DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO (DNN) 2019 ......DE-562-2018 DNN: Informe del Presupuesto Ordinario...

DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO

(DNN)

Análisis Presupuesto Ordinario y POI

2019

DE-562-2018

Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP)

Noviembre 2018

Índice General

Objetivo General ........................................................................................................................................ 1

Resumen Ejecutivo ................................................................................................................................... 1

Introducción .................................................................................................................................................. 2

Capítulo I: Análisis Presupuesto Ordinario y POI 2019 .......................................................... 3

Apartado 1.1 Descripción General de la Entidad ................................................. 3

Apartado 1.2 Análisis de los Ingresos .................................................................. 5

Apartado 1.3 Análisis de los Gastos Presupuestados ......................................... 8

Apartado 1.3.1 Empleo y Salarios ..................................................................... 10

Apartado 1.4 Programación Estratégica Institucional- Presupuestaria 2019 ..... 12

Capítulo II: Verificación del Cumplimiento de las Directrices ............................................ 14

Capítulo III: Disposiciones .................................................................................................................. 16

Bibliografía ................................................................................................................................................. 17

Índice de Tablas Tabla 1. DNN Variación de ingresos 2015-2019 .................................................. 7

Tabla 2. DNN Presupuesto efectivo 2015 al 2018 ............................................... 8

Tabla 3. DNN: Estructura de egresos según Presupuesto 2019 ......................... 8

Tabla 4. DNN Distribución presupuestaria por partidas ..................................... 10

Tabla 5. DNN Distribución presupuestaria por programas ................................ 10

Índice de Gráficas Gráfico 1 DNN: Estructura de Ingresos del total presupuestado 2019 .................... 6

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DNN: Informe del Presupuesto Ordinario 2019

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Objetivo General Realizar un análisis del presupuesto presentado por la Dirección Nacional de Notariado con el fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Empleo, Inversión y Endeudamiento vigentes y otra normativa relacionada con el ámbito de la Autoridad Presupuestaria, así como su vinculación con la programación estratégica en el Plan Operativo Institucional.

Resumen Ejecutivo La Dirección Nacional de Notariado presenta el Presupuesto Ordinario para el 2019, por ¢2.253,6 millones; el cual fue aprobado mediante Acuerdo 2018-023-013, tomado en la Sesión 23-2018 del 27 de septiembre del 2018 del Consejo Superior Notarial, además, en la misma sesión y mediante Acuerdo 2018-023-014 se aprueba el Plan Operativo Institucional del 2019. Este presupuesto se compone de 68,2% de ingresos por Timbres del Colegio de Abogados de Costa Rica, 25,3% por la proyección de ingresos por venta de servicios, 6,1% intereses sobre títulos valores y 0,4% de superávit libre. La estructura del presupuesto contiene 4 programas presupuestarios: Administración Superior con el 67,2% de los recursos, dado que la mayor cantidad del personal se encuentra en este programa, Servicios Notariales 7,6%, Fiscalización Notarial 15,7% y Legal Notarial 9,5%; estos tres últimos programas corresponden a las actividades sustantivas de la institución. Según el análisis realizado de la composición de los egresos, las partidas que siguen con un mayor contenido presupuestario son Remuneraciones con 66,32% y Servicios con 27,4%, las cuales representan un 93,7% del presupuesto total. Adicional a lo anterior, la institución presenta el Plan Operativo Institucional para el 2019, el cual contempla cinco objetivos estratégicos, y señala que si bien no se participa en el Plan Nacional de Desarrollo, se han establecido los objetivos relacionados transversalmente con este documento de planificación nacional. Se evidencia que en la relación de puestos la entidad da contenido presupuestario a la plaza 514116 de la Unidad Legal Notarial, la misma no ha sido creada por la Autoridad Presupuestaria, según reunión realidad entre funcionarios de la Dirección Nacional de Notariado y la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria se llegó al compromiso de que la primera presentará documentación que evidencie que la creación de la misma fue anterior a la comunicación, por parte de la STAP, de que la Dirección se encuentra dentro del ámbito de la Autoridad Presupuestaria. Finalmente, en la valoración del cumplimiento de normativa, resalta que la institución posee compromiso con las normativas que la regulan y atiende las Directrices Presidenciales que enmarcan la contención del gasto, su accionar y aporte institucional como entidad gubernamental.

