DIRECCIÓN DE GESTIÓN SEDE BOGOTÁ 8 ABRIL DE 2010.

DIRECCIÓN DE GESTIÓNSEDE BOGOTÁ

8 ABRIL DE 2010

AGENDA DE TRABAJO

DIRECCIÓN DE GESTIÓN

1. Instalación del Taller2. Saludo a cargo de Dra.Hortensia Maldonado Rodríguez Directora de Gestión.3. Presentación de las diferentes áreas.

• Presupuesto• Contratación• Inventarios y Almacén • Tesorería

4. Generalidades

ÁREA DE PRESUPUESTO



Actividades

ACTIVIDADESACTIVIDADESPROGRAMACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL Y SEGUIMIENTO

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Flujo

Grama

Remuneración por Servicios Técnicos

Adquisición de Bienes

Adquisición de Servicios

•Compra de Equipo•Materiales y Suministros

•OP. Internas Adquisición Bienes

•Mantenimiento

•Servicios Públicos

•Arrendamientos•Viáticos y Gastos de Viaje

•Impresos y Publicaciones

•Comunicaciones y Transportes

•Operaciones Internas

•Op. Internas adquisición servicios seguros

•Bienestar y Capacitación

DIRECCIÓN DE GESTIÓNRubros

Presupuestales

DIRECCIÓN DE GESTIÓNContacto

s

para imprimir sobre

RESPONSABLE ACTIVIDAD

ALFREDO ECHEVERRY SANDOVAL Jefe Sección

OSIRIS LONDOÑO Apoyo a Proyectos de Inversión

GLORIA STELLA FORRERO Apoyo a Ejecución de Nivel Central

JAIRO SUÁREZ Apoyo Prespuestal / Contractual - Dirección de Bienestar

EXTENSIONES DE CONTACTO

Secretaría 18254

Apoyo administrativo prespuestal 18254 - 18256 - 18258

Correo Electrónico: [email protected]


ÁREA DE CONTRATACIÓN

DIRECCIÓN DE GESTIÓNFlujo General de

Contratación

SOLICITANTESOLICITANTE PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

CONTRATACIÓN

CONTRATACIÓN

ORDENADOR DEL GASTO

ORDENADOR DEL GASTOPROVEEDORPROVEEDORINTERVENTORINTERVENTOR


SOLICITANTE SOC

PRESUPUESTO CDP

CONTRATACIÒN OFERTAS

SOLICITANTE

CONTRATACIÒN ORDENADOR DEL

GASTO

PROVEEDOR

CONTRATACIÒN

ORDENADOR GASTO SOC (verificada)

Trámite para Órdenes Contractuales

INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTA

CUADRO COMPARATIVO Y EVALUACIÓN DE OFERTAS

ORDEN CONTRACTUAL PERFECCIONADA

ORDEN CONTRACTUAL LEGALIZADAPÓLIZA

APROBADA

NOTIFICACIÓN DEL PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE LA ORDEN AL SOLICITANTE, INTERVENTOR, PROVEEDOR Y ALMACEN (Si ES ODC

DIRECCIÓN DE GESTIÓNTrámite para

ContratosSOLICITANTE

COMITÉ DE CONTRATACIÓN|

CONTRATACIÒN

COMITÉ DE CONTRATACIÓN

ORDENADOR DEL GASTO

CONTRATACIÓN

OFICINA JURÍDICA

CONTRATACIÓN

OFICIO DE SOLICITUD (PROCESO INICIAL)

JUSTIFICACIÓN

ESTUDIO DE MERCADO

CDP

PROPUESTAS

PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES

ESTUDIA SOLICITUD Y APRUEBA PUBLICACIÓN PLIEGO DE CONDICIONES

CONSOLIDA EVALUACIONES* CONTRATACION EVALUACIÒN JURÌDICA * CONTABILIDAD: EVALUACIÒN FINANCIERA *SOLICITANTE O AREA IDONEA: EVALUACIÒN ECONÒMICA Y TÈCNICA

