales, ya que debido a la salinidad, el clima y el tiempo, se deterioran constantemente, tales como sillas, archivadores, escritorios, adicionalmente se adquirieron aires acondicionados y estantería para los archivos de gestión de las diferentes oficinas regionales.

4.4. Equipo de Cómputo, de Comunicación y Bienes Intangibles: ¢ 45,966.32 miles

En el año 2013 se adquirieron enrutadores, switch para red, nanobrige, renovación de computadoras fijas y portátiles para diferentes funcionarios, renovación de impresoras. Así mismo, se compraron GPS, radios de comunicación portátil para uso general y en embarcaciones, equipo de audio portátil y proyectores digitales, para charlas de capacitación y reuniones con colaboradores y funcionarios de otras entidades.


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5. INVERSIONES 2014

5.1. Construcción Centro de Investigación de Vida Marina: Este edificio albergará el laboratorio de investigación, en el cual se procesarán muestras biológicas, como parte de los proyectos de investigación a llevar a cabo en las áreas marinas de pesca responsable, así como para el procesamiento y análisis de datos y la elaboración de informes y documentación relativas a dichas áreas. Esta infraestructura permitirá contar con las condiciones adecuadas para que los investigadores del INCOPESCA desarrollen de mejor manera sus actividades en el área investigativa, ya que en la actualidad no se dispone de un sitio que reúna las condiciones necesarias y de higiene para llevarlo a cabo, debiéndose recurrir a instalaciones de otras instituciones, que no siempre están disponibles. En el año 2013 se inició el proceso de contratación administrativa para la construcción del “Centro de Investigación de Vida Marina”, en el Cocal de Puntarenas”, el cual fue objeto de apelación en contra del acto de adjudicación, por parte de un oferente y fue resuelto a favor del oferente que había escogido el INCOPESCA, a finales del período 2013. Por lo tanto, a finales del mes de diciembre 2013 se remitió el contrato para refrendo de la Contraloría General, y la respuesta fue recibida hasta febrero 2014. La construcción del edificio se adjudicó mediante Licitación Pública NO. 2013LN-000001 y contrato refrendado por la Contraloría General de la Republica, inició en XX y se espera que finalice a mediados de julio 2014. A continuación algunas fotografías del avance logrado:


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AREAS QUE CONFORMAN LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO FINANCIERO

1. OBJETIVO GENERAL Coordinar la administración financiera del INCOPESCA, en sus dimensiones presupuestaria, contable, de tesorería y de control del gasto, atendiendo las disposiciones legales y administrativas exigidas por los entes externos.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a. Planear, coordinar y supervisar el manejo presupuestario y contable de la Institución.

b. Verificar y controlar los fondos que, por medio de la Ley de Presupuestos, se le asignen a la Institución así como los que ingresan por generación derivada de la venta de bienes y servicios.

c. Velar por una eficiente y racional utilización de los recursos institucionales. d. Llevar los registros contables, presupuestarios y financieros necesarios para

cumplir con las funciones encomendadas y en apego a las disposiciones legales establecidas

e. Presentar los informes que sean solicitados por las autoridades superiores y entes externos, en materia presupuestaria, contable y financiera de la institución.

3. ACTIVIDADES PROPIAS DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

1. Programar los pagos de manera efectiva, para atender las necesidades financieras institucionales

2. Gestionar la cancelación de deudas con terceros (cuota organismos internacionales, comisión nacional de emergencias, INTA) así como las transferencias derivadas de la aplicación de la Ley Nº 8436.

3. Coordinar y preparar Estudios Especiales derivados de solicitudes formuladas por la Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva o Dirección Administrativa -


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financiera; así mismo, los estudios requeridos por los entes externos, tales como Autoridad Presupuestaria, Contraloría General de la República, SEPSA, MIDEPLAN y otros involucrados con el sector.

4. Supervisar y dar seguimiento a la aplicación de los procedimientos financieros en las direcciones regionales, oficinas regionales y estaciones.

5. Coordinar programas de capacitación al personal de las regionales sobre los procedimientos financieros derivados de la generación de ingresos, viáticos, registro contable y presupuestario, modificaciones internas y otros

6. Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realizan las Secciones que conforman el Departamento Financiero (Presupuesto, Tesorería y Contabilidad)

7. Supervisar y coordinar las actividades de registro y tramitación, que llevan a cabo los Departamentos afines al Departamento Financiero.