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Introducción De conformidad con lo establecido en los artículos 4, 23, 24 y 57 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131 y el artículo 20 inciso k) de su Reglamento, le corresponde a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria dictaminar los documentos presupuestarios remitidos por las entidades y órganos desconcentrados, para verificar el cumplimiento de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Empleo, Salarial, Inversión y Endeudamiento. Dado lo anterior, el presente informe tiene por objetivo realizar un análisis del presupuesto 2019 de la Dirección Nacional de Notariado, con el fin de verificar el cumplimiento de la normativa y la vinculación del Presupuesto y el Plan Operativo Institucional. Se evidencia que la institución no tiene participación en el Plan Nacional de Desarrollo, aunque la misma menciona que los objetivos estratégicos establecidos buscan la transversalidad con los del Plan Nacional de Desarrollo. Asimismo, contiene el análisis correspondiente a los ingresos del 2019, su estructura y participación relativa, así como la presupuestación histórica basada en decisiones de prioridad institucional y relacionando la incorporación de recursos para desarrollar las acciones de los programas de interés nacional. En cuanto a los egresos, se analiza el comportamiento histórico tanto de lo presupuestado como de lo ejecutado para el período 2015 a 2017 y una proyección al 2018 basada en la ejecución del segundo trimestre, donde se determinan los factores que incidieron en su porcentaje de ejecución. Aunado a esto, se realiza una verificación en los temas de salarios y empleo. El informe consta de tres capítulos. El primero comprende el análisis del presupuesto y POI, ambos para el 2019, compuesto por varios apartados, iniciando con una breve reseña de la naturaleza de la entidad, un segundo y tercer apartado, analiza la tendencia de los ingresos y egresos presupuestados durante el periodo 2015-2019 y en el cuarto apartado se hace referencia al empleo y salarios, finalizando en el quinto apartado con la vinculación del Presupuesto y Plan Operativo Institucional, en relación con los objetivos, metas e indicadores, vinculado al Plan Nacional de Desarrollo, con la finalidad de resaltar la importancia institucional para el país.

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Capítulo I: Análisis Presupuesto Ordinario y POI 2019

Apartado 1.1 Descripción General de la Entidad La Dirección Nacional de Notariado es un órgano de desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, cuenta con autonomía administrativa, presupuestaria y funcional, además de contar con personalidad jurídica instrumental para realizar actividad contractual y administrar sus propios recursos y patrimonio. Lo anterior a partir de la reforma al Código Notarial Ley N° 7764, introducida por Ley N° 8795 del 4 de enero de 2010. Se encuentra ubicado en el Sector Justicia. Es importante mencionar, que antes de la reforma del Código Notarial Ley N° 7764, la DNN era una dependencia del Poder Judicial, por lo que fue a partir de la promulgación de la Ley N° 8795, que modifica el Código Notarial, que la entidad ingresa al ámbito de la Autoridad Presupuestaria, lo cual fue comunicado en el oficio STAP-2570-2014 del 30 de octubre de 2014. En dicho STAP se transcribe, en lo que interesa, el criterio legal de la Unidad de Asuntos Jurídicos de esta dependencia contenido en el informe DE-448-2014, en el que destaca:

“…la no sujeción de las directrices en materia económica o presupuestaria se limita al presupuesto de la Dirección Nacional de Notariado, por lo que en todo lo demás estaría incluida dentro del ámbito de la Autoridad Presupuestaria, tanto desde la perspectiva de la Ley N° 8131 como de otras normas que le otorguen competencias a este órgano colegiado, como lo sería por ejemplo Ley para el Equilibrio Financiero del Sector Público, No. 6955”; además, se indica que “solo el presupuesto de la Dirección Nacional de Notariado, es lo que está expresamente excluido por ley de las directrices en materia económica y presupuestaria que puedan delimitar de alguna forma, su ejecución y funcionamiento”.

Las remuneraciones salariales de los funcionarios de la Dirección Nacional de Notariado, tienen su fundamento en su ley de creación y conforme al oficio AJ-234-2010 del 9 de abril de 2010 de la Asesoría Jurídica de la Dirección General de Servicio Civil, sus puestos se asignan al Régimen de Clasificación y Valoración del Servicio Civil, con excepción del Auditor Interno que se rige por la Ley de Control Interno y el Director Ejecutivo el cual por la Ley de creación de la Dirección Nacional de Notariado lo excluye de dicho Régimen y son valorados por la Autoridad Presupuestaria. Esta situación se le aclaró a la entidad en oficio STAP 2570-2014 del 30 de octubre 2014 emitido por la Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria. Mediante oficio STAP-1565-2018 se le comunicó la consulta efectuada a nuestra Unidad de Asuntos Jurídicos sobre la exclusión citada anteriormente, y que se menciona en el Artículo 21 del Código Notarial, que en el párrafo segundo dispone que “El presupuesto [de la Dirección]… no estará sujeto a las directrices en materia económica o presupuestaria que limiten en alguna forma su ejecución y funcionamiento”, señalando lo siguiente:

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“Esta es una pregunta que debe abordarse enteramente desde el punto de vista técnico, ya que desde una óptica legal no se está en presencia de normas ambiguas o incompletas, puesto que tanto el artículo 19 como el 21 citados, son completamente inteligibles en cuanto a que la condición para que no se apliquen los lineamientos y directrices económicas o presupuestarias es que se esté dando una afectación o limitación en el funcionamiento o ejecución del presupuesto de las referidas instituciones. En síntesis, es responsabilidad de la institución demostrar la afectación que la aplicación de las directrices económicas y presupuestarias tienen en su funcionamiento o en su fase de ejecución presupuestaria y acreditarlo ante la Secretaría Técnica que eventualmente tendrá que valorar técnicamente si esa afectación se está dando o no, para decidir sobre la aplicación o inaplicación (parcial o total) de las mismas y en el caso particular de la consulta, determinar si deben o no, estar sujetos a un límite presupuestario.”