RECOMENDACIÓN AL ORDENADOR DEL GASTO LA

CONTRATACIÒN

ACOGE Y APRUEBA LA CONTRATACIÓN CON EL PROPONENTE SELECCIONADO

PROYECTA MINUTA DEL CONTRATO

CONTRATO LEGALIZADO

Invitación Publica o Invitación

Directa (Escritas)

Varias Ofertas Escritas

Cuadro comparativo de

ofertas (Evaluación

Escrita)

Selección Directa (solo en 7 eventos)

Permitidas Prorrogas y Adiciones

Ley de Garantías



CONTACTOS


CLAUDIA PATRICIA BARAHONA Jefe Sección


Asistentes, Informes, Certificaciones, Otros 18232

Contratos 18443

Ordenes Contractuales 18314-18090-18310

Comercio Exterior 18309


ÁREA DE INVENTARIOS Y ALMACÉN



Recepción de Bienes Devolutivos (Activos Fijos)

REQUIEREN INSTALACIÓN

SINO

LUGAR: ALMACEN GENERAL (circular No. 26 del 31 de

octubre de 2003 de la DAF y No. 4 del 7 de mayo de 2007 de la Dirección de

Gestión)

LUGAR: EN LA DEPENDENCIA PREVIA

COORDINACIÓN CON EL ALMACEN GENERAL Y LA

INTEVENTORÍA


Recepción de Bienes Devolutivos (Activos Fijos)

DOCUMENTOS REQUERIDOS BIENES ENTREGAN EN EL ALMACÉN

COPIA CONTRATO, ODC, ODS, ATC, ATIDEBIDAMENTE LEGALIZADO

FACTURA (REQUISITOS DE LEY) O CUENTA DE COBRO EN ORIGINAL Y COPIA

DECLARACIONES DE IMPORTACIÓN


Recepción de Bienes de Consumo y Activos a Instalar

DOCUMENTOS REQUERIDOS BIENES ENTREGAN EN LA DEPENDENCIA

COPIA CONTRATO, ODC, ODS, ATC, ATIDEBIDAMENTE LEGALIZADO

FACTURA (REQUISITOS DE LEY) O CUENTA DE COBRO EN ORIGINAL Y COPIA

DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN.CUMPLIDO A SATISFACCIÓN


LA NO ENTREGA DE BIENES EN EL ALMACÉN GENERA:

•DEMORAS EN LA REMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA PAGO

• NO CUMPLIMIENTO A LO ESTIPULADO EN LAS ORDENES CONTRACTUALES EN LO CONCERNIENTES A LA CLAUSULA DE LUGAR DE ENTREGA

•NO ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES DE MANERA OPORTUNA

Remisión de Documentos


- COPIA RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN- FACTURA EN ORIGINAL Y COPIA

- COPIA RESOLUCIÓN DE ACEPTACIÓN- ACTA DE RECIBO DE LOS BIENES

LEGALIZACIÓN CAJAS MENORES Y AVANCES

LEGALIZACIÓN DONACIÓN

Otras Legalizaciones

PUBLICACIONES

-COPIA RESOLUCIÓN DE AUTORIZACION- FACTURA EN ORIGINAL Y COPIA-EL RECIBO DE LA DIVISIÓN DE BIBLIOTECA DEL DEPOSITO LEGAL-LOS ATC Y ATI DEBEN SER RADICADOS A MAS TARDAR EL 20 DE CADA MES

DIRECCIÓN DE GESTIÓNGeneralidad

es

Los ATC y ATI deben ser radicados a mas tardar el 20 de cada mes Los ATC y ATI deben ser radicados a mas tardar el 20 de cada mes

Si el responsable de bienes es un contratista la ODS debe incluir la clausula de bienes

Si el responsable de bienes es un contratista la ODS debe incluir la clausula de bienes

Las ordenes contractuales y los contratos deben incluir el nombre del responsable de los bienes

Las ordenes contractuales y los contratos deben incluir el nombre del responsable de los bienes

En el caso de avances y cajas menores verificar que el proveedor se encuentre creado en el sistema financiero

En el caso de avances y cajas menores verificar que el proveedor se encuentre creado en el sistema financiero PROPIEDAD DE BIENES QUE SE ADQUIEREN

PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

La propiedad de los bienes debe estar clara dentro del contrato o convenio y la fecha en que pasan a ser propiedad o de la Universidad o de una entidad externa porque esta puede ser desde que se adquieren o al finalizar el contrato o convenio.