8. Autorizar las órdenes de compra, liquidaciones de viáticos, adelantos de viáticos, órdenes de pago, planilla y otros trámites, en el Sistema Informático Financiero – Contable.

9. Coordinar con la Dirección Administrativa, las directrices internas relativas a la administración de los recursos financieros del INCOPESCA

10. Coordinar la ejecución de las actividades de orden presupuestario y contable para garantizar la correcta aplicación de la normativa y políticas establecidas.

11. Verificar y dar seguimiento a la aplicación de las normas de control interno en los procedimientos financieros, de manera que se determinen estándares de calidad y productividad en los procesos

12. Participar en coordinación con la jefatura de Contabilidad, en el grupo de enlace para el desarrollo e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.

13. Asesorar a las instancias superiores sobre aspectos contables, financieros y de tesorería de acuerdo con las consultas que se realicen en estos campos.

14. Supervisar la formulación de los anteproyectos de los presupuestos ordinarios, extraordinarios y de cualquier otro recurso económico asignado, labor que debe realizarse conjuntamente con la Dirección General Administrativa y la Sección de Presupuesto, con el fin de someter los documentos a consideración de las instancias correspondientes.

15. Velar por el cumplimiento de la Ley de Administración Financiera de la República y las normas de ejecución establecidos por los organismos controladores nacionales en los aspectos financieros, contables y presupuestarios.


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16. Verificar que el uso de los fondos sea correcto y oportuno de conformidad con las directrices, normas e instrucciones establecidas por el Ministerio de Hacienda, la Contraloría General de la República y otros, según corresponda.

17. Supervisar, verificar y dar seguimiento al manejo de las cajas chicas y cajas recaudadoras que emplean las diferentes oficinas institucionales.

18. Coordinar las acciones con los entes gubernamentales y otras instituciones en materia financiera contable.

19. Planear, dirigir y coordinar la actualización de los diferentes sistemas de información necesarios para las actividades del Departamento Financiero.

20. Participar en las comisiones designadas por las instancias superiores, para la atención de actividades específicas.

21. Atender las demás competencias que otorguen la administración, leyes o reglamentos

SECCIÓN DE TESORERÍA

1. OBJETIVO GENERAL Recibir, dar seguimiento y controlar los recursos financieros de la Institución y lograr una adecuada atención de las erogaciones que a nombre de la Institución deben realizarse por obligaciones contraídas, de igual manera, se debe administrar y custodiar los recursos monetarios y valores cuya administración corresponda a la institución.


a. Recibir, revisar y tramitar el pago de las obligaciones institucionales. b. Elaborar, pagar y entregar a la Tributación Directa el reporte mensual de

retenciones de impuestos y la conciliación anual de impuestos. c. Recibir y revisar las facturas de contado para el pago de las obligaciones

institucionales. d. Recaudar los ingresos diarios producto de los servicios brindados a los

usuarios en la Terminal Pesquera. e. Realizar los depósitos bancarios de los ingresos que se generan en la Terminal

Pesquera.


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f. Registrar en el sistema financiero contable todos los depósitos bancarios, notas de débito y crédito y todos aquellos movimientos financieros generados en las distintas oficinas recaudadoras a nivel nacional.

g. Recibir las garantías de cumplimiento y participación de proveedores para la adjudicación y posterior ejecución de obras e inversiones y servicios contratados por la institución.

h. Garantizar la custodia de los instrumentos financieros de la Institución, incluidos cheques emitidos, cheques en blanco, garantías de participación y cumplimiento de proveedores, dinero en efectivo y valores que puedan generarse en la actividad diaria de la Institución.

i. Administrar el fondo de caja chica de la oficina central, recibiendo, revisando, generando y pagando los adelantos y liquidaciones presentadas por los funcionarios.

j. Recibir, revisar y aprobar la tramitación de las solicitudes de reintegros (reembolsos) de cajas chicas presentadas por las oficinas regionales.

k. Trasladar y pagar los cheques emitidos por concepto de pago de obligaciones con los proveedores institucionales.

l. Realizar los arqueos requeridos de la caja chica de las oficinas centrales y de la caja chica de la Terminal Pesquera, así como de la caja recaudadora de la Terminal pesquera.

m. Revisar y actualizar regularmente las regulaciones y procesos de trabajo atinentes a la Tesorería Institucional.

n. Atender las solicitudes y responder las consultas de funcionarios, proveedores y usuarios, así como de empresas e instituciones.