Por lo anterior, y en concordancia con lo indicado por nuestra Unidad de Asuntos Jurídicos, se le comunicó a la institución lo siguiente:

“(…) la Dirección Nacional de Notariado se encuentra sujeta al cumplimiento en lo establecido en el artículo 24 de la Ley 8131, artículo 2º del Decreto Ejecutivo No. 38916-H y su reforma, denominado Procedimientos de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Empleo, Inversión y Endeudamiento, oficio STAP-CIRCULAR-1136-2018 del 17 de agosto del 2018; teniendo la responsabilidad de demostrar que existiera alguna afectación que limite la ejecución o funcionamiento.”

La Dirección Nacional de Notariado cuenta con los siguientes programas presupuestarios:

Administración Superior (Consejo Superior Notarial, Dirección Ejecutiva, Área de Comunicación, Asesoría Jurídica, Unidad de Planificación, Unidad Administrativa, Archivo Institucional, Tecnologías de la Información y Comunicación, Auditoría Interna y la Contraloría de Servicios)

Servicios Notariales

Fiscalización Notarial

Legal Notarial

Si bien es cierto el Decreto 41187-MP-MIDEPLAN, publicado en el alcance 121 de La Gaceta del día jueves 21 de junio del 2018, establece las diferentes áreas estratégicas de articulación presidencial, en el mismo no se menciona a la Dirección Nacional de Notariado; aun así, se considera que de acuerdo con las funciones mencionadas y el contenido del mencionado Decreto, la institución se ubicaría en el Área de Seguridad Humana, la cual tiene como objetivo idear y desarrollar políticas y estrategias que permitan condiciones que favorezcan el desarrollo humano y la construcción y preservación de entornos protectores.

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Apartado 1.2 Análisis de los Ingresos Es importante señalar que la Dirección Nacional de Notariado no presentó en su momento la información solicitada en el oficio Circular STAP-0290-2018, referente a la proyección de ingresos totales (corrientes, capital y financiamiento) para los años 2018 y 2019, para la determinación del gasto presupuestario máximo del 2019, por lo que esta Secretaría Técnica considerando lo establecido en el oficio de la Circular enviado a la entidad procedió con la definición de dicho gasto, para lo cual se emitió el oficio STAP-0509-2018 fijando la suma de ¢5.185,8 millones como gasto presupuestario máximo para el año 2019, dado que la institución presenta un presupuesto por ¢2.253,6 millones, la misma cumple con el gasto presupuestario máximo para el 2019. La Dirección Nacional de Notariado, mediante oficio DNN-UA-0904-2018 recibido el 04 de octubre del 2018, presenta copia de la documentación presentada ante la Contraloría General de la República, señalando que los ingresos de la institución corresponden a los montos que establecen los artículos 24 ter y 185 de la Ley 7764 Código Notarial, los cuales señalan lo siguiente:

Artículo 24 ter. Financiamiento: Para el cumplimiento de sus fines, la Dirección Nacional de Notariado se financiará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 185 de este Código, así como mediante el producto del cobro de los servicios administrativos que realice la Dirección por medio de sus órganos, tales como autorización de tomos de protocolo, la autenticación de firmas y la reposición de tomos. Las tarifas para el cobro de los servicios administrativos se definirán por medio del reglamento que deberá emitir el Consejo Superior Notarial.

Artículo 185.- Reforma de la Ley No. 3245: Modifícase el artículo 6 de la Ley No. 3245, de 3 de diciembre de 1963, cuyo texto dirá: Artículo 6.-Un cincuenta por ciento (50%) de este aumento, producto de las operaciones notariales inscribibles en el Registro Nacional, será girado por el Colegio de Abogados de Costa Rica a la Dirección Nacional de Notariado, para financiar sus funciones. Estas sumas serán giradas según información contable remitida por el Registro Nacional al Colegio de Abogados una vez al mes, el cual deberá girar, a la Dirección Nacional de Notariado, a más tardar quince días después de recibida la información indicada. El cincuenta por ciento (50%) restante del producto de este aumento ingresará al Colegio de Abogados, como contribución forzosa que los notarios aportarán a dicha corporación para sostenerla, así como para formar y acrecentar el fondo de pensiones y jubilaciones aludido en el artículo 3. Este aumento se pagará mediante el timbre de abogados, el cual se agregará y cancelará en todo testimonio que se expida, salvo si se ha cancelado en la matriz.'

