Dirección General Rige a partir de: Código: 14/04/2020 ...

Dirección General Rige a partir de: 14/04/2020

Código: SENASA–PG-005-RE-011

Informe de fin de gestión Versión:

03 Página 1 de 21

© Documento normativo propiedad de SENASA. El documento vigente se encuentra en internet; cualquier versión impresa es una copia no controlada

I. Información General

a. Información general del funcionario

Nombre completo del funcionario: Alejandra María Jiménez Picado

N° de puesto1: 26880 Dependencia donde estaba asignado: Dirección de Alimentos para Animales

Cargo que fungió: Jefatura de Auditoría de la DAA y recargo de Dirección de la DAA

b. Marque con una “X” bajo qué figura presenta usted este informe:

Superior jerárquico

Titular subordinado

X

c. Temporalidad

Fecha y número del oficio de asignación de funciones

Fecha y número de oficio de

presentación de la renuncia o cambio

de cargo

Fecha y número de oficio de

presentación del informe de fin de

gestión

El 05 de julio del 2019 Oficio DVM-ACQS-323-2019 recargo de las actividades y responsabilidades de la Jefatura de la Dirección Nacional de Alimentos para Animales, además de seguir con las funciones propias que venía desarrollando en la Jefatura del Departamento de Auditoría de esta Dirección.

29 de abril 2020, según lo indica

verbalmente la Dra. Silvia Niño.

14 de mayo del 2020

d. Traslado a sucesor

Nombre completo del funcionario sucesor: Dra. Silvia Niño Villamizar

Fecha de reunión con el sucesor:2 “NA”

Fecha de entrega de informe al sucesor: 15 de abril del 2020

Formato de entrega del informe al sucesor: 3 Digital

1 Puede verificar su número en su coletilla de pago quincenal 2 Indicar si se realizó con antelación o si se tiene una fecha programada para realizarla en caso de que aplique esta opción 3 Indicar si fue física o digital




03 Página 2 de 21


II. Traslado de bienes

Por este medio adjunto el registro derivado del DAF-PG-013 en el cual se hace entrega de los bienes asignados a mi persona, durante el tiempo en que fungí el cargo indicado anteriormente.

Se realizó el inventario de activos por parte de la DAF, por medio del coordinador Manuel Fonseca, quien estuvo

realizando el inventario fue Jonathan Jiménez los días 4, 5, 7 y 8 de mayo del 2020, el informe del mismo aún no ha sido entregado a la DAA.

Adicionalmente, se requiere notificar el daño o pérdida de los bienes que se encuentran registrados en el documento adjunto DAF-PG-014.

Se realizó el inventario de activos por parte de la DAF, por medio del coordinador Manuel Fonseca, quien estuvo

realizando el inventario fue Jonathan Jiménez los días 4, 5, 7 y 8 de mayo del 2020, el informe del mismo aún no ha sido entregado a la DAA.

III. Traslado de la documentación4

Para los documentos físicos: Los documentos físicos se encuentran en la Dirección de Alimentos para Animales y podrán ser consultados con mi persona, ya que no estoy trasladándome de oficina, lo que culmina es el recargo de funciones.

Traslado de documentos físicos

Tipo de documento Fecha Cantidad*

Año Inicial

Año Final

Ampos Carpetas Cajas

Correspondencia con la Dirección General Julio 2019 Abril 2020 1 1 0

Comunicados Julio 2019 Abril 2020 1 1 0

Para los documentos electrónicos: Se le solicitó al Departamento de TI del Senasa que realice la migración al One Drive de nuestros equipos de la Dirección de Alimentos para Animales, con el fin poder almacenar los documentos electrónicos de todos nuestros equipos de cómputo.

Traslado de documentos electrónicos

Tipo de documento Fecha

Año Inicial

Año Final

4 Eliminar este espacio y presentar únicamente los cuadros con la información requerida




03 Página 3 de 21


IV. Contenido

a. Presentación

b. Resultados de la Gestión

1. Referencia sobre la labor sustantiva institucional o de la dependencia a su cargo, según corresponda al jerarca

o titular subordinado.

Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Nacional de Salud Animal

N° 37917-MAG

Artículo 17.-Dirección de Alimentos para Animales. La Dirección de Alimentos para Animales se encarga de registrar, controlar, regular y supervisar los alimentos para consumo animal, de manera que no representen un peligro para la salud pública veterinaria, la salud animal y el medio ambiente, conforme al marco legal vigente.

17.1. Objetivo: Garantizar que los alimentos para animales cumplan con la legislación vigente para el control de calidad, tolerancias, residuos, efectividad, toxicidad, presentación y registro.

17.2. Competencia: Se encarga de registrar, controlar, regular y supervisar los alimentos para consumo animal, de manera que no representen un peligro para la salud pública veterinaria, la salud animal y el medio ambiente, conforme al marco legal vigente.