3. ACTIVIDADES PROPIAS DE TESORERÍA

1. Planear, dirigir, coordinar y supervisar las actividades financieras y administrativas de la Tesorería a nivel Institucional.

2. Dirigir, supervisar y evaluar la implantación de sistemas y métodos de trabajo y control de todas las actividades financieras de la Tesorería.

3. Documentar y archivar debida y oportunamente las operaciones registradas por ingresos, egresos, operación de caja chica y caja recaudadora, etc.

4. Supervisar y controlar las labores y tareas bajo su ejecución en las oficinas centrales de la Tesorería, como de los asignados a la caja chica y caja recaudadora de la Terminal Pesquera.


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5. Garantizar el control y conciliación de las cuentas bancarias por medio del sistema financiero integrado, registrando los movimientos financieros generados.

6. Garantizar la custodia de valores institucionales, la diaria administración del efectivo y la información financiera generada en todas las dependencias de la Institución.

7. Determinar las necesidades de personal, equipo, técnicos, financieros, de programas informáticos de la Tesorería para dar soporte al Instituto a nivel nacional.

8. Comprobar el control interno exhaustivamente en la Tesorería y en las demás dependencias de la institución relacionadas con las labores de manejo de recursos públicos.

9. Proponer al Departamento Financiero y a la Dirección Administrativa el mejoramiento y modernización de las políticas y rutinas y programas utilizados en la Tesorería a nivel local e Institucional.

10. Resolver las consultas verbales o escritas de los superiores, subalternos, jefes, funcionarios de otras dependencias e instituciones como la Contraloría General de la República, proveedores, pescadores, usuarios y público en general.

11. Emitir y supervisar la aplicación de los diferentes reglamentos de la Tesorería a nivel Institucional.

SECCIÓN DE CONTABILIDAD

1. OBJETIVO GENERAL Dirigir la ejecución de todas las actividades relativas al registro, control y suministro de información sobre la situación contable y financiera de la Institución.


a. Conservar un adecuado y oportuno registro y control de los activos, pasivos, ingresos y egresos que surjan a la luz de las diversas transacciones que realiza el INCOPESCA.

b. Realizar el registro de las transacciones de conformidad con las disposiciones legales y administrativas establecidas, de manera que se conviertan en un


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efectivo instrumento para garantizar el cumplimiento de las normativas aplicables.

c. Garantizar la preparación de los estados financieros que sean requeridos, según la normativa vigente, coordinando su pronta y oportuna presentación ante las instancias superiores del Instituto así como de las entidades externas, fiscalizadoras de recursos.

d. Efectuar conciliaciones bancarias en estricto apego a las normativas que regulan el uso de los recursos financieros públicos.

3. ACTIVIDADES PROPIAS DE CONTABILIDAD

1. Preparar los Estados Financieros anuales para presentación y aprobación ante la Junta Directiva, con el fin de remitirlos a los entes externos como Contabilidad Nacional, Contraloría General de La República y la Autoridad Presupuestaria.

2. Preparar Estados Financieros trimestrales para presentación ante la Junta Directiva.

3. Preparar asientos de ajustes al superávit acumulado trimestralmente para presentación y aprobación de la Junta Directiva.

4. Preparar mensualmente las conciliaciones bancarias, de todas las cuentas de nuestra institución.

5. Preparar mensualmente informes de los saldos conciliados de las cuentas bancarias para el Banco Central y la Autoridad Presupuestaria.

6. Enviar mensualmente al Ministerio de Hacienda por el Sistema SICNET los saldos conciliados de las cuentas bancarias.

7. Recibir, revisar y registrar los trámites administrativos en cumplimiento de los procedimientos financieros establecidos.

8. Custodiar los documentos institucionales: recibir, revisar y archivar los documentos tales como Estados financieros, ajustes superávit, asientos contables, los depósitos bancarios con las respectivas facturas, notas de crédito, notas de débito, los cheques y transferencias bancarias, todos los documentos con sus respectivos respaldos.

