DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES -...

DIRECCION DE RECURSOS

MATERIALES

“MANUAL DE ORGANIZACIÓN”

MO-OM-DRM

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Í N D I C E

Contenido

Pág.

INTRODUCCIÓN I. ANTECEDENTES HISTORICOS ----------------------------------------------------------

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II. MARCO JURÍDICO - ADMINISTRATIVO -------------------------------------------------

III. POLÍTICAS DE OPERACIÓN --------------------------------------------------------------

IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA -----------------------------------------------------------------

V. ORGANIGRAMA ------------------------------------------------------------------------------

VI. FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE PUESTO -------------------------------------------

VII. SERVICIOS Y CATÁLOGO DE PROCESOS -------------------------------------------

VIII. FIRMAS DE VALIDACIÓN --------------------------------------------------------------

INTRODUCCIÓN La Dirección de Recursos Materiales es una Unidad Administrativa de la Presidencia Municipal de Salamanca. Dicha Unidad Administrativa forma parte de Tesorería Municipal. La Dirección de Recursos Materiales, tiene como facultades, vigilar y supervisar la correcta aplicación de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato, así como la recepción, registro, custodia y despacho de los bienes muebles adquiridos por la Administración Pública Municipal para su operación. El presente documento es un manual de organización de la dependencia citada y que tiene por objeto integrar la información básica relativa a los antecedentes históricos, marco jurídico, políticas, estructura, organigrama y funciones. El manual organizacional tiene como finalidad el establecer de manera clara los lineamientos para la operación de la Dirección de Recursos Materiales, servir como guía al personal de nuevo ingreso y servir de base para la mejora continua y modernización administrativa.

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I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS El 1º. De enero de 1603 quedó declarada la fundación de Salamanca, y electo su primer cabildo formado por cuatro regidores y dos alcaldes ordinarios, y se inició legalmente la vida y existencia de la Villa de Salamanca. La construcción de la Casa Municipal se terminó en Julio de 1904 y se inauguró solemnemente en agosto de 1904 con la asistencia del Gobernador del Estado Lic. Joaquín Obregón González, Siendo Presidente del H. Ayuntamiento, el Lic. Jesús Espinosa. La Dirección de Recursos Materiales se incorpora como Unidad Administrativa el 10 de Octubre de 2006, e inicia su operación para el período de Gobierno 2006 – 2009.

II. MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO LEYES Y CÓDIGOS

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

- Constitución Política del Estado de Guanajuato.

- Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.

- Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público.

- Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

REGLAMENTOS

- Reglamento de Contrataciones Públicas para el Municipio de Salamanca.

- Reglamento de la Estructura Orgánica de la Administración Pública Municipal Centralizada del Municipio de Salamanca, Gto.

- Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria para la

Administración Pública Municipal del Municipio de Salamanca, Gto.

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OBJETIVOS

- Proveer los recursos materiales en tiempo y forma, en apego a la normatividad vigente y además de reducir los tiempos de respuesta, implementando para ello las mejoras regulatorias que sean indispensables. (PGM 2015-2018)

III. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

La Dirección de Recursos Materiales, es una Unidad Administrativa de servicio interno a las Dependencias Centralizadas de Presidencia Municipal de Salamanca.

El personal adscrito a la Dirección de Recursos Materiales está obligado a

brindar un trato digno y respetuoso a las personas, a ofrecer servicios de calidad y a dar respuesta pronta a la solicitud de servicios.

El personal de la Dirección de Recursos Materiales está obligado a guardar

discreción y dar un trato profesional a todos los usuario.

IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA. 1.0. Dirección de Recursos Materiales

1.0.1. Director “A” 1.0.2. Operador “B”

2. Jefe de Adquisiciones 2.0. Jefe “C”

2.0.1. Técnico Especializado “D”Técnico “B” 2.0.2. Técnico “B” 2.0.3. Operador “B” 2.0.4. Operador “C” 2.0.5. Técnico “B” 2.0.6. Operario

V. ORGANIGRAMA.

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VI. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Y COMPETENCIAS LABORALES

1.0. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES FUNCIÓN:

Vigilar y supervisar la correcta aplicación de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato, así como la recepción, registro, custodia y despacho de los bienes muebles adquiridos por la Administración Pública Municipal para su operación.

ACTIVIDADES QUE REALIZA:

Asignación de Proveedores de acuerdo a las solicitudes (requisiciones y /u ordenes de taller).