Además le corresponde las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos de la Dirección, así como los procesos de archivo y gestión de documentos e implementar el Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Orientará a los Coordinadores de Gestión de Calidad técnica sustantiva y administrativa según corresponda. Respecto a la orientación técnica - metodológica de planeación, ejecución, evaluación, supervisión, auditoría y control en el cumplimiento de sus funciones estos coordinadores responden a la Unidad de Gestión de Calidad. A su vez coordinará con la Unidad de Oficialización del SENASA para realizar la certificación y/u oficialización según corresponda. 17.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General. 17.4. Organización Interna: La Dirección de Alimentos para Animales estará a cargo de un Director quien podrá establecer las áreas necesarias para su desempeño contando con el personal competente que requiera y nombrando coordinadores en los procesos que se generen según el ámbito de acción, además contará con un Coordinador de Gestión de la Calidad que será asignado por la Unidad de Gestión de Calidad. Conjuntamente contará con tres Departamentos a cargo de un Jefe según corresponda, detallados a continuación:




03 Página 4 de 21


Departamento de Registro

Departamento Regulatorio

Departamento de Auditoría

17.4.1. Departamento de Registro a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección de Alimentos para Animales. b) Funciones: 1. Planear, dirigir, coordinar, supervisar, organizar, evaluar y controlar la implementación de las políticas, estrategias y procedimientos de las labores técnicas, científicas y administrativas del departamento de registro de ámbito nacional. 2. Establecer los requisitos, procedimientos e instrumentos necesarios para el registro de las empresas importadoras, exportadoras o distribuidoras de productos para la nutrición animal, y de las materias primas y pre mezclas utilizadas en la fabricación de alimentos para animales. 3. Establecer, mantener, actualizar y renovar el registro de las empresas importadoras, exportadoras o distribuidoras de productos para la nutrición animal, y de las materias primas y premezclas utilizadas en la fabricación de alimentos para animales. 4. Supervisar y revisar la gestión de la documentación relativa a los trámites de registro de empresas elaboradoras, importadoras, exportadoras o distribuidoras de productos para la nutrición animal. 5. Recibir, analizar y gestionar la documentación relativa a los trámites de registro de las empresas elaboradoras, importadoras, exportadoras o distribuidoras de productos para la nutrición animal. 6. Recibir, analizar y gestionar la documentación relativa a los trámites de registro de productos destinados a la nutrición animal y al etiquetado de los productos a registrarse para comprobar que se ajuste a la información legal requerida en cuanto a niveles nutricionales, ingredientes, garantías de inocuidad y otra. 7. Realizar el proceso de inspección previa, con fines de registro, a aquellos interesados en producir y comercializar productos para la nutrición animal. 8. Asesorar en materia de etiquetado de productos para la nutrición animal al sector involucrado e interesado, usuarios internos y externos según corresponda. 9. Capacitar, asesorar y acompañar a los usuarios en materia de registro de empresas y productos para la nutrición animal, así como para los servicios de análisis químico y microbiológico. 10. Analizar, elaborar, ejecutar y dar seguimiento a la clasificación de los productos destinados a la nutrición animal. 11. Efectuar los estudios e investigaciones correspondientes cuando se detecten dudas o se reciban denuncias.




03 Página 5 de 21


12. Elaborar informes periódicos según lo soliciten los superiores cuando lo requieran, y mantener las fuentes de verificación que respaldan dicha información. 13. Coordinar con otros entes públicos y privados las actividades relacionadas con la autorización de alimentos para animales, materias primas, mezclas y premezclas. 14. Elaborar, realizar, coordinar, participar y ejecutar el Plan de Capacitación del departamento de registro, contando con la orientación, supervisión y coordinación del coordinador de Gestión de Calidad. 15. Coordinar con la Dirección Nacional de Operaciones y Direcciones Regionales la asesoría, acompañamiento, capacitación y auditorías según las necesidades establecidas por las Direcciones Regionales. 16. Elaborar documentos de análisis de la situación de los establecimientos de su competencia a nivel nacional tomando en consideración las auditorías, sistemas de información como registro de establecimientos agropecuarios, registro de denuncias sanitarias y sistemas generales de gestión 17. Controlar el uso de los procedimientos, métodos, reglamentos y formularios en los diferentes procesos y asegurar su adecuada aplicación. 18. Coordinar con las instancias correspondientes la capacitación continua de los usuarios internos y externos en materia de registro de establecimientos de su competencia. 19. Elaborar y actualizar los procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente. 20. Realizar los demás actos y funciones que el Director le encomiende. 17.4.2. Departamento Regulatorio

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección de Alimentos para Animales.

b) Funciones:

1. Planear, dirigir, coordinar, supervisar, organizar, evaluar y controlar la implementación de las políticas, estrategias y procedimientos de las labores técnicas, científicas y administrativas del departamento regulatorio de ámbito nacional.

2. Elaborar y establecer las normas y los procedimientos de inspección, fiscalización de todo lugar y establecimiento que se dedique a la producción, elaboración, almacenamiento, fraccionamiento y distribución de productos destinados a la producción animal.

3. Diseñar, elaborar y aprobar la normativa, procedimientos y requisitos, que deben cumplir las empresas importadoras, exportadoras o distribuidoras de productos para la nutrición animal, y de las materias primas y pre mezclas utilizadas en la fabricación de alimentos para animales.