9. Mantener actualizados los registros en los libros legales.


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SECCIÓN DE PRESUPUESTO

1. OBJETIVO GENERAL Velar para que el subsistema de presupuesto institucional cumpla con las metas y objetivos de los planes de desarrollo nacional y sectorial.


a. Lograr que el proceso presupuestario, en cada una de sus fases, se cumpla en el tiempo y la forma requeridos.

b. Velar porque la ejecución presupuestaria se programe y se desarrolle coordinadamente.

c. Dar seguimiento a los resultados financieros de la gestión institucional y aplicar ajustes

3. ACTIVIDADES PROPIAS DE PRESUPUESTO

1. Coordinar la formulación y ejecución del Presupuesto Ordinario. 2. Coordinar la formulación de Modificaciones Presupuestarias, Liquidación

Presupuestaria y Presupuestos Extraordinarios. 3. Realizar el flujo de caja mensual e incluirlo en el SICCNET. 4. Controlar el Presupuesto Institucional 5. Incluir en el Sistema EnterPrise y en el SIPP el Presupuesto Ordinario, las

Modificaciones Presupuestarias, Presupuestos Extraordinarios y ejecuciones Presupuestarias trimestrales.

6. Autorizar la erogación presupuestaria 7. Instruir, asesorar y orientar en forma verbal y escrita a los coordinadores de

Presupuesto y encargados de cajas chica sobre el adecuado uso de la subpartidas Presupuestarias y de la correcta presentación de trámites.

8. Autorizar y dar contenido a los vales de Cajas Chicas de toda las Direcciones, Oficinas Regionales y Oficinas Centrales del INCOPESCA

9. Depurar cuentas Presupuestarias 10. Autorizar ingresos. 11. Trabajar los reembolsos de las diferentes cajas chicas


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12. Autorizar las solicitudes y órdenes de compra de bienes y servicios. 13. Dar contenido, autorizar y aplica las notas de Debito de Sistema Par, órdenes

de pago, de dietas y viáticos. 14. Realizar Asientos Presupuestarios de Ingresos. 15. Conciliar Contabilidad-Presupuesto en conjunto y coordinación con la sección

de Contabilidad. 16. Realizar estudios solicitados por superiores inmediatos o nivel Superior.

SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

1. OBJETIVO GENERAL Administrar, dirigir y controlar todo lo relacionado con los medios de transporte, servicios básicos, servicios contratados, servicios de peritaje y proyectos constructivos que lleva a cabo la institución a nivel nacional.


a. Supervisar y controlar el estado general de los vehículos y embarcaciones: entradas y salida, uso correcto, asignación y programación, consumo de combustible, estado mecánico y físico, reparaciones, inventarios, accidentes, estado registral, seguros, inspecciones de los mismos, entre otros.

b. Realizar los avalúos y preparar el informe correspondiente, de los vehículos ociosos, deteriorados o en desuso para determinar si pueden ser rematados o permutados.

c. Gestionar la suscripción y pago de los seguros de los vehículos, embarcaciones, incendio, daño civil de la Institución, así como la exoneración y el pago de los derechos de circulación.

d. Gestionar oportunamente el pago de los servicios básicos de la institución (agua, electricidad, telecomunicaciones) y suscripción de nuevos servicios, así como el monitoreo mensual del uso y consumo.

e. Supervisar y administrar los servicios de vigilancia, limpieza, recepción, y mantenimiento de edificios a nivel nacional.

f. Coordinar y supervisar los procesos licitatorios y constructivos de los edificios que la institución construya con el fin de mejorar el servicio al usuario.


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g. Participar en la comisión para la valoración de los activos institucionales y preparar el informe respectivo, con el fin de que Contabilidad realice los ajustes correspondientes en los estados financieros.

h. Coordinar la comisión de destrucción de activos institucionales, con el objetivo de levantar las actas para su respectiva valoración y destrucción.

i. Participar activamente en las distintas comisiones como son: comisión de licitaciones, comisión de gestión ambiental, comisión de emergencias.

j. Realizar de manera oportuna, el programa de mantenimiento preventivo de los vehículos y embarcaciones institucionales.

3. ACTIVIDADES PROPIAS DE SERVICIOS GENERALES

Transporte: Administrar, dirigir, controlar todo lo relacionado con los medios de transporte de la institución ya sean vehículos automotores o embarcaciones a nivel nacional. Dentro de las actividades cotidianas de este apartado se encuentran:

El control general de los vehículos, estado mecánico y físico, reparaciones, inventarios, accidentes, estado registral, seguros, inspecciones de los mismos entre otros.

Control de entradas y salidas de los parqueos institucionales, así como el uso correcto de los vehículos, la asignación y programación, el combustible (utilización, liquidación e informes).

