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DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

MANUAL DE USUARIO

MÓDULO DE ESTUDIOS

Versión 1.0, Revisión 1.0

© 2018 Dirección de Tecnología de Información y Comunicación – Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica SECOB

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS

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MANUAL DE USUARIO MÓDULO DE ESTUDIOS

Versión: 1 .0.0 Página 2 de 16

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Interno Av. de los Shyris N34-382 y Portugal – (593)2 3964 800 , Quito Ecuador

INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO

TÍTULO: MANUAL DE USUARIO – MÓDULO DE ESTUDIOS

RESUMEN Proporcionar una guía al usuario para registrar, modificar la información pertinente, correspondiente al MÓDULO DE ESTUDIOS, de tal manera que le permita utilizar efectivamente el sistema y hacer un uso correcto del mismo.

VERSIÓN 1.0

NOMBRE ARCHIVO: CPGE-DTIC-DES-MAN-2018-007

FIRMAS Y APROBACIONES

ELABORADO POR:

María Fernanda Larco

Asistente de Tecnologías la Información y Comunicación

FECHA: enero de 2018 Firma:

REVISADO POR: Carmita Zhinin Líder Unidad de Gestión Interna de Desarrollo de Software


APROBADO POR: Tito Alberto Chancusig E. Director de Tecnologías de Información y Comunicaciones


LISTA DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA AUTOR DESCRIPCIÓN

0.0.0 enero de 2018 María Fernanda Larco Creación del documento.

DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional del Servicio de Contratación de Obras y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.




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TABLA DE CONTENIDO

INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 2

FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 2

LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 2

MANUAL DE USUARIO MÓDULO DE ESTUDIOS ............................................................................ 4

1.- INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 4

2.- INSTRUCTIVO DE USO .............................................................................................................. 4

3.- OBJETIVOS ................................................................................................................................ 4

4.- ALCANCE .................................................................................................................................. 5

5.- RESPONSABLES ......................................................................................................................... 5

6.- DEFINICIONES ........................................................................................................................... 5

7.- GLOSARIO DE ABREVIATURAS .................................................................................................. 5

8.- LINEAMIENTOS DEL PROCESO ................................................................................................. 6

8.1. Ingreso Módulo de Estudios. .............................................................................................. 6

8.2. Registro del Proyecto ......................................................................................................... 7

8.2.1 Datos del Proyecto ........................................................................................................... 7

8.2.2 Check List .......................................................................................................................... 8

8.2.3 Datos de Tareas ................................................................................................................ 9

................................................................................................................................................. 10

8.3 División de Tareas ............................................................................................................. 10

8.3.1 Nuevas Tareas ................................................................................................................ 11

8.5 Consultas ........................................................................................................................... 14

8.5.1 Reporte General y Secundario ....................................................................................... 14

9.- POLÍTICAS GENERALES ........................................................................................................... 16




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1.- INTRODUCCIÓN

La misión de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación es atender las necesidades cambiantes de la sociedad, es por ese motivo que ha implementado el MÓDULO DE ESTUDIOS, perteneciente al Sistema Integral de Seguimiento y Control de Obras “SISCOB” que pone al servicio de la Subdirección Técnica de Estudios.

El módulo de estudios permite dar seguimiento a proyectos, para conocer y precisar acerca de las tareas de infraestructura, mediante el cual se puede crear, elaborar, revisar, asignar y dar prioridad a las actividades de la gestión técnica de estudios. De esta manera adoptando metodologías, pautas y procedimientos de los nuevos desafíos. Los usuarios aprenderán a realizar actividades de planificación específicas que tendrán un impacto positivo en la calidad del proyecto.

Con la finalidad de garantizar una correcta gestión en los procesos técnicos y en la información de la ejecución de las obras de infraestructura contratadas por el SECOB, mediante Memorando No. SECOB-SDG-2017-0063-M de fecha 9 de marzo del 2017, emitido por la Subdirección General del Servicio de Contratación de Obras, se procedió con la socialización del Procedimiento del Sistema Integral de Seguimiento y Control de Obras (SISCOB), en el cual se manifiesta que: “el control y seguimiento a las obras contratadas por el SECOB, se realizará única y exclusivamente a través del mismo. Cabe recalcar que el incumplimiento de las presentes disposiciones será sancionado de acuerdo a lo determinado en el TITULO VI Régimen Disciplinario, Capítulos I, II y III, del Reglamento interno de Recursos Humanos del Servicio de Contratación de Obras, expedido mediante Resolución No. SECOB-DG-2015-0027 de septiembre 08 de 2015, al igual que la Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP) en sus artículos 42, 43 y 78 establece las respectivas penalidades por orden de gravedad”.

2.- INSTRUCTIVO DE USO

El módulo de estudios, pretende ser un guía que muestra las actividades que debe desempeñar los servidores públicos asignados que pertenece a la Subdirección Técnica de Estudios, que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo, con el ingreso de datos veraz y precisa.