MOVIMIENTO PROVISIONAL DE BIENES

Cuando se requiere el movimiento transitorio de bienes (activos fijos) para el desarrollo de un proyecto y/o actividad dentro del mismo, se debe diligenciar el formato de retiro provisional de elementos el cual se encuentra publicado en la página de inventarios y almacén ( www.unal.edu.co/inventariosyalmacen/descargas).

Cierre del AlmacénCierre del Almacén


CONTACTOS


DORIS CUERVO PARRA Jefe Sección

DORIS LILIANA SANTANA PINEDA Coordinadora del Almacén General


Secretria 11402

Bodega 11406 -11410



TESORERÍA

Decálogo para el mejoramiento de pagos


No. COMPROMISO RESPONSABLES EFECTO 1 No solicitar, ni permitir el inicio de servicios, o la entrega de bienes antes de la

solicitud y correspondiente suscripción de la orden. INTERVENTOR CONTRATISTA

Evitar la configuración de hechos cumplidos y demoras en los pagos

2 Recibir las solicitudes de Órdenes con mínimo los 5 días de antelación al inicio del servicio o la entrega del bien.

RECEPCION SEC. CONTRATACION

Permitir a la Sección la elaboración y trámite oportuno de cada orden, previo a su inicio.

3 Informar a los contratistas antes del inicio de la Orden, acerca de la obligatoriedad de estar afiliado a Salud y Pensión en calidad de aportantes y de presentar los correspondientes recibos de pago junto con el cumplido.

SECC. CONTRATACION, INTERVENTOR

Evitar demoras en el pago dadas por la no afiliación oportuna o por la poca disposición del contratista a perder beneficios de otro tipo de afiliación

4 Programación de los pagos para ODS en cada solicitud, teniendo en cuenta los periodos de cierre mensual y presentación de informes de la Secc. Tesorería (26 de cada mes al 03 del mes siguiente).

INTERVENTOR Evitar demoras en el pago dadas por los periodos en que la Secc. Tesorería debe orientar sus esfuerzos a cierres e informes.

5 Incluir en la Forma de pago de cada orden que en las fechas indicadas se inicia el trámite de pago. El giro efectivo del cheque se produciría cinco (5) días hábiles luego de iniciado el trámite.

SECC. CONTRATACION – (ELAB. ORDENES)

Dar claridad al contratista acerca de los tiempos requeridos internamente para el trámite de elaboración y firma de documentos del pago.

6 Notificación (firma) de las Órdenes por parte de los contratistas, previo al Inicio. Quien ha solicitado la orden debe informarle.

RECEPCION SEC. CONTRATACION INTERVENTROR (SOLICITANTE)

Garantizar al contratista la existencia de un contrato (orden) previo que respalde el pago de su trabajo o suministro.

7 Seguimiento efectivo por parte de los interventores para la entrega oportuna de los elementos al Almacén y Remisión oportuna de las facturas al almacén por parte de los interventores o quienes reciban elementos directamente

INTERVENTOR Evitar demoras adicionales al trámite del Almacén, que por el volumen de trabajo ya es demorado.

8 Diligenciar los cumplidos de cada orden con la mayor claridad en cuanto a: Datos del Contratista, Datos de la Orden, Periodo laborado, Número del Pago, Monto a pagar, Fecha del cumplido y firma del contratista en original, según formato publicado en página WEB.

INTERVENTOR

Evitar demoras por devoluciones originadas en datos erróneos o incompletos.