Control general de los compañeros que pueden manejar vehículos institucionales que incluye el historial de los compañeros en cuanto al cuidado del vehículo, accidentes y costumbres de manejo

Otros servicios del área de transporte que incluye traslados de vehículos, remates, asistencia técnica, control de talleres, entre otros

Control de servicios básicos: Administrar dirigir y controlar todas las actividades relacionadas con los servicios básicos a nivel nacional. Dentro de las actividades cotidianas de este apartado se encuentran:

Gestión y apoyo de los servicios básicos con actividades como traslados, solicitudes de nuevos servicios, retiros, reclamos, averías, asistencia técnica entre otros.

Gestión de cobro y pagos con actividades propias correspondientes a los pagos de los servicios, averías, control de consumo, historial de facturas entre otros.


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Control de Servicios Contratados: Función administradora y fiscalizadora de los diferentes servicios contratados de la Institución a nivel nacional, tanto de contrato por obras específicas y terminadas, así como por servicios varios de apoyo a la gestión administrativa. Dentro de las actividades cotidianas de este apartado se encuentran:

Supervisión y administración de los servicios de vigilancia, de limpieza, de mantenimiento de edificios, de recepción y secretariado, todos a nivel nacional

Supervisión y administración de los contratos varios por obra terminada o específica

Elaboración de informes y gestión administrativa propia de las actividades

Administración de obras de Infraestructura: Función administradora y fiscalizadora sobre la planificación, desarrollo y la construcción de las diferentes obras de infraestructura de la Institución en estricto apego a lo legislado en la Ley y el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Dentro de las funciones principales, se encuentran:

Brindar apoyo a la administración superior sobre planificación general de obras de infraestructura

Diseño preliminar y distribución de planta básica para reflejar las necesidades constructivas en el desarrollo de obras de infraestructura


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SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

1. OBJETIVO GENERAL Proporcionar a la organización y mantener la fuerza laboral eficiente para alcanzar los objetivos generales de la organización.


a. Captura de personal idóneo para contrataciones, sean por tiempo indefinido o por tiempo definido.

b. Elaboración de la nomina quincenal, que contendrá los pluses salariales establecidos según cada puesto.

c. Elaboración de la nomina mensual para pago de dietas, que contendrá la cantidad de sesiones representadas por los directivos de Junta Directiva.

d. Garantizar la permanencia de los funcionarios en la Institución de igual forma su desarrollo profesional.

3. ACTIVIDADES PROPIAS DE RECURSOS HUMANOS La sección de recursos humanos se divide en dos áreas: planillas y gestión.

3.1.PLANILLAS

Planillas, quincenales, aguinaldo, salario escolar, dietas. Se alimenta el sistema de toda la información que se requiere para cada quincena, horas extras, incapacidades, aumento de anualidades, aplicación de deducciones, cuentas por cobrar, estudios de salarios dejados de percibir, ingresos de personal, movimientos de personal.

Colaborar con la Jefatura en algunos estudios de cuentas por cobrar.

Colabora con la jefatura en actividades especiales.

Confección de Carne a funcionarios.


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Reporte de planillas a la C.C.S.S, reporte de planilla al INS, estudios de carrera profesional, estudios de vacaciones, cálculos retroactivos según aumento de costo de vida, constancias salariales, impresión y envíos de boletas de pago a los funcionarios.

Atención de consultas de superiores, usuarios internos y externos. Recepción y entrega documentos Realizar estudios de asistencia, reporte de póliza de fidelidad de funcionarios

obligados, entre otros trabajos secretariales y asistenciales.

3.2. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS:

Planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar las funciones delegadas al personal a cargo, controlar y evaluar los procesos de trabajo en diversos campos de la actividad de recursos humanos.

Realizar estudios de reasignación de puestos según solicitud así como estudios para transformaciones de puestos, según lo indicado por Presidencia Ejecutiva

Realizar estudios para otorgar permisos sin goce de salario, licencias, exoneraciones de marca otros según reglamento interno.

Dar apertura a los órganos de procedimientos administrativos disciplinarios en conjunto con la Asesoría Legal.

Realizar concursos internos y externos según sea el caso, aplicar las pruebas correspondientes, enviar oferentes para la elección por parte de la Presidencia Ejecutiva.

Realizar cálculos de liquidaciones o prestaciones, sea por cese, pensión o renuncia, y sus resoluciones de pago respectivo.