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Gráfico 1 DNN: Estructura de Ingresos (Millones de colones y porcentajes)

Fuente: STAP con información del Presupuesto Ordinario 2019 del DNN.

La DNN estima que para el año 2019 por concepto de Timbres del Colegio de Abogados recibirá ¢1.537,5 millones, los cuales componen el 68,2% del presupuesto, además señala que promediando los servicios brindados entre enero y julio del presente año se estima que ingresen ¢570,9 millones y ¢137,1 por intereses. Por concepto de superávit libre la institución presupuesta ¢8,2 millones. Tal y como se puede ver en la estructura de ingresos de la institución, la mayor cantidad de los fondos que se presupuestan, 93%, corresponde a ingresos que la institución debe proyectar, dado que los mismos no son montos fijos año a año, sino que dependen de la demanda de los servicios que ofrecen y de la venta de timbres. Con el fin de analizar la consistencia de los ingresos presupuestados para el periodo 2019, y comparándolos con periodos anteriores, en el siguiente cuadro se muestran las tasas de variación de los montos presupuestados y percibidos en el periodo 2015-2019:

68%

25%

6%

1%

Timbres Colegio deAbogados de Costa Rica(1.537,5)

Ingresos por Venta deServicios (570,9)

Intereses sobre TítulosValores (137,1)

Superavit Libre (8,2)

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Tabla 1. DNN Variación Ingresos 2015 al 2019 (Millones de colones y porcentajes)

Partida Presupuestaria Monto Presupuestado Tasa de variación

2015 2016 2017 2018 2019 16/15 17/16 18/17 19/18

INGRESOS CORRIENTES 1.820,0 2.010,0 2.231,6 2.242,2 2.245,5 10,4 11,0 0,5 0,1

INGRESOS TRIBUTARIOS 1.820,0 1.490,0 1.685,0 1.666,9 1.537,5 -18,1 13,1 -1,1 -7,8

IMPUESTOS A LOS INGRESOS Y UTILIDADES - - - - -

OTROS INGRESOS TRIBUTARIOS 1.820,0 1.490,0 1.685,0 1.666,9 1.537,5 -18,1 13,1 -1,1 -7,8

INGRESOS NO TRIBUTARIOS - 520,0 546,6 575,3 707,9

5,1 5,2 23,1

VENTA DE BIENES Y SERVICIOS - 520,0 546,6 575,3 570,9

5,1 5,2 -0,8

INGRESOS DE LA PROPIEDAD - - - - 137,1

OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS - - - - -

FINANCIAMIENTO 3.452,2 5.010,4 4.808,6 3.206,2 8,2 45,1 -4,0 -33,3 -99,7

RECURSOS DE VIGENCIAS ANTERIORES 3.452,2 5.010,4 4.808,6 3.206,2 8,2 45,1 -4,0 -33,3 -99,7

SUPERAVIT LIBRE 3.452,2 5.010,4 4.808,6 3.206,2 8,2 45,1 -4,0 -33,3 -99,7

Total general 5.272,2 7.020,4 7.040,2 5.448,3 2.253,7 33,2 0,3 -22,6 -58,6 Fuente: STAP con información del presupuesto ordinario del 2019, ejecución presupuestaria al mes de junio

del 2018 y liquidaciones presupuestarias de los períodos 2015 a 2017 de la DNN.

Tal y como se puede evidenciar en la tabla anterior, la Dirección Nacional de Notariado presenta variaciones en los montos que se presupuestan, una justificación de esta variación es la dependencia de sus recursos a la venta de servicios y a la venta de timbres por parte del Colegio de Abogados. La mayor variación que se presenta corresponde al 2019/2018 con la inclusión del superávit libre, dado que la institución presupuesta una suma mucho menor que años anteriores, lo que hace que la variación total entre los años sea de -58,6%. Con respecto al presupuesto efectivo, y dadas las variaciones que se pueden presentar en las proyecciones y el resultado final, en la Tabla 2 se muestran los montos en millones de colones, donde se ve que en comparación con lo presupuestado la institución ha tendido a recibir una mayor cantidad de recursos, por lo que es importante que la misma determine si las proyecciones que se realizan de ingresos son conservadoras en comparación con la realidad de los ingresos que se perciben.