9 Recepción, Elaboración, Revisión Ágil, distribución, y Firmas Oportunas de los documentos de pago correspondientes (Ordenes de Pago, Comprobantes, Cheques)

RECEPCION SEC. TESORERIA, JEFE SEC. TESORERIA, ORDENADOR DEL GASTO,

Reducir al mínimo necesario los tiempos requeridos por cada funcionario para desarrollar tareas relacionadas con pagos

10 Solicitud, Suministro de información oportuna, actualizada y veraz del producto Bancario en el cual debe realizarse el pago (giro) y Creación del tercero.

SEC. CONTRATACION, CONTRATISTA, SEC.

CONTABILIDAD

Evitar demoras por giros rechazados


Requisitos para pagos (Manual de Contratación)

1. LISTADO_REQUISITOS_PAGO.pdf2. Certificación de Inventarios


Pago de Aportes: Salud, Pensión, FSP, ARP

Calculadora 2010. xls

Disminución de aportes pagados de la base de retención en la fuente e ica. (Decreto 2271 del 18/06/2009). Art. 4 “El Monto total del aporte que el trabajador independiente debe efectuar al sistema General de seguridad Social en Salud en salud es deducible. Deducción de Aportes.xls

…El contratista independiente deberá adjuntar un escrito dirigido al agente retenedor en el cual se certifique bajo la gravedad de juramento, que los documentos soportes del pago de aportes obligatorios al SGSSS corresponden a los ingresos provenientes del contrato materia del pago sujeto a retención. Carta solicitud Deducción de Aportes.Doc


Conceptos de Retención (Tabla 2010 – Definiciones más usadas

Tabla de Retención en la fuente Año 2010.doc

“Definición de Servicios: Según el concepto No.17150 de agosto 23/83 DIAN, se entiende por “Servicios” para efectos de retención en la fuente, toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona jurídica o una persona natural sin relación laboral con quien contrata la ejecución y que se concreta en una obligación de hacer, en la cual no predomina el factor intelectual y genera una contraprestación en dinero en especie. En este orden de ideas, los trabajos simples en los cuales el factor intelectual no tiene relevancia, tales como pintura, latonería, quedan comprendidos dentro de la noción de servicios anteriormente explicada.”

En cuanto a la “definición de HONORARIOS, se entiende por honorario la remuneración al trabajo intelectual prestado sin subordinación. Dentro de este concepto se pueden enmarcar las compensaciones por actividades desarrolladas por expertos, asesorías y ejecución de programas científicos, profesionales, técnicos y de asistencia técnica, culturales, deportivos y demás donde predomine el factor intelectual, la creatividad, o el ingenio sobre el trabajo manual o material.”


Causales más frecuentes de Devolución y/o Rechazo de Pago

Inconsistencias en constancia de cumplimiento: Datos de la Orden, datos del contratista, periodos laborados, firmas.

Inconsistencias en el monto de los aportes pagados Inconsistencias en datos del producto bancario destino del giro. Ausencia de certificación de Inventarios (Para último pago de

quienes tengan en la ODS la cláusula de Bienes a cargo). Ausencia de acta de Liquidación en terminación anticipada de

ordenes. Falta de actualización en las pólizas Falta de firma idónea en certificaciones de parafiscales de

Personas Jurídicas. Limitaciones de horarios bancarios para transferencias

electrónicas o entre entidades diferentes. Inconsistencias en los requisitos exigidos para la expedición de

facturas.

FUNCIONARIO ACTIVIDADWIILLIAM QUINTERO Recepción Central de Cuentas, Revisión Cumplidos, ParafiscalesAUGUSTO CASTRO Revisión Contractual, Liquidación Orden de PagoMARY LUZ MEJIA/NURY MARTINEZ Revisión TributariaORDENADOR DEL GASTO / TESORERO FirmasYOLANDA PARRA REYES Autoriza Ordens pago / Prepara Archivos Quipú /Gira chequesMILENA LOPEZ Preparación de Giros Electrónicos TESORERO Autorización de Giros Electronicos /Firma ChequesCAJEROS Entrega de cheques

Central de Cuentas 18165Caja 18286



Responsables Actividades en Sección Tesorería – Extensiones de Contacto


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