3.- OBJETIVOS

Es dar a conocer a los servidores la creación, la organización y las mejoras que la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación está llevando a cabo con los diversos sistemas, en este caso con el Módulo de Estudios. Y así poder mejorar la calidad y cantidad de información importante y de esta manera tomar decisiones certeras para la buena administración de las actividades, facilitar el ingreso, la búsqueda y evitar tareas tediosas y repetitivas de datos ya procesados.




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4.- ALCANCE

El manual está dirigido al personal de la Subdirección Técnica de Estudios, y la finalidad del mismo es contribuir a diseñar y mejorar las herramientas de trabajo para que mediante la utilización se pueda determinar, conocer y dar seguimiento de los registros del proceso que han realizado los involucrados en el sistema.

5.- RESPONSABLES

El ingreso al sistema se realiza con usuario y contraseña de Directorio Activo (usuario y clave de ingreso al computador o ingreso al correo institucional sin @secob.gob.ec). La responsabilidad del cuidado de la contraseña es de cada usuario.

El responsable de la asignación de usuario y contraseña es la Dirección de Tecnologías de la información y Comunicación (DTIC), cuando el servidor público ingresa a la Institución.

Cada Director que conforma la Subdirección Técnica de Estudios será el encargado de asignar los roles que van a desempeñar cada uno de su equipo de trabajo.

El administrador informático del Sistema Integral de Seguimiento y Control de Obra “SISCOB” dará los permisos requeridos por medio del Formulario de solicitud de Usuario, ingresado a través de la Mesa de Servicios de TIC; el cual se encuentra publicado en la intranet link intranet.secob.gob.ec;

6.- DEFINICIONES

Usuario: Personal que ingresa los datos al sistema, este debe tener la conciencia de que lo que está ingresando tiene un fin lógico y conciso.

Rol. Especifican al usuario las actividades que realizará en el Sistema.

Menú. Opciones, comandos, que se divisan en las pantallas para la manipulación de la información.

Aplicación: Módulos parte del sistema SISCOB.

7.- GLOSARIO DE ABREVIATURAS

SECOB: Servicio de Contratación de Obras

SISCOB: Sistema Integral de Seguimiento y Control de Obra.

TIC: Tecnologías de la Información y Comunicación

DTIC: Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación




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8.- LINEAMIENTOS DEL PROCESO

8.1. Ingreso Módulo de Estudios.

Se puede acceder al Módulo de Estudios, a través del link: http://10.10.129.100/estudio/

El cual desplegará la siguiente ventana (ilustración 1)

El ingreso al sistema se realiza con usuario y contraseña de Directorio Activo (usuario y clave de ingreso al computador o ingreso al correo institucional sin @secob.gob.ec). La responsabilidad del cuidado de la contraseña es de cada usuario.

Después de acceder al módulo ingresando el usuario y contraseña, se abrirá una ventana que en la parte superior izquierda encontraremos cuatro botones.

http://10.10.129.100/estudio/




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8.2. Registro del Proyecto

Clic en el icono se desplegará un submenú con tres opciones, escogemos el primero en la lista, Proyectos.

8.2.1 Datos del Proyecto

A continuación, clic en el botón se abrirá una pantalla para el ingreso de datos del proyecto.

En la pantalla Datos del Proyecto, registramos los siguientes campos:

Nombre del Proyecto: Conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas para alcanzar las metas específicas.




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Fecha Memo del Requerimiento: Se colocará la fecha del oficio o memorando de la Dirección que solicita el nuevo proyecto.

N° Memorándum: Se registrará el número o código de memorándum.

Fecha Probable de Entrega: Se colocará la fecha estimada para la entrega del proyecto.

Prioridad: Se registrará el tipo de importancia tiene el proyecto ingresado

Estado: Se enlistará opciones para escoger el periodo que se encuentra el proyecto: Entregado, Pendiente, Ejecución, Finalizado.

8.2.2 Check List

En el botón se puede adjuntar varios documentos en formato pdf de requisitos de estudios, con la opción para descargarse.

Se escoge con un check list el tipo de documento a ser adjuntado y automáticamente se habilitará el botón, que, al dar clic nos permite buscar el archivo que deseamos adjuntar.

Si por erros se adjuntó un documento que no correspondía, se puede nuevamente dar clic en el botón y seleccionar el archivo correcto, de esta manera el nuevo documento remplazara al anterior.




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8.2.3 Datos de Tareas

Es la acumulación y manipulación de elementos de datos para producir información

significativa, quiere decir que la recolección de datos es la actividad que consiste en la

recopilación de información dentro de un cierto contexto.

En la pantalla Datos de Tareas, registramos los siguientes campos:

Actividad: Se trata de las acciones que desarrolla un individuo o una institución de manera cotidiana, como parte de sus obligaciones, o funciones.