Las demás que la Tesorería Municipal considere pertinentes. DESCRIPCIÓN DE PUESTO

A. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

DIRECTOR DE

RECURSOS

MATERIALES

JEFE DE

ADQUISICIÓNES

TECNICO “B”

OPERADOR

“C”

OPERADOR

“B”

TECNICO ESPECIALIZADO

“D”

TECNICO “B”

PERADOR “B”

OPERARIO

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NOMBRE DEL PUESTO: Dirección de Recursos Materiales UNIDAD: Tesorería Municipal REPORTA A: Tesorería Municipal CATEGORÍA:

B. PUESTOS QUE SUPERVISA

Las que faculta el Reglamento de Contrataciones Públicas para el Municipio de Salamanca.

Sobre las acciones necesarias para el cumplimiento de las funciones del puesto y del personal a su cargo.

C. RELACIONES DE TRABAJO

INTERNAS CON:

Dependencias Municipal Comité de Adquisiciones Contraloría Interna Municipal

Para seguimiento a sus requisiciones.

EXTERNAS CON:

Proveedores

Para verificar información y entregar ordenes de compra.

Auditores

TITULO DEL PUESTO

PROPOSITO GENERAL

Jefatura de Adquisiciones DESICIONES QUE PUEDE TOMAR Encargado de Almacén

Para supervisar la aplicación correcta de la Ley. Resguardar los bienes adquiridos.

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D. REPORTES

TITULO: Acta de Sesión del Comité de Adquisiciones PARA: Presidente Municipal, Tesorero Municipal, Contralor FRECUENCIA: Mensual TITULO: Relación de compras PARA: Tesorería Municipal FRECUENCIA: Mensual

TITULO: Programa Operativo Anual PARA: Presidente Municipal. FRECUENCIA: Anual. TITULO: Informe Anual de Actividades PARA: Tesorería y Comunicación Social. FRECUENCIA: Anual.

E. PERFIL

EDAD DESEABLE: 30 años SEXO: Indistinto DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: Se requiere ESTUDIOS TERMINADOS DE: Contador Público, Administrador de

Empresas, Administrador Público. AÑOS DE EXPERIENCIA: Mínimo 3 años en puestos similares.

F. COMPETENCIAS LABORALES

Conocimientos técnicos

Computación

Contabilidad

Leyes

Habilidades.

Delegación de autoridad

Liderazgo

Supervisión

Trabajo en equipo.

Trato amable.

Comunicación

Manejo de conflictos.

Toma de decisiones correcta y oportuna.

Identificar, prevenir y solucionar problemas,

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Actitudes

Orientación al logro.

Energía y motivación.

1.0.1. SECRETARIA FUNCIONES:

Llevar el control de las entradas de material para la Administración Municipal. ACTIVIDADES QUE REALIZA:

Revisión y recepción de requisiciones y órdenes de Taller de las Dependencias Municipales.

Recepción de oficios

Turnar oficios a dependencias correspondientes

Control de blocks de ordenes de taller y requisiciones entregados a las dependencias

Llevar un registro en Excel de las requisiciones y ordenes de taller de las dependencias municipales

Archivar órdenes de taller y requisiciones entregadas a los proveedores o dependencias correspondientes.

Avisar a los proveedores cuando se tienen ordenes de compra

Las demás que la Dirección de Recursos Materiales encomiende.

DESCRIPCIÓN DE PUESTO


NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria UNIDAD: Tesorería Municipal REPORTA A: Dir. De Recursos Materiales CATEGORÍA:


Ninguno

C. DECISIONES QUE PUEDE TOMAR

TITULO DEL PUESTO

PROPOSITO GENERAL

Ninguno

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Ninguna

D. RELACIONES DE TRABAJO

INTERNAS CON:

Dependencias Municipales


EXTERNAS CON:

Proveedores

Para verificar información y entregar ordenes de compra.

E. REPORTES

TITULO: Ninguno PARA: FRECUENCIA:

F. PERFIL

EDAD DESEABLE: 18 años en adelante SEXO: Indistinto DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: No se requiere ESTUDIOS TERMINADOS DE: Preparatoria AÑOS DE EXPERIENCIA: Ninguno

G. COMPETENCIAS LABORALES:


Computación

Manejo de Sumadora

Uso de Teléfono y Fax

Archivonomía

Habilidades:

Trabajo en equipo.

Trato amable.

Comunicación

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Actitudes


2.0. JEFE DE ADQUISICIONES FUNCIONES:

Vigilar y supervisar la correcta aplicación de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato, así como la recepción, registro, custodia y despacho de los bienes muebles adquiridos por la Administración Pública Municipal para su operación.