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Tabla 2. DNN Presupuesto efectivo 2015 al 2018 (Millones de colones)

Partida Presupuestaria Presupuesto Efectivo

2015 2016 2017 2018

INGRESOS CORRIENTES 2.177,6 2.404,3 2.488,2 1.532,5

INGRESOS TRIBUTARIOS 1.985,3 2.172,9 2.148,7 1.030,2

IMPUESTOS A LOS INGRESOS Y UTILIDADES - - - -

OTROS INGRESOS TRIBUTARIOS 1.985,3 2.172,9 2.148,7 1.030,2

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 192,3 231,4 339,5 502,3

VENTA DE BIENES Y SERVICIOS - - - 380,1

INGRESOS DE LA PROPIEDAD 159,6 125,7 195,4 93,0

OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS 32,8 105,7 144,1 29,1

FINANCIAMIENTO 4.467,6 5.073,1 5.799,4 8.966,8

RECURSOS DE VIGENCIAS ANTERIORES 4.467,6 5.073,1 5.799,4 8.966,8

SUPERAVIT LIBRE 4.467,6 5.073,1 5.799,4 8.966,8

Total general 6.645,3 7.477,4 8.287,6 10.499,3 Fuente: STAP con información del presupuesto ordinario del 2019, ejecución presupuestaria al mes de junio

del 2018 y liquidaciones presupuestarias de los períodos 2015 a 2017 de la DNN.

Apartado 1.3 Análisis de los Gastos Presupuestados En este apartado se realiza un análisis de los diferentes gastos presupuestados por la Dirección Nacional de Notariado, según cada una de sus diferentes partidas presupuestarias, realizando un análisis de los mismos desde el 2015 y hasta el 2019. En el siguiente cuadro se pueden observar, los montos presupuestados en cada una de las respectivas partidas; además, del porcentaje que representa cada una:

Tabla 3. DNN Estructura de egresos según Presupuesto 2019

(Millones de colones y porcentajes)

Partida Presupuestaria Presupuesto Participación

Relativa

Remuneraciones 1.494,7 66,3%

Servicios 618,2 27,4%

Materiales y Suministros 21,3 0,9%

Bienes Duraderos 44,4 1,9%

Transferencias Corrientes

74,8 3,3%

Cuentas Especiales - -

Total General 2.253,6 100,0%

Fuente: STAP con información del Presupuesto Ordinario 2019 del DNN

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La partida de Remuneraciones es la que tiene la mayor cantidad de fondos presupuestados, teniendo un 66,3% del presupuesto, para el 2018 esta misma partida representó 26,5% sin que lo anterior signifique un aumento del monto presupuestario en la partida, sino que la composición del presupuesto 2018 contenía una mayor asignación de recursos en Bienes Duraderos que en el 2019. Señalar que en Remuneraciones del año 2015 al 2018 (proyectado) el porcentaje mayor de ejecución fue en el 2016 con 78%. Servicios representa el 27,4% del Presupuesto Ordinario 2019, teniendo una variación respecto al 2018 del -7,6%, ya que para el presente año se presupuestó adicionalmente la suma de ¢669,3 millones. Según la tabla denominada “Plan de Gastos de la Dirección Nacional de Notariado” adjunta en el documento de presupuesto enviado, esta partida contempla los gastos por alquiler de equipo de cómputo por ¢162,3 millones, los cuales incluyen equipos y sistemas. En la sub partida de Información se presupuestan ¢7, 7 millones para publicaciones en La Gaceta y mensajería de texto con información de interés para los Notarios, no se presupuestan recursos para Publicidad y Propaganda. Para Servicios Generales se incluyen ¢26,5 millones, de los cuales ¢17,5 corresponden a limpiezas. En el caso de Capacitación y Protocolo la institución destina ¢21,1 millones para actividades, las cuales incluyen participaciones en congresos, capacitaciones de la Unidad de Planificación Interinstitucional, Organización del IV Congreso de Derecho Notarial y demás procesos de actualización profesional para diferentes áreas de la institución. Llama la atención que la institución presupueste en la subpartida de Mantenimiento de Edificios y Locales el monto de ¢53,9 millones que incluyen lo correspondiente a cuota condominal y de parqueos del Edificio Sigma y en la subpartida de Alquiler de edificios, locales y terrenos no se presupueste monto alguno. En el caso de la partida Materiales y Suministros, con 0,9% del presupuesto, tuvo un aumento del 5,9% en comparación del 2018, incluyéndose la compra de combustibles, pinturas, tóner, repuestos y suministros de computo; además, de uniformes para funcionarios que atienden público. En Bienes duraderos presupuesta ¢44,4 millones, los cuales incluyen ¢5,3 millones para la compra de reloj marcador de asistencia, ventiladores, abanicos, bibliotecas, estantes, sillas entre otros; además, de Sala de Lactancia según Decreto 41080-MTSS. En el caso de la subpartida de Equipo y Programas de cómputo se presupuestan ¢30,8 millones para la compra de diferentes scanner necesarios para la institución; además, de un sistema de Administración de Recursos Humanos que busca reducir el trabajo manual de esta área. Transferencias Corrientes, con 3,3% del presupuesto, incluye ¢13,5 millones en cumplimiento con lo que establece la Ley 8488 sobre la transferencia que se debe realizar del 3,0% del superávit acumulado a la Comisión Nacional de Emergencias, ¢0.1 para el canon a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes y ¢48,9 millones en Otras prestaciones a terceras personas que no se indica el detalle de la misma. Vale la pena señalar que la DNN ha mantenido una ejecución presupuestaria muy baja, por debajo del 31%, siendo un aspecto que debe atender la institución, en la tabla siguiente se puede observar el histórico:

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Tabla 4. DNN Ejecución por partidas 2015-2018 (Millones de colones y porcentajes)

Partida Presupuestaria

2015 2016 2017 2018

Ejecutado Porcentaje Ejecutado Porcentaje Ejecutado Porcentaje Ejecutado Porcentaje

Remuneraciones 1.007,3 69,2% 1.120,9 78,0% 1.060,8 71,8% 734,8 50,9%

Servicios 468,5 67,5% 443,3 49,9% 459,0 48,3% 302,9 45,3%

Materiales y Suministros 26,7 57,3% 18,1 33,6% 20,2 42,6% 6,7 19,9%

Bienes Duraderos 28,7 1,0% 75,7 1,8% 5,2 0,1% 3.232,3 100,0%

Transferencias Corrientes 63,3 27,0% 19,6 4,4% 26,3 3,3% 41,6 74,4%

Cuentas Especiales - - - - - - - -

Total General 1.594,6 30,2% 1.678,0 23,9% 1.571,5 22,3% 5.105,6 93,7%

Fuente: STAP con información del presupuesto ordinario del 2019, ejecución presupuestaria al mes de junio del 2018 y liquidaciones presupuestarias de los períodos 2015 a 2017 de la DNN.

La institución presenta la información presupuestaria por programas, pero omite en la mayoría de los gastos presupuestados, las justificaciones correspondientes.

Tabla 5. DNN Distribución presupuestaria por programas (Millones de colones y porcentajes)

Programa Monto Porcentaje

Administración Superior 1.514,5 67,2%

Servicios Notariales 171,1 7,5%

Fiscalización Notarial 353,3 15,6%

Legal Notarial 214,6 9,5%

Total 2.253,6 100%

Fuente: STAP con información del Plan Operativo Institucional 2019 del DNN

En el POI 2018, se señala que la Administración Superior presupuesta los recursos destinados a la ejecución de las actividades prioritarias para el cumplimiento de los fines institucionales; además incluye el presupuesto requerido por las diferentes unidades en cuanto a remuneraciones salariales, insumos, servicios e inversiones, así como los recursos para los aspectos de soporte administrativo y los de índole Archivístico. Otro de los componentes de este programa es el que tiene que ver con los servicios de soporte informático en sistemas de información, software, bases de datos, hardware, redes y telecomunicaciones y asesoría informática en general para todas las Unidades y dependencias de la Institución.

Apartado 1.3.1 Empleo y Salarios La Autoridad Presupuestaria en el Acuerdo 12087 de la Sesión Ordinaria 04-2018 y comunicado en oficio STAP-0588-2018, aprueba que la cantidad de plazas autorizadas para la Dirección Nacional de Notariado para el año 2018 es de 73.

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La entidad en el oficio DNN-UA-0637-2018, firmado digitalmente, por el Jefe de la Unidad Administrativa de la DNN, presentó una relación de hechos relacionada con variaciones en el nivel de empleo presentados por la institución, específicamente sobre el puesto N°509546 de la Unidad Jurídica, mediante oficio STAP-1446-2018 se le comunicó lo siguiente:

“Dado lo anterior, y considerando que no se cuenta con registros que evidencien que la Dirección Nacional de Notariado presentó la respectiva solicitud de creación de la plaza, se les indica que el número de plazas autorizadas para la institución se mantiene en lo comunicado en oficio STAP-0588-2018, donde se indica que mediante acuerdo 12087 de la Sesión Ordinaria 04-2018 la Autoridad Presupuestaria establece la cantidad de plazas autorizadas (73 plazas) para el año 2018.”