Asignado a: Se enlistará el nombre del personal que se asignará la tarea, para que cada uno de los integrantes se haga responsable del cumplimiento.

Al dar clic en el botón se agregará o registrara la tarea y de esta manera se da un seguimiento de las actividades que tiene pendientes por hacer, y para finalizar el registro clic en el botón Guardar.




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En algunas ocasiones las tareas no son distribuidas en forma correcta, tiene la opción de borrar la asignación de una persona con el botón eliminar, reflejara una ventana de confirmación de eliminación del registro.

8.3 División de Tareas

Es la especificación y cooperación de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el

objetivo de mejorar la eficiencia. De esta manera poder coordinar y evaluar el seguimiento de

los proyectos desarrollados y apoyar al cumplimiento.

Clic en la opción División de Tareas.




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Se abrirá una ventana con los Proyectos registrados.

Clic en el botón de acción que se encuentra a lado izquierdo, para designar nuevas tareas a un

proyecto.

8.3.1 Nuevas Tareas

Clic en el botón de acción que se encuentra a la derecha, como muestra el círculo rojo para

crear una división de tareas. Se abrirá una ventana que registra en la parte superior los datos

del Proyecto, que no podrán ser modificados y en la parte inferior las Nuevas Tareas, con dos

campos para el registro de la misma.

Se registrará el nombre de la nueva actividad y la asignación de la persona que va hacerse

cargo de esta nueva tarea, clic en el botón para agregar al Listado de Tareas.




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En la parte inferior de la ventana se visualizará la Lista de Tareas creadas, saldrá registrada la

actividad y la persona asignada, por ultimo clic en el botón Guardar.

8.4 Avance de Tareas

Clic en la opción Avance de Tareas, se abrirá una ventana con los nombres de los proyectos, y

para ingresar los avances de dicha tarea clic en el botón de la izquierda




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En la opción Avance de Tareas, se abrirá una ventana con la descripción de las actividades, las

cuales no se podrán modificar, los usuarios podrán tener habilitado los siguientes campos para

su respectivo registro y actualización de la tarea asignada.

Fecha Probable Entrega, % Avance, Estado, Observaciones, Responsable, Link del archivo, tipo

de Adjunto.

Clic en el botón para el registro del seguimiento o actualización de los

avances de las Tarea.




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8.5 Consultas

Es aquella acción de búsqueda de datos, información que un individuo realiza, con la misión de

recabar información e informarse sobre un asunto. Las personas realizamos consultas con el

objetivo de lograr mayor información, conocimientos, en relación a una cuestión de interés.

Toda esa información que se recaba permitirá cumplir metas.

Clic en la opción Consultas, se enlistan dos opciones y escogemos Reporte General

8.5.1 Reporte General y Secundario

Estos reportes permiten la difusión de diferentes clases de datos con distintos fines u objetivos. Contiene información recabada de forma organizada y el resultado o las conclusiones de un estudio. El Reporte Generar servirá de consulta para el Director de cada área, con el acceso a todos los proyectos. El Reposte Secundario de igual manera es de consulta y podrán ser visualizados solo proyectos que se encuentren asignados a cada Analista. Al dar clic en Reporte General o Secundario se abrirá una ventana con los Proyectos ingresados, esta opción no se podrá modificar ya que es solo de visualización, y tendrá acceso solo el Director a cargo de dichos estudios.




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En el campo Estado Proyecto, se registrará una alerta con el circulo de color rojo, que significa que las tareas asignadas, no fueron cumplidas en la fecha probable de entrega. Es un indicador que se enfoca a medir los resultados, o que provee evidencia de una determinada condición.

Al dar clic en botón de la izquierda, se despliega un submenú para la visualización del registro de las nuevas tareas registradas.




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9.- POLÍTICAS GENERALES

Ley orgánica de transparencia y acceso a la información pública.

Art. 6.- Información Confidencial. - Se considera información confidencial aquella información pública personal, que no está sujeta al principio de publicidad y comprende aquella derivada de sus derechos personalísimos y fundamentales, especialmente aquellos señalados en los artículos 23 y 24 de la Constitución Política de la República.

El uso ilegal que se haga de la información personal o su divulgación, dará lugar a las acciones legales pertinentes.

No podrá invocarse reserva, cuando se trate de investigaciones que realicen las autoridades, públicas competentes, sobre violaciones a derechos de las personas que se encuentren establecidos en la Constitución Política de la República declaraciones, pactos, convenios, instrumentos internacionales y el ordenamiento jurídico interno. Se excepciona el procedimiento establecido en las indagaciones previas

Art. 10.- Custodia de la Información.- Es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción. Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencias civiles, administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de documentación e información pública.

Art. 21.- Denegación de la Información. - La denegación de acceso a la información o la falta de contestación a la solicitud, en el plazo señalado en la ley, dará lugar a los recursos administrativos, judiciales y constitucionales pertinentes y, a la imposición a los funcionarios, de las sanciones establecidas en esta Ley.

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