Confeccionar relaciones de puestos. Participar en la comisión de reorganización, zonaje, comisión de becas, Salud

ocupacional, Acoso Sexual. Realizar estudios de cuentas por cobrar, cuentas por pagar a funcionarios y su

gestión Revisar estudios de carrera profesional y estudios retroactivos de aumento

por costo de vida. Atender consultas de funcionarios, entidades externas, respondiendo oficios,

realizando cálculos, etc. Revisar y aprobar las planillas quincenales, dietas, salario escolar, aguinaldo. Realizar los informes de nivel de empleo a la Autoridad Presupuestaria. Redactar, revisar y firmar informe técnicos, oficios, proyectos, normas,

procedimientos, notas y otros que surgen como consecuencia de las


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actividades que realiza presentando las recomendaciones y observaciones pertinentes a la Dirección General Administrativa, Presidencia Ejecutiva entre otros.

Gestionar capacitaciones en beneficio de los funcionarios. Realizar estudios técnicos por reclamos por diferencias salariales

comprendidos de un año hasta 10 años, según sea el caso, a petición de la presidencia ejecutiva.

Atiende denuncias, recursos, entre otros relacionados con la gestión. Realizar estudios de verificación de zonaje otorgado a los funcionarios. Revisar y modificar reglamentos o manuales, según sea el caso, en

coordinación con la Dirección General Administrativa o Presidencia Ejecutiva.

SECCIÓN DE PROVEEDURÍA

1. OBJETIVO GENERAL

Proveer a los funcionarios de la Institución de todos los insumos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.


Adquirir los bienes y servicios que más convengan a los intereses institucionales aplicando en su implementación lo regulado en la Ley de Contratación Administrativo, Ley de Presupuestos Públicos, Ley General de la Administración Pública y otras leyes conexas

3. ACTIVIDADES PROPIAS DE PROVEEDURÍA

1. Confección de Carteles de diferentes concursos licitatorios. 2. Elaborar la invitación a participar en las licitaciones. 3. Estudio y respuesta en tiempo y forma de recursos de objeción al cartel y

modificaciones si se consideran necesarios, en coordinación con la jefatura. 4. Participar activamente en la recepción, apertura y estudio de Ofertas. 5. Participar con la jefatura en recepción, estudio y respuesta a recursos de

revocatoria y de apelación ante la Contraloría General de la República.


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6. En conjunto con la jefatura realizar estudio de ofertas y confección de recomendación para los miembros de Junta Directiva para su adjudicación.

7. Analizar las ofertas para las adjudicaciones, así como seguimiento del proceso de compra.

8. Colaborar en el seguimiento y evaluación a la situación contractual del INCOPESCA, principalmente con Servicios Contratados y servicios de Alquiler, más otros contratos y servicios.

9. Custodiar los contratos originales, generados mediante procesos de compra. 10. Confección y publicación en el Diario Oficial La Gaceta del Programa anual de

Adquisiciones del INCOPESCA. 11. Confección y publicación anual de la invitación a inscribirse en el Registro de

Proveedores del INCOPESCA de interesados en contratar con nuestra institución.

12. Participar en Promover y realizar remates de activos del INCOPESCA. 13. Participar activamente con la jefatura en Remitir, trimestralmente, ante la

Contraloría General de la República el informe de las adquisiciones generadas en cada trimestre.

14. Tramitar, en el sistema integrado OPENGOB, módulo de compras e inventarios, las solicitudes requeridas por los funcionarios, generar reserva, Orden de Compra.

15. Confección y programación del Plan Anual Operativo y Presupuesto de la Proveeduría General.

16. Elaborar el Plan Anual Operativo de la Proveeduría. 17. Seguimiento y evaluación al Plan Anual Operativo de la Proveeduría. 18. En conjunto con la jefatura participar activamente en la elaboración y

Ejecución de Proyectos de inversión a corto, mediano y largo plazo. 19. Atender personalmente a agentes vendedores que deseen contratar con la

institución. 20. Coordinar con entidades externas, como Municipalidades, Organizaciones no

Gubernamentales y entidades de gobierno. 21. Seguimiento y evaluación para mantenimiento del mobiliario y equipo de

oficina, equipo de transporte, navegación y edificios. 22. Cooperar con las diferentes dependencias de la institución a solicitud de los

interesados. 23. Atender en conjunto con las inquietudes y disposiciones de la Dirección

Administrativa, Auditoria, Asesoría Legal, Presidencia Ejecutiva y Junta Directiva del INCOPESCA.