En la relación de puestos del 2019 la DNN incluyó 74 plazas, donde se contempla el puesto citado anteriormente, según oficio DNN-UA-0637-2018 este puesto está vacante. El pasado 31 de octubre del 2018, en las instalaciones de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, se realizó reunión entre la DNN, con la presencia del Director Ejecutivo, Asistente de Dirección, Jefe Administrativo y Jefa de Legal; además de la Directora Ejecutiva de la STAP, Jefa Sectorial y Analista de la institución. En la reunión mencionada, se le indicó a la DNN que en los documentos y Acuerdos de la Autoridad Presupuestaria no existe evidencia de la aprobación de la plaza 509546 de la Unidad Jurídica; por lo que los representantes de la DNN se comprometieron a enviar la documentación correspondiente que evidencie que la creación de la misma fue anterior a la comunicación, por parte de la STAP, de que la Dirección se encuentra dentro del ámbito de la Autoridad Presupuestaria; a la fecha de este informe se está a la espera de que la entidad presente las aclaraciones correspondientes, por lo que la misma no puede ser utilizada, aun cuando se cuente con el contenido presupuestario. La utilización de la plaza queda sujeta a las explicaciones que envíen con respecto a si fue creada en una fecha anterior a formar parte del ámbito del Órgano Colegiado. Las remuneraciones salariales de los funcionarios de la Dirección Nacional de Notariado, tienen su fundamento en su ley de creación y conforme al oficio AJ-234-2010 del 9 de abril de 2010 de la Asesoría Jurídica de la Dirección General de Servicio Civil, sus puestos se asignan al Régimen de Clasificación y Valoración del Servicio Civil, con excepción del Auditor Interno que se rige por la Ley de Control Interno y el Director Ejecutivo el cual por la Ley de creación de la Dirección Nacional de Notariado lo excluye de dicho Régimen y son valorados por la Autoridad Presupuestaria. Esta situación se le aclaró a la entidad en oficio STAP 2570-2014 del 30 de octubre 2014 emitido por la Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria. Mediante oficio STAP-1214-2018 del 29 de agosto del 2018, se comunica el Acuerdo 12200 tomado por la Autoridad Presupuestaria en la Sesión Ordinaria No. 08-2018, el cual comunica la valoración de los puestos de Director Ejecutivo y Auditor Interno en el nivel Institucional I-B, teniendo respectivamente un salario base al II semestre del 2018 de ¢1,4 millones y ¢1,1 millones; sobre lo anterior en el mismo acuerdo se hace la salvedad de que dado que el puesto de Director Ejecutivo actualmente está ocupado y el funcionario

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que lo ocupa devenga un salario mayor al autorizado por la Autoridad Presupuestaria, en el momento en que dicho puesto quede vacante, el nuevo nombramiento que efectúe la Institución deberá aplicar el salario consignado en el acuerdo mencionado. La entidad deberá considerar para los puestos que no están dentro del Régimen de Servicio Civil, los ajustes salariales que decrete el Poder Ejecutivo y haga extensivos la Autoridad Presupuestaria. La institución omite presentar la base legal y el detalle de cada uno de los incentivos salariales que presupuesta y aplica para los puestos existentes.

Apartado 1.4 Programación Estratégica Institucional- Presupuestaria 2019 La Dirección Nacional de Notariado no cuenta con acciones estratégicas vinculadas con el Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2015-2018, pero elabora su Plan Operativo Institucional basado en Marco Estratégico Institucional actualizado y aprobado por el Consejo Superior Notarial, mediante acuerdo firme 2016-015-002 tomado en la sesión extraordinaria N°.15 celebrada el 16 de junio del 2016, además, hace una transversalidad entre lo programado y el PND. La planificación estratégica de la institución para el 2019 establece lo siguiente: Administración Superior Objetivos:

Brindar Servicios de Calidad.

Posicionar una imagen de excelencia de la institución.

Impulsar el uso de las tecnologías de información.

Desarrollar el talento humano. Productos finales asociados:

Gestión directiva y de apoyo a las actividades sustantivas.

Sistema integrado de planificación institucional.

Imagen institucional.

Expedientes digitalizados.

Infraestructura tecnológica segura y actualizada.

Servicios Notariales Objetivos:

Brindar Servicios de Calidad.

Desarrollar el talento humano.

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Productos finales asociados:

Autenticación de firmas de notario público.

Autorización de tomos de protocolo.

Certificaciones.

Respuestas a interesados.

Actualización de datos de notarios. Fiscalización Notarial Objetivos:

Fortalecer el ejercicio de la función notarial.


Acto final de procesos de inspección de inspección de oficina notarial.

Acto final de procesos de recuperación de tomos de protocolo.

Acto final de procesos de verificaciones notariales.

Acto final de procesos de inspecciones por denuncia. Legal Notarial Objetivos:

Fortalecer el ejercicio de la función notarial.


Procesos y procedimientos instruidos de manera exitosa.

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Capítulo II: Verificación del Cumplimiento de las Directrices Mediante oficio STAP-1409-2018 se le comunica a la Dirección Nacional de Notariado que incumplió con la presentación del presupuesto ordinario, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2º del Decreto Ejecutivo No. 38916-H y su reforma, Procedimientos de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Empleo, Inversión y Endeudamiento vigentes, en concordancia con el artículo 24 de la Ley No. 8131 y el artículo 21 de su reglamento, las entidades públicas deben presentar a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, a más tardar el 30 de setiembre de cada año, copia de sus presupuestos del ejercicio económico del siguiente año. Mediante oficio DNN-UA-0904-2018 la institución envía respuesta al oficio STAP mencionado, indicando que el Presupuesto Ordinario fue presentado en tiempo y forma ante la Contraloría General de la República y con oficio STAP-14-29-2018 se le indica que la presentación del Presupuesto 2019 a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, se fundamenta con lo señalado en el artículo 24 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, así como con el artículo 2º del Decreto Ejecutivo No. 38916-H y su reforma, Procedimientos de las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Empleo, Inversión y Endeudamiento vigente que estipula:

“Las entidades públicas y los órganos desconcentrados presentarán a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, en adelante STAP, a más tardar el 30 de setiembre de cada año, copia de sus presupuestos para el siguiente ejercicio económico, bajo la modalidad de Presupuesto por Programas.”