03 Página 6 de 21


4. Difundir, capacitar, asesorar y apoyar la implementación, en coordinación con las Direcciones Regionales de la normativa técnica, procedimientos e instrumentos relacionados con la inspección y fiscalización de las empresas importadoras, exportadoras o distribuidoras de productos para la nutrición animal, y de las materias primas y pre mezclas utilizadas en la fabricación de alimentos para animales.

5. Diseñar, divulgar y apoyar la implementación de los procedimientos para la inspección y auditoría de todo lugar y establecimiento que se dedique a la producción, elaboración, almacenamiento, fraccionamiento y distribución de productos destinados a la producción animal.

6. Capacitar a las Direcciones Regionales en la implementación de los procedimientos de inspección y fiscalización de empresas y establecimientos dedicados a producción, elaboración, almacenamiento, fraccionamiento y distribución de productos destinados a la nutrición animal.

7. Participar en actividades de capacitación a nivel nacional o internacional, para mantener actualizados los criterios de regulación y nutrición animal.

8. Actualizar y modificar las normativas vigentes de acuerdo a los cambios exigidos en el entorno nacional e internacional.

9. Establecer las regulaciones que debe cumplir la industria extranjera interesada en exportar a Costa Rica, productos destinados a la nutrición animal.

10. Atender en coordinación con las Direcciones Regionales, las misiones internacionales que nos visitan para certificar los establecimientos nacionales exportadores.

11. Evaluar y aprobar proyectos de investigación en el área de nutrición animal, en coordinación con el Centro de Investigación en Nutrición Animal (CINA-UCR).

12. Publicar información técnica concerniente a la fabricación, importación y venta de alimentos para animales y materias primas, así como los resultados de los análisis de las muestras oficiales tomadas.

13. Coordinar con el Centro de Investigación en Nutrición Animal (CINA) y otros laboratorios, la realización de los análisis correspondientes al muestreo oficial, así como la interpretación de los resultados y la evaluación del nivel de cumplimiento de respecto a la legislación.

14. Establecer el sistema de trazabilidad/rastreabilidad de los alimentos de uso animal.

15. Elaborar documentos de análisis de la situación normativa a nivel nacional e internacional tomando en consideración las auditorías y sistemas de información.

16. Controlar el uso de los procedimientos, métodos, reglamentos y formularios en los diferentes procesos y asegurar su adecuada aplicación.




03 Página 7 de 21


17. Coordinar con las instancias correspondientes la capacitación continua de los usuarios internos y externos en cuanto a la normativa de alimentos para animales.

18. Elaborar y actualizar los procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.

19. Realizar los demás actos y funciones que el Director le encomiende.

17.4.3. Departamento de Auditoría

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección de Alimentos para Animales.

b) Funciones:

1. Planear, ejecutar y supervisar las auditorías de los procesos de inspección, fiscalización de empresas y establecimientos dedicados a producción, elaboración, almacenamiento, comercialización y fraccionamiento y distribución de productos destinados a la nutrición animal.

2. Planear, dirigir, coordinar, supervisar, organizar, evaluar y controlar la implementación de las políticas, estrategias y procedimientos de las labores técnicas, científicas y administrativas del departamento de auditoría de ámbito nacional.

3. Auditar las condiciones sanitarias y de cumplimiento de requisitos de los productos importados destinados a la nutrición animal.

4. Verificar y difundir la documentación exigida por el Departamento Regulatorio para la inspección, fiscalización de las empresas importadoras, exportadoras o distribuidoras de productos para la nutrición animal, y de las materias primas y pre mezclas utilizadas en la fabricación de alimentos para animales.

5. Auditar a las industrias certificadas para la exportación, procurando que cumplan con los requisitos sanitarios del país de destino.

6. Coordinar con otros entes públicos y privados las actividades relacionadas con la auditoría de los establecimientos, empresas importadoras, exportadoras o distribuidoras de productos para la nutrición animal, y de las materias primas y pre mezclas utilizadas en la fabricación de alimentos para animales.

7. Elaborar los informes de auditorías realizadas y hacerlos del conocimiento de las instancias correspondientes sobre el desempeño del departamento.

8. Vigilar, dar seguimiento y establecer el control del levantamiento de las no conformidades establecidas en las auditorías.

9. Fomentar y mantener el reconocimiento de la competencia técnica nacional e internacional, asimismo velar por el cumplimiento de los procedimientos exigidos por los mismos.




03 Página 8 de 21


10. Asegurar que los productos para la nutrición animal, y de las materias primas y pre mezclas utilizadas en la fabricación de alimentos para animales garanticen su calidad y eficacia.

11. Verificar y dar seguimiento a los productos que incumplen la legislación.

12. Coordinar y participar con el Departamento de Registro la ejecución de las auditorías a las Direcciones Regionales, en función de los establecimientos elaboradores, importadoras, exportadoras o distribuidoras de productos para la nutrición animal y de las materias primas y pre mezclas utilizadas en fabricación de alimentos para animales, además de realizar los informes correspondientes y dar seguimiento al levantamiento de las no conformidades.