Verificar la partida presupuestal, monto y naturaleza de la cuenta, en las órdenes de taller y requisiciones. Así como los datos generales de las mismas.

Pasar órdenes de taller y requisiciones al Director de Compras para su asignación de proveedor.

Designar las órdenes de taller y requisiciones a operadores de cómputo para el llenado y requerimiento de cotizaciones

Realizar el Presupuesto Programático

Realizar el POA

Supervisar el registro de órdenes de taller y requisiciones en el sistema.

Las demás que la Dirección de Recursos Materiales considere.



NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de Adquisiciones UNIDAD: Dirección de Recursos Materiales REPORTA A: Dirección de Recursos Materiales CATEGORÍA:


TITULO DEL PUESTO

PROPOSITO GENERAL

Técnico “B” Técnico Especializado “D” Operador “C”

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Asignación de proveedores, siempre que se encuentra ausente el Director de Recursos Materiales.

Las que faculta el Reglamento de Compras, Adquisiciones, Enajenaciones de Bienes Muebles e Inmuebles y Servicios para el Municipio de Salamanca, Guanajuato.


INTERNAS CON:



EXTERNAS CON:

Proveedores

Para verificar información.

E. REPORTES

TITULO: Lo que requiera el Director PARA: Dirección de Recursos Materiales FRECUENCIA: Cada de que se requiera

F. PERFIL

EDAD DESEABLE: 28 años SEXO: Indistinto DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: Se requiere ESTUDIOS TERMINADOS DE: Licenciatura en Contabilidad, Administración

Pública. AÑOS DE EXPERIENCIA: 3 años

G. COMPETENCIAS LABORALES: Conocimientos técnicos

Computación

Leyes

Administración

Operario

Para la afectación correcta de las cuentas y el buen desempeño.

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Contabilidad Habilidades:

Supervisión

Liderazgo

Delegación

Trabajo en equipo.

Trato amable

Comunicación Actitudes:

Orientación al logro.


2.0.1 TECNICO ESPECIALIZADO “D” FUNCIONES: Facturación. ACTIVIDADES QUE REALIZA:

Capturar las facturas recibidas en el programa del SAP.

Archivar el control de facturas entregadas en egresos y otros.




NOMBRE DEL PUESTO: Técnico Especializado “D” UNIDAD: Tesorería Municipal REPORTA A: Jefatura de Adquisiciones CATEGORÍA:



TITULO DEL PUESTO

PROPOSITO GENERAL

Ninguno

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Ninguna


INTERNAS CON:

Dependencia de Egresos

Para entregar facturas recibidas y capturadas.

EXTERNAS CON:

Proveedores

Para el seguimiento de facturas.

E. REPORTES

TITULO: Facturas entregadas a Egresos PARA: Jefe de Adquisiciones ó Director FRECUENCIA: Cada que se requiera

F. PERFIL

EDAD DESEABLE: 18 años SEXO: Indistinto DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: Se requiere ESTUDIOS TERMINADOS DE: Preparatoria AÑOS DE EXPERIENCIA: No se requiere

G. COMPETENCIAS LABORALES


Computación.

Habilidades

Trabajo en equipo.

Trato amable

Comunicación

Resguardo de documentos electrónicos y en papel Actitudes

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2.0.2. Técnico “B” FUNCIONES:

Elaborar contratos y apoyar en la captura de facturas. ACTIVIDADES QUE REALIZA:

Elaborar contratos

Recabar firmas de los contratos

Apoyar en la captura de facturas.




NOMBRE DEL PUESTO: Técnico “B” UNIDAD: Tesorería Municipal REPORTA A: Jefe de Adquisiciones CATEGORÍA:



Ninguna

D. RELACIONES DE TRABAJO:

INTERNAS CON:

TITULO DEL PUESTO

PROPOSITO GENERAL

Ninguno

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Tesorería Municipal

Para seguimiento de los contratos.

EXTERNAS CON:

Proveedores

Para recabar firmas de los contratos.

E. REPORTES


F. PERFIL

EDAD DESEABLE: 18 años SEXO: Indistinto DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: No se requiere ESTUDIOS TERMINADOS DE: Preparatoria AÑOS DE EXPERIENCIA: Mínimo 6 meses puestos similares.

G. COMPETENCIAS LABORALES:


Computación

Manejo de Sumadora


Habilidades

Trabajo en equipo.

Trato amable.

Comunicación Actitudes


2.0.3. OPERADOR “B” FUNCIONES:

Recepción de documentos. ACTIVIDADES QUE REALIZA:

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Recepción de oficios.