24. Firmar las Órdenes de Compra y de Pago por trámites realizados en la Proveeduría.


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La Sección de Proveeduría es la dependencia responsable de realizar la adquisición de bienes y servicios requeridos por los distintos departamentos que integran INCOPESCA para cumplir con sus objetivos, siguiendo para todos los casos los procedimientos que para tal caso establece la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, además de los lineamientos y fiscalización que por Ley le corresponde ejercer a la Contraloría General de la República de Costa Rica. Las adquisiciones de bienes y servicios regidos en su procedimientos por la Ley de Contratación Administrativa se consideran un área vulnerable en todas las organizaciones, por lo que esta Proveeduría tiene un método general de control y transparencia, logrando brindar a nuestros proveedores, la confianza de que los recursos son administrados de manera correcta y eficiente. Todo lo anterior nos permite contar con los medios idóneos para que nuestros procesos de adquisición se realicen de manera rápida, eficiente y transparente, reduciendo considerablemente los tiempos de respuesta, cumpliendo con el objetivo de brindar a todos los usuarios una respuesta pronta y oportuna. Los procesos licitatorios iniciados y concluidos por la proveeduría del INCOPESCA son apegados a la legislación vigente, su desarrollo es claro y ordenados que son muy pocos los que son recurridos en sus diferentes etapas, llámese recurso de objeción al cartel, recurso Revocatoria o Recurso de Apelación. De igual manera los contratos remitidos a refrendo contralor o a aprobación interna cumplen con el objetivo propuesto con ausencia de cuestionamientos en el desarrollo del procedimiento.


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ARCHIVO CENTRAL INSTITUCIONAL

1. OBJETIVO GENERAL Administrar el acervo documental de la institución, estableciendo las políticas archivísticas adecuadas para disponer de la información eficientemente.


a. Establecer los procedimientos archivísticos que regulan a los Archivos de Gestión y al Archivo Central.

b. Fomentar y Supervisar las prácticas archivísticas establecidas por el Archivo Nacional y por el Archivo Central, por medio de visitas a las diferentes oficinas institucionales.

c. Coordinar y supervisar los procesos de establecidos por el Archivo Central y el Archivo Nacional.

d. Impartir capacitación sobre temas archivísticos específicos en pro de mejoras de los Archivos de Gestión.

e. Cumplir con lo establecido por la Ley del Sistema Nacional de Archivos 7202.

3. ACTIVIDADES PROPIAS DEL ARCHIVO CENTRAL

1. Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la

institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.

2. Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas

archivísticas de la institución respectiva.

3. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el

acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del

Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia

administrativa.

4. Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.

5. Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal

de la institución que labore en los archivos de gestión.


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6. Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo

central y de los archivos de gestión de la entidad.

7. Los archivistas que laboren en el archivo central deberán asistir a la asamblea

general de archivistas, cada año.

8. Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando

sea necesario.

9. Integrar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

(CISED), tal como lo establece el Artículo 33 de la Ley del Sistema Nacional de

Archivos, el cual estará formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el

superior administrativo de la entidad productora de la documentación.

10. Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

autorización para eliminar documentos. El jefe o encargado del archivo de la

entidad productora de la documentación formará parte de la Comisión, de acuerdo

con el artículo 32 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

11. Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el

desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados

a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

12. Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el

reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté

registrada toda la documentación.

13. Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

TERMINAL PESQUERA

1. OBJETIVO GENERAL La Administración de la Terminal Pesquera del INCOPESCA es la encargada de gestionar, implementar, controlar y supervisar los procesos operacionales, en toda la extensión de la infraestructura, así como de los trámites de facturación de todos servicios ofrecidos por la Institución, correspondientes al Muelle Multiservicios de la Terminal Pesquera.


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a. Velar por el mejoramiento de las instalaciones de la Terminal Pesquera, a fin de que

se coordinen las acciones necesarias, para que la infraestructura se encuentre en

condiciones óptimas de seguridad y uso, en consecuencia a la normativa vigente

que nos rige.

b. Maximizar el rendimiento operacional en el Muelle de descargas, mediante el uso

de mejores y nuevos equipos.

c. Coordinar el atraque de embarcaciones de bandera extranjera y nacional, para la

descarga de producto hidrobiológico.

d. Coordinar con la jefatura inmediata para realizar los trámites administrativos, que

se requieran para el correcto funcionar de la Terminal Pesquera.