13. Elaborar, realizar, coordinar, participar y ejecutar el Plan de Capacitación del departamento, contando con la orientación, supervisión y coordinación del coordinador de Gestión de Calidad.

14. Coordinar con la Dirección Nacional de Operaciones y Direcciones Regionales la asesoría, acompañamiento, capacitación y auditorias según las necesidades establecidas por las Direcciones Regionales.

15. Elaborar documentos de análisis de la situación de la alimentación animal a nivel nacional tomando en consideración las auditorías, sistemas de información como registro de establecimientos agropecuarios, registro de denuncias sanitarias y sistemas generales de gestión.

16. Controlar el uso de los procedimientos, métodos, reglamentos y formularios en los diferentes procesos y asegurar su adecuada aplicación.

17. Participar en las auditorías del Sistema de Gestión de Calidad cuando así se requiera.

18. Formar y capacitar a su personal como auditores internos de los procesos atinentes.

19. Comunicar el informe de auditoría al Auditado, Director Regional, Unidad de Gestión de Calidad y al Director de Alimentos para animales según corresponda.

20. Asesorar a la Dirección Regional correspondiente, en la implementación de las acciones administrativas y la aplicación de sanciones en caso de incumplimiento del levantamiento de las no conformidades por parte de los usuarios.

21. Elaborar y actualizar los procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.

22. Realizar los demás actos y funciones que el Director le encomiende.

2. Cambios habidos en el entorno durante el periodo de su gestión, incluyendo los principales cambios en el ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional o de la unidad, según corresponda al jerarca o titular subordinado

No hubo cambios en el ordenamiento jurídico durante el período del 5 de julio 2019 al 29 de abril 2020.

3. Estado de la autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional o de la dependencia al inicio y al final




03 Página 9 de 21


de su gestión, según corresponda al jerarca o titular subordinado

Esto lo lleva la Unidad de Planificación y Control Interno del SENASA.

4. Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional o de la Unidad al menos durante el último año.

Esto lo lleva la Unidad de Planificación y Control Interno del SENASA.

5. Principales logros alcanzados durante su gestión de conformidad con la planificación institucional o de la dependencia, según corresponda

Entre los principales logros alcanzados durante mi gestión están: De acuerdo al Plan Operativo Anual del año 2019 y hasta abril 2020:

Objetivo (s) Principales Actividades a Realizar

Indicador II – 2019

Ejecutado

%

Cumplimiento

total del año

2019

I-2020

Programado

I-2020

Ejecutado

Regular la producción y comercialización competitiva de los productos mediante la verificación del cumplimiento de la normativa nacional e internacional

1.Autorizar instalación de establecimientos nuevos (artículo 3, k, i del D.E. No. 16899-MAG) y Reglamento de CVO.

Número de inspecciones previas

19 110% 25 23

Número de establecimientos aprobados

17 212.5% 8 14

2. Recepción, análisis y aprobación de registros nuevos y/o renovaciones

Número de registros aprobados, facturados y registrados en la DAA

839 162.5 400 460

3. Recepción, análisis y aprobación de modificaciones a los registros

Número de modificaciones aprobadas

39 142% 25 54

4. Recepción, análisis y aprobación de gestiones para registro de

Número de notificaciones recibidas y actualizadas en el sistema

227 617% 50 68




03 Página 10 de 21


productos exentos.

Feednet.

5.Actualización diaria del sistema Feednet (página) con los registros aprobados

Número de actualizaciones realizadas

1021 191% 475 442

6. Cobros por tarifas por diferentes gestiones de registro y/o certificaciones

Número de informes financieros elaborados y comunicados

6 120% 6 4

7. Elaboración de estadísticas de registro de establecimientos y productos

Número de informes elaborados y comunicados a la Dirección

1 100% 1 1

8. Verificación del cumplimiento de las fechas de vencimiento de los registros de productos

Número de informes elaborados y comunicados

2 100% 1 0

9. Revisión de normas nacionales (sobre bocadillos) e internacionales (sobre aplicación equivalente de RTCA de Registro) sobre procesos de registro

Normas

nacionales

revisadas y

comunicadas

1 100% 1 0

Normas

internacionales

revisadas y

comunicadas 1 100% 1 0

10. Supervisar las funciones de analista de registro

Numero de reuniones de supervisión

1 100% 1 0

11. Actualización de conocimientos en procesos de registro

Capacitaciones

internas a recibir 1 100% 1 0

Capacitaciones externas a ofrecer

1 100% 1 0

12. Manejo de la Exportaciones

Número de gestiones de

2500 90% 2500 1000




03 Página 11 de 21


mediante Sistema de Exportaciones (VUCE.2)