Mediante DNN-DE-728-2018 se adjunta Certificación por parte del Jerarca Supremo sobre el cumplimiento de los Decretos y Directrices relacionados con las medidas de contención y reducción del déficit fiscal y gasto público emitidos por el Poder Ejecutivo. En oficio STAP-0509-2018 se fijó la suma de ¢5.185,84 millones como gasto presupuestario máximo para el 2019, dado que la institución presenta un presupuesto por ¢2.253,6 millones, le queda un saldo de ¢2.932,2 millones. La Dirección Nacional de Notariado no incorpora recursos en las subpartidas de “Publicidad y propaganda”, para pautar con el Sistema Nacional de Radio y Televisión Cultural (SINART). La DNN incorpora el contenido económico en el Presupuesto Ordinario 2019, para cubrir el pago de 74 plazas, en el cual incluye la plaza 504116 de la Unidad Legal Notarial, la cual como se indicó en el análisis anterior no cuenta con la aprobación de la Autoridad Presupuestaria, por lo que se queda a la espera de la documentación correspondiente que evidencie que la creación de la misma fue antes de que la Dirección Nacional de Notariado formara parte del ámbito de la Autoridad Presupuestaria, por lo que la utilización de la plaza queda supeditada a la aclaración de la entidad.

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Se verificó que la Dirección Nacional de Notariado cumple con el envío de las ejecuciones presupuestarias, el nivel de empleo al tercer trimestre de 2018 el cual debe modificarse por que se indica que cuenta con 74 plazas autorizadas siendo lo correcto 73 plazas, así como de los informes de conciliaciones, flujo de caja del mes de octubre y su inclusión en el Sistema de Consolidación de Cifras del Sector Público Costarricense (SICCNET). Incumple con la remisión de la relación de puestos del II semestre 2018. Mediante Acuerdo N° 11687, tomado en la Sesión Ordinaria N°03-2017 del 23 de marzo de 2017, se le indica a la institución que el superávit libre al 31 de diciembre del 2015, por ¢5.050,6 millones, deberán ser ejecutados en un período máximo de dos años, caso contrario deberán ser devueltos al presupuesto de la República; pero mediante Acuerdo No. 12125, tomado por la Autoridad Presupuestaria en la Sesión Extraordinaria No. 03-2018, se excluye a la entidad, del Dictamen Declarativo del Superávit Libre.

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Capítulo III: Disposiciones

En la relación de puestos la entidad se le da contenido a la plaza 514116 de la Unidad Legal Notarial, que no ha sido aprobada por la Autoridad Presupuestaria, se queda a la espera de la documentación correspondiente que evidencie que la creación de la misma fue anterior a que la Dirección formara parte del ámbito de la Autoridad Presupuestaria, mientras tanto la institución debe abstenerse a hacer uso de la misma.

La entidad deberá considerar para los puestos que no están dentro del Régimen de Servicio Civil, los ajustes salariales que decrete el Poder Ejecutivo y haga extensivos la Autoridad Presupuestaria.

Dado que la institución presenta porcentajes de ejecución muy bajos, deberá considerar las acciones necesarias para aumentarlos de manera que los recursos se asignen a las labores sustantivas.

La DNN debe presentar el fundamento legal para el reconocimiento de los incentivos salariales que paga, de acuerdo con lo solicitado en el oficio STAP CIRCULAR 1136-2018 sobre remisión de información del Presupuesto Ordinario 2019. Por lo anterior, se solicita que las aclaraciones o explicaciones citadas anteriormente sean remitidas a esta Secretaría Técnica a más tardar 10 días hábiles posteriores a la fecha en que se recibe el presente informe.

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Bibliografía

Dirección Nacional de Notariado. Presupuesto Ordinario para el período 2019.

Dirección Nacional de Notariado. Ejecución Presupuestaria al mes de junio del

2018.

Dirección Nacional de Notariado. Liquidaciones presupuestarias a diciembre de los

años 2015, 2016 y 2017.

Directrices Generales de Política Presupuestaria, Empleo, Salarial, Inversión y

Endeudamiento del año 2019.

Elaborado por: Julián Arias Varela Analista Sectorial

Secretaría Técnica de Autoridad Presupuestaria

Revisado por: Yancy Víctor Arrieta Jefe Sectorial

Secretaría Técnica de Autoridad Presupuestaria

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