Turnar oficios a dependencias correspondientes.

Llevar un registro en Excel de los contratos elaborados en la Dirección.

Archivar los expedientes de los contratos.

Archivar expedientes de los programas que se llevan a cabo en la administración por medio de las dependencias.



H. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria UNIDAD: Tesorería Municipal REPORTA A: Dirección de Recursos. CATEGORÍA:

I. PUESTOS QUE SUPERVISA

Ninguno

J. DECISIONES QUE PUEDE TOMAR

Ninguna

K. RELACIONES DE TRABAJO

INTERNAS CON:


EXTERNAS CON:

Proveedores

Para recabar información correspondiente a los contratos y programas.

TITULO DEL PUESTO

PROPOSITO GENERAL

Ninguno

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L. REPORTES


M. PERFIL

EDAD DESEABLE: 18 años en adelante SEXO: Indistinto DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: No se requiere ESTUDIOS TERMINADOS DE: Preparatoria AÑOS DE EXPERIENCIA: Ninguno

N. COMPETENCIAS LABORALES:


Computación

Manejo de Sumadora


Archivonomía

Habilidades:

Trabajo en equipo.

Trato amable.

Comunicación

Actitudes


2.0.4. OPERADOR “C” FUNCIONES:

Cotizar el material solicitado por las Dependencias Municipales para facilitar la decisión de compras a mejor precio.


Cotizar

Checar Presupuestos de las dependencias solicitantes

Llenar con los precios de las cotizaciones las requisiciones y/o órdenes de taller.


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NOMBRE DEL PUESTO: Operador “C” UNIDAD: Tesorería Municipal REPORTA A: Jefe de Adquisiciones CATEGORÍA:



Ninguna

D. RELACIONES DE TRABAJO:

INTERNAS CON:



EXTERNAS CON:

Proveedores

Para solicitar cotizaciones.

E. REPORTES


F. PERFIL

EDAD DESEABLE: 18 años SEXO: Indistinto

TITULO DEL PUESTO

PROPOSITO GENERAL

Ninguno

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DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: No se requiere ESTUDIOS TERMINADOS DE: Preparatoria AÑOS DE EXPERIENCIA: Mínimo 6 meses puestos similares.

G. COMPETENCIAS LABORALES


Computación

Manejo de Sumadora


Habilidades:

Trabajo en equipo.

Trato amable.

Comunicación

Actitudes


A. COMPETENCIAS LABORALES:


Computación

Manejo de Sumadora


Archivonomía

Copiadora

Habilidades

Trabajo en equipo.

Trato amable.

Comunicación

Actitudes


2.0.6. OPERARIO FUNCIONES:

Recibir las facturas, separarlas y archivar.

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Recibir las facturas por parte de los proveedores.

Realizar la separación de facturas y llevarlas a la dependencia de Egresos.

Archivar los documentos que se generan en la Jefatura de Adquisiciones.



H. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO: Operario UNIDAD: Tesorería Municipal REPORTA A: Jefe de Adquisiciones CATEGORÍA:

I. PUESTOS QUE SUPERVISA

J. DECISIONES QUE PUEDE TOMAR

Ninguna

K. RELACIONES DE TRABAJO:

INTERNAS CON:

Dependencia de Egresos

Para la entrega de facturas.

EXTERNAS CON:

Proveedores

Para recibir las facturas.

L. REPORTES

TITULO: Ninguno

TITULO DEL PUESTO

PROPOSITO GENERAL

Ninguno

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PARA: FRECUENCIA:

M. PERFIL

EDAD DESEABLE: 18 años SEXO: Indistinto DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: No se requiere ESTUDIOS TERMINADOS DE: Preparatoria AÑOS DE EXPERIENCIA: Mínimo 6 meses puestos similares.

N. COMPETENCIAS LABORALES


Computación

Archivonomia.

Uso de Teléfono y copiadora

Habilidades:

Trabajo en equipo.

Trato amable.

Comunicación

Actitudes

Energía y motivación

VII. SERVICIOS Y CATÁLOGO DE PROCESOS

SERVICIO MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Recursos Materiales

Manual de procedimiento

FIRMAS DE VALIDACIÓN

NOMBRE Y PUESTO

FIRMA Y RÚBRICA

Lic. Javier Rangel Avila

Director de Recursos Materiales

Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio

22/22

01 05/01/2016

En cuanto al diseño de la portada, encabezado, estructura orgánica y

descripción de puesto.

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