exportación tramitadas

13. Coordinación con TI para diseñar programa de control de datos estadísticos (generación de reportes)

Número de

reuniones

realizadas

1 100% 1 1

Módulo de datos

y reportes

diseñado

1 100% 1 1

14. Emisión de certificados de libre venta

Número de certificados emitidos

92

171% 60 46

15. Emisión de certificados varios (BPM, procesos, registro)

Número de certificados emitidos

193 134.5% 10 65

16. Elaboración del Presupuesto de DAA

Presupuesto elaborado y comunicado

1 100% 1 1

17. Control de la ejecución y modificaciones al Presupuesto DAA

Número de

modificaciones

realizadas

2 100% 0 0

Informes de ejecución realizados

1 100% 0 0

18. Gestión de Caja Chica

Número de informes de arqueo de caja chica

2 100% 1 1

19. Control del impuesto 0,2% ad-valorem (recepción, verificación y auditoría del proceso)

Número de

declaraciones

recibidas

conforme

260 103.7% 225 250

Auditorías

internas al

proceso de

declaración y

pago

0 0% 0 1

20. Revisión y actualización de normativas (Ante dinamismo del

Número de

normas

nacionales

revisadas

1 100% 1 0




03 Página 12 de 21


sector de Alimentos para Animales se debe revisar y actualizar normas tanto nacionales como internacionales)

Número de

normas

internacionales

actualizadas

1 100% 0 0

21. Capacitaciones en procesos y temas regulatorios

Capacitaciones

internas recibidas 2 100% 1 0

Capacitaciones

externas

ofrecidas

2 100% 1 0

22. Coordinación con las Direcciones Regionales

Capacitaciones a

las Direcciones

Regionales

5 87.5% 4 0

Auditorías a las

Direcciones

Regionales

6 87.5% 4 0

23. Gestión de calidad

Revisión y

actualización de

procedimientos

2 100% 5 2

Auditorías

internas para

verificación de

cumplimiento de

procedimientos

0 0% 1 1

24. Control y minimización de riesgos contra la inocuidad (coordinaciones con otras unidades de SENASA y otros entes regulatorios)

Número de

reuniones

Comisión

Pecuaria RAM

4 58.3% 2 0

Número de

reuniones

Comisión de

Gestión del

Comercio

(Equivalencia)

5 100% 5 2

Número de reuniones con Programas de Epidemiología

2 100% 1 0

25. Supervisar asistentes

Número de reuniones de

2 100% 1 1




03 Página 13 de 21


regulatorios supervisión

26. Vigilancia y seguimiento de establecimientos para asegurar cumplimiento de normas de calidad e inocuidad

Número de

inspecciones de

vigilancia

16 100% 15 13

Número de

inspecciones de

seguimiento

51 302.5% 20 24

Número de

atención de

denuncias

19 967% 2 9

Número de

auditorías de

BPM

24 143% 12 6

Número de

inspecciones a

rendering

15 265% 7 8

Número de

inspecciones de

HACCP

0 0% 1 0

Número de

auditorías

internacionales

atendidas

3 87.5% 2 0

Número de auditorías internacionales en país de origen

0 50% 1 0

27. Muestreo oficial de productos

Muestras de

vigilancia 92 129% 200 100

Muestras de

seguimiento 154 368% 50 29

Muestras para control y vigilancia de EEB

30 105% 37 28

28. Gerenciamiento de la Dirección

Número de

reuniones de

coordinación con

la Dirección

General

(reuniones de

alta dirección)

3 100% 6 2




03 Página 14 de 21


Número de

reuniones del

Comité Técnico

Consultivo

0 25% 1 0

Asistencia Reuniones Comisión Técnica DAA-CINA-CIAB

3 83.3% 2 1

Número de

reuniones de

coordinación con

el CINA

2 150% 1 1

Número de participaciones en foros técnicos regulatorios

3 75% 2 0

Número de

reuniones con

las Cámaras de

productores

4 100% 1 1

En el año 2019 se justificaron las siguientes metas en las que no se logró más del 70% de cumplimiento:

1) 19. Control del impuesto 0,2% ad-valorem (recepción, verificación y auditoría del proceso): Auditorías

internas al proceso de declaración y pago.

No se pudo realizar auditorías debido a que no se cuenta con la cantidad de personal adecuado para llevar a

cabo esta actividad, el encargado de la recepción de impuestos también hace las labores de administración,

gestión de calidad. Además de que este funcionario es el que realiza la actividad por lo que es contraproducente

que se audite a sí mismo.

2) 23. Gestión de calidad: Auditorías internas para verificación de cumplimiento de procedimientos.

No se realizaron auditorías al sistema de gestión de calidad ya que hace falta la contratación de una plaza vacante

en el Departamento Regulatorio, el gestor de calidad de la DAA pertenece a ese departamento y por lo tanto ha

tenido que asumir otras funciones que le impiden hacer y mantener el Sistema de Gestión de Calidad al día.

3) 24. Control y minimización de riesgos contra la inocuidad (coordinaciones con otras unidades de SENASA

y otros entes regulatorios): Número de reuniones Comisión Pecuaria RAM.




03 Página 15 de 21


La Comisión de RAM no realizó el total de las reuniones que había programado, sin embargo, la DAA asistió a

todas las que realizó.

4) 26. Vigilancia y seguimiento de establecimientos para asegurar cumplimiento de normas de calidad e

inocuidad: Número de inspecciones de HACCP.