3. ACTIVIDADES PROPIAS DE LA TERMINAL PESQUERA

1. Vigilar los procesos de construcción, mantenimiento preventivo y correctivo en la

pantalla de atraque y otros, del Muelle Multiservicios de la Terminal Pesquera.

2. Coordinar con la Jefatura de la Unidad de Servicios Generales y Proveeduría, para

brindar mantenimiento preventivo y correctivo a la infraestructura de la Terminal

Pesquera

3. Recibir solicitudes de descargas para disponer el orden de descarga de para cada

embarcación

4. Mantener el muelle en condiciones óptimas de limpieza y orden, para garantizar la

inocuidad de las mercancías

5. Coordinar con el Ministerio de Hacienda para la habilitación y actualización del

sistema TICA, que corresponde para las salidas de viajes y oficialización de

manifiestos, entre otros.

6. Verificar documentos oficiales, para la autorización de ingreso a puerto de

embarcaciones extranjeras.

7. Implementar los acuerdos de Junta Directiva y demás normativa atinente al

funcionamiento de la Terminal Pesquera.


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8. Informar a la jefatura inmediata acerca de situaciones que se presenten y requiera

asesoramiento o directriz para resolver.

En el año 2009 se hace la inversión para la restauración del muelle de la Terminal Pesquera, así como la construcción de un techo, además de un perímetro con tapia, todo esto en la zona oeste del muelle. Lo anterior se realizó para poder obtener los permisos necesarios para que esta zona del muelle fuese autorizada, para la descarga de producto hidrobiológico. El muelle se inaugura en diciembre del 2010. Tiempo después se logra adquirir la autorización por parte del Ministerio de Hacienda, para poder fungir como puerto Aduanero en la recepción de embarcaciones pesqueras de bandera extranjera, así como la descarga de sus mercancías.

Además, se logra comprar un montacargas nuevo, el cual se utiliza para cargas el producto que se introduce a granel en canastas metálicas, hasta los contenedores o camiones de transporte de mariscos. Además se utiliza para diferentes actividades de interés institucional. La importancia del montacargas, es que gracias a esto, logramos alcanzar un nivel de servicio al cliente mayor, ya que podemos ofrecer a los clientes, agilidad en el proceso de carga del producto, además que se garantiza al interesado, una menor ruptura en la cadena de frío del producto descargado.


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A fin de garantizar un mejor servicio a los usuarios, se construyó un parqueo para clientes, el cual se encuentra en la parte sureste del predio de la Terminal Pesquera.

Para el año 2012, en la Terminal Pesquera, incluyendo patios y parqueos, se colocó un circuito cerrado de televisión (CCTV), el cual está conformado por 25 cámaras, las cuales ofrecen mayor seguridad a los funcionarios y a los usuarios de esta Terminal. Con la implementación de esta medida, se pretendía prevenir los hurtos que se pudieran dar, ofrecer seguridad a los funcionarios y usuarios y poder resguardar y vigilar los bienes que se encuentran administrados por el INCOPESCA, a fin de que esta gestión se fortalezca aún más.


TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN

1.OBJETIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA ........................................ 1

2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA .................................. 1

3.MISIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA ......................................................... 3

4.VISIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA .......................................................... 3

5.ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ............................................................................................ 3

6.RESPONSABLES POR ÁREA DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA ............................... 4

7.POBLACIÓN META DE LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA .......................................... 5

PROYECTOS DE INVERSIÓN DESARROLLADOS POR LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

1.INVERSIONES 2010 ........................................................................................................... 7

2.INVERSIONES 2011 ......................................................................................................... 17

3.INVERSIONES 2012 ......................................................................................................... 26

4.INVERSIONES 2013 ......................................................................................................... 28

5.INVERSIONES 2014 ......................................................................................................... 35

AREAS QUE CONFORMAN LA DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO FINANCIERO………………………………………………………………………………………………….. 37

SECCIÓN DE TESORERÍA ………………………………………………………………………………………………………..…. 39

SECCIÓN DE CONTABILIDAD …………………………………………………………………………………………………….. 41

SECCIÓN DE PRESUPUESTO ........................................................................................................ 43

SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES............................................................................................ 44

SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ………………………………………………………………………………………… 47

SECCIÓN DE PROVEEDURÍA …………………………………………………………………………………………………….. 49

ARCHIVO CENTRAL ………………………………………………………………………………………………………………….. 52

TERMINAL PESQUERA ……………………………………………………………………………………………………………… 53

Dirección General Administrativa Informe de Gestión ... · Para el edificio norte y las...

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