No se pudo realizar auditorías HACCP debido a que la Jefatura del Departamento de Auditoría tuvo que asumir el

recargo de Dirección General desde Julio del 2019.

5) 26. Vigilancia y seguimiento de establecimientos para asegurar cumplimiento de normas de calidad e

inocuidad: Número de auditorías internacionales en país de origen.

La Comisión de Equivalencia solo decidió que se realizara una auditoría al exterior, este rubro no depende

únicamente de la DAA.

6) 28. Gerenciamiento de la Dirección: Número de reuniones del Comité Técnico Consultivo.

Sólo se realizó una reunión del Comité Consultivo, esto por el movimiento de traslado del Director de la DAA.

En el año 2020 se justifica las siguientes metas en las que no se ha logrado más del 70% de cumplimiento:

1. Primero que el corte es hasta el 30 de abril del 2020, aún falta el mes de mayo y de junio del presente año.

2. Debido a la declaratoria del Estado de Emergencia Nacional mediante Decreto Ejecutivo N° 42227 – MP-S, en el

cual se establecen las medidas sanitarias que permitan contener el contagio por COVID-19 y tomando en cuenta para algunos de los funcionarios los factores de riesgo de salud, se tuvo que suprimir algunas funciones normales de la Dirección de Alimentos para Animales, tales como capacitaciones en sitio (en instalaciones de las empresas: fábricas de autoconsumo, bodegas de almacenamiento de alimento para animales, etc., muestreos de verificación de análisis garantizado, trabajo de coordinación con las Direcciones Regionales).

3. Bajo el Estado de Emergencia por el Covid-19: las funciones y trámites de registro de establecimientos, registros de productos, permisos de exportación, certificados de libre venta, facturación, etc., se han mantenido funcionando con normalidad.

Logros con las diferentes áreas del SENASA durante todos los casi 10 meses de recargo de labores: Dirección de Cuarentena Animal: se logró una comunicación fluida con los compañeros de esta dirección en los temas concernientes a trámites de exportación, certificados zoosanitarios de exportación, requisitos de importación de materias primas de origen animal, requisitos de importación de productos que contengan alguna materia prima de origen animal. También se logró capacitación y coordinación en los temas de importación de las notas técnicas 50, 54, 57 y 44. Además se viene trabajando paralelamente con el trámite de TRACES de la Unión Europea. Comisión de Equivalencia: participación activa en este Comité, revisión y toma de decisiones de auditorías al exterior de establecimientos que desean registrar productos en el país, responder solicitudes a países socios




03 Página 16 de 21


comerciales, apertura a nuevas materias primas aprobadas y que se han realizado bajo el proceso de respuesta de cuestionarios. Plataforma PDCC: se lograron participaciones importante s en reuniones organizadas por la SIECA-COMEX-PROCOMER, para definir variables a tomar en cuenta en la creación de esta plataforma tecnológica para agilizar el comercio Centroamericano. Dirección de Medicamentos Veterinarios: se realizaron por primera vez, visitas en conjunto a establecimientos fabricantes de alimentos, para verificar el manejo de los medicamentos en los temas de RAM. Dirección Nacional de Operaciones: se realizaron todas las auditorías agendadas durante julio a diciembre del 2019, a las diferentes Direcciones Regionales, se logró coordinar con una mayor comunicación las capacitaciones a las diferentes oficinas regionales, así como mayor participación en las reuniones de Jefaturas de Salud Animal de cada Dirección Regional organizadas por la Dirección de Operaciones. Sin embargo, la DAA tiene que aumentar su proceso de capacitación en los lineamientos establecidos con el fin de que el trabajo acordado en los Talleres de Planificación se realice. Programa de Epidemiología:

• Programa de cerdos: se logra realizar visitas en conjunto a establecimientos y fábricas de autoconsumo a fincas de cerdos que inician sus procesos de exportación de carne a China, aún queda coordinar el resto de visitas con la Dra. Susana Ureña; sin embargo, por el tema del Covid-19, se ha tenido que retrasar las mismas.

• Programa de EEB: se coordina el muestreo para el año 2020, manejo del reporte a la OIE para EEB.

Proyecto de nuevo sistema de FEEDNET: se inició la coordinación con el Departamento de TI de SENASA para el proyecto del nuevo sistema electrónico que permita tener a la vista de cualquier usuario los registros aprobados de establecimientos, de productos, así como las etiquetas aprobadas de cada producto activo, lista de empresas certificadas para exportar en Buenas Prácticas de Manufactura, lista de empresas autorizadas a comprar Harina de Carne y Hueso Rumiante. Además, se le estarán agregando enlaces para obtener de manera eficiente y rápida diferentes tipos de reportes que tengan que ver con las empresas y con los productos registrados. Programa de Residuos: se realizó un primer contacto para que la Dirección de Alimentos para Animales esté integrada bajo el Plan de Residuos que maneja el SENASA por medio del Dr. José Solano. Recurso Humano de la DAA: tuvimos el ingreso del Ing. Carlos Wille, el 2 de marzo del 2020, el mismo comienza los trámites de pensión para jubilarse en julio o agosto del presente año, ingresó con la plaza de Profesional 3. Tenemos una plaza disponible que falta de contratar de profesional 2 y que urge ya que sería el sucesor de la Dra. Tudor quien es la Jefa de Registro y que en 4 años se jubila. La DAA asumió la aprobación de certificados de exportación e importación por medio de la Plataforma VUCE 2.0 sin personal extra, por lo que hubo que solicitarle a uno de ellos funcionarios de inspección que asumiera esta




03 Página 17 de 21


tarea. Existen solicitudes por parte de las Cámaras para que la DAA desarrolle el muestreo de productos como subproductos agroindustriales (cáscara de banano, yuca, piña, silos, etc.), y para lo cual se necesita que contemos con mayor cantidad de inspectores para esta tarea, actualmente solo se cuenta con una persona para el muestreo en todo el país.

6. Estado de los aspectos más relevantes en el ámbito institucional o de la dependencia al inicio de su gestión y de los que dejó pendientes de concluir

1. Con la Comisión de Equivalencia: dejar por escrito que la DAA tiene participación activa, que forma parte de esta

Comisión, qué productos serán los que se van a aprobar con los cuestionarios a la Autoridad Competente y al establecimiento del país de origen.

2. Con la Dirección de Cuarentena: dejar acordados los certificados zoosanitarios entre los países socios comerciales, en aquellos casos en los que no existen aún.

3. Con TI: seguir con el proyecto del nuevo sistema electrónico FEEDNET.

4.

7. Administración de los recursos financieros asignados durante su gestión a la institución o a la dependencia según corresponda

La ejecución del presupuesto queda de esta manera:

DESC_PRE PRES_ACTUAL1

EJECUTA_TOTAL

TOTAL_COMPROMIS

DISPONIBLE PRES

SUELDOS PARA CARGOS FIJOS 82.563.000,00 25.025.626,67 0,00 57.537.373,33

RETRIBUCIÓN POR AÑOS SERVIDOS 26.175.029,00 7.050.490,80 0,00 19.124.538,20

RESTRICCIÓN DEL EJERCICIO LIBERAL DE LA PROFESIÓN 38.130.360,00 11.233.389,67 0,00 26.896.970,33

DECIMOTERCER MES 14.248.656,46 0,00 0,00 14.248.656,46

SALARIO ESCOLAR 13.147.749,46 10.889.221,01 0,00 2.258.528,45

OTROS INCENTIVOS SALARIALES 10.514.739,00 3.058.507,52 0,00 7.456.231,48

CONTRIBUCIÓN PATRONAL AL SEGURO DE SALUD C.C.S.S 9.25 % 15.816.008,67 5.144.787,67 0,00 10.671.221,00

CONTRIBUCIÓN PATRONAL AL BANCO POPULAR Y DESARROLLO COMUNAL 854.919,39 278.096,64 0,00 576.822,75




03 Página 18 de 21


CONTRIBUCIÓN PATRONAL AL SEGURO DE PENSIONES DE LA C.C.S.S 8.976.653,57 2.882.281,29 0,00 6.094.372,28

APORTE PATRONAL AL REGIMEN OBLIGATORIO DE PENSIONES COMPLEME 2.564.758,16 834.289,91 0,00 1.730.468,25

APORTE PATRONAL PATRONAL AL FONDO DE CAPITALIZACIÓN LABORAL 5.129.516,32 1.668.579,78 0,00 3.460.936,54

CONTRIBUCION PATRONAL A FONDOS ADMINISTRADOS POR ENTES PRIVA 6.497.134,02 2.613.936,29 0,00 3.883.197,73

IMPRESIÓN, ENCUADERNACIÓN Y OTROS 100.000,00 0,00 58.000,00 42.000,00

Servicios de Transferencia Electrónica de Información 50.000,00 0,00 0,00 50.000,00

OTROS SERVICIOS DE GESTION Y APOYO 120.000,00 0,00 120.000,00 0,00

TRANSPORTE DENTRO DEL PAIS 200.000,00 0,00 100.000,00 100.000,00

VIATICOS DENTRO DEL PAIS 3.958.220,78 1.251.000,00 2.449.000,00 258.220,78

TRANSPORTE EN EL EXTERIOR 500.000,00 0,00 0,00 500.000,00

VIÁTICOS EN EL EXTERIOR 500.000,00 0,00 500.000,00 0,00

SEGUROS 3.078.090,00 1.548.017,00 1.527.509,00 2.564,00

MANTENIMIENTO Y REPARACION DE EQUIPO DE TRANSPORTE 3.000.000,00 450.830,45 0,00 2.549.169,55

COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 2.320.423,08 584.003,00 1.665.997,00 70.423,08

UTILES Y MATERIALES MEDICO, HOSPITALARIO Y DE INVESTIGACIÓN 25.000,00 0,00 0,00 25.000,00

PRODUCTOS DE PAPEL, CARTON E IMPRESOS 145.000,00 0,00 0,00 145.000,00

TEXTILES Y VESTUARIO 266.152,36 0,00 0,00 266.152,36

OTROS UTILES, MATERIALES Y SIMINISTROS DIVERSOS 48.063,23 48.000,00 0,00 63,23

TRANSFERENCIAS CORRIENTES A INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS N 2.838.332,37 904.059,15 0,00 1.934.273,22

OTRAS PRESTACIONES 38.942,91 38.942,91 0,00 0,00

TRANSFERENCIAS CORRIENTES A ORGANISMOS INTERNACIONALES 160.000,00 0,00 0,00 160.000,00

8. Sugerencias para la buena marcha de la institución o de la dependencia, según corresponda, si el funcionario que rinde el informe lo estima necesario

Como sugerencia para la buena marcha de esta Dirección de Alimentos para Animales, es seguir bajo un




03 Página 19 de 21


acercamiento continuo con las diferentes dependencias del SENASA (Dirección de Cuarentena Animal, Dirección de Operaciones, Dirección de Medicamentos, Comisión de Equivalencia, Epidemiología, etc.). La Dirección debe de coordinar trabajo en conjunto con los diferentes jefes departamentales de forma periódica, abierta y constante en la toma de decisiones de los diferentes temas que abarca la Dirección en general.

9. Observaciones sobre otros asuntos de actualidad y técnicos u operativos que a criterio del funcionario que rinde el informe la instancia correspondiente enfrenta o debería aprovechar, si lo estima necesario

Por la emergencia de pandemia por el Covid-19, esta Dirección implementó la reducción del personal a un 30% por un periodo superior a los dos meses, esto con programación de vacaciones de dos funcionarios y la ejecución del teletrabajo de cuatro funcionarios, realizando reuniones virtuales y el recibo de documentación vía digital en su gran mayoría, se dotó de equipo de protección y sanitización reglamentarios a los funcionarios que deben visitar la industria. Se coordina con la UCR el suministro de jabón para manos, alcohol en gel y toallas secamanos para los baños, entrada del edificio y puntos estratégicos en las oficinas de los funcionarios, uso de pediluvio, marcas en la recepción de distanciamiento para la fila de atención, como las más destacables. Se está realizando la revisión completa del Sistema de Gestión de la Calidad de la DAA, tomando cada Procedimiento, Instructivo, Formulario o documento que existe para darle las nuevas disposiciones en cuanto a logos y forma, a la vez se revisa el fondo para concordarlo tanto con los Reglamentos Internacionales como con las disposiciones de las leyes 6883 y 8495, con matriz de CVO y disposiciones de la DNO, entre otras.

10. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República

N.A.

11. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo (por ejemplo: OIE, Socio Comercial, ECA, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa, MIDEPLAN u otro) según la actividad propia de cada administración.

Quedó pendiente una auditoría del Gobierno de Nicaragua a la empresa Faryvet, sin embargo y por cierre de fronteras debido al Covid-19 no se pudo realizar y debe de volver a coordinarse. Quedó pendiente realizar la auditoría a Guatemala a la empresa Alimentos para Animales, debe de reprogramarse para ir a realizarla.

12. Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna o bien, no conformidades generadas en el Sistema de Gestión de Calidad por medio de las auditorías internas.

Informe del Plan de Acción ante las NC de la Auditoría Interna por parte de la Unidad de Gestión de la Calidad del SENASA.




03 Página 20 de 21


Firma del funcionario que presenta el informe de fin de gestión5

c. Confidencialidad Del informe anteriormente brindado, mencione si alguno de los puntos en particular, requiere confidencialidad, por tanto, debe publicarse un documento diferenciado en la página web institucional.

Sí No X

¿Cuál punto? Puede indicar varios puntos

d. Destinatarios Declaro que el informe ha sido entregado a las siguientes dependencias del SENASA6:

Superior jerárquico inmediato: Silvia Niño Villamizar

Sucesor: No aplica

Jefe del Departamento de RRHH SENASA: Otto Sánchez Quesada

e. Copias adicionales

Con el fin de mejorar la comunicación intra institucional, además he copiado de este informe de forma digital a las siguientes dependencias:

Jefe de Unidad de Archivo Institucional: Stephanie Calderón Torres

Jefe de Unidad de Planificación y Control Interno: Hannier Ramírez Rojas

Jefe de la Unidad de Bienes y Servicios: Manuel Fonseca

Jefe de la Unidad de Gestión de Calidad: Mónica Sandí Lizano

IV. Declaración de aprobación del informe

5 Puede ser firma digital o firmado a puño y letra (con tinta azul) 6 Indique los nombres de las personas responsables de las dependencias al momento de presentar el informe.




03 Página 21 de 21


Con base en lo anterior, una vez firmado, estoy aprobando que el informe sea publicado en la página web institucional, por ende, doy por finalizado el proceso de rendición de cuentas.

Nombre del superior jerárquico: Silvia Niño Villamizar

Firma de recibido conforme:

Fecha de recibido el informe:

Dirección General Rige a partir de: Código: 14/04/2020 ...

Documents

Transcript of Dirección General Rige a partir de: Código: 14/04/